xây dựng hệ thống quy trình tổ chức lớp học tại tổng công ty hàng không việt nam vietnamairline

XAY DỰNG HỆ THỐNG QUY TRINH TỔ CHỨC LỚP HỌC TẠI
TỔNG CONG TY HANG KHONG VIỆT NAM - VIETNAMAIRLINE
Giới thiệu chung:
Ban Đào tạo Tổng công ty Hàng không Việt nam là cơ quan tham mưu giúp
việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc xây dựng chiến lược,
quy chế,chính sách huấn luyện đào tạo và quản lý,chỉ đạo việc thực hiện kế
hoặch, chương trình đào tạo huấn luyện đã được phê duyệt trong toàn Tổng
công ty HKVN. Ban Đào tạo là đại diện của Tổng công ty trong mối liên hệ
với các cơ quan quản lý đào tạo và các tổ chức đào tạo trong và ngoài nước.
Ban đào tạo có chức năng nhiệm vụ chính như sau:
• Chủ trì tổng hợp, thẩm định trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt kế
hoạch ngân sách và nhu cầu đào tạo khối kế hoạch ngân sách tập trung
của Tổng công ty
• Tư vấn và định kỳ tổng hợp báo cáo hội đồng quản trị và tổng giám
đốc về các chiến lược chính sách tiêu chuẩn chương trình đào tạo
• Đảm bảo việc huấn luyện đào tạo theo đúng quy chế đã được ban hành
• Quản lý chương trình và nội dung huấn luyện cho phi công ,tiếp viên,
nhân viên điều hành khai thác bay và các cán bộ thuộc Tổng công ty
quản lý.
• Chủ trì chỉ đạo hướng dẫn cập nhập xây dựng hoăc áp dụng hệ thống
tài liệu chương trình giáo trình huấn luyện đào tạo thống nhất trong hệ
thống toàn Tổng công ty
• Xem xét các chương trình đào tạo được thực hiện bởi các tổ chức đào
tạo ngoài TCT có phù hợp với các yêu cầu đào tạo của TCT
• Tập hợp lưu trữ cập nhập hồ sơ của các đối tượng được theo học

1


Từ những chức năng nhiệm vụ được phân định rõ ràng như trên, Ban đào tạo
đã xây dựng hệ thống quy trình tổ chức lớp học cho tất cả các đối tượng như

sau:
1. Đàm phán với đối tác, dự thảo hợp đồng
2. Xin kế hoạch phê duyệt
3. Triển khai công văn đã được phê duyệt. Liên hệ trực tiếp với các

đơn vị để chuẩn bị cho lớp học ( trang thiết bị dạy học, đưa đón
giáo viên, cơ sở hạ tầng phù hợp)
4. Đề nghị đối tác chuyển hợp đồng, nghiên cứu hợp đồng và trình
lãnh đạo có thẩm quyền xin chữ ký
5. Đặt chỗ chuyến bay cho giáo viên

6. Đặt khách sạn cho giáo viên
7. Gọi nhân sự từ các đơn vị sau khi có đủ nhân sự thì ra quyết

định thành lập lớp học rồi gửi lại cho các đơn vị
8. Xin tạm ứng tiền tổ chức lớp học
9. Gửi vé cho Giáo viên
10. Chuyển tiền mua đồ dùng và các vấn đề liên quan, phải lấy hóa

đơn
11.Thanh toán tiền khách sạn, lấy hóa đơn rồi xin xuất tiền
12. Thanh toán hợp đồng yêu cầu gửi hóa đơn, làm báo cáo lớp học

xin chuyển tiển.
Để tổ chức một chương trình đào tạo cho cán bộ trong khối chúng
tôi phải thực hiện đầy đủ các quy trình một cách đồng bộ, tuy nhiên
trong quá trình làm việc chúng tôi nhận thấy có những vấn đề phát
sinh, bất hợp lý trong việc liên kết với các đơn vị như việc gọi nhân
sự và thanh toán tài chính từng phần của lớp học.

2


Vấn đề thứ nhất từ việc gọi nhân sự, sự bất cập ở đây được thể hiện
qua việc xác định vấn đề bởi ngay từ khâu đầu tiên thẩm định xong
kế hoạch lớp học thì vấn đề nhân sự đã được phân bổ chi tiết về tới
từng đơn vị về số lượng và thời gian dự kiến song việc gọi nhân sự
từ Ban Đào tạo tới các đơn vị luôn là vấn đề gây bức xúc bởi sự
chậm trễ, thiếu hoạch định gây bị động cho đơn vị và mất nhiều thời
gian, làm gián đoạn sự liên kết giữa nhà tổ chức với đối tác. Đôi khi
việc chậm trễ từ khâu gọi nhân sự dẫn đến việc tổ chức lớp bị trif
hoãn vì không đủ người theo như hợp đồng đã được ký kết ban đầu
gây thiệt hại về kinh tế, tốn kém và kém hiệu quả vì không đủ nhân
sự cho việc thực hành các thao tác nghiệp vụ đôi khi theo yêu cầu
nhà chức trách phải hủy lịch thực hành và phải chịu phạt tiền đặt
cọc...
Vấn đề thứ hai ở khâu thanh toán chúng thường phải tạm ứng tiền
cá nhân trước để chuẩn bị cho lớp học và thanh toán các khoản chi
ban đầu rồi sau đó mới đi tập hợp các giấy tờ cần thiết về làm thanh
toán. Sự bất cập ở đây là việc mua sắm các đồ dùng dạy học đôi khi
không có đủ các hóa đơn thanh toán vì phải mua lẻ hoặc số lượng
không nhiều, hay khi tạm ứng trước tiền công tác cho giáo viên bao
gồm các dịch vụ cung cấp cho họ theo quy định nhưng lại phải yêu
cầu giáo viên phải lấy hóa đơn nộp lại cho chúng tôi gây bất tiện
trong giao tiếp mặc dù các dịch vụ đối với họ đều đã nằm trong quy
định. Việc này luôn là vấn đề nóng bởi đôi khi giáo viên từ nước
ngoài sang giảng dạy họ không có thói quen lây hóa đơn như vậy
chúng tôi lại gặp rắc rối trong thanh toán và phải mất thời gian giải
trình gây mất thời gian và ảnh hưởng không ít đến công việc tiếp
theo.

3


Từ những bất cập trên chúng tôi xin kiến nghị thay đổi phương thức
gọi nhân sự một cách bị động như hiện nay thì đề nghị các đơn vị
bám sát với kế hoạch thực tế chủ động lên danh sách nhân sự cử đi
học và chủ động gửi về Ban đào tạo trước thời gian dự kiến là 2
tuần trước khi lớp học được thực hiện vì kế hoạch bảo vệ cùng các
đơn vị luôn có trước và rất ít thay đổi nên đề nghị các đơn vị luôn
phải bám sát kế hoạch để công việc liên kết được tốt hơn và loại bỏ
được các hành động không cần thiết gây lãng phí thời gian, kinh phí
và nâng cao chất lượng và độ tin cậy với đối tác như trong sự hợp
tác JIT đã chỉ rõ.
Câu 2: Theo anh chị những nội dung nào trong môn học quản trị tác
nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh chị hiện nay và
anh chị sẽ áp dụng những kiến thức đó như thế nào?
Với đặc điểm nổi bật của doanh nghiệp chúng tôi là cung cấp các
dịch vụ về hàng không và du lịch cho hành khách thì nói chung các
nội dung trong môn học này đều có tính liên kết để mang đến một
dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng. Tuy nhiên để phù hợp nhất với
đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp tôi thấy ở nội dung bài 3 “Hệ
thống sản xuất LEAN” là mang lại cho chúng tôi nhiều bài học và
cách áp dụng nhất. Ở chương học này chúng tôi có thể rút ra được
sự chuẩn hóa từ những quy trình liên kết tạo nên hệ thống làm việc
một cách xuyên suốt có tính hợp tác cao giữa các bộ phận liên
quan.Sự hợp tác trong JIT đã giúp chúng tôi hạn chế được những
lãng phí về thời gian chờ đợi dẫn đến việc kém hiệu quả trong công
việc. Tính liên kết trong công việc cũng là một trong những yếu tố
quan trọng vì trong quy trình tổ chức lớp học các khâu đều phải cần

một sự gắn kết chặt chẽ và xuyên suốt nếu một trong các khâu ở

4


một đơn vị nào đó kém tính hợp tác thì tất nhiên công việc sẽ bị ì
trệ gây tốn kém và sẽ mất rất nhiều thời gian chờ đợi về chính sách
ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và chất lượng học tập. Việc quản trị
chất lượng hoạt động công việc cũng là một khâu không thể thiếu,
đào tạo luôn luôn cần có sự cải tiến trong chương trình giáo dục và
chuyên nghành cũng cần có sự cải thiện hơn, chính vì vậy sự cải
tiến ở đây cần phải được thực hiện một cách liên tục ở tất cả các
quá trinhf bao hàm tất cả các hoạt động và công việc bao gồm từ
đơn vị đầu tiên có trách nhiệm tổ chức tới các đơn vị thực hiện phối
hợp. Trong sự nghiệp phát triển thì yếu tố con người luôn đứng
hàng đầu do vậy cần phải nhận dạng được mấu chốt vấn đề quan
trọng để đầu tư đúng hướng có những chính sách hoạch định rõ
ràng từ người lãnh đạo để đánh giá, phân tích và kiểm soát được
mục tiêu. Chúng ta cần cung cấp đào tạo trên phạm vi rộng, có
những thước đo tiêu chuẩn và tạo ra được các chuyên gia cải tiến
quá trình có năng lực và thiết lập được mục tiêu một cách rộng rãi
để gây ảnh hưởng tới từng đối tượng cụ thể.
Từ những bài học giá trị về quản trị hoạt động, những kiến thức sẽ
được áp dụng một cách tối đa vào các hoạt động tổ chức và hoạch
định bởi nó sẽ là kim chỉ nam cho chúng tôi trong việc tổ chức và
thẩm định các khóa hoc một cách hiệu quả, chuyên môn cao mà
không mất nhiều thời gian như hiện tại.

5

Tài liệu tham khảo: giáo trình quản trị hoạt động- ĐH Griggs
Tài liệu hoạt động của Tổng công ty HKVN

6