TÀI LIỆU b sử DỤNG PHẦN mềm EDOCMAN 2 5
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.09 MB, 26 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÁI NGUYÊN
TÀI LIỆU B
SỬ DỤNG PHẦN MỀM EDOCMAN 2.5
(dành cho văn thư)
Biên soạn: TS Hoàng Hà
ThS Hồ Xuân Nhàn
Thái Nguyên - 9/2012
MỤC LỤC
PHẦN I: LÝ THUYẾT...........................................................................................................3
1. Đăng nhập hệ thống.............................................................................................................3
2. Cài đặt máy trạm.................................................................................................................3
2.1 Thiết lập các thơng số của trình duyệt IE......................................................................4
2.2 Cài đặt tiện ích Tải tệp và mở tài liệu...........................................................................8
3. Chức năng Quản lý văn bản đến và khai thác thông tin................................................8
3.1 Nhập văn bản đến..........................................................................................................8
3.2 Chỉnh sửa, xóa văn bản đến........................................................................................10
3.3 Tra cứu văn bản đến....................................................................................................12
3.4 Tìm kiếm và thu hồi văn bản đến................................................................................14
3.5 Xem các báo cáo Văn bản đến....................................................................................15
4. Chức năng Quản lý Văn bản đi và khai thác thông tin................................................15
4.1 Nhập văn bản đi từ dự thảo văn bản đi.......................................................................15
4.2 Nhập mới văn bản đi từ bản giấy................................................................................16
4.3 Chỉnh sửa / xóa Văn bản đi.........................................................................................16
4.4 Tìm kiếm văn bản đi...................................................................................................18
4.5 In sổ văn bản đi...........................................................................................................18
5. Quản lý danh mục..............................................................................................................18
5.1 Truy cập ứng dụng......................................................................................................18
5.2 Thêm mới dữ liệu danh mục.......................................................................................19
5.3 Sửa/ xóa dữ liệu danh mục..........................................................................................20
6. Quản lý văn bản dùng chung............................................................................................20
6.1 Các chức năng Quản lý thư mục lưu các Văn bản dùng chung..................................20
6.2 Các chức năng Quản lý Văn bản dùng chung.............................................................22
7. Đăng nhập hệ thống...........................................................................................................24
8. Thực hiện các thao các cơ bản..........................................................................................24
9. Quản lý danh mục..............................................................................................................25
10. Xử lý và khai thác văn bản đến......................................................................................25
10.1 Nhập văn bản / chuyển văn bản................................................................................25
10.2 Chỉnh sửa văn bản/ xóa văn bản...............................................................................25
10.3 Thu hồi văn bản chuyển nhầm..................................................................................25
10.4 Tra cứu / tìm kiếm văn bản đến.................................................................................25
10.5 Kết xuất báo cáo........................................................................................................25
11. Quản lý văn bản đi...........................................................................................................26
11.1 Tạo mới văn bản đi....................................................................................................26
11.2 Chuyển văn bản đi từ một dự thảo đã phê duyệt.......................................................26
11.3 Sửa/ xóa văn bản đi...................................................................................................26
12. Kho văn bản......................................................................................................................26
12.1 Thêm mới thư mục....................................................................................................26
12.2 Phân quyền sử dụng thư mục....................................................................................26
12.3 Tạo mới văn bản dùng chung....................................................................................26
12.4 Tra cứu......................................................................................................................26
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 2/
PHẦN I: LÝ THUYẾT
1. Đăng nhập hệ thống
1. Mở trình duyệt Web Internet Explorer. Trong ô Address: Nhập địa chỉ website
của trường cụ thể là: www.tnmc.edu.vn sau đó tại mục liên kết chọn hình ảnh Hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ cơng việc
2. Khi hiển thị màn hình đăng nhập vào Phiên làm việc trong hệ thống QL văn bản
điện tử và HSCV, nhập Tên truy nhập và Mật khẩu.
3. Chọn nút Truy nhập hoặc nhấn phím Enter để vào hệ thống quản lý. Lúc này
màn hình chính sẽ hiện ra.
2. Cài đặt máy trạm
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 3/
2.1 Thiết lập các thơng số của trình duyệt IE
Mục đích: Sau khi cài đặt chương trình, người dùng cần kiểm tra lại cấu hình Internet
Option của IE để đảm bảo chương trình có thể chạy tốt.
Các bước thực hiện:
1. Vào trình duyệt web Internet Explorer, chọn menu Tools chọn Internet Option,
Cửa sổ màn hình Internet Option hiển thị như sau.
Cửa sổ màn hình Internet option
2. Chọn tab Security. Chọn biểu tượng Trusted site rồi click vào nút Sites.
Phịng Cơng nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 4/
3. Sau đó nhập đường dẫn của chương trình: http://edocman vào mục Add this
Web site to the zone.
(Chú ý : bỏ đánh dấu “Require server verification (https:) for all sites in this zone”).
Cửa sổ màn hình chọn Trusted sites
4. Chọn nút Add.
5. Tiếp theo quay lại màn hình tab Security, chọn Custom Level và chọn enable
với các option sau :
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 5/
Màn hình chọn Security settings
Màn hình chọn Security settings
Phịng Cơng nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 6/
Các mục được chọn như sau:
ActiveX control and plug-ins
Download signed ActiveX controls
Enable
Download unsigned ActiveX controls
Enable
Initianize and script ActiveX controls not marked as safe
Enable
Run ActiveX controls and plug-ins
Enable
Script ActiveX controls marked safe for scripting
Enable
Microsoft VM / Java permissions
Medium
safety
Miscellaneous
Access data source across domains
Enable
Allo meta REFRESH
Enable
Allow scripting of Internet ExplorerWebbrowser control
Enable
Software channel permissions
Chọn Medium
Safety
Navigate sub –frames across diffrence domains
Enable
Submit nonencrypted form data
Enable
Use Popup Blocker
Disable
Scripting
Active scriptting
Enable
Allow paste operation via script
Enable
Scripting or Java Applets
Enable
User authentication
chọn: Automatic
logon only in
intranet zone
6. Chọn nút OK để thiết lập các Internet option vừa chọn cho IE.
7. Tiếp theo chuyển sang Tab Privacy, bỏ tích chọn trong ơ checkbox: Block popups.
8. Chọn nút OK để thiết lập tất cả các Internet options vừa chọn cho IE.
9. Tiếp theo, từ cửa sổ trình duyệt IE, chọn menu Tools/Pop-up Blocker, chọn Turn
off pop-up blocker (khi chuyển trạng thái về Turn on pop-up blocker là thành cơng).
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 7/
2.2 Cài đặt tiện ích Tải tệp và mở tài liệu
Mục đích: Để máy trạm có thể tải tài liệu từ máy chủ về hoặc tải tài liệu từ máy trạm lên
máy chủ.
Các bước thực hiện:
1. Đăng nhập chương trình với Tên và mật khẩu của mình, hiển thị màn hình
chính.
2. Vào menu Tiện ích, chọn cài đặt tiện ích.
3. Chọn tiện ích Tải tệp và mở tài liệu.
4. Thực hiện bước cài đặt theo hướng dẫn của chương trình.
3. Chức năng Quản lý văn bản đến và khai thác thơng tin
3.1 Nhập văn bản đến
1. Trong nhóm chức năng <<Tạo mới>>, chọn <Văn bản đến> hệ thống hiển thị
màn hình nhập mới văn bản đến.
Chọn vào
đây
Màn hình thơng tin văn bản đến
2. Nhập các thông tin của văn bản đến.
-
Các trường thơng tin có dấu trịn: bắt buộc phải nhập.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 8/
-
Các trường trong danh mục: người dùng có thể chọn.
-
Các trường tự động (ngày tháng): người dùng có thể sửa.
-
Các trường khác: người dùng tiến hành nhập từ bàn phím.
Chú ý: Các trường thông tin Danh mục, NSD chọn vào biểu tượng
mục) để thêm mới danh mục ngay trên màn hình tạo mới văn bản.
(thêm mới danh
3. Chọn nút <Quét VB> để quét văn bản giấy vào hệ thống, hệ thống hiển thị màn
hình quét văn bản.
Màn hình Quét văn bản
4. Người sử dụng có thể sử dụng một trong các chức năng sau cho phù hợp với
tình huống sử dụng cụ thể:
-
Chọn biểu tượng
<Quét mới một văn bản> trên thanh công cụ, tương
ứng hệ thống hiển thị nội dung trang văn bản giấy <Trang số 1> được quét
qua máy quét trên màn hình quét.
-
Chọn biểu tượng
<Thêm vào cuối một trang> trên thanh công cụ để
quét trang văn bản tiếp theo, tương ứng hệ thống hiển thị <Trang số 1> là
biểu tượng thu nhỏ hiện ở bên trái màn hình quét và nội dung trang văn bản
giấy <Trang số 2> vừa được quét qua máy quét ở bên phải màn hình qt.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 9/
-
Chọn biểu tượng
<Quét lại trang hiện tại> trên thanh công cụ, tương
ứng hệ thống quét lại trang văn bản hiện tại.
-
Chọn biểu tượng
<Xóa trang hiện tại> trên thanh cơng cụ, tương ứng hệ
thống xóa trang văn bản được lựa chọn.
5. Sau khi quét xong tài liệu: Chọn nút <Chấp nhận> để ghi lại nội dung văn bản
đã được quét qua máy quét vào trong CSDL, và quay trở về màn hình nhập văn bản
đến.
6. Ngồi cách qt văn bản, có thể chọn nút <Browse> để Gắn file nội dung (nếu
văn thư đã quét văn bản đến và lưu thành 1 file trên máy trạm).
7. Sau khi nhập xong các trường thông tin và đưa văn bản giấy vào hệ thống, chọn
nút <Chuyển > chọn đường đi <Trình LĐ cơ quan > hay <Trình LĐ phịng> để lưu
văn bản vào hệ thống và chuyển văn bản.
8. Nếu chưa muốn chuyển xử lý văn bản thì chọn nút <Ghi lại> để lưu văn bản vào
hệ thống.
3.2 Chỉnh sửa, xóa văn bản đến
3.2.1 Hiển thị văn bản đến cần chỉnh sửa
1. Trong nhóm chức năng <<Tra cứu>>, chọn <Văn bản đến>, chọn văn bản đến
muốn chỉnh sửa thơng tin.
Chọn vào đây
Màn hình danh sách các văn bản đến trong chức năng Tra cứu
2. Hiển thị màn hình thơng tin văn bản đến.
3.2.2 Sửa thông tin đã nhập hoặc thêm file nội dung
1. Trên màn hình thơng tin văn bản đến.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 10/
2. Trực tiếp chỉnh sửa thông tin đã nhập của văn bản đến, chọn nút <Ghi lại> để
ghi lại các thông tin chỉnh sửa.
3. Hoặc chọn nút <Browse> để gắn thêm nội dung văn bản đến, chọn nút
4. Hoặc chọn nút <Quét VB> để quét Văn bản giấy vào hệ thống, chọn nút
3.2.3 Sửa file nội dung đã đính kèm của văn bản đến
1. Trên màn hình thơng tin Văn bản đến.
2. Chọn Tab <<QL Tệp nội dung>>.
Màn hình danh sách phiên bản nội dung Văn bản
3. Chọn phiên bản cần xem
Chọn file nội dung
cần sửa
Màn hình danh sách các tệp nội dung trong 1 phiên bản
4. Chọn file nội dung cần sửa và chọn nút <Sửa>.
5. Lưu file nội dung về máy trạm để chỉnh sửa và ghi lại.
6. Chọn nút <Browse> để chọn tệp nội dung vừa chỉnh sửa ở máy trạm.
7. Nhấn nút <Ghi> để hoàn tất việc chỉnh sửa phiên bản.
3.2.4 Xóa văn bản đến
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 11/
1. Trên màn hình thơng tin Văn bản đến, chọn nút <Xóa>, hệ thống hiển thị thơng
báo xác nhận xóa.
2. Chọn nút <Có> trên thơng báo để xóa văn bản đến, hoặc chọn nút <Khơng> để
hủy bỏ lệnh xóa.
Chú ý: Các văn bản đến khi chưa trình lên Lãnh đạo văn phịng thì có nút <Xóa>, các văn
bản đến đã trình lên Lãnh đạo văn phịng thì khơng hiển thị nút <Xóa>.
3.3 Tra cứu văn bản đến
3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại
1. Trong nhóm chức năng <Cơng việc>.
Màn hình nhóm chức năng Công việc
2. Chọn mục “Công việc hiện tại”: hiển thị danh sách các công việc mà NSD được
phân công xử lý và chưa chuyển cho các bước tiếp theo.
3. Chọn chức năng “Công việc đã chuyển”: hiển thị danh sách các công việc mà
NSD được phân công xử lý và đã chuyển cho các bước tiếp theo.
4. Chọn chức năng “Theo dõi cơng việc”: hiển thị màn hình lựa chọn loại văn bản
và tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống.
Màn hình chức năng Theo dõi cơng việc
5. Tích chọn loại văn bản cần theo dõi, tích chọn tình trạng muốn theo dõi, chọn
nút <Theo dõi> tùy theo quyền xem của NSD, hệ thống hiển thị màn hình tổng hợp
tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 12/
Màn hình tổng hợp tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống
6. Chọn chuột vào số lượng văn bản cần xem, hệ thống hiển thị màn hình danh
sách văn bản tương ứng, chọn vào văn bản cần xem hệ thống hiển thị màn hình
thơng tin văn bản.
3.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (không phân biệt trạng thái xử
lý)
1. Trong nhóm chức năng <Tra cứu> chọn mục “Văn bản đến”
Màn hình cây thư mục Văn bản đến
2. Chọn thời gian cần tra cứu văn bản, hiển thị danh sách các văn bản đến, chọn
vào văn bản cần xem hệ thống hiển thị màn hình thơng tin văn bản.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 13/
3.4 Tìm kiếm và thu hồi văn bản đến
1. Trong nhóm chức năng <<Tìm kiếm>> chọn mục “Văn bản đến”, hiển thị màn
hình nhập tiêu chí tìm kiếm Văn bản đến.
Màn hình nhập tiêu chí tìm kiềm văn bản đến
2. Nhập các thơng tin và chọn nút <Tìm kiếm>, hệ thống hiển thị danh sách kết
quả tìm kiếm theo điều kiện đã chọn.
3. Nếu muốn in kết quả tìm kiếm, nhập các thơng tin tìm kiếm và chọn nút
người sử dụng chọn vào biểu tượng máy in để in.
4. Chọn nút <Đặt lại> để hủy bỏ các điều kiện đã nhập và tiến hành nhập lại các
điều kiện tìm kiếm.
5. Trong danh sách kết quả tìm kiếm, chọn văn bản cần thu hồi, hệ thống hiển thị
màn hình Danh sách các đối tượng cần thu hồi.
Màn hình Danh sách các đối tượng cần thu hồi của văn bản được chọn
6. Chọn đối tượng muốn thu hồi văn bản đến và chọn nút <Thu hồi>, hệ thống
hiển thị văn bản được thu hồi trong danh sách công việc hiện tại của NSD thực hiện
thu hồi văn bản.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 14/
3.5 Xem các báo cáo Văn bản đến
1. Chọn chức năng <<Báo cáo>>, hiển thị danh sách các báo cáo.
2. Chọn Loại báo cáo cáo cần xem.
3. Nhập các tiêu chí xem báo cáo, chọn nút <Xem và in>, hệ thống hiển thị màn
hình Preview báo cáo.
4. Chức năng Quản lý Văn bản đi và khai thác thông tin
4.1 Nhập văn bản đi từ dự thảo văn bản đi
1. Trong nhóm chức năng <<Cơng việc>>, chọn mục “Cơng việc hiện tại”.
2. Chọn dự thảo văn bản đi cần cấp số, hiển thị màn hình Cấp số văn bản đi từ dự
thảo: Một số trường thông tin đã được điền sẵn trong quá trình soạn thảo.
Màn hình cấp số văn bản đi từ dự thảo văn bản đi
3. Chọn sổ Văn bản đi tương ứng và chỉnh sửa các thông tin chưa hợp lý.
4. Chọn nút <Quét VB> để quét bản giấy văn bản đi vào hệ thống.
5. Chọn nút <Chuyển\Phát hành> để kết thúc quy trình phát hành văn bản đi, lưu
văn bản đi vào hệ thống, và hệ thống phân quyền đọc cho lãnh đạo các đơn vị có tên
trong trường “Nơi lưu” đồng thời thông báo bằng màn hình pop-up cho những NSD
được phân quyền đọc Văn bản đi.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 15/
4.2 Nhập mới văn bản đi từ bản giấy
1. Trong nhóm chức năng <<Tạo mới>>, chọn mục “Văn bản đi” hệ thống hiển thị
màn hình nhập mới văn bản đi.
Màn hình nhập mới văn bản đi
2. Nhập các thơng tin văn bản đi
-
Các trường thơng tin có dấu trịn: bắt buộc phải nhập.
-
Các trường trong danh mục: người dùng có thể chọn.
-
Các trường tự động (ngày tháng): người dùng có thể sửa.
-
Các trường khác: người dùng tiến hành nhập từ bàn phím.
Chú ý: Các trường thơng tin Danh mục, NSD chọn vào biểu tượng
mục) để thêm mới danh mục ngay trên màn hình tạo mới văn bản.
(thêm mới danh
3. Đưa nội dung bản giấy văn bản đi vào hệ thống bằng 2 cách:
-
Chọn nút <Quét VB> để quét bản giấy văn bản đi vào hệ thống (Xem mục
3.1 Nhập văn bản đến>.
-
Hoặc chọn nút <Browse> để gắn file nội dung (nếu văn thư đã Quét văn bản
đi và lưu thành 1 file trên máy trạm).
4. Chọn nút <Phát hành> để lưu văn bản đi vào hệ thống, và hệ thống tự động
chuyển các văn bản đi cho các đơn vị có tên trong trường “Nơi lưu”.
4.3 Chỉnh sửa / xóa Văn bản đi
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 16/
1. Trong nhóm chức năng <<Tra cứu>>, chọn mục “Văn bản đi”, chọn văn bản đi
muốn chỉnh sửa thông tin.
Màn hình danh sách văn bản đi trong nhóm chức năng Tra cứu
2. Hiển thị màn hình thơng văn bản đi
Màn hình thơng văn bản đi
3. Sửa thơng tin đã nhập hoặc thêm file nội dung.
4.3.1 Trên màn hình thơng tin văn bản đi
1. Trực tiếp chỉnh sửa thông tin đã nhập của văn bản đi, chọn nút <Ghi lại> để ghi
lại các thơng tin chỉnh sửa.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 17/
2. Hoặc chọn nút <Browse> để gắn thêm nội dung văn bản đi, chọn nút <Ghi lại>
để ghi lại các thông tin chỉnh sửa.
3. Hoặc chọn nút <Quét VB> để quét Văn bản giấy vào hệ thống, chọn nút
4.3.2 Sửa file nội dung đã đính kèm của văn bản đi
Tham khảo mục 3.2.3 Sửa file nội dung đã đính kèm của Văn bản đến.
4.3.3 Xóa văn bản đi
1. Trên màn hình thơng tin Văn bản đi, chọn nút <Xóa>, hệ thống hiển thị thơng
báo xác nhận xóa.
2. Chọn nút <Có> trên thơng báo để xóa văn bản đến, hoặc chọn nút <Khơng> để
hủy bỏ lệnh xóa.
4.4 Tìm kiếm văn bản đi
Tham khảo mục 3.4 Tìm kiếm văn bản đến.
4.5 In sổ văn bản đi
Tham khảo mục 3.5 Xem báo cáo Văn bản đến.
5. Quản lý danh mục
Mục đích: Nhập các thơng tin danh mục để NSD khác trong hệ thống sử dụng các
danh mục đã nhập khi tạo mới các loại văn bản trong hệ thống.
5.1 Truy cập ứng dụng
1. Chọn Danh mục trong nhóm chức năng <<Tiện ích>> của menu bên phải màn
hình chính.
Màn hình chính của phần mềm và Menu bên phải
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 18/
2. Màn hình tra cứu danh mục sẽ hiển thị.
3. Bấm vào dấu (+) của thư mục các danh mục, hiển thị các thư mục con quản lý
các danh mục.
Cây thư mục danh mục
4. Chọn 1 thư mục danh mục, hiển thị màn hình các chức năng để thao tác với
danh mục.
Màn hình các chức năng của danh mục
5.2 Thêm mới dữ liệu danh mục
1. Chọn thư mục con muốn thêm mới dữ liệu (Ví dụ: Danh mục Người ký), chọn
chức năng <Thêm> . Hệ thống hiển thị biểu mẫu nhập dữ liệu.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 19/
Màn hình nhập dữ liệu danh mục
2. Nhập dữ liệu cho danh mục.
3. Chọn nút <Ghi> để lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu.
4. Chọn nút <Quay lại> để quay về màn hình trước đó.
5.3 Sửa/ xóa dữ liệu danh mục
1. Chọn thư mục Danh mục cần sửa đổi. Phía bên phải màn hình sẽ hiển thị danh
sách các dữ liệu của danh mục.
2. Click chuột vào bản ghi muốn sửa thơng tin. Hệ thống hiển thị màn hình thông
tin bản ghi.
3. Sửa thông tin cần thiết tại cửa sổ này, Chọn nút <Ghi> để ghi lại thông tin sửa
đổi
4. Hoặc Chọn nút <Xoá>. Hệ thống sẽ hiển thị thơng báo xác nhận việc xóa thơng
tin.
5. Chọn nút Có để xóa thực sự hoặc chọn nút Khơng để hủy lệnh xóa.
6. Quản lý văn bản dùng chung
Một số chú ý khi làm việc với ứng dụng Quản lý Kho VB dùng chung:
Ứng dụng Kho VB dùng chung quản lý Các thư mục để lưu trữ các loại văn bản
dùng chung theo cấu trúc hình cây. Người sử dụng của Văn phòng sẽ tạo ra các cây thư
mục này và đưa văn bản vào các thư mục, sau đó phải phân quyền sử dụng thư mục và văn
bản để cho NSD khác trong hệ thống khai thác.
6.1 Các chức năng Quản lý thư mục lưu các Văn bản dùng chung
T
rong nhóm chức năng <<Tra cứu>> chọn mục “Văn bản dùng chung”, hiển thị màn
hình tra cứu Văn bản dùng chung. Chọn vào dấu (+) bên trái thư mục Văn bản dùng chung
để hiển thị các thư mục con.
Phịng Cơng nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 20/
Màn hình cây thư mục Văn bản dùng chung
6.1.1 Thêm thư mục
1. Chọn thư mục muốn thêm thư mục con, chọn chức năng <Thêm thư mục>, hiển
thị màn hình thêm mới thư mục.
2. Nhập thông tin thư mục, chọn nút <Ghi lại> để ghi thông tin vào CSDL của hệ
thống.
6.1.2 Sửa/ xóa thư mục
1. Chọn thư mục muốn sửa/ xóa thông tin, chọn chức năng
2. Chỉnh sửa thơng tin và chọn nút <Ghi lại> để ghi các thông tin chỉnh sửa.
3. Hoặc chọn nút <Xóa> để xóa thư mục (Chỉ xóa được thư mục rỗng).
6.1.3 Phân quyền thư mục
1. Chọn thư mục muốn phân quyền sử dụng cho NSD khác, chọn chức năng
Màn hình bảng phân quyền trên thư mục
2. Chọn nút <Thêm quyền>, chọn NSD hoặc Nhóm NSD muốn phân quyền.
3. Tích chọn thêm quyền cho NSD trên bảng Quyền trên thư mục, chọn nút
nhận> để lưu thông tin vào CSDL của hệ thống.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 21/
4. Hoặc bỏ tích chọn tất cả các quyền của NSD hoặc nhóm NSD đã được chọn trên
bảng Quyền trên thư mục, chọn nút <Chấp nhận> để hủy bỏ những người, nhóm
người được chọn.
6.2 Các chức năng Quản lý Văn bản dùng chung
6.2.1 Tạo mới văn bản dùng chung
Cách 1: Tạo mới văn bản dùng chung từ nhóm chức năng <<Tạo mới>>. Cách này
NSD tạo mới văn bản, sau đó mới chọn thư mục để lưu văn bản.
1. Trong mục <<Tạo mới>>, chọn “Văn bản dùng chung”, hệ thống hiển thị màn
hình tạo mới văn bản.
2. Nhập các thơng tin văn bản, chọn nút <Ghi lại>, hệ thống hiển thị màn hình
danh sách các thư mục (folder) của kho văn bản dùng chung.
Màn hình danh sách cây thư mục của kho văn bản
3. Chọn vào tên kho văn bản, hiển thị danh sách các thư mục trong kho.
4. Tích chọn thư mục muốn lưu văn bản, chọn nút <Chấp nhận>.
Cách 2: Tạo mới văn bản dùng chung từ nhóm chức năng <<Tra cứu>>. Cách này
người sử dụng chọn thư mục cần lưu văn bản, sau đó mới tạo văn bản.
1. Trong nhóm chức năng <<Tra cứu>>, chọn mục “Văn bản dùng chung” Hệ
thống hiển thị màn hình tra cứu văn bản dùng chung.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 22/
Màn hình tra cứu văn bản dùng chung
2. Chọn thư mục muốn thêm mới VB và chọn chức năng <Thêm tài liệu> hệ thống
hiển thị màn hình tạo mới VB dùng chung.
Màn hình tạo mới VB dùng chung
3. Nhập các thơng tin về văn bản.
4. Chọn nút <Browse> để đính kèm file văn bản.
5. Bấm nút <Ghi lại> để lưu văn bản vào hệ thống.
6.2.2 Chỉnh sửa/ xóa/ phân quyền văn bản dùng chung
1. Chọn <Văn bản dùng chung> trong nhóm chức năng <<Tra cứu>>, hệ thống
hiển thị Kho Văn bản dùng chung gồm các thư mục quản lý các Văn bản dùng
chung.
Màn hình danh sách các Văn bản dùng chung
2. Tích chọn Văn bản dùng chung muốn chỉnh sửa thơng tin, hệ thống hiển thị màn
hình thơng tin Văn bản dùng chung.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 23/
Màn hình thơng tin Văn bản dùng chung
3. Trực tiếp chỉnh sửa thông tin Văn bản dùng chung, Chọn nút <Ghi> để ghi các
chỉnh sửa vào CSDL của hệ thống.
4. Chọn nút <Xóa> để xóa Văn bản dùng chung.
5. Chọn nút <Phân quyền> để phân quyền Văn bản dùng chung cho NSD khác
ngồi quyền đọc.
PHẦN II: THỰC HÀNH VAI TRỊ VĂN THƯ
7. Đăng nhập hệ thống
1. Trên màn hình Đăng nhập. Nhập các thông tin.
-
Tên truy nhập: Tên của cán bộ văn thư (điền tên vào).
-
Mật khẩu:
2. Chọn nút <Đăng nhập> hoặc nhấn phím Enter để vào hệ thống quản lý.
8. Thực hiện các thao các cơ bản
-
Mở một văn bản đã có trên màn hình trong mục cơng việc hiện tại. Mở văn
bản xem chi tiết thông tin chung (bao gồm các thuộc tính, file nội dung gắn
kèm – mở ra để xem, tab thông tin lịch sử sửa đổi, trao đổi, các văn bản liên
quan, hồ sơ công việc).
-
Vào mục tra cứu để xem các trường thuộc tính trong màn hình tra cứu.
-
Vào mục báo cáo rồi quay lại màn hình chính.
-
Vào mục danh mục để xem các danh mục.
Phịng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 24/
9. Quản lý danh mục
-
Tạo mới danh mục thêm đơn vị bên ngoài (thêm mã và tên đơn vị bên ngồi)
- thêm 2 đơn vị bên ngồi.
-
Quay lại màn hình nhập mới văn bản đến chọn vào “nơi nhận “để nhìn thấy
sự thêm mới đó.
10.Xử lý và khai thác văn bản đến
10.1 Nhập văn bản / chuyển văn bản
-
Nhập một văn bản đến rồi ghi lại.
-
Nhập một văn bản đến rồi chuyển luôn lên lãnh đạo cơ quan.
-
Nhập một văn bản đến rồi chuyển luôn về đơn vị (một chủ trì và nhiều phối
hợp).
10.2 Chỉnh sửa văn bản/ xóa văn bản
-
Tìm một văn bản rồi sửa thơng tin trích yếu của văn bản đó.
-
Tìm lại văn bản vừa ghi lại rồi xóa văn bản đó.
10.3 Thu hồi văn bản chuyển nhầm
-
Thu hồi văn bản chuyển lên lãnh đạo.
-
Thu hồi văn bản đã chuyển về các đơn vị.
10.4 Tra cứu / tìm kiếm văn bản đến
-
Tra cứu văn bản đến theo tháng hiện tại, xem các trường trên màn hình tra
cứu (lọc văn bản đến theo sổ công văn - trong trường hợp có nhiều sổ).
-
Tìm kiếm văn bản đến theo một số ký hiệu mà người dùng đã nhập vào.
-
Tìm kiếm văn bản đến theo ngày văn bản, ngày nhập.
10.5 Kết xuất báo cáo
-
Báo cáo in sổ văn bản đến theo khoảng ngày (từ ngày ... đến ngày).
-
In sổ chuyển văn bản đến theo ngày hiện tại.
-
In báo cáo tình hình xử lý văn bản đến của cả cơ quan.
Phịng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Trang 25/
