Quy định về quản lý và sử dụng hội trường

DỰ THẢO
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
VĂN PHÒNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày

tháng năm 2018

QUY ĐỊNH
Quản lý, khai thác, sử dụng Hội trường và quảng trường Nguyễn Văn Đạo
(Ban hành kèm theo Quyết định số
/QĐ-VP ngày / /2018
của Văn phòng ĐHQGHN)
CHƯƠNG I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Mục đích, yêu cầu
Quy định này được ban hành nhằm tăng cường hiệu quả quản lý cơ sở vật chất,
khai thác, sử dụng đáp ứng yêu cầu về khánh tiết, tổ chức các sự kiện quan trọng của Đại
học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) và của các đơn vị thành viên, trực thuộc ĐHQGHN tại
Hội trường và quảng trường Nguyễn Văn Đạo, 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội.
Điều 2. Nguyên tắc sử dụng
1. Hội trường và Quảng trường được sử dụng cho các hoạt động là nhiệm vụ
chính trị của ĐHQGHN. Không sử dụng Hội trường, Quảng trường cho các hoạt động
kinh doanh, liên kết khai thác, dịch vụ.
2. Các hoạt động được tổ chức tại Hội trường, Quảng trường phải do Cơ quan
ĐHQGHN hoặc một đơn vị thành viên, trực thuộc ĐHQGHN là đầu mối tổ chức. Trong
trường hợp có đơn vị ngoài ĐHQGHN đóng vai trò phối hợp đồng tổ chức, đơn vị đầu
mối tổ chức phải có văn bản xin ý kiến phê duyệt của Giám đốc ĐHQGHN (qua Văn
phòng ĐHQGHN).
3. Hội trường và Quảng trường chỉ sử dụng cho các hoạt động có tổng số lượng

đại biểu, khách mời tham dự tối thiểu là 250 người, tối đa là 600 người.
4. Các đơn vị sử dụng Hội trường và Quảng trường để tổ chức sự kiện nếu có liên
quan đến yếu tố nước ngoài phải được sự đồng ý bằng văn bản của ĐHQGHN (qua Ban
Hợp tác và Phát triển).
5. Việc sử dụng Hội trường, Quảng trường đảm bảo phát huy tính liên thông, liên
kết, chia sẻ nguồn lực chung giữa các đơn vị trong toàn ĐHQGHN và thực hiện đúng
các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản của Nhà nước và của ĐHQGHN.
CHƯƠNG II. HỘI TRƯỜNG, QUẢNG TRƯỜNG
1


Điều 3. Đối tượng sử dụng
Đối tượng sử dụng được xếp theo thứ tự ưu tiên:
1. Cơ quan ĐHQGHN;
2. Các đơn vị thành viên;
3. Các đơn vị trực thuộc.
4. Các đối tượng khác (Trường hợp được Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt).
Điều 4. Đơn vị quản lý
1. Giám đốc ĐHQGHN giao Văn phòng ĐHQGHN làm đầu mối quản lý, sử dụng
Hội trường, Quảng trường.
2. Phòng Hành chính - Văn phòng ĐHQGHN có chức năng tham mưu, giúp việc
Chánh Văn phòng quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, tài sản cố định của Hội trường,
Quảng trường và khu vực dùng chung.
Điều 5. Những điều cấm
1. Tổ chức sự kiện trước 6h00 sáng và sau 22h30 hàng ngày.
2. Tổ chức dựng trại, căng bạt, dù, cờ phướn, kinh doanh, quảng cáo tại Quảng
trường, khu vực dùng chung khi chưa được sự đồng ý của Văn phòng ĐHQGHN.
3. Cho thuê chỗ dừng đỗ xe thuộc khu vực Quảng trường.
4. Đứng tên cho đơn vị ngoài ĐHQGHN sử dụng Hội trường.
5. Mang vào Hội trường, Quảng trường và khu vực dùng chung các chất gây

nghiện, chất nổ, chất dễ cháy và các hàng hóa quốc cấm.
6. Hút thuốc, ăn kẹo cao su, xả rác, viết, vẽ, khắc chữ ra bàn ghế, tường, cánh cửa
trong khu vực Hội trường, Quảng trường.
7. Tự ý dịch chuyển vị trí, thay đổi cấu trúc nội thất, bàn ghế; lắp đặt thêm các
thiết bị điện, âm thanh ánh sáng; treo bandroll, khung chữ, khung banner, tranh ảnh, dán
giấy khi chưa được sự đồng ý của Văn phòng ĐHQGHN.
8. Tự ý mang tài sản, trang thiết bị ra khỏi Hội trường.
9. Trực tiếp trả chi phí cho cán bộ, nhân viên phục vụ Hội trường và Quảng
trường mà không có biên nhận, phiếu thu.
Điều 6. Quy trình, nội dung đăng ký và xác nhận sử dụng Hội trường và
Quảng trường.
1. Quy trình đăng ký và xác nhận sử dụng Hội trường, Quảng trường.
a) Đăng ký sử dụng.
- Đối với các sự kiện của Cơ quan ĐHQGHN: Thông báo bằng văn bản kế hoạch
sử dụng Hội trường, Quảng trường cho Văn phòng ĐHQGHN trước ngày sử dụng ít nhất
03 ngày làm việc.
2


- Đối với sự kiện của các đơn vị thành viên, trực thuộc ĐHQGHN: Đăng ký bằng
văn bản kế hoạch sử dụng Hội trường, Quảng trường cho Văn phòng ĐHQGHN trước
ngày sử dụng ít nhất 05 ngày làm việc.
- Đối với sự kiện của các đối tượng khác: Đăng ký bằng văn bản trước ngày sử
dụng ít nhất bảy (07) ngày làm việc.
b) Đối chiếu và duyệt kế hoạch sử dụng.
Chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đăng ký sử dụng của
đơn vị, Phòng Hành chính - Văn phòng ĐHQGHN đối chiếu kế hoạch sử dụng và trình
Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt kế hoạch sử dụng của đơn vị.
c) Xác nhận bằng văn bản về việc bố trí sử dụng với đơn vị.
Căn cứ kế hoạch được phê duyệt, Văn phòng ĐHQGHN xác nhận bằng văn bản

về việc (có hay không) bố trí Hội trường, Quảng trường cho đơn vị chậm nhất là 02 ngày
làm việc kể từ thời điểm nhận được văn bản đăng ký của đơn vị.
2. Nội dung đăng ký gồm các thông tin sau:
a) Mục đích sử dụng, nội dung chương trình, thời gian sử dụng, thành phần, số
lượng người dự kiến tham gia sự kiện.
b) Các yêu cầu về kỹ thuật: trang thiết bị cần sử dụng như âm thanh, ánh sáng,
màn chiếu, số lượng micro (gửi kèm chương trình).
c) Các yêu cầu về khánh tiết: backdrop, banner, bandroll, biển tên bàn VIP, biển
bàn đón tiếp…
d) Các yêu cầu về lễ tân, phục vụ: nước uống đóng chai, nước ướng đóng bình, ly
tách, khay trao quà phát trưởng, kê bàn ghế đón tiếp, bàn ghế chủ tọa - giao lưu, khăn
phủ bàn, lễ tân đón tiếp - phục vụ…
e) Dự kiến số lượng phương tiện dừng đỗ tại Quảng trường.
f) Phương án chỗ ngồi, sơ đồ sử dụng Hội trường, Quảng trường.
Điều 7. Trách nhiệm của đơn vị sử dụng Hội trường
1. Phối hợp Văn phòng ĐHQGHN để thống nhất kế hoạch tổ chức sự kiện, hoạt
động và đăng ký sử dụng theo quy định tại Điều 6.
2. Giữ vệ sinh chung, bỏ rác đúng nơi quy định; thực hành tiết kiệm điện, nước
trước, trong và sau khi sử dụng Hội trường;
3. Bàn giao các trang thiết bị, máy móc, vật dụng của Hội trường trước và sau khi
sử dụng Hội trường.
Trong trường hợp làm hư hỏng, thất thoát các trang thiết bị, máy móc, vật dụng
của Hội trường thì phải thông báo ngay cho Phòng Hành chính - Văn phòng ĐHQGHN
và phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
3


4. Các đơn vị có nhu cầu đưa thiết bị bên ngoài vào sử dụng bên trong Hội trường
(ví dụ: loa đài, máy móc, hệ thống âm thanh, ánh sáng…) phải được sự đồng ý của Văn
phòng ĐHQGHN và đơn vị đó tự chịu trách nhiệm quản lý, vận hành.

5. Chi trả phí điện, nước, dịch vụ vệ sinh, phục vụ ngoài giờ hành chính theo quy
định.
Điều 8. Trách nhiệm của đơn vị quản lý
Phòng Hành chính - Văn phòng ĐHQGHN được giao là đơn vị đầu mối quản lý
việc sử dụng Hội trường, Quảng trường có trách nhiệm sau:
1. Tiếp nhận và xử lý đăng ký sử dụng Hội trường, Quảng trường theo quy định
tại Điều 6.
2. Phối hợp với các phòng/đội thuộc Văn phòng ĐHQGHN trong các công tác tổ
chức sự kiện như: vệ sinh, lễ tân; truyền thông, quản trị hình ảnh, thương hiệu; an ninh
trật tự, quản lý xe ô tô công vụ, xe ô tô cá nhân.
3. Phối hợp với đơn vị đăng ký sử dụng Hội trường để thống nhất công tác tổ
chức, chuẩn bị khánh tiết (banner, bandroll, hoa tươi, nước uống, biển tên, sơ đồ bố trí
Hội trường; bàn phát tài liệu và đón tiếp đại biểu, …); bố trí chỗ dừng đỗ phương tiện tại
Quảng trường.
4. Phương án triển khai thực hiện yêu cầu phục vụ, dịch vụ khác (nếu có).
Điều 9. Quy định về kinh phí
1. Đối với các sự kiện của Cơ quan ĐHQGHN
Văn phòng ĐHQGHN chi trả từ nguồn kinh phí được giao theo nhiệm vụ và mức
chi được quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ Cơ quan ĐHQGHN.
(Danh mục sự kiện được ĐHQGHN đảm bảo kinh phí tổ chức trong Phụ lục 1
kèm theo)
2. Đối với sự kiện của các đơn vị thành viên, trực thuộc
a) Đơn vị được miễn phí sử dụng Hội trường, kinh phí phục vụ trong giờ hành
chính theo quy định của Nhà nước (từ 8h00 đến 12h và từ 13h00 đến 17h00);
b) Chi trả tiền điện, nước, vệ sinh, chi phí phát sinh khác (nếu có) sau khi kết thúc
sự kiện (mức thu theo Phụ lục 2)
c) Văn phòng ĐHQGHN sẽ có văn bản yêu cầu chi trả, bồi thường thiệt hại do
đơn vị sử dụng gây ra hoặc nhắc nhở những vấn đề đơn vị vi phạm quy định đến đơn vị
đầu mối tổ chức sự kiện (nếu có). Trường hợp đơn vị nào có văn bản nhắc nhở vi phạm
02 lần, Văn phòng ĐHQGHN sẽ xem xét việc không chấp thuận bố trí sử dụng Hội

trường, Quảng trường cho các sự kiện tiếp theo.

4


CHƯƠNG IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 15. Chánh Văn phòng ĐHQGHN được Giám đốc ĐHQGHN ủy quyền phê
duyệt các hoạt động sự kiện trong danh sách tại Phụ lục 1. Trường hợp đặc biệt khác đơn
vị trình Giám đốc ĐHQGHN xem xét, quyết định.
Điều 16. Trưởng các đơn vị thuộc Văn phòng có trách nhiệm triển khai, đôn đốc
việc thực hiện Quy định này và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và theo quy
định Nhà nước và của ĐHQGHN.
Điều 17. Quy định này bao gồm 4 chương, 17 điều, có hiệu lực kể từ ngày ký.
Trong quá trình thực hiện, nếu có nội dung nào chưa phù hợp, đề nghị các đơn vị phản
ánh kịp thời để Văn phòng ĐHQGHN xem xét bổ sung, sửa đổi./.
CHÁNH VĂN PHÒNG

5


Phụ lục 1
DANH MỤC SỰ KIỆN ĐƯỢC CƠ QUAN ĐHQGHN
ĐẢM BẢO CHI TRẢ TOÀN BỘ KINH PHÍ THỰC HIỆN
Stt

Tên sự kiện

1

Tiếp đón Nguyên thủ Quốc gia, quốc tế, chính khách

nước ngoài đến làm việc, giao lưu học thuật tại
ĐHQGHN

2

Tổ chức lễ khai giảng năm học, lễ trao bằng tiến sỹ
danh dự, lễ trao học bổng, lễ kỷ niệm như ngày
thành lập, ngày truyền thống cấp ĐHQGHN, đơn vị
thành viên, trực thuộc

3

Các hoạt động Công đoàn, Đoàn Thanh niên
ĐHQGHN (hội thao, hội diễn văn nghệ)

4

Tổ chức Lễ khai giảng, học chính trị, tuần sinh hoạt
công dân đầu năm của các đơn vị thành viên, trực
thuộc

5

Các hội nghị tổng kết, sơ kết, công bố quyết định bổ
nhiệm Lãnh đạo đơn vị thành viên, trực thuộc

6

Các sự kiện khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc

Ghi chú

Tờ trình được phê duyệt của
Ban Giám đốc

Ghi chú: Ngoài các sự kiện trên, đơn vị đầu mối sử dụng Hội trường chi trả kinh phí điện,
nước, dịch vụ vệ sinh, chi phục vụ ngoài giờ hành chính và các chi phí phát sinh khác.

6


Phụ lục 2
QUY ĐỊNH MỨC HỖ TRỢ KINH PHÍ
VẬN HÀNH HỘI TRƯỜNG, QUẢNG TRƯỜNG NGUYỄN VĂN ĐẠO
Stt Tên sự kiện

Đơn vị Trong
giờ Ngày
tính
hành chính
thường

nghỉ Ngày Lễ

I

Khánh tiết hội
trường

1

Banner cửa hội
trường (1x7m)

1m2

125.000

-

-

2

Backdrop hội
trường,
kích
thước

1m2

125.000

-

-

-

3x5m

-

4x6m

-

6x10m

3

Nước
uống
chung
(bình
nước chung tại
cửa Hội trường)

Bình

50.000

-

-

4

Nước uống VIP
(chai nước lọc,

ly, cốc)

Người

30.000

-

-

5

Hoa bục phát
biểu

Lẵng

450.000

-

-

6

Hoa bàn VIP

Bát

50.000

-

-

7

Kê đặt bàn sân Bộ bàn
khấu, bàn phát
tài liệu

II

Nhân
phục vụ

1

Kỹ

300.000

600.000

thuật

Ghi
chú

Hóa

đơn
của
đơn
vị
cung
cấp

50.000

công
âm

Buổi

200.000

7


2

3

thanh, ánh sáng
(2 người)

(1/2
ngày)

Bảo vệ, trông

giữ phương tiện
tại
Quảng
trường
(2
người)

Buổi
(1/2
ngày)

Lễ tân hội
trường, lễ tân
sân khấu (tùy
theo yêu cầu)

Buổi
(1/2
ngày)

(100.000/người (150.000/người/ (300.00/người/
trên/ buổi)
buổi)
buổi)
200.000

300.000

600.000

(100.000/người (150.000/người/ (300.00/người/
trên/ buổi)
buổi)
buổi)

200.000

300.000

600.000

(100.000/người (150.000/người/ (300.00/người/
trên/ buổi)
buổi)
buổi)

III Chi điện nước,
dịch vụ vệ sinh
1

Điện

Theo
chỉ số
công tơ

Theo mức giá
của nhà nước

-

-

2

Nước

Buổi

50.000 (khoán)

-

-

3

Vệ sinh

Buổi

500.000

1.000.000

1.500.000

8