TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Dự án: Trang bị phần mềm nền tảng, phát triển các phần mềm ứng dụng và dịch vụ công trực tuyến nhóm 1, 2
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.18 MB, 59 trang )
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
BAN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN XÂY DỰNG
CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ
------***------
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Dự án:
Trang bị phần mềm nền tảng, phát triển các phần
mềm ứng dụng và dịch vụ công trực tuyến nhóm
1, 2
Hạ Long – 2014
BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày thay
Vị trí thay
Lý
Nguồn
Phiên bản
Mô tả thay
Phiên bản
đổi
đổi
do
gốc
cũ
đổi
mới
MỤC LỤC
I.
TỔNG QUAN.......................................................................................................................... 5
I.1. Mục đích ........................................................................................................................... 5
I.2. Phạm vi ............................................................................................................................. 5
I.3. Tài liệu liên quan ............................................................................................................. 5
I.4. Thuật ngữ và các từ viết tắt ............................................................................................. 5
II. NỘI DUNG ........................................................................................................................... 6
II.1. Giới thiệu chung............................................................................................................... 6
II.1.1. Tổng quan chương trình ........................................................................................... 6
II.1.2. Quy trình xử lý văn bản ........................................................................................... 8
II.1.3. Các nội dung khác .................................................................................................... 9
II.2. Giới thiệu các chức năng................................................................................................. 9
II.2.1. Văn bản đến .............................................................................................................. 9
II.2.2. Văn bản đi ............................................................................................................... 10
II.2.3. Văn bản nội bộ........................................................................................................ 10
II.2.4. Văn bản giao việc ................................................................................................... 10
II.2.5. Hồ sơ công việc ...................................................................................................... 11
II.2.6. Báo cáo thống kê .................................................................................................... 11
II.2.7. Cá nhân ................................................................................................................... 11
II.3. Hướng dẫn sử dụng các chức năng hệ thống............................................................... 12
II.3.1. Văn bản đến ............................................................................................................ 12
II.3.1.1. Tiếp nhận văn bản đến ...........................................................................................12
II.3.1.2. Danh sách văn bản đến ..........................................................................................15
II.3.1.3. Tìm kiếm văn bản đến.............................................................................................20
II.3.1.4. Tra cứu văn bản đến...............................................................................................22
II.3.1.5. Theo dõi văn bản đến .............................................................................................24
II.3.2. Văn bản đi ............................................................................................................... 25
II.3.2.1. Nhập văn bản cơ quan............................................................................................25
II.3.2.2. Phát hành văn bản đi .............................................................................................28
II.3.2.3. Nhập văn bản dự thảo ............................................................................................30
II.3.2.4. Sổ văn bản cá nhân. ...............................................................................................31
II.3.2.5. Tìm kiếm văn bản đi ...............................................................................................33
II.3.2.6. Tra cứu văn bản đi. ................................................................................................34
II.3.3. Văn bản nội bộ........................................................................................................ 35
II.3.3.1. Soạn thảo văn bản nội bộ .......................................................................................35
II.3.3.2. Sổ văn bản nội bộ...................................................................................................36
II.3.3.3. Tìm kiếm văn bản nội bộ ........................................................................................38
II.3.3.4. Tra cứu văn nội bộ .................................................................................................40
II.3.4. Văn bản giao việc ................................................................................................... 41
II.3.4.1. Nhập công việc.......................................................................................................41
II.3.4.2. Danh sách công việc ..............................................................................................42
II.3.4.3. Xử lý công việc.......................................................................................................44
II.3.5. Hồ sơ công việc ...................................................................................................... 46
II.3.5.1. Tạo hồ sơ công việc................................................................................................46
II.3.5.2. Danh sách hồ sơ công việc .....................................................................................50
II.3.5.3. Tìm kiếm hồ sơ công việc .......................................................................................51
II.3.5.4. Tra cứu hồ sơ công việc .........................................................................................52
II.3.6. Báo cáo thống kê .................................................................................................... 53
II.3.6.1. Báo cáo văn bản đến ..............................................................................................53
II.3.6.2. Báo cáo văn bản đi.................................................................................................54
II.3.6.3. Thống kê văn bản đến.............................................................................................55
II.3.6.4. Thống kê văn bản đi ...............................................................................................56
II.3.6.5. Thống kê hồ sơ công việc .......................................................................................57
II.3.7. Cá nhân ................................................................................................................... 58
II.3.7.1. Ủy quyền xử lý .......................................................................................................58
II.4. Các vấn đề thường gặp phải khi sử dụng ..................................................................... 59
I.
TỔNG QUAN
I.1. Mục đích
Tài liệu này được xây dựng phục vụ cho công việc hướng dẫn sử dụng chi
tiết thao tác các chức năng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản.
Nội dung trình bày trong tài liệu ngắn gọn, theo trình tự các chức năng và
hướng dẫn thực hiện từng bước một. Vì vậy, người dùng có thể dễ dàng sử
dụng chương trình thông qua tài liệu này.
I.2. Phạm vi
Đối tượng sử dụng Tài liệu này bao gồm người sử dụng tham gia vào hệ
thống phần mềm QLVB, có 4 nhóm chính sau
Văn thư
Chuyên viên
Lãnh đạo
Quản trị hệ thống
I.3. Tài liệu liên quan
Tên tài liệu
STT
Mã tài liệu / Nguồn
1.
Tài Liệu Thiết Kế Kiến Trúc Tổng Thể Hệ Thống QN-ADD
2.
Tài liệu thiết kế thi công
3.
Tài liệu thuyết minh yêu cầu nghiệp vụ Hệ Thống QN04Thông Tin Và Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Văn Bản SRS_QLVB_v1.0
QN-TKTC-QLVB
I.4. Thuật ngữ và các từ viết tắt
STT
Thuật ngữ/chữ viết tắt
Mô tả
1.
QLVB
Quản lý văn bản
2.
HSCV
Hồ sơ công việc
3.
CBCC
Cán bộ công chức
4.
STT
Số thứ tự
5.
CNTT
Công nghệ thông tin
6.
PTB QLĐH
Phó Trưởng Ban Quản lý Điều hành
7.
SMS
Short Message Service = Tin nhắn dạng ngắn
8.
ADD
Architechture Design Document
II. NỘI DUNG
II.1. Giới thiệu chung
II.1.1. Tổng quan chương trình
Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản được xây dựng dựa trên phần mềm
nền tảng, gồm các nhóm chức năng chính sau:
Nhóm chức năng văn bản đến
1.
Tiếp nhận văn bản đến
2.
Sổ văn bản đến
3.
Tìm kiếm văn bản đến
4.
Tra cứu văn bản đến
5.
Theo dõi văn bản đến
Nhóm chức năng văn bản đi
1.
Nhập văn bản cơ quan
2.
Phát hành văn bản đi
3.
Nhập văn bản dự thảo
4.
Sổ văn bản cá nhân
5.
Tìm kiếm văn bản đi
6.
Tra cứu văn bản đi
Nhóm chức năng văn bản nội bộ
1.
Soạn thảo văn bản nội bộ
2.
Sổ văn bản nội bộ
3.
Tìm kiếm văn bản nội bộ
4.
Tra cứu văn bản nội bộ
Nhóm chức năng văn bản giao việc
1.
Nhập công việc
2.
Xử lý công việc
3.
Danh sách công việc
Nhóm chức năng hồ sơ công việc
1.
Tạo mới hồ sơ công việc
2.
Danh sách hồ sơ công việc
3.
Tìm kiếm hồ sơ công việc
4.
Nhóm chức năng báo cáo thống kê
1.
Báo cáo văn bản đến
2.
Báo cáo văn bản đi
3.
Thống kê văn bản đến
4.
Thống kê văn bản đi
5.
Thống kê hồ sơ công việc
Nhóm chức năng cá nhân
1.
Tra cứu hồ sơ công việc
Ủy quyền xử lý
Hệ thống Quản lý văn bản còn cung cấp cũng như truy xuất thông tin với
các hệ thống khác thông qua các dịch vụ liên thông
II.1.2. Quy trình xử lý văn bản
Quy trình xử lý văn bản
Văn thư
Lãnh đạo
Chuyên viên
Bút phê phân
công thực
hiện
Văn bản đến
Nhập văn
bản đến
Xem xét
Trình lãnh
đạo bút phê
Kiểm tra
Xử lý văn
bản
Soạn văn
bản đi trả
lời
Y
N
VB trả
lời
N
Y
Đồng ý phát
hành
Phát hành
Văn bản
để lưu
Làm bằng tay- sổ sách
Tin học hóa
Hình 1: Quy trình vận hành hệ thống
Văn bản đến đơn vị sẽ được văn thư nhập vào hệ thống văn bản. Văn thư sẽ
luân chuyển trình lãnh đạo phụ trách bút phê phân công xử lý văn bản.
Lãnh đạo phụ trách bút phê phân công sẽ bút phê trên hệ thống và phân
công cho các chuyên viên thực hiện xử lý văn bản đến.
Chuyên viên được phân công sẽ tùy theo nội dung bút phê của lãnh đạo để
tiến hành xử lý văn bản.
Nếu văn bản để lưu thì chuyên viên sẽ không cần xử lý.
Nếu văn bản cần phải ra văn bản trả lời thì chuyên viên được phân
công sẽ soạn văn bản đi và trình lãnh đạo xem xét nội dung
Lãnh đạo xem xét và có thể yêu cầu chuyên viên hiệu chỉnh cho chính xác.
Sau khi hoàn tất quy trình xem xét và lãnh đạo đồng ý phê duyệt thì văn bản
đi sẽ được chuyển cho văn thư lấy số phát hành.
Trên đây là quy trình cơ bản của quá trình xử lý văn bản đến và phát hành
văn bản đi cũng như quá trình bút phê lãnh đạo cho các chuyên viên xử lý.
Tùy theo đặc thù mỗi đơn vị thì quy trình trên sẽ được cấu hình phù hợp
bằng tính năng quy trình động của hệ thống
II.1.3. Các nội dung khác
Các quy tắc hiển thị của chương trình/hệ thống: Các mục thông tin có màu
nền vàng là bắt buộc nhập thông tin.
Ngày tháng được định dạng theo kiểu dd/MM/yyyy.
Yêu cầu tối thiểu đối với người sử dụng: Người sử dụng phải biết sử dụng
máy vi tính và có kiến thức cơ bản về tin học, hiểu rõ nghiệp vụ.
II.2. Giới thiệu các chức năng
II.2.1. Văn bản đến
STT
1
2
Chức năng
Tiếp nhận văn
bản đến
Sổ văn bản đến
Mô tả
Cho phép người dùng cập nhật thông
tin văn bản đến.
Đối tượng sử
dụng
Văn thư
Cho phép người dùng tìm kiếm văn
bản đến, chuyển xử lý, chuyển bổ
sung văn bản đến và đưa văn bản vào
hồ sơ công việc
Cho phép người dùng tìm kiếm thông
tin văn bản, hiển thị danh sách văn
bản đến theo các tiêu chí tìm kiếm và
đưa vào hồ sơ công việc.
Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo
3
Tìm kiếm văn
bản đến
Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo
4
Tra cứu văn bản
đến
Cho phép người dùng tra cứu thông
tin của văn bản đến theo các tiêu chí
tra cứu
Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo
5
Theo dõi văn bản
đến
Cho phép người dùng theo dõi tình
trạng xử lý văn bản đến.
Lãnh đạo
II.2.2. Văn bản đi
Đối tượng sử
dụng
Văn thư
STT
Chức năng
Mô tả
1
Nhập văn bản cơ
quan
Cho phép người dùng nhập các thông
tin và phát hành văn bản đi
2
Phát hành văn
bản đi
Chức năng này giúp cho người dùng
có thể phát hành văn bản đi và xử lý
các văn bản đã phát hành
Văn thư
3
Nhập văn bản dự
thảo
Cho phép người dùng nhập các thông
tin về dự thảo văn bản đi
Chuyên viên, Lãnh
đạo
4
Sổ văn bản cá
nhân
Cho phép người dùng chuyển xử lý
văn bản dự thảo và đưa vào hồ sơ
công việc
Chuyên viên, Lãnh
đạo
5
Tìm kiếm văn
bản đi
Văn thư, chuyên
viên, Lãnh đạo
6
Tra cứu văn bản
đi
Cho phép người dùng tìm kiếm các
văn bản theo các tiêu chí có sẵn, và
đưa vào hồ sơ công việc
Cho phép người dùng tra cứu các văn
bản theo các tiêu chí có sẵn
Văn thư, chuyên
viên, Lãnh đạo
II.2.3. Văn bản nội bộ
STT
Chức năng
Mô tả
Đối tượng sử
dụng
Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo
1
Soạn thảo văn
bản nội bộ
2
Sổ văn bản nội
bộ
Chức năng cho phép người dùng cập
nhật được nội dung văn bản cần soạn
vào hệ thống phần mềm để gửi cho
nội bộ đơn vị.
Danh sách các văn bản nội bộ đang
chờ xử lý và đã được xử lý.
3
Tìm kiếm văn
bản nội bộ
Tìm kiếm văn bản nội bộ theo các tiêu
chí được chọn dưới dạng danh sách
Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo
4
Tra cứu văn bản
nội bộ
Tra cứu văn bản theo thời gian, năm,
tháng.
Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo
Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo
II.2.4. Văn bản giao việc
STT
Chức năng
Mô tả
Đối tượng sử
dụng
Lãnh đạo
1
Nhập công việc
Cập nhật công việc cần giao vào hệ
thống phần mềm
2
Danh sách công
việc
Xử lý công việc
Danh sách công việc đã giao và tình
hình xử lý của các công việc đã giao
Lãnh đạo
Cập nhật thông tin và tiến độ xử lý
công việc của các việc đươc giao
Chuyên viên
3
II.2.5. Hồ sơ công việc
1
Tạo hồ sơ công
việc
Đối tượng sử
dụng
Cho phép người dùng tạo mới hồ sơ
Văn thư, Chuyên
công việc, cập nhật các nội dung, phân viên, Lãnh đạo
quyền và thu thập văn bản vào hồ sơ
công việc
2
Danh sách hồ sơ
công việc
Cho phép người dùng cập nhật và xem Văn thư, Chuyên
thông tin hồ sơ công việc
viên, Lãnh đạo
3
Tìm kiếm hồ sơ
công việc
Cho phép người dùng tìm kiếm thông
tin hồ sơ công việc, hiển thị danh sách
hồ sơ công việc theo các tiêu chí tìm
kiếm.
Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo
4
Tra cứu hồ sơ
công việc
Cho phép người dùng tra cứu thông
tin của hồ sơ công việc theo các tiêu
chí tra cứu
Văn thư, Chuyên
viên, Lãnh đạo
STT
Chức năng
Mô tả
II.2.6. Báo cáo thống kê
Đối tượng sử
dụng
Văn thư, chuyên
viên, Lãnh đạo
STT
Chức năng
Mô tả
1
Báo cáo văn bản
đến
Cho phép người dùng xem được danh
sách các văn bản đến theo các tiêu chí
có sẵn, in ra danh sách các văn bản để
báo cáo
2
Báo cáo văn bản
đi
Cho phép người dùng xem được danh
sách các văn bản đi theo các tiêu chí
có sẵn, in ra danh sách các văn bản để
báo cáo
Văn thư, chuyên
viên, Lãnh đạo
3
Thống kê văn bản Cho phép người dùng thống kê văn
đến
bản đến theo các tiêu chí có sẵn, in ra
danh sách thống kê đó
Văn thư, chuyên
viên, Lãnh đạo
4
Thống kê văn bản Cho phép người dùng thống kê văn
đi
bản đi theo các tiêu chí có sẵn, in ra
danh sách thống kê đó
Thống kê hồ sơ
Cho phép người dùng thống kê hồ sơ
công việc
công việc theo các tiêu chí có sẵn, in
ra danh sách thống kê đó
Văn thư, chuyên
viên, Lãnh đạo
5
Văn thư, chuyên
viên, Lãnh đạo
II.2.7. Cá nhân
STT
1
Chức năng
Ủy quyền
Đối tượng sử
dụng
Ủy quyền xử lý các văn bản được CBCC
phân công cho cán bộ khác.
Mô tả
II.3. Hướng dẫn sử dụng các chức năng hệ thống
II.3.1. Văn bản đến
II.3.1.1. Tiếp nhận văn bản đến
Chức năng này dùng để cập nhật các thông tin văn bản đến vào hệ thống
phần mềm.
Từ màn hình giao diện chính sau khi đăng nhập người dùng thực hiện như
sau:
Bước 1: Chọn mục Văn bản đến
Bước 2: Chọn Tiếp nhận văn bản đến. Khi đó màn hình sẽ hiển thị
như sau
Bước 3: Nhập thông tin văn bản đến và thông tin xử lý
o
Phần “Thông tin văn bản đến” dùng để quản lý văn bản, người
sử dụng cập nhật thông tin của văn bản để phục vụ tra cứu và
quản lý về sau.
o
Phần “Thông tin xử lý” giúp người sử dụng nhập nội dung trao
đổi hoặc xin ý kiến xử lý.
Bước 4: Nhấn nút
để lưu thông tin văn bản đến. Khi
đó hệ thống hiển thị thông báo như sau:
o
Sau khi lưu thông tin thành công màn hình xuất hiện thêm một
số nút chức năng như hình sau:
o
Chú thích các nút chức năng:
Nút
để chọn thời gian
Nút
: dùng để thêm mới nơi gửi, thêm mới các mẫu ý
kiến xử lý
Nút
bản đến
: dùng để tìm kiếm các văn bản liên kết với văn
Nút
Hình
: dùng để xóa tệp văn bản đính kèm đã chọn
là các dạng
văn bản có thể đính kèm lên phần mềm được
: Lưu tạm thông tin đang thực hiện dở
Nút
dang.
: Hiển thị màn hình quét văn bản, hỗ
Nút
trợ người sử dụng quét trực tiếp văn bản giấy vào hệ thống.
: Xóa nội dung thông tin văn bản đã
Nút
nhập.
Nút
: Chuyển thông tin văn bản đến người xử
lý tiếp theo.
o
Tên trường
Nút
: Kết thúc văn bản
Trong đó
Mô tả
Cách nhập
Loại sổ
Loại sổ công văn đến
Lựa chọn loại sổ trong trường
thông tin Loại sổ
Số đến
Số thứ tự đăng ký văn bản đến
Số đến tự sinh theo thứ tự, và có
thể cho người dùng thay đổi.
Số đến không được trùng nhau
trong cùng một loại sổ
Số/Ký hiệu
Số/Ký hiệu của công văn đến
Người dùng sẽ nhập thông tin số/
ký hiệu từ bàn phím
Lĩnh vực
Lĩnh vực của văn bản đến
Lựa chọn giá trị của lĩnh vực trong
trường Lĩnh vực
Ngày đến
Là ngày đơn vị, tổ chức nhận
được văn bản, đóng dấu đến và
đăng ký
Chọn thời gian từ biểu tượng
quyển lịch, hoặc có thể nhập trực
tiếp từ bàn phím
Ngày văn bản
Là ngày phát hành văn bản của
đơn vị phát hành
Chọn thời gian từ biểu tượng
quyển lịch hoặc nhập trực tiếp từ
bàn phím
Ngày văn bản không được sau
ngày đến
Tên loại văn
bản
Là các tên loại văn bản theo
quy định nhà nước ban hành
Lựa chọn tên loại văn bản trong
trường thông tin tên loại văn bản
Độ khẩn
Mức độ khẩn của văn bản
Lựa chọn mức độ khẩn cho văn
bản trong trường thông tin Độ
khẩn
Độ mật
Mức độ mật của văn bản
Lựa chọn mức độ mật cho văn bản
Tên trường
Mô tả
Cách nhập
trong trường thông tin Độ mật
Phòng ban
Tên phòng ban nhận văn bản
Tên phòng ban sẽ hiển thị khi
chọn Loại sổ là “Sổ văn bản đến
đích danh”
Người nhận
Tên người nhận văn bản đến
Trường thông tin này sẽ hiển thị
khi chọn Loại sổ là “Sổ văn bản
đến đích danh”
Lựa chọn tên người nhận văn bản.
Nơi gửi
Nơi gửi của văn bản đến
Lựa chọn nơi gửi văn bản đến
trong danh sách hoặc thêm mới
thông tin nơi gửi nếu nơi nhận
chưa tồn tại.
Trích yếu
Nội dung tóm tắt của văn bản
đến
Nhập thông tin từ bàn phím theo
nội dung trích yếu trên văn bản.
Ghi chú
Ghi những điều cần chú ý về
văn bản
Nhập nội dung thông tin từ bàn
phím.
Văn bản liên
kết
Số văn bản liên quan đến nội
dung của văn bản đến.
Lựa chọn văn bản liên kết khi kích
vào biểu tượng tìm kiếm
Tệp nội dung
Đính kèm tệp nội dung văn bản Nhấn vào nút Chọn để chọn ra tệp
đến
nội dung văn bản cần đính kèm.
Hạn xử lý
Thời hạn xử lý của văn bản đến Chọn hạn xử lý từ biểu tượng
quyển lịch hoặc nhập số ngày làm
việc hệ thống sẽ tự động tính hạn
xử lý
Thông tin xử lý
Thông tin xử lý văn bản đến
Người dùng chỉ xem nội dung hiển
thị trong thông tin xử lý
Ý kiến xử lý
Nội dung ý kiến xử lý của văn
bản đó
Nhập nội dung xử lý từ bàn phím,
hoặc chọn các mẫu ý kiến xử lý có
sẵn.
II.3.1.2. Danh sách văn bản đến
Chức năng này cho phép người dùng xử lý các văn bản đến của cơ quan
chuyển tới người dùng.
Để chuyển xử lý văn bản người dùng thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn mục Văn bản đến.
Bước 2: Chọn mục Sổ văn bản đến. Khi đó hệ thống hiển thị màn
hình như sau
Bước 3: Trong tab “Chờ xử lý” chọn văn bản cần chuyển và nhấn nút
để chuyển xử lý văn bản. Có 2 cách để chuyển văn bản
như hình sau
o
Chọn tab “Phòng ban” hệ thống hiển thị danh sách các phòng
ban như hình sau
o
Chọn tab “Người nhận” hệ thống hiển thị danh sách người nhận
như hình sau:
Bước 4: Người dùng chọn các đối tượng cần chuyển, nhấn nút
để chuyển văn bản đến cho người nhận. Sau khi nhấn nút
văn bản sẽ được hiển thị trong tab “Đã xử lý”
Để thực hiện chức năng “Chuyển bổ sung” văn bản người dùng thao tác
như sau:
Bước 1: Chọn mục Văn bản đến.
Bước 2: Chọn Sổ văn bản đến, hệ thống hiển thị lưới danh sách các
văn bản đến
Bước 3: Chọn tab “Đã xử lý”, nhập các tiêu chí tìm kiếm để tìm văn
bản cần chuyển bổ sung.
Bước 4: Chọn văn bản cẩn chuyển bổ sung, nhấn
trên văn bản
cần chuyển bổ sung chọn “Chuyển bổ sung”.
Bước 5: Hệ thống hiển thị danh sách các đối tượng nhận như hình sau
o
Người dùng chọn tên danh sách người nhận bổ sung, nhấn nút
để chuyển bổ sung cho người nhận
o
Chú thích các nút chức năng:
Nút
: đóng màn hình chuyển xử lý.
Nút
: chuyển văn bản đến cho người nhận.
Nút
: thêm mới một văn bản đến.
Nút
Nút
: xem thông tin văn bản đến.
: chuyển sổ sung văn bản đến.
II.3.1.3. Tìm kiếm văn bản đến
Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm các văn bản đến, hiển thị
được danh sách các văn bản đến theo các tiêu chí tìm kiếm
Để tìm kiếm văn bản đến người dùng thực hiện các bước sau
Bước 1: Chọn mục Văn bản đến
Bước 2: Chọn mục Tìm kiếm văn bản đến
Bước 3: Nhập các tiêu chí tìm kiếm như hình
o
Trong đó
Tên trường
Mô tả
Cách nhập
Ngày đến
Là ngày đơn vị, tổ chức nhận
được văn bản, đóng dấu đến và
đăng ký.
Chọn thời gian từ biểu tượng quyển
lịch hoặc nhập trực tiếp từ bàn
phím.
Khoảng thời gian Ngày đến không
quá 90 ngày
Ngày văn bản
Là ngày phát hành văn bản của
đơn vị phát hành
Chọn thời gian từ biểu tượng quyển
lịch hoặc nhập trực tiếp từ bàn
phím.
Ngày văn bản không được sau ngày
đến
Khoảng thời gian Ngày văn bản
không quá 90 ngày.
Bước 4:
để xem kết quả.
o
Nhấn nút
o
Chọn văn bản và nhấn nút
để đưa văn bản vào
HSCV.
Để đưa văn bản vào HSCV sau khi tìm kiếm văn bản xong người dùng thực
hiện các thao tác sau:
Bước 1: Chọn văn bản cần đưa vào HSCV, nhấn nút
như hình sau
Bước 2: Chọn HSCV cần thu thập, nhấn nút
để đưa
văn bản đã tìm kiếm vào HSCV.
Bước 3: Sau khi nhấn
nếu trong hồ sơ công việc chưa
tồn tại văn bản được chọn hệ thống sẽ hiển thị thông báo như sau
II.3.1.4. Tra cứu văn bản đến
Chức năng này cho phép người dùng tra cứu thông tin của văn bản đến theo
các tiêu chí tra cứu.
Để thực hiện tra cứu văn bản đến người dùng thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn mục Văn bản đến
Bước 2: Chọn mục Tra cứu văn bản đến
Bước 3: Nhập các tiêu chí tra cứu như hình sau
Bước 4: Nhấn nút
, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các
văn bản theo các tiêu chí đã chọn
o
Chú thích các nút chức năng:
Nút
: Để hiển thị các văn bản theo tiêu chí tra
cứu.
o
Tên trường
Phòng ban
Trong đó
Mô tả
Tên phòng ban nhận văn bản
Cách nhập
Tên phòng ban sẽ hiển thị khi
chọn Loại sổ là “Sổ văn bản đến
đích danh”
Tên trường
Mô tả
Cách nhập
Người nhận
Tên người nhận văn bản đến
Trường thông tin này sẽ hiển thị
khi chọn Loại sổ là “Sổ văn bản
đến đích danh”
Lựa chọn thông tin trong trường
Người nhận
Lĩnh vực
Lĩnh vực của văn bản đến
Lựa chọn giá trị của lĩnh vực trong
trường thông tin Lĩnh vực
Số đến
Số thứ tự đăng ký văn bản đến
Số đến tự sinh, có thể nhập từ bàn
phím.
Không được trùng nhau trong
cùng một loại sổ
Năm
Thời gian theo đơn vị năm để tra
cứu
Lựa chọn giá trị trong trường
thông tin Năm
Tháng
Thời gian theo đơn vị tháng để
tra cứu
Lựa chọn giá trị trong trường
thông tin Tháng
Tình trạng
Tình trạng xử lý văn bản
Lựa chọn giá trị trong trường
thông tin Tình trạng
Loại sổ
Loại sổ công văn đến
Lựa chọn loại sổ trong trường
thông tin Loại sổ
Trích yếu
Nội dung tóm tắt của văn bản
đến
Nhập thông tin từ bàn phím theo
nội dung trích yếu trên văn bản.
II.3.1.5. Theo dõi văn bản đến
Chức năng này cho phép người dùng theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến.
Để thực hiện chức năng này, người dùng thao tác như sau:
o Bước 1: Chọn mục Văn bản đến
Bước 2: Chọn mục Theo dõi văn bản đến
Bước 3: Nhập các tiêu chí tìm kiếm như hình sau
Bước 4: Nhấn nút
hệ thống hiển thị danh sách các văn
bản cần theo dõi như hình sau
Từ danh sách này người dùng có thể theo dõi được tình trạng xử lý của văn
bản, để xem chi tiết “Quá trình xử lý” người dùng nhấn
chọn
, hệ thống sẽ hiển thị thông tin và quá trình xử lý chi tiết của
văn bản đó.
II.3.2. Văn bản đi
II.3.2.1. Nhập văn bản cơ quan
Chức năng này dùng để cập nhật các thông tin của văn bản đi vào hệ thống
phần mềm và phát hành văn bản đi
Sau khi đăng nhập xong người dùng sẽ thực hiện các bước xử lý sau:
Bước 1: Chọn mục Văn bản đi
