NHỮNG điều nên làm KHI GIAO TIẾP BẰNG EMAIL

NHỮNG ĐIỀU NÊN LÀM KHI GIAO TIẾP BẰNG EMAIL
Ngày nay công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng, email trở thành một hình thức truyền
đạt thông tin phổ biến đối với cộng đồng mạng. Do đó email đóng một vai trò rất quan trọng
trong việc trao đổi công việc.
Viết một bức thư dễ hiểu là công việc của người viết chứ không phải của người nhận.
Nhưng thỉnh thoảng người nhận phải mất thời gian dài và rất khó khăn để hiểu được bức
thư. Về cơ bản gửi một bức Email tồi là tỏ ra không tôn trọng người nhận và không lịch sự.
Người viết làm một việc nhẹ nhàng còn người nhận thì phải làm rất nhiều việc. Và vì vậy
dưới đây là những lời khuyên khi gửi một bức Email tốt nhất có thể được và làm cho mọi
người cảm thấy dễ chịu.
1. Lưu ý khi đặt tên cho địa chỉ email
Khi đặt tên một địa chỉ email, bạn nên đặt tên địa chỉ có liên quan đến tên của bạn. Chẳng
hạn như hơn là một địa chỉ email như
2. Tránh viết tắt
Viết tắt có thể gây khó hiểu cho người đọc. Bạn không thể cứ cho rằng mọi người đều quen
thuộc với những ký hiệu viết tắt mà bạn đang áp dụng.
3. Đừng trả lời chậm trễ
Có phải trả lời tất cả các thư mà bạn nhận được không?
Có phải trả lời chúng một cách nhanh chóng hay không?
Trên nguyên tắc, tất cả các thư điện tử, ngoài những email dưới dạng bom thư hoặc những
bức thư có nội dung không lành mạnh, đều cần được trả lời. Tuy nhiên, những bức thư từ
những người như: Sếp, khách hàng, những người mà bạn quan tâm, và những người mà bạn
chưa bao giờ nói chuyện đều luôn được ưu tiên hơn.
Khi gửi một bức thư điện tử, hãy đề nghị một cách dứt khoát với người nhận nếu như bạn
cần họ trả lời trong một khoảng thời gian nhất định.
4. Thận trọng với các file đính kèm


Cần phải chú ý đặc biệt tới những file đính kèm khi gửi thư.
Đừng bao giờ gửi thư có file đính kèm cho những người mà bạn không quen biết vì nhiều
khả năng thư sẽ bị xóa, không được đọc vì người nhận sợ đó là những file có chứa virus.

Thêm vào đó, những file gửi kèm với dung lượng lớn cần rất nhiều thời gian để tải về từ
máy chủ.
5. Đừng vô cảm trong giao tiếp bằng email
Thư điện tử có thể là một trong những điều nhạt nhẽo nhất, một kiểu truyền thông chán nhất
giữa người với người trong thế giới hiện đại. Hãy nghĩ kỹ trước khi viết thư nếu có thể liên
lạc được bằng các phương tiện khác. Khi viết dùng các từ ngữ rõ ràng, ngắn gọn hoàn chỉnh
và tôn trọng người đọc.
Cấu trúc câu chuẩn xác đúng chính tả, không lạm dụng dấu câu.
6. Nội dung thư nên ngắn gọn mà đủ ý
Email nên được viết ngắn gọn, tập trung và đúng chủ đề; không viết dài dòng, lạc đề.
7. Chú ý đặt tiêu đề
Tiêu đề phải bao hàm toàn bộ nội dung của email
8. Kiểm tra email trước khi gởi
Đó là điều quan trọng trong giao tiếp bằng email. Việc kiểm tra sẽ giúp phát hiện những lỗi
trong email giup bạn kịp thời khắc phục.