Khái quát, tìm hiểu về sắp xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân

z

Đại học Quốc gia Hà Nội
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn



CHỦ ĐỀ 7:

“Sắp xếp hồ sơ, tài liệu công việc
cá nhân”.
Môn học: Kỹ năng tổ chức công việc

1


TỔNG QUAN NỘI DUNG :
I. Cơ sở lý luận về sắp xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân
1. Khái niệm và phân loại
2. Vị trí và vai trò
3. Các yếu tố ảnh hưởng
II. Thực hiện sắp xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân
1. Cơ sở sắp xếp
2. Các nguyên tắc sắp xếp
3. Các phương pháp sắp xếp
4. Quy trình sắp xếp
III. Ví dụ thực tế

2

I. Cơ sở lý luận về sắp xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân
1. Khái niệm, phân loại
 Sắp xếp: là công việc bố trí các phần tử trong một tập hợp theo một trình
tự, trật tự nào đó hợp lý nhất nhằm mục đích giúp quản lý và tìm kiếm các phần
tử dễ dàng và nhanh chóng hơn. (theo từ điển Tiếng Việt) (VD: sắp xếp thời gian,
sắp xếp hành lý, sắp xếp lịch trình)
 Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ,
công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi
phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học,
nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc
in; ấn phẩm và các vật mang tin khác. (theo Luật Lưu trữ 2011)
 Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng (người) cụ thể hoặc có đặc điểm chung (giống nhau về tên loại văn
bản, tác giả, thời gian ban hành,…) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Một
số loại hồ sơ phổ biến gồm:
 Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ) :Là tập tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình
giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị, cá
nhân kể từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc.
 Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn
cứ để giải quyết công việc hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lưu
trữ mà chỉ dùng để giải quyết, xử lý công việc).
 Hồ sơ trình ký: Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề
được sử dụng để soạn thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền
xem xét, ký duyệt và ban hành một văn bản mới.
 Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ
thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…).

 So sánh

Giống

Hồ sơ
Tài liệu
Đều là là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động
3


nhau

Khác
nhau

của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
-Các tài liệu đã được tập hợp, phân
loại và sắp xếp theo 1 trình tự, biên
mục khoa học, hợp lý.
- Tài liệu đưa vào lập hồ sơ (mang đi
lưu trữ) phải có giá trị pháp lý (tài
liệu phải là bản gốc, bản chính hoặc
bản sao có giá trị pháp lý như bản
chính) để đảm bảo độ tin cậy của hồ
sơ.

- Các tài liệu chưa được
tập hợp, phân loại và sắp
xếp theo 1 trình tự, biên
mục khoa học, hợp lý

- Tài liệu nói chung có thể
có giá trị pháp lý hoặc
không có (chỉ có chức
năng cung cấp thông tin)

Hồ sơ công việc cá nhân: Là tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình giải quyết
công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cá nhân cụ thể kể từ lúc bắt đầu
cho đến lúc kết thúc.
Sắp xếp hồ sơ công việc cá nhân: là bố trí các văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cá nhân
theo một trình tự, trật tự nào đó hợp lý nhất để việc quản lý, tìm kiếm và nghiên
cứu các tài liệu được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
2. Vai trò
 Vị trí
Trong công tác lập hồ sơ nói chung; việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu là một trong
những bước quan trọng, không thể thiếu trong quá trình lập hồ sơ (kể cả khi lập
hồ sơ có danh mục hồ sơ và không có danh mục hồ sơ)
 Vai trò
- Giúp mỗi cá nhân sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu một cách đầy đủ, có hệ
thống và khoa học.
- Nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân (tìm kiếm tài
liệu một cách nhanh chóng khi cần thiết, giúp giải quyết công việc một cách kịp
thời và hiệu quả)
- Bảo đảm thuận lợi cho việc quản lý tài liệu phục vụ cho các công việc có
liên quan sau này.
- Là nền tảng cơ sở phục vụ cho công tác lưu trữ của cơ quan.
3. Các yếu tố ảnh hưởng
Việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân có thể bị ảnh hưởng bởi một số
yếu tố như sau:

4


Truyền thống, tập quán làm việc thực tế của các cơ quan, bộ phận
Ví dụ, ở một số cơ quan, họ cho rằng việc lập và sắp xếp hồ sơ là nhiệm vụ
của cán bộ văn thư, lưu trữ không phải là nhiệm vụ của các chuyên viên do đó họ
không chú trọng đến việc lập, sắp xếp hồ sơ, họ thường đẩy việc cho cán bộ văn
thư, lưu trữ hoặc không làm. Nhưng ở một số cơ quan khác, họ nhận thức được
đây là nhiệm vụ của bản thân thì chắc chắn họ sẽ thực hiện công tác lập, sắp xếp
hồ sơ tốt.
Tính chất công việc, mức độ quan trọng của sự việc, vấn đề mà cá nhân
đảm nhận giải quyết
Ví dụ, nếu một sự việc, vấn đề có tính hệ trọng đối với cơ quan, cá nhân đảm
nhận giải quyết và vấn đề đó bao gồm rất nhiều những tài liệu liên quan thì
thường khi lập và sắp xếp hồ sơ, cơ quan và cá nhân sẽ lập một hồ sơ riêng về
vấn đề đó và sắp xếp các tài liệu theo trình tự giải quyết sự việc đó (hồ sơ thành
lập doanh nghiệp; hồ sơ về quyền sở hữu đất đai, nhà xưởng của doanh nghiệp;
hồ sơ về các vụ án hình sự, dân sự,…). Ngược lại nếu một sự việc, vấn đề không
mang tính quan trọng và tài liệu liên quan không nhiều (1-3 văn bản) thì để tránh
có quá nhiều hồ sơ về sự việc, vấn đề riêng, lẻ tẻ, rời rạc họ thường tập hợp các
tài liệu tương tự, có đặc điểm chung và lập thành các hồ sơ trong đó các văn bản
có cùng tên loại, cùng tác giả (hồ sơ: Kế hoạch, báo cáo của UBND Thành phố
Hà Nội năm 2018,…)
Nhận thức, thói quen làm việc của mỗi cá nhân
Ví dụ, đối với từng nhân viên, nếu họ là người có lối làm việc khoa học và
nhận thức được nhiệm vụ cũng như vai trò của lập, sắp xếp hồ sơ thì chắc chắn họ
sẽ thực hiện công việc đó tốt hơn những người không nhận thức được vai trò của
lập, sắp xếp hồ sơ hoặc có lối làm việc đối phó, hình thức, không khoa học.
Chức năng, nhiệm vụ, vị trí, chức danh mà cá nhân đảm nhận công việc
Ngoài ra, vị trí, chức danh công việc của từng cá nhân khác nhau thì việc lập,

sắp xếp hồ sơ cũng khác nhau (Việc lập, sắp xếp hồ sơ công việc cá nhân của
Trưởng phòng Hành chính sẽ khác so với một cán bộ văn thư bình thường).

II.

Thực hiện sắp xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân
1. Cơ sở sắp xếp
 Dựa vào danh mục hồ sơ (nếu đã lập) hoặc căn cứ phân định hồ sơ (nếu
chưa có danh mục hồ sơ)
Khi thực hiện sắp xếp ta phải tuân theo một tiêu chí sắp xếp cụ thể. Nếu đã có
danh mục hồ sơ thì việc sắp xếp chỉ cần tuân theo danh mục đã có. Còn nếu chưa
có danh mục hồ sơ thì ta cần phải phân định hồ sơ.
Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm
có ghi thời hạn bản quản và tên người lập
5


Phân định hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản để
chia văn bản thành các hồ sơ cụ thể phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các
yêu cầu về lập hồ sơ. Khi phân định ta phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ
yếu. Một số đặc trưng dùng làm căn cứ là:
 Đặc trưng vấn đề
Hồ sơ được lập, sắp xếp theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm hồ sơ
và đáp ứng được đầy đủ nhất yêu cầu của người nghiên cứu và sử dụng. Vì trong
thực tế, người ta thường nghiên cứu văn bản theo từng vấn đề, chủ đề do đó nếu
lập, sắp xếp hồ sơ theo đặc trưng này sẽ giúp việc tìm kiếm văn bản nhanh chóng
và nghiên cứu văn bản hoàn chỉnh hơn.
Khi phân định hồ sơ theo đặc trưng trên thì các văn bản trong hồ sơ phải cùng
phản ánh một vấn đề, sự việc và giữa chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau.
Ngoài ra còn phải xác định phạm vi vấn đề hợp lý, phạm vi vấn đề rộng hay hẹp

còn phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan hình thành văn
bản. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ quan sẽ quy định thành phần, nội dung
và khối lượng văn bản hình thành. Đối với cơ quan nhỏ, văn bản phản ánh mỗi
nhiệm vụ công tác có thể lập thành một hồ sơ. Đối với các cơ quan lớn, phạm vi
hoạt động, quyền hạn nhiều thì mỗi nhiệm vụ có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗi
hồ sơ phản ánh mộ vấn đề cụ thể.
Ví dụ, đối với 1 nhiệm vụ như sản xuất nông nghiệp thì khối lượng văn bản
hình thành trong hoạt động của UBND tỉnh và UBND xã là khác nhau. Vì ở cấp
xã, khối lượng văn bản không nhiều nên các văn bản phản ánh về vấn đề sản xuất
nông nghiệp có thể lập, sắp xếp thành 1 hồ sơ. Tuy nhiên, ở cấp tỉnh khối lượng
văn bản rất nhiều nên các văn bản phản ánh về nhiệm vụ sản xuất nông nghiệp ở
UBND tỉnh có thể được lập, sắp xếp thành nhiều hồ sơ, trong đó mỗi hồ sơ lại
phản ánh 1 vấn đề cụ thể như: Kế hoạch sản xuất nông nghiệp năm, kế hoạch sản
xuất nông nghiệp từng vụ, chỉ đạo về sản xuất nông nghiệp, hướng dẫn các biện
pháp phòng trừ sâu bệnh,....
 Đặc trưng tên loại văn bản
Tên loại văn bản là tên gọi cụ thể của văn bản. Lập, sắp xếp hồ sơ theo đặc
trưng này là tập hợp các văn bản có cùng tên gọi lập thành một hồ sơ (VD: chỉ thị
của Thủ tướng Chính phủ và các Bộ; Thông báo của HĐND và UBND thành phố
Hà Nội,…)
Tên loại văn bản thể hiện tính chất và công dụng của văn bản nên lập,sắp xếp
hồ sơ theo đặc trưng này giúp ta nhận biết được mức độ quan trọng và giá trị của
hồ sơ. Tuy nhiên, nó không thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ
sơ do đó không tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và nghiên cứu nên chỉ áp dụng
với các văn bản có nội dung tổng hợp, phản ánh nhiều vấn đề.
 Đặc trưng tác giả
6


Tác giả là tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Lập, sắp xếp hồ sơ theo đặc

trưng này là tập hợp các văn bản có cùng tác giả thành 1 hồ sơ ( có thể khác về
nội dung, tên loại) (VD: Chỉ thị, nghị quyết của Ban thường vụ Tỉnh ủy Đồng
Tháp; Chỉ thị, thông tư của Bộ y tế,…)
Tương tự, nó không thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ sơ
do đó không tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và nghiên cứu.
 Đặc trưng cơ quan giao dịch
Cơ quan giao dịch là cơ quan khác có văn bản trao đổi với cơ quan mình
trong quá trình giải quyết công việc liên quan. Lập, sắp xếp hồ sơ theo đặc trưng
này là đem tất cả các văn bản trao đổi giữa 2 cơ quan trong quá trình giải quyết
công việc lập thành 1 hồ sơ (VD: Công văn trao đổi giữa ĐHQGHN với Bộ Giáo
dục và Đào tạo về vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học tập)
Hồ sơ lập, sắp xếp theo đặc trưng này sẽ phản ánh sự phối hợp giải quyết 1
vấn đề có liên quan giữa 2 cơ quan.
 Đặc trưng thời gian
Trong 1 văn bản có 2 loại thời gian: thời gian giới hạn của vấn đề, sự việc mà
nội dung văn bản đề cập (Kế hoạch thu chi ngân sách năm 2018,báo cáo tình hình
giá cả thị trường quý I năm 2018,…) và thời gian ban hành văn bản. Lập, sắp xếp
hồ sơ theo đặc trưng này là đem tất cả các văn bản có thời gian đề cập giống nhau
hoặc cùng thời gian ban hành lập thành 1 hồ sơ ( VD: Báo cáo sơ kết công tác 6
tháng đầu năm 2018 của các Sở Tài chính; Chỉ Thị, nghị quyết của Bộ Chính trị
BCH TW Đảng năm 2017,..).
Trong 1 cơ quan, các công việc thường bắt đầu từ đầu năm và kết thúc vào
cuối năm, sang năm mới thì sẽ có kế hoạch mới nên đặc trưng thời gian là đặc
trưng được vận dụng phổ biến nhất khi lập, sắp xếp hồ sơ ở các cơ quan. Tuy
nhiên, nó không thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ sơ do đó
không tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và nghiên cứu. Vì thế, nó thường được vận
dụng kết hợp với các đặc trưng khác.
 Đặc trưng địa lý
Lập, sắp xếp hồ sơ theo đặc trưng này là đem các văn bản của các tác giả
cùng trong 1 khu vực hoặc các văn bản có nội dung liên quan đến 1 khu vực, đơn

vị hành chính lập thành 1 hồ sơ (VD: Báo cáo của các Sở Nông nghiệp và PTNN
các tỉnh vùng Đồng bằng sông Cửu Long về tình hình sản xuất nông nghiệp vụ
hè-thu năm 2017,….)
Lập, sắp xếp hồ sơ theo đặc trưng này sẽ phản ánh được tình hình các mặt vấn
đề có liên quan đến 1 khu vực, lãnh thổ nhất định, tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm
và nghiên cứu. Thường được vận dụng kết hợp với các đặc trưng khác.
2. Các nguyên tắc sắp xếp
 Nguyên tắc khoa học, hợp lý
7


Việc lập, sắp xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân có thể vận dụng kết hợp
nhiều đặc trưng trong việc phân định văn bản, đồng thời có thể vận dụng kết hợp
nhiều phương pháp sắp xếp nhưng vẫn hướng đến mục đích cuối cùng là: Giúp
mỗi cá nhân sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu một cách hợp lý, có hệ thống và
khoa học; tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng khi cần thiết, giúp giải quyết
công việc một cách kịp thời và hiệu quả.
 Nguyên tắc đầy đủ, chính xác
Khi thực hiện sắp xếp phải chú ý phân loại, thu thập đầy đủ, chính xác các
văn bản thành phần liên quan của từng hồ sơ, công việc đòi hỏi sự nhanh nhẹn và
cẩn thận, tránh nhầm lẫn xảy ra sai sót (tài liệu của vấn đề này vào hồ sơ của vấn
đề khác).
 Nguyên tắc thống nhất, chặt chẽ
Nguyên tắc này đòi hỏi người lập, sắp xếp hồ sơ phải biết phân định hồ sơ sao
cho hợp lý, không xé lẻ các văn bản có liên quan chặt chẽ về 1 vấn đề, đảm bảo
mối liên hệ khách quan giữa các văn bản trong hồ sơ. Nguyên tắc này thể hiện rõ
nét khi ta phân định hồ sơ theo đặc trưng vấn đề, còn với các đặc trưng khác thì
nó không thể hiện được mối quan hệ này.
3. Các phương pháp sắp xếp
Việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân trong các cơ quan thường sử

dụng các phương pháp sau:
 Sắp xếp theo trình tự thời gian
Văn bản có thời gian ban hành sớm sẽ được xếp lên trên văn bản có thời gian
ban hành muộn hơn. Thường áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề theo
trình tự thời gian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên loại văn bản, đặc trưng tác giả.
 Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc
Trong quá trình giải quyết công việc, văn bản nào hình thành trước thì để lên
trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới. Thường áp dụng cho các hồ
sơ có quá trình giải quyết liên tục như: hồ sơ vụ án, hồ sơ hội nghị,…
 Sắp xếp theo số thứ tự văn bản
Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả.
Bởi văn bản do 1 cơ quan ban hành thường đánh số thứ tự liên tục theo trình tự
thời gian.
 Sắp xếp theo vần chữ cái
Trong một hồ sơ, khi có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần
chữ cái A, B, C.
Ví dụ: tỉnh: Bắc Cạn, Bắc Giang, Ninh Bình...
Quyết định tặng bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh cho cá nhân thì xếp
Nguyễn Văn A, Nguyễn Thị B, Lê Văn C...
8


Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập báo cáo của nhiều địa
phương; các tập quyết định nhân sự như nâng lương, khen thưởng, kỷ luật...
 Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của
tác giả:
Nếu trong một hồ sơ có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào
mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loại quan trọng xếp trước, loại ít quan
trọng xếp sau (như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị...).
Nếu trong một số hồ sơ có nhiều tác giả thì tác giả nào quan trọng hơn xếp

trước, loại ít quan trọng hơn xếp sau (như: Chính phủ xếp trước các Bộ; các tỉnh
xếp trước các huyện...).
4. Quy trình sắp xếp
Bước 1: Thu thập các văn bản tài liệu được tạo ra trong quá trình thực
hiện công việc
Đây là bước các cá nhân thu thập các văn bản, tài liệu liên quan đến 1 vấn đề,
1 sự việc … được hình thành trong quá trình làm việc của bản thân.
Bước 2 : Xác định tiêu chí phân định hồ sơ (hoặc căn cứ vào danh mục hồ
sơ đã có) và phương pháp sắp xếp phù hợp nhất.
Bước 3: Thực hiện phân loại tài liệu thành phần theo tiêu chí phân định
và phương pháp như trên
Bước 4: Chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết
a. Chọn tủ hồ sơ
- Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích
thước của các loại hồ sơ khác nhau. Mỗi ngăn bạn sẽ có thể dán giấy bên ngoài
phân chia theo từng loại hồ sơ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn.
- Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ,
chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ này vừa tiết kiệm không gian,
giá thành không quá đắt mà có thể giải quyết được khá nhiều hồ sơ khi bạn cần
lưu trữ mà không gian quá hẹp.
- Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Giấy note là loại giấy không được phép
thiếu đối với những người làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích
thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi
chú khác nhau.
b. Một số vật dụng khác: bìa treo, bìa cứng, nhãn dán, bút lông,…
Bước 4: Tiến hành sắp xếp tài liệu đã phân loại vào nơi chứa hồ sơ
Bước 5: Kiểm ra, điều chỉnh kết quả sắp xếp
Sau khi sắp xếp xong ta phải tiến hành kiểm tra lại, đề phòng trường hợp xảy
ra sai sót ở các bước trên để sửa chữa lại. Bước này đặc biệt quan trọng nếu
chúng ta tiến hành sắp xếp theo danh mục hồ sơ đã lập vì danh mục hồ sơ được

lập trước khi thực hiện nhiệm vụ công tác nên không tránh khỏi trường hợp
không phù hợp với thực tế: Nếu các văn bản có liên quan đến hồ sơ còn thiếu (do
9


đưa cho thủ trưởng hoặc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan xem xét, nghiên cứu)
thì phải thu về đầy đủ. Loại bỏ những văn bản bị trùng lặp thông tin,…
Bước này là cơ sở, tiền đề để thực hiện các bước kết thúc của quy trình lập hồ
sơ như: Đánh số tờ, biên mục hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan.

III. Ví dụ thực tế

Hình 1,2: Tủ đựng hồ sơ tại UBND phường Tân Thành – TP Thái Nguyên,
tỉnh Thái Nguyên

10


Hình 3: Tên một số Hồ sơ được lập, sắp xếp

11


Hình 4,5,6,7: Một số văn bản được sắp xếp trong hồ sơ

12