CHUONG 4 UNG DUNG ASI FRONTDESK

PHẦN MỀM QUẢN LÝ
KHÁCH SẠN ASI FRONTDESK
Ths. Phùng Vũ Bảo Ngọc

1


CHƯƠNG 4
ỨNG DỤNG
PMQLKS ASI FRONTDESK

2


MỤC TIÊU CHƯƠNG
Kiến thức

Kỹ năng

Thái độ

• Nắm vững một số
nghiệp vụ lễ tân
liên quan đến
PMQLKS
• Sử dụng được
PMQLKS trong
công tác lễ tân
(đặt phòng,
check-in,
check-out, in báo

cáo, …)

• Thực hiện
được quy
trình đặt
phòng, check
in, check out
• Kỹ năng thu
thập tài liệu
cho việc học

• Có ý thức
cập nhật kiến
thức liên
quan đến
môn học
• Nhận thức
được sự cần
thiết ứng
dụng
PMQLKS
3


NỘI DUNG CHƯƠNG

4.
1
4.
2

4.
3
4.
4

• ĐẶT PHÒNG KS
• THỦ TỤC CHECK IN
• THỦ TỤC CHECK –
OUT
• CÁC ỨNG DỤNG
KHÁC
4


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
Có 3 loại:


Nhận đặt phòng trực tiếp



Nhận đặt phòng qua điện thoại



Nhận đặt phòng qua fax, email

5

4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
4.1.1. Nhận đặt phòng qua điện
thoại:


Chào hỏi



Thu thập thông tin cần thiết



Kiểm tra khả năng đáp ứng phòng
của KS
6


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN

7


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN

8


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN

4.1.1. Nhận đặt phòng qua điện thoại:
 TH1:

Không có phòng theo yêu cầu của khách

 Thuyết

phục khách đổi ngày đến, ngày đi, loại

phòng, loại giường
 Thuyết
 Nếu

phục khách đăng ký vào danh sách chờ

không có phòng, xin lỗi và giới thiệu khách

sang KS khác cùng hạng, cùng công ty, cùng
chuỗi, không phải đối thủ cạnh tranh.
9


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
4.1.1. Nhận đặt phòng qua điện thoại:
 TH2:

Có phòng theo yêu cầu của khách

 Thông

tin cho khách loại phòng, giá cả

 Thu

thập tiếp các thông tin khác

 Lặp

lại thông tin đặt phòng của khách

 Chào
 Lưu

trữ thông tin đặt phòng

 Điền
 Lưu

và cảm ơn khách
vào giấy xác nhận đặt phòng và gởi khách

hồ sơ đặt phòng

10


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN

11

4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
4.1.2. Nhận đặt phòng qua fax,
email


Đọc kỹ nội dung fax, email đặt
phòng



Kiểm tra khả năng đáp ứng phòng
của KS
12


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
4.1.2. Nhận đặt phòng qua fax, email
 TH1:

Không có phòng theo yêu cầu của khách

 Nhanh

chóng gửi fax, email trả lời khách

 Đề

nghị khách đổi ngày đến, loại phòng

 Đề

nghị khách đăng ký danh sách chờ

 TH2:

Có phòng theo yêu cầu của khách

 Xác

nhận thông tin đặt phòng

 Hỏi

thêm 1 số thông tin cần thiết khác
13


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
Tạo đơn đặt phòng mới:
 Chọn Reservation -> New booking/reservation

14


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
 Xuất

hiện khung

15


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN

 Vd:

1 vị khách tên Lục Thư muốn đặt
phòng tại ks UFM Saigon Hotel từ
ngày 05/01/2016 đến 10/01/2016
cho 2 người. Dự kiến đến lúc 3g
chiều và check-out lúc 11g trưa. Yêu
cầu 1 phòng có 2 giường đơn, không
hút thuốc. Các em hãy thực hiện đặt
phòng cho khách?
16


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
 Stay

information: điền thông tin lưu trú

17


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
 Guest

detail information: điền thông tin khách

18


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
 Chọn

“Save”

Chọn

OK
->
hoàn
tất
1
yêu
cầu đặt
phòng
19


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
Chỉnh sửa đơn đặt phòng
 Chọn Reservation -> Edit reservation/booking

20


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN

Chỉnh sửa đơn đặt phòng

21


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
 Double

click vào 1 booking cần chỉnh sửa:
 VD: sửa số Master Card
Cập

nhật
các
thông
tin cần
chỉnh
sửa
->Chọn
Update

22


4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
Thêm 1 bản sao của booking có sẵn:
 VD: Thêm 1 booking khác của Lục Thư từ ngày 9/1 – 15/1
 Chọn Copy -> chỉnh sửa ngày check in – check out

23

4.1. ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
Thêm 1 bản sao của booking có sẵn:
 Chọn “Save” -> “Ok” -> tạo 1 booking mới

24


4.2. THỦ TỤC CHECK - IN
Các bước check – in:
 B1: Tiếp nhận và đăng ký
 B2: Phân bổ phòng
 B3: Đảm bảo thanh tóan
 B4: Trao chìa khóa
 B5: Cung cấp thông tin
 B6: Hoàn thành thủ tục nhận phòng
 B7: Mở hóa đơn hoặc hồ sơ TK khách
hàng
25