PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CÔNG VĂN, Phân tích – Thiết kế hệ thống thông tin

LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổ
biến nhằm phục vụ cho công việc diễn ra một cách chính xác, nhanh chóng, tiện lợi
và đạt hiệu suất cao nhất. Chính điều đó đã tạo ra sự thay đổi khá rõ ràng, hiệu quả
thu được không thể phủ nhận. Đối với sinh viên Công Nghệ Thông Tin, yêu cầu
phải có sự hiểu biết nhất định về công tác quản lý, bởi như trên đã nói, lĩnh vực
quản lý và lĩnh vực tin học ngày càng liên quan mật thiết với nhau, do đó việc tìm
hiểu về công tác quản lý là một phần trong chương trình học tập.
Xuất phát từ những lý do trên, “Quản lý công văn” là một trong số các bài tập
nhằm mục đích kiểm tra kiến thức của Sinh viên đối với môn học Phân tích –
Thiết kế hệ thống thông tin đã tiếp thu được trong quá trình học tập, đồng thời
giúp cho Sinh viên làm quen với lĩnh vực quản lý và bước đầu hiểu được sơ bộ
cách giải quyết một bài toán quản lý áp dụng kiến thức tin học của mình.
Do kinh nghiệm, kiến thức và thời gian hạn chế nên chắc chắn bài tập này còn
có nhiều thiếu sót, mong được sự góp ý của các bạn. Và đặc biệt nhóm thực hiện rất
mong được nghe ý kiến đánh giá và chỉ bảo của thầy giáo Lê Văn Tấn, người nhiệt
tình giảng dạy và trực tiếp hướng dẫn nhóm làm bài tập. Xin chân thành cảm ơn
thầy!

1


Nội dung bản báo cáo về đề tài: Quản lý công văn gồm các chương sau:
Chương 1: Khảo sát hệ thống quản lý công văn
Chương 2: Phân tích hệ thống.
Nhóm thực hiện gồm:
1. Nguyễn Mạnh Thắng( Trưởng nhóm )
2. Nguyễn Chí Cường

Chương 3: Thiết kế hệ thống
Nhóm thực hiện gồm:

1) Nguyễn Mạnh Thắng ( Trưởng nhóm)
2) Nguyen Chí Cường
3) Nguyễn Thị Thúy

2


Chương 1
KHẢO SÁT CÔNG VĂN TẠI TRƯỜNG
TRUNG HỌC CƠ SỞ THỊ CẦU – TP.BẮC NINH

Phần I : PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
1. Cơ cấu tổ chức Trường THCS Thị Cầu

Trường THCS Thị Cầu, thành phố Băc Ninh được thành lập từ năm học 19631964 của thập kỷ 60 , từ khi được thành lập đến nay nhà trường luôn luôn được
đánh giá là trường có chất lượng giáo dục đào tạo ở mức cao của thị xã Bắc Ninh
trước kia cũng như của thành phố Bắc Ninh ngày nay .
Năm 1999 nhà trường đã vinh dự được Thủ tướng chính phủ tặng bằng khen,
năm 2001 nhà trường đã vinh dự được Chủ tịch nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa
việt Nam tặng thưởng huân chương lao động hạng ba vì đã có thành tích xuất sắc
trong phong trào thi đua " Hai tốt'.
Từ năm học 1997-1998 đến nay nhà trường đã có 6 năm liền đạt danh hiệu
trường tiên tiến xuất sắc cấp tỉnh và 4 năm đạt trường tiên tiến cấp thành phố. Chất
lượng giáo dục của nhà trường luôn luôn đạt vững chắc, nhà trường đã có nhiều
năm được xếp thứ ba của thành phố về học sinh giỏi, tỷ lệ học sinh tốt nghiệp lớp 9
thi đỗ vào các trường quốc lập luôn được xếp từ thứ 2 đến thứ 5 của thành phố.

3

Dưới đây là sơ đồ tổ chức của Trường THCS Thị Cầu:
TRƯỜNG THCS THỊ CẦU

BAN GIÁM HIỆU
HIỆU TRƯỞNG

PHÒNG HIỆU PHÓ

P. HẬU CẦN

P. CHUYÊN MÔN

HÀNH CHÍNH

KẾ TOÁN

THỦ QUỸ

VĂN PHÒNG

TỔ 4

TỔ 3

TỔ 2

TỔ 1

4

2. Các đơn vị có liên quan:

 Phòng Giáo dục TP.Bắc Ninh.
 Sở Giáo dục và Đào tạo TP.
3. Hiện trạng ứng dụng Công Nghệ Thông Tin:
 Các phần mềm hỗ trợ: Chưa ứng dụng nhiều
 Các phần mềm đang sử dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel.
4. Báo cáo hoạt động của phòng hành chính:
 Trong nội bộ Cơ quan: 5 tháng/lần và 1 năm/lần.
 Báo cáo lên Phòng, Sở: 1 tháng/lần.
PHẦN II: CÔNG VIỆC QUẢN LÝ CÔNG VĂN GỒM

 Quản lý công văn đến
 Quản lý công văn đi
 Quản lý mượn trả
Ba công việc trên là độc lập nhau, nhưng thực chất phương thức xử lý, lưu trữ,
quản lý là như nhau. Do đó quy trình lưu trữ, xử lý và quản lý cũng như nhau, chỉ
khác biệt ở một vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” của Công văn.
Đối với công văn đên
Khi có Công văn gửi đến (tức là Công văn mà phòng văn thư nhận được để xử
lý, không kể là Công văn đến hay Công văn đi, hay Công văn nội bộ) Công văn đến
có thể do Bộ gửi xuống hoặc cá nhân gửi đến: Văn thư nhận Công văn và bóc xem
Công văn (Nếu Công văn gửi định danh thì không được bóc). Tại đây Công văn
được phân loại (Nếu có nhiều Công văn thì sẽ được sắp xếp theo từng loại như :
Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Giấy mời..v..v…). Sau khi phân loại
Công văn có thể được nhân viên phòng văn thư photo thêm một bản sao, bản sao
này được giữ lại và lưu trữ bằng hình thức thủ công theo từng loại đã được phân
như ở trên. Đồng thời các thông tin cũng sẽ được thu nhập một cách đầy đủ, và
được ghi vào sổ.

5


Đối với công văn đi
Văn ban bản đi (bao gồm công văn nội bộ) sẽ được lãnh đạo, ban giám hiệu
trong trường soạn thảo. Các văn bản này sẽ được chuyển tới phòng hành chính để
nhân viên cập nhật vào trong sổ với các thông tin: Ngày gửi, loại văn bản, số KH,
nơi… nhận trước khi gửi đi.
Khi có người hay bộ phận mượn Công văn, nếu được sự đồng ý của Lãnh đạo
thì nhân viên văn phòng sẽ cấp quyền sử dụng Công văn cho người hay bộ phận đó.
Nếu không thì không cho phép sử dụng Công văn.
Hàng tháng nhân viên phòng văn thư sẽ tổng hợp sổ theo dõi văn bản đến – đi
để báo cáo tình hình giải quyết các văn bản đến cũng như các văn bản đi.
Một số loại giấy tờ liên quan trong quá trình điều tra

SỔ CÔNG VĂN ĐI
SỐ
HIỆU
CÔNG
VĂN

LOẠI
CÔNG
VĂN

NỘI
DUNG

NGÀY
GỬI

CƠ QUAN
GỬI

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

STT

PHÂN LOẠI MẬT

***

**

*

BỘ
PHẬN
GỬI

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

NGÀY
KÝ

NGƯỜI
KÝ

6


SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
SỐ
LOẠI
HIỆU
CÔN
STT CÔN
G
G
VĂN
VĂN

PHÂN LOẠI BẢO
MẬT

NỘI
DUNG

NGÀ
Y
NHẬ
N

CƠ
QUAN
NHẬN

***

**

*

…

…
…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

NGÀY
KÝ

NGƯỜI
KÝ

…

…

…

…

…

…

PHẦN III : ĐÁNH GIÁ

a) Về ưu điểm : Sau một thời gian khảo sát và tìm hiểu về phương pháp quản lý
Công văn bằng phương pháp thủ công truyền thống.
 Chúng tôi nhận thấy rằng công việc quản lý Công văn như trên là hoàn toàn đúng
quy tắc.

 Mọi thao tác bằng thủ công, đơn giản phù hợp với thời kì chủ yếu dùng thủ công để
quản lý.
b) Về nhược điểm:
 Việc quản lý Công văn đến và đi còn thủ công và rất phức tạp, khi cần tìm một
Công văn nào, người quản lý phải tìm theo cách thủ công của mình.
7


 Cập nhật hoặc tìm kiếm bổ sung sửa đổi các dữ liệu cần thiết phải tốn nhiều thời
gian, và việc thống kê các loại Công văn rất khó khăn vì phải mở tất cả các hồ sơ,
tài liệu để làm.
 Tìm kiếm một số Công văn đến hoặc đi nào đó lại phức tạp hơn nhiều. Nhất là việc
tra cứu lại xảy ra thường xuyên, các yêu cầu luôn thay đổi thì người quản lý Công
văn muốn thực hiện xong phải mất rất nhiều thời gian và công sức.
 Khi chuyển giao công việc quản lý cho một người quản lý mới thì gặp một số vấn
đề: Người quản lý mới chỉ được bàn giao về hồ sơ sổ sách, còn kinh nghiệm quản
lý phải tự tìm hiểu. Do vậy việc quản lý của người mới gặp rất nhiều khó khăn.
c) Lý do xây dựng hệ thống mới:
 Vì những lý do như trên, chúng tôi mạnh dạn đưa ra một hình thức quản lý mới có
sự trợ giúp của máy vi tính. Với công nghệ khoa học – kỹ thuật ngày càng phát
triển, trong đó Khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi
lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lí…Máy tính hầu như đều có đóng góp khả
năng tuyệt vời của nó tới các lĩnh vực. Việc lưu trữ và quản lý Công văn trong máy
tính sẽ giải quyết được các khó khăn đã nêu trên, giúp người quản lý cập nhật dữ
liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các Công văn theo một số yêu cầu nào đó
nhanh chóng và thuận tiên hơn.

8

Chương 2:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
I.

LẬP BẢNG PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ CỦA BÀI TOÁN.

Động từ + Bổ ngữ
Nhân bản
Ghi sổ theo dõi công văn đi
Ghi sổ theo dõi công văn đến
Phân loại công văn
Phân phát công văn
Cấp quyền sử dụng cho công văn
Nhận công văn
Gửi công văn
Mượn trả công văn

Danh từ
Cơ quan
Bộ phận văn thư
Công văn đến
Công văn đi
Sổ công văn đi
Sổ công văn đến
Loại công văn
DS người có chức trách
Người liên quan
DS bộ phận
Thông tin công văn
Bộ phận liên quan

Nhận xét
Tác nhân
Tác nhân
=
=
HSDL
HSDL
=
HSDL
Tác nhân
HSDL
HSDL
Tác nhân

9


II. XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG VÀ LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Dựa vào cột 1 của bảng phân tích , ta rút ra được các chức năng chi tiết và
nhóm các chức năng thành nhóm để đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng
CÁC CHỨC NĂNG CHI TIÊT

NHÓM LẦN 1

NHÓM LẦN 2

1. Ghi sổ
2. Nhân bản
3. Lưu

GỬI CV

4. Phân phát
5. Phân loại
Quản lý công văn

6. Ghi sổ
7. Nhân bản
8. Lưu

NHẬN CV

9. Mượn, trả
10. Cấp quyền sử dụng
QL MƯỢN TRẢ

10


Từ trên ta có bảng phân cấp chức năng như sau:
QUẢN LÝ CV

GỬI CV

NHẬN CV

QL MƯỢN TRẢ

GHI SỔ

PHÂN LOẠI

CÂP QUYỀN
SD

NHÂN BẢN

GHI SỔ

MƯỢN TRẢ

LƯU CV

NHÂN BẢN

PHÂN PHÁT

LƯU CV

11


III.Các hồ sơ sử dụng và ma trận thực thể chức năng.
Dựa vào cột 2,3 của bảng phân tích ta có được các hồ sơ như sau:

STT
1
2
3

4
5

Tên hồ sơ sử dụng
Sổ CV đến
Sổ CV đi
Danh sách người có chức trách
Danh sách bộ phân
Tệp CV

Ma trận thực thể chức năng:
Các thực thể dữ liệu
1. Sổ CV đến
2. Sổ CV đi
3. DS người có chức trách
4. Danh sách bộ phân
5. Tệp CV
Các chức năng nghiệp vụ
1
2
1.1 Nhận CV
U
1.2 Gửi CV
U
1.3 Quản lý mượn trả
U
U
IV. XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

3

4
R

R

5
U
U
U

12


Cơ quan ngoài

Văn bản đi
Văn bản đến

Văn bản đi
Văn bản đến

Đơn vị nội bộ

Quản lý công
văn

Y.cầu t.kiếm
Trả lời

Yêu cầu thống kê
Kết quả

Ban lãnh đạo

2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)

13


14


3. Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức dưới đỉnh 1
a. Chức năng nhận công văn:

b. Chức năng gửi công văn :
15


c. Chức năng mượn trả
16


V. Xây dựng thực thể liên kết :
Xác định các thực thể,các thuộc tính và định danh của chúng
Tên được chính xác của
các thuộc tính

Tên viết gọn thuộc
tính

Đánh dấu loại ở mỗi
loại bước
17


(1)
A-SỔ CÔNG VĂN ĐI
 Số công văn
 Loại công văn
 Trích yếu
 Ngày gửi đi
 Cơ quan nhận
 Phân loại bảo mật
 Bộ phận gửi
 Ngày ký
 Người ký
B-SỔ CÔNG VĂN
ĐẾN
 Số công văn
 Loại công văn
 Trích yếu
 Ngày nhận được
 Cơ quan gửi đến
 Phân loại bảo mật
 Người ký
C-DANH SÁCH BỘ
PHẬN

 Mã số
 Tên bộ phận
 Họ tên lãnh đạo
 Chức vụ
 Số người
 Điện thoại
D-DANH SÁCH
NGƯỜI CÓ CHỨC
TRÁCH
 Họ và tên











Scv_ đi
Tên _loại
TYCV- đi
Ngày gửi
Cơ quan nhận
Độ mật
Bộ phận gửi
Ngày ký
Người ký CV đi









Scv_ đến
Tên _loại
TYCV- đến
Ngày nhận
Cơ quan gửi
Độ mật
Người ký cv
đến








MS BP
Tên BP
Họ tên LĐ
Chức vụ
Số người

ĐT BP

 Tên NV

(2)

(3)

X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X

X

X
18


 Chức vụ
 Thuộc bộ phận
 Điện thoại

Thuộc tính tên gọi

Sổ CV đến

Sổ CV đi

Mã BP

Mã NV

 Chức vụ
 Thuộc bộ phận
 ĐT NV

Thực thể tương
ứng

CV đến

CV đi

Bộ phận

Nhân viên

X
X
X

Thuộc tính

Định danh

Sổ CV đến
Tên loại
TYCV - đến
Ngày nhận
Người ký

X

Sổ CV đi
Tên loại
TYCV- đi
Ngày gửi
Ngày ký
Người ký

X

Mã BP
Tên BP
ĐTBP
Họ tên LD
Số người
Mã NV
Tên NV
ĐTNV
Chức vụ

X

Thêm vào

Các phụ thuộc hàm :
SCV_Den -> TenCV_Den, TYCV_Den, Nguoiki_CVDen, Ngay_Den, Ma_Loai ,
Ma_BP,Ngày ký.
SCV_Di -> TenCV_Di, TYCV_Di, Ngay_Gui,Nguoiki_Cvdi, Ma_Loai, Ma_NV.
Ma_NV

-> Ten_NV, DC_NV, Ma_BP, DT_NV,Chucvu.

Ma_BP

-> Ten_BP, DT_BP, Hoten_LD,SoNguoi
19


DS THUỘC TÍNH

DẠNG 1NF

DẠNG 2NF

DẠNG 3NF

SCV_Den

Ma_NV

Ma_NV

Ma_NV

TY_CVDen

Ten_NV

Ten_NV

Ma_BP

Ngay_Den

DT_NV

DT_NV

Ten_NV

Nguoi ki _CVden

Ma_BP

Ma_BP

DC_NV

TCV_den

Ten_BP

Ten_BP

DT_NV

Ma_Loai

DT_BP

DT_BP

Ten_Loai

Hoten_LD

Hoten_LD

Ma_NV

Ma_BP
Ten_BP

Ten_NV

Ma_NV

Ma_NV

DT_BP

DT_NV

Ma_Loai

Ma_Loai

Hoten_LD

GT

Ten_Loai

Ten_Loai

Ma_BP

SCV_Di

SCV_Di

Ma_NV

Ten_BP

TYCV_Di

TYCV_Di

Ma_Loai

DT_Bp

Ngay_Gui

Ngay_Gui

SCV_Di

Ho ten_LD

Nguoiki_Cvdi

Nguoiki_Cvdi

TYCV_Di

TCV_Di

Ngay_ki

Ngay_ki

Ngay_Gui

SCV_Di

Nguoiki_Cvdi

TYCV_Di

Ma_NV

Ma_NV

Ngay_Ki

Ngay_ Gui

Ma_Loai

Ma_Loai

Nguoi ki _CV di

Ten_Loai

Ten_Loai

Ma_NV

Ngay_ki

SCV_Den

SCV_Den

Ma_Loai

TY_CVDen

TY_CVDen

SCV_Den

Ngay_Den

Ngay_Den

TY_CVDen

Nguoiki_CVden

Nguoiki_CVden Ngay_Den
Nguoiki_Cvden
20


Ma_Loai
Ten_Loai

Dựa vào lược đồ 3NF ta có các lược đồ quan hệ sau :
CongVanDen( SOCVDEN,TENCVDEN, TRICHYEU, NGAYNHAN,
MALOAI, MABP, NGAYKY ,NGUOIKY).
CongVanDi( SOCVDI,TENCVDI, TRICHYEU, NGAYGUI, MALOAI,
MABP, NGAYKY, NGUOIKY)
LoaiCV( MALOAI,TENLOAI).
NhanVien( MANV,TENNV, DIACHI, MABP, DTNV, CHUCVU).
BoPhan( MABP,TENBP,TENLANHDAO,SONGUOI, DTBP).

21


Chương 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I. Thiết kế lược đồ chương trình
1. Thiết kế file dữ liệu
●. Bảng Công văn đến
Tên Trường
SoCVDe
TenCVDe
TrichYeu
NgayNhan

Kiểu dữ liệu
Text
Text
Text
Date/Time

MaLoai

MaBP
NgayKy
NguoiKy

Text
Text
Date/Time
Text

Kích cỡ

Giải thích
Số công văn đến
Tên công văn đến
Trích yếu
Ngày nhận công
văn đến
Mã loại
Mã bộ phận
Ngày ký
Người ký

Kích cỡ

Giải thích
Số công văn đi
Tên công văn đi
Trích yếu
Ngày gửi công văn
đi

Mã loại
Mã bộ phận
Ngày ký
Người ký

10
50
50

10
10
50

●. Bảng Công văn đi
Tên Trường
SoCVDi
TenCVDi
TrichYeu
NgayGui

Kiểu dữ liệu
Text
Text
Text
Date/Time

MaLoai
MaBP
NgayKy
NguoiKy

Text
Text
Date/Time
Text

10
50
50

10
10
50

22


●. Loại Công Văn
Tên Trường
Kiểu dữ liệu
MaLoai
Text
TenLoai
Text
●. Bảng Nhân Viên
Tên Trường
MaNV
TenNV
Dchi
GT

MaBP
DT
ChucVu

Kiểu dữ liệu
Text
Text
Text
Yes/No
Text
Text
Text

Kích cỡ

Giải thích
Mã loại công văn
Tên loại công văn

Kích cỡ

Giải thích
Mã nhân viên
Tên loại nhân viên
Địa chỉ nhân viên
Giới tính nhân viên
Mã bộ phận
Điện thoại
Chức vụ

Kích cỡ

Giải thích
Mã bộ phận
Tên bộ phận
Tên lãnh đạo
Số người trong bộ
phận
Điện thoại

10
30

10
30
50
10
11
15

●. Bảng Bộ Phận
Tên Trường
MaBP
TenBP
TenLanhDao
SoNguoi

Kiểu dữ liệu
Text
Text

Text
Text

10
30
50
10

DT

Text

11

2. Thiết kế giao diện

23


a. Form Đăng Nhập

24


b. Form Chính

25