Khảo sát hệ thống chấm công và tính lương cho nhân viên

Chương I : Khao sat hê thông
I.Mô ta hê thông.
1.Nhiêm vu cơ ban.
-Hê thông quan ly châm công va tra lương cho nhân viên gôm cac giai đoan chinh
la:
+Quan ly nhân sư :Khi co ngươi tham gia ưng tuyên, nhân viên trong b ô
phân quan ly nhân sư se têp nhân hô sơ cua ngươi ưng tuyên va tên hanh phong
vaans đôi với ngươi ưng tuyên.Khi ngươi ưng tuyên đat yêu cầu thì nhân viên cua
bô phân quan ky nhân sư se tên hanh lưu tru lai thông tn ngươi ưng tuyên đat
va tên hanh lâp hô sơ nhân viên cho ngươi ưng tuyên đo.
+Quan ly châm công: khi ma nhân viên mới vao công ty se được nhân viên
cua bô phân quan ly châm công săp xêp cho lich lam viêc. Nhân viên tên hanh đi
lam viêc va cuôi ngay se được nhân viên cua bô phân quan ly châm công tông kêt
va lâp thanh bang châm công va tư đo bang châm công đo se được gưi cho nhân
viên bên bô phân kê toan đê nhân viên bên bô ph ân kê toan tnh lương.
+Quan ly lương: Nhân viên bô phân kê toan tên hanh tnh lương cho nhân
viên sau khi nhân được bang châm công nhân viên.
+Thưc hiên cac chưc năng bao cao thông kê.
Nhân viên bô phân nhân sư tên hanh lâp danh sach nhân viên va
bao cao lai cho ban lãnh đao
Nhân viên bô phân kê toan tên hanh thông kê cac khoan chi têu va
bao cao lai cho ban lãnh đao.
2,Cơ cấu tổ chức
-Gôm 3 bô phân chinh la:
+Bô phâ quan ly nhân sư : Thưc hiên cac chưc năng quan ly nhân sư


+Bô phân quan ly chấm công: Thưc hiên cac chưc năng châm công
va lâp bang công cho tưng nhân viên trong công ty.
+Bô phân kê toan: Thưc hiên tnh toan cac khoan tên lương, khâu
trư, lâp phiêu lương cho tưng nhân viên trong công ty.

3,Quy trình xử ly va quy tắc xử ly.
a,Bô phân quan ly nhân sư
Quan ly tuyển dụng:
+Khi ban lãnh đao co yêu cầu tuyên dung thêm nhân viên thì bô phân
nhân sư se thưc hiên cac công viêc sau:
+Thông bao hoăc đăng thông tn thông tn tuyên dung gôm: Yêu cầu
tuyên dung, cac lợi ich khi được nhân lam nhân viên cua công ty.
+Tiêp nhân va quan ly hô sơ cua ngươi ưng tuyên.
+Thông bao lich phỏng vân va tên hanh phỏng vân đôi với ngươi ưng
tuyên.Nêu ngươi ưng tuyên đap ưng đươc yêu cầu cua nha tuyên
dung thì nha tuyên dung se tên hanh lưu trữ thông tn cua ngươi ưng
tuyên lai va lâp thanh danh sach đê gưi lên ban lãnh đao. Nêu không
đat thì nha tuyên dung se gưi lai thông bao đên ngươi ưng tuyên.
+Sau khi gưi thông bao lên ban lãnh đao thì ban lãnh đao se tên
hanh xem xét danh sach nhân viên. Nêu như ban lãnh đao đông y với
danh sach đo thì bô phân quan ly nhân sư se tên hanh lưu trữ thông
tn ngươi ưng tuyên va câp nhât thanh hô sơ nhân viên.Nêu không
đat thì ban lãnh đao se yêu cầu bô phân tuyên dung lâp lai danh
sach.
+Gưi thông bao đên những ngươi ưng tuyên khi được tuyên vao
danh sach nhân viên thư viêc hoăc chinh thưc.


Quan ly thông tin về hồ sơ ly lịch:
+Quan ly chi têt vê thông tn ngươi lao đông như: Mã nhân viên,
ngay sinh, giới tnh, chưc vu, đia chi, sô điên thoai, email,….
+Quan ly chi têt vê trình đô chuyên môn, trình đ ô ngoai ngữ
+Quan ly viêc lưu trữ hô sơ cua ngươi lao đông.
+Quan ly chi têt qua trình công tac cua ngươi lao đông trước khi vao
công ty cho đên hiên tai.

+Sau khi co được thông tn cua nhân viên thì bô phân quan ly nhân
sư se tông hợp lai thông tn tư đo lâp thanh hô sơ nhân viên. Sauk hi
lâp được hô sơ nhân viên thì bô phân quan ly nhân sư se thông kê,
bao cao lên ban lãnh đao đê ban lãnh đao xem xét va duyêt. Nêu ban
lãnh đao không đông y thì se yêu cầu bô phân quan ly nhân sư tông
hợp lai thông tn hô sơ nhân viên. Nêu ban lãnh đao đông y thì bô
phân quan ly se tông hợp va lưu lai thông tn cua nhân viên tư đo tao
thanh hô sơ nhân viên chình thưc.
Quan ly thông tin về hơp đồng lao đông:
+Quan ly chi têt vê hợp đông loa đông giữa công ty với ngươi lao
đông: Hợp đông thư viêc, hợp đông chinh thưc co thơi han, hợp
đông chinh thưc không cô thơi han.
+Theo dõi gia han hợp đông.
+Theo dõi hô sơ lưu trữ khi ngươi lao đông nghi viêc, tam hoãn hợp
đông.
+Quan ly chi têt hô sơ ưng viên dư tuyên.
+Khi ưng viên được tuyên dung, hô sơ ưng viên se được câp nhât
vao hô sơ nhân viên chinh thưc cua công ty môt cach tư đ ông, không
phai nhâp dữ liêu nhiêu lần.
b,Bô phân quan ly châm công


-Sau khi nhân được danh sach hô sơ nhân viên tư bô phân quan ly
nhân sư thì bô phân quan ly châm công se tên hanh cac hoat đông
như:
-Thiêt lâp lich lam viêc, ca lam viêc, danh sach cac ngay lê được nghi,
sô ngay được được nghi trong 1 thang.
- So sanh dữ liệu châm công với cac ca lam việc, cac ngay nghi đê tnh
toan ngay công chinh xac
-Tinh toan cac giơ công ra vao va chuyên sô liệu vê module quan tri

lương đê tnh lương cho nhân viên.
-Tich hợp phần mêm châm công vao may hoặc lây dư liệu tư may
châm công va đưa vao phần mêm đê tên hanh qua trình tnh toan
ngay công chinh xac cho nhân viên.
-Theo dõi va lọc ra danh sach nhân viên lam thêm giơ, nhân viên nghi
co/ không phép, nghi đi công tac.
-Theo dõi qua trình khen thương, ky luât.
c,Bô phân kê toan.
-Cac thông sô đầu vao cua qua trình tnh lương như: Mưc lương tôi
thiêu theo bang lương cua nha nước, tên ăn trưa, tên tăng ca, lương
hương khi tham gia học tâp, đao tao dai ngay, cac hê sô điêu chin
lương căn cư vao kêt qua kinh doanh thang đê tnh lương,…se được
quan ly tâp trung thông cho cac khôi tra lương.
-Sau khi nhân được bang châm công tư bô phân châm công thì bô
phân kê toan băt đầu dưa trên bang châm công đo va tên hanh tnh
toan cac khoan tên lương cho nhân viên. Tùy vao tưng đôi tượng
nhân viên thì bô phân kê toan ap dung cac phương phap tnh lương
riêng.
Quan ly tiền lương cho lao đông tam thơi:


+Ap dung tnh lương cho cac nhân viên văn phong, bao vê lam vi êc
theo giơ hanh chinh.
+Câp nhât ngay công thưc tê lam viêc, ngay nghi phép, đi học
+Chương trình tư đôn tnh cac khoan lương, thương,…
Quan ly tiền lương cho lao đông chinh thưc:
+Ap dung cho cac bô phân hương lương theo ty lê doanh thu do
thưc hiên hiêu qua trong qua trình lam viêc.
+Câp nhât doanh thu phân bô theo tưng bô phân.
+Câp nhât ngay công thưc tê lam viêc, ngay nghi phép, đi học

+Chương trình tư đông tnh toan va phân bô cac khoan lương,
thương theo hê sô hương lương doanh thu cua tưng nhân viên.
Quan ly cac khoan thu nhâp khac va nghia vụ cua ngươi lao đ ông:
+Quan ly cac khoan thu nhâp khac ngoai lương.
+Quan ly cac khoan thương đôt xuât, lê, têt,…
+Quan ly phần trich nôp thuê thu nhâp ca nhân.
-Sau khi tnh toan cac khoan khâu trư cua nhân viên thì bô phân kê
toan lâp bang lương tam thơi rôi bao cao lên ban lãnh đao.
-Sau khi nôp bang lương tam thơi lên ban lãnh đao thì ban lãnh đao
se tên hanh xem xét, đanh gia. Nêu ban lãnh đao không đông y thì se
yêu cầu bô phân kê toan tông hợp lai thông tn va bao cao lai. Nêu
ban lãnh đao đông y thì se gưi thông bao cho bô ph ân tai chinh.
-Sau khi nhân được đơn duyêt cua ban lãnh đao thì bô phân kê toan
se tông hợp lai thông tn va tư đo lâp bang lương va lưu trữ lai dữ
liêu. Sau đo se tên hanh tra lương tra nhân viên.
3,Biểu mẫu


*Mâu biêu 1<MB1> :Đơn xin viêc

*Mâu biểu 2<MB2> :Hơp đồng lao đông giưa nhân viên va công ty


*Mâu biểu 3 <MB3>: Bang châm công nhân viên


*Mâu biểu 4 <MB4> : Hồ sơ nhân viên


*Mâu biểu 5 <MB5>: Phiêu thanh toan lương

*Mâu biểu 8(MB8): Thống kê


*Mâu biểu 7 (MB7): Hồ sơ nhân viên

*Mâu biểu 6 <MB6> : Danh sach nhân viên công ty.


II.Mô hình hoa hê thông
1,Mô hình tên trình nghiêp vu
-Giai thich ky hiêu:

-Mô hình tên trình nghiêp vu:


2,Biểu đô hoat đông
*Ky hiêu sử dung

bắt đầu/ Kêt thúc

Mẫu biểu
Công viêc
Luông thông tn


Điêu kiên re nhanh

Dư liêu

*Biểu đô quy trình nghiêp vu qua trình tuyển nhân viên



*Biểu đô quy trình nghiêp vu qua trình hô sơ ly lich

*Biểu đô quy trình nghiêp vu cua qua trình chấm công


*Biểu đô quy trình nghiêp vu cua qua trình tnh lương


III.Xây dưng dư an
1.Hô sơ điêu tra
a,Hồ sơ đầu vao, đầu ra
- Tuyển dụng nhân viên
+Đầu vào: yêu cầu tuyển dụng nhân viên của giám đốc
+Đầu ra: hồ sơ thông tin nhân viên được cập nhật
-Lập hồ sơ nhân viên
+Đầu vào: thông tin nhân viên
+Đầu ra: hồ sơ nhân viên
-Lưu trữ thông tin nhân viên
+Đầu vào: thông tin nhân viên
+Đầu ra: Kho dữ liệu
-Check bảng chấm công
+Đầu vào: bảng chấm công, thông tin nhân viên, số ngày nghỉ


+Đầu ra: bảng chấm công được cập nhật

-Chấm công
+Đầu vào: thông tin nhân viên làm, nghỉ
+Đầu ra: bảng chấm công được cập nhật
-Tính lương
+Đầu vào: thông tin nhân viên, bảng chấm công
+Đầu ra: báo cáo thống kê lương nhân viên
b,Tài nguyên
-Tài nguyên hệ thống:
+Hồ sơ, thông tin nhân viên
+Danh sách nhân viên
+Thông tin mức lương của nhân viên
+Thông tin số ngày công của nhân viên
c,Nhóm người dùng hệ thống:
+Nhân viên bộ phận quản lý nhân sư
+Nhân viên bộ phận tài chính
+Nhân viên ở phòng kế toán.
+Ban lãnh đạo
2.Dư trù thiêt bi
*Phần cứng:
-Bô phân quan ly nhân sư:
+Sư dung may tnh
+May in, may fax, giây in….
+Cac thiêt bi liên quan khac
-Bô phân châm công:
+May châm công
+Sư dung may tnh
+May in, may fax, giây in,….


+Cac thiêt bi liên quan khac,….

-Bô phân kê toan:
+Sư dung may tnh
+May in, may fax, giây in,…
+May đêm tên
+Cac thiêt bi liên quan khac,….
*Phần mêm:
-Phần mêm quan ly nhân viên
-Hê điêu hanh Window 10
-Microsoft office 2010
-Cac phầm mêm vê cơ sơ dữ liêu đê lưu trữ dữ liêu.