TÀI LIỆU a sử DỤNG PHẦN mềm EDOCMAN 2 5

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÁI NGUYÊN

TÀI LIỆU A
SỬ DỤNG PHẦN MỀM EDOCMAN 2.5
(dành cho lãnh đạo)

Biên soạn: TS Hoàng Hà
ThS Hồ Xuân Nhàn

Thái Nguyên - 9/2012


MỤC LỤC
PHẦN I: LÝ THUYẾT..........................................................................................................4
1.
Đăng nhập hệ thống.......................................................................................................4
2.
Cài đặt máy trạm...........................................................................................................4
2.1 Thiết lập các thông số của trình duyệt IE.................................................................4
2.2 Cài đặt tiện ích Report Viewer..................................................................................8
3.
Các chức năng của module Văn bản đến...................................................................8
3.1 Chọn văn bản đến cần xử lý......................................................................................8
3.2 Xử lý văn bản đến...................................................................................................10
3.3 Tra cứu văn bản đến................................................................................................10
3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại.................10
3.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (Không phân biệt trạng thái xử lý)..........12
3.4 Tìm kiếm văn bản đến.............................................................................................12
3.5 Xem các báo cáo Văn bản đến................................................................................13
4.
Các chức năng của module Văn bản đi....................................................................13

4.1 Tạo dự thảo văn bản đi............................................................................................13
4.2 Chỉnh sửa / xóa dự thảo văn bản đi.........................................................................14
4.2.1 Sửa thông tin đã nhập hoặc thêm file nội dung................................................15
4.2.2 Sửa file nội dung đã đính kèm của dự thảo văn bản đi....................................15
4.2.3 Xóa dự thảo văn bản đi....................................................................................15
4.3 Gắn văn bản liên quan cho việc trình ký văn bản đi...............................................16
4.3.1 Tạo mới và gắn văn bản liên quan...................................................................16
4.3.2 Liên kết các văn bản liên quan.........................................................................17
4.3.3 Hủy liên kết các văn bản liên quan..................................................................18
4.4 Xử lý và phê duyệt dự thảo văn bản đi...................................................................18
4.5 Tra cứu dự thảo văn bản đi.....................................................................................20
4.5.1 Tra cứu theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại.....................................20
4.5.2 Tra cứu Dự thảo VB đi theo thời gian..............................................................20
4.6 Tìm kiếm văn bản đi...............................................................................................20
4.7 In sổ văn bản đi.......................................................................................................20
5.
Các chức năng của module Văn bản nội bộ.............................................................20
5.1 Lập và tra cứu Văn bản nội bộ do Đơn vị mình soạn thảo.....................................20
5.1.1 Lập dự thảo văn bản nội bộ..............................................................................20
5.1.2 Chỉnh sửa/ xóa văn bản nội bộ.........................................................................21
5.1.3 Gắn văn bản liên quan cho việc phê duyệt và xử lý Văn bản nội bộ...............21
5.1.4 Xử lý và chuyển xử lý văn bản nội bộ.............................................................21
5.2 Các chức năng xử lý Văn bản nội bộ do Đơn vị khác gửi xin ý kiến.....................21
5.2.1 Chọn Văn bản nội bộ cần xử lý........................................................................21
5.2.2 Xử lý văn bản nội bộ xin ý kiến.......................................................................21
5.3 Các chức năng khai thác Văn bản nội bộ................................................................22
5.3.1 Tra cứu Văn bản nội bộ....................................................................................22
5.3.2 Tìm kiếm Văn bản nội bộ.................................................................................22
5.3.3 In sổ Văn bản nội bộ........................................................................................22
6.

Các chức năng của module Phiếu giao việc.............................................................22
6.1 Tạo mới Phiếu giao việc.........................................................................................23
6.2 Chỉnh sửa/ xóa phiếu giao việc đã tạo....................................................................23
6.3 Chọn phiếu giao việc cần xử lý...............................................................................23
6.4 Xử lý Phiếu giao việc..............................................................................................23
6.5 Tra cứu Phiếu giao việc..........................................................................................24
6.6 Tìm kiếm Phiếu giao việc.......................................................................................24
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 2/33


6.7

Xem báo cáo tình trạng xử lý Phiếu giao việc........................................................24
Các chức năng của module Hồ sơ công việc............................................................25
7.1 Các chức năng Quản lý thư mục Hồ sơ công việc..................................................25
7.1.1 Thêm thư mục..................................................................................................25
7.1.2 Sửa/ xóa thư mục..............................................................................................26
7.1.3 Phân quyền thư mục.........................................................................................26
7.2 Các chức năng Quản lý Hồ sơ công việc................................................................26
7.2.1 Tạo mới HSCV.................................................................................................26
7.2.2 Chỉnh sửa/ xóa/ phân quyền Hồ sơ công việc..................................................28
8.
Khai thác văn bản dùng chung..................................................................................29
PHẦN II: THỰC HÀNH VAI TRÒ LÃNH ĐẠO..............................................................30
9.
Đăng nhập hệ thống.....................................................................................................30
10. Thực hiện các thao các cơ bản...................................................................................30
10.1

Thiết lập máy trạm...............................................................................................30
10.2
Thực hiện các thao các cơ bản.............................................................................30
11. Xử lý và khai thác văn bản đến.................................................................................30
11.1
Nhận.....................................................................................................................30
11.2
Xử lý và chuyển xử lý.........................................................................................30
11.3
Thu hồi văn bản...................................................................................................31
11.4
Tra cứu / tìm kiếm văn bản đến...........................................................................31
11.5
Kết xuất báo cáo..................................................................................................31
12. Giao việc........................................................................................................................31
12.1
Tạo mới phiếu giao việc/ giao xuống..................................................................31
12.2
Xử lý phiếu giao việc từ lãnh đạo giao xuống.....................................................31
12.3
Liên kết văn bản với phiếu giao việc...................................................................31
12.4
Thu hồi phiếu giao việc.......................................................................................31
12.5
Tra cứu tìm kiếm/ báo cáo...................................................................................31
13. Xử lý và khai thác văn bản đi....................................................................................32
13.1
Lập một dự thảo văn bản đi/ sửa dự thảo, chuyển trình......................................32
13.1.1
Phê duyệt dự thảo văn bản đi........................................................................32

13.1.2
Tra cứu /tìm kiếm dự thảo văn bản đi/ in báo cáo........................................32
14. Xử lý và khai thác văn bản nội bộ.............................................................................32
14.1
Đối với đơn vị gửi xin ý kiến..............................................................................32
14.1.1
Tạo mới văn bản nội bộ rồi gửi xin ý kiến....................................................32
14.1.2
Tra cứu/tìm kiếm...........................................................................................32
14.1.3
In sổ nội bộ do đơn vị soạn thảo chuyển đi..................................................32
14.2
Đối với đơn vị cho ý kiến....................................................................................33
14.2.1
Tạo mới văn bản phúc đáp............................................................................33
14.3
In văn bản nội bộ.................................................................................................33
15. Quản lý hồ sơ công việc...............................................................................................33
15.1
Tạo mới /sửa/ phân quyền thư mục.....................................................................33
15.2
Tạo mới hồ sơ/ phân quyền.................................................................................33
15.3
Đưa văn bản vào hồ sơ/ bỏ văn bản khỏi hồ sơ...................................................33
16. Khai thác kho văn bản dùng chung..........................................................................33
17. Quản lý ủy quyền.......................................................................................................33
7.

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 3/33


PHẦN I: LÝ THUYẾT
1. Đăng nhập hệ thống
1. Mở trình duyệt Web Internet Explorer. Trong ô Address: Nhập địa chỉ website
của trường cụ thể là: www.tnmc.edu.vn sau đó tại mục liên kết chọn hình ảnh Hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc
2. Khi hiển thị màn hình đăng nhập vào Phiên làm việc trong hệ thống QL văn
bản điện tử và HSCV, nhập Tên truy nhập và Mật khẩu.
3. Chọn nút Truy nhập hoặc nhấn phím Enter để vào hệ thống quản lý. Lúc này
màn hình chính sẽ hiện ra.

2. Cài đặt máy trạm
2.1 Thiết lập các thông số của trình duyệt IE
Mục đích: Sau khi cài đặt chương trình, người dùng cần kiểm tra lại cấu hình Internet
Option của IE để đảm bảo chương trình có thể chạy tốt
Các bước thực hiện:
1. Vào trình duyệt web Internet Explorer, chọn menu Tools chọn Internet Option,
Cửa sổ màn hình Internet Option hiển thị như sau:

Cửa sổ màn hình Internet option

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 4/33


2. Chọn tab Security. Chọn biểu tượng Trusted site rồi click vào nút Sites

3. Sau đó nhập đường dẫn của chương trình: http://edocman vào mục Add this
Web site to the zone.

(Chú ý : bỏ đánh dấu “Require server verification (https:) for all sites in this zone”).
Cửa sổ màn hình chọn Trusted sites

4. Chọn nút Add

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 5/33


5. Tiếp theo quay lại màn hình tab Security, chọn Custom Level và chọn enable
với các option sau :

Màn hình chọn Security settings

Màn hình chọn Security settings

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 6/33


Các mục được chọn như sau:
ActiveX control and plug-ins
Download signed ActiveX controls

Enable

Download unsigned ActiveX controls

Enable

Initianize and script ActiveX controls not marked as safe

Enable

Run ActiveX controls and plug-ins

Enable

Script ActiveX controls marked safe for scripting

Enable

Microsoft VM / Java permissions

Medium
safety

Miscellaneous
Access data source across domains

Enable

Allo meta REFRESH

Enable

Allow scripting of Internet ExplorerWebbrowser control

Enable

Software channel permissions

Chọn Medium
Safety

Navigate sub –frames across diffrence domains

Enable

Submit nonencrypted form data

Enable

Use Popup Blocker

Disable

Scripting
Active scriptting

Enable

Allow paste operation via script

Enable

Scripting or Java Applets

Enable

User authentication

chọn: Automatic
logon only in
intranet zone

6. Chọn nút OK để thiết lập các Internet option vừa chọn cho IE.
7. Tiếp theo chuyển sang Tab Privacy, bỏ tích chọn trong ô checkbox: Block popups
8. Chọn nút OK để thiết lập tất cả các Internet options vừa chọn cho IE.
9. Tiếp theo, từ cửa sổ trình duyệt IE, chọn menu Tools/Pop-up Blocker, chọn
Turn off pop-up blocker (khi chuyển trạng thái về Turn on pop-up blocker là thành
công).

2.2 Cài đặt tiện ích Report Viewer
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 7/33


Mục đích: Để máy trạm có thể tải tài liệu từ máy chủ về hoặc tải tài liệu từ máy trạm lên
máy chủ.
Các bước thực hiện:
1. Đăng nhập chương trình với Tên và mật khẩu của mình, hiển thị màn hình
chính.
2. Vào menu Tiện ích, chọn cài đặt tiện ích.

3. Chọn tiện ích Report Viewer.
4. Thực hiện bước cài đặt theo hướng dẫn của chương trình.

3. Các chức năng của module Văn bản đến
3.1 Chọn văn bản đến cần xử lý
1. Trong nhóm chức năng <<Công việc>> chọn mục “Công việc hiện tại”, hệ
thống hiển thị danh sách các văn bản phải xử lý của NSD.

Màn hình danh sách các văn bản trong mục Công việc hiện tại của NSD

2. Cách đọc các thông tin giúp cho việc lựa chọn văn bản cần xử lý của người sử
dụng trong danh sách Công việc hiện tại:
-

Tổng số: Số lượng công văn cần xử lý tương ứng với tình trạng người dùng
lựa chọn. Nếu số lượng văn bản cần xử lý nhiều hơn 10 thì danh sách các
văn bản đến sẽ được phân thành nhiều trang để hiển thị. Để di chuyển giữa

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 8/33


các trang bạn sẽ dùng dấu mũi tên
sang trang kế tiếp.

: quay về trang trước đó;

: chuyển

-

Văn bản hiện thị đậm nét (Bold) là các văn bản chưa được mở (open).

-

Văn bản hiển thị nét thanh (regular) là các văn bản đã được mở.

-

Văn bản hiển thị màu đỏ là các văn bản có mức độ khẩn từ "Khẩn" trở lên.

-

Biểu tượng

(hình cái ghim) cho biết văn bản có file nội dung đính kèm.

-

Biểu tượng

cho biết người sử dụng là chủ trì xử lý văn bản.

-

Biểu tượng

cho biết người sử dụng là người phối hợp xử lý văn bản.

-

Biểu tượng
cho biết người sử dụng là người nhận văn bản theo hình
thức thông báo (đọc để biết).

-

Biểu tượng

cho biết văn bản được trả lại người dùng.

-

Biểu tượng

cho biết văn bản đã quá hạn xử lý.

3. Căn cứ vào các biểu tượng đính kèm cho người sử dụng các thông tin ban đầu
để lựa chọn văn bản cần xử lý trong danh sách các văn bản cần xử lý.

3.2 Xử lý văn bản đến
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 9/33


1. Chọn văn bản đến trong danh sách Công việc hiện tại của NSD, hệ thống hiển
thị màn hình thông tin văn bản.

Chọn vào đây để
xem tệp nội dung

Màn hình thông tin văn bản đến

2. Đọc các thông tin văn thư nhập cho văn bản đến, đọc thông tin chỉ đạo xử lý
của lãnh đạo trong trường “thông tin xử lý”.
3. Chọn vào Tên tệp nội dung để xem nội dung toàn văn của Văn bản đến.
4. Chọn nút <Lịch sử> để theo dõi quá trình luân chuyển văn bản.
5. Chọn nút <Kết thúc> để kết thúc xử lý văn bản.

3.3 Tra cứu văn bản đến
3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại
1. Trong nhóm chức năng <Công việc>.

Màn hình nhóm chức năng Công việc

2. Chọn mục “Công việc hiện tại”: hiển thị danh sách các công việc mà NSD
được phân công xử lý và chưa chuyển cho các bước tiếp theo.
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 10/33


3. Chọn chức năng “Công việc đã chuyển”: hiển thị danh sách các công việc mà
NSD được phân công xử lý và đã chuyển cho các bước tiếp theo.
4. Chọn chức năng “Theo dõi công việc”: hiển thị màn hình lựa chọn loại văn bản
và tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống.

Màn hình chức năng Theo dõi công việc

5. Tích chọn loại văn bản cần theo dõi, tích chọn tình trạng muốn theo dõi, chọn
nút <Theo dõi> tùy theo quyền xem của NSD, hệ thống hiển thị màn hình tổng
hợp tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống.

Màn hình tổng hợp tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống

6. Chọn chuột vào số lượng văn bản cần xem, hệ thống hiển thị màn hình danh
sách văn bản tương ứng, chọn vào văn bản cần xem hệ thống hiển thị màn hình
thông tin văn bản.
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 11/33


3.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (Không phân biệt trạng thái
xử lý)
1. Trong nhóm chức năng <Tra cứu> chọn mục “Văn bản đến”.

Màn hình cây thư mục Văn bản đến

2. Chọn thời gian cần tra cứu văn bản, hiển thị danh sách các văn bản đến, chọn
vào văn bản cần xem hệ thống hiển thị màn hình thông tin văn bản.

3.4 Tìm kiếm văn bản đến
1. Trong nhóm chức năng <<Tìm kiếm>> chọn mục “Văn bản đến”, hiển thị
màn hình nhập tiêu chí tìm kiếm Văn bản đến.

Màn hình nhập tiêu chí tìm kiềm văn bản đến

2. Nhập các thông tin và chọn nút <Tìm kiếm>, hệ thống hiển thị danh sách kết
quả tìm kiếm theo điều kiện đã chọn.
3. Nếu muốn in kết quả tìm kiếm, nhập các thông tin tìm kiếm và chọn nút và in>, hệ thống hiển thị trang preview kết quả tìm kiếm theo điều kiện đã chọn,
người sử dụng chọn vào biểu tượng máy in để in.

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 12/33


4. Chọn nút <Đặt lại> để hủy bỏ các điều kiện đã nhập và tiến hành nhập lại các
điều kiện tìm kiếm.

3.5 Xem các báo cáo Văn bản đến
1. Chọn chức năng <<Báo cáo>>, hiển thị danh sách các báo cáo.
2. Chọn Loại báo cáo cáo cần xem.
3. Nhập các tiêu chí xem báo cáo, chọn nút <Xem và in>, hệ thống hiển thị màn
hình Preview báo cáo.

4. Các chức năng của module Văn bản đi
Với vai trò lãnh đạo, NSD chủ yếu thực hiện chức năng Xử lý và phê duyệt dự thảo
văn bản đi. Tuy nhiên vai trò Lãnh đạo đơn vị cũng có quyền tạo mới Dự thảo văn bản đi
nên chúng tôi giới thiệu cả chức năng Tạo mới/ chỉnh sửa dự thảo văn bản đi để giúp
NSD trong trường hợp tự mình Tạo dự thảo văn bản đi.

4.1 Tạo dự thảo văn bản đi
1. Trong nhóm chức năng <<Tạo mới>>, chọn mục “Dự thảo văn bản đi”, hiển
thị màn hình Tạo dự thảo văn bản đi.

Hình 1:Màn hình tạo mới dự thảo văn bản đi

2. Nhập các thông tin cho dự thảo


Các trường thông tin có dấu tròn: Bắt buộc phải nhập



Các trường trong danh mục: Người dùng có thể chọn

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 13/33


3.



Các trường tự động (ngày tháng): Người dùng có thể sửa



Các trường khác: Người dùng tiến hành nhập từ bàn phím

Chọn nút <Browse> trên màn hình để gắn tệp nội dung.

4. Chọn nút <Chuyển > để trình Lãnh đạo xem xét, phê duyệt.
Chú ý: nếu chưa muốn trình văn bản lên lãnh đạo, chọn nút <Ghi lại> để lưu vào danh

sách “Công việc hiện tại” của mình.

4.2 Chỉnh sửa / xóa dự thảo văn bản đi
Chú ý: Khi chưa chuyển văn bản đi thì người sử dụng có quyền xóa văn bản đi do mình
tạo
1. Trong nhóm chức năng <<Công việc>>, chọn mục “Công việc hiện tại”, chọn
dự thảo văn bản đi muốn chỉnh sửa thông tin.
2. Hiển thị màn hình thông tin dự thảo văn bản đi.

Màn hình thông tin dự thảo văn bản đi

4.2.1 Sửa thông tin đã nhập hoặc thêm file nội dung
1. Trên màn hình thông tin dự thảo văn bản đi, trực tiếp chỉnh sửa thông tin đã
nhập của dự thảo văn bản đi, chọn nút <Ghi lại> để ghi lại các thông tin chỉnh
sửa.
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 14/33


2. Hoặc chọn nút <Browse> để gắn thêm nội dung Dự thảo văn bản đi, chọn nút
<Ghi lại> để ghi lại các thông tin chỉnh sửa.

4.2.2 Sửa file nội dung đã đính kèm của dự thảo văn bản đi
1. Trên màn hình thông tin dự thảo văn bản đi, chọn Tab [Lịch sử sửa đổi]

Màn hình danh sách phiên bản nội dung dự thảo VBĐi

2. Chọn phiên bản cần xem
Tích chọn file nội

dung cần sửa

Hình 2: Màn hình danh sách các tệp nội dung trong 1 phiên bản

3. Chọn file nội dung cần sửa và chọn nút <Sửa>.
4. Lưu file nội dung về máy trạm để chỉnh sửa và ghi lại.
5. Chọn nút <Bownse> để chọn tệp nội dung vừa chỉnh sửa ở máy trạm.
6. Nhấn nút <Ghi> để hoàn tất việc chỉnh sửa phiên bản.

4.2.3 Xóa dự thảo văn bản đi
1. Trên màn hình thông tin Dự thảo Văn bản đi, chọn nút <Xóa>, hệ thống hiển
thị thông báo xác nhận xóa.
2. Chọn nút <Có> trên thông báo để xóa Dự thảo văn bản đi, hoặc chọn nút
<Không> để hủy bỏ lệnh xóa.

4.3 Gắn văn bản liên quan cho việc trình ký văn bản đi

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 15/33


1. Trong nhóm chức năng <<Công việc>>, chọn mục “Công việc hiện tại”, chọn
dự thảo văn bản đi cần xử lý, hệ thống hiển thị màn hình thông tin dự thảo văn bản
đi.
2. Chọn Tab <Văn bản liên quan>, hiển thị màn hình các chức năng gắn văn bản
liên quan.

4.3.1 Tạo mới và gắn văn bản liên quan
1. Chọn chức năng <Tạo mới>, chọn loại văn bản cần tạo và gắn với Dự thảo

văn bản đi (VD: Chọn loại văn bản nội bộ).

Màn hình các chức năng của Tab [Văn bản liên quan]

2. Hệ thống hiển thị màn hình tạo mới loại văn bản tương ứng

Màn hình tạo mới Văn bản nội bộ trong Tab Văn bản liên quan

3. Nhập thông tin văn bản, chọn nút <Browse> để đính kèm nội dung văn bản.
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 16/33


4. Chọn nút <Ghi lại> hệ thống lưu văn bản nội bộ vào kho Văn bản nội bộ và
hiển thị trong Tab Văn bản liên quan của Dự thảo văn bản đi.

Màn hình danh sách các văn bản trong Tab Văn bản liên quan

4.3.2 Liên kết các văn bản liên quan
1. Chọn chức năng <Liên kết VB>, hệ thống hiển thị các Kho văn bản có trong hệ
thống.
2. Chọn kho văn bản cần liên kết, chi tiết đến thư mục Tháng chứa văn bản cần
liên kết, hệ thống hiển thị danh sách các văn bản của thư mục Tháng đó.

Màn hình hiển thị danh sách các văn bản được quản lý của chương trình

3. Tích chọn văn bản cần liên kết và chọn nút <Chấp nhận>.
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 17/33


4. Hệ thống hiển thị văn bản được chọn trong Tab Văn bản liên quan của dự thảo
văn bản đi.

4.3.3 Hủy liên kết các văn bản liên quan
1. Trên màn hình danh sách các văn bản liên quan của Dự thảo văn bản đi

Màn hình danh sách các văn bản liên quan của Dự thảo VB đi

2. Tích chọn văn bản cần loại bỏ, chọn chức năng <Bỏ liên kết VB> hệ thống xóa
các văn bản được chọn khỏi danh sách trên.

4.4 Xử lý và phê duyệt dự thảo văn bản đi
Mục đích: xử lý và phê duyệt các dự thảo văn bản đi do chuyên viên trình lên
Các bước thực hiện:
1. Trong nhóm chức năng <<Công việc>>, chọn mục “Công việc hiện tại”, chọn
dự thảo văn bản đi cần xử lý.

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 18/33


Chọn dự thảo VB đi

Màn hình danh dự thảo văn bản đi cần phải xử lý

2. Hiển thị màn hình thông tin dự thảo văn bản đi

Chọn vào đây để
xem file nội dung

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 19/33


Màn hình thông tin dự thảo văn bản đi

3. Đọc ý kiến chỉ đạo xử lý trong trường “Thông tin xử lý”.
4. Tiến hành chỉnh sửa theo yêu cầu của Lãnh đạo – xem chi tiết mục 4.2 Chỉnh
sửa/ xóa dự thảo văn bản đi.
5. Nhập thông tin xử lý vào ô “Thông tin xử lý”.
6. Chọn nút <Chuyển> để trình dự thảo văn bản đi lên lãnh đạo phê duyệt.

4.5 Tra cứu dự thảo văn bản đi
4.5.1 Tra cứu theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại
-

Tham khảo phần 3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo tình trạng xử lý của người
dùng hiện tại.

4.5.2 Tra cứu Dự thảo VB đi theo thời gian
-

Tham khảo phần 3.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian.

4.6 Tìm kiếm văn bản đi

-

Tham khảo mục 3.4 Tìm kiếm văn bản đến.

4.7 In sổ văn bản đi
-

Tham khảo mục 3.5 Xem báo cáo Văn bản đến

5. Các chức năng của module Văn bản nội bộ
Với vai trò lãnh đạo, NSD chủ yếu thực hiện chức năng Xử lý và phê duyệt Văn
bản nội bộ. Tuy nhiên vai trò Lãnh đạo đơn vị cũng có quyền tạo mới Văn bản nội bộ nên
chúng tôi giới thiệu cả chức năng Tạo mới/ chỉnh sửa Văn bản nội bộ để giúp NSD trong
trường hợp tự mình tạo Văn bản nội bộ

5.1 Lập và tra cứu Văn bản nội bộ do Đơn vị mình soạn thảo
Khi thực hiện các chức năng Lập và tra cứu Văn bản nội bộ do Đơn vị mình soạn
thảo, NSD tiến hành các thao tác tương tự việc Lập và tra cứu Dự thảo văn bản đi chỉ
khác là đối tượng quản lý ở đây là Văn bản nội bộ.

5.1.1 Lập dự thảo văn bản nội bộ
1. Trong nhóm chức năng <<Tạo mới>>, chọn mục “Văn bản nội bộ”, hiển thị
màn hình Tạo Văn bản nội bộ.
2. Các bước khác tham khảo mục 4.1 Tạo dự thảo văn bản đi.
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 20/33


5.1.2 Chỉnh sửa/ xóa văn bản nội bộ

-

Tham khảo mục 4.2 Chỉnh sửa/ xóa dự thảo văn bản đi.

5.1.3 Gắn văn bản liên quan cho việc phê duyệt và xử lý Văn bản nội bộ
-

Tham khảo mục 4.3 Gắn văn bản liên quan cho việc trình ký văn bản đi.

5.1.4 Xử lý và chuyển xử lý văn bản nội bộ
-

Tham khảo mục 4.4 Xử lý và chuyển xử lý dự thảo văn bản đi.

5.2 Các chức năng xử lý Văn bản nội bộ do Đơn vị khác gửi xin ý
kiến
Khi thực hiện các chức năng xử lý Văn bản nội bộ do Đơn vị khác gửi xin ý kiến,
NSD của Đơn vị xin ý kiến thực hiện việc lập một Văn bản nội bộ khác để phúc đáp cho
Văn bản nội bộ xin ý kiến.

5.2.1 Chọn Văn bản nội bộ cần xử lý
-

Tham khảo mục 3.1 Chọn văn bản đến cần xử lý.

5.2.2 Xử lý văn bản nội bộ xin ý kiến
1. Trên màn hình thông tin văn bản nội bộ, đọc thông tin văn bản, đọc thông tin
chỉ đạo xử lý của lãnh đạo chuyển văn bản xuống cho mình trong trường “thông
tin xử lý”.
2. Chọn vào Tên tệp nội dung để xem nội dung toàn văn của Văn bản nội bộ xin

ý kiến.
3. Chọn nút <Lịch sử> để theo dõi quá trình luân chuyển văn bản.
4. Trường hợp phân công công việc cho cấp dưới xử lý.
-

Nhập ý kiến chỉ đạo xử lý trong trường “Thông tin xử lý”.

-

Chọn nút <Chuyển> và chuyển cho cấp dưới xử lý.

5. Trường hợp tự mình xử lý
-

Chọn Tab <Văn bản liên quan>, chọn chức năng <Tạo mới>, chọn “Văn
bản nội bộ”, hệ thống hiển thị màn hình tạo mới văn bản nội bộ.

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 21/33


Màn hình tạo mới Văn bản nội bộ trong Tab Văn bản liên quan

-

Tiến hành nhập thông tin và gắn file nội dung.

-

Chọn nút <Chuyển>, chọn đường đi “Phúc đáp”: để trực tiếp chuyển văn
bản phúc đáp cho những người sử dụng tham gia quy trình soạn thảo và phê
duyệt Văn bản nội bộ của Đơn vị xin ý kiến.

5.3 Các chức năng khai thác Văn bản nội bộ
5.3.1 Tra cứu Văn bản nội bộ
-

Tham khảo chức năng 3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo trạng thái xử lý.

-

Tham khảo chức năng 3.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (Không
phân biệt trạng thái xử lý).

5.3.2 Tìm kiếm Văn bản nội bộ
-

Thao tác tương tự như mục 3.4 Tìm kiếm văn bản đến.

5.3.3 In sổ Văn bản nội bộ
-

Thao tác tương tự như mục 3.5 Xem báo cáo văn bản đến.

6. Các chức năng của module Phiếu giao việc
Với vai trò Lãnh đạo đơn vị, NSD có 2 công việc phải thực hiện với Phiếu giao việc.
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 22/33

-

Trường hợp nhận được phiếu giao việc của Lãnh đạo cơ quan - thực hiện
chức năng Chọn và xử lý Phiếu giao việc được giao cho Đơn vị mình.

-

Lãnh đạo đơn vị cũng có quyền tạo mới Phiếu giao việc để giao cho cấp
dưới của mình xử lý.

6.1 Tạo mới Phiếu giao việc
1. Trong nhóm chức năng <<Tạo mới>>, chọn mục “Phiếu giao việc”, hệ thống
hiển thị màn hình Tạo mới Phiếu giao việc

Màn hình tạo mới phiếu giao việc

2. Nhập các thông tin vào Phiếu giao việc. Chọn nút <Browse> để đưa nội dung
Phiếu giao việc vào trong hệ thống.
3. Chọn nút <Chuyển> và chọn đường đi tiếp theo để giao việc cho cấp dưới.
4. Chú ý: nếu chưa muốn chuyển Phiếu giao việc cho cấp dưới, chọn nút lại> để lưu vào danh sách <<Công việc hiện tại>> của mình.

6.2 Chỉnh sửa/ xóa phiếu giao việc đã tạo
-

Tham khảo phần 4.2 Chỉnh sửa/ xóa dự thảo văn bản đi.

6.3 Chọn phiếu giao việc cần xử lý

-

Tham khảo chức năng 3.1 Chọn văn bản đến cần xử lý.

6.4 Xử lý Phiếu giao việc
1. Hiển thị màn hình thông tin phiếu giao việc.

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 23/33


Màn hình thông tin phiếu giao việc

2. Đọc các thông tin Phiếu giao việc, ý kiến chỉ đạo xử lý của người giao việc
trong trường “thông tin xử lý”.
3. Chọn vào Tên tệp nội dung để xem nội dung toàn văn của Phiếu giao việc.
4. Chọn nút <Lịch sử> để theo dõi quá trình luân chuyển phiếu giao việc.
5. Trường hợp NSD tự xử lý Phiếu giao việc: tiến hành nhập ý kiến xử lý và kết
quả xử lý ngắn gọn trong trường “Thông tin xử lý” và chọn nút <Kết thúc> để
kết thúc quy trình xử lý phiếu giao việc.
6. Trường hợp NSD giao việc cho cấp dưới: Tiến hành phập ý kiến chỉ đạo xử lý
trong trường “Thông tin xử lý” và chọn nút <Chuyển> để chuyển cho cấp
dưới.

6.5 Tra cứu Phiếu giao việc
-

Tham khảo chức năng 3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo trạng thái xử lý.

-

Tham khảo chức năng 3.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (Không
phân biệt trạng thái xử lý).

6.6 Tìm kiếm Phiếu giao việc
-

Tham khảo chức năng 3.4 Tìm kiếm văn bản đến.

6.7 Xem báo cáo tình trạng xử lý Phiếu giao việc
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 24/33


-

Tham khảo chức năng 3.5 Xem báo cáo văn bản đến.

7. Các chức năng của module Hồ sơ công việc
Một số chú ý khi làm việc với Hồ sơ công việc:
Ứng dụng Quản lý HSCV quản lý các Hồ sơ công việc của riêng từng NSD trong
các thư mục của kho Hồ sơ công việc, vì vậy để cho NSD khác cùng sử dụng HSCV của
cá nhân mình, NSD phải thực hiện thao tác phân quyền thư mục rồi phân quyền HSCV.

7.1 Các chức năng Quản lý thư mục Hồ sơ công việc
Trong nhóm chức năng <<Tra cứu>> chọn mục “Hồ sơ công việc”, hiển thị màn
hình tra cứu Hồ sơ công việc. Các thư mục trong kho Hồ sơ hiển thị theo cấu trúc hình
cây.

Màn hình cây thư mục Hồ sơ công việc

7.1.1 Thêm thư mục
1. Chọn thư mục muốn thêm thư mục con, chọn chức năng <Thêm thư mục>,
hiển thị màn hình thêm mới thư mục.

Màn hình thêm mới thư mục

2. Nhập thông tin thư mục, chọn nút <Ghi lại> để ghi thông tin vào CSDL của hệ
thống.

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên

Trang 25/33