PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN ASI FRONTDESK

PHẦN MỀM QUẢN LÝ
KHÁCH SẠN ASI FRONTDESK

Ths. Phùng Vũ Bảo Ngọc

1


CHƯƠNG I
TỔNG QUAN
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

2


NỘI DUNG CHƯƠNG

1.1

Giới thiệu phần mềm quản lý khách sạn

Lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý khách sạn
1.2

Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn trong công tác lễ tân
1.3

3


1.1. Giới thiệu

1.1.1. Khái niệm

Hệ thống quản lý khách sạn (Property management systems – PMS) là hệ thống
phần mềm máy tính giúp quản lý hiệu quả các họat động trong 1 hoặc 1 chuỗi khách sạn.
Thay thế những công việc thủ công trên giấy cồng kềnh trước đây (theo Wikipedia).

4


1.1. Giới thiệu

1.1.1. Khái niệm



Phần mềm quản lý khách sạn thông dụng trên thế giới: Opera (IHG, MGM,
Starwood), Fosse (Marriott), OnQ (Hilton)



Phần mềm quản lý khách sạn thông dụng ở Việt Nam: ASI Frontdesk, Opera, Ezee
Frontdesk, Smile, …

5


1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản

6


1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản
Hệ thống quản lý khách sạn bao gồm các chức năng là một tập hợp của nhiều hệ thống con và các chức
năng như:
-

Quản lý phòng khách sạn








Quản lý khách hàng lưu trú
Quản lý các dịch vụ khách sạn cung cấp
Quản lý trang thiết bị
Quản lý tài chính của khách sạn
Thống kê báo cáo
Quản lý chuỗi khách sạn, …

7

1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý phòng khách sạn:
 Quản lý phòng, thông tin phòng.
 Quản lý giá phòng, loại phòng.
 Quản lý phòng theo lầu.
 Quản lý phòng theo trạng thái (màu sắc: đỏ xanh vàng).

8


1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản

9


1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý các dịch vụ khách sạn
 Quản lý thực đơn thức ăn, nước uống
 Quản lý các dịch vụ khác: minibar, giặt ủi, thuê xe, …
Thanh toán
 Tính tiền tự động theo giờ (ngày), cho phép thanh toán nhiều lần và cho phép xem tạm tính
trước khi in.
 In bill (tiền phòng + tiền thực đơn + các lần thanh toán).

10


1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý khách hàng lưu trú





Quản lý khách hàng và thông tin khách hàng: thông tin cá nhân, tên tuổi, CMND…
Cho biết những người hiện tại đang lưu trú trong phòng, lưu trú trong khách sạn.
Tìm kiếm nhanh chóng khách hàng.

11


1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý tài chính khách sạn







Quản lý tài chính trên từng cơ sở và tất cả các cơ sở khách sạn.
Lập phiếu tính tiền cho từng phòng khách sạn.
Quản lý các khoản thu chi trong ngày.
Thống kê báo cáo các khoản thu chi theo: ngày / tháng / năm.
In ấn các thống kê báo cáo.

12


1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản
Thống kê báo cáo






Khách hiện đang lưu trú tại khách sạn.
Thống kê hoá đơn.
Thống kê theo khách hàng.
Thống kê theo sản phẩm dịch vụ.

13


1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản

Quản lý nhân viên khách sạn






Quản lý thông tin nhân viên theo tên họ, theo mã số, địa chỉ, điện thoại.
Quản lý theo hợp động làm việc, thời gian làm việc, thời gian kết thúc hợp đồng.
Quản lý lương của từng nhân viên. Mức lương cơ bản, chế độ lương thưởng.
Quản lý ngày nghỉ của từng nhân viên khách sạn.

14


1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý trang thiết bị khách sạn




Thống kê tất cả các trang thiết bị hiện có, mô tả tình trạng các trang thiết bị khách sạn.
Lập kế hoạch bảo trì sửa chữa trang thiết bị.

15


1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý chuỗi khách sạn



Phần mềm có thể sử dụng cho một chuỗi
các khách sạn với phần mềm quản lý tổng
thể tất cả các khách sạn và các phần mềm
quản lý chi tiết từng khách sạn.

16


1.1. Giới thiệu

1.1.2. Chức năng cơ bản

"Ngoài các chức năng cơ bản trên, khách sạn có thể yêu cầu thêm nhiều chức
năng quản lý khác tùy theo nhu cầu, quy mô và hình thức quản lý điều hành khách
sạn”

17


1.2. Lựa chọn hệ thống PMS

1.2.1. Lợi ích của hệ thống PMS

•

Các công việc truyền thống của 1 số bộ phận được thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn và kinh tế
hơn;

•

Một bộ phận có thể làm nhiều công việc hơn. Giúp phục vụ khách tốt hơn và báo cáo thông tin cho
Ban lãnh đạo chính xác hơn;

•

Giảm bớt công tác ghi chép sổ sách;

•

Mức độ tự động hóa cao.

18


1.2. Lựa chọn hệ thống PMS

1.2.2. Hạn chế của hệ thống PMS

•

Trục trặc có thể xảy ra do những sự cố liên quan đến việc hỏng hóc của máy móc;

•

Vẫn cần phải có sổ sách lưu trữ dự phòng;

•

Chi phí đầu tư cho bộ nhớ của máy tính để lưu trữ dữ liệu rất lớn.

19


1.2. Lựa chọn hệ thống PMS

1.2.3. Phân tích, xác lập nhu cầu và lựa chọn PMS
Việc phân tích nhu cầu lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn thông thường gồm những bước sau;

•
•
•
•
•
•
•

Bước 1: Chọn đội ngũ để phân tích nhu cầu
Bước 2: Phân tích dữ liệu khách lưu trú
Bước 3: Xác định các kênh thông tin giữa các bộ phận
Bươc 4: Phân tích thủ tục giấy tờ của các bộ phận có liên quan
Bước 5: Tổng hợp kết quả các thông tin của các bước 2,3 và 4
Bước 6: Xác lập nhu cầu cần thiết sử dụng PMS tại khách sạn
Bước 7: Đề xuất phần mềm PMS phù hợp

20


1.3. Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

1.3.1. Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân
Danh mục chính của một phần mềm PMS điển hình:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Đặt phòng
Đăng ký nhận phòng
Lập hóa đơn
Trả phòng
Các dịch vụ cho khách
Housekeeping
Bảo trì
Báo cáo và thống kê
Thoát

21

1.3. Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

1.3.1. Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

•

Đặt phòng:



Hiển thị các phòng trống theo tầng và theo loại phòng;



Xử lý việc đặt phòng đơn lẻ hoặc theo đoàn



Tự động gởi thư xác nhận đặt phòng



Cung cấp danh sách khách đến của một ngày bất kỳ



Tìm kiếm và phục hồi các đặt phòng bị hủy



Kết nối với các nguồn đặt phòng khác
22


1.3. Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

1.3.1. Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

•

Nhận phòng:



Tự động thực hiện thủ tục nhận phòng



Đăng ký trước



Phân bổ phòng



Hiển thị tình trạng phòng



Tìm kiếm khách theo tên, theo đoàn hoặc số phòng

23


1.3. Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

1.3.1. Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

•

Lập hóa đơn:



Tài khoản của khách



Tự động nhập tiền thuê phòng



Tính tiền từ các điểm bán hàng



Ghi nhận và tính phí điện thoại



Tính toán và tự động nhập các khoản thuế và phục vụ phí

24


1.3. Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

1.3.1. Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân

•

Trả phòng:



Tự động xuất hóa đơn



Tự động làm thủ tục trả phòng



Các phương tiện ghi nợ trực tiếp



Tự động cập nhật tình trạng phòng



Tự động cập nhật hồ sơ khách

25