Ứng dụng Microsoft Excel để xây dựng chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh Công ty Cổ phần vật liệu Điện và Cơ khí, Thái Nguyên

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................................4
CHƯƠNG 1.........................................................................................................................6
TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG..................................................................................6
1.1. Khái quát chung về kế toán bán hàng...........................................................................6
1.1.1 Khái quát về bán hàng..........................................................................................................6
1.1.2 Vai trò và nhiệm vụ của Kế toán bán hàng............................................................................7
1.1.3 Các phương thức bán hàng..................................................................................................9
1.1.4 Các phương thức thanh toán.............................................................................................10
1.1.5 Lý luận về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng....................................11

1.2 Giới thiệu về Microsoft Excel.......................................................................................18
1.2.1 Giới thiệu về Microsoft Excel..............................................................................................18

.........................................................................................................................................21
CHƯƠNG 2.......................................................................................................................22
KHẢO SÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
VẬT LIỆU ĐIỆN VÀ CƠ KHÍ THÁI NGUYÊN...........................................................................22
2.1 Giới thiệu về chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên...............22
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty......................................................................22
2.1.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy của chi nhánh........................................................................24

2.2 Đặc điểm bộ máy kế toán và các phần hành kế toán của chi nhánh công ty vật liệu điện
và cơ khí Thái Nguyên.......................................................................................................26
2.2.1 Đặc điểm bộ máy kế toán...................................................................................................26
2.2.2 Hình thức kế toán áp dụng trong chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái
Nguyên........................................................................................................................................28

2.3 Các phương thức bán hàng và thanh toán được áp dụng tại chi nhánh.......................30
2.3.1 Các phương thức bán hàng tại chi nhánh...........................................................................30
2.3.2 Các phương thức thanh toán trong quá trình bán hàng của chi nhánh...............................30

1


2.3.3 Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng tại chi nhánh...............................................31
2.3.4 Mô hình hóa hoạt động bán hàng và công nợ phải thu......................................................33
2.3.5 Quy trình xử lý kế toán bán hàng trên phần mềm Kế toán bán hàng..................................35

2.4 Phân tích thiết kế hệ thống cho chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ
phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên..........................................................................36
2.4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng cho chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh.................36
2.4.2 Biểu đồ mức khung cảnh....................................................................................................36
2.4.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng công nghệ thông tin...............................38
2.4.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý nghiệp vụ......................................38
2.4.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng thống kê – báo cáo.................................39

CHƯƠNG 3.......................................................................................................................40
XÂY DỰNG MỘT SỐ CHỨC NĂNG CHÍNH CHO CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CHI
NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU ĐIỆN VÀ CƠ KHÍ THÁI NGUYÊN................................40
3.1 Đặt vấn đề..................................................................................................................40
3.2 Một số giao diện chính của chương trình....................................................................40
3.2.1 Giao diện chính..................................................................................................................40
3.2.2 Giao diện Nhật kí chung.....................................................................................................41
3.2.3 Giao diện phiếu thu............................................................................................................41
3.2.4 Giao diện phiếu xuất..........................................................................................................42
3.2.5 Giao diện Bảng cân đối kế toán..........................................................................................42
3.2.6 Giao diện bán hàng............................................................................................................43

.........................................................................................................................................43
3.2.7 Báo cáo kết quả kinh doanh...............................................................................................43

KẾT LUẬN..........................................................................................................................44
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................45

2


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Giao diện của excel..............................................................................................20
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy hành chính........................................................................24
Hình 2.2 Cơ cấu bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái
Nguyên.............................................................................................................................27
Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung tại chi nhánh công
ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên..................................................................29
Hình 2.4 Mô hình hóa hoạt động bán hang và công nợ phải thu......................................33
Hình 2.5 Quy trình xử lý kế toán bán hàng trên phần mềm Kế toán bán hàng...................35
Hình 3.1 Giao diện chính của chương trình kế toán bán hàng............................................40
Hình 3.2 Giao diện Sổ nhật ký chung.................................................................................41
Hình 3.3 Giao diện phiếu thu.............................................................................................41
Hình 3.4 Giao diện phiếu xuất..........................................................................................42
Hình 3.5 Giao diện Bảng cân đối kế toán...........................................................................42
Hình 3.6 Giao diện bán hàng.............................................................................................43
Hình 3.7 Báo cáo kết quả kinh doanh................................................................................43

3


LỜI NÓI ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong quá trình khảo sát tại chi nhánh Công ty Cổ phần vật liệu điện và cơ khí

Thái Nguyên nhận thấy rằng trong các phòng tại đơn vị đã có trang vị các thiết bị như
máy tính và kết nối mạng đầy đủ, tuy nhiên đa số cán bộ còn thực hiện công việc một cách
thủ công và chưa được thiết thực.
Cùng với sự phát triển của đất nước theo con đường công nghiệp hóa – hiện đại
hóa, Công nghệ thông tin không ngừng phát triển mạnh mẽ. việc sử dụng công nghệ
thông tin không thể thiếu trong việc quản lý của nhà nước cũng như điều hành của các
doanh nghiệp, công ty.
Việc xây dựng bảng phân công công việc được áp dụng công nghệ thông tin sẽ
giúp cho các cán bộ phân công và kiểm soát công việc một cách dễ dàng và chặt chẽ
hơn, mỗi cán bộ sẽ nhận công việc của mình thực hiện công việc đó đúng thời hạn mà
đã được phân. Mỗi cá nhân sẽ tự động thực hiện công việc và có trách nhiệm hoàn
thành công việc đó.
Em chọn đề tài “Ứng dụng Microsoft Excel để xây dựng chương trình kế
toán bán hàng tại chi nhánh Công ty Cổ phần vật liệu Điện và Cơ khí, Thái
Nguyên” vì đây là một đề tài thú vị liên quan đến quá trình học tập và công việc của
em trong tương lai. Trong quá trình thực hiện đề tài sẽ giúp em tìm hiểu thêm nhiều
kiến thúc và trang bị cho bản thân được nhiều kinh nghiệm hơn.
Xác định đối tượng, tên đề tài
Ứng dụng Microsoft Excel và xây dựng một số chức năng chính cho chương
trình kế toán bán hàng tại chi nhánh Công ty Cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên
Năm 2017, khi các trang thiết bị tại chinhanhs Công ty Cổ phần vật liệu điện và
cơ khí Thái Nguyên đã được đầu tư một cách đầy đủ về: các máy tính để bàn được
trang bị mới hoàn toàn và các đường truyền mạng được kết nối đầy đủ về máy.
Mục đích nghiên cứu
- Khi các trang thiết bị đã được trang bị đầy đủ cho các văn phòng tại cơ quan,
nhưng đa số các cán bộ chưa biết cách sử dụng các loại trang thiết bị có sẵn cũng như
trong quá trình quản lý nhân sự tại công ty còn thủ công và chưa có tính khoa học.

4

- Việc ứng dụng phần mềm Microsoft Excel sẽ giúp cho cán bộ tại đơn vị dễ
dàng hơn trong việc xây dựng chương trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng ,góp phần phục vụ đắc lực và có hiệu quả trong công tác bán hàng.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Khảo sát quá trình xây dựng chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh công
ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên
- Ứng dụng Phần mềm Microsoft Excel trong việc xây dựng chương trình kế
toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu (phân tích, tổng hợp, đánh giá).
Giả thuyết nghiên cứu
- Nếu ứng dụng phần mềm Microsoft Excel để xây dựng chương trình kế toán
bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên thì sẽ chắc
chắn sẽ giúp cho các kế toán dễ dàng trong việc bán hàng và quản lý quá trình làm
việc tại đơn vị.
Ý nghĩa
- Ý nghĩa lý luận: Các kết quả nghiên cứu đề tài làm giàu cơ sở lý luận về tin
học hóa trong công tác kế toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và
cơ khí Thái Nguyên
Làm sáng tỏ đề tài nghiên cứu và các khái niệm.
- Ý nghĩa thực tiễn: Ứng dụng vào quy trình xây dựng chương trình kế toán bán
hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên nhằm nâng
cao hiệu quả trong công tác quản lí kế toán bán hàng
Ngoài phần mở đầu và kết luận bố cục của bài bao gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kế toán bán hàng
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần
vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên
Chương 3: Ứng dụng microsoft exel trong công tác xây dựng chương trình kế
toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên

5


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
1.1. Khái quát chung về kế toán bán hàng
1.1.1 Khái quát về bán hàng
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động
sản xuất kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thoả mãn nhu
cầu của thị trường với mục tiêu là lợi nhuận. Để thực hiện mục tiêu đó, doanh nghiệp
phải thực hiện được quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực
hiện giá trị của sản phẩm tức là chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật
sang hình thái giá trị ( hàng - tiền).
Xét từ góc độ kinh tế, Quá trình bán hàng có thể được chia làm 2 giai đoạn:
+Giai đoạn 1:Đơn vị xuất bán giao hàng cho đơn vị mua, căn cứ vào hợp đồng
kinh tế đã ký kết, giai đoạn này chỉ phản ánh một mặt của quá trình bán hàng chưa
phản ánh kết quả bán hàng vì số hàng chưa chắc chắn được chấp nhận thanh toán hay
thu được tiền.
+ Giai đoạn 2:Đơn vị hay khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, giai
đoạn này đơn vị mua đã thu được hàng còn đơn vị bán đã thu được tiền kết thúc giai
đoạn này cũng là kết thúc quá trình bán hàng và xác định được kết quả bán hàng.
Tổng doanh

Kết quả từ bán
hàng và cung
cấp dịch vụ

=

thu từ bán
hàng cung

Giá vốn
-

Các khoản
giảm trừ

-

của hàng
xuất đã

Chi phí bán
-

hàng và quản
lý doanh

cấp dịch vụ
bán
nghiệp
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi

ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận
thanh toán. Trong doanh nghiệp thương mại bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng
nhất của quy trình kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản
phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vì vậy, đẩy
nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kì sản xuất kinh doanh,

phát triển nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

6


1.1.2 Vai trò và nhiệm vụ của Kế toán bán hàng
 Vai trò của Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của
DNTM. Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện,
vốn của DNTM được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái giá trị
(tiền tệ). Doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp chi phí bỏ ra, có nguồn tích luỹ
để mở rộng sản xuất kinh doanh.
+ Đối với bản thân doanh nghiệp, bán hàng là vấn đề sống còn quyết định tới sự
tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua bán hàng thì giá trị và giá trị sử
dụng của sản phẩm mới được thể hiện. Sản phẩm tiêu thụ được mới tạo ra doanh thu
để bù đắp toàn bộ chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực
tiếp, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng và chi phí sản xuất chung) từ đó
doanh nghiệp tiếp tục chu kỳ sản xuất mới. Việc tăng nhanh quá trình bán hàng (tăng
cả số lượng và rút ngắn thời gian) đồng thời với việc tăng nhanh vòng quay vốn giúp
tiết kiệm vốn cho doanh nghiệp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng thực hiện tái sản
xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời
sống vật chất cho người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với nhà nước. Do
vậy việc tổ chức tốt công tác bán hàng và mở rộng thị trường tiêu thụ sẽ tăng doanh
thu khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường.
+ Đối với người tiêu dùng: thông qua quá trình bán hàng sẽ đáp ứng nhu cầu
tiêu dùng của người sử dụng đồng thời qua đó giá trị sử dụng của hàng hóa mới được
thực hiện.
+ Thông qua kết quả bán hàng các doanh nghiệp có thể kiểm tra, giám sát tình
hình thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền
thu về bán hàng và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán đồng thời đối với Nhà nước

dựa trên số liệu do kế toán cung cấp có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh và tình
hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện chức năng quản lý kiểm soát vĩ mô
nền kinh tế, và kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vững trên thị
trường. Thông qua kết quả bán hàng doanh nghiệp có thể kiểm tra được tính thích ứng
của sản phẩm trên thị trường về sức cạnh tranh, chất lượng sản phẩm mẫu mã, giá cả
và thị hiếu từ đó có được những kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả. Do đó công
tác bán hàng cần nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu
7


mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán, thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả
kinh doanh tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật.
 Nhiệm vụ kế toán bán hàng
Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến
động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng chủng loại
và giá trị.
Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các
khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh thu. Đồng thời
theo dõi và đôn đốc thu hồi các khoản phải thu của khách hàng chi tiết cho từng đối
tượng cụ thể.
Phản ánh và tính toán chính xác kết quả hoạt động của từng hoạt động kinh
doanh, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, và tình hình phân phối
kết quả các hoạt động.
Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định
kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả
bán hàng.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng cần chú ý những yêu cầu cơ bản sau:
Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là bán để kịp thời lập báo cáo bán

hàng và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và
thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại, từng hợp đồng kinh tế nhằm giám sát
chặt chẽ hàng bán về số lượng, chất lượng, thời gian…Đôn đốc việc thu tiền khách
hàng nộp về quỹ.
Tổ chức hạch toán chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lí.
Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lí không quá
phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lí, nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh
nghiệp, kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh chính xác.

8


 Yêu cầu của quá trình quản lý bán hàng
Trong điều kiện nền kinh tế như hiện nay xu hướng khu vực hoá, toàn cầu hoá,
tự do cạnh tranh tạo ra nhiều cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ nhưng đặt ra cho các
doanh nghiệp trong nước các thử thách lớn hơn do các đối thủ cạnh tranh ngày càng
nhiều và mạnh. Đứng trước tình hình này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn cho
mình chính xác sản phẩm, chính sách tiêu thụ đúng đắn nhằm đáp ứng yêu cầu đa dạng
của thị trường để phát triển hiệu quả kinh doanh.
Thứ nhất, cần theo dõi tình hình tiêu thụ và sức cạnh tranh của từng loại sản
phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng.
Thứ hai, cần có chính sách nghiên cứu thị trường lựa chọn sản phẩm mục tiêu
mà thị trường cần từ đó đưa ra kế hoạch sản xuất ,quản lí chất lượng, cải tiến mẫu mã
và xây dựng thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển và bền vững của
doanh nghiệp.
Thứ ba, cần tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường áp dụng các phương thức
bán hàng phù hợp và có các chính sách khuyến khích bán hàng nhằm không ngừng
phát triển doanh thu, giảm chi phí của các hoạt động.
Thứ tư, quan trọng nhất cần quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản

lí doanh nghiệp và các chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hoá lợi nhuận.
1.1.3 Các phương thức bán hàng
Phương thức bán hàng có ảnh hương trực tiếp tới việc sử dụng các tài khoản kế
toán phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hoá. Từ đó quyết định đến thời
điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng
lợi nhuận.
Trong các DNTM, hoạt động bán hàng được chia thành 2 hoạt động: Bán hàng
trong nước và bán hàng ra nước ngoài.
Bán hàng trong nước
Hoạt động bán hàng trong nước được thực hiện theo 2 phương thức: Bán buôn
và bán lẻ.
 Bán buôn: Là bán hàng cho các đơn vị sản xuất, kinh doanh để tiếp tục quá
trình luân chuyển hàng hoá và thường được bán với khối lượng lớn so với bán lẻ. Có 2
phương thức: Bán buôn qua kho và bán buôn không qua kho.
• Bán buôn qua kho: Theo phương thức này hàng hóa được mua về nhập kho rồi từ
kho của doanh nghiệp mới xuất bán ra. Phương thức này có 2 hình thức giao nhận:
- Hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: Bên bán xuất hàng từ kho và giao trực
tiếp cho bên mua. Hàng được ghi nhận là bán khi bên mua nhận hàng và ký xác nhận
trên Hoá đơn bán hàng
9


- Theo hình thức chuyển hàng: Bên bán xuất hàng từ kho để chuyển cho bên mua
theo thời gian và địa điểm đã ghi trong Hợp đồng. Hàng được ghi nhận là bán khi bên
mua đã nhận được hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng đã nhận
• Bán buôn không qua kho: Theo phương thức này, hàng được giao bán ngay từ
khâu mua hàng không qua kho của doanh nghiệp bán buôn. Phương thức bán buôn này
được thực hiện dưới 2 hình thức: Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp và bán buôn
vận chuyển thẳng theo phương thức chuyển hàng
Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp (còn gọi là giao hàng tay ba): Doanh

nghiệp thương mại nhận hàng ở bên bán và giao trực tiếp cho khách hàng của mình.
Khi nào đến tay khách hàng, được họ kiểm nhận và trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì
hàng được coi là bán.
 Bán lẻ hàng hóa: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng.
Qua khâu bán lẻ, hàng hoá kết thúc giai đoạn lưu thông, giá trị của hàng được thực
hiện đầy đủ. Các phương thức bán hàng ở khâu bán lẻ:
 Bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao
hàng cho khách. Việc thừa, thiếu hàng ở quầy và tiền thu về bán hàng do nhân viên
bán hàng trực tiếp chịu trách nhiệm.
• Bán hàng thu tiền tập trung: Ở quầy có nhân viên thu ngân chuyên làm nhiệm
vụ thu tiền và viết hoá đơn. Căn cứ vào hoá đơn đã thu tiền nhân viên bán hàng giao
hàng cho khách, ở đây thừa thiếu tiền bán hàng thuộc trách nhiệm của nhân viên thu
ngân, thừa thiếu hàng ở quầy thuộc trách nhiệm của nhân viên bán hàng.
Bán hàng ra nước ngoài (xuất khẩu hàng hoá) theo 2 phương thức:
+Xuất khẩu trực tiếp: Đơn vị tham gia đàm phán có thể trực tiếp đàm phán, kí
kết hợp đồng với nước ngoài; trực tiếp giao hàng, nhận tiền hàng.
+Xuất khẩu uỷ thác: Đơn vị tham gia xuất khẩu không trực tiếp đàm phán, kí
kết hợp đồng xuất khẩu với nước ngoài mà thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hoá
của mình thông qua 1 đơn vị xuất nhập khẩu khác.
1.1.4 Các phương thức thanh toán
Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động
bán hàng, chỉ khi quản lý tốt các nghiệp vụ thanh toán doanh nghiệp mới không bị
chiếm dụng vốn, tạo điều kiện tăng vòng quay của vốn, giữ uy tín với khách hàng.
Hiện nay, các DNTM đang áp dụng 1 số phương thức thanh toán sau:
+ Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc séc: Đối với những khách hàng có nhu
cầu thanh toán ngay, những khách hàng mua hàng với số lượng ít, không thường

10

xuyên, khách hàng mới. Phương thức này giúp cho công ty thu hồi vốn nhanh, tránh
được tình trạng chiếm dụng vốn.
+ Người mua ứng tiền trước: Áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt mua theo
yêu cầu mua một lúc với số lượng lớn mà công ty không thể áp dụng được.
+ Thanh toán chậm: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng có quan hệ
mua bán thường xuyên, đã có uy tín với công ty. Trong trường hợp này, công ty bị chiếm
dụng vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu phần lãi suất do việc trả chậm.
1.1.5 Lý luận về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
 Kế toán doanh thu bán hàng
Nội dung: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 - Doanh thu được hiểu là
tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kì kế toán, phát sinh từ các
hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng
vốn chủ sở hữu.
Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng hoá hoặc cung ứng lao vụ
dịch vụ (chưa có thuế GTGT). Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính
thuế trực tiếp thì doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán (bao gồm
cả thuế GTGT). Ngoài ra doanh thu bán hàng còn bao gồm các khoản phụ thu, phí thu
thêm ngoài giá bán mà doanh nghiệp được hưởng.
Doanh thu thuần: là doanh số chênh lệch giữa tổng doanh thu và các khoản
giảm trừ: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế GTGT tính theo phương pháp
trực tiếp, thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt.
Các điều kiện ghi nhận doanh thu:
Theo chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 - Doanh thu bán hàng được ghi nhận
khi đồng thời thoả mãn năm điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phẩn lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở
hữu sản phẩm hàng hoá cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hoá như sở hữu hàng
hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Chứng từ kế toán sử dụng:
- Hóa đơn GTGT (mẫu 01-GTKT)
- Hóa đơn bán hàng (mẫu 02-GTGT)
- Bảng thanh toán hàng đại lý, kí gửi (mẫu 14-BH)
- Thẻ quầy hàng (mẫu 15-BH)
- Tờ khai thuế GTGT (mẫu 07A/GTGT)
11


- Các chứng từ liên quan như chứng từ thanh toán, hợp đồng, phiếu nhập kho
hàng trả lại....
Tài khoản sử dụng-TK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của
doanh nghiệp trong một thời kì nhất định của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các
giao dịch.
Tài khoản này không có số dư cuối kì và có 6 tài khoản cấp 2:
TK5111: Tài khoản doanh thu bán hàng hoá
TK5112: Tài khoản doanh thu bán các thành phẩm
TK5113: Tài khoản doanh thu cung cấp dịch vụ
TK5114: Tài khoản doanh thu trợ cấp, trợ giá.
TK5117: Tài khoản doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư.
TK5118: Tài khoản doanh thu khác.
 Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 3387Doanh thu chưa thực hiện, TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái, TK 111 - Tiền
mặt, TK 112 - Tiền gửi ngân hàng.
 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Trong điều kiện hiện nay, để đẩy mạnh hàng hoá bán ra, thu hồi nhanh chóng
tiền hàng, doanh nghiệp cần có chế độ khuyến khích đối với khách hàng thông qua các
khoản chiết khấu thương mại khi khách hàng mua với số lượng lớn, hay giảm giá cho

khách hàng.
Thứ nhất, khi khách hàng mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận bên bán
sẽ dành cho bên mua một khoản chiết khấu thương mại (Đã ghi trên hợp đồng kinh tế
mua bán hoặc cam kết mua bán hàng). Khi đó làm phát sinh một khoản được gọi là Chiết khấu thương mại.
Tài khoản sử dụng:TK521 - Chiết khấu thương mại
Thứ hai, khi khách hàng mua hàng nhưng vì lý do hàng bị kém phẩm chất,
không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn ghi trên hợp đồng. Khi đó bên bán
đồng ý giảm giá cho bên mua làm phát sinh - Giảm giá hàng bán.
Tài khoản sử dụng:TK 532 - Giảm giá hàng bán.
Thứ ba, trường hợp hàng xác định là đã bán nhưng do chất lượng không đạt yêu
cầu như thoả thuận, khách hàng yêu cầu trả lại số hàng đó làm phát sinh – Hàng bán
bị trả lại.
Tài khoản sử dụng:TK 531 - Hàng bán bị trả lại.
Ngoài ra các khoản trừ doanh thu kể trên còn bao gồm: Thuế GTGT - nộp theo
phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.
 Kế toán giá vốn hàng bán
12


Giá vốn hàng bán: là trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ xuất bán
trong kì.
Đối với DNTM: khi nhập kho hàng hoá, kế toán ghi theo giá trị mua thực tế của
từng lần nhập hàng cho từng thứ hàng hoá. Các chi phí thu mua thực tế phát sinh liên
quan trực tiếp đến quá trình mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi…
đều hạch toán riêng (mà không tính vào giá thực tế của từng hàng hoá), đến cuối tháng
mới tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho để tính cho giá trị vốn thực tế của hàng
xuất kho.
Trường hợp kế toán HTK theo phương pháp KKTX: trị giá vốn của hàng
hóa xuất bán được tính theo 3 bước:
Bước1: Tính trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất bán:

Theo quy định hiện hành, trị giá mua của hàng hóa xuất bán có thể tính theo các
phương pháp sau:
+ Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho
hàng hoá thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và giá thực tế mua của lô đó
để tính giá mua của hàng xuất kho.
+ Phương pháp bình quân gia quyền (Cả kỳ dự trữ): Trị giá vốn mua của hàng
xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất trong kì và đơn giá thực tế bình quân theo
công thức:
Trị giá vốn thực tế của
hàng xuất kho
Trong đó:

Số lượng hàng xuất

=

*

kho

Trị giá mua của hàng hóa

Đơn giá mua
của hàng hóa

=

tồn đầu kỳ
Số lượng hàng tồn kho đầu

+

Đơn giá thực tế bình quân

Trị giá mua của hàng hóa nhập
kho trong kỳ

+ Số lượng hàng nhập trong kỳ
kỳ
+ Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này dựa trên giả

mua

định hàng nào được nhập kho trước thì xuất trước và lấy giá mua của lần đó là giá của
hàng hoá xuất kho. Do đó hàng hóa tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần
nhập sau cùng.
+ Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là
hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng
tồn kho được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
+ Phương pháp hệ số giá: Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên
có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để
đánh giá hàng hóa xuất kho. Giá hạch toán ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục
13


vụ cho công tác hạch toán chi tiết hàng hóa xuất kho Sử dụng giá hạch toán, việc xuất
kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán, cuối kì kế toán phải tính ra giá thực
tế dể ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính hệ số giữa
giá thực tế và giá hạch toán của hàng hóa luân chuyển trong kì theo công thức sau:
Trị giá của Hàng còn tồn đầu kỳ

H = Trị giá hạch toán của Hàng tồn đầu
kỳ

+
+

Trị giá thực tế của Hàng nhập trong kỳ
Trị giá thực tế của Hàng nhập trong kỳ

14


Sau đó tính trị giá của hàng hóa xuất trong kì theo công thức:
Giá trị thực tế của hàng hóa xuất

=

Trị giá hạch toán của hàng hóa xuất

* H
kho trong kỳ
trong kỳ
Bước 2: Tính chi phí mua phân bố cho hàng xuất bán trong kỳ:
Đến cuối kì kế toán phân bổ chi phí mua cho số hàng hoá xuất kho đã bán theo

công thức:
Chi phí mua
phân bổ cho
hàng xuất

Chi phí mua phân bổ
=

cho hàng tồn đầu kỳ
Trị giá mua của hàng

+
+

Trị giá mua

Chi phí mua của
hàng nhập trong kỳ
*
Trị giá mua hàng

của hàng
xuất bán

tồn đầu kỳ
nhập trong kỳ
kho bán
trong kỳ
Trong đó hàng tồn đầu kì bao gồm hàng tồn trong kho, hàng đã mua nhưng còn đang
đi trên đường và hàng hoá gửi đi bán nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu.
Bước 3: Tính trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kỳ:
Trị giá vốn của hàng

=

Trị giá mua của hàng

+

Chi phí thu mua phân bổ

hóa xuất bán
hóa xuất bán
cho hàng hóa xuất bán
Trường hợp kế toán HTK theo phương pháp kiểm kê định kỳ:Theo phương
pháp này, cuối kỳ Doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho và tính trị giá vốn thực tế hàng
tồn kho theo công thức sau:
Trị giá vốn

Trị giá vốn

thực tế của

thực tế của

hàng xuất kho

=

hàng tồn kho

để bán
đầu kỳ
 Kế toán chi phí bán hàng

Trị giá vốn thực
+ tế của hàng nhập
kho trong kỳ

Trị giá vốn thực
-

tế của hàng tồn
kho cuối kỳ

Chi phí bán hàng: là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến quá trình bán
sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ.
Nội dung chi phí bán hàng gồm các yếu tố sau:
+Chi phí nhân viên: là các khoản tiền lương phụ cấp phải trả cho nhân viên bán
hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, vận chuyển hàng hóa và các khoản trích BHXH,
BHYT, KPCĐ, BHTN trên tiền lương theo quy định.
+Chi phí dụng cụ, đồ dùng đo lường tính toán, làm việc trong khâu tiêu thụ
hàng hóa, dịch vụ
+Chi phí khấu hao TSCĐ: của tài sản dùng trong khâu tiêu thụ hàng hóa, dịch
vụ như: nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển…
+Chi phí bảo hành sản phẩm: chi phí bỏ ra để sửa chữa bảo hành sản phẩm,
hàng hóa trong thời gian bảo hành.

15


+Chi phí dịch vụ mua ngoài: phục vụ cho khâu tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ như:
chi phí thuê tài sản, thuê kho bến bãi, tiền hoa hồng đại lý,…
+Chi phí bằng tiền khác là chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu
thụ sản phẩm, hàng hóa như chi phí tiếp khách, chi phí giới thiệu hàng hóa, chi phí

quảng cáo tiếp thị…
Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được tập hợp, đến cuối kỳ kế toán
thực hiện kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh.
Chứng từ sử dụng hạch toán chi phí bán hàng :
+ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
+ Bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ.
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
+ Các hóa đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt.
TK kế toán sử dụng: TK 641- Chi phí bán hàng:
TK 641: không có số dư cuối kỳ và được mở các tài khoản cấp hai:
TK 6411: Chi phí nhân viên
TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì
TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng
TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định
TK 6415: Chi phí bảo hành
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418: Chi phí bằng tiền khác.
 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là toàn bộ các chi phí liên quan đến hoạt động
quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất
chung toàn doanh nghiệp.
Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp: Theo quy định hiện hành, chi phí quản
lý doanh nghiệp được chi tiết thành các yếu tố chi phí sau:
+ Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám
đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ,
BHTN trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định.
+ Chi phí vật liệu quản lý: là trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất
dùng cho hoạt động quản lý của bán giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ khác.
+ Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho
công tác quản lý chung của doanh nghiệp.

+ Chi phí khấu hao TSCĐ: khấu hao những tài sản dùng chung của doanh
nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc,...
+ Thuế, phí và lệ phí: thuế nhà đất, thuế môn bài,... Và các khoản phí, lệ phí
giao thông, cầu phà...
+ Chi phí dự phòng: trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ,...
+ Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi khác các khoản ở trên như chi hội nghị,
16


tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ,...
Chứng từ sử dụng hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
+ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
+ Bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ.
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
+ Các hóa đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt.
TK kế toán sử dụng: TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp:
TK 642: không có số dư cuối kỳ và được mở các tài khoản cấp hai:
TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý
TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng
TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6425: Thuế, phí và lệ phí
TK 6426: Chi phí dự phòng
TK 6427: Chi phí dich vụ mua ngoài
TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.
 Kế toán chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp
Thuế TNDN: thể hiện tổng giá trị của số thuế phải trả hiện tại và số thuế hoãn lại.
Tài khoản sử dụng: Để phản ánh chi phí Thuế TNDN trong kỳ kế toán sử dụng
TK 821: Chi phí thuế TNDN.

TK này dùng để phản ánh chi phí thuế TNDN của DN bao gồm: Chi phí thuế
TNDN hiện hành và chi phí thuế TNDN hoãn lại, làm căn cứ xác định kết quả hoạt
động kinh doanh của DN trong năm tài chính hiện hành.
TK này gồm 2 TK cấp 2:
TK 8211: Chi phí thuế TNDN hiện hành.
TK 8212: Chi phí thuế TNDN hoãn lại.
 Kế toán doanh thu tài chính:
Doanh thu hoạt động tài chính: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp
thu được từ hoạt động tài chính hoặc kinh doanh về vốn trong kỳ kế toán.
Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm:
+ Tiền lãi: lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn, thu lãi bán hàng trả chậm, bán hàng trả góp.
+ Lãi do bán chuyển nhượng công cụ tài chính, đầu tư liên doanh vào cơ sở
kinh doanh đồng kiểm soát,....
+ Cổ tức và lợi nhuận được chia.
+ Chiết khấu thanh toán được hưởng do mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ,
thu nhập khác liên quan tới hoạt động tài chính.
Điều kiện ghi nhận doanh thu tài chính:
+ Có khả năng thu được lợi ích từ giao dịch đó.
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
Tài khoản sử dụng: TK 515 – Doanh thu tài chính, TK này dùng để phản ánh
các khoản doanh thu từ hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
 Kế toán chi phí tài chính:

17


Chi phí hoạt động tài chính: Là những chi phí liên quan tới các hoạt động về
vốn, các hoạt động đầu tư tài chính và các nghiệp vụ mang tính chất tài chính của
doanh nghiệp.
Chi phí hoạt động tài chính bao gồm:

+ Chi phí liên quan tới hoạt động đầu tư công cụ tài chính.
+ Chi phí liên quan tới hoạt động cho vay vốn.
+ Chi phí liên quan tới mua bán ngoại tệ.
+ Chi phí lãi vay vốn kinh doanh không được vốn hóa, khoản chiết khấu thanh
toán khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, ....
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 635 – Chi phí tài chính, TK này dùng để phản
ánh các khoản chi phí tài chính của doanh nghiệp.
 Kế toán kết quả bán hàng
Kết quả kinh doanh: bao gồm kết quả các hoạt động thông thường và và hoạt
động khác. Kết quả hoạt động thông thường bao gồm kết quả hoạt động bán hàng và
cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính.
Tài khoản sử dụng: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Ngoài ra Kế toán còn sử dụng 1 số TK khác như: TK 111, 112, 131, 133, 136,
334, 711, 421, 811,...
Kết quả hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ là một bộ phận của hoạt động
kết quả kinh doanh. Đối với DNTM thì hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm
chủ yếu và nó đem lại cho doanh nghiệp một khoản lợi nhuận tương đối lớn. Vì vậy kế
toán cần phải hạch toán chính xác kết quả bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Kết quả hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ là số chênh lệch giữa doanh
thu thuần trừ giá vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp.
1.2 Giới thiệu về Microsoft Excel
1.2.1 Giới thiệu về Microsoft Excel
Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office,
là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp. Cũng như các
chương trình bảng tính Lotus, Quattro, ..., bảng tính của Excel cũng bao gồm
nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong Excel
cũng có những điểm tương tự tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có
giao diện rất thân thiện với người sử dụng. Hiện tại Excel được sử dụng rộng rãi
trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng,
bằng các công thức tính toán mà người sử dụng(NSD) không cần phải xây dựng

các chương trình.
18


Excel là công cụ phổ biến nhất trong việc lưu trữ dữ liệu, xử lý số liệu cũng
như thực hiện các tính toán.
* Giới thiệu màn hình giao diện của excel
Khởi động Excel
Để khởi động Excel, nhắp lên nút nhấn Start trên thanh công việc, trỏ vào
thư mục Programs rồi nhắp lên biểu tượng chương trình
Hoặc Excel, nhắp lên nút nhấn Start trên thanh công việc, trỏ vào thư mục
Programs rồi chọn Run ⇒ Browse ⇒ Program Files ⇒ chọn biểu tượng
Thoát khỏi Excel
Khi cần thoát khỏi Excel, bạn chọn một trong những cách thực hiện sau:
* Chọn lệnh : [Menu] File chọn Exit.
* Nhấn phím Alt+F4.
* Double Click trên nút điều khiển cửa sổ MS - Excel.
Lưu ý :
*Khi dữ liệu trên những bảng tính trong Workbook chưa được lưu vào tập
tin thì Excel sẽ xuất hiện thông báo :
Chọn nút :
Yes : Khi cần lưu dữ liệu trên bảng tính vào một tập tin Workbook.
No : Khi không cần lưu dữ liệu trên những bảng tính.
Cancel : huỷ bỏ lệnh thoát, đóng hộp thông báo và trở về màn hình bảng tính.
Help : Xem phần giúp đỡ về các nút lệnh trong hộp đối thoại.
Giới thiệu màn hình giao diện của Excel (Excel 97)

19

Hình 1.1 Giao diện của excel
Cửa sổ ứng dụng Excel (Excel Windows)
Cửa số ứng dụng Excel gồm có những thành phần chính như sau:
a) Thanh tiêu đề (Title bar): Gồm nút điều khiển (Control), tiêu đề
Microsoft Excel, và những nút: cực tiểu hoá(Minimize), cực đại hoá (Maximize),
phục hồi (Restore).
b) Thanh menu lệnh (Menu bar): Gồm 9 nhóm mục lệnh chính của chương
trình Excel.
c) Thanh nút lệnh (Toolbar): Hiển thị hai nút lệnh: Standard Toolbar và
Formatting Toolbar. Trên mỗi thanh chứa một số nút lệnh tiêu biểu cho những nút
lệnh thông dụng của Excel.
d) Thanh công thức (Formula Bar): Hiển thị hộp tên, toạ độ ô, nút huỷ bỏ,
nút lựa chọn, nút hàm, nội dung dữ liệu trong ô hiện hành (ô có khung viền bao
quanh trong bảng tính).
Cấu trúc bảng tính
• Sổ tay(Workbook): một Workbook gồm từ 1 đến 255 sheet riêng biệt
(thường số mặc nhiên là 16 sheet). Tập tin Workbook thường dùng để tập hợp
những loại bảng tính dữ liệu, đồ thị, macro, ... có liên hệ với nhau. Excel không
giới hạn số lượng tập tin Workbook được mở nhưng phụ thuộc vào bộ nhớ của máy.
20


• Bảng tính (Sheet): một bảng tính có trên 4 triệu ô dữ liệu, dùng để nhập
dữ liệu và thực hiện những yêu cầu về tính toán, tạo biểu mẫu, quản lý và khai
thác cơ sở dữ liệu...Mỗi bảng tính được đặt tên là Sheet  ( là số thứ tự) hoặc
một tên gọi cụ thể.
• Cột (columns): Cột là một tập hợp của những ô trong bảng tính theo chiều
dọc. Độ rộng cột mặc nhiên là 9 ký tự (có thể thay đổi trị số này từ 0 đến 255 ký
tự ). Có tổng cộng 256 cột trong một bảng tính, mỗi cột được gán ký hiệu theo thứ
tự chữ cái ( bắt đầu từ A đến Z, AA đến AZ, BA đến BZ, .... và kết thúc là IV).

• Dòng (Rows): Dòng là một tập hợp của những ô theo bảng tính theo chiều
ngang, chiều cao dòng mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số này
từ 0 đến 409). Có tổng cộng ít nhất 16384 dòng trong 1 bảng tính, mỗi dòng được
gán một số thứ tự (bắt đầu từ 1 đến 16384...).
• Ô (cell): Ô là giao điểm của một cột và một dòng. Ô được xác định bởi
một toạ độ (địa chỉ) dựa theo ký hiệu của cột và số thứ tự của dòng. (Ví dụ: toạ độ
A1 là ô đầu tiên trên bảng tính, toạ độ D5 là ô ở trên cột D và dòng 5). Ngoài ra,
Excel còn xác định ô theo số thứ tự cột và dòng (C#R# khi chọn thông số R1C1 ở
trên hộp thoại TAB VIEW trong lệnh [MENU] TOOLS >OPTIONS.
• Vùng (Range): Vùng là một tập hợp của những ô kế cận nhau và được xác
định bởi toạ độ ô đầu (thường là ở góc trên bên trái) và toạ độ ô cuối (thường là ở
góc dưới bên phải) của vùng đó. Ngoài ra bạn có thể sử dụng tên vùng (xem cách
đặt và sử dụng tên vùng ở phần sau) để thay thế cho phạm vi khai báo trong lệnh
thực hiện. Vùng có khi là một ô, một nhóm ô hoặc toàn bộ bảng tính. Trong Excel
bạn có thể lựa chọn và làm việc với nhiều vùng khác nhau cùng lúc.

21


CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU ĐIỆN VÀ CƠ KHÍ THÁI NGUYÊN

2.1 Giới thiệu về chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Cổ phần Tập đoàn Vật liệu điện và Cơ khí:
- Tên viết tắt: EMJ
- Trụ sở chính tại: 440-441 Tôn Đức Thắng-Đống Đa-Hà Nội
- Điện thoại: (04)3899279

Fax: 043899279

- Website: www.emj.vn
Công ty Cổ phần Tập đoàn Vật liệu điện và Cơ khí được hình thành từ cổ
phần hóa Doanh nghiệp Nhà nước, đó là Công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ
khí- được thành lập vào ngày 22/12/1971 trực thuộc Bộ Thương Mại (nay là Bộ
Công Thương) nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Trải qua trên ba thập kỉ tồn tại và phát triển với nhiều giai đoạn khác nhau,
Công ty CP Tập đoàn Vật liệu điện và Cơ khí đã trở thành doanh nghiệp hàng
đầu Việt Nam. EMJ có quan hệ rộng rãi, bền chặt với các đối tác, bạn hàng trong
nước và ngoài nước. EMJ với hệ thống phân phối có hiệu quả trên khắp trên
khắp thị trường Việt Nam và có quan hệ buôn bán tín nhiệm trên thế giới và ở
các Châu lục.
EMJ là một trong những doanh nghiệp đầu tiên bước vào sân chơi mới,chuyển
từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập chung bao cấp, sang nền kinh tế thị trường. Có thể
nói EMJ đã tạo dựng được những thành công đáng kể. Những thành công đó là cả
một quá trình tìm tòi, sáng tạo và đổi mới không ngừng. Mỗi lần vấp ngã là một lần
thôi thúc EMJ tiến lên và tiếp tục đổi mới để hướng tới tương lai.
EMJ kinh doanh trên 2000 mặt hàng với hàng chục vạn nhóm sản phẩm,
những mặt hàng mà EMJ kinh doanh nằm trong nhóm vật liệu điện, dụng cụ cơ
khí, thiết bị điện, kim loại, hóa chất, cao su, khoáng sản… đáp ứng mọi yêu cầu
của nền kinh tế quốc dân và xuất khẩu.
Từ năm 1971 đến năm 1980, công ty thuộc Bộ Vật tư- là công ty chuyên
doanh nghành hàng của Trung Ương, có nhiệm vụ tập hợp nhu cầu và rót hàng
22


cho các Công ty Vật tư tổng hợp các tỉnh và Công ty hóa chất vật liệu điện Hà
Nội. Phương thức kinh doanh của Công ty giai đoạn này là thực hiện hoàn toàn qua

hợp đồng kinh tế theo chỉ tiêu, địa chỉ, danh mục hàng hóa do cấp trên quy định.
Năm 1976- 1980, Công ty có thêm nhiệm vụ điều hàng cho các công ty trực
thuộc Tổng công ty Hóa chất Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí đóng tại Đà Nẵng và
Thành phố Hồ Chí Minh, cung ứng trực tiếp cho các nhu cầu ở Hà Nội.
Từ năm 1980 đến năm 1985 Công ty chuyển sang trực thuộc Liên hiệp xuất
nhập khẩu vật tư, có nhiệm vụ đáp ứng trực tiếp nhu cầu cho khu vực Hà Nội
Năm 1985 Công ty có tên gọi chính thức là Công ty Vật liệu điện và dụng
cụ cơ khí. Nhiệm vụ của Công ty là cung ứng trực tiếp cho nhu cầu của Hà Nội
và của các công ty Vật tư tổng hợp miền Bắc ( trừ Hải Phòng).
Trong suốt 15 năm của thời kì này, EMJ luôn hoàn thành xuất sắc mọi
nhiệm vụ được giao. Năm 1986 Công ty đã vinh dự được Nhà nước trao tặng
phần thưởng cao quý: Huân chương lao động hạng ba.
Năm 1991 Công ty đã có một vị thế khá vững chắc trên thương trường chỉ
sau 5 năm đổi mới Công ty đã vinh dự nhận Huân chương lao động hạng nhì. Từ
năm 1991 đến năm 1992 Công ty đã thành lập các Chi nhánh tại các tỉnh, miền
trên khắp cả nước như: Lạng Sơn, Lào Cai, Quảng Ninh, Hải Phòng, Thái
Nguyên, Nam Định, Thanh Hóa, Vinh, Đà Nẵng, Quy Nhơn
Năm 1993 theo Nghị định 388/HĐBT, Công ty được thành lập lại theo
Quyết định số 613/ TM-TCCB ngày 28/5/1993 của Bộ trưởng Bộ Thương Mại.
Và từ năm 1994 Công ty trực thuộc Bộ Thương Mại ( nay là Bộ Công Thương).
Năm 1994 khi tách khỏi Tổng Công ty và được quyền xuất nhập khẩu hàng hóa
trực tiếp, Công ty không những đã có một thị trường cung cấp rộng lớn, đối tác
cung cấp đáng tin cậy mà còn thành thạo trong nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập
khẩu. Doanh thu đã tăng liên tục trong giai đoạn này từ 67 tỷ đồng năm 1991 lên
362 tỷ đồng năm 1994
Năm 1997 đến năm 2004, Tổ chức lại các đơn vị kinh doanh thương mại, các chi
nhánh, đổi tên Xí nghiệp Dây và Cáp điện thành Nhà máy Dây và Cáp điện.

23

Theo chủ trương đường lối chính sách của Đảng, năm 2005 Công ty
chuyển đổi sang hình thức Cổ phần hóa theo Quyết định sô 1805/QĐ- BTM
ngày 06/12/2004 của Bộ Thương Mại.
Tháng 9 năm 2005 được Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp
giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0103009097 ngày 19/9/2005, Công ty
chính thức đi vào hoạt động, đổi tên công ty là Công ty Cổ phần Vật liệu điện và
Dụng cụ cơ khí. Tên viết tắt là ELMACO. Trụ sở chính tại 240-242 Tôn Đức
Thắng- Đống Đa – Hà Nội.
Tháng 5 năm 2007 Công ty đổi tên thành Công ty Cổ phần tập đoàn Vật
liệu điện và Cơ khí. Tên viết tắt là EMJ.
2.1.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy của chi nhánh
GIÁM ĐỐC CHI
NHÁNH

TỔ KẾ HOẠCH

TỔ TÀI CHÍNH

TỔ QUẢN LÝ

KINH DOANH

KẾ TOÁN

TỔNG HỢP

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy hành chính

+ Giám đốc chi nhánh: Được sự ủy quyền của Tổng giám đốc công ty

bằng văn bản trong việc tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh hàng
ngày của Chi nhánh. Được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế theo đúng quy
định của Công ty và Pháp luật.
Được quyền tuyển dụng và đào tạo lao động cho chi nhánh. Chịu trách
nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty và Pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh
của Chi nhánh. Chịu trách nhiệm và đôn đốc thực hiện các kế hoạch và chi tiêu
mà Công ty giao. Bố trí và phân công lao động mở sổ theo dõi kế hoạch và
phương án kinh doanh của đơn vị mình.
24


Họp giải quyết, xử lý qui trách nhiệm vật chất đối với cá nhân gây ra thiệt
hại khi thực hiện phương án theo quy chế của Chi nhánh và Công ty.
Giúp việc trực tiếp cho Giám đốc là các Tổ trưởng ( Tổ trưởng Kế hoạch
kinh doanh, Tổ Tài chính kế toán, Tổ quản lý tổng hợp).
+ Tổ Kế hoạch- Kinh doanh: Lập kế hoạch và phương án kinh doanh của
đơn vị, gửi báo cáo kế hoạch về Công ty theo quy định. Đôn đốc việc thực hiện
kế hoach kinh doanh tại Chi nhánh. Có nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu thị
trường, phân tích và đánh giá tình hình thị trường tại từng thời điểm để xây dựng
kế hoạch kinh doanh phù hợp. Tìm kiếm các bạn hàng và nhà cung cấp mới. Tổ
chức bán hàng và các dịch vụ bán hàng, sau bán hàng, kho bãi tập kết hàng…
Tổ gồm: 6 người.
+ Tổ Tài chính kế toán: Theo dõi và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trong Chi nhánh như theo dõi việc mua và bán kinh doanh hàng hóa, các
khoản thanh toán, tiền lương, các khoản thuế phải nộp… và có nhiệm vụ lập
Báo cáo Tài chính năm của Chi nhánh, trình lên Giám đốc và Công ty. Tổ chức
quản lý tài chính, hạch toán kế toán theo đúng nguyên tắc, chế độ và luật kế toán
hiện hành. Tham gia lập kế hoạch tài chính của Chi nhánh trên cơ sở kế hoạch sản
xuất kinh của Chi nhánh. Đề xuất các giải pháp giúp Chi nhánh thực hiện tốt các
chỉ tiêu về tài chính. Tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính của Chi

nhánh sao cho linh hoạt và có hiệu quả.
Tổ gồm: 5 người.
+ Tổ quản lý tổng hợp: Tham mưu, quản lý chỉ đạo nghiệp vụ các mặt về
công tác tổ chức an toàn lao động, vệ sinh. Bảo vệ an ninh cho Chi nhánh, các công
tác về hậu cần như: Họp, ăn ca, vệ sinh văn phòng và máy móc làm việc tại Chi
nhánh… lưu trữ và luân chuyển chứng từ, công văn theo quy định.
Tổ gồm : 04 người.

25