THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT nội bộ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG tại CÔNG TY hữu hạn

ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

BÁO CÁO THỰC TẬP NHÓM

ĐỀ TÀI:
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY
TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG TẠI CÔNG TY HỮU HẠN
XI MĂNG LUKS THỪA THIÊN HUẾ

Thực hiện: Nhóm sinh viên Tổ 4
K43 Kế toán - Kiểm toán

Khóa học: 2009 - 2013
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

BÁO CÁO THỰC TẬP NHÓM

ĐỀ TÀI:
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY
TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG TẠI CÔNG TY HỮU HẠN
XI MĂNG LUKS THỪA THIÊN HUẾ


Huế, tháng 12/năm 2012
LỜI CẢM ƠN
Thực hiện: Nhóm sinh viên Tổ 4
K43 Kế toán - Kiểm toán

Niên khóa: 2009 - 2013
Qua thời gian thực tế trong vòng hai tháng, dưới sự giúp đỡ và hướng dẫn của
các Thầy Cô giáo, nhóm em đã tiếp thu được nhiều kiến thức bổ ích, làm cơ sở hoàn
thiện đề tài báo cáo này.
Đầu tiên, Tổ 4 lớp K43 Kế toán- Kiểm toán xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến
Quý Thầy Cô giáo trong đoàn hướng dẫn thực tế đã chỉ bảo và giúp đỡ tận tình trong
quá trình thực tế tại Đà Nẵng và Huế để chúng em có thể hoàn thành đề tài.
Chúng em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu, Khoa Kế toán - Tài chính, các
đơn vị liên quan của Trường Đại học Kinh tế Huế đã tạo điều kiện cho chúng em có
một khóa thực tế giáo trình ý nghĩa và bổ ích này.
Chúng em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy Huỳnh Anh Thuận, giảng
viên Khoa Kế toán – Tài chính người đã hướng dẫn nhóm em trong suốt quá trình
nghiên cứu và hoàn thành đề tài.
Bên cạnh đó chúng em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cơ quan, các
cấp lãnh đạo và cá nhân, đặc biệt là sự giúp đỡ của Ban Lãnh đạo hai Công ty: Công ty
Hữu hạn Xi măng Luks Thừa Thiên Huế và Công ty Cổ phần Xi măng Long Thọ đã
chia sẻ kinh nghiệm và cung cấp những tài liệu cho bài cáo cáo.
Mặc dù chúng em đã cố gắng rất nhiều nhưng cũng không thể tránh được những
thiếu sót, rất mong sự góp ý chân thành từ phía Thầy Cô để chúng em có thể rút kinh
nghiệm trong những lần sau.
Một lần nữa, chúng em xin chân thành cảm ơn!
Huế, tháng 12 năm 2012
Tổ 4 lớp K43 Kế toán – Kiểm toán
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCTC Báo cáo tài chính
BTC Bộ Tài chính
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y tế
CCDC Công cụ dụng cụ
DN Doanh nghiệp

ĐVT Đơn vị tính
GĐ Giám đốc
GTGT Gía trị gia tăng
HĐTC Hoạt động tài chính
KCN Khu công nghiệp
KH-TT Kế hoạch thị trường
LN Lợi nhuận
NVL Nguyên vật liệu
PXK Phiếu xuất kho
QLDN Quản lý Doanh nghiệp
SXKD Sản xuất kinh doanh
TK Tài khoản
TNDN Thu nhập Doanh nghiệp
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
TSCĐ Tài sản cố định
TSDH Tài sản dài hạn
TSLĐ Tài sản lưu động
VLXD Vật liệu xây dựng
XM Xi măng
KSNB Kiểm soát nội bộ
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1 - Nhiệm vụ của Bộ phận Kiểm toán nội bộ
Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Công ty qua 3 năm 2009-2011
Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm 2009-2011
Bảng 2.3 - Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm 2009-2011
Bảng 4.1 - So sánh Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty với Công ty Cổ phần
Long Thọ Huế.
Bảng 5.1 - Đánh giá Môi trường kiểm soát của Công ty
Bảng 5.2 - Đánh giá Hệ thống kế toán của Công ty
Bảng 5.3 - Đánh giá Thủ tục kiểm soát của Công ty

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1 - Các yếu tố cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ
Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
Sơ đồ 2.2 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Sơ đồ 2.3 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính
PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ
I.1. Tính cấp thiết của vấn đề
Trong những năm gần đây, nền kinh tế Thế giới trải qua nhiều sự biến động gây
ra những tác động không nhỏ đối với toàn bộ nền kinh tế Việt Nam. Điều này khiến
cho hoạt động SXKD của các DN trong nước nói chung và ngành kinh doanh VLXD
nói riêng gặp nhiều khó khăn. Nhiều DN sản xuất VLXD hoạt động cầm chừng, không
phát huy hết công suất, sản lượng sản xuất và tiêu thụ đạt thấp, lượng hàng tồn kho lớn
và kinh doanh không hiệu quả. Cụ thể, ngành xi măng trong 5 tháng đầu năm 2012,
sản xuất chỉ đạt khoảng 19 triệu tấn, giảm 16,8% so với cùng kỳ năm 2011 (22,2 triệu
tấn), tiêu thụ xi măng đạt khoảng 18,495 triệu tấn, giảm 10,6% so với cùng kỳ năm
2011 (20,681 triệu tấn), cộng với lượng tồn lũy kế từ năm 2011, lượng clinker, xi
măng hiện còn tồn kho khoảng trên 3 triệu tấn (trên 3000 tỷ đồng). Có rất nhiều
nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên, bên cạnh nguyên nhân khách quan của nền kinh
tế, còn có các nguyên nhân chủ quan xuất phát từ chính bản thân DN – mà cấp thiết là
khả năng cạnh tranh yếu kém.
Một trong những yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN là kiểm soát tốt hoạt
động giao nhận hàng, đảm bảo cho DN đạt được doanh thu đặt ra, hạn chế các rủi ro
không đáng có hướng tới mục tiêu chung của DN. Vì vậy, hoàn thiện và đẩy mạnh
kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng là một vấn đề hết sức cấp thiết đối với các
DN kinh doanh xi măng nói chung và các DN ở Huế nói riêng.
Để tăng khả năng cạnh tranh giúp cho DN có thể đứng vững và phát triển trên thị
trường, bên cạnh việc định hướng các chiến lược, chính sách phát triển cũng như
những mục tiêu đúng đắn, ban lãnh đạo Công ty cần phải xây dựng được một quy trình
Kiểm soát hoạt động giao nhận hàng hóa hiệu quả nhằm tránh thất thoát và đảm bảo
hoạt động phân phối diễn ra theo đúng kế hoạch, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường,

đem lại lợi ích cho Công ty.Vì vậy, nhóm chúng em thực hiện đề tài “Thực trạng hoạt
động kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng tại Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT
Huế” nhằm tìm hiểu thủ tục kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng hiện có tại đây.
I.2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
- Hệ thống hóa phần lí thuyết cũng như cơ sở lí luận về hoạt động kiểm soát nội
bộ quy trình giao nhận hàng.
- Tìm hiểu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng tại
Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế.
- Vận dụng hệ thống lí thuyết để đánh giá thực tiễn hoạt động kiểm soát nội bộ
quy trình giao nhận hàng tại Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế.
- Trên cơ sở so sánh thực trạng hoạt động kiểm soát quy trình giao nhận hàng của
Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế với Công ty cổ phần xi măng Long Thọ nhằm
tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu. Từ đó đề xuất các giải pháp để hoàn thiện và nâng
cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ đối với việc ngăn ngừa rủi ro trong quy trình
giao nhận hàng tại Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế.
I.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty Hữu hạn xi
măng Luks TT Huế.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Thời gian nghiên cứu: Tài liệu được thu thập để thực hiện đề tài được tìm
hiểu trong khoảng thời gian tháng 10 và tháng 11 năm 2012.
+ Không gian: Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế, Công ty cổ phần Long
Thọ Huế.
+ Lĩnh vực nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động giao nhận
hàng của quy trình Bán hàng – Thu tiền.
I.4. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp chứng từ kế toán: đây là phương pháp chứng minh bằng giấy tờ
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Cơ sở để sử dụng phương pháp này là sử
dụng các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất phát từ tài

sản và nguồn vốn.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: là phương pháp hỏi trực tiếp những người
cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài. Phương pháp này sử
dụng để thu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến đề tài. Đây
là phương pháp hữu hiệu trong quá trình thực tập để tìm hiểu các thông tin cần thiết.
- Phương pháp so sánh: vận dụng phương pháp này nhằm đối chiếu các chỉ tiêu,
các hiên tượng kinh tế đã lượng hoá có cùng một nội dung, cùng tính chất tương tự để
xác định xu hướng và mức biến động các chỉ tiêu. Nó cho phép ta tổng hợp được nét
chung, tách ra được nét riêng của các hiện tượng để so sánh, trên cơ sở đó đánh giá
được các mặt phát triển hay kém phát triển, hiệu quả hay kém hiệu quả để tìm ra các
phương pháp quản lý tối ưu trong mỗi trường hợp cụ thể.
- Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: là tổng hợp những thông tin, dữ liệu
thu thập được để hoàn thành công việc nghiên cứu. Phương pháp này để chọn lọc và
tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài.
- Phương pháp quan sát: quá trình tri giác (mắt thấy, tai nghe) và ghi chép lại
mọi yếu tố liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu
nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá.
I.5. Cấu trúc đề tài
Đề tài gồm có 3 phần:
- Phần I: Đặt vấn đề
- Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
+ Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình giao
nhận hàng tại một số DN SXKD.
+ Chương 2: Tổng quan về Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế.
+ Chương 3: Thực trạng quy trình giao nhận hàng tại Công ty Hữu hạn xi măng
Luks TT Huế.
+ Chương 4: So sánh thực trạng quy trình giao nhận hàng tại Công ty Hữu hạn
xi măng Luks TT Huế với cơ sở lý luận và thực trạng tại Công ty Cổ phần Long Thọ Huế.
+ Chương 5: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
trong quy trình giao nhận hàng tại một số DN SXKD VLXD ở TT Huế.

- Phần III: Kết luận và kiến nghị
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
1.1. Hệ thống KSNB
1.1.1. Khái niệm và sự cần thiết của HTKSNB
HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan
điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ
chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
Như vậy, bất kỳ hoạt động nào của tổ chức cũng có thể là đối tượng của KSNB,
kể cả kiểm toán nội bộ - một hệ thống kiểm tra, đo lường, đánh giá tính xác thực của
các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết định quản lý trong nội bộ DN. Có
nhiều trường hợp, hoạt động kiểm toán nội bộ có thể mở rộng sang các lĩnh vực khác
nhưng quan trọng nhất vẫn là các hoạt động tài chính - kế toán. HTKSNB vận hành
theo các chuẩn mực do tổ chức tự ban hành phù hợp với pháp luật chung.
* Những định nghĩa về HTKSNB:
1) Theo IAS 400: “HTKSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban
Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của
các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính
sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính
chính xác và đầy đủ cuả các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời
gian mong muốn.”
2) Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “HTKSNB là kế hoạch của đơn vị
và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý DN tuân theo.
HTKSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo
trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an
toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính
xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.”
3) Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ ( American Institute of Certificated Public
Accountant – AICPA) định nghĩa HTKSNB như sau: “KSNB bao gồm kế hoạch của

tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong DN để
bảo đảm an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán,
tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách
quản lý lâu dài.”
4) Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “HTKSNB là các
quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng
nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý và
sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”
5) KSNB theo quan điểm của COSO (Committee of sponsoring organizations of
treadway commission tạm dịch là ủy ban các tổ chức tài trợ) thuộc Hội đồng quốc gia
Hoa Kỳ về việc chống gian lận Báo cáo tài chính đưa ra vào năm 1992, đó là: “KSNB
là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối,
nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”
* Sự cần thiết và lợi ích của HTKSNB:
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột của người sử dụng lao động
với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có HTKSNB, làm thế nào để
người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi
ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao biết được tổ chức
đang phải đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn nào? Làm thế nào có thể phân quyền, uỷ
nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa
trên sự tin tưởng cảm tính?…
Một HTKSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:
- Bảo vệ tài sản, sổ sách và nguồn thông tin của đơn vị: bao gồm tài sản vật chất
và phi vật chất, không bị mất mát, lạm dụng, sử dụng sai mục đích.
- Cung cấp thông tin đáng tin cậy.
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị của một cách có hiệu

quả.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải
quyết.
- Phát hiện, ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong các bộ phận, các hoạt động
của đơn vị.
- Đảm bảo việc thực hiện các quyết định, quy định quản lý đúng với yêu cầu và
thể thức đã đề ra.
- Đánh giá kết quả việc thực hiện quy định và chế độ, xem xét điều chỉnh cho
phù hợp nhằm hoàn thiện và nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của DN.
- Bảo đảm việc ghi chép một cách đầy đủ và chính xác theo đúng thể thức các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Bảo đảm việc cung cấp số liệu một cách chính xác, đầy đủ phục vụ việc lập báo
cáo nội bộ khi cần thiết và báo cáo tài chính định kỳ kịp thời theo đúng yêu cầu pháp
luật có liên quan.
Một HTKSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị DN vững
mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu
tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
1.1.2. Các yếu tố cấu thành của một HTKSNB
Theo Giáo trình Kiểm toán tài chính của GS.TS. Nguyễn Quang Quynh – TS.
Ngô Trí Tuệ, thông thường HTKSNB được chia làm bốn bộ phận: môi trường kiểm
soát (Control environment); hệ thống kế toán (Acounting system); các thủ tục kiểm
soát (Control procedures) và bộ phận kiểm toán nội bộ. Các bộ phận đó được thiết kế
và thực hiện nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của
HTKSNB.
Sơ đồ 1.1 - Các yếu tố cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát
Một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên HTKSNB chính là môi trường
kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài
Công tác
kế hoạch

Đặc thù
Quản lý
Cơ cấu
Tổ chức
Chính sách
Nhân sự
- Nguyên tắc phân công
phân nhiệm
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Nguyên tắc ủy quyền phê
duyệt
Chứng từ
Kế toán
Sổ sách
Kế toán
Báo cáo
Kế toán
Hệ thống mục tiêu tổng quát
1.tính có thật
2.sư phê chuẩn
3.tính đầy đủ
4. sự phân loại
5 .tính đúng kỳ
6. sự linh hoạt
7. chuyển số và tổng hợp chính
xác
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Hệ thống
Kế toán
Thủ tục

Kiểm soát
Kiểm toán
Nội bộ
Môi trường
Kiểm soát
đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của
các loại hình KSNB.
Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm,
thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý. Vì vậy khi các hoạt động
kiểm tra, kiểm soát được các nhà quản lý coi trọng thì các quy chế về KSNB sẽ được
vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên trong đơn vị.
* Đặc thù về quản lý
Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động DN
của các nhà quản lý. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,
cách tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong DN. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh
lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung
thực của báo cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh
làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì HTKSNB sẽ không được vận
hành một cách có hiệu quả.
* Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm
giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong DN sẽ
góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Một cơ cấu hợp lý còn góp phần ngăn ngừa
hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị. Để
thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả các nhà quản lý phải tuân thủ các
nguyên tắc:
- Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN, không
bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ và bảo quản tài sản.

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận
* Chính sách nhân sự
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một HTKSNB nào cũng là con người. Sự
phát triển của các DN luôn luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn luôn là
một nhân tố quan trọng trong KSNB. Nếu lực lượng này của đơn vị yếu kém về mặt
năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một
HTKSNB rất đúng đắn và chặt chẽ thì các gian lận và sai sót vẫn xảy ra. Ngược lại
một đội ngũ cán bộ nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB.
* Công tác kế toán
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, đầu tư, sữa
chữa tài sản cố định…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm các ước tính cân đối tình
hình tài chính, kết quả hoạt động luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố
quan trọng trong quá trình kiểm soát.
* Ủy ban kiểm soát
Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường lập một ủy ban kiểm soát bao gồm
những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của công ty. Ủy ban kiểm soát thường có
nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Giám sát chấp hành pháp luật của công ty.
- Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
- Dung hòa những bất đồng giữa Ban Giám Đốc và các kiểm toán viên bên ngoài.
* Các nhân tố bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng
của môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của cơ quan nhà nước, ảnh
hưởng của chủ nợ, khách hàng,…Tuy nhiên các nhân tố này không thuộc tầm kiểm
soát của ban quản lý đơn vị trong thiết kế và thực hiện HTKSNB.
1.1.2.2. Hệ thống kế toán
- Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng quát sau đây:
+ Tính có thật (Validity): kế toán chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế, có thật,
thực sự phát sinh, chứ không ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào trong sổ

sách của đơn vị.
+ Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài
sổ sách các nghiệp vụ phát sinh.
+ Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán hay
áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường.
+ Sự phân loại (Classification): đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tài
khoản, đúng sổ sách kế toán có liên quan.
+ Tính đúng kỳ (Tirning): việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, niên
độ kế toán.
+ Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Posting and summarization): đảm bảo số
liệu phải được ghi chép vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp đúng đắn, đồng thời tổng hợp
chính xác.
+ Trình bày và khai báo (Presentation and Declosure): số liệu phải được trình
bày và khai báo trên các BCTC đúng đắn, phù hợp với các quy định, chuẩn mực hiện
hành.
- Các yếu tố cuả hệ thống kế toán gồm chứng từ, số sách và báo cáo kế toán.
1.1.2.3. Các thủ tục kiểm soát
- Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có
hiệu quả. Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện
đủ là DN phải thiết lập và thực hiên nghiêm túc các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục
được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định đó là phân công phân nhiệm, bất kiêm
nhiệm và ủy quyền phê chuẩn.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc
cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Mục đích
của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ
từ khâu đầu đến khâu cuối. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên
môn hóa và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong
các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền
hạn. Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như:

+ Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.
+ Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.
+ Chức năng kế toán và chức năng tài chính.
+ Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát…
Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm nêu trên
và sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: người quản lý đơn vị không thể và cũng
không nên giải quyết mọi vấn đề trong đơn vị, mà thực hiện sự ủy quyền cho cấp dưới.
Theo sự ủy quyền của người quản lý, các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết
một số công việc trong một phạm vi nhất định. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc
quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy
quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia
trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất tính tập trung của đơn vị.
1.1.2.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Bộ phận này là một trong những nhân tố cơ bản trong HTKSNB. Bộ phận này
cung cấp về sự đánh giá thường xuyên hoạt động của đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội
bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt
động nói chung và chất lượng của hoạt động kiểm soát nói riêng nhằm kịp thời điều
chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả.
Bảng 1.1 - Nhiệm vụ của Bộ phận Kiểm toán nội bộ
Nhiệm vụ của Bộ phận KTNB Loại hình kiểm toán sử dụng
Kiểm tra đánh giá tính trung thực, phù hợp, hiệu lực
và hiệu quả của HTKSNB
Kiểm toán hoạt động
Kiểm tra xác nhận về chất lượng, độ tin cậy của
thông tin kinh tế tài chính của BCTC & báo cáo quản
trị trước khi duyệt
Kiểm toán tài chính
Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản
lý kinh doanh, sự tuân thủ pháp luật, chính sách, nghị

quyết của hội đồng quản trị & ban giám đốc
Kiểm toán tuân thủ
Phát hiện những sơ hở yếu kém trong quản lý kinh tế,
bảo vệ tài sản và đề xuất các biện pháp quản lý hoàn
thiện
Kiểm toán kết hợp (kết hợp
kiểm toán hoạt động với kiểm
toán tài chính)
1.1.3. Những hạn chế tiềm tàng của HTKSNB
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều vào thiết kế và vận hành HTKSNB
thế nhưng một HTKSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể
xây dựng một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn phụ
thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính
đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác, HTKSNB chỉ có thể giúp hạn chế
tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những
nguyên nhân sau đây:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đảng trí,
hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…
- Khả năng đánh lừa, lãng tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau
hoặc với các bộ phận bên ngoài DN.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra phải nhỏ
hơn giá trị thiệt hại ước tính do gian lận hay sai sót gây ra.
- Hoạt động kiểm soát thường nhằm vào các hoạt động thường xuyên phát sinh
mà ít chú ý đến các nghiệp vụ không thường xuyên. Do đó, các sai phạm trong các
nghiệp vụ này thường bị bỏ qua.
- Luôn có khả năng là cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn
của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của DN thay đổi nên dẫn đến các thủ tụ kiểm soát sẽ
không còn phù hợp…
Chính những hạn chế nói trên của HTKSNB là nguyên nhân khiến cho HTKSNB

không đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của
mình.
1.2. KSNB quy trình giao nhận hàng
1.2.1. Các khái niệm có liên quan
- Giải thích một số khái niệm liên quan (Chuẩn mực Kế toán Việt Nam Số 14):
+ Chiết khấu thương mại là khoản DN bán giảm giá niêm yết cho khách hàng
mua hàng với khối lượng lớn.
+ Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ
bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
- Các phương thức bán hàng:
+ Phương thức bán hàng trực tiếp: DN giao hàng cho người mua trực tiếp tại
kho, tại phân sản xuất của DN và DN chuyển quyền sở hữu cho người mua.
+ Phương thức chuyền giao hàng theo hợp đồng: DN chuyển hàng bán đến địa
điểm thỏa thuận trong hợp đồng. Số hàng được chuyển quyền sở hữu khi người mua
thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.
+ Phương thức bán hàng quá đại lý (ký gửi): DN sẽ chuyển hàng bán đến đại lý
được coi là nhận hàng và bán hàng hộ DN, đại lý được hưởng hoa hồng tính trên
doanh số bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước.
+ Phương thức bán hàng trả góp: Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao cho
khách hàng, người mua tiến hành thanh toán theo quy đinh của DN.
1.2.2. Định nghĩa quy trình giao nhận hàng
“Bán hàng thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua
quá trình trao đổi hàng - tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ”
(Nguyễn Quang Quynh – Ngô Trí Tuệ, 2006, Giáo trình kiểm toán tài chính, NXB Đại
học Kinh tế quốc dân, Hà Nội). Nó bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và
kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền.
Đề tài tiến hành nghiên cứu quy trình giao nhận hàng bao gồm 2 hoạt động chính
là chuyển giao hàng và nhận hàng bán bị trả lại và các hoạt động có liên quan: xử lý
đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, là các hoạt động nằm trong chu trình bán hàng thu
tiền.

1.2.3. Vai trò, chức năng quy trình giao nhận hàng
Quy trình giao - nhận hàng có vai trò rất quan trọng, là quy trình cuối cùng trong
chu kỳ kinh doanh của DN. Thực hiện tốt việc giao hàng sẽ góp phần đảm bảo chất
lượng cũng như số lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, đảm bảo uy tín đối với
khách hàng cũng như giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra đối với DN trong quá trình nhận
hàng bán bị trả lại.
Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình giao nhận hàng này sẽ tiết
kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra kiến nghị
hợp lý và cung cấp thông tin trung thực về tình hình kinh doanh; tiêu thụ của đơn vị.
Đối với đơn vị được kiểm toán, sẽ giúp cho ban lãnh đạo thấy được những sai
sót, yếu kém cần khắc phục về quản lý phần hành này, góp phần nâng cao hiệu quả
kinh doanh.
* Các chức năng cơ bản của quy trình giao nhận hàng:
- Xử lý đặt hàng của người mua
Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là
yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hoá, dịch
vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác
định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ quy trình. Trên cơ sở pháp lý
này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá
đơn bán hàng.
- Xét duyệt bán chịu
Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay từ
thoả thuận ban đầu, bộ phận xét duyệt sẽ xem xét và quyết định bán chịu một phần
hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế
như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng. Việc xét
duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích
người mua trả tiền nhanh theo tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. Chức
năng này sẽ giảm thiểu nợ khó đòi và thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán
hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu.
- Chuyển giao hàng

Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu
thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu của quy trình (đặc biệt
với các công ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào
lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hóa
đơn vận chuyển hay vận đơn. Các công ty có quy mô lớn có diễn biến thường xuyên
về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển.
Mặt khác, các cơ quan thuế quan thường quy định: khi vận chuyển hàng hóa phải có
hóa đơn bán hàng. Trong trường hợp này hóa đơn bán hàng phải được lập đồng thời
với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển.
- Xử lý hàng bán bị trả lại
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về hàng
hóa. Khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá. Trường hợp này phải lập
bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các
khoản phải thu.
1.2.4. Mục tiêu KSNB quy trình giao nhận hàng
- Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển được phê duyệt đúng đắn.
- Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật .
- Hàng được vận chuyển theo đúng các điều kiện trong đơn đặt hàng.
- Hóa đơn được lập đúng quy định.
- Các nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại đã được phê duyệt đúng đắn.
- Nhận hàng bán bị trả lại đủ số lượng.
1.2.5. Các yếu tố của KSNB quy trình giao nhận hàng
1.2.5.1 Hệ thống kế toán
Những chứng từ, số sách chủ yếu được sử dụng trong quy trình này bao gồm:
* Đơn đặt hàng: đơn đặt hàng của khách hàng là hợp đồng đã ký kết về bán hàng
và cung cấp dịch vụ. Đây là những yêu cầu của khách hàng hoặc những thỏa thuận
giữa DN và khách hàng về loại hàng hóa, dịch vụ mà DN có khả năng cung cấp, các
văn bản này đồng thời cũng là cơ sở pháp lý ràng buộc cả hai bên.
- Khách hàng phát hành
- Chữ ký : Có ít nhất 2 chữ ký. Khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, người

có thẩm quyền quyết định ký để phê duyệt việc bán.
- Số liên : 2 liên
+ 1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng
+ 1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất
* Phiếu xuất kho: Ghi nhận số lượng, mẫu mã, chủng loại hàng hóa xuất bán
- Bộ phận bán hàng phát hành
- Chữ ký : Có 5 chữ ký
+ Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)
+ Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền)
+ Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán)
+ Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)
+ Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)
- Số liên : 4 liên
+ 1 liên gốc lưu tại Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải
thu
+ 1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho
+ 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…
+ 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách
hàng
* Phiếu vận chuyển: là loại chứng từ được lập vào lúc giao hàng, chỉ số mẫu mã
của hàng hóa, số lượng giao và các số liệu khác, được dùng như một cách tính tiền của
người mua.
* Hóa đơn GTGT (mẫu số 01/GTKT – 3LL và 01/GTKT – 2LK) là chứng từ của
đơn vị bán xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa
cho người mua.
- Bộ phận kế toán lập hóa đơn
- Chữ ký : có 3 chữ ký
+ Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn)
+ Thủ trưởng : (ký và đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng nhất là với
các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được rằng việc mua hàng của

mình là hoàn toàn hợp pháp)
+ Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở
để chứng minh việc bán hàng)