Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts, Hà Nội

MỤC LỤC

1


LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cả thế giới nói chung Việt Nam nói riêng đang chuyển mình đi lên và
phát triển tiếp nhận những thành tựu và khoa học mới. Từ khi nước ta ra nhập
WTO,nền kinh tế bước sang một trang mới, nền kinh tế mở cửa giao lưu hàng hoá
thông thương với tất cả các nước. Bên cạnh đó chúng ta học hỏi được cách quản lý
hàng hoá các luật trong quản lý hàng hoá. Với chính sách của nhà nước và sự đầu tư
của nước ngoài, nền kinh tế của nước ta đã phát triển một cách nhanh chóng. Vì vậy,
trong hoạt động kinh doanh thương nghiệp tiêu thụ hàng hóa nhỏ và lẻ là vấn đề rất
quan trọng.
Trong thời kỳ mà kinh tế phát triển như hiện nay thì việc mua bán và trao đổi
được diễn ra trên nhiều hình thức, và hình thức cơ bản nhất là mở các cửa hàng để thực
hiện việc trao đổi và mua bán đó.
Để thực hiện quá trình mua bán giữa người mua và cửa hàng, giữa cửa hàng và
nhà cung cấp thì chúng ta phải có công tác quản lý tốt, để đáp ứng được công tác đó thì
rất cần những ứng dụng về tin học, mà đặc biệt nhất là các phần mềm quản lý và phần
mềm quản lý bán hàng
Trong đợt khóa luận tốt nghiệp này, xuất phát từ những lý do trên, em đã lựa chọn đề
tài: “Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts, Hà
Nội.”.

2. Mục đích của đề tài
- Khảo sát mô hình quản lý bán hàng hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts, Hà Nội.
-

Nghiên cứu lý thuyết : Về cơ sở dữ liệu, về Microsoft Excel

-

Xây dựng một chương trình quản lý bán hàng

2


-

Tìm hiểu, phân tích và xây dựng báo cáo về bài toán quản lý bán hàng tại doanh nghiệp
trong quá trình thực tập.

3. Phương pháp nghiên cứu
-

Khảo sát và thu thập dữ liệu, các thông tin từ các tài liệu và cơ sở dữ liệu có liên quan.

-

Tiếp cận một số phần mềm quản lý bán hàng có sẵn

-

Đến các công ty mà người ta có cách quản lý bằng phương pháp mà em đang cần tìm
hiểu học hỏi thêm.

-

Dùng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống để tiến hành thực hiện đề tài.

4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Chương trình giúp cho người quản lý hoặc người sử dụng trong việc xem, cập
nhật thông tin hàng hóa một cách đầy đủ, nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và tiện lợi.
Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản lý
bán hàng tại doanh nghiệp.
Chương trình phải sát với thực tế, giao diện thân thiện dễ sử dụng
Sau khi hoàn thành thì phần mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp những công việcsau:
Nhân viên bán hàng có thể tìm kiếm hàng hóa, đơn giá.
Nhân viên thì lập các hóa đơn bán hàng và các phiếu thanh toán cho kháchhàng.
Nhân viên cập nhật đơn giá cho hàng hóa, và có thể thêm, sửa, xóa thông tin của
các loại hàng hóa.

5. Cấu trúc của đề tài
Đề tài gồm 3 phần:
Chương 1: Tổng quan về quản lý bán hàng
Chương 2: Khảo sát và phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

3


Chương 3: Chương trình quản lý bán hàng hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts,
Hà Nội.

4


DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT

STT

Kí Hiệu

Ý nghĩa

1

TTPH

Thông tin phản hồi

2

TT

Thông tin

3

NCC

Nhà cung cấp

4

Y/C

Yêu cầu

5


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.1.

Lý thuyết chung về quản lý bán hàng

1.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác quản lý bán hàng

 Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh
nghiệp. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa người mua và doanh
nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền.
Xét góc độ về kinh tế: Bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được
chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền).
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói
riêng có những đặc điểm chính sau đây:
Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán,
người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: Người bán mất quyền sở hữu, người mua
có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán. Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanh
nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại của khách hàng
một khoản gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác
định kết quả kinh doanh của mình.
Bán hàng là quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, khơi gợi những nhu
cầu của người mua, sau đó tiếp cận, phát triển quan hệ, chuyển giao giá trị, hỗ trợ và
chăm sóc sau bán hàng.

6


Là quá trìnhchuyển giao giá trị từ người bán sang người mua, thông qua việc cung
cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ, nhằm nhận lại giá trị tương xứng, có thể là tiền, quan
hệ, lời nói tốt, lời giới thiệu với người khác,...
Quản lý bán hàng: là hoạt động quản trị của những người hoặc những nhóm người
thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên quan đến hoạt động liên
quan như: Giao hàng, dịch vụ khách hàng, đội trưng bày, nhóm sales audit, trade
marketing, bảo hành, bảo trì hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng
nhắm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở
chiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên
quan.
Để bán hàng hiệu quả trong thời buổi cạnh tranh như hiện nay, khách hàng có vô số
sự lựa chọn nhà cung cấp vừa ý, đối với người bán hàng nhiều kinh nghiệm trong nghề
thì không cần nắm rõ quy trình bán hàng vì họ đã hiểu quá rõ trong thời gian mới bắt
đầu công việc, mới vào nghề bán hàng, giống như biết đường đi đến đích nhưng hỏi
rằng họ đi qua những con đường nào, tên con đường đó ở đâu họ sẽ không biết. Dù
cách này hay cách khác trong hoạt động bán hàng đều dẫn đến hợp đồng được ký kết
giữa người mua và người bán, người mua và người bán giúp đỡ lẫn nhau, người bán
giúp người mua tìm được sản phẩm, dịch vụ phù hợp, người mua giúp người bán đạt
được mục tiêu, giải quyết được lượng hàng sản xuất ra,…

 Vai trò của quản lý bán hàng
Hoạt động sản xuất kinh doanh phải lấy phục vụ sản xuất làm mục đích. Yêu cầu
này đòi hỏi mọi hoạt động trong quá trình bán hàng phải hướng tới mục tiêu chiến lược
của doanh nghiệp, đồng thời nó cũng phải phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh
và kích thích được khả năng sản xuất, nâng cao chất lượng sản xuất của doanh nghiệp.
Hoạt động bán hàng phải đảm bảo nâng cao được uy tín và không ngừng nâng cao

uy tín của sản phẩm cũng như của Công ty.

7


Hoạt động bán hàng phải được tổ chức một cách khoa học hợp lý có kế hoạch. Phân
công vụ thể và thường xuyên được theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra đánh giá. Hơn thế nữa
phải biết tổ chức một cách khoa học và nghệ thuật trong quá trình tổ chức hoạt động
bán hàng.
Đối với bản thân doanh nghiệp, bán hàng là vấn đề sống còn quyết định tới sự tồn
tại và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua bán hàng thì giá trị và giá trị sử dụng của
sản phẩm mới được thể hiện. Sản phẩm tiêu thụ được mới tạo ra doanh thu để bù đắp
toàn bộ chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí
quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng và chi phí sản xuất chung) từ đó doanh nghiệp
tiếp tục chu kỳ sản xuất mới. Việc tăng nhanh quá trình bán hàng( tăng cả số lượng và
rút ngắn thời gian) đồng thời với việc tăng nhanh vòng quay vốn giúp tiết kiệm vốn
cho doanh nghiệp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng thực hiện tái sản xuất giản đơn và
tái sản xuất mở rộng tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất cho
người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với nhà nước. Do vậy việc tổ chức
tốt công tác bán hàng và mở rộng thị trường tiêu thụ sẽ tăng doanh thu khẳng định vị trí
của doanh nghiệp trên thị trường.
Đối với người tiêu dùng: thông qua quá trình bán hàng sẽ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng
của người sử dụng đồng thời qua đó giá trị sử dụng của hàng hóa mới được thực hiện.
Thông qua kết quả bán hàng các doanh nghiệp có thể kiểm tra, giám sát tình hình
thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền thu về
bán hàng và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán đồng thời đối với Nhà nước dựa
trên số liệu do kế toán cung cấp có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh và tình hình
tài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện chức năng quản lý kiểm soát vĩ mô nền
kinh tế, và kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vững trên thị

trường. Thông qua kết quả bán hàng doanh nghiệp có thể kiểm tra được tính thích ứng

8


của sản phẩm trên thị trường về sức cạnh tranh, chất lượng sản phẩm mẫu mã, giá cả
và thị hiếu từ đó có được những kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả. Do đó công
tác bán hàng cần nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu
mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán, thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả
kinh doanh tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật.
Hiệu quả của hoạt động bán hàng ngày càng được nâng cao với chi phí thấp nhất và
lợi nhuận ngày càng tăng. Đây là mục tiêu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải theo
đuổi, bởi vì lợi nhuận là mục tiêu trước mắt quan trọng, mà hoạt động của hoạt động
bán hàng thì ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Để có thể đạt được mục tiêu này, công
tác bán hàng phải chú ý phân phối đúng lượng hàng, luồng hàng. Đảm bảo sự vận động
của hàng hoá hược hợp lý, giảm bớt chi phí lưu thông, đồng thời phát triển các dịch vụ
để phục vụ tốt các yêu cầu của khách hàng nhằm thu hút khách hàng và làm tăng lợi
nhuận.

 Nhiệm vụ của quản lý bán hàng
Đế đáp ứng kịp thời những yêu cầu trên quản lý bán hàng phải thực hiện tốt những
nhiệm vụ sau:

- Ghi chép đầy đủ, kịp thời sự biến động (nhập – xuất) của từng loại hàng hóa trên cả hai
-

mặt hiện vật và giá trị.
Theo dõi, phản ánh giám sát chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép kịp thời, đầy đủ các
khoản chi phí, thu nhập về bán hàng xác định kết qủa kinh doanh thông qua doanh thu

-

bán hàng một cách chính xác.
Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, trung thực, đầy đủ về tình hình bán hàng của
từng loại hàng hóa phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Yêu cầu đối với nhân viên bán hàng là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên
tất cả các phương diện: số lượng, chất lượng… Tránh hiện tượng mất mát hư hỏng
hoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bổ

9


chính xác cho đúng hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. Phải quản lý chăt chẽ
tình hình thanh toán của khách hàng yêu cầu thanh toán đúng hình thức và thời gian
tránh mất mát ứ đọng vốn.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàng
cần chú ý những yêu cầu cơ bản sau:
Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là bán để kịp thời lập báo cáo bán hàng
và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh
toán với khách hàng chi tiết theo từng loại, từng hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặt
chẽ hàng bán về số lượng, chất lượng, thời gian…Đôn đốc việc thu tiền khách hàng
nộp về quỹ.
Tổ chức hạch toán chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lí. Các
chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lí không quá phức
tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lí, nâng cao hiệu quả công tác bán hàng.
Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, kết
chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh chính xác.

 Yêu cầu của quản lý bán hàng
Bán hàng và xác định kết kinh doanh có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp.

Kế toán trong các doanh nghiệp với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế, thu nhận
xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản đó trong
doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh
nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc phục vụ quản lý bán hàng và xác định kết quả
kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế toán tiêu thụ đối với từng thời
kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế. Yêu cầu đối với kế toán bán hàng là phải

10


giám sát chặt chẽ hàng hóa tiêu thụ trên tất cả các phương diện: số lượng, chất lượng…
tránh hiện tượng mất mát hư hỏng hoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các
khoản chi phí đồng thời phân bổ chính xác cho đúng hàng hóa để xác định kết quả kinh
doanh. Phải quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng yêu cầu thanh toán
đúng hình thức và thời gian tránh mất mát ứ đọng.
1.1.2. Các phương thức bán hàng
Hoạt động mua bán hàng hóa của các doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện qua
hai phương thức: bán buôn và bán lẻ. Trong đó, bán buôn là bán hàng cho các đơn vị
sản xuất kinh doanh để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hóa còn bán lẻ là bán hàng
cho người têu dung chấm dứt quá trình lưu chuyển hàng hóa.
Hàng hóa bán buôn và bán lẻ có thể thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau.

 Đối với bán buôn
Có hai phương thức bán hàng là bán hàng qua kho và bán hàng vận chuyển thẳng.

 phương thức bán hàng qua kho
Theo phương thức này, hàng hóa mua về được nhập kho rồi từ kho xuất bán ra.
Phương thức bán hàng qua kho có 2 hình thức giao giận
• Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua sẽ nhận hàng tại kho bên bán hoặc

đến một dịa điểm do hai bên thỏa thuận theo hợp đồng, nhưng thường là do bên bán
quy định.
• Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, bên bán sẽ chuyển hàng hóa đến kho của
bên mua hoặc đến một địa điểm do bên mua quy định để giao hàng.
 Phương thức bán hàng vận chuyển
Theo phương thức này, hàng hóa sẽ được chuyển thẳng từ đơn vị cung cấp đến đơn
vị mua hàng không qua kho của đơn vị trung gian. Phương thức bán hàng vận chuyển
thẳng có hai hình thức thanh toán.

11


• Vận chuyển có tham gia thanh toán: Theo hình thức này, hàng hóa được vận chuyển
thẳng về mặt thanh toán, đơn vị trung vị trung gian vẫn làm nhiệm vụ thanh toán tiền
hàng với đơn vị cung cấp và thu tiền của đơn vị mua.
• Vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này hàng hóa được vận
chuyển thẳng, về thanh toán, đơn vị trung gian không làm nhiện vụ thanh toán tiền với
đơn vị cung cấp, thu tiền của đơn vị mua. Tùy hợp đồng, đơn vị trung gian được hưởng
một số phí nhất định ở bên mua hoặc bên cung cấp.
 Đối với bán lẻ
Có 3 phương thức bán hàng là: Bán hàng thu tiền tập trung bán hàng thu tiền không
tập trung và bán hàng tự động.

 Phương thức bán hàng thu tiền tập trung
Theo phương thức này, nhân viên bán hàng chỉ phụ trách việc giao hàng còn việc
thu tiền có người chuyên trách làm công việc này, trình tự được tiến hành như sau:
khách hàng xem xong hàng hóa và đồng ý mua, người bán viết “hóa hơn bán lẻ” giao
cho khách hàng đến chỗ thu tiền thì đóng dấu “Đã thu tiền”,khách hàng mang hóa đơn
đó đến nhận hành. Cuối ngày, người thu tiền tổng hợp số tiền đã thu để xác định doanh
số bán hàng. Định kì kiểm kê hàng hóa tại quầy, tính toán lượng hàng hóa đã bán ra để

xác định tình hình bán hàng thừa thiếu tại quầy.

 Phương thức bán hàng không thu tiền tập trung
Theo phương thúc này, nhân viên bán hàng vừa làm nhiệm vụ giao hàng, vừa làm
nhiệm vụ thu tiền. Do đó, trong một cửa hàng bán lẻ việc thu tiền hàn phân tán ở nhiều
địa điểm. Hàng ngày hoặc định kì tiến hành kiểm kê hàng hóa còn lại để tính lượng bán
ra, lập báo cáo bán hàng,đối chiếu doanh số bán theo báo cáo bán hàngvới số tiền thực
nộp để xác định thừa thiếu tiền bán hàng.

 Phương thức bán hàng tự động

12


Theo phương thức này, người mua tự chọn hàng hóa sau đó đến bộ phận thu ngân
kiểm hàng, tính tiền, lập hóa đơn bán hàng và thu tiền. Cuối ngày nộp tiền bán hàng
cho thủ quỹ. Định kỳ kiểm kê, xác định thừa, thiếu tiền bán hàng.

 Các phương thức thanh toán
Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động bán
hàng, chỉ khi quản lý tốt các nghiệp vụ thanh toán doanh nghiệp mới không bị chiếm
dụng vốn, tạo điều kiện tăng vòng quay của vốn, giữ uy tín với khách hàng.
Hiện nay, các DNTM đang áp dụng 1 số phương thức thanh toán sau:

 Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc séc: Đối với những khách hàng có nhu
cầu thanh toán ngay, những khách hàng mua hàng với số lượng ít, không
thường xuyên, khách hàng mới. Phương thức này giúp cho công ty thu hồi
vốn nhanh, tránh được tình trạng chiếm dụng vốn.
 Người mua ứng tiền trước: Áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt mua theo
yêu cầu mua một lúc với số lượng lớn mà công ty không thể áp dụng được.

 Thanh toán chậm: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng có
quan hệ mua bán thường xuyên, đã có uy tín với công ty. Trong trường hợp này,
công ty bị chiếm dụng vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu phần lãi suất do
việc trả chậm.
1.2.Quy trình xây dựng và quản lý hệ thống bán hàng cho doanh nghiệp
1.2.1. Tầm quan trọng của quản lý bán hàng trong doanh nghiệp
Trong thời buổi phát triển thiết bị di động cũng như phần mềm đóng vai trò vô cùng
quan trọng. Bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng để quản lý chuỗi siêu
thị, tiệm café, shop quần áo hay quản lý bán hàng của 1 doanh nghiệp… Với hệ thống
thống kê và tính toán lãi lỗ chính xác và quản lý các chương trình giảm giá khuyến mãi
hiệu quả hơn giúp bạn quản lý chặt chẽ doanh thu và lợi nhuận. phần mềm quản lý bán
hàng giúp bạn có cái nhìn tổng thể hơn về tình hình kinh doanh hiện tại tối ưu hóa mô
hình kinh doanh của bạn. Với hệ thống báo cáo chi tiết linh động và phân tích mạnh mẽ
giúp bạn đưa ra những chiến lược kinh doanh điều phối hàng hóa hợp lý.

13


Tính tiền nhanh, chính xác và chuyên nghiệp, giúp bạn phục vụ được nhiều khách
hàng hơn đồng thời làm tăng sự hài lòng của khách hàng.
Thay thế quầy tính tiền bằng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng có nhiều chức
năng xử lý tự động, bạn có thể gia tăng sự cạnh tranh của mình trên thị trường. Nhân
viên tính tiền sử dụng phần mềm có thể xem giá mặt hàng nhanh hơn, kiểm tra tồn kho
chính xác, tự động chọn mức giá phù hợp cho từng khách hàng và áp dụng các chính
sách khuyến mãi một cách tự động nếu có.
Mọi giao dịch của cửa hàng với khách hàng luôn chính xác và rõ ràng với thông tin
rõ ràng trên hóa đơn về mặt hàng, nhân viên phục vụ, địa chỉ và logo của cửa hàng.
Phần mềm quản lý bán hàng có thể quản lý từ xa
Hiện nay sự phát triển của mạng xã hội với ứng dụng điện toán đám mây, phần mềm
quản lý bán hàng không chỉ có một bản offline cài đặt trên máy tính mà còn có bản

online, thậm chí là cài đặt trên các thiết bị cầm tay như điện thoại hay máy tính bảng.
Với công việc bận rộn, hay quản lý các chuỗi cửa hàng, với khả năng quản lý từ xa,
thông qua các thao tác đơn giản bạn đã có thể thấy sự thay đổi của số lượng hàng hóa,
các thống kê hàng ngày khi nhân viên của bạn đưa số liệu lên, doanh thu hàng ngày mà
không cần có mặt tại cửa hàng.
1.2.2.Những việc cần làm khi xây dựng phần mềm quản lý bán hàng
1.2.2.1. Những yêu cầu của công tác bán hàng
Bán hàng xét về mặt kỹ thuật kinh doanh đó là sự chuyển hoá hình thái của vốn
kinh doanh từ hàng thành tiền, xét về mặt nghệ thuật thì bán hàng là quá trình trong đó
người bán tìm hiểu, khám phá và đáp ứng những nhu cầu mong muốn của khách hàng
trên cơ sở quyền lợi lâu dài của hai bên. Để đạt được mục tiêu của sản xuất kinh doanh
nói chung những yêu cầu của công tác bán hàng đợc thể hiện cụ thể như sau:


Khối lượng mặt hàng, chất lượng hàng hoá, dịch vụ phải đáp ứng được mọi nhu
cầu mong muốn của khách hàng.

14




Tổ chức tốt các hoạt động dịch vụ trong và sau khi bán.



Áp dụng phương pháp bán hàng và quy trình bán hàng hoàn thiện, đảm bảo
năng xuất lao động của người bán hàng, chất lượng dịch vụ khách hàng không ngừng
được nâng cao.



Phải không ngừng hoàn thiện thiết kế cửa hàng, quầy hàng và các loại hình cơ
sở kinh doanh, đổi mới các loại thiết bị, công cụ bảo quản trưng bày.



Phải đảm bảo rằng khách hàng luôn được phục vụ bằng những phương tiện
thuận lợi nhất, hiện đại nhất.



Tổ chức công tác bán hàng đảm bảo cho thời gian lao động của người bán hàng
được sử dụng có hiệu quả.



Làm tốt công tác quảng cáo, kết hợp quảng cáo với bán hàng làm cho quảng cáo
phát huy tác dụng thúc đẩy bán hàng. Quảng cáo là công cụ cạnh tranh, là công cụ
Marketing thương mại.
1.2.2.2. Nội dung quá trình bán hàng
Thông thường một chương trình bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những nội
dung sau:



Mục tiêu và nhiệm vụ bán hàng.
Việc tiêu thụ nhằm thoả mãn một hay một số mục tiêu như sau : Thâm nhập thị
trường mới, tăng sản lượng tăng doanh thu, tối đa hoá lợi nhuận bán hết hàng tồn đọng.
Các mục tiêu đó được lựa chọn và cụ thể hoá thành những nhiệm vụ chủ yếu sau:



Sản lượng bán ra của từng mặt hàng và tất cả các mặt hàng.



Doanh số bán cho từng mặt hàng và cho tất cả các mặt hàng, cho từng khách
hàng và cho từng thời kỳ khác nhau, cho sản phẩm sản xuất trong thời kỳ và sản phẩm
tồn cuối kỳ.

15


Chi phí bán hàng: Là tất cả các loại chi phí luư thông bao gồm cả chi phí cho



hoạt động Marketing.


Tổng mức lãi thu được cho từng mặt hàng và toàn bộ mặt hàng.



Tiến độ bán hàng
Tiến độ bán hàng cần được hoạch định một cách chi tiết, cụ thể và phải được
tuân thủ một cách nghiêm ngặt, bởi lẽ tiến độ bán hàng của một doanh nghiệp không
chỉ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình bán hàng của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng lớn
tới tiến độ sản xuất và tiến độ cung ứng.

Điều kiện liên quan đến tiến độ bán hàng có nhiều điều kiện như là: Địa điểm
giao hàng, phương thức thanh toán, giá cả, mức triết khấu…
Lượng dự trữ cho hoạt động bán hàng: Việc xác định lượng dự trữ này phụ
thuộc vào nhu cầu khách hàng, đặc tính của từng loại mặt hàng, lượng hàng tồn kho và
chương trình sản xuất của doanh nghiệp.
Dự kiến biến động trong chương trình bán hàng: Những biến động trong chương
trình bán hàng có thể về phía doanh nghiệp cũng có thể về phía khách hàng và dự kiến
những biến động có thể xảy ra trên thị trường, từ đó dự kiến các chương trình dự phòng
và nguyên tắc ứng xử nếu xảy ra các biến cố đó.
Căn cứ xác định chương trình tiêu thụ sản phẩm của công ty
Để xác định đúng đắn một chương trình bán hàng, doanh nghiệp cần chú ý đến
những căn cứ sau:
-

Nhu cầu thị trường về sản phẩm của doanh nghiệp đã được xác định, bao gồm
sản phẩm, số lượng, chất lượng, cơ cấu giá và thời gian đáp ứng kể cả hiện tại
và xu thế tác động của nó trong tương lai.Đây là căn cứ quan trọng và có ý
nghĩa nhất trong quyết định chương trình bán hàng của doanh nghiệp.

-

Phương án kinh doanh mà doanh nghiệp đã lựa chọn đặc biệt là các chương
trình sản xuất để triển khai thực hiện phương án kinh doanh.

16


-

Chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp với tư cách là quan điểm

chỉ đạo, nguyên tắc chi phí chương trình bán hàng của doanh nghiệp.

-

Các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ đã được ký kết, đây là các văn bản có tính
chất pháp quy, cần tuân thủ một cách nghiêm ngặt để đảm bảo thực hiện mục
tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp với khách hàng.

-

Các căn cứ khác cũng được trình tới khi hoạch định chương trình bán hàng của
doanh nghiệp là: Dự kiến về tăng chi phí cho hoạt động Marketing, sự thay đổi
về mạng lới tổ chức bán hàng, khả năng thu hút thêm khách hàng mới, khả năng
mở rộng địa bàn tiêu thụ sản phẩm của công ty,những chính sách điều tiết vĩ mô
của nhà nước với các loại sản phẩm mà doanh nghiệp dự kiến bán.

 Tổ chức mạng lưới bán hàng của công ty
Trong cơ chế quản lý mới đối với mỗi doanh nghiệp thì việc sản xuất tốt là
chưa đủ để khẳng định sự tồn tại và phát triển của mình. Để làm được điều đó đòi hỏi
các doanh nghiệp phải biết tổ chức tốt công tác bán hàng, một trong những nội dung
tổ chức bán hàng của doanh nghiệp là tổ chức mạng lưới bán hàng. Mạng lưới bán
hàng của doanh nghiệp là tập hợp các kênh bán hàng nối giữa doanh nghiệp với
người tiêu dùng. Nói cách khác nó là tập hợp các kênh đa sản phẩm hàng hoá từ nơi
sản xuất đến người tiêu dùng. Mạng lưới bán hàng của doanh nghiệp được cấu thành
bởi các yếu tố sau:
-

Người sản xuất: Được coi là người bán hàng thứ nhất, họ bán chính cái họ sản
xuất ra. Điểm xuất phát của quá trình vận động hàng hoá là từ nơi sản xuất.

-

Người tiêu dùng: Là những người sử dụng sản phẩm mua được vào việc thoả
mãn nhu cầu của họ(có thể là nhu cầu cá nhân, nhu cầu tập thể, tổ chức, nhu cầu
sản xuất…).

-

Người bán buôn: Thực hiện hợp đồng thương mại thuần tuý, đặc trưng cơ bản
trong yếu tố này là mua bán với số lượng lớn một loại sản phẩm nào đó. Người
bán buôn thường có thế lực kinh tế lớn, có những trường hợp không thể khống
17


chế cả một thị trường rộng lớn và có khả năng chi phối cả về sản xuất lẫn người
bán lẻ.
-

Người bán lẻ : Cũng có thể hợp đồng thương mại thuần tuý nhưng có thế lực
yếu hơn người bán buôn, khó có khả năng chi phối người sản xuất hoặc người
bán buôn. Họ là người trực tiếp tiếp xúc với người tiêu dùng nên họ có thể nắm
bắt sát thực các thông tin thị trường sản phẩm của doanh nghiệp.

-

Đại lý: Đây là loại hình kinh doanh làm chức năng trung gian trong quá trình
vận động của hàng hoá, đối với công tác bán hàng của doanh nghiệp thì cần phải
quan tâm đến đại lý tiêu dùng sản phẩm của doanh nghiệp chứ không phải các
đại lý cho người bán buôn, bán lẻ. Về danh nghĩa đó là một bộ phận hoàn toàn
độc lập có thể coi là một bộ phận bên trong của công ty làm chức năng tiêu thụ

sản phẩm của công ty, do đó các đại lý sẽ giúp cho các công ty đẩy mạnh quá
trình tiêu thụ sản phẩm.
Giữa các doanh nghiệp (công ty) và người đại lý cùng nhau ký kết hợp đồng đại

lý của mỗi bên trong quá trình tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo nâng cao hiệu quả của
quá trình bán hàng, doanh nghiệp phải lựa chọn đúng đắn cho mình các đại lý.
Những tiêu chuẩn cơ bản để lựa chọn đại lý:
-

Người làm đại lý phải có tư cách pháp lý.

-

Phải có khả năng tài chính ở mức độ nhất định.

-

Phải có địa điểm thuận lợi cho việc bán hàng, cơ sở vật chất để đảm bảo cho
việc bảo quản hàng hoá và phục vụ khách hàng.

-

Phải có khả năng hợp đồng thương mại.
Các yếu tố cấu thành mạng lưới bán hàng có mối quan hệ tương tác với nhau.

Để đẩy mạnh quá trình bán hàng, doanh nghiệp thờng kết hợp sử dụng nhiều kênh bán
hàng khác nhau.
Các bước thực hiện

Nội dung

18


Chuẩn bị

Nhân viên bán hàng cần chuẩn bị mọi thứ cho
hoạt động bán hàng thành công, thấu hiểu về sản phẩm,
dịch vụ, kế hoạch bán hàng (danh sách khách hàng cần
ghé thăm) đồng thời chuẩn bị giấy giới thiệu, card visit,
trang phục, đến cả tâm lý bán hàng.
Xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng

Tìm kiếm và sàng lọc

của mình, sàng lọc những khách hàng yếu kém.
Nhân viên bán hàng có thể gọi điện thoại, gửi thư
cho các khách hàng triển vọng trước khi quyết định viếng
thăm.
Nhân viên bán hàng cần tìm hiểu đầy đủ thông tin
về khách hàng triển vọng, đề ra mục tiêu của cuộc viếng

Tiếp cận, và thiết lập thăm.
cuộc hẹn

Nhân viên bán hàng cần biết cách chào hỏi người
mua để có được bước mở đầu cho mối quan hệ sau này,
bao gồm biểu hiện bề ngoài, những lời mở đầu và cách
nhận xét trong câu chuyện

Giới thiệu và trình bày

Nhân viên bán hàng giới thiệu sản phẩm với người
mua theo công thức AIDA (chú ý, quan tâm, mong muốn,
hành động mua), đồng thời phải nhấn mạnh kỹ lưỡng
những lợi ích của khách hàng và nêu lên những tính năng
của sản phẩm đảm bảo được những lợi ích đó.

Khắc phục những ý kiến

Khách hàng luôn đưa ra những ý kiến phản đối

phản đối hay xử lý từ trong quá trình giới thiệu hay khi đề nghị đặt mua hàng.
chối, thuyết phục khách Nhân viên bán hàng luôn phải giữ thái độ vui vẻ, đề nghị

19


hàng.

người mua làm rõ những ý kiến không tán thành, phủ
nhận hợp lý giá trị những ý kiến phản đối,…

Nhân viên bán hàng đưa ra những tác nhân đặc

Thống nhất thương vụ,
ký kết hợp đồng

biệt để kích thích người mua kết thúc thương vụ. Đặc
biệt là luôn sử dụng những câu hỏi mở => làm khách

hàng khó từ chối hơn.

Chăm sóc khách hàng

Để đảm bảo chắc chắn khách hàng sẽ hài lòng và
tiếp tục quan hệ làm ăn, ngay sau khi kết thúc thương vụ
nhân viên bán hàng cần hoàn tất mọi chi tiết cần thiết về
thời gian giao hàng, điều kiện mua hàng, có kế hoạch giữ
khách để đảm bảo chắc chắn không bỏ quên hay để mất
khách hàng. Sử dụng dịch vụ bằng cách thăm hỏi qua
điện thoại, lấy ý kiến về sản phẩm dịch vụ, tặng quà ngày
lễ

1.3.

Ứng dụng bảng tính Microsoft Excel
Excel là một chương trình bảng tính điện tử chạy trong môi trường Windows,

được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng, trong quản lý nói chung và quảnlý
kinh tế nói riêng. Có nhiều phiên bản khác nhau của Excel tương ứng với các phiên
bản của bộ phần mềm văn phòng Office. Các phiên bản Excel càng cao thì càng được
bổ sung thêm các đặc tính mới mà các phiên bản trước không có. Tuy nhiên dù sử dụng
phiên bản nào của Excel thì đều có thể thực hiện được những chức năng cơ bản sau
đây:

20


-

Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính: cho phép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in
và lưu giữ bảng tính cùng khả năng tạo, in biểu đồ từ các dữ liệu có trong
bảng tính.

-

Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: có thể sắp xếp bảng tính dữ liệu theo
nhiều tiêu thức khác nhau, theo một trình tự ưu tiên định trước. Khả
năng tạo nhóm và tiếnhành tính toán, tổng hợp theo nhóm cũng rất đa
dạng.

-

Đặt lọc, kết xuất dữ liệu:có thể tiến hành tìm kiếm và đặt lọc dữ liệu theo
nhiều tiêu chuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ bảng tính những thông tin
có ích cho quá trình quản trị.

-

Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ: Excel cung cấp khả năng tạo biểu đồ và
hìnhảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến ba chiều,
nhằm làm tăng tính trực quan đối với dữ liệu. Có nhiều loại biểu đồ cao
cấp được dùng trong kinh doanh và khoa học.

-

Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo: có nhiều công cụ phân tích cho
phép người dùng, trên cơ sở các dữ liệu lưu trong bảng tính, tiến hành
các phân tích thống kê nhằm lượng hoá các xu thế, các quan hệ giữa các
yếu tố kinh tế và trên cơ sở đó cho phép tiến hành các dự báo.

-

Tính toán các hàm: Excel cung cấp sẵn rất nhiều hàm mẫu, gọi là hàm
bảng tính,thuộc nhiều phạm trù khác nhau: thống kê, ngày tháng và thời
gian, toán học, cơ sở dữ liệu và tài chính.

-

Quản trị cơ sở dữ liệu : Excel cho phép xây dựng, cập nhật và truy xuất
thông tin từ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

21


1.3.1. Quản lý bán hàng bằng Microsof Excel
Quản lý bán hàng bằng Excel là phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp,
công ty, cửa tiệm .
Quản lý bán hàng bằng Excel là việc sử dụng excel vào trong việc quản lý các
nghiệp vụ bán hàng như thiết lập báo giá, đơn hàng bán, hợp đồng bán, thống kê doanh
số.
Lợi ích của việc quản lý bán hàng bằng Excel
Quản lý bán hàng bằng Excel là bước tối giản hóa các thao tác máy móc trong
quản lý hàng hóa. Từ khi ra đời excel luôn chứng tỏ mình là một trong các công cụ
tiên tiến ddể giúp các chủ doanh nghiêp, cửa hàng không mất nhiều thời gian, công sức
trong việc ghi chép sổ sách thủ công như trước đây.
Quản lý bán hàng bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng
tồn – xuất và nhập kho, mỗi thao tác đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ
doanh nghiêp sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết
được số lượng hàng hóa mà công ty đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho

trên excel. Tương tự như vậy, excel giúp các công ty, doanh nghiệp quản lý và thống kê
được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các
chủ doanh nghiệp, công ty có thể kiểm tra bất kì lúc nào để biết được tốc độ buôn bán
của công ty.
Quản lý bán hàng bằng Excel giúp điều chỉnh hàng hóa và chống thất thoát
trong kinh doanh khi đảm bảo tính chính xác rất cao lên đến trên 90%.
Bên cạnh đó việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel có những ưu
và nhược điểm riêng, chúng ta cùng tìm hiểu theo những đánh giá sau đây :
Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel:
22


-

Đơn giản, dễ sử dụng

-

Chi phí thấp

-

Tính đại trà cao, có thể tải và dùng miễn phí

-

Có thể chủ động thêm bớt trường dữ liệu, tự tạo báo cáo theo yêu cầu

-

Thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản lý bán hàng đơn giản

Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:
-

Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật: Khi quản lý việc bán
hàng bằng phần mềm Excel, tất cả các thông tin về hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Khi tập tin này bị
lỗi, bị mất do vô ý hay nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu
quan trọng

-

Quy trình xuất hàng bán, điều chuyển hàng nội bộ phức tạp và cồng
kềnh hơn. Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của
máy tính, ảnh hưởng đến tiến độ công việc

-

Thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng,
nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho… và người quản dùng cũng phải
mất nhiều thời gian để lập thống kê, báo cáo chi tiết

-

Thường chỉ tiện cho việc ghi chép còn việc báo cáo thì người dùng phải
tốn nhiều công sức, thời gian. Do đó, nhà quản lý cũng gặp khá nhiều
khó khăn trong việc kiểm tra hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

-

Chỉ cho phép một người làm việc trên 1 tập tin, gây lãng phí nhân sự và
thời gian làm việc

23


-

Ngoài ra, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, người dùng
phải thực sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả

-

Không những vậy, excel không thể giúp lập hóa đơn và hạn chế liên kết
với các thiết bị bán hàng…

-

Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc trên các file Excel không đảm bảo
tính an toàn và logic để phục vụ cho việc tập hợp báo cáo tổng hợp và
tham chiếu ràng buộc dữ liệu

-

Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực
hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian (Báo cáo bán hàng, báo
cáo thống kê doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng, mặt
hàng, theo nhân viên kinh doanh, báo cáo công nợ đến hạn, ..)

-

Với những doanh nghiệp lớn, khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng
mặt hàng nhiều, số lượng khách hàng cũng rất nhiều thì sử dụng phần
mềm excel thì rất khó đáp ứng, thông tin dữ liệu khó theo dõi, thiếu
logics và rời rạc. Và việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo
cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian và
công sức, hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

1.3.2. Một số dạng dữ liệu trong Excel
General - Dữ liệu tổng quát: Kiểu này do Excel tự động nhận dạng
Number - Dữ liệu số: Dữ liệu kiểu số tự động căn thẳng bên phải ô. Theo ngầm
định, kiểu số sử dụng dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phần nguyên.
Currency - Dữ liệu kiểu tiền tệ: Dữ liệu kiểu tiền tệ tự động căn thẳng bênphải ô
Accounting - Dữ liệu kiểu kế toán: Dữ liệu kiểu kế toán tự động căn thẳng bên

24


phải ô. Dữ liệu kiểu kế toán cũng biểu diễn các đơn vị tiền tệ tương tự như dữ
liệu kiểu currency, tuy nhiên không có cách biểu diễn số âm.
Date - Kiểu ngày tháng: Dữ liệu kiểu ngày tháng tự động căn thẳng bên phải ô.
Kiểu ngày tháng có thể thực hiện với các phép tính số học. Theo ngầm định, kiểu ngày
tháng nhập vào Excel theo dạng MM/DD/YY.
Time - Kiểu thời gian: Kiểu thời gian tự động căn thẳng bê phải ô. Biểu diễn
thời gian trong Excel có dạng HH:MM:SS. (HH: Chỉ giờ. MM: Chỉ phút SS: Chỉ
giây)
- Percentage - Kiều phần trăm: Kiểu phần trăm tự động căn thẳng bên phải ô.
Kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần trăm bằng cách nhân với 100 và
thêm dấu% vào sau số đó.

Fraction - Kiểu phân số: Kiểu phân số tự động căn thẳng bên phải ô. Kiểu phân
số biểu diễn các số ở dạng phân số. Kiểu hiển thị được chọn trong mục Type.
Text - Kiểu ký tự: Kiểu ký tự là sự pha trộn của các chữ cái các chữ số và các ký
tự đặc biệt. Dữ liệu kiểu ký tự tự động căn trái. Sử dụng dữ liệu kiểu ký tự trong hàm
hoặc trong các phép toán phải được bao giữa cặp dấu nháy kép (“”). Lưu ý: Cặp dấu
nháy kép khác 2 cặp dấu nháy đơn (‘’).
Scientific - Kiểu rút gọn: Áp dụng cho kiểu số. Khi biểu diễn các số quá lớn
hoặc quá nhỏ, Excel đưa về dạng rút gọn để tiết kiệm không gian.
Special - Kiểu đặc biệt: Kiểu này dùng để biểu diễn các dạng đặc biệt như mã số
bưu điện, số điện thoại kiểu Mỹ…
Custom - Kiểu do người dùng định nghĩa: Với kiểu này người dùng có thể định
nghĩa cách hiển thị các dạng dữ liệu theo ý muốn.

25