Bài 5: Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán

BÀI 5: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC
KHOẢN THANH TOÁN

Ths Vũ Thị Minh Thu – Ths Nguyễn Thu Hằng
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0015101208

1


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Kinh doanh tại công ty New Jersey
New Jersey là một tập đoàn thời trang nổi tiếng tại Mỹ. Khởi đầu từ một xưởng may nhỏ
nhưng với tài năng kinh doanh và thiết kế, ông chủ Michel Dolce đã phát triển và đưa
New Jersey trở thành một thương hiệu nổi tiếng và được nhiều người mến mộ. Nhưng ít
ai biết trong những năm đầu phát triển, vì non nớt và thiếu kinh nghiệm quản lý mà công
ty có lúc lâm vào tình trạng khó khăn chao đảo.
Sau 3 năm đi vào hoạt động thành công, năm 2005 lợi nhuận của công ty bỗng dưng sụt
giảm mạnh mặc dù doanh thu vẫn tăng trưởng ổn định. Nguyên nhân là chi phí bị đẩy lên
quá cao do hai khách hàng lớn của công ty tuyên bố phá sản, điều này đồng nghĩa với
việc họ không có khả năng thanh toán nợ cho công ty.
Trước đó, kế toán các khoản thanh toán không hề dự phòng cho tình huống này xảy ra.
Cùng lúc ấy, công ty gần như mất khả năng thanh toán vì hàng loạt các khoản nợ đến
hạn cùng một thời điểm trong lúc tiền mặt tại công ty đang vô cùng khan hiếm. Giá cổ
phiếu của công ty giảm thảm hại liên tiếp nhiều phiên vì nhà đầu tư mất lòng tin. Uy tín
của công ty trong giới kinh doanh cũng bị ảnh hưởng đáng kể .

v1.0015101208

2

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

1. Kế toán các khoản phải thu tại New Jersey đã phạm sai lầm gì trong quá
trình hạch toán và quản lý các khoản phải thu khách hàng?
2. Bài học kinh nghiệm về việc quản lý vốn bằng tiền và các khoản thanh toán
(Nợ phải thu, Nợ phải trả) được rút ra từ tình huống của công ty New
Jersey?

v1.0015101208

3


MỤC TIÊU
Sau khi học xong môn học này, người học sẽ:
•

Nhận dạng các loại vốn bằng tiền;

•

Trình bày được nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền;

•

Mô tả được phương pháp kế toán các loại vốn bằng tiền;

•

Nhận dạng được các loại nợ phải thu nợ phải trả;

•

Trình bày được qui trình kế toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả;

•

Nhận dạng được các loại nợ phải trả;

•

Trình bày được qui trình kế toán các khoản nợ phải trả;

•

Nhận diện đước các yếu tố cơ bản của thương phiếu;

•

Phân biệt thương phiếu phải thu với thương phiếu phải trả cũng như trường
hợp thương phiếu tính lãi riêng với thương phiếu tính lãi gộp;

•

Mô tả nghiệp vụ chiết khấu thương phiếu, cách chiết khấu thương phiếu;

•

Phân tích các nghiệp vụ về chiết khấu thương phiếu và mô tả được phương

pháp kế toán các nghiệp vụ này.

v1.0015101208

4


NỘI DUNG
Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán nợ phải trả

Kế toán nợ phải thu

v1.0015101208

5


1. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
1.1. Khái niệm và nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền
1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng
1.3. Kế toán quỹ tiền mặt (Petty Cash)

v1.0015101208

6


1.1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

•

Khái niệm vốn bằng tiền
Tiền là tài sản của doanh nghiệp tồn tại trực tiếp dưới dạng giá trị, thỏa mãn 2 điều kiện:
•

Được ngân hàng chấp nhận cho gửi vào;

•

Không có ràng buộc nào khi sử dụng để thanh toán các khoản nợ.

Vốn bằng tiền thường được chia thành 3 loại:

•

•

Tiền mặt tại quỹ;

•

Tiền gửi ngân hàng;

•

Giấy tờ có giá trị như tiền.

Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền:
 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

 Các nghiệp vụ thu tiền đều phải gửi vào tài khoản tại ngân hàng lúc cuối ngày.
 Các nghiệp vụ chi tiền chủ yếu phải được thực hiện bằng séc hoặc chuyển khoản.
 Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ với từng nghiệp vụ thu, chi tiền cụ thể.

v1.0015101208

7


1.2. KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
1.2.1. Đặc điểm tài khoản kế toán sử dụng
1.2.2. Phương pháp kế toán

v1.0015101208

8


1.2.1. ĐẶC ĐIỂM TÀI KHOẢN KẾ TOÁN SỬ DỤNG
TK Tiền gửi ngân hàng – Cash: Phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng
giảm của tiền gửi ngân hàng tại đơn vị.
TK Tiền gửi ngân hàng
SDĐK: xxx

SDCK: xxx

v1.0015101208

9

1.2.2. PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
•

Giả sử ngày 24/7/N, công ty MTJ bán hàng thu tiền ngay với giá bán: 23.500 USD.
Kế toán MTJ sẽ ghi bên Nợ TK Tiền gửi ngân hàng và ghi bên Có TK Doanh thu bán hàng.
24/7/N

Tiền gửi ngân hàng (Cash)

23.500 USD

Doanh thu bán hàng (Sales)
•

23.500 USD

Ngày 28/7/N, công ty nhận tiền đặt trước của khách hàng cho hợp đồng trong tháng 8:
30.000 USD.
Kế toán MTJ sẽ ghi bên Nợ TK Tiền gửi ngân hàng và ghi bên Có TK Doanh thu nhận trước.
28/7/N

Tiền gửi ngân hàng (Cash)
Doanh thu nhận trước (Deferred Revenue)

v1.0015101208

30.000 USD
30.000 USD

10


1.2.2. PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG (tiếp theo)
•

Giả sử ngày 11/7/N, Công ty MTJ chi tiền mua nguyên vật liệu nhập kho, giá mua: 800 USD.
Kế toán MTJ sẽ ghi bên Nợ TK Nguyên vật liệt, ghi bên Có TK Tiền gửi ngân hàng.
1/7/N

Nguyên vật liệu (Inventory)

800 USD

Tiền gửi ngân hàng (Cash)
•

800 USD

Giả sử ngày 31/7/N, công ty MTJ tính và trả lương cho người lao động bằng tiền gửi ngân
hàng: 650 USD.
Kế toán MTJ sẽ ghi bên Nợ TK Chi phí lương, chi bên Có TK Tiền gửi ngân hàng.
31/7/N

Chi phí lương (Salaries expense)
Tiền gửi ngân hàng (Cash)

v1.0015101208

650 USD

650 USD

11


1.2.2. PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG (tiếp theo)
•

Giả sử, ngày 5/7/N, số tiền thực thu được từ bán hàng tại quầy lớn hơn số thực bán
trên máy tính tiền 8 USD.
Kế toán ghi bên Nợ TK Tiền gửi ngân hàng, ghi bên Có TK Tiền mặt thừa, thiếu.
5/7/N

Tiền gửi ngân hàng (Cash)

8 USD

Tiền mặt thừa, thiếu (Cash Short or Over)
•

8 USD

Giả sử, ngày 7/7/N, số tiền thực thu được từ bán hàng tại quầy nhỏ hơn số thực bán
trên máy tính tiền 5 USD.
Kế toán ghi bên Nợ TK Tiền mặt thừa, thiếu và ghi bên Có TK Tiền gửi ngân hàng.
7/7/N

Tiền mặt thừa, thiếu (Cash Short or Over)
Tiền gửi ngân hàng (Cash)

v1.0015101208

5 USD
5 USD

12


1.3. KẾ TOÁN QUỸ TIỀN MẶT (Petty Cash)
•

Quỹ tiền mặt lặt vặt được lập nhằm đáp ứng nhu cầu chi tiêu các khoản tiền nhỏ,
lặt vặt, thường xuyên.

•

Phương thức lập và chi tiêu quỹ:
 Xác định số tiền mặt cần chi tiêu trong khoảng thời gian nhất định (không quá
1 tháng);
 Phát hành séc để rút tiền với quy mô dự kiến;
 Sau một thời gian nhất định, kế toán tổng hợp các chứng từ chi quỹ lặt vặt và
ghi sổ 1 lần.

v1.0015101208

13


1.3. KẾ TOÁN QUỸ TIỀN MẶT (Petty Cash) (tiếp theo)
•

Giả sử, ngày 1/7/N, kế toán MTJ lập quỹ tiền mặt chi tiêu lặt vặt: 100 USD.
Kế toán ghi bên Nợ TK Tiền mặt chi tiêu lặt vặt, ghi bên Có TK Tiền gửi ngân hàng.
1/7/N

Tiền mặt chi tiêu lặt vặt (Petty Cash)

100 USD

Tiền gửi ngân hàng (Cash)
•

100 USD

Ngày 15/7/N, kế toán MTJ tập hợp chứng từ chi tiêu tiêu lặt vặt (chi tem thư, taxi…),
tổng số tiền chi: 70 USD.
Kế toán ghi bên Nợ TK chi phí lặt vặt, ghi bên Có TK Tiền mặt chi tiêu lặt vặt.
15/7/N

Chi phí lặt vặt
Tiền mặt chi tiêu lặt vặt (Petty Cash)

v1.0015101208

70 USD
70 USD

14

2. KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ
2.1. Kế toán khoản Phải trả người bán
2.2. Kế toán thương phiếu phải trả
2.3. Kế toán Nợ dài hạn đến hạn trả
2.4. Kế toán các chi phí trích trước
2.5. Kế toán doanh thu nhận trước

v1.0015101208

15


2.1. KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN (Account payable)
•

Khái niệm: khoản phải trả người bán phát sinh khi đơn vị mua tài sản, dịch vụ của
đơn vị, cá nhân khác nhưng chưa trả tiền.

•

Phương pháp kế toán:
 Phương pháp trị giá gộp (gross basis);
 Phương pháp trị giá thuần (net basis).

v1.0015101208

16


2.1.1. KẾ TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP TRỊ GIÁ GỘP

Chỉ ghi nhận chiết khấu thanh toán khi thực sự được hưởng chiết khấu theo hợp đồng
với người bán.
•

Khi mua hàng, ghi:
Date.

TK Hàng hóa, TSCĐ…
TK Phải trả người bán: giá gộp

•

Khi thanh toán cho người bán, ghi:
Date.

TK Phải trả người bán: giá gộp
TK Tiền: Số thực trả
TK Chiết khấu thanh toán: Chiết khấu được hưởng

v1.0015101208

17


2.1.1. KẾ TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP TRỊ GIÁ GỘP (tiếp theo)
Ví dụ: Công ty ABC mua hàng nhập kho trị giá 250.000 USD. Công ty thanh toán luôn
bằng tiền mặt 150.000 USD. Số tiền còn lại chưa trả chậm theo điều kiện thanh toán
2/10, n/30. Biết nghiệp vụ trên phát sinh ngày 05/09/N.
•

Ngày 5/10 công ty thanh toán số tiền hàng còn nợ bên bán trong nghiệp vụ trên.

•

Hãy định khoản các nghiệp vụ trên. Biết rằng công ty hạch toán hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xuyên.

Định khoản:
05/09/N

05/10/N

TK Hàng tồn kho
TK Tiền

150.000 USD

TK Phải trả người bán

100.000 USD

TK Phải trả người bán
TK Tiền
TK Chiết khấu mua hàng

v1.0015101208

250.000 USD

100.000 USD

98.000 USD
2.000 USD
18


2.1.2. KẾ TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP TRỊ GIÁ THUẦN
•

Khi mua hàng, ghi:
Date.

TK Hàng hóa, TSCĐ: Giá thuần (Giá mua – Chiết khấu)
TK Phải trả người bán: giá thuần

•

Khi thanh toán trong thời hạn hưởng chiết khấu:
Date.

TK Phải trả người bán
TK Tiền: giá thuần

•

Khi thanh toán ngoài thời hạn hưởng chiết khấu:
Date.

TK Phải trả người bán: giá thuần
TK Chiết khấu mua hàng bị mất: Chiết khấu
TK Tiền: giá mua

v1.0015101208

19


2.1.2. KẾ TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP TRỊ GIÁ THUẦN (tiếp theo)
Ví dụ:
•

Công ty ABC mua hàng nhập kho trị giá 250.000 USD. Công ty thanh toán luôn bằng
tiền mặt 150.000 USD. Số tiền còn lại chưa trả chậm theo điều kiện thanh toán 2/10,
n/30. Biết nghiệp vụ trên phát sinh ngày 05/09/N.
Khi mua hàng, ghi:
05/09/N

TK Hàng tồn kho
TK tiền
TK Phải trả người bán

v1.0015101208

248.000 USD
150.000 USD
98.000 USD

20


2.1.2. KẾ TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP TRỊ GIÁ THUẦN (tiếp theo)

•

Ngày 5/10/N, công ty thanh toán số tiền hàng còn nợ bên bán trong nghiệp vụ trên.
Hãy định khoản các nghiệp vụ trên. Biết rằng công ty hạch toán hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xuyên.
Khi thanh toán trong thời hạn hưởng chiết khấu, ghi:
05/10/N

TK Phải trả người bán

98.000 USD

TK tiền
•

98.000 USD

Do điều kiện tài chính của công ty không cho phép, đến ngày 4/11/N, công ty mới
thanh toán được khoản nợ này.
Trong trường hợp thanh toán ngoài thời hạn hưởng chiết khấu, ghi:
04/11/200N

TK Phải trả người bán
TK Chiết khấu mua hàng bị mất
TK tiền

v1.0015101208

100.000 USD
2.000 USD

98.000 USD

21


2.2. KẾ TOÁN THƯƠNG PHIẾU PHẢI TRẢ
2.2.1. Khái quát về thương phiếu phải trả
2.2.2. Kế toán thương phiếu phải trả

v1.0015101208

22


2.2.1. KHÁI QUÁT VỀ THƯƠNG PHIẾU PHẢI TRẢ
•

Thương phiếu phải trả được phát hành trong trường hợp doanh nghiệp vay tiền của
ngân hàng, mua các tài sản có giá trị lớn, mua hàng hoá chưa thanh toán hoặc để
thay thế cho một thương phiếu đã hết hạn hoặc một khoản nợ người bán khi đã quá
hạn cam kết mà doanh nghiệp vẫn không thanh toán được.

•

Thương phiếu phải trả bao gồm 2 loại:
 Thương phiếu phải trả tính lãi riêng;
 Thương phiếu phải trả tính lãi gộp trong mệnh giá.

v1.0015101208

23


2.2.2. KẾ TOÁN THƯƠNG PHIẾU PHẢI TRẢ
•

Đặc điểm tài khoản kế toán sử dụng
TK Thương phiếu phải trả – Notes Payable: Phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến
động tăng giảm của thương phiếu phải trả tại đơn vị.
TK Thương phiếu phải trả
SDĐK: xxx

SDCK: xxx
•

Phương pháp kế toán:
 Phương pháp kế toán Thương phiếu phải trả tính lãi riêng;
 Phương pháp kế toán Thương phiếu phải trả tính lãi gộp.

v1.0015101208

24


PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN THƯƠNG PHIẾU PHẢI TRẢ TÍNH LÃI RIÊNG (Notes
payable)
•

Ngày 1/7/N, ABB phát hành thương phiếu phải trả cam kết thanh toán khoản nợ
10.000 cho MTJ, lãi 12%/năm, thời hạn 5 tháng, ngày kí thương phiếu 1/7.

Kế toán MTJ ghi Nợ TK Phải trả người bán, ghi Có TK Thương phiếu phải thu.
1/7/N

Phải trả người bán (Accounts Payable )

10.000 USD

Thương phiếu phải trả (Notes Payable)
•

10.000 USD

Ngày 31/7/N, ABB tính lãi thương phiếu phải trả cho 1 tháng 100 USD.
Kế toán ghi bên Nợ TK Chi phí lãi thương phiếu , ghi bên Có TK Lãi thương phiếu
phải trả.
(Định kỳ, cuối tháng 8, 9, 10, 11 kế toán đều tiến hành bút toán này)
31/7/N

Chi phí Lãi thương phiếu (Interest Expense)
Lãi thương phiếu phải trả (Interest Payable)

v1.0015101208

100 USD
100 USD

25