Giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp trong kinh doanh

Nhóm 3 :
Vũ Viết Thanh
Lưu Khánh An


I.

KHÁI NIỆM , VAI TRÒ VÀ MỤC ĐÍCH

1.1 Định nghĩa
Giao tiếp trong kinh doanh là mối quan hệ hay sự tiếp xúc giữa con người với nhau trong hoạt động kinh
doanh
1.2 Vai trò
Giúp cho nền kinh tế phát triển và mở rộng tái sản xuất
Truyền bá văn hóa của đất nước và tiếp thu văn hóa khác
Thúc đẩy xã hội phát triển và hòa đồng
1.3 Mục đích
Ký kết hợp đồng
Thu thập thông tin
Trao đổi tâm tư tình cảm


II. CẤU TRÚC GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Hoạt động kinh
doanh

1.Chủ thể giao tiếp trong kinh doanh

Người bán

Người mua

2. Khách thể trong kinh doanh
Mối quan hệ tiếp
xúc

3. Hàng hóa , dịch vụ trong giao tiếp


III . CÁC CÔNG CỤ HAY PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

1. Ngôn ngữ nói
Giao tiếp nói : là dùng lời nói để chuyển tải thông tin loại hình giao tiếp này có lợi thế là biểu đạt các
sắc thái tình cảm khác nhau của giọng nói , đồng thời có thể nhận ngay được thông tin phản hồi
.Ngôn ngữ thể hiện : tâm lý , ý thức , tính cách


a.Tính chất ngôn ngữ
Cách diễn đạt khác nhau thông
qua nhịp điệu mang cho người
nghe ấn tượng khác nhau

Lưu ý
-Chú ý giọng điệu ngữ khí nói
-Cần biết lên giọng , xuống giọng , lúc nhặt ,lúc khoan , lúc nhẹ , lúc tạm ngừng để lắng nghe


Do sự ảnh hưởng về phân chia vùng miền nên

giọng nói địa phương sẽ khiến cho người nghe
không hiểu và nắm bắt thông tin sai

Người nói không nên dùng tiếng địa phương trong giao tiếp kinh
doanh đặc biệt là đối với người không cùng địa phương


2. Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ ( điệu bộ nói & biểu
cảm )

-Khái niệm
Điệu bộ được hiểu là vẻ mặt , ánh mắt cũng như cử chỉ chân tay , tư thế
của cơ thể , hay nói cách khác là ngôn ngữ cơ thể (body language)

Ngôn ngữ biểu cảm là sự biểu lộ tình cảm của con người qua nét mặt nụ
cười ,cái bắt tay , dáng đứng cách ngồi


Các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng , trong giao tiếp tác động của từ ngữ chỉ chiếm 30% - 40%, phần còn lại là
do cách diễn đạt bằng cơ thể hoặc là giao tiếp thông qua vẻ mặt , động tác , dáng điệu và các tín hiệu khác

NHỮNG BIỂU HIỆN CỦA GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ

-Nét mặt : Vui mừng , buồn , ngạc nhiên –sợ -tức giận khoảng 2000 nét mặt

-Nụ cười : Có bao nhiêu nụ cười có bấy nhiêu cá tính . Cười mỉm , cười thoải mái , cười nhếch mép
-Ánh mắt : thể hiện tính cách của con người


Nhận diện các khuôn mặt

Cử chỉ : Cử động của đầu , tay chân
Tư thế : đi đứng ngồi
Không gian giao tiếp
Những hành vi giao tiếp đặc biệt : bắt tay , ôm hôn , vỗ vai , xoa đầu …

+Nét mặt:

.Nét mặt căng thẳng thường là người trực tính ,
có nét mặt mềm mại thường là người hòa nhã
dễ gần


+Nụ cười

Quan sát nụ cười của đối tượng để có thể hiểu được tâm tư của họ ( tươi tắn ,
hồn nhiên , đôn hậu , chua chát .. )


+ Ánh mắt
- Ánh mắt trong giao tiếp cũng phụ thuộc vào vị trí xã hội của mỗi bên . Người
có địa vị xã hội cao hơn thường nhìn vào mắt của người đối diện nhiều hơn
- Ánh mắt phản ánh tính cách cũng như biểu đạt của họ :
VD: lườm , trừng mắt , láo lưa , lờ đờ


+Các cử chỉ khác
Liếm môi mỗi khi chúng ta căng thẳng hoặc đứng trước những điều

kích động
Lấy tay xờ cổ hay cằm khi nói dối
Hếch cằm biểu hiện sự khiêu kích


+Tư thế
-Bộc lộ cương vị xã hội mà
cá nhân đang đảm nhiệm

Tư thế để mở tay và chân như tạo điều kiện để tiếp cận , gần gũi cho người đối thoại , phản
ánh thái độ cởi mởi


Một số quy tắc gây thiện cảm trong giao tiếp
-Hãy thực sự chú ý , tỏ lòng kính mến và ngưỡng mộ người mình đang giao tiếp
-Biết nở nụ cười để tỏ lòng mến mộ
-Biết nhớ và khôn khéo nhắc lại tên người mình có quan hệ
-Biết lắng nghe người đang tiếp xúc với mình
-Hãy nhập cuộc với sở thích và hoài bão người mình quan hệ
-Hãy khôn khéo ca ngợi những điểm mạnh của người mình quan hệ


3.NGÔN NGỮ VIẾT
Là giao tiếp thông qua thư từ ,
công văn , chỉ thị .. Tức là dùng
văn bản để chuyển tải thông tin .
Đòi hỏi tính pháp lý cao


MỘT SỐ QUY TẮC PHẢI TUÂN THEO KHI VIẾT MỘT LÁ THƯ

-

Thư phải viết đúng , chính xác các thông tin
Phải viết đầy đủ các điều kiện cần thiết
Các ý trong thư phải nhất quán với nhau
Thư viết phải lịch sự nhã nhặn
Xác định cho được những nội dung cần viết và sắp xếp trong đầu các điểm cần viết theo 1 mối liên hệ tốt
nhất

-

Viết một cách tự nhiên với giọng văn phù hợp vào từng hoàn cảnh

So với ngôn ngữ nói ngôn ngữ viết đòi hỏi cao hơn phải đúng văn phạn , viết rõ ràng ,
trong sáng mạch lạc , cân nhắc từng câu từng chữ .
Tùy theo văn bản mà nhà quản trị KD sẽ lựa chọn lối viết khác nhau


4 PHONG CÁCH GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Phong cách giao tiếp là cách thức con người tiếp xúc , quan hệ với nhau . Nó
bao gồm hành vi , cử chỉ lời nói được sử dụng trong quá trình giao tiếp .

Mang những nét đặc trưng sau
-Mang tính ổn định cá nhân
-Mang tính ổn định xã hội
-Mang tính mềm dẻo

4.2 CẤU TRÚC CỦA PHONG CÁCH GIAO TIẾP

Hình thành trong cuộc
Phần cứng

sống thành thói quen
khó bỏ

Con người

Là kinh nghiệm cá
Phần mềm

nhân được vận dụng 1
cách thông minh , sáng
tạo


4.3 PHÂN LOẠI PHONG CÁCH GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

A. Phong cách giao tiếp độc quyền hay độc đoán gia
trưởng
Chỉ thích hợp trong thời đại phong kiến cổ xưa , hoặc trong
hoàn cảnh đất nước , gia cảnh loạn ly , những người dưới
quyền kém thông minh , chưa trưởng thành về ý thức và trí
tuệ


B. Phong cách giao tiếp dân chủ
Đặc trưng của phong cách này là mọi người đối xử vs nhau dựa trên cơ sở pháp lý , pháp luật .

Dân chủ với nhau , luôn luôn tôn trọng nhân cách và quyền lợi của nhau .

Trong kinh doanh thì phong cách này là chủ yếu , văn minh lịch sự pha chút tự do tức là vừa quản lý vừa
lãnh đạo vì :
- Kinh doanh chỉ phát triển , nếu mỗi nhà kinh doanh được tự do , dân chủ trong ngành hoạt động
- Kinh doanh là trao đổi ngang giá theo nguyên tắc thuân mua vừa bán trong quan hệ hai bên đều có lợi ,
bình đẳng ngang giá
- Kinh doanh là nghề rất linh hoạt biến động hàng ngày hàng giờ . Vì vậy phải mềm dẻo linh hoạt đảm
bảo mục tiêu


C. Phong cách giao tiếp tự do

Chỉ nên áp dụng trong các cơ quan quản lý cao cấp cho những người lãnh đạo có trình độ , ý
thức tự giác cao .Đây là giao tiếp hết sức mềm dẻo linh động. Người nói chỉ cần vạch ý người
nghe sẽ tự hiểu và thực hiện 1 cách tự do sáng tạo theo ý riêng nhưng không đi lệch hướng của
DN


5. MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP DÂN CHỦ TRONG KINH DOANH

-Hãy tôn trọng khách hàng , bạn hàng
Nêu cao khẩu hiệu “ Khách hàng là thượng đế “
Luôn tôn trọng phẩm giá của tất cả khách hàng
Không phân biệt đối xử với khách hàng


Mọi người phải chân thành với nhau

Nghe và nói là hai hành động đòi hỏi phải đi liền với nhau , đòi hỏi con người phải học tập .

-Trong kinh doanh nói 1 cách chân thành mộc mạc , giản dị
văn minh lịch sự

-Trong kinh doanh phải biết cách lắng nghe , nghe nhiều sẽ thu
được thông tin hữu ích