Những lưu ý để viết email hiệu quả hơn

Những lưu ý để viết email hiệu quả hơn
Đôi khi bạn viết email cho người khác và phải mất một thời gian dài mới nhận
được phản hồi, thậm chí đôi khi không có sự phản hồi từ người nhận. Rất có
thể, người nhận đã xem email của bạn nhưng do cách viết email của bạn
khiến họ không muốn trả lời.
Email là công cụ giao tiếp phổ biến và thông dụng hiện nay, tuy nhiên không phải ai
cũng lưu ý đến cách viết email sao cho hợp lý để có thể nhận được phản hồi nhanh
chóng từ phía người nhận.
Dưới đây là một vài lưu ý nhỏ có thể giúp bạn viết email được hiệu quả hơn và thu
hút được sự chú ý của người nhận để từ đó họ phản hồi nhanh hơn.
Viết tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và cụ thể
Hãy thử tưởng tượng bạn nhận được rất nhiều
email trong ngày, thì những email gửi đến với
tiêu đề ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo rõ ràng và
cụ thể, truyền đạt được nhiều thông tin, sẽ là
những email thu hút được sự chú ý và được mở
ra để xem đầu tiên, bởi lẽ người nhận sẽ biết
được phần nào nội dung đang chờ đợi ở bên
trong email.
Những email với tiêu đề rõ ràng sẽ giúp email
của bạn nổi bật trong hộp thư đến của người
nhận
Trong nhiều trường hợp, bạn có thể viết toàn bộ nội dung cần truyền đạt ngay trên
triêu đề email mà không cần phải có nội dung ở phần thân email. Điều này vừa tiết
kiệm thời gian soạn và gửi email, nhưng cũng đủ để truyền đạt nội dung cần thiết
cho người nhận. Tuy nhiên, cách thức này chỉ áp dụng với những người ngang
hàng hoặc thân quen.


Đặt một câu hỏi ngắn vào tiêu đề của email
Theo Michell Schwart, Quản lý marketing và truyền thông của Viện phát triển bền

vững toàn cầu tại Đại học Arizona (Mỹ) thì việc đặt một câu hỏi ngắn vào tiêu đề
của email có thể mở ra những cuộc hội thoại mới giữa người nhận email và người
gửi.
“Hãy đảm bảo đó là một câu hỏi ngắn. Nếu bạn viết email đủ tốt, người nhận sẽ
viết trả lời email của bạn với một câu hỏi của riêng họ. Điều này sẽ tạo một cuộc
hội thoại giữa 2 người”, Schwartz chia sẻ về bí quyết viết email.
Vì bất cứ lý do gì, đừng để trống tiêu đề của email
Hẳn bạn sẽ cảm thấy khó chịu khi nhận được email từ một người khác mà không
có tiêu đề email, điều này cũng tương tự như bắt đầu câu chuyện mà không có lời
dẫn. Hãy đảm bảo email gửi đi luôn có một tiêu đề, ngay cả chỉ đơn giản bằng từ
“Xin chào”. Tuy nhiên, tốt nhất phải hãy viết một tiêu đề ngắn gọn và rõ ràng như
đã đề cập ở trên.
“Hãy làm rõ lý do vì sao bạn viết email cho người nhận”, Rachel Weingarten,
chuyên gia phân tích chiến lược marketing cho biết. “Đừng quanh co vì email của
bạn đang chiếm một khoảng thời gian của người nhận. Hãy cho họ một lý do để
mở và đọc email”.
Hãy soạn và gửi email trong khoảng thời gian từ 2 đến 5 giờ chiều, từ thứ 4
đến thứ 5
Theo thống kê của hãng phân tích MailChimp, nhiều người có thói quen kiểm tra
email vào ban ngày hơn là ban đêm, và thường vào các ngày từ thứ 3 đến thứ 5
hơn là vào những ngày khác trong tuần.
Dĩ nhiên điều này chỉ áp dụng đối với những email không thực sự gấp, nhưng bạn
mong muốn người nhận sẽ đọc chúng, thay vì những email gấp và cần phải gửi
sớm.
Bỏ qua những nội dung không cần thiết


Nội dung emai chỉ nên tập trung vào những ý chính và quan trọng, thay vì đề cập
đến những nội dung không cần thiết như thời tiết hay tin tức... Điều này vừa đảm
bảo email đủ ngắn gọn và không làm người đọc nhàm chán bởi những ý phụ không

quan trọng.
Sử dụng chức năng người nhận BCC
Mọi dịch vụ email đều cho phép người dùng có thể gửi email đến đồng loạt nhiều
người. Tuy nhiên, nếu cần thiết phải gửi email theo nhóm, bạn chỉ nên sử dụng
chức năng gửi email BCC. Với chức
năng này, người nhận sẽ không biết
được bạn gửi email này đến những
người này khác.
Sử dụng chức năng gửi email theo
nhóm BCC sẽ tạo cảm giác tôn trọng
cho người nhận
Điều này sẽ đảm bảo tính lịch sự khi gửi email, bởi vì người nhận sẽ không có cảm
giác như thể họ nhận một bức email spam được gửi đến hàng loạt người, thay vì
chỉ gửi cho riêng họ.
Hãy cho người nhận một thời hạn cuối để trả lời email
Hãy cho người nhận email biết rằng bạn cũng đang chờ email phản hồi của họ và
cho họ một thời hạn nào đó để trả lời email. Điều này khiến người nhận biết rằng
họ cần phải trả lời sớm email nhận được, thay vì bỏ qua chúng và không cần phải
trả lời.
Tôn trọng người đọc email trên di động
Viết email rõ ràng và có khoảng cách để
giúp người nhận dễ đọc hơn, ngay cả trên
smartphone


Các thiết bị di động đã trở nên rất phổ biến, do vậy nhiều người dùng sẽ kiểm tra
email ngay trên thiết bị di động của họ. Do vậy, để tôn trọng những người dùng di
động, bạn nên viết email theo từng đoạn ngắn gọn, rõ ràng và sử dụng nhiều
khoảng trắng, thay vì gửi email với một khối văn bản liên mạch, điều này sẽ khiến
người dùng di động khó khăn hơn trong việc đọc và tiếp thu ý từ email.

Sử dụng các biện pháp liên lạc khác, thay vì email
Email là một phương thức liên lạc, do vậy trong nhiều trường hợp bạn có thể sử
dụng một phương thức khác để liên lạc với người khác thay vì sử dụng email,
chẳng hạn như mạng xã hội, các ứng dụng nhắn tin hay gọi điện...
Điều này không chỉ giúp bạn truyền đạt đi thông tin một cách nhanh chóng hơn mà
bên cạnh đó còn giúp việc giao tiếp, nhận thông tin phản hồi từ bạn bè một cách
nhanh chóng hơn.
Dĩ nhiên cách thức này chỉ có thể áp dụng với những người thân quen hoặc những
việc không thực sự quan trọng. Trong khi đó những giao tiếp vì công việc hoặc
những chuyện quan trọng, sử dụng email sẽ đảm bảo tính nghiêm trang hơn khi
giao tiếp.
Theo Phạm Thế Quang Huy (Dân Trí)