Lý thị bích uyên 1707QTVB 020

Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên: Lý Thị Bích Uyên
Mã sinh viên: 1707QTVB-020

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2017-2020)

CHUYÊN ĐỀ: TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ –
LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC
Tên cơ quan: Văn phòng công chứng VănThị Mỹ Đức
Địa chỉ: 47E Nguyễn Thông, phường 9, quận 3, Tp.Hồ Chí Minh
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Phạm Thị Khánh Linh
Giảng viên hướng dẫn: Ts.Nguyễn Mạnh Cường

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2019
1

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực tập tại Văn phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức (sau
đây gọi tắt là Văn phòng) , em nhận thấy đây là khoảng thời gian để em so sánh,
đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn. Đi sâu vào thực tế công việc em đã vận dụng
những kiến thức cũng như các kỹ năng mà bản thân được tiếp thu khi học trên
giảng đường và qua đó thấy được giữa thực tiễn và lý luận có những điểm khác
biệt nhất định.
Thời gian thực tập cũng như làm việc tại Văn phòng thực sực rất bổ ích và
thiết thực. Trong quá trình thực tập và làm báo cáo tại Văn phòng, do thời gian có
hạn không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của
Thầy, Cô trong Khoa Quản trị Văn phòng để bài báo cáo của em được hoàn thiện
hơn.
Qua đây em xin bày tỏ lòng biết ơn và sự tri ân sâu sắc tới quý Thầy, Cô của
trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng của
trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội được tiếp cận với môi trường thực tế
thông qua đợt thực tập đầy ý nghĩa này.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy TS.Nguyễn Mạnh Cường đã nhiệt
tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong đợt thực tập, cảm ơn thầy đã chia sẻ những kinh
nghiệm của mình, giải đáp thắc mắc trong quá trình thực tập, để em có thể hoàn
thành tốt đợt thực tập.
Đồng thời em cũng xin cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo Văn phòng công chứng
Văn Thị Mỹ Đức và toàn thể nhân viên của Văn phòng đã tạo điều kiện cho em
được thực tập và học hỏi kinh nghiệm trong công việc.

2

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB

Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

LỜI CAM ĐOAN
Em thực hiện đề tài “Tổ chức và quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ tại
Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức”. Em xin cam đoan đây là công trình
nghiên cứu của riêng em trong thời gian qua. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài
Tp. Hồ Chí Minh, ngày

tháng

năm 2019

NGƯỜI THỰC HIỆN

Lý Thị Bích Uyên

3

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT

NỘI DUNG

VIẾT TẮT

1

Ủy ban Nhân dân

UBND

2

Văn phòng Công chứng

VPCC

3

Văn phòng Công chứng Văn
Thị Mỹ Đức

GHI CHÚ

Văn phòng

Mục Lục
4

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

5

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
1. Tính

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
cấp thiết của đề tài

Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của
nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn,
nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, tổ chức đều
có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình
đi lên hội nhập của tổ chức. Trong bất cứ một cơ quan, tổ chức nào văn bản giấy tờ

luôn là cầu nối quan trọng giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức.Vì vậy công tác văn
thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được
tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư - lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu
quả.
Công tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính
cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà
còn liên quan đến nhiều cán bộ nhân viên, nhiều bộ phận trong đơn vị tổ chức.
Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp
thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để
điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả
đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng
chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư lưu trữ là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị
nào.
Thực tế Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức là dịch vụ Công chứng
trực thuộc Sở Tư pháp thì việc ban hành văn bản là việc luôn đòi hỏi phải nhanh
chóng, chính xác. Việc quản lý tốt văn bản, hồ sơ hình thành trong hoạt động của
cơ quan giúp cho việc giải quyết công việc được hiệu quả, giúp lãnh đạo đưa ra các
quyết định quản lý sáng suốt đồng thời phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt
cũng như lâu dài.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu tại Văn
phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức hiện nay còn nhiều thiếu sót, hạn chế. Tình
trạng tài liệu còn bó gói, chất đống, chưa được lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ
quan theo đúng quy định. Nhân viên, người lao động trong cơ quan chưa coi trọng
và thấy hết giá trị của công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ.
Với mong muốn tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn
phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức em đã chọn đề tài “Tổ chức và quản lý công
tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức” làm đề tài
báo cáo thực tập.
2. Mục

tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu chung về công tác Văn thư – Lưu trữ. Phân tích đánh giá thực
trạng của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức
để thấy được những kết quả đạt được, những vấn đề còn tồn tại, những nguyên
6

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
nhân dẫn đến sự yếu kém, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp thiết thực, hữu
ích nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ.
3. Đối tượng nghiên cứu, phạm
3.1. Đối tượng nghiên cứu:

vi nghiên cứu

Công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức.
3.2. Khách thể nghiên cứu:
Nghiên cứu khảo sát ý kiến của 10 chuyên viên đang làm việc tại đơn vị
(trong đó có 03 lãnh đão, có 07 chuyên viên công tác tại Văn phòng công chứng
Văn Thị Mỹ Đức).
3.3. Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài tìm hiểu về công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng công chứng
Văn Thị Mỹ Đức. Bên cạnh đó, đề tài còn đi sâu vào nghiên cứu những vấn đề lý
luận và thực tiễn công tác Văn thư - Lưu trữ cơ quan để phục vụ cho công tác quản

lý, điều hành của Văn phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức. Phạm vi khảo sát là tài
liệu hiện đang lưu trữ tại Văn phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức giai đoạn 2018
đến nay.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu trên, tôi tập trung giải quyết những nhiệm vụ cơ bản
sau:
Thứ nhẩt, mô tả thực trạng trong công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng
công chứng Văn Thị Mỹ Đức.
Thứ hai, chỉ ra những hạn chế trong công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn
phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức.
Thứ ba, đưa ra đề xuất giải pháp cụ thể cho việc hoạch định và triển khai hệ
thống công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức.
5. Các nguồn tài liệu chính được sử dụng
- TS. Triệu Văn Cường, TS. Nguyễn Cảnh Đương, TS. Lê Văn In, Ths.
Nguyễn Mạnh Cường – giáo trình Văn bản quản lý Nhà nước những vấn đề
lý luận và kỹ thuật soạn thảo NXB Giáo dục Việt Nam.
- Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư – Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, NXB Giao thông vận tải, năm 2009.
- Vương Đình Quyền – Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác
văn thư, NXb Đại học Quốc gia năm 2006.
- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2014 của Chính
Phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
7

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
phủ về sửa đổi một số điều trong Nghị định 110.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110.
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài
liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
6. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
6.1. Phương pháp luận nghiên cứu
6.1.1. Tiếp cận lý thuyết trong nghiên cứu
Thực hiện tốt công tác Lưu trữ sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ đơn vị
đề ra và góp phần đáng kể vào công tác quản lý, điều hành tại Văn phòng Công
chứng Văn Thị Mỹ Đức.
6.2. Phương pháp nghiên cứu
6.2.1. Câu hỏi nghiên cứu
1. Thực trạng công tác Lưu trữ tại tại Văn phòng Công chứng Văn Thị
Mỹ Đức?
2. Các yếu tố (điều kiện) nào ảnh hưởng đến việc lưu trữ?
- Điều kiện kinh tế?
- Chính sách Nhà nước?
3. Đâu là những khó khăn (rào cản) ảnh hưởng đến công tác lưu trữ
- Tâm lý chuyên viên các phòng, ban không nghiêm túc thực hiện quy

định công tác Lưu trữ: lập hồ sơ lưu trữ, giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ
cơ quan,… để phục vụ công tác lưu trữ (chuyên môn nghiệp vụ);
- Mất nhiều thời gian để hướng dẫn cho các phòng, ban và từng
chuyên viên thực hiện các quy định công tác Lưu trữ (thời gian);
- Các điều kiện để phục vụ công tác lưu trữ chưa đáp ứng được: kho
lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ, tài liệu lưu trữ chưa được
chỉnh lý,…(kinh phí);
4. Đâu là cách thức, mà các chuyên viên linh hoạt và thích ứng để việc
lưu trữ tài liệu được tốt hơn?
5. Đâu là mong muốn của chuyên viên phụ trách công tác Lưu trữ?
6. Đâu là các giải pháp cho vấn đề nêu từ góc nhìn của đơn vị căn cứ
trên số liệu và thông tin thu thập từ các câu hỏi trên?
7. a) Bố trí Kho Lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu

- Đã bố trí Kho Lưu trữ tại cơ quan


Có

Chưa



Diện tích kho (ghi số liệu cụ thể): …………. m2
Các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu
+ Bìa, hộp, kệ giá bảo quản trong kho lưu trữ
-

8

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
Có đầy đủ

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường




Có, nhưng chưa đầy đủ
Chưa có

b) Đã xác định giá trị và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu
Có



Chưa



c) Tổ chức sử dụng tài liệu:
- Tổ chức cung cấp bản sao, sử dụng tài liệu cho nghiên cứu, tham khảo
Có



Chưa



- Có công cụ tra cứu tìm kiếm được tài liệu lưu trữ (lập mục lục hồ sơ trên
sổ hoặc máy tính)
Có



Chưa



d) Tình hình tài liệu tồn đọng cần chỉnh lý
Tổng số mét giá tài liệu tồn đọng:……………….mét giá
Tên phông:....................................................................................................
Tình trạng tài liệu tồn đọng:
- Đã có lập hồ sơ sơ bộ:



- Tài liệu rời lẻ:



Số tiền dự kiến cần chỉnh lý:.........................................................................
e) Số tài liệu hư hỏng (nếu có)
- Loại tài liệu (hành chính, chuyên môn nghiệp vụ):…………………….

- Số mét giá tài liệu bị hư hỏng: ……. . .. ……………………………….
- Thời gian tài liệu (từ năm nào đến năm nào):………………………….
- Nguyên nhân hư hỏng:………………………………………………….
6.2.2. Giả

thuyết nghiên cứu
Giả thuyết 1: Điều kiện kinh tế là yếu tố chi phối ảnh hưởng lớn nhất đến
công tác Lưu trữ.
Giả thuyết 2: Chuyên viên phụ trách lưu trữ kiêm nhiệm không đủ trình độ
chuyên môn nghiệp vụ gặp rất nhiều khó khăn và hạn chế hơn trong công tác Lưu
trữ.
6.2.3. Phương pháp thu thập thông tin, chọn mẫu và xử lý thông tin
Nghiên cứu sử dụng cả phương pháp nghiên cứu định lượng và định tính.
Mẫu được chọn là10 trường hợp công chức tại đơn vị trong độ tuổi 22 – 32; 33 –
43; 44 – 55. Trong đó, mẫu định lượng (điều tra bằng bảng hỏi) là 07, mẫu định
tính là 03 trường hợp trao đổi lấy ý kiến.
9

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
Phương pháp nghiên cứu tài liệu, văn bản: Với phương pháp thu thập tài
liệu (luận văn, tạp chí, bài báo…) trong nước và ngoài nước về việc công tác Lưu
trữ nói chung và tại Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức nói riêng.
Phương pháp nghiên cứu điều tra bằng bảng hỏi: Sử dụng phương pháp
nghiên cứu điều tra bằng bảng hỏi giúp cho việc thu thập thông tin được đầy đủ,

thống nhất và tiện cho việc lưu giữ thông tin nghiên cứu.
Phương pháp trao đổi để lấy ý kiến: Thực hiện trao đổi với 03 lãnh đạo các
phòng, ban thu thập thêm thông tin và kiểm tra thông tin đã thu thập được từ khảo
sát bằng bảng hỏi.
Phương pháp xử lý kết quả nghiên cứu bằng thống kê toán học: Sử dụng
phần mềm SPSS nhằm xử lý chính xác và nhanh chóng các kết quả thu thập được
từ bảng hỏi điều tra.
6.3. Khung

phân tích

Điều kiện
Kinh tế - văn hóa – Xã hội và các chính sách Nhà nước

Chuyên môn
nghiệp vụ

Thời gian

Kinh phí

Môi trường
xã hội

Điểm tích cực và yếu tố tồn tại nâng cao hiệu quả
công tác lưu trữ tại Văn phòng Công chứng
Văn Thị Mỹ Đức
Thực trạng
Nguyên
nhân

10

Lý Thị Bích Uyên
Kinh phí

Chuyên môn
Giải pháp
nghiệp vụ

Mong muốn

hội và
Lớp ĐHLTXã
1707QTVB
chính sách xã
hội


Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

7. Cấu

trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài được cấu trúc thành 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác Văn thư – Lưu trữ.
Chương 2. Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng công chứng
Văn Thị Mỹ Đức

Chương 3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu
trữ tại Văn phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức.

11

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ
1.1. Một số lý luận chung về công tác văn phòng
1.1.1. Khái niệm chung về công tác văn phòng

Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung
hoạt động của một tổ chức. Xem xét theo quan điểm của một hệ thống thì:
ở đầu vào bao gồm quan điểm của một hệ thống trợ giúp lãnh đạo, tổ chức,
quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin, kinh tế, chính trị, xã hội, hành
chính, môi trường…theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết
quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Còn ở đầu ra thì công tác văn
phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi
trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Trong toàn bộ hoạt
động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức, điều hành
trong đơn vị, giúp lãnh đạo ra những quyết định chính xác có hiệu quả cao nhất

cho đơn vị.
1.1.2. Chức

năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.1.1. Chức năng của văn phòng
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó tồn tại như bất
kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà
nó tồn tại. Hay nói cách khác văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập
tương đối như các tổ chức, các đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và
phương diện xã hội. Theo khái niệm về văn phòng thì văn phòng có 3 chức
năng cơ bản:
- Chức
- Chức
- Chức

năng tham mưu;
năng tổng hợp;
năng hậu cần;
1.1.1.2. Nhiệm vụ của công tác văn phòng
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn
vị.
- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị.
- Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin.
- Trợ giúp về văn bản.
- Bảo đảm các yếu tố vật chất tài chính cho hoạt động của cơ quan,
đơn vị.
- Củng cố các tổ chức bộ máy văn phòng.
- Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng.
- Áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện

các nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức.
12

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
1.2. Một số lý luận chung về công tác văn thư
1.2.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các doanh
nghiệp nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công
tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình
xử lý thông tin.
1.2.2. Yêu

cầu
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ. Do đó trong
quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
- Nhanh chóng : Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc
nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp
thời sẽ góp phần hoàn thiện tốt công việc của cơ quan.
- Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự
thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi
hỏi phải được thực heienj theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng
- Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có

nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của nhà nước. Vì vậy trong
quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo
đảm bí mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung
văn bản.
- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư
gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì
vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền
đề bảo đảm cho công tác quanr lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói
riêng có năng xuất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay
tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù
hợp với khoa học kỹ thuật của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi
cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng
phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc
tăng cường hiệu quả công tác văn thư.
1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
a. Vị trí
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung
quan trọng, chiếm một phần lớp trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy
công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận
hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà
nước.
b. Ý

nghĩa
13

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB

Báo cáo thực tập
GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
- Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ,
chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước và
các doanh nghiệp. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau nhưng trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là
thông tin bằng văn bản.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, có năng xuất, chất lượng, đúng chính
sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế
được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng
văn bản nhà nước để làm việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của
cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy
đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì
khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt
động của cơ quan là sát thực, có hiệu quả.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu
lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ
quan được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các
cơ quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất
lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu
trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình.
1.3. Một số lý luận chung về công tác lưu trữ
1.3.1. Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả

những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản
lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
1.3.2. Nội dung của công tác lưu trữ
- Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ
như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an
toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm
pháp luật để quản lý nhà nước về lưu trữ, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra,
thực hiện các quy định của Nhà nước về lưu trữ.
- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp
tác quốc tế về lưu trữ.
1.3.3. Tính chất của công tác lưu trữ
- Tính chính trị: Lưu trữ là bằng chứng lịch sử phản ánh toàn bộ hoạt
động xã hội qua các thời kỳ, phản ánh sự thật lịch sử. Các giai cấp trong xã
14

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
hội điều muốn chiếm đoạt tài liệu lưu trữ để sử dụng làm công cụ đấu tranh
bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình chống lại các giai cấp đối kháng.
Đảng và Nhà nước ta sử dụng tài liệu lưu trữ làm vũ khí đấu tranh chính trị
nhằm đập tan mọi hành động chống đối của các lực lượng đối lập thù địch, bảo về
quyền lợi của giai cấp vô sản và đông đảo quần chúng nhân dân.

Đảng và Nhà nước ta coi công tác lưu trữ là công tác “có tính chất đấu tranh
với địch”. Những người làm công tác lưu trữ phải là người có phẩm chất chính trị
rõ ràng nhằm bảo vệ, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, đồng thời phải nhạy bén về
chính trị; kịp thời nắm bắt các chủ trương chính sách, nhiệm vụ chính trị ở từng
thời kỳ, từng giai đoạn để lựa chọn và cung cấp kịp thời những tài liệu phù hợp có
giá trị phục vụ lợi ích của Đảng, của Nhà nước và của nhân dân.
- Tính cơ mật: Tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa lịch sử vừa có giá trị
thực tiễn. Tài liệu lưu trữ phải được đưa ra nghiên cứu phục vụ nhu cầu của
xã hội, tuy nhiên rất nhiều tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật của
Đảng, Nhà nước, của từng cơ quan đơn vị cần phải được đảm bảo bí mật
trong quá trình quản lý và khai thác sử dụng.
Trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ, cán bộ
lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc cơ mật, thực hiện nghiêm túc các quy định nhằm
giữ bí mật nội dung tài liệu.
- Tính khoa học: Hoạt động lưu trữ là một lĩnh vực chuyên môn bao
gồm các khâu nghiệp vụ như bổ sung thu thập, xác định giá trị, thống kê,
bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu. Mỗi khâu nghiệp vụ đều
đòi hỏi phải sử dụng các phương pháp khoa học và các biện pháp kỹ thuật
phù hợp.
Tài liệu lưu trữ có nhiều loại, trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp
vụ lưu trữ, cần nghiên cứu các biện pháp, phương pháp quản lý riêng phù hợp với
từng loại hình tài liệu.
Do nhu cầu phát triển của công tác lưu trữ và của xã hội, khoa học lưu trữ
phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn để bổ sung và hoàn thiện, đồng
thời kế thừa và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để đáp
ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội.
Công tác tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ cần được nghiên cứu đầy đủ; các tiêu
chuẩn, quy trình nghiệp vụ cần được nghiên cứu, ban hành, ứng dụng nhằm đảm
bảo tính khoa học và thống nhất trong công tác lưu trữ.

15

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC
2.1. Khái quát về Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Văn phòng Công chứng
Văn Thị Mỹ Đức
Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức (sau đây gọi tắt là Văn phòng)
được thành lập theo Quyết định số 4098/QĐ-UBND ngày 19 tháng 9 năm 2018
của UBND Thành phố Hồ Chí Minh và hoạt động theo Giấy đăng ký hoạt động số
41.02.0068/TP-CC-ĐKHĐ ngày 11 tháng 10 năm 2018 của Sở Tư Pháp Thành phố
Hồ Chí Minh.
Văn phòng có trụ sở tại 47E Nguyễn Thông, phường 9, quận 3, Thành phố
Hồ Chí Minh.
Với các công chứng viên có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng
và Pháp luật cùng đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết và tận tâm, Văn phòng Công
chứng Văn Thị Mỹ Đức luôn đảm bảo sự chính xác và an toàn của Văn bản công
chứng, đáp ứng tốt nhất yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch và luôn nhận
được sự đánh giá cao của khách hàng. Hiện nay, VPCC Văn Thị Mỹ Đức là một
trong những Văn phòng công chứng được tổ chức hoạt động theo Luật công chứng
năm 2014 với đội ngũ lãnh đạo, cố vấn là Thạc sỹ Luật, từng là luật sư có bề dày

kinh nghiệm, chuyên sâu trong lĩnh vực pháp luật. Bên cạnh đó, có được sự hậu
thuẫn và hợp tác chiến lược của các thành viên có đầy tiềm năng và uy tín. Hiện
nay, với đội ngũ nhân sự năng động, vững chuyên môn, tận tình và tràn đầy nhiệt
huyết, VPCC Văn Thị Mỹ Đức tự tin đối với chất lượng dịch vụ của mình và luôn
đặt ra phương châm khách hàng là mục tiêu để phát triển. Sau một thời gian hoạt
động, Văn phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức đã củng cố và tạo dựng một lượng
khách hàng và ổn định.
Văn phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức có đội ngũ công chứng viên, cán
bộ, nhân viên có nhiều kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu và thái độ phục vụ tận
tình, chu đáo. Các mức phí dịch vụ theo quy định và được niêm yết công khai.
16

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức mở cửa liên tục từ thứ hai đến thứ bảy
hàng tuần. Ngoài ra, Văn phòng còn đáp ứng các dịch vụ tự nguyện:
- Công chứng tận nơi tại địa chỉ của khách hàng.
- Công chứng ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ.
Với sứ mệnh nhân danh Nhà nước, xác nhận giá trị pháp lý của các giao
dịch, Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức luôn cố gắng thực hiện tốt trọng
trách được giao đồng thời phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, góp phần vào
công cuộc cải cách và giảm tải thủ tục hành chính trên địa bàn quận 3 và Thành
phố Hồ Chí Minh.
Văn phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức đang đặt mục tiêu trở thành một
trong những Văn phòng công chứng hàng đầu được tin tưởng tín nhiệm trong việc

cung cấp dịch vụ công chứng phục vụ nhân dân đảm bảo “An toàn pháp lý – Tận
tâm – Chuyên nghiệp”.
2.1.2. Chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
VPCC Văn Thị Mỹ Đức
a. Chức năng
Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức là tổ chức dịch vụ công chứng,
chức năng thực hiện theo Quyết định số 4098/QĐ-UBND ngày 19 tháng 9 năm
2018 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của
các hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản như các giao dịch liên quan tới
bất động sản, di chúc, văn bản khai nhận di sản thừa kế, hợp đồng thế chấp, hợp
đồng bảo lãnh để đảm bảo cho các khoản vây Ngân hàng (sau đây gọi là hợp đồng,
giao dịch),… tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch
giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang
tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công
chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Các văn bản công
chứng này được công nhận và có giá trị pháp lý hoàn toàn giống như văn bản được
công chứng tại Phòng công chứng Nhà nước; VPCC Văn Thị Mỹ Đức có con dấu
và tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ
phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
Nhiệm vụ:
- Công chứng hợp đồng giao dịch:
+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp của hộ gia đình, cá
nhân.
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
17

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất.
+ Hợp đồng mua bán tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng mua bán căn hộ nhà chung cư.
+ Hợp đồng tặng cho căn hộ nhà chung cư.
+ Hợp đồng tặng cho tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất.
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất.
+ Hợp đồng thuê tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng thuê căn hộ nhà chung cư.
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất.
+ Hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng thế chấp căn hộ nhà chung cư.
+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng căn hộ nhà chung cư.
+ Hợp đồng thuê nhà.
+ Hợp đồng mượn nhà.
+ Hợp đồng/văn bản bán đấu giá bất động sản.
+ Hợp đồng vay tài sản.
18

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
+ Hợp đồng mượn tài sản.

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

+ Hợp đồng cho thuê tài sản.
+ Hợp đồng thuê khoán tài sản.
+ Hợp đồng thế chấp tài sản.
+ Hợp đồng cầm cố tài sản.
+ Hợp đồng thương mại
+ Hợp đồng góp vốn.
+ Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần/cổ phiếu.
+ Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp.
+ Hợp đồng hợp tác kinh doanh.
+ Hợp đồng hợp tác đầu tư.
+ Hợp đồng xây dựng.
+ Hợp đồng bán doanh nghiệp tư nhân.
+ Hợp đồng bảo lãnh.
+ Hợp đồng mua bán tài sản, hàng hóa.
+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng mua bán tài sản, hàng hóa.
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng mua bán.
+ Hợp đồng mua bán phương tiện thủy nội địa.
+ Hợp đồng mua bán xe: Ôtô, Môtô, xe máy, các loại xe cơ giới...
+ Hợp đồng đặt cọc.

+ Hợp đồng tặng cho tài sản.
+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng tặng cho tài sản.
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng tặng cho tài sản.
19

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
+ Hợp đồng tặng cho phương tiện thủy nội địa.
+ Hợp đồng tặng cho xe: Ôtô, Môtô, xe máy, các loại xe cơ giới...
+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng mượn tài sản
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng mượn tài sản.
+ Hợp đồng trao đổi tài sản.
+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng trao đổi tài sản.
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng trao đổi tài sản.
+ Hợp đồng thuê tài sản.
+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng thuê tài sản.
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng thuê tài sản.
+ Hợp đồng thanh lý Hợp đồng thuê tài sản.
+ Hợp đồng thuê khoán tài sản.
+ Hợp đồng vay tài sản không có biện pháp bảo đảm.
+ Hợp đồng bảo lãnh bằng động sản.
+ Hợp đồng cầm cố tài sản.
+ Hợp đồng bảo lãnh bằng giá trị quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với
đất.
+ Hợp đồng thuê lại quyền sử dụng đất.

+ Hợp đồng thanh lý hợp đồng thuê nhà.
+ Hợp đồng trao đổi nhà ở.
+ Hợp đồng có yếu tố nước ngoài.
+ Hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sở hữu trí tuệ.
+ Các loại hợp đồng, giao dịch khác phù hợp với quy định của phát luật.
- Công chứng di chúc, thừa kế gồm:
20

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
+ Di chúc.

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

+ Văn bản sửa đổi, bổ sung di chúc.
+ Văn bản hủy bỏ di chúc.
+ Nhận giữ di chúc.
+ Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản.
+ Công chứng văn bản khai nhận di sản.
+ Công chứng văn bản từ chối nhận di sản.
- Công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng.
+ Văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ chồng.
+ Văn bản xác nhập tài sản chung vợ chồng.
+ Văn bản cam kết về tài sản.
+ Hợp đồng uỷ quyền về tài sản của vợ, chồng.
+ Văn bản thỏa thuận khôi phục chế độ tài sản chung vợ chồng.

+ Văn bản thỏa thuận nhập tài sản riêng vào tài sản chung của vợ chồng.
- Công chứng ủy quyền gồm:
+ Hợp đồng ủy quyền.
+ Hợp đồng uỷ quyền về bất động sản.
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng ủy quyền.
+ Giấy ủy quyền.
+ Văn bản đơn phương đình chỉ thực hiện Hợp đồng ủy quyền.
+ Hợp đồng ủy quyền lại/ Giấy ủy quyền lại.
+ Văn bản nhận ủy quyền đối với ủy quyền bằng hình thức Giấy ủy quyền.
+ Hợp đồng ủy quyền mua tài sản.
+ Hợp đồng ủy quyền bán tài sản.
21

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
+ Hợp đồng uỷ quyền quản lý, sử dụng nhà ở.
- Cấp bản sao văn bản hợp đồng, giao dịch lữu giữ tại Văn phòng
Công chứng.
Quyền hạn:
Văn phòng Công chứng có các thẩm quyền sau đây:
- Công chứng các hợp đồng theo qui định của pháp luật về công chứng
như: Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, công chứng
tặng cho nhà đất, hợp đồng thế chấp bất động sản, hợp đồng ủy quyền, giấy
ủy quyền, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di
sản, văn bản từ chối nhận di sản, công chứng bản dịch, công chứng thỏa

thuận tài sản vợ chồng,… Công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động
sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành
nghề công chứng đặt trụ sở.
- Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực các giấy tờ, văn bản do
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài; cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết
với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng
nhận theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của
Chính Phủ về cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký (trừ việc chứng thực chữ ký người dịch) và chứng thực
hợp đồng, giao dịch.
c. Cơ cấu tổ chức của VPCC Văn Thị Mỹ Đức
Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức tổ chức và hoạt động theo với
người đứng đầu là Trưởng Văn phòng.
- Trưởng Văn phòng công chứng: Là Công chứng viên có kinh nghiệm trong

nghề công chứng. Là người đại diện theo pháp luật của văn phòng và quản lý toàn
bộ hoạt động của văn phòng.
- Phó trưởng Văn phòng: là người chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt hành

chính – kế toán của văn phòng và cố vấn cho Trưởng Văn phòng trong việc quản
lý các hoạt động của văn phòng.
- Chuyên viên nghiệp vụ: phụ trách thực hiện các nghiệp vụ công chứng và

tư vấn về các vấn đề có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện giao dịch.
- Bộ phận Hành chính – Tổ chức: có chức năng giúp Trưởng văn phòng tổ

chức thực hiện công tác hành chính, tổ chức cán bộ thuộc nhiệm vụ của văn phòng
- Kế toán: phụ trách toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán, theo dõi tình hình thu

– chi phát sinh trong kỳ và thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
- Văn thư – Lưu trữ: chịu trách nhiệm lên danh sách, hệ thống một cách khoa
22

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập
GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường
học và bảo quản hồ sơ của những hợp đồng đã được thực hiện tại Văn phòng.
- Bộ phận chăm sóc khách hàng: tiếp nhận thông tin về khiếu nại của khách

hàng và đưa ra phương hướng xử lý, lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng. Tổ chức
thực hiệ, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch. Ghi nhận ý kiến của khách
hàng để cải tiến công việc.
- Bảo vệ - Tạp vụ: chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự, đảm bảo an toàn

về tài sản của các thành viên trong Văn phòng cũng như của khách hàng đến với
Văn phòng. Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ trong Văn phòng.

23

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức
Trưởng văn phòng

Phó trưởng văn phòng

Khối nghiệp vụ

CCV 1

CCV 2

CCV 3

Khối hỗ trợ

CCV 4

CCV 5

CCV 6

Bộ phận Hành chính - T
chức

Thư ký nghiệp vụ

Thư ký nghiệp vụ

Thư ký nghiệp vụ

Thư ký nghiệp vụ

Thư ký nghiệp vụ

Thư ký nghiệp vụ

Bộ phận Kế toán

Thư ký nghiệp vụ

Thư ký nghiệp vụ

Thư ký nghiệp vụ

Thư ký nghiệp vụ

Thư ký nghiệp vụ

Thư ký nghiệp vụ

Bộ phận VTLT

Bộ phận chăm sóc khách
hàng

24

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB


Báo cáo thực tập

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường

25

Lý Thị Bích Uyên

Lớp ĐHLT 1707QTVB