4 lập kế hoạch và chuẩn bị cho TCSK

LẬP KẾ HOẠCH
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
07-May-19

Ths. Nguyễn Minh Hiền


Nội dung chương








Khái niệm và các loại kế hoạch tổ chức sự kiện
Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Các nội dung chính của một bản kế hoạch
Thành lập ban tổ chức sự kiện
Lập tiến độ tổ chức sự kiện
Chuẩn bị cho tổ chức sự kiện


07-May-19


Mục tiêu chương









Hiểu được tầm quan trọng của một bản kế hoạch
Phân biệt được các bản kế hoạch
Nắm được các bước lập một bản kế hoạch TCSK
Nắm được thành phần của một bản kế hoạch
Nắm được thành phần của ban tổ chức sự kiện
Biết cách lập tiến độ tổ chức sự kiện
Nắm được các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện


07-May-19


Lập kế hoạch tổ chức sự kiện



07-May-19


Khái niệm




Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là quá trình xác định trước các
công việc một cách chi tiết theo một hệ thống nhất định dựa
trên chương trình và ngân sách sự kiện đã được xác định.
Kế hoạch tổ chức sự kiện là một bản thiết kế những nội dung,
công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc
sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định
về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu
quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội
dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu
của tổ chức sự kiện.


07-May-19


Yêu cầu đối với bản KHTCSK


Về hình thức



Về nội dung



07-May-19

Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện






Theo mức độ chi tiết (cấp quản lý, thực hiện) của kế
hoạch
Theo phương pháp lập kế hoạch
Theo quy trình tổ chức sự kiện
Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ chức sự
kiện


07-May-19


Theo mức độ chi tiết (cấp quản lý, thực hiện)
của kế hoạch




Kế hoạch tổng thể
Kế hoạch chi tiết hoạt động
Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của cá nhân

07-May-19


Theo phương pháp lập kế hoạch




Kế hoạch "cuốn chiếu”
Kế hoạch “dòng chảy song song”
Kế hoạch "hỗn hợp"



07-May-19


Theo quy trình tổ chức sự kiện








Kế hoạch chuẩn bị sự kiện
Kế hoạch đón tiếp, khai mạc sự kiện
Kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện

Kế hoạch khắc phục các sự cố phát sinh
Kế hoạch bế mạc/ kết thúc sự kiện
Kế hoạch cho các công việc sau sự kiện


07-May-19


Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ
chức sự kiện






Kế hoạch về nhân sự
Kế hoạch về địa điểm tổ chức sự kiện
Kế hoạch về trang thiết bị
Kế hoạch về an ninh, an toàn...



07-May-19


Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện









Mô tả các hạng mục công việc
Xác định tiến trình triển khai các hạng mục công việc
Xác định trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân
Làm căn cứ để chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh
giá kết quả.
Xác định các sự cố phát sinh và biện pháp đề phòng, khắc phục
Tính toán và điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện


07-May-19


Yêu cầu khi lập bản KHTCSK


Căn cứ trên
Chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính của sự kiện
 Hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuận
 Khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức




Đảm bảo:
Tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng và rủi ro

 Tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ, khả thi




07-May-19


Quy trình chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức
sự kiện
1.
2.
3.
4.
5.

6.
7.
8.

9.

Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện
Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết
Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể
Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện
Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện
Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí
cho sự kiện
Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện

Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung nói trên
Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể.


07-May-19


Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện




là việc lập danh mục các hoạt động sẽ có trong sự kiện
cùng với các thông tin cơ bản về các hoạt động này.
Các bước:
Xác định danh mục các hoạt động các hoạt động
 Bổ sung các thông tin có liên quan đến hoạt động




07-May-19


Mã
hoạt
động

Nội dung
hoạt

động

Thời
gian

Địa
điểm

Mô tả hoạt
động

Trang
thiết bị

Nhân
lực

Người
phụ
trách

Người
tham
gia

Các ý
tưởng
cần
truyền
đạt

Các sự
cố
thường
gặp

Ghi chú

A1.1

Đón
khách
tham gia
hội thảo

Từ 14
giờ
đến
17
giờ

Tại
sảnh
khách
sạn X

nhân viên đón
tiếp mặc đồng
phục, có bảng
chỉ dẫn. Đón

khách, hỏi
thông tin của
khách, giúp
khách làm thủ
tục nhận phòng

- Bàn
đón tiếp
- Bảng
chỉ dẫn Tập gấp

3 nữ
nhân
viên lễ
tân
2 nam
vận
chuyển
hành lý

Nguyễn
Văn A

Trưởng
phòng
hành
chính
công ty
Alpha

Tạo ấn
tượng
ban đầu
trang
trọng, tốt
đẹp, thân
thiện

- Không
đủ lực
lượng
đón tiếp
khách
một cách
chu đáo

Có sự
tham gia
của nhân
viên
khách
sạn

A1.2.

Tổ chức
tiệc chiêu
đãi cho
khách

từ 18
giờ
30

Tại nhà
hàng
của
khách
sạn

Tổ chức đón
khách, bố trí
chỗ ngồi cho
khách, giới
thiệu chủ tọa,

- 3 nữ
nhân
viên lễ
tân

Nguyễn
Văn A

Ban
giám đốc
công ty

Tạo sự
gần gũi

hòa
đồng của
chủ tiệc
và khách
mời

Bảng danh mục các hoạt động trong sự kiện


07-May-19

yêu cầu
về chất
lượng
phục vụ
cụ thể
cho
khách
sạn


Lập kế hoạch chi tiết


Kế hoạch chuẩn bị chi tiết có thể thực hiện theo từng hoạt
động
Chuẩn bị thủ tục
 Chuẩn bị địa điểm
 Chuẩn bị tổ chức phục vụ lưu trú
 Phương tiện vận chuyển, nhân lực





07-May-19


Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể




Kế hoạch chuẩn bị tổng thể được lập dựa trên các kế
hoạch chuẩn bị chi tiết.
Lọc theo
Người phụ trách
 Nội dung: trang thiết bị, nhân lực,…




Dự tính và lập tiến độ chi tiết cho công tác chuẩn bị


07-May-19


Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự
kiện




Chuẩn bị kịch bản
Diễn tập



07-May-19


Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong
sự kiện




Các công việc bổ trợ bao gồm: quay phim, chụp ảnh, tổ
chức tham quan, tặng quà, giao lưu, đưa đón khách mời
Quyết định về người thực hiện: tự làm hoặc đi thuê



07-May-19


Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện






Cần căn cứ vào file (tập tin) lập dự toán ngân sách trước
đây tiến hành bổ sung hoặc cắt giảm các hạng mục chi
phí có liên quan.
Thay đổi tăng/ giảm
Lập lịch thanh toán, phương thức thanh toán



07-May-19


Chuẩn bị tổ chức sự kiện



07-May-19


Ban tổ chức sự kiện
Khái quát



Thời điểm thành lập
Phân chia: vị trí, trách
nhiệm, quyền hạn

Thành viên



Nhà tổ chức sự kiện
Trưởng ban tổ chức
 Giám sát






Thành viên trực tiếp lập
kế hoạch
Thành viên chuyên môn



07-May-19


Bảng tiến độ tổ chức sự kiện




là một bảng liệt kê chi tiết các hạng mục công việc có liên
quan, trong đó xác định rõ: thời điểm bắt đầu và kết thúc công
việc, khối lượng công việc trong từng đơn vị thời gian, người
chủ trì, người kiểm soát quá trình thực hiện.
Bảng tiến độ thường được cấu tạo theo dạng bảng gồm có cột

liệt kê các công việc và khoảng thời gian tương ứng để thực
hiện. Đơn vị thời gian trong bảng tiến độ có thể là tuần, ngày,
giờ…


07-May-19




07-May-19