Kỹ năng báo cáo hourensou

ĐỂ THÀNH CÔNG TRONG CÔNG TY NHẬT BẢN

KỸ NĂNG HOURENSOU


TOPIC
1/ Ý nghĩa của Hourensour là gì?
2/ Houkoku – Làm thế nào để báo cáo có hiệu quả?
3/ Renraku – Làm thế nào để lien lạc có hiệu quả?
4/ Soudan – Làm thế nào để bàn bạc có hiệu quả?
5/ Hãy chỉ ra vài phương pháp bàn bạc thuyết phục.


KỸ NĂNG HOURENSOU

• HOUkoku: BÁO CÁO
• RENraku: LIÊN LẠC
• SOUdan: BÀN BẠC

HOURENSOU không chỉ là 1 phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ trong công việc mà
còn là 1 nét văn hóa đặc trưng của Nhật Bản


RÈN LUYỆN KỸ NĂNG HOURENSOU ĐỂ
THỰC HIỆN CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ, TRÔI
CHẢY VÀ ĐƯỢC CẤP TRÊN TIN TƯỞNG


VÌ SAO QUAN TRỌNG?

SẾP

Đưa chỉ thị

BÀN
BẠC

NHÂN VIÊN

TIẾN
HÀNH
CÔNG
VIỆC

BÁO CÁO
HOÀN THÀNH

LIÊN
LẠC

BÁO
CÁO


HOUkoku- BÁO CÁO
• BÁO CÁO KẾT QUẢ
Báo cáo những vấn đề liên quan đến các chỉ thị/ mệnh lệnh của cấp trên

• BÁO CÁO TIẾN ĐỘ
Báo cáo tình hình triển khai công việc

• BÁO CÁO ĐỊNH KỲ
Báo cáo với cấp trên và các bộ phận liên quan như là một sự chia sẻ
thông tin định kỳ

• BÁO CÁO SỰ CỐ
Báo cáo khi một sự việc bất ngờ không dự đoán trước xảy ra

Quan trọng

Luôn đặt mình vào vị trí của người khác để suy nghĩ khi báo cáo


ĐỂ BÁO CÁO TỐT?
• Báo cáo chính xác, nhanh, kịp thời >>>5W2H, 3GEM
• Hiểu mục đích và vai trò của mình trong báo cáo
• Báo cáo dễ hiểu:
– Số hóa, ảnh hóa, đồ thị hóa
– Ngắn gọn
– Trọng tâm: Đưa ra kết luận trước
• Báo có thông tin xấu: ASAP


BÁO CÁO SỰ CỐ
• Báo cáo ASAP
• Nhận lỗi, báo cáo kết quả
trước
• Nêu nguyên nhân: Do tôi…
• Nêu giải pháp: Tôi sẽ…

CÁCH NHẬN CHỈ THỊ VÀ TIẾN HÀNH
CÔNG VIỆC
•

Luôn ghi chép

•

Check point

•

Hỏi lại ngay những điểm chưa rõ ràng và khúc mắc

•

Đưa ra tiến độ thực hiện công việc

•

Báo cáo tiến độ

•

Suy nghĩ thật kỹ trước khi hỏi cấp trên >>> luôn sử

Công việc bắt đầu bằng việc nhận
CHỈ THỊ và kết thúc bằng
BÁO CÁO

ĐỪNG TRỞ THÀNH NGƯỜI
LUÔN LUÔN ĐỢI CHỈ THỊ

dụng câu hỏi Yes/No
•

Lựa chọn thời điểm để hỏi: Mail trước cho cấp trên….

•

Chuẩn bị nội dung trước khi hỏi: Gạch đầu dòng, ghi
lại…

HÃY
CHỦ ĐỘNG!


LIÊN LẠC
•

LIÊN LẠC ĐỊNH KỲ
– Việc liên lạc được thực hiện vào những thời điểm và thời gian xác định
– >>>>KHÔNG ĐƯỢC QUÊN

•

LIÊN LẠC KHI CẦN THIẾT
– Liên lạc với cấp dưới, cấp trên và các thành viên về các vấn đề liên quan đến việc tiến
hành công việc
– Liên lạc với khách hàng

– Liên lạc lại những tin nhắn nhận được

•

LIÊN LẠC KHẨN CẤP
– Khi phát sinh sự cố
– Khi có phát sinh cách giải quyết khác với thông thường

Liên lạc là 1 trong những phương pháp chia sẻ thông tin, là yếu tố
cơ bản trong làm việc nhóm


RENraku- LIÊN LẠC
•

Liên lạc chính xác

•

Liên lạc cả những vấn đề nhỏ nhất

•

Tìm hiểu lý do nguyên nhân của việc liên lạc

•

Chú ý không để liên lạc bị thiếu sót
Liên lạc: Chuyển tải sự việc một cách nhanh chóng và chính xác

BÀN BẠC
•

Đối với những vấn đề lo lắng, không một mình tự tìm cách giải quyết mà điều
quan trọng là tìm kiếm lời khuyên từ mọi người

•

Việc hành động một cách tự ý và độc đoán, hoặc việc cứ tiến hành công việc dù
cho hướng đi có thể bị nhầm lẫn chỉ gây ra lãng phí, và gây ra những sự cố, sự
thất bại nghiêm trọng

•

Hãy bàn bạc ngay, khi:
– Khi bế tắc hoặc không hiểu hướng tiền hành công việc >>>không giữ nguyên những
vấn đề mình chưa hiểu rõ
– Khi một mình không đánh giá được hết vấn đề
– Cần biết về cách xử lí lỗi hoặc sự cố

Bàn bạc là một trong những công cụ để giải quyết vấn đề


SOUdan- Bàn bạc
•

Làm rõ vấn đề cần bàn bạc

•

Đặt mình vào vị trí người khác khi bàn bạc

•

Khi gặp vấn đề khó khăn, bàn bạc càng sớm càng tốt

•

Không xấu hổ

•

Suy nghĩ trước phương hướng giải quyết theo cách riêng mình

•

Đối với lỗi của bản thân và những sự việc xấu, không che giấu mà phải
đem ra bàn bạc


TRÌNH BÀY Ý KIẾN MỘT CÁCH
THUYẾT PHỤC
• Phương pháp liệt kê
• Phương pháp tổng thể
(Whole- part)
• Phương pháp PREP

Muốn thuyết phục người khác phải luôn luôn đưa ra lợi ích
của người đó

PHƯƠNG PHÁP LIỆT KÊ
•

Liệt kê gạch đầu dòng các nội dung định truyền đạt

•

Kiểm tra thông tin bằng 5W2h

•

Các mục liên quan đến nhau thì ghép chung lại và sau đó thiết lập ưu tiên.
Những mục cảm thấy không cần thiết thì bỏ đi

•

Nắm các điểm chính trong từng mục và sau đó viết ngắn gọn lại
Trình bày logic

LƯU Ý



Trình bày theo thứ tự logic



Tóm tắt ngắn gọn

Trình bày dễ hiểu


Lặp đi lặp lại những vấn đề quan trọng

Trình bày chính xác

Không nhầm lẫn số liệu khi giải thích tình
trạng


PHƯƠNG PHÁP WHOLE- PART

Chi tiết

TỔNG THỂ

Chi tiết

Chi tiết

TÓM TẮT


PHƯƠNG PHÁP PREP
P

R

Point: Điểm quan trọng, kết luận, nhấn
mạnh
Reason:Giải thích lí do liên quan

E

Example: Bổ sung lí do bằng dữ liệu,
con số các trường hợp đã xảy ra
trong quá khứ

P

Point: Kết luận, tóm tắt điều muốn nói


POINT
•

Truyền đạt được tất cả không phải là việc quan trọng mà quan trọng là: ĐIỂM CHÍNH

•

Cách nêu điểm chính:
– Liệt kê các nội dung muốn trao đổi
– Nếu có nhiều thì sắp xếp ưu tiên
– Chọn ra “điểm chính”- điều muốn truyền đạt nhất
– Suy nghĩ về thứ tự câu chuyện

Nếu đi từ kết luận thì là…….
Bắt đầu bằng

Cụm từ…

Điều tôi muốn bàn bạc xin ý kiến là…
Kết quả của buổi họp lần trước là…….


REASON

NÊN:

•

Đưa ra những lí do hợp lý và logic

•

Tránh những lí do cảm tính và chủ quan

•

Nếu có nhiều lí do thì sử dụng hình thức liệt kê

Sở dĩ có điều này là vì…
Bắt đầu bằng
Cụm từ…

Về lí do của vấn đề này…
Nếu giải thích lí do của vấn đề này thì là…

EXAMPLE
NÊN:

•

Số liệu, dữ liệu cụ thể

•

Ví dụ, trường hợp trong quá khứ

•

Trong ví dụ, quan trọng là giúp người nghe trải nghiệm và hiểu
vấn đề cụ thể hơn

Nếu biết cách sử dụng các ví dụ, thông tin khách quan phục vụ cho mục
đích của bản thân thì sẽ làm người nghe dễ hiểu hơn

Cụ thể là…
Bắt đầu bằng
Cụm từ…

Ví dụ như là….
Nếu chúng ta xem xét lại những trường hợp trước…


TÓM TẮT
•

Lặp lại những điểm chính, tóm tắt lại câu chuyện

•

Điều quan trọng nhất là người đối diện nắm được vấn đề quan trọng nhất mà
bạn muốn trình bày

•

Việc lặp lại sẽ giúp họ nhớ được những điểm chính

•

Ngoài ra nó còn giúp xác nhận lại người đối diện có hiểu được vấn đề mình
muốn truyền đạt chưa

Việc bạn “có ý định nói như
thế…” không có ý nghĩa gì cả

Vấn đề là người nghe đã
hiểu như thế nào…


LƯU Ý
•

Chọn từ ngữ chính xác, cụ thể: (Nóng, trên 30 độ)

•

Ngắn gọn, súc tích

•

Vừa nói vừa quan sát biểu hiện và sự tiếp thu của
người nghe

•

Sử dụng cách nói chuyện tích cực

•

Sử dụng các từ nối câu rõ ràng và phù hợp: (Vì
vậy, tuy nhiên, do đó…)

•

Không nói quá nhiều “À, ồ…”


TÓM TẮT
• HOURENSOU
• ĐỂ BÁO CÁO TỐT
• BÁO CÁO SỰ CỐ
• CÁCH NHẬN CHỈ THỊ VÀ TIẾN HÀNH CÔNG VIỆC
• TRÌNH BÀY Ý KIẾN 1 CÁCH THUYẾT PHỤC