5 công tác khách mời trong tổ chức sự kiện

CÔNG TÁC KHÁCH MỜI
TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
07-May-19

Ths. Nguyễn Minh Hiền


Nội dung chương





Xác định đối tượng khách mời
Lên danh sách khách mời
Thiết kế Thiệp mời
Gửi thiệp mời



07-May-19


Mục tiêu chương





Nắm được các khía cạnh giúp thấu hiểu khách hàng sự
kiện
Các điểm cần lưu ý trong danh sách khách mời
Các công việc trong thiết kế và gửi thiệp mời



07-May-19


Phân loại khách mời


Theo vị trí, vai trò:







Khách VIP
Khách mời ở các cơ quan truyền thông
Khách mời là khách hàng
Khách mời là các nhà cung ứng

Theo kế hoạch



Khách mời chính thức
Khách mời dự bị


07-May-19


Xác định đối tượng khách mời




Đặc điểm khách: ai? Độ tuổi? Giới tính? Khu vực
sinh sống? Phương tiện đi lại? Đi cá nhân hay nhóm?
Có kèm trẻ em hay không?...
Có những nhóm nào
Nhóm chính, nhóm phụ
 Mối quan hệ giữa các nhóm




07-May-19


Các công việc chuẩn bị liên quan






Lập danh sách khách mời (guest list)
Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách
Kiểm tra, xác nhận (confirm) các thông tin có liên
quan đến khách mời
Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời


07-May-19


Các bước lập danh sách khách mời





Thống nhất số lượng, cơ cấu khách mời
Lập các loại danh sách khách mời (VIP, A,B…)
Kiểm tra danh sách
Chốt danh sách



07-May-19

07-May-19


Hồ sơ khách mời





Hồ sơ khách mời là một tập hồ sơ lưu trữ các thông tin cơ
bản về khách mời nhằm giúp nhà tổ chức sự kiện đón tiếp
và đáp ứng các nhu cầu của khách một cách hiệu quả nhất
2 dạng: bảng và file
Bổ sung thông tin: độ tuổi, ngôn ngữ sử dụng, người đi
cùng, lái xe, phương tiện vận chuyển, các dịch vụ khách
được hưởng, vé vào cửa, các yêu cầu đặc biệt, những điểm
cần lưu ý…


07-May-19


Thiệp mời - Event Invitation Cards




Xác định nội dung thiệp mời
Thiết kế hình ảnh
In thiệp

07-May-19


Xác định nội dung thiệp mời




Những nội dung cơ bản
Nội dung khác
Đính kèm



07-May-19


Những nội dung cơ bản
1.

2.
3.
4.
5.

Lời chào/ lời mời
Tên sự kiện

Tên người mời và khách mời
Thời gian và địa điểm
Mô tả sự kiện



07-May-19


Những nội dung khác


Chỉ dẫn cho khách hàng








Địa điểm, nơi đỗ xe
Trang phục
Lưu ý những hoạt động cần chuẩn bị (đấu giá)
Hồi âm
…

Dẫn dắt khách hàng






Lời cảm thán
Kết nối
Con dấu và chữ ký người mời
…


07-May-19


Đính kèm





Tài liệu
Mẫu vé
Phong bì hồi âm
…



07-May-19


Thiết kế và in thiệp mời





Làm việc với người thiết kế
In thiệp
Chuẩn bị gửi



07-May-19


Làm việc với người thiết kế


Cung cấp thông tin cho người thiết kế
Nội dung
 Phong cách
 Các yêu cầu khác…




Tìm hiểu các yêu cầu/ điều kiện của người thiết kế
Thời gian
 Hình minh hoa




Rà soát việc thiết kế: 1,2


07-May-19


In thiệp



Cần in số lượng nhiều hơn lượng khách cần gửi
Kiểm tra
In: thời gian, số lượng
 Mầu, hình minh họa, chất lượng giấy




07-May-19


Chuẩn bị gửi


Điền tên
Máy
 Tay




Cho tài liệu vào phong bì



07-May-19


Gửi thiệp mời



Cách thức gửi
Liên lạc để kiểm tra



07-May-19


Cách thức gửi




Gửi trực tiếp
Gửi email
Gửi bưu chính


Làm việc với bưu chính
◼

Hợp đồng
◼
◼

◼



Cước: Khu vực, kích cỡ, khối lượng
Số ngày: tối thiểu, tối đa, ngày lễ

Kiểm soát

Nên gửi cho mình trước



07-May-19


Liên lạc kiểm tra lịch trình




Liên lạc xác nhận lần 1

Gửi danh sách bổ sung
Liên lạc xác nhận lần 2

(cần rà soát lại về tên họ, chức danh và các thông tin khác)



07-May-19


Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng







Kết hợp gửi thiếp và các hình thức thông tin khác: điện thoại,
mail, truyền thông trên phương tiện thông tin đại chúng
Kiểm tra thông tin từ bên chuyển phát
Chuẩn bị cho các phản hồi của khách hàng hoặc chủ động liên
hệ
Cập nhật thông tin vào hồ sơ khách mời và báo cho các bên
liên quan để chuẩn bị


07-May-19