0. HUONG DAN BIEN SOAN TAI LIEU ISO 9001 : 2015

CÔNG TY TNHH BAO BÌ SAPHIA
---      ---

KHÓA ĐÀO TẠO THỰC HÀNH
XÂY DỰNG HTQL SAPHIA
“HƯỚNG DẪN BIÊN SOẠN TÀI LIỆU”
Người trình bày: LÊ VƯƠNG VŨ
Điện thoại: 0904372014 – Email:

Long An, 1/04/2013


4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu
Văn
Văn bản
bản hóa
hóa các
các tài
tài liệu
liệu
Xây
Xây dựng
dựng -- Thực
Thực hiện
hiện -- Duy
Duy trì
trì và
và Cải
Cải tiến
tiến
TÀI

1
LIỆU
HỆ
THỐNG
QUẢN

2

Chính
sách
chất
lượng

Mục
tiêu
chất
lượng

SỔ TAY
CHẤT
LƯỢNG

Các
thủ
tục
bắt
buộc

Các
hồ sơ

bắt
buộc

Nội
Nội dung
dung và
và số
số lượng
lượng tài
tài liệu
liệu được
được quyết
quyết định
định do:
do:
a)
a)
b)
b)

Quy
Quy mô
mô và
và đặc
đặc trưng
trưng hoạt
hoạt động
động của
của Công
Công ty

ty
Sự
Sự phức
phức tạp
tạp và
và mối
mối tương
tương tác
tác giữa
giữa các
các quá
quá
trình
trình
c)
c) Trình
Trình độ,
độ, năng
năng lực
lực của
của cán
cán bộ,
bộ, nhân
nhân viên
viên

LÝ
SAPHIA
3

Hình
Hình thức
thức tài
tài liệu
liệu có
có thể
thể ở
ở bất
bất kỳ
kỳ dạng
dạng hoặc
hoặc
loại
loại phương
phương tiện
tiện truyền
truyền thông
thông nào
nào
(Giấy
(Giấy –
– Hình
Hình ảnh
ảnh –
– Vật
Vật mẫu
mẫu –
– File
File điện
điện tử

tử …)
…)

Các
Các tài
tài tiệu
tiệu
và
và hồ
hồ sơ
sơ cần
cần
thiết
thiết để
để thực
thực
hiện
hiện CÓ
CÓ
HIỆU
HIỆU LỰC
LỰC
các
các quá
quá trình
trình
của
của Công
Công ty
ty

4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu
MÔ HÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ SAPHIA
Chính sách chất lượng, Mục tiêu
chất lượng, sổ tay chất lượng

1
Các thủ tục, các quy trình, quy định, Hoặc
các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài

2
3
4

Chức năng nhiệm vụ – Sơ đồ tổ chức bộ phận
Mô tả công việc các vị trí – Mục tiêu chất
lượng, Các hướng dẫn công việc

Biểu mẫu, chứng từ

(*)


QUY CHẾ
Là những điều đã được quy định thành chế độ để mọi người
theo đó mà thực hiện trong những hoạt động nhất định nào đó.
(tratu.baamboo.com)
Là những điều định ra thành chế độ để mọi
người, mọi ngành theo đó mà thi hành.

(Lạc Việt)
Là những điều định ra để nhiều người,
nhiều nơi cùng theo đó mà làm.
(V.Dict.com)
QUY
QUY CHẾ
CHẾ HOẠT
HOẠT ĐỘNG
ĐỘNG CÔNG
CÔNG TY
TY

 Quy
Quy chế
chế Quản
Quản lý
lý điều
điều hành
hành

 Quy
Quy chế
chế Lương
Lương

 Quy
Quy chế
chế Tài
Tài chính
chính


 Quy
Quy chế
chế Khen
Khen thưởng,
thưởng, kỷ
kỷ luật
luật

…
…

(*)


SỔ TAY CHẤT LƯỢNG
Là tài liệu cung cấp thông tin tổng quát và nhất quán cho
cả nội bộ và bên ngoài về HỆ THỐNG QUẢN LÝ SAPHIA
SỔ
TAY
CHẤT
LƯỢNG

Nội dung bao gồm:
a) Phạm vi áp dụng của Hệ thống Quản lý SAPHIA,
- Các điều khoản loại trừ và lý do không áp dụng
b) Trích dẫn các tài liệu chi tiết liên quan hoặc bao gồm
c) Thể hiện mối tương tác giữa các quá trình trong hệ thống

Cấu trúc bao gồm 8 chương

Sổ
Sổ tay
tay chất
chất
lượng
lượng được
được
biên
biên soạn
soạn sau
sau
khi
khi hoàn
hoàn thành
thành
biên
biên soạn
soạn các
các
quy
quy định,
định, quy
quy
trình
trình theo
theo yêu
yêu
cầu
cầu của
của Công

Công ty
ty

 Chương 1 – Quá trình hình thành và phát triển Công ty
 Chương 2 – Phạm vi áp dụng
 Chương 3 – Các loại trừ
 Chương 4 – Hệ thống quản lý chất lượng
 Chương 5 – Trách nhiệm của lãnh đạo
 Chương 6 – Quản lý nguồn lực
 Chương 7 – Tạo sản phẩm
(*)
 Chương 8 – Đo lường, phân tích và cải tiến


QUY ĐỊNH
Là những điều định ra để phải theo, phải thực hiện
trong công việc, trong hoạt động cụ thể.
(tratu.baamboo.com)
Là tài liệu quy định ra những điều phải theo mà làm việc gì.
(V.Dict.com)

CÁC
CÁC QUY
QUY ĐỊNH
ĐỊNH THƯỜNG
THƯỜNG CÓ
CÓ TRONG
TRONG CÔNG
CÔNG TY
TY


 Quy
Quy định
định trao
trao đổi
đổi thông
thông tin
tin nội
nội bộ
bộ

 Quy
Quy định
định thực
thực hiện
hiện công
công tác
tác an
an toàn
toàn thiết
thiết bị,
bị, an
an toàn
toàn hệ
hệ thống,
thống, hạ
hạ tầng
tầng

 Quy

Quy định
định xếp
xếp dỡ,
dỡ, lưu
lưu trữ,
trữ, bảo
bảo quản
quản kho
kho

…
…

(*)


THỦ TỤC
Là tài liệu mô tả trình tự phải tuân theo để tiến hành
một công việc nào đó
(tratu.baamboo.com)
 Là tài liệu mô tả cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động
hay một quá trình – từ đầu vào đến đầu ra – được thiết lập theo
yêu cầu quản lý của Công ty TNHH BAO BÌ SAPHIA

Ví
Ví dụ:
dụ:
-- Thủ
Thủ tục
tục Tuyển

Tuyển dụng
dụng
-- Thủ
Thủ tục
tục Đào
Đào tạo
tạo
-- Thủ
Thủ tục
tục Bảo
Bảo trì,
trì, bảo
bảo dưỡng
dưỡng MMTB,
MMTB, PTVC,
PTVC, HTTT
HTTT
-- Thủ
Thủ tục
tục Tiếp
Tiếp nhận
nhận và
và triển
triển khai
khai đơn
đơn đặt
đặt hàng
hàng
-- Thủ
Thủ tục

tục Lập
Lập và
và triển
triển khai
khai Kế
Kế hoạch
hoạch sản
sản xuất,
xuất, .v.v..
.v.v..
(*)


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC

Là tài liệu hướng dẫn chi tiết để thực hiện một bước
công việc có tính chất phức tạp trong một quá trình
nào đó, mà nội dung của bước công việc này không
thể trình bày hết trong quy trình mô tả quá trình đó.

Ví
Ví dụ:
dụ:
-- Hướng
Hướng dẫn
dẫn Bảo
Bảo trì,
trì, bảo
bảo dưỡng
dưỡng MMTB

MMTB
-- Hướng
Hướng dẫn
dẫn Bảo
Bảo trì
trì chi
chi tiết
tiết tiêu
tiêu chuẩn
chuẩn
-- Hướng
Hướng dẫn
dẫn Vận
Vận hành
hành MMTB
MMTB
-- Hướng
Hướng dẫn
dẫn Hiệu
Hiệu chuẩn
chuẩn thiết
thiết bị
bị đo
đo lường,
lường, v.v..
v.v..
(*)


BIỂU MẪU

Là tài liệu hướng dẫn, quy định nội dung và cách thức ghi nhận
kết quả thực hiện của một hoạt động hay quá trình
Lưu ý:
- Form biểu mẫu không quy định phần nội dung
nhưng ít nhất phải có phần Header và Footer để nhận biết
- Biểu mẫu sau khi được ghi nhận thì trở thành hồ sơ

Ví
Ví dụ:
dụ:
-- Danh
Danh mục
mục tài
tài liệu
liệu bên
bên ngoài
ngoài hiện
hiện hành
hành
-- Danh
Danh mục
mục hồ
hồ sơ
sơ
-- Phiếu
Phiếu khảo
khảo sát
sát khách
khách hàng,
hàng, v.v..

v.v..

(*)


CÁC TÀI LIỆU KHÁC
- Cấu trúc tài liệu không thay đổi
Tiếp tục rà soát, hoàn chỉnh nội dung
 Đảm bảo phù hợp thực tế và khả thi
Ví
Ví dụ:
dụ:
-- Bảng
Bảng Mô
Mô tả
tả công
công việc
việc
-- Sổ
Sổ tay
tay thiết
thiết bị
bị
-- Bộ
Bộ Tiêu
Tiêu chuẩn
chuẩn
-- Bộ
Bộ Định
Định mức

mức
-- Chiến
Chiến lược
lược chức
chức năng
năng của
của phòng,
phòng, ban,
ban, phân
phân xưởng
xưởng
(*)

- Nội quy Công ty có cấu trúc dạng Chương – Điều – Khoản – Mục
- Điều lệ hoạt động Công ty, Chiến lược phát triển Công ty, Chính
sách chất lượng, Sơ đồ HTQL SAPHIA có hình thức trình bày riêng


MỘT SỐ NGUYÊN TẮC
TRONG SOẠN THẢO TÀI LIỆU
1. Nguyên tắc phù hợp
- Luật định, chế định, tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Tài liệu phải phù hợp với thực tế và khả thi
2. Nguyên tắc cụ thể
- Xác định cụ thể mục đích, phạm vi áp dụng
- Xác định cụ thể các điểm kiểm soát
3. Nguyên tắc nhất quán
- Tài liệu cấp dưới không được trái hay mâu
thuẩn với tài liệu cấp trên

(*)


CHU TRÌNH QUẢN LÝ & CẢI TIẾN
(14/10/1900 - 20/12/1993)


CÁCH THỨC SOẠN THẢO TÀI LIỆU NỘI BỘ
Cấu trúc bao gồm 6 phần

QUY ĐỊNH,
QUY TRÌNH

I.
II.
III.
IV.
V.

Mục đích
 WHY
Phạm vi áp dụng
 WHERE – WHAT
Định nghĩa thuật ngữ – Giải thích chữ viết tắt
Nội dung  P.D.C.A  WHO – WHAT – HOW …
Tài liệu tham khảo
 Liệt kê biểu mẫu, phụ lục
liên quan

Đặc biệt lưu ý đối với mục V. NỘI DUNG

Hãy đặt câu hỏi với 5W + 1H để xác định nội dung chính
 WHO
– Ai thực hiện
 Điểm kiểm soát
 WHAT – Điều gì
 WHEN – Khi nào
 Điểm kiểm soát
 WHERE – Ở đâu
 WHY
– Tại sao
 HOW
– Thực hiện như thế nào  Điểm kiểm soát


CÁCH THỨC SOẠN THẢO TÀI LIỆU NỘI BỘ
Hình thức trình bày
1.
2.
3.

Thủ Tục

Dạng văn xuôi
Dạng lưu đồ
Dạng kết hợp văn xuôi và lưu đồ

Quy ước ký hiệu trình bày dạng lưu đồ


Đầu vào



Dòng chảy công việc



Hoạt động tác nghiệp



Kiểm tra – Xem xét – Xác nhận



Đầu ra/ Lưu trữ hồ sơ

Quy ước nhận dạng khi có sửa đổi nội dung




Thay đổi font – cở chữ – in đậm – in nghiêng …
Tăng số lần sửa đổi
Dùng trang theo dõi nội dung tài liệu sửa đổi


Dấu câu
Trâu cày không được giết.
Trâu cày, không được giết.

Trâu cày không được, giết.

15


Dấu câu
Cho về nhà lấy chồng mới không
được ở với chồng cũ.
Cho về nhà lấy chồng mới, không
được ở với chồng cũ.
Cho về nhà, lấy chồng mới không
được, ở với chồng cũ.
16


Dấu câu
Gia đình có hai con
vợ chồng hạnh phúc.
Gia đình có hai con vợ
chồng hạnh phúc.
17


BÀI TẬP (5’)
• Hãy sắp xếp các từ sau đây thành câu có nghĩa
(được quyền thêm dấu câu tùy thích)

TÔI – BẢO – NÓ – KHÔNG – ĐI

BÀI TẬP ÁP DỤNG
1.

Viết mục đích của việc biên soạn tài liệu:
Quy định – Quy trình

2.

Lập Danh mục hồ sơ của đơn vị

(*)

3.

Rà soát Quy trình Kiểm soát tài liệu

(*)


Câu hỏi & trả lời


CÁM ƠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE !