Luận văn: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh doc

-1-

-2-

B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O
Đ I H C ĐÀ N NG

Cơng trình đã đư c hồn thành t i

DƯƠNG TH THANH HI N

Đ I H C ĐÀ N NG

Ngư i hư ng d n khoa h c: T.S NGUY N PHÙNG

Ph n bi n 1: T.S Đư ng Nguy n Hưng
HỒN THI N KI M SỐT N I B
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY

Ph n bi n 2: PGS, TS Lê Huy Tr ng

THƯƠNG M I VÀ D CH V T NG H P HỊA KHÁNH

Lu n văn đư c b o v trư c H i ñ ng ch m Lu n văn t t nghi p th c
Chuyên ngành: K toán
Mã s : 60.34.30

sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 07 tháng
01 năm 2012.

TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH

Có th tìm hi u lu n văn t i:
- Trung tâm Thông tin – H c li u, Đ i h c Đà N ng
- Thư vi n trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng
Đà N ng – Năm 2011


-3M

Đ U

1. Tính c p thi t c a đ tài

-4c a các doanh nghi p thương m i, d ch v đ i v i cơng tác ki m sốt
n i b bán hàng – thu ti n.

Chu trình bán hàng – thu ti n trong các doanh nghi p thương m i

V m t th c ti n: Lu n văn nghiên c u công tác ki m sốt n i

hay d ch v đ u mang nh ng b n ch t chung c a quá trình trao ñ i

b v bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i và d ch v t ng h p

hàng hóa, d ch v hồn thành; hàng hóa hay d ch v đ u là nh ng tài

Hịa Khánh trong đi u ki n kinh doanh hi n t i c a công ty, qua ñó

s n ch a ñ ng giá tr và có th bán đư c theo nhi u hình th c khác

v n d ng nh ng ñ c ñi m c a ngành thương m i d ch v nh m tăng

nhau. Chính vì v y, vi c ki m sốt chu trình bán hàng – thu ti n m t

cư ng hồn thi n hơn cơng tác ki m sốt n i b v chu trình bán

cách h u hi u s có ý nghĩa đ c bi t quan tr ng trong ho t ñ ng kinh

hàng – thu ti n cho công ty.

doanh c a doanh nghi p, h n ch ñư c các sai ph m, cung c p thông

3. Đ i tư ng và ph m vi nghiên c u

tin k p th i, chính xác, trung th c nh m ñ t ñư c các m c tiêu mà
nhà qu n lý ñ ra.
Là doanh nghi p tư nhân v i m ng lư i phân ph i xăng, d u,
nh t r ng kh p mi n Trung Vi t Nam, công ty thương m i và d ch v

Đ i tư ng nghiên c u: Ki m soát v m t k tốn: Ki m sốt chu
trình bán hàng và thu ti n t i công ty, bao g m vi c tiêu th xăng,
d u, nh t bán buôn và bán l .
Ph m vi nghiên c u: Tìm hi u th c tr ng cơng tác ki m sốt n i

t ng h p Hịa Khánh đã có 11 c a hàng xăng d u n m r i rác trên

b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty thương m i và d ch v

qu c l 1A thu c ñ a bàn thành ph Đà N ng và m ng lư i khách

t ng h p Hịa Khánh; trong đó t p trung ch y u vào ho t ñ ng bán

hàng tiêu th xăng d u t khu v c Qu ng Bình đ n Bình Đ nh. Bán

bn và m t ph n c a ho t ñ ng bán l t i cơng ty.

hàng và thu ti n là giai đo n quan tr ng nh t, quy t ñ nh ñ n s t n

4. Phương pháp nghiên c u

t i c a cơng ty. Vi c hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b chu trình

Trong quá trình nghiên c u tác gi d a trên cơ s phương pháp

bán hàng và thu ti n v a ñ m b o tuân th các quy ñ nh c a Nhà

lu n duy v t bi n ch ng và s d ng các phương pháp: phương pháp

nư c, v a phù h p v i chu n m c k toán Vi t Nam, v a ñáp ng

th ng kê, t ng h p, phân tích, ñ i chi u, ch ng minh, so sánh gi a lý

các yêu c u qu n lý là m t yêu c u mang tính c p thi t.

lu n và th c ti n công tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng và thu

Nh n th c ñư c t m quan tr ng ñó, tác gi ñã nghiên c u và
ch n ñ tài lu n văn th c sĩ c a mình v i tiêu đ "Hồn thi n ki m
sốt n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty thương m i &

ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hịa Khánh.

5. Nh ng đóng góp c a lu n văn
Lu n văn đã góp ph n h th ng hóa và làm rõ các lý lu n cơ b n

d ch v t ng h p Hịa Khánh"

v ki m sốt n i b , ki m sốt n i b chu trình bán hàng và thu ti n,

2. M c tiêu nghiên c u

ñ c bi t là ki m soát n i b ñ i chu trình bán hàng và thu ti n trong

V m t lý lu n: Lu n văn t ng h p nh ng v n ñ lý lu n cơ
b n v ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n và đ c ñi m

các doanh nghi p kinh doanh xăng, d u, nh t.


-5-

-6-

Lu n văn đã phân tích, đánh giá th c tr ng ki m soát n i b chu

+ Đ m b o s tin c y và trung th c c a thơng tin,

trình bán hàng và thu ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p

+ Đ m b o vi c th c hi n các ch ñ pháp lý

Hòa Khánh, ch ra nh ng t n t i, h n ch đ i v i ki m sốt n i b v

+ Đ m b o hi u qu các ho t ñ ng và hi u năng qu n lý.

bán hàng và thu ti n t i cơng ty, t đó đ ra các bi n pháp tương đ i

1.1.3. Vai trị c a ki m sốt n i b trong qu n lý

ñ ng b ñ hồn thi n chu trình này t i cơng ty. Th c hi n các bi n

1.1.4. Các b ph n c u thành c a h th ng ki m sốt n i b

pháp này s giúp cho cơng ty tăng cư ng hi u qu ho t ñ ng c a h

1.1.4.1. Mơi trư ng ki m sốt

th ng ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng và thu ti n.

1.1.4.2 H th ng k toán

6. K t c u c a lu n văn

M t h th ng k toán bao g m các b ph n:

Ngồi ph n m đ u, k t lu n, n i dung lu n văn ñư c k t c u

a. H th ng ch ng t

thành 3 chương:

b. H th ng s sách k toán

Chương 1: T ng quan v ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu

c. H th ng báo cáo n i b và báo cáo tài chính

ti n

1.1.4.3 Các th t c ki m sốt

Chương 2: Th c tr ng ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu
ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hịa Khánh

1.2. Ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n trong doanh nghi p
1.2.1. B n ch t, ch c năng c a chu trình bán hàng – thu ti n

Chương 3: Hồn thi n ki m sốt n i b chu trình bán hàng và thu

1.2.1.1. B n ch t c a chu trình bán hàng – thu ti n

ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hịa Khánh

Chu trình bán hàng – thu ti n (tiêu th ) là quá trình chuy n quy n
s h u c a hàng hóa qua q trình trao đ i hàng – ti n gi a ch hàng
và khách hàng c a h , bao g m các quy t ñ nh và các quá trình c n

Chương 1
T NG QUAN V KI M SỐT N I B

CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TI N
1.1. Khái quát chung v h th ng ki m soát n i b
1.1.1. S c n thi t và l i ích c a h th ng ki m soát n i b (KSNB)
1.1.2. Khái ni m h th ng ki m sốt n i b
Theo liên đồn k toán qu c t (IFAC), h th ng ki m soát n i b
là m t h th ng bao g m các chính sách, tiêu chu n, th t c ñư c
thi t l p t i ñơn v nh m cung c p m t s ñ m b o h p lý trong vi c
th c hi n các m c tiêu sau:
+ B o v tài s n c a ñơn v ,

thi t cho s chuy n như ng quy n s h u hàng hóa và d ch v khi
chúng đã s n sàng ch bán.
V i ý nghĩa như v y, quá trình này ñư c b t ñ u t yêu c u mua
c a khách hàng (ñơn ñ t hàng, h p ñ ng mua hàng…) và k t thúc
b ng vi c thu ti n.
1.2.1.2. Ch c năng c a chu trình bán hàng – thu ti n
1.2.2. M c tiêu ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n
1.2.2.1 Đ i v i nghi p v bán hàng
Doanh thu ghi s là có th t
Các nghi p v bán hàng ñư c phê chu n ñúng ñ n


-7-

-8-

Các nghi p v bán hàng hi n h u ñư c ghi s ñ y ñ

a. Tính h p lý c a doanh thu ghi s

Doanh thu ghi s đã đư c tính tốn đúng và ph n ánh chính

- Các nghi p v ghi s đ u d a trên các hóa đơn, ch ng t v n

xác
Các nghi p v bán hàng ñư c phân lo i ñúng ñ n
Các nghi p v bán hàng ñư c ghi ñúng th i gian phát sinh
(g n v i ngày x y ra nghi p v )

chuy n và ñơn ñ t hàng ñã ñư c phê chu n.
- Hóa đơn ph i đư c đánh s th t trư c và ñư c theo dõi, ghi
chép ñúng ñ n.
- Các b ng cân ñ i bán hàng – thu ti n ñư c g i h ng tháng cho

Các nghi p v bán hàng ñư c ghi chép, t ng h p chính xác

khách hàng và vi c ti p nh n ý ki n ngư i mua ñư c th c hi n ñ c

và c ng d n đúng.

l p v i k tốn ph trách.

1.2.2.2. Đ i v i nghi p v thu ti n

b. Các nghi p v bán hàng ñư c phê chu n ñúng ñ n

Các kho n ti n ñã ghi s th c t ñã nh n

- Xét duy t bán ch u trư c khi g i hàng

Các kho n ti n chi t kh u ñã ñư c xét duy t ñúng ñ n

- Chu n y vi c g i hàng

S ti n thu ñư c ñã ghi ñ y ñ vào s qu và nh t ký thu ti n

- Phê duy t giá bán và phương th c bán hàng, phương th c v n

Các kho n ti n thu ñư c g i vào tài kho n ngân hàng và ghi

chuy n và các kho n chi t kh u.

s theo s ti n nh n ñư c

c. Các nghi p v bán hàng ñư c ghi s ñ y ñ

Các kho n ti n thu ñư c ñ u ñư c phân lo i ñúng ñ n

- Th c hi n vi c ñánh s trư c ñ i v i nh ng tài li u và Hóa đơn

Các kho n ti n thu ñư c ñ u ñư c ghi ñúng th i gian
Các kho n ti n thu ñư c ghi chép, t ng h p chính xác và
c ng d n đúng
1.2.3. T ch c thơng tin ph c v ki m sốt n i b chu trình bán
hàng – thu ti n

bán hàng, ghi l i t t c nh ng s li u này.
- Ghi chép ngay t t c các nghi p v vào h th ng máy tính và
gán mã duy nh t cho nghi p v b ng các ng d ng c a máy tính.
- Đ i chi u s li u t Hóa ñơn v n chuy n v i Hóa ñơn bán

hàng, các s sách k tốn có liên quan.

1.2.3.1. T ch c h th ng ch ng t k toán

d. Doanh thu bán hàng ghi s ñư c ñánh giá ñúng

1.2.3.2. T ch c h th ng tài kho n và s sách k toán

- Gi i h n quy n truy c p ñ i v i các file t i vi c phê chu n c a

1.2.3.3. T ch c h th ng báo cáo k toán
1.2.4. Nh ng r i ro ch y u thư ng x y ra trong chu trình bán
hàng – thu ti n
1.2.5. Các th t c ki m soát n i b trong chu trình bán hàng –
thu ti n
1.2.5.1 Đ i v i nghi p v bán hàng

cá nhân.
- In m t b n danh sách s thay ñ i v giá ñ chính b ph n phê
chu n giá ki m tra l i.
- Gi i h n vi c phê chu n ñ i v i giám ñ c marketing ho c m t
vài cá nhân khác có trách nhi m v giá bán.


-9e. Doanh thu bán hàng ñư c phân lo i ñúng ñ n
- S d ng sơ ñ tài kho n ñ y ñ , chi ti t cho các nghi p v .
- Xem xét và ki m tra l i vi c ghi các nghi p v vào tài kho n.
f. Doanh thu bán hàng ñư c ghi s đúng lúc
So sánh sánh ngày trên các hóa đơn v n chuy n v i ngày trên b n sao
hóa đơn bán hàng, s nh t ký bán hàng và các s khác có liên quan.

g. Các nghi p v bán hàng ñư c ghi chép, t ng h p và c ng d n ñúng
- Cách ly trách nhi m ghi s nh t ký bán hàng v i ghi s các
kho n ph i thu.

- 10 - L p và g i ñ u ñ n b ng cân ñ i bán hàng – thu ti n cho khách
hàng.
- Ki m tra n i b vi c thu ti n: Đ i chi u gi y báo nh n ti n,
b ng kê , gi y báo c a ngân hàng v i s sách tương ng.
d. Các kho n thu ti n ñã ghi s ñư c ñem g i và ghi s theo s
ti n nh n ñư c
- Theo dõi chi ti t các kho n thu theo nghi p v và ñ i chi u
chúng v i m c giá ñã duy t trên các ch ng t bán hàng.
- Đ i chi u ñ c l p, ñ u ñ n s ph v i tài kho n ngân hàng.

- G i ñ u ñ n các báo cáo hàng tháng cho khách hàng.

- Ki m tra n i b vi c ñ nh giá, các phép tính

1.2.5.2. Đ i v i nghi p v thu ti n

e. Các kho n thu ti n ñư c phân lo i ñúng

Các th t c KSNB c n có đ đ t đư c các m c tiêu v :

- S d ng sơ ñ tài kho n ñ y ñ .

a. Các kho n thu ti n ñã ghi s th c t ñã nh n

- Ki m tra các ch ng t ch ng minh các kho n thu ti n m t và so

- C n cách ly trách nhi m gi a nhân viên qu n lý ti n m t và ghi
s sách.
- Phân cơng cơng vi c đ i chi u v i ngân hàng ñ c l p v i k
toán ngân hàng

sánh v i th c t trên sơ ñ tài kho n.
f. Các kho n thu ti n m t ñư c ghi s ñúng th i gian
- Các nghi p v thu ti n ph i ñư c quy ñ nh ghi s hàng ngày khi
có ch ng t ch ng minh.

b. Các kho n chi t kh u ñư c xét duy t ñúng ñ n

- C nhân viên ñ c l p ki m soát vi c ghi s và thu ti n.

- Chính sách v chi t kh u ph i th c s t n t i trong công ty.

g. Các kho n thu ti n m t ñư c ghi s ñúng ñ n và ñư c t ng

- Các kho n chi t kh u ph i ñư c các c p có th m quy n phê
chu n và phù h p v i chính sách c a cơng ty.
c. Ti n m t thu đư c ñã ghi s ñ y ñ vào S qu và Nh t ký thu
ti n m t
- Cách ly trách nhi m gi a nhân viên thu ti n và k toán ti n.
- S d ng gi y báo nh n ti n ho c b ng kê ti n m t ñánh s trư c
kèm quy ñ nh c th v ch ñ nh n báo cáo k p th i.
- Tr c ti p xác nh n Séc thu ti n.

h p chính xác
- Cách ly trách nhi m gi a vi c ghi s nh t ký thu ti n m t v i
vi c ghi s ph các kho n ph i thu và s qu .

- G i ñ u ñ n các kho n cân ñ i thu ti n cho khách hàng.
- Đ i chi u các bút toán

s qu v i nh t ký thu ti n và s ph .

K T LU N CHƯƠNG 1


- 11 -

- 12 -

Chương 2
TH C TR NG KI M SOÁT N I B

2.1.3. H th ng ki m sốt n i b c a cơng ty
CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY THƯƠNG M I & D CH
V T NG H P HÒA KHÁNH

2.1.3.1. Mơi trư ng ki m sốt
a. Đ c thù v qu n lý
b. Cơ c u t ch c
Giám ñ c

2.1. Khái quát chung v Công ty thương m i và d ch v t ng h p
Hòa Khánh
2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n c a cơng ty

Phó giám đ c

2.1.1.1. Q trình hình thành cơng ty
Tháng 1 năm 1990 đ i lý xăng d u Hịa Khánh ñư c thành l p
v i c a hàng đ u tiên là Hịa Khánh 1 (khu cơng nghi p Hịa Khánh,
Đà N ng).

Phịng vi
tính

Phịng t
ch c

Phịng k
tốn

Phịng
kinh

Năm 1994, ñư c s cho phép c a UBND t nh Qu ng Nam – Đà
N ng cũ, ngày 21 tháng 01 năm 1994 Công ty thương m i và d ch v
t ng h p Hịa Khánh đư c thành l p.
2.1.1.2. Quá trình phát tri n
Năm 1990, c a hàng xăng d u Hòa Khánh ch t m c p phát xăng
d u v i hơn 10 nhân viên, v a tr c ti p v a gián ti p.
Hơn 10 năm qua, công ty thương m i và d ch v Hịa Khánh là
cơng ty tư nhân v i m ng lư i phân ph i xăng, d u, nh t r ng kh p

Các c a hàng tr c thu c

Hình 2.1: Sơ đ t ch c b máy qu n lý t i cơng ty
c. Chính sách nhân s
d. Công tác k ho ch
e. Các nhân t bên ngồi
2.1.3.2. H th ng k tốn

mi n Trung Vi t Nam. Cơng ty đã có 11 c a hàng xăng d u n m r i

a. T ch c b máy k tốn c a cơng ty

rác trên qu c l 1A thu c ñ a bàn thành ph Đà N ng và m ng lư i

Công ty đã áp d ng mơ hình t ch c k toán t p trung.

khách hàng tiêu th xăng d u t khu v c Qu ng Bình đ n Bình Đ nh.

b. T ch c ch ng t , s sách và báo cáo k tốn c a cơng ty

2.1.2. Ch c năng và nhi m v c a công ty

H th ng ch ng t k toán

2.1.2.1. Ch c năng

H th ng tài kho n và s sách k toán

2.1.2.2. Nhi m v

H th ng báo cáo k toán

Kinh doanh xăng, d u, nh t; s d ng v n có hi u qu nh m hồn
thành các m c tiêu góp ph n th c hi n các ch tiêu kinh t xã h i.

Áp d ng hình th c ch ng t ghi s , v i s tr giúp c a ph n
m m máy tính cao c p EFFECT.


- 13 -

- 14 2.2.1.2. Đ c ñi m t ch c m ng lư i kinh doanh

K TOÁN TRƯ NG

Hi n nay th trư ng kinh doanh c a cơng ty TM & DVTH Hịa
Khánh tương đ i r ng, ñ ñáp ng nhu c u v qu n lý. Ngồi văn
phịng cơng ty chính đ t t i 14 Nguy n Tri Phương – H i Châu – Đà
K toán t ng h p kiêm k
toán ti n lương, TSCĐ, thu

N ng, cơng ty cịn có hơn 10 c a hàng n m r i rác trên qu c l 1A và
ñ a bàn thành ph Đà N ng.
2.2.1.3. Các phương th c bán hàng t i công ty

K
tốn
ti n
m t

K
tốn

ti n
g i
ngân
hàng

K
tốn
hàng

hóa

K
tốn
tiêu
th
và
n
ph i
thu

K
tốn
mua
hàng
và
n
ph i
tr

Th

qu

Cơng ty có 2 phương th c bán hàng, đó là:
- Bán hàng thơng qua h th ng t i các c a hàng bán l .
- Bán hàng theo phương th c bán buôn.
Tuy nhiên bán buôn v n chi m t tr ng l n hơn v c doanh thu
l n s lư ng.
2.2.2. Th c tr ng ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n
t i cơng ty

K tốn các c a
hàng

Hình 2.2: Sơ đ t ch c b máy k tốn t i cơng ty
Ghi chú:

Quan h tr c tuy n
Quan h ch c năng

2.1.3.3. Các th t c ki m soát chung t i cơng ty

2.2.2.1. M c tiêu ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n
t i công ty
2.2.2.2. S phân công trách nhi m
2.2.2.3. H th ng ch ng t s d ng trong chu trình bán hàng và
thu ti n t i cơng ty
2.2.2.4. Ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n

2.2. Th c tr ng ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i

a. Đ i v i nghi p v bán hàng:

công ty thương m i và d ch v t ng h p Hịa Khánh

* Hình th c bán bn:

2.2.1. Đ c đi m v tình hình tiêu th và t ch c m ng lư i kinh
doanh c a cơng ty nh hư ng đ n q trình ki m sốt n i b
2.2.1.1. Các m t hàng kinh doanh c a công ty
- Xăng d u
- Nh t
- Thi t b

• Đơn đ t hàng đư c áp d ng cho các khách hàng m i, l n đ u tiên
giao d ch v i cơng ty nhưng không áp d ng v i các khách hàng quen
thu c.
• Hi n t i cơng ty khơng có m t b ph n đ c l p ñ làm nhi m v
ti p nh n ñơn ñ t hàng c a khách hàng.


- 15 • Đơn đ t hàng khơng có m u s n, các ñơn này ñ u do các khách
hàng có nhu c u l p và g i ñ n; m i m t khách hàng có m t m u đơn
đ t hàng khác nhau.
• H p ñ ng mua bán ñư c l p trư c khi xem xét các ñi u kho n

b. Đ i v i nghi p v thu ti n:
Đ i v i m i hình th c bán bán bn và bán l , công ty cũng th c
hi n các th t c ki m soát khác nhau:
* Thu ti n t bán buôn:
- Đ i v i nghi p v thu ti n ngay: có hai phương th c thanh tốn ti n:

bán ch u.
• Các ch ng t

- 16 -

như l nh xu t hàng, phi u xu t kho, Hóa đơn

+ Trư ng h p khách hàng thanh toán tr c ti p b ng ti n m t:

GTGT và biên b n giao nh n hàng hóa sau khi l p khơng có m t b

• Chưa có s quan tâm nhi u

ph n đ c l p ki m tra l i.

• Chưa th hi n s ki m tra, ñ i chi u gi a S chi ti t ti n m t do

khâu ki m tra ch ng t .

• Vi c đ i chi u công n gi a khách hàng và cơng ty ch đư c ti n

k tốn ti n m t và s chi ti t công n do k tốn cơng n th c hi n

hành khi khách hàng có th c m c v cơng n , chưa th c s đư c đ i

và khơng có m t m u biên b n nào th hi n s ñ i chi u thư ng

chi u thư ng xun đ mang tính ch t ki m tra, đơn đ c cơng n .

xun này.

* Hình th c bán l và KSNB đ i v i hình th c này:
• Hóa đơn khơng ph i do k tốn c a hàng vi t mà do nhân viên
bán hàng tr c ti p vi t t i nơi khách hàng ñ xăng. Đi u này vi ph m
m t trong 3 nguyên t c thi t k các th t c ki m sốt đó là: ngun
t c b t kiêm nhi m.
• M t khác vi c đ xăng cho khách hàng là khách vãng lai cũng có
th x y ra gian l n. Ch ng h n, trong q trình đ xăng, th a lúc

• S qu do k toán ti n m t ghi và qu n lý là chưa th c s h p lý.
• Th qu làm nhi m v thu chi và lên báo cáo thu chi là chưa th
hi n h t vai trị c a mình.
+ Trư ng h p khách hàng thanh tốn qua ngân hàng:
• Đ ng tác ki m tra gi y báo Có c a k tốn cịn h n ch .
• S ph ngân hàng chưa ñư c s d ng tri t ñ trong vi c ñ i
chi u và s d ng .

khách hàng khơng chú ý, nhân viên có th đánh c p xăng c a khách

• S chi ti t ti n g i ngân hàng do k toán ti n g i ngân hàng ghi

hàng b ng cách không d p cị bơm v v trí zero sau khi đã đ xăng

và qu n lý chưa có s ki m tra ñ i chi u ch t ch , thư ng xun v i

cho khách hàng trư c đó, mà c ñ như v y r i ñ xăng ti p cho

s chi ti t cơng n do k tốn cơng n theo dõi.

khách hàng khác.
• Vi c bán l xăng d u h ng ngày do c a hàng trư ng qu n lý, cu i
ngày thu ti n ñ sáng hơm sau g i l i k tốn, k tốn khơng th c s
theo dõi sát kho n thu này, khơng có b ng kê bán l m i ngày ñ theo
dõi c th s lư ng, doanh thu c a ngày đó.
• D n đ n cu i tháng k toán g i b ng t ng h p doanh thu và b ng
cân đ i hàng hóa v công ty là hơi tr và s li u k toán s khá nhi u.

- Đ i v i nghi p v thu ti n sau m t kho ng th i gian th a thu n:
T i công ty vi c bán hàng ch p nh n n ñư c theo dõi thư ng
xuyên trên các s chi ti t công n ph i thu.
* Thu ti n t bán l :
• Nhân viên bán hàng s là ngư i tr c ti p bán và thu ti n, vai trị
c a k tốn c a hàng cịn h n ch , ch d ng l i

vi c nh n ti n t


- 17 -

- 18 -

c a hàng trư ng và ghi s theo dõi, đi u này v n có kh năng x y ra

2.3.2.3 Ki m soát n i b đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n

gian l n.

a. Bán hàng:

• K tốn c a hàng ñ d n ñ n cu i ngày m i ghi chép lư ng ti n

- S phân công công vi c chưa rõ ràng gi a các b ph n.

thu đư c, trong khi đó c m i bu i là s ti n bán ñư c ñã khá l n,

- Các báo cáo bán hàng ñ c thù c a các b ph n còn h n ch .

v n có kh năng d n đ n hi n tư ng chi m d ng ti n t m th i.

- Chưa th hi n ch t ch vi c ki m tra, ñ i chi u gi a s chi ti t

• B ph n bán hàng khơng có báo cáo v tình hình th c hi n bán

ti n m t, ti n g i ngân hàng và s chi ti t công n .
- Chưa th hi n ch t ch vi c ki m tra, ñ i chi u gi a s chi ti t

hàng và thu ti n h ng ngày.
2.3. Đánh giá cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu

ti n m t, ti n g i ngân hàng và s chi ti t công n .
- Công ty ch căn c vào uy tín c a KH truy n th ng đ quy t đ nh

ti n t i cơng ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh
2.3.1. Nh ng k t qu ñ t ñư c trong cơng tác ki m sốt n i b

bán ch u, d x y ra trư ng h p n khó địi khi KH g p khó khăn.

chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty

b. Thu ti n:
- Vi c ñ i chi u hàng ngày gi a k toán ti n m t và th qu di n

2.3.2. Nh ng t n t i trong cơng tác ki m sốt n i b chu trình
bán hàng – thu ti n t i công ty

ra không thư ng xun, khơng có ki m tra ch t ch .
- Vi c ñ i chi u gi a k toán ti n g i ngân hàng và ngân hàng

2.3.2.1 Mơi trư ng ki m sốt
- Cơng tác y quy n phê chu n v n cịn có ch khơng h p lý.

khơng đư c th c hi n thư ng xuyên, nghiêm túc.

- Công tác l p k ho ch chưa hi u qu . Đ i v i chu trình bán
hàng – thu ti n, cơng tác l p k ho ch tiêu th cũng chưa ñư c quan

- Đ i v i công tác thu ti n t bán l : vi c thu ti n ñư c th c hi n
qua ngày hôm sau d d n đ n tình tr ng chi m d ng ti n t m th i.

tâm ñúng m c.
2.3.2.2 T ch c cơng tác k tốn

- Hóa đơn do nhân viên bán hàng tr c ti p l p th hi n tính
khơng chun nghi p trong nghi p v và tính ki m sốt y u.

- Khơng có m t tài kho n s d ng và m t m t kh u riêng đ
ch ng tình tr ng các d li u k tốn có th b s a đ i, sao chép

- Vai trị c a k tốn các c a hàng bán l cịn h n ch , ch d ng

l i

vi c thu ti n và l p báo cáo.

- Các t p tin ho c b n ghi khơng đư c l p b n sao d phịng .
- Cơng ty khơng có m u ñơn ñ t hàng th ng nh t.
- Phịng kinh doanh l i b qua giai đo n nh n và xét duy t ñơn
ñ t hàng ñ i v i ñ i tư ng khách quen. Vi c b qua như v y d gây
r i ro trong công n , cũng như ch quan, nh m l n ho c b sốt đơn
đ t hàng c a khách.

K T LU N CHƯƠNG 2


- 19 -

- 20 -

Chương 3

- Có th thành l p m t b ph n th m ñ nh tín d ng đ i v i khách

HỒN THI N KI M SỐT N I B

CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY THƯƠNG M I & D CH
V T NG H P HÒA KHÁNH
3.1. Yêu c u c n hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b chu trình
bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i & d ch v t ng h p

Hịa Khánh
- S phân cơng công vi c chưa rõ ràng gi a các b ph n.
- Cơng ty khơng có m u đơn đ t hàng th ng nh t.

hàng.
* L p k ho ch tiêu th :
Cơ s l p d toán tiêu th : Căn c vào s lư ng hàng tiêu th
c a kì trư c, chu kì s n xu t kinh doanh, tiêu th s n ph m, chính
sách giá c , chính sách qu ng cáo, khuy n mãi...
Phương pháp l p:
Doanh thu tiêu th d ki n = S lư ng tiêu th d ki n * Đơn giá
bán d ki n
B ng 3.1: D toán tiêu th

- H th ng các ch ng t như phi u thu, hàng hóa khơng đư c
D

đánh s trư c.
- Phịng kinh doanh thư ng b qua giai đo n nh n và xét duy t

TOÁN TIÊU TH - Quý 4 năm 2010
ĐVT: 1.000 ñ

Ch tiêu

Tháng

ñơn ñ t hàng.

C quý

10

11

12

25.000

35.000

40.000

100.000

16

16

16

16

400.000

560.000

640.000

1.600.000

40.000

56.000

64.000

160.000

- Các báo cáo bán hàng ñ c thù c a các b ph n còn h n ch .
- Đ i v i công tác thu ti n: vi c thu ti n ñư c th c hi n qua ngày
hơm sau d d n đ n tình tr ng chi m d ng ti n t m th i.
- Vi c giám sát bán hàng t i c a hàng l i khơng đư c th c hi n
h ng ngày.

S lít d u tiêu th
d ki n (lít)
Đơn giá bán d
ki n
Doanh thu d
ki n
Ti n thu GTGT

Và nhi u v n đ gian l n, sai sót, m t mát, khơng h p lý khác
v n có th x y ra...
3.2. Hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng –
thu ti n t i Công ty thương m i & d ch v t ng h p Hịa Khánh
3.2.1. Hồn thi n mơi trư ng ki m sốt
- Ban hành các quy t c, chính sách, quy đ nh dư i d ng văn b n.
- C n có s ñ c l p tương ñ i trong vi c ki m tra gi a các b ph n.

- Xây d ng m t h th ng văn b n th ng nh t quy ñ nh chi ti t
cho t ng đ u vi c.

Ngồi ra, d tốn tiêu th cịn đính kèm v i b n d ki n l ch thu
ti n c a t ng tháng trong kì k ho ch. S ti n d ki n thu đư c c a kì
này s đư c tính theo t l % s ti n trên doanh thu đã th c hi n trong
kì trư c + T l % s ti n thu ñư c trên doanh thu d tốn th c hi n
kì này.
3.2.2. Hồn thi n t ch c cơng tác k tốn bán hàng – thu ti n
3.2.2.1. Ch ng t , s sách liên quan
- M i ngư i có s d ng máy tính c n có m t tài kho n s d ng
và m t m t kh u riêng.


- 21 - Các t p tin ho c b n ghi c n thư ng xuyên l p b n sao d
phịng.
- Cơng ty nên s d ng l nh xu t hàng trong t t c các trư ng h p
bán hàng.
- Đ i v i h th ng ch ng t như: Phi u thu, hóa đơn GTGT cơng
ty nên th c hi n vi c đánh s th t trư c khi s d ng.
- Công ty nên có m t m u đơn đ t hàng chu n và m u này nên
ñư c ñánh s th t trư c và ph i ñư c ngư i có th m quy n kí
duy t khi ch p nh n ñơn ñ t hàng.

- 22 T các s li u ñã ñư c báo cáo lên, ti n hành ki m tra, đ i chi u
tình hình th c hi n so v i d tốn ñã l p.
3.2.3.3. So sánh k t qu th c t v i k ho ch
So sánh k t qu th c hi n doanh thu bán hàng và thu ti n so v i
d tốn đã đư c l p, c n s d ng phương pháp so sánh đ phân tích
s chênh l ch

3.2.3.4. Hồn thi n ki m sốt n i b đ i v i nghi p v bán hàng
a. Đ i v i hình th c bán bn:
• Khách hàng có nhu c u mua hàng dù là khách hàng cũ hay khách

- Đ nh kì c n ph i l p b ng phân tích tu i n đ xem xét các kho n

hàng m i thì cơng ty cũng nên s d ng ñơn ñ t hàng. Đơn ñ t hàng

ph i thu t ng khách hàng theo tu i n . B ng phân tích tu i n do k tốn

do cơng ty thi t k s n, khách hàng ch c n đi n theo m u là đư c.

cơng n ph i thu l p và l p cho t ng ñ i tư ng khách hàng.

Sau khi xem xét yêu c u c a khách hàng và kh năng cung ng c a

3.2.2.2. T ch c s theo dõi n ph i thu

cơng ty, phịng kinh doanh s chuy n lên cho giám ñ c ñ th c hi n

T ch c S theo dõi n ph i thu: t s này ñưa s li u vào B ng

vi c phê duy t bán ch u. (1)

phân tích tu i n .
3.2.3. Hồn thi n ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng –
thu ti n
3.2.3.1 Xác ñ nh m c tiêu ki m sốt
Doanh thu bán hàng là có th t và ñ t ñư c m c mong mu n theo
d tốn tiêu th đã đư c l p.

Ti n thu ñư c t bán hàng ñ m b o thu ñ , ñúng như l ch d
ki n thu ti n đã đư c l p kèm theo d tốn tiêu th .

• Vi c ký k t h p ñ ng mua bán ph i do chính giám ñ c ký duy t,
ñ c bi t là h p ñ ng có giá tr l n. Ch trong trư ng h p đi v ng thì
giám đ c m i y quy n cho phó giám đ c ho c trư ng phịng kinh
doanh ký duy t. (2)
• Ph i xem xét k hơn các ñi u kho n bán ch u trư c khi xét duy t
H p đ ng mua bán, như: kh năng thanh tốn, tình hình kinh doanh
c a đ i tác...
• Phịng kinh doanh sau khi l p các ch ng t như l nh xu t hàng,

3.2.3.2. Ki m tra ñ i chi u

phi u xu t kho và Hóa đơn GTGT, biên b n giao nh n hàng hóa ph i

K tốn tiêu th và công n ph i thu ph i th ng kê đư c doanh

có m t b ph n ñ c l p ki m tra l i trư c khi lưu hành. (3)

thu các nghi p v bán hàng đã x y ra trong kì, th hi n trên báo cáo

• Phịng kinh doanh chuy n l nh xu t hàng, phi u xu t kho cho th

doanh thu tiêu th . Th ng kê tình hình thanh toán ti n c a khách

kho làm căn c xu t hàng. Th kho s căn c vào l nh xu t hàng,

hàng, th hi n trên báo cáo tình hình thu ti n hàng.

phi u xu t kho và xu t ñúng s lư ng, ch ng lo i ñã ghi trên phi u
xu t. Nhân viên v n chuy n s căn c vào Hóa đơn đ nh n hàng t


- 23 th kho. Khi xu t hàng xong, căn c vào phi u xu t kho này, th kho
s ghi vào th kho và chuy n l nh xu t hàng, phi u xu t kho cho k
toán hàng hóa làm căn c ghi s . Cu i tháng, th kho và k tốn hàng
hóa s ti n hành ñ i chi u gi a th kho và s sách đư c in ra. (4)
• N u bán hàng v i s lư ng l n thì thay vì cu i tháng, th kho và

- 24 • H ng ngày, k toán c a hàng l p b ng kê bán hàng, thu ti n theo
bu i và lưu tr c n th n.
• Cu i tháng, k tốn c a hàng g i các báo cáo, b ng t ng h p v
phịng k tốn cơng ty. K tốn hàng hóa t i cơng ty s ti n hành
ki m tra và nh p d li u vào máy. (4)

k tốn hàng hóa s ti n hành đ i chi u gi a th kho và s sách đư c

3.2.3.5. Hồn thi n ki m sốt n i b ñ i v i nghi p v thu ti n

in ra; thì đ ng tác này có th đư c ti n hành thư ng xuyên hơn.

a. Thu ti n t bán bn:

• Vi c đ i chi u công n gi a khách hàng và và công ty c n ñư c
ti n hành thư ng xuyên hơn và cơng tác đơn đ c tr n ph i ñư c
th c hi n theo k ho ch ñ ñ m b o các kho n doanh thu.
• K tốn các ph n hành s căn c vào Hóa ñơn, phi u xu t kho ñ

+ Trư ng h p khách hàng thanh toán tr c ti p b ng ti n m t:

• K tốn ti n m t ki m tra ch ng t ngư i n p ti n mang ñ n.
N u ch ng t h p l s ti n hành l p phi u thu. N u không h p l s
tr l i cho ngư i n p ti n. (1)

ti n hành nh p vào máy tính. T i phịng k tốn, k tốn hàng hóa s

• K tốn trư ng ký duy t phi u thu.(2)

ñ i chi u s lư ng th c xu t trên phi u xu t và s lư ng trên l nh

• Giám đ c ký duy t phi u thu. (3)

xu t xem th có trùng kh p v i nhau khơng. Sau đó, căn c vào

• Th qu thu ti n và ghi s qu , báo cáo thu chi. K toán ti n m t

phi u xu t kho k toán s nh p vào máy, ph n m m s t ñ ng c p

ghi vào s chi ti t ti n m t, k tốn cơng n ghi gi m n ph i thu

nh t vào s chi ti t hàng hóa, b ng t ng h p chi ti t, k tốn tiêu th ,

khách hàng

cơng n ph i căn c vào Hóa đơn c p nh t vào s chi ti t doanh thu,

s chi ti t n ph i thu khách hàng. (4)

• Cu i ngày th qu và k toán ti n m t ph i ti n hành ki m tra ñ i

ph i thu khách hàng và b ng t ng h p chi ti t. K toán t ng h p s

chi u v i nhau và k tốn cơng n cũng ph i ñ i chi u gi a s chi

c p nh t vào ch ng t ghi s và s Cái TK 156, TK511. Đ n cu i

ti t ti n m t và s chi ti t công n . (5)

tháng, k toán ch th c hi n các thao tác ñơn gi n trong ph n m m thì

+ Trư ng h p khách hàng thanh tốn qua ngân hàng:

ph n m m s cho ra các s li u chính xác v giá v n. (5)

• K tốn ngân hàng nh n đư c gi y báo Có do ngân hàng g i đ n. (1)

b. Đ i v i hình th c bán l
• Khi khách hàng c n l y Hóa đơn, k tốn c a hàng ph i ti n
hành l p Hóa đơn GTGT cho khách. (2)
• Hóa đơn có đ y ñ ch ký c a khách hàng, c a hàng trư ng và
ngư i l p. Liên 2 c a hóa đơn s đư c giao cho khách hàng, 2 liên
cịn l i s do k tốn c a c a hàng gi làm căn c l p b ng cân đ i
hàng hóa và b ng t ng h p doanh thu. (3)

• K tốn ngân hàng ti n hành ki m tra gi y báo Có và đ i chi u
v i các ch ng t có liên quan. Đúng thì s vào s chi ti t ti n g i, sai
thì k tốn ngân hàng chuy n tr l i cho ngân hàng. Đ ng th i k
tốn cơng n ph i thu vào s chi ti t cơng n đ ghi gi m n cho
khách hàng. (2)

- 25 • Do lư ng ti n thu trong ngày nhi u nên cu i m i ngày k tốn

- 26 K T LU N

ngân hàng ph i đ i chi u v i s ph ngân hàng và ñ i chi u v i s
chi ti t công n đ đ phịng sai sót có th x y ra. (3)

Vi c hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b nói chung và ki m

b. Thu ti n t bán l :

soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n nói riêng là m t u c u h t

• K tốn các c a hàng c n th hi n vai trò ki m soát ch t ch và

s c c n thi t. Cơng tác ki m sốt n i b t t s gi m thi u các gian l n

theo dõi sát sao lư ng ti n t các nhân viên bán hàng thu đư c. u

có th x y ra, ñáp ng yêu c u qu n lý, nâng cao ñ tin c y c a các

c u nhân viên bán hàng b m tr v v trí s 0 m i khi có khách hàng

thơng tin tài chính, đem l i hi u qu kinh doanh m t cách t t nh t.

m i ñ ti p ñ th hi n tính trung th c c a nhân viên cũng như tác
phong làm vi c c n th n, có trách nhi m v i khách hàng.

Trên cơ s nghiên c u lý lu n và th c ti n v ki m sốt n i

b đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n, ñ tài ñã ñưa ra ñư c m t s

• Cu i m i bu i sáng, bu i chi u, bu i t i k toán các c a hàng

gi i pháp có cơ s , thi t th c, h p lý, góp ph n hồn thi n chu trình

ph i có báo cáo s lư ng, cũng như lư ng ti n thu ñư c ñ t ng h p

bán hàng – thu ti n ñ i v i công ty thương m i và d ch v t ng h p

vào cu i ngày, tránh tình tr ng s li u th ng kê d n vào cu i ngày,

Hòa Khánh. V cơ b n, lu n văn gi i quy t ñư c m t s v n đ có

cu i tháng nhi u d d n đ n sai sót và kh năng chi m d ng ti n

th v n d ng hi u qu t i cơng ty nói riêng cũng như ñ i v i nh ng

trong th i gian ng n. Đi u này cũng làm cho công tác qu n lý và

doanh nghi p ho t ñ ng trong thương m i d ch v nói chung là:
Trư c nh t, ñưa ra h th ng nh ng v n ñ lý lu n cơ b n v

ki m tra t t hơn.
• N u lư ng ti n thu v t 3 ñ n 5 ngày l n và ñ a ñi m các c a

ki m sốt n i b nói chung và ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán

hàng xa cơng ty, k tốn c a hàng ph i g i ti n v ngân hàng công ty

hàng – thu ti n nói riêng trong các doanh nghi p thương m i d ch v .

ñ ñ m b o s an tồn

Ti p theo, đ tài ph n ánh thi t th c và ñánh giá th c tr ng

• Nên c n thi t thi t l p nhân viên b o v t i các c a hàng có đơng

cơng tác ki m sốt n i b v bán hàng – thu ti n t i cơng ty thương

khách, đ m b o an tồn cho c a hàng và b o v tài s n c a c a hàng

m i và d ch v t ng h p Hịa Khánh m t cách tồn di n, qua đó đưa

t t hơn.

ra đư c nh ng đánh giá v th c tr ng cơng tác này t i ñơn v .
Cu i cùng, ch ra ñư c s c n thi t ph i hoàn thi n công tác
K T LU N CHƯƠNG 3

ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty thương m i
và d ch v t ng h p Hịa Khánh, đưa ra m t s gi i pháp nh m qu n
lý ch t ch nghi p v thu chi, gi m thi u gian l n, sai sót và tăng s c
c nh tranh c a ñơn v trong giai ño n phát tri n m i.