8 chuẩn bị các yếu tố khác trong sự kiện

CHUẨN BỊ TÀI LIỆU, QUÀ TẶNG
VÀ XỬ LÝ SỰ CỐ
TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
07-May-19

Ths. Nguyễn Minh Hiền


Nội dung chương







Các loại tài liệu cần chuẩn bị trong sự kiện
Các bước chuẩn bị tài liệu
Các bước chuẩn bị quà tặng
Các loại sự cố trong sự kiện
Cách chuẩn bị xử lý sự cố trong sự kiện



07-May-19


Mục tiêu chương








Nắm được các loại tài liệu cần chuẩn bị trong sự kiện
Nắm được các bước chuẩn bị tài liệu
Nắm được các bước chuẩn bị quà tặng
Nắm được các loại sự cố trong sự kiện
Nắm được cách chuẩn bị xử lý sự cố trong sự kiện



07-May-19


Chuẩn bị tài liệu và quà tặng



07-May-19


Tài liệu cho sự kiện


Tài liệu trong tổ chức sự kiện là các văn bản, mẫu file
được lưu trữ dưới nhiều hình thức khác nhau (như in
thành văn bản, phần mềm...) chứa đựng các thông tin có

liên quan đến chương trình, lịch trình, nội dung, quảng
cáo... để phục vụ cho quá trình tiến hành sự kiện hoặc gửi
cho người tham gia sự kiện.



07-May-19


Các loại tài liệu sự kiện










Tập gấp, quảng cáo giới thiệu về sự kiện
Bảng tóm tắt chương trình, lịch trình
Bảng nội dung tóm tắt (kỷ yếu hội thảo, hội nghị...)
Các file powerpoint để trình chiếu
Tài liệu để tra cứu tham khảo...
Các bảng thông tin, hướng dẫn, bảng chỗ ngồi (place card), thẻ tham dự,
Giấy mời hoặc thiếp mời, thư mời, thông báo, công văn mời... tham dự sự
kiện
Các phiếu cung cấp dịch vụ đi kèm sự kiện như: phiếu lưu trú, phiếu ăn,
phiếu gửi xe, phiếu ra vào, thẻ nhà báo, thẻ VIP...

07-May-19


Quy trình chung trong việc chuẩn bị tài liệu
cho sự kiện











Xác định những tài liệu cần thiết cho sự kiện
Tiến hành chuẩn bị về nội dung của tài liệu
Chuẩn bị về hình thức của tài liệu
Lập tiến độ theo dõi công tác chuẩn bị tài liệu
Tiến hành các công việc in ấn, phô tô, đóng quyển… hoặc ký
kết và theo dõi các nhà cung ứng thực hiện công việc này.
Lập bảng theo dõi và tiến hành gửi tài liệu cho các đối tượng
có liên quan.
Lưu trữ, bảo quản tài liệu dự phòng


07-May-19

Các yếu tố của tài liệu










Người chịu trách nhiệm chuẩn bị về hình thức, nội dung tài
liệu
Các thông số kỹ thuật của tài liệu (về hình thức, kích cỡ, bìa,
trang trí, in hay photo...);
Thời gian cuối cùng cho việc chuẩn bị tài liệu;
Đối tượng, thời điểm được gửi tài liệu;
Số lượng tài liệu cho mỗi loại;
Kinh phí dự toán cho tài liệu;
Người thực hiện/ giám sát việc chuẩn bị tài liệu...


07-May-19


Quy trình chuẩn bị quà tặng


Xác định các nội dung liên quan đến quà tặng cần thiết cho sự kiện: Lập bảng danh
mục các quà tặng











Người chịu trách nhiệm thực hiện/giám sát chuẩn bị quà tặng;
Các thông số kỹ thuật của quà tặng (loại quà, hình thức, giá cả...);
Thời gian cuối cùng cho việc chuẩn bị quà tặng;
Đối tượng, thời điểm được gửi quà tặng;
Số lượng quà tặng cho mỗi loại;
Kinh phí dự toán cho quà tặng;

Lập tiến độ theo dõi công tác chuẩn bị quà tặng
Lập bảng theo dõi và tiến hành gửi quà tặng cho các đối tượng có liên quan.
Lưu trữ, bảo quản quà tặng dự phòng


07-May-19


Chuẩn bị xử lý sự cố trong sự kiện

07-May-19


Sự cố trong tổ chức sự kiện




Sự cố trong tổ chức sự kiện được hiểu là các sự việc phát
sinh diễn ra ngoài kế hoạch và sự chuẩn bị chính của nhà
tổ chức sự kiện.
Sự cố trong tổ chức sự kiện rất đa dạng, thậm chí trong
cùng một loại hình sự kiện với quy mô tương tự nhau,
nhưng khi tiến hành triển khai thực tế có thể xuất hiện
các sự cố hoàn toàn khác nhau.


07-May-19


Các loại sự cố








Sự cố liên quan đến luật lệ
Sự cố liên quan đến lập kế hoạch không tốt
Sự cố liên quan đến thiết bị
Sự cố liên quan đến thiết bị diễn giả và người dẫn
chương trình
Sự cố liên quan đến các tiểu tiết


07-May-19


Chuẩn bị giải quyết sự cố trong TCSK









Tìm hiểu các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự kiện
Tính đến tính khả thi của kế hoạch
Xây dựng quy trình chi tiết cho các nội dung công việc
Chuẩn bị các phương án dự phòng
Kiểm tra lịch trình đối với các nhà cung cấp dịch vụ
Bám sát bảng danh mục công việc
Xây dựng quy trình giải quyết sự cố

07-May-19