Kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty điện lực Quảng Ngãi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGUYỄN THU TRÂM

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 8.34.03.01

Đà Nẵng - 2019


Công trình đƣợc hoàn thành tại
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Ngƣời hƣớng dẫn KH: PGS.TS. HOÀNG TÙNG

Phản biện 1: GS.TS. TRƢƠNG BÁ THANH
Phản biện 2: PGS.TS. BÙI VĂN DƢƠNG

Luận văn đƣợc bảo vệ trƣớc Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp
Thạc sĩ Kế toán họp tại Trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
vào ngày 24 tháng 8 năm 2019

Có thể tìm hiểu luận văn tại:
- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thƣ viện trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

1
MỞ ĐẦU
1.

Tính cấp thiết của đề tài:

Trong lịch sử 60 năm của ngành điện, Điện lực Việt Nam với
vị trí là một ngành kinh tế trọng điểm của đất nƣớc đã chứng tỏ đƣợc
vai trò chủ đạo trong việc cung cấp điện cho quá trình phát triển kinh
tế - xã hội, đảm bảo an ninh năng lƣợng quốc gia.
Công ty Điện lực Quảng Ngãi là đơn vị trực thuộc Tổng Công
ty Điện lực miền Trung.
Công ty Điện lực Quảng Ngãi có ngành, nghề kinh doanh
chính là: Truyền tải và phân phối điện, sản xuất, xây dựng công trình
điện, hoạt động kiến trúc và tƣ vấn kỹ thuật có liên quan. Ngoài việc
đảm bảo cung ứng đủ điện cho nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của
đất nƣớc, ngành điện còn góp phần chuyển dịch cơ cấu ngành nghề,
phục hồi và tăng trƣởng kinh tế, đảm bảo quốc phòng an ninh….Bên
cạnh những thành tựu quan trọng đã đạt đƣợc trong những năm vừa
qua, hàng loạt thách thức cũng nhƣ những vấn đề khó khăn trong
thời gian sắp đến nhƣ: thiếu điện, tình hình thời tiết không ổn định
dẫn đến nhiều khó khăn trong công tác vận hành, hệ thống lƣới điện
ở một số khu vực cần đầu tƣ nâng cấp để đảm bảo an toàn, công tác
kiểm soát chi phí còn nhiều hạn chế về các thủ tục kiểm soát, môi
trƣờng kiểm soát, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát, chƣa phát huy
hết lợi ích và hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ trong tình hình
hiện nay.
Trong khi đó, kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý
thức trong quá trình quản lý của doanh nghiệp; việc đặt ra mục tiêu

kiểm soát hay xây dựng các tiêu chuẩn, định mức chi phí nhƣ thế nào
để giảm thiểu thấp nhất những chi phí phát sinh không cần thiết
nhằm quản lý các khoản chi phí hiệu quả. Do vậy, công tác kiểm soát


2
nội bộ chi phí vừa có vai trò quan trọng, vừa mang tính cấp tiết trong
quản lý hiện nay. Xuất phát từ những lý do trên nên tôi đã chọn đề
tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi” làm
đề tài luận văn tốt nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu:
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí kinh
doanh tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi và phát hiện những tồn tại
trong kiểm soát nội bộ chi phí của Công ty, từ đó đƣa ra các giải
pháp nhằm tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ về chi phí.
Trong đó đề tài tập trung vào kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty Điện lực Quảng Ngãi.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Để nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty
Điện lực Quảng Ngãi, phƣơng pháp cụ thể là phỏng vấn, quan sát
trực tiếp, thu thập thông tin tài liệu, suy luận để phác họa công tác
kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty từ đó đƣa ra những giải pháp
nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí tại Công ty Điện lực
Quảng Ngãi.
5. Bố cục đề tài
Nội dung luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ chi phí trong
doanh nghiệp

Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty
Điện lực Quảng Ngãi
Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội
bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi


3
6.

Tổng quan tài liệu nghiên cứu:

Hiện nay, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về kiểm soát
nội bộ chi phí, doanh thu trong doanh nghiệp, nhƣ:
- Luận văn của thạc sĩ Lê Thị Khánh Nhƣ (2012), đề tài
“Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu tại
Công ty TNHH MTV Cấp thoát nƣớc Phú Yên”: Trong phạm vi
nghiên cứu, luận văn đã đƣa ra thực trạng về kiểm soát nội bộ đối với
chi phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nƣớc Phú
Yên. Qua đó luận văn đã đƣa ra những giải pháp hoàn thiện các thủ
tục kiểm soát trên ba phƣơng diện: hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát,
hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và hoàn thiện các thủ tục kiểm
soát nội bộ chi phí và doanh thu tiền nƣớc.
- Luận văn của thạc sĩ Trần Ngọc Tuyết (2010), đề tài: “Hoàn
thiện kiểm soát chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực V”: Trong
phạm vi nghiên cứu, luận văn đã trình bày các nội dung về kiểm soát
nội bộ chi phí kinh doanh của công ty Xăng dầu khu vực V bao gồm
kiểm soát giá vốn hàng bán: các quy trình kiểm soát chu trình mua
hàng và nhập kho hàng hóa, quy trình kiểm soát chu trình xuất kho
hàng hóa; kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp: quy trình kiểm soát chi phí tiền lƣơng và các khoản trích

theo lƣơng của nhân viên bán hàng, quy trình kiểm soát chi phí vận
chuyển, quy trình kiểm soát chi phí thiết bị, CCDC, bao bì dùng cho
vận chuyển, quy trình kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ, quy trình
kiểm soát chi phí bảo hiểm, quy trình kiểm soát chi phí dịch vụ mua
ngoài phục vụ bán hàng và chi phí bằng tiền khác.
- Luận văn của thạc sĩ Phạm Thị Hồng (2012), đề tài: “Hoàn
thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH môi
trƣờng đô thị Quy Nhơn”: Trong phạm vi nghiên cứu, luận văn đã


4
đƣa ra thực trạng về kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH môi trƣờng
đô thị Quy Nhơn về hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát nhƣ:
kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, kiểm soát chi phí nhân công, kiểm
soát chi phí chung; đồng thời nêu rõ những ƣu điểm, nhƣợc điểm
trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty. Các giải pháp
đƣợc đƣa ra nhằm nâng cao hiệu quả các hoạt động dịch vụ, tăng
cƣờng kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát, hoàn thiện công
tác kiểm soát nội bộ, hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chính sách
nhân sự và công tác kế hoạch, tiết kiệm mọi chi phí, nâng cao sức
cạnh tranh của doanh nghiệp trong giai đoạn hội nhập kinh tế hiện
nay.
Nhìn chung, đây là những đề tài nghiên cứu khoa học rất quý
báu về lý luận cũng nhƣ giá trị thực tiễn trong công tác kiểm soát nội
bộ chi phí. Qua đó, việc nghiên cứu giúp cho doanh nghiệp nâng cao
năng lực quản lý, kiểm soát tình hình sản xuất kinh doanh một cách
hiệu quả, giảm thiểu tối đa những sai sót, cúng nhƣ gian lận trong
kiểm soát chi phí tại đơn vị.
Ở đề tài này, luận văn tập trung nghiên cứu thực tiễn kiểm soát
nội chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi. Qua đó giúp cho công

tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty hoàn thiện hơn.


5
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1

Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Qua quá trình phát triển nhận thức, dƣới góc độ quản lý và các
nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã hình thành nhiều định nghĩa khác
nhau nhƣng có thể định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ sau:
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục
đƣợc thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu bảo
vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không
hiệu quả; cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy; thúc
đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị; đánh giá
hiệu quả hoạt động của đơn vị.
1.1.2

Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ

Giúp cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn
vị hiệu quả, giảm bớt mọi nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sản
xuất kinh doanh.
Đảm bảo mọi nhân viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình
hoạt động của tổ chức cũng nhƣ các quy định của pháp luật.

Đảm bảo tổ chức hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và
đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
Bảo về tài sản có thể bị hƣ hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, sử
dụng sai mục đích. Đảm bảo tính chính xác, kịp thời các số liệu, các
báo cáo kế toán.
1.1.3

Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

a. Môi trường kiểm soát
b. Đánh giá rủi ro


6
c. Hoạt động kiểm soát
d. Thông tin và trao đổi thông tin
e. Hoạt động giám sát
1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH
NGHIỆP
1.2.1
a.

Khái niệm và phân loại chi phí

Khái niệm

Chi phí là biểu hiện về giá trị của toàn bộ những hao phí về lao
động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã thực sự tiêu dùng
để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra doanh thu
và thu nhập khác của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.

b. Phân loại chi phí:
- Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế
- Phân loại chi phí theo hoạt động kinh doanh
- Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí
- Phân loại chi phí theo quan hệ với quá trình sản xuất kinh
doanh
- Phân loại chi phí theo công cụ kinh tế của chi phí
1.2.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí
a. Tổ chức thông tin dự toán chi phí
b. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí
1.2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh
doanh
a. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
b. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công
c. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung
d. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí bán hàng và quản lý
doanh nghiệp


7
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Để thực hiện tốt việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp
cũng nhƣ ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, lãng phí và
đề ra các phƣơng pháp ngăn ngừa cụ thể, đƣa các hoạt động vào
khuôn khổ thì kiểm soát nội bộ là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Ba yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ có mối quan
hệ phụ thuộc lẫn nhau là: môi trƣờng kiểm soát, hệ thống kế toán,
thủ tục kiểm soát. Nhằm giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt
động một cách hữu hiệu thì doanh nghiệp cần phải thiết kế các thủ
tục kiểm soát một cách chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực

tế của đơn vị.
Các nội dung đƣợc nêu trong Chƣơng 1 làm cơ sở cho việc
nghiên cứu thực trạng về kiểm soát nội bộ chi phí và từ đó tìm ra các
giải pháp để hoàn thiện hơn trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí
của doanh nghiệp.


8
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG
TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG
NGÃI
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Điện lực Quảng Ngãi
a.

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Tên viết bằng tiếng việt: CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG
NGÃI
Tên giao dịch quốc tế: QUANG NGAI POWER COMPANY
Tên viết tắt tiếng Anh: QNPC
Website:
Email:
Địa chỉ: 270 Trần Hƣng Đạo, phƣờng Nghĩa Lộ, TP. Quảng
Ngãi
Công ty Điện lực Quảng Ngãi là đơn vị trực thuộc Tổng Công
ty Điện lực miền Trung, đƣợc thành lập theo Quyết định số 230/QĐEVN ngày 14/4/2010 của Hội đồng Quản trị Tập đoàn Điện lực Việt
Nam.

b. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Công ty Điện lực Quảng Ngãi có chức năng quản lý và kinh
doanh điện năng phục vụ phát triển kinh tế -xã hội của tỉnh Quảng
Ngãi, cụ thể là: Sản xuất, truyền tải và phân phối điện; Quản lý vận
hành lƣới điện phân phối; Thiết kế nguồn điện và lƣới điện theo phân
cấp; Khảo sát, thiết kế các công trình lƣới điện đến 35kV; Giám sát
thi công các công trình lƣới điện đến 35kV; Xây lắp các công trình
lƣới điện đến 35kV; Xây lắp đƣờng dây và trạm biến thế theo phân


9
cấp; Sửa chữa, thí nghiệm các thiết bị điện đến cấp điện áp 35kV;...
Với nhiệm vụ là: Tổ chức sản xuất kinh doanh điện năng theo
kế hoạch Tổng công ty Điện lực miền Trung giao, thực hiện các hợp
đồng mua bán điện năng. Xây dựng các kế hoạch kinh doanh hằng
năm và dài hạn, tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh của các
đơn vị trực thuộc.
2.1.2

Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty Điện lực

Quảng Ngãi
Bộ máy tổ chức của Công ty theo mô hình trực tuyến chức
năng, gồm:
- Ban Giám đốc: Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách kinh
doanh, Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, Phó Giám đốc phụ trách
đầu tƣ xây dựng, Kế toán trƣởng.
- 13 phòng, ban chức năng; 11 Điện lực trực thuộc và 1 Đội
Quản lý vận hành lƣới điện cao thế.
- Tổng số cán bộ công nhân viên chức là 709 ngƣời.

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Điện lực Quảng
Ngãi
Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập
trung, vừa phân tán.
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống quản lý nguồn lực
(ERP) trong công tác kế toán tại đơn vị.
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI
CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI
2.2.1

Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

- Môi trƣờng kiểm soát
- Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát


10
- Thông tin và trao đổi thông tin
- Hoạt động giám sát
2.2.2

Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty,
cùng với sự tham mƣu của các phòng chức năng tùy theo chức năng
nhiệm vụ đã tham mƣu cho Ban giám đốc đƣa ra những định hƣớng,
mục tiêu trọng tâm trọng điểm, điều hành tất cả các khâu một cách
nhanh chóng và hiệu quả. Theo dõi sát sao công tác tài chính kế toán
sao cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh một cách

chính xác, kịp thời và thực hiện đúng quy định của Nhà nƣớc, của
ngành.
2.2.3

Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi

phí
Công ty hạch toán chi phí sản xuất trên chƣơng trình ERP,
đƣợc thể hiện qua chứng từ sử dụng, quy trình luân chuyển chứng từ
và hệ thống báo cáo kế toán về chi phí.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc phản ảnh một
cách kịp thời và đƣợc tập hợp thành các khoản mục chi phí: Chi phí
nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí
bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Các số liệu về chi phí sẽ đƣợc tổng hợp vào cuối tháng, cuối
quý, cuối năm. Kế toán tổng hợp làm công tác báo cáo, xác định kết
quả kinh doanh. Báo cáo cho lãnh đạo Công ty và Tổng công ty.
2.2.4

Kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực

Quảng Ngãi
a. Kiểm soát nội bộ về chi phí nguyên vật liệu
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu thực hiện qua nhiều bƣớc và
nhiều cách thức đƣợc quy định trong quy trình quản lý vật tƣ đƣợc


11
công ty ban hành. Yêu cầu tất cả các bộ phận chức năng phải thực
hiện một cách tuần tự và theo phân cấp.

Nội dung kiểm soát bao gồm:
- Kiểm soát số lƣợng, chất lƣợng, giá trị, tình trạng vật tƣ thiết
bị để nhập xuất kho phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Kiểm soát việc sử dụng vật tƣ thiết bị đúng mục đích, tránh
lãng phí và phải thực hiện theo dự toán/ phƣơng án đã đƣợc thẩm
định cũng nhƣ lãnh đạo phê duyệt.
- Kiểm soát hạn mức đƣợc phép mua sắm theo phân cấp của
Công ty.
- Kiểm soát danh mục các vật tƣ thiết bị đƣợc mua sắm theo
phân cấp của Công ty.
- Kiểm soát các hình thức tổ chức mua sắm đối với từng gói
thầu: Mua lẻ trực tiếp qua báo giá, chào hàng cạnh tranh rút gọn,
chào hàng cạnh tranh rộng rãi, chỉ định thầu rút gọn, đấu thầu qua
mạng v.v…
- Thành lập các Tổ chuyên giá đấu thầu để thực hiện nhiệm vụ
lập hồ sơ yêu cầu, đánh giá hồ sơ đề suất, xét chào giá và tham mƣu
xử lý các tình huống trong quá trình lựa chọn nhà thầu v.v…
- Kiểm soát các chứng từ:
 Dự toán/ phƣơng án đƣợc phê duyệt theo phân cấp
 Kế hoạch/nhu cầu vật tƣ thiết bị cần trang bị trong kỳ kế
hoạch đã đƣợc Giám đốc Công ty phê duyệt.
 Giấy đề nghị nhập/ xuất kho, bảng quyết toán công trình
 Hóa đơn
 Chứng từ khác
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu bao gồm: quy trình kiểm
soát chu trình mua hàng và nhập kho vật tƣ thiết bị, quy trình kiểm


12
soát chu trình xuất kho vật tƣ thiết bị.

- Quy trình kiểm soát chu trình mua hàng và nhập kho vật tư
thiết bị
Đăng
ký nhu
cầu
VTTB

Phê duyệt kế
hoạch mua
sắm VTTB

Tổ chức mua
sắm theo
từng hình
thức

Nhập kho
VTTB

Hóa đơn +
chứng từ
kèm theo

Thẻ
kho

Sơ đồ 2.3: Quy trình kiểm soát chu trình mua hàng và nhập kho
vật tư thiết bị
+ Lập kế hoạch mua sắm VTTB: Căn cứ vào các dự án, công
trình, công tác sản xuất kinh doanh và đầu tƣ xây dựng trong năm kế

hoạch, đơn vị sẽ lập kế hoạch vật tƣ thiết bị. Hạn chế ở quy trình lập
kế hoạch mua sắm đó là việc lập kế hoạch không chính xác về khối
lƣợng và thời gian cung ứng VTTB gây nên những khó khăn cho bộ
phận tổng hợp nhu cầu và mua sắm VTTB.
+ Tổ chức mua sắm vật tƣ thiết bị: Căn cứ vào kế hoạch đƣợc
duyệt, đơn vị tổ chức mua sắm dựa trên quy định mua sắm vật tƣ
thiết bị do Công ty ban hành.


13
+ Tiếp nhận vật tƣ: Đơn vị tổ chức tiếp nhận vật tƣ theo theo
đúng hợp đồng đã ký hoặc chứng từ nhập kho theo quy định và lập
biên bản giao nhận và kiểm tra vật tƣ. Hồ sơ và chứng từ cần thiết để
làm thủ tục giao nhận và kiểm tra vật tƣ: Bảng liệt kê chi tiết hàng
hóa, hóa đơn GTGT, các tài liệu kỹ thuật và chứng chỉ quy định kèm
theo Hợp đồng (nếu có)
+ Nhập kho vật tƣ: Tất cả vật tƣ nhập kho đều phải có chứng
từ chứng minh nguồn gốc. Đối với VTTB mua mới: hạn chế ở khâu
nhập kho thƣờng xảy ra đó là bộ phận làm công tác nhập liệu tiến
hành nhập kho trên phần mềm bị sai về số lƣợng, số tiền hàng hóa,
hoặc Hóa đơn bị sai thông tin nhƣng lại không kiểm tra đến khi
chuyển hóa đơn gốc cho bộ phận kế toán mới phát hiện sai sót thì lúc
đó bộ phận nhập kho vật tƣ phải xuất toàn bộ VTTB của hóa đơn đó.
Việc này gây mất thời gian không đáng có cho đơn vị.
- Quy trình kiểm soát chu trình xuất kho vật tư thiết bị:
Giấy đề
nghị cấp
(Hoặc
chứng từ
khác)

Xuất
kho

Thủ kho
tiến hành
công tác
xuất kho
dựa trên
phiếu xuất

Thẻ
kho

Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát chu trình xuất kho vật tư thiết bị
Căn cứ kế hoạch vật tƣ, dự toán công trình, đơn vị lập giấy đề
nghị cấp vật tƣ. Giấy đề nghị cấp vật tƣ phải nêu rõ thời gian đề nghị
cấp. Bộ phận vật tƣ lập phiếu xuất kho theo đúng tiến độ trong Giấy
đề nghị cấp vật tƣ. Hạn chế ở khâu xuất kho VTTB của bộ phận nhập
liệu trên chƣơng trình phần mềm đó là: xuất kho sai mã, tên VTTB
so với bảng kê chi tiết đƣợc lập, hoặc xuất nhiều lần cho một công


14
trình. Vì chƣơng trình phần mềm sử dụng đơn giá bình quân gia
quyền, nên tất cả VTTB nhập xuất điều chỉnh không đúng số tiền sẽ
gây mất thời gian cho bộ phận thực hiện điều chỉnh đơn giá tồn kho
(thời gian không đáng có). Công tác luân chuyển chứng từ còn chậm
gây ảnh hƣởng đến công tác kiểm tra, đối chiếu sổ sách.
b. Kiểm soát nội bộ về chi phí nhân công

Chấm
công

Kiểm
tra,
soát
xét

Bảng
lƣơng

Phiếu
chi

Chứng
từ ghi
sổ

Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm soát nội bộ về chi phí nhân công
Thực hiện rà soát, kiểm tra trong thanh toán tiền nhân công,
không để xảy ra các sai phạm nhƣ: chấm công không đúng thực tế,
chấm công không đúng với kết quả xếp loại hàng tháng. Tuân thủ
các quy định của nhà nƣớc liên quan đến quản lý lao động và tiền
lƣơng.
Nội dung kiểm soát:
- Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị: Phòng Tổ chức
và nhận sự, phòng Tài chính kế toán, các phòng chức năng Công ty,
các đơn vị trực thuộc.
- Thời gian thực hiện phân phối và chi trả tiền lƣơng
- Thực hiện quyết toán tiền lƣơng

- Quy định đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cho các đơn
vị
- Quy định xét hệ số thành tích để đánh giá mức độ đóng góp
hoàn thành công việc của cán bộ công nhân viên
- Hƣớng dẫn chấm công hàng tháng


15
- Ban hành các biểu mẫu chấm công
c. Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất chung
Theo dõi việc phân bổ chi phí, trích khấu hao TSCĐ, các
khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Những
khoản chi phí dễ gian lận và xảy ra sai sót, nên việc kiểm tra phải hết
sức chặt chẽ, thận trọng và thực hiện theo đúng quy định của Công
ty.
Khi phát sinh chi phí, tùy theo phân cấp của Công ty mà bộ
phận mua hàng hóa, dịch vụ sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán. Tất
cả chi phí phát sinh đều phải lập kế hoạch, hoặc dự trù đƣợc phê
duyệt theo phân cấp định mức.
Kiểm soát chi phí văn phòng phẩm, chi phí dịch vụ mua ngoài
và chi phí bằng tiền khác: Hiện tại Công ty đã ban hành Quy định
quản lý tài chính, trong đó có những quy định về chi tiêu nội bộ, định
mức chi phí cho từng đơn vị.
d. Kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp
 Kiểm soát chi phí bán hàng:
Thực hiện kiểm tra kiểm soát các chi phí bán hàng:
- Kiểm soát chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện: Hàng năm tổ
chức lập kế hoạch chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện, lập dự toán/
phƣơng án thực hiện một cách cụ thể, rõ ràng và theo hạn mức đƣợc

quy định. Công tác thanh toán phải thực hiện một cách hợp lý hợp lệ
và theo quy định.
- Kiểm soát chi phí tổ chức tri ân, chăm sóc khách hàng:
tƣơng tự nhƣ việc kiểm soát chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện, thực
hiện kiểm soát chặt chẽ.
- Kiểm soát chi phí kiểm định vật tƣ thiết bị.


16
- Kiểm soát chi phí tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
cho bộ phận bán hàng.
Hạn chế trong việc kiểm soát chi phí bán hàng: Việc tổ chức
tri ân, chăm sóc khách hàng diễn ra trong toàn tỉnh, trong đó việc
quản lý các chi phí ở các huyện miền núi còn gặp nhiều khó khăn do
địa hình hiểm trở. Chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện có nhiều khoản
mục phát sinh ngoài dự toán. Các gian lận có thể xảy ra bằng cách
hợp thức hóa chứng từ để thanh toán.
 Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp:
Thực hiện kiểm tra kiểm soát các chi phí quản lý doanh
nghiệp:
- Kiểm soát chi phí tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Kiểm soát chi phí công cụ dụng cụ.
- Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định
- Kiểm soát chi phí thuế, lệ phí, chi phí dich vụ mua ngoài,
chi phí bằng tiền khác.
- Kiểm soát chi phí nhiên liệu phục vụ công tác quản lý.
- Kiểm soát chi phí tiếp khách, công tác phí.
Hạn chế trong việc kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp:
việc phát sinh các chi phí tiếp khách tăng đột biến trong các kỳ nghỉ

lễ do các đoàn tham quan của các đơn vị thành viên. Kiểm soát chƣa
chặt chẽ chi phí nhiên liệu.
2.2.5

Đánh giá tổng quát về công tác kiểm soát nội bộ

chi phí tại Công ty Điện lực Quảng ngãi
a. Ưu điểm:
- Công ty đã ban hành các quy trình, quy định cụ thể, từ đó
giúp cho các công tác thực hiện và kiểm soát tất cả các khoản chi phí


17
một cách dễ dàng và đúng quy định.
- Lãnh đạo luôn quan tâm đến mục tiêu tối ƣu hóa chi phí
trong sản xuất kinh doanh, phân cấp mạnh mẽ đến các đơn vị Điện
lực.
- Công ty đã đặt ra các chỉ tiêu tài chính, từ đó yêu cầu các
đơn vị nghiêm túc thực hiện. Luôn khích lệ, động viên, thƣởng đối
với các đơn vị thực hiện đúng theo quy định, và tiến hành trừ điểm
đối với những đơn vị còn lơ là trong công tác quản lý tài chính dẫn
đến thất thoát hay sai quy định của Công ty.
- Hệ thống kế toán và quản lý vật tƣ (ERP) hạn chế đƣợc sai
sót trong công tác nhập xuất vật tƣ thiết bị, các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh.
- Hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đều tuân thủ quy định
của Nhà nƣớc, của ngành.
- Lãnh đạo Công ty tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao
kỹ năng, năng lực làm việc. Giải quyết các vƣớng mắc trong công tác
từ đó nâng cao trình độ của CBCNV. Tổ chức sát hạch theo từng

ngành nghề để bố trí công tác một cách hợp lý.
b. Hạn chế, nguyên nhân
- Công tác lập kế hoạch nhu cầu vật tƣ thiết bị còn nhiều sai
sót, chƣa đƣợc chú trọng, chƣa kiểm soát chặt chẽ đƣợc khối lƣợng
vật tƣ thiết bị tồn kho, ảnh hƣởng đến hiệu quả sử dụng vốn.
- Nhu cầu VTTB phát sinh không theo kế hoạch dẫn đến việc
không tập trung mua sắm mà phải mua theo từng đợt nhỏ lẻ.
- Bộ phận kế toán vẫn chƣa kiểm soát chặt chẽ chứng từ cũng
nhƣ nắm rõ các quy trình quy định dẫn đến sai sót.
- Việc vận dụng chƣơng trình kế toán mới (ERP) còn nhiều
khó khăn do các bộ phận chƣa tìm hiểu, ghi chép tốt dẫn đến sai sót


18
trong quá trình nhập liệu, tốn kém thời gian điều chỉnh, ảnh hƣởng
đến công tác báo cáo tài chính.
- Công tác quyết toán các công trình còn chậm, và thƣờng dồn
vào thời điểm cuối quý, cuối năm, gây khó khăn trong công tác kiểm
tra, kiểm soát.


19
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong chƣơng 2, luận văn đã giới thiệu tổng quan đã giới thiệu
tổng quan về cơ cấu tổ chức, đặc điểm hoạt động kinh doanh đồng
thời đánh giá đƣợc thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty
Điện lực Quảng Ngãi.
Công ty Điện lực Quảng Ngãi đã xây dựng hệ thống kiểm soát
chi phí kinh doanh tƣơng đối hiệu quả về chi phí nguyên vật liệu, chi
phí nhân công, chi phí sản xuất chung và chi phí hoạt động.

Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc vẫn còn nhiều tồn tại trong
công tác quản lý, cũng nhƣ trình độ của đội ngũ làm công tác kế toán
cần phải khắc phục trong thời gian đến để thực hiện tốt các chi tiêu
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đề ra.
Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí ở Công ty đã đƣợc phân
tích ở trên và những hạn chế sẽ là những cơ sở để có thể đƣa ra
những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn kiểm soát nội bộ chi
phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi.


20
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC
QUẢNG NGÃI
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC
KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG
NGÃI
Thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại Công ty Điện lực
Quảng Ngãi đã đƣợc nêu rõ ở chƣơng 2, qua đó thấy đƣợc những hạn
chế trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí của Công ty, công tác
kiểm tra ở cấp các Điện lực vẫn còn nhiều sai sót, thiếu chặt chẽ.
Công tác lập kế hoạch nhƣ cầu VTTB vẫn còn thiếu cơ sở,
chƣa chính xác dẫn đến các kế hoạch bổ sung còn nhiều, việc mua
sắm không tập trung, hàng hóa mua không đảm bảo chất lƣợng.
Ngoài ra việc lập kế hoạch không sát với tình hình thực tế còn ảnh
hƣởng đến tồn kho, ảnh hƣởng đến hiệu quả sử dụng vốn của Công
ty.
Định mức chi phí tính theo quý nên việc mua sắm thanh toán
phát sinh đột biến trong các tháng cuối quý.

3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI
3.2.1

Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật

liệu
- Công tác lập kế hoạch:
Công ty cần yêu cầu đơn vị phải lập kế hoạch, mua sắm, cung
ứng phải phù hợp với tiến độ thi công công trình và nhu cầu SXKD,
tránh thừa/thiếu VTTB gây tồn kho hoặc đáp ứng nhu cầu SXKD.
Cần lựa chọn những nhà thầu có uy tín, đã thực hiện giao dịch


21
với Công ty,đảm bảo đƣợc số lƣợng, chất lƣợng. Việc mua sắm phải
đáp ứng yêu cầu kỹ thuật VTTB lƣới điện phân phối trong EVNCPC,
các tiêu chuẩn hiện hành hoặc tƣơng đƣơng và có ngồn gốc xuất xứ
rõ ràng hợp pháp, có đầy đủ hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận và
kiểm tra hàng hóa và các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan.
- Công tác nhập kho: Cần tổ chức nhập kho theo đúng tên, mã
VTTB, tránh trƣởng hợp sai sót về chủng loại, ảnh hƣởng đến công
tác cấp phát và quyết toán công trình. Nhập kho đúng thời gian theo
biên bản giao nhận (đối với VTTB mua mới), nhập kho khi đã dầy
đủ các chứng từ theo quy định (đối với VTTB thu hồi).
- Công tác xuất kho: Cần kiểm soát chặt chẽ các chứng từ đã
đƣợc quy định trƣớc khi xuất kho, các phiếu xuất kho phải hạch toán
đúng tài khản, đúng đối tƣợng tài khoản.
3.2.2

Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nhân công

Rà soát qua nhiều bộ phận để việc chấm công đƣợc chính xác.
Chấm công ngoài giờ phải đƣợc ghi chép và đối chiếu với bảo vệ tại
đơn vị, và thực hiện theo quy định của nhà nƣớc.
Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí tiền lƣơng và các
khoản trích theo lƣơng nhƣ: Phân công lao động phù hợp, kiểm tra,
chấm công, kiểm soát chất lƣợng công việc và thời gian làm việc của
những nhân công trực tiếp lao động.
3.2.3

Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất

chung
Tất cả các loại hoá đơn, chứng từ mua bán vật tƣ, tài sản, công
cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ ... phải đảm bảo tuân thủ đúng thủ tục
pháp lý nhƣ sau:
 Hoá đơn, chứng từ phải đúng theo biểu mẫu quy định của
Nhà nƣớc;


22
 Hoá đơn, chứng từ phải ghi đầy đủ các thông tin theo quy
định hiện hành;
 Các khoản thanh toán phải nằm trong chế độ quy định của
Công ty, đồng thời phản ánh đúng thực tế nội dung kinh tế phát sinh
và sử dụng đúng mục đích phục vụ cho hoạt động SXKD trong Công
ty;
Để đảm bảo trách nhiệm của ngƣời đứng đầu trong công tác
quản lý tài chính, Công ty quy định, việc ký các chứng từ thanh toán

tại các đơn vị theo phân cấp phải do Giám đốc ký duyệt; trƣờng hợp
Giám đốc đi công tác, nghỉ phép thì phó Giám đốc đƣợc uỷ quyền
(bằng văn bản) ký duyệt. Đối với các Phòng Công ty, hồ sơ thanh
toán phải đƣợc Trƣởng phòng kiểm tra, xác nhận và đề nghị theo
đúng biểu mẫu.
3.2.4

Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng và

quản lý doanh nghiệp
- Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng
- Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp
3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TẠO ĐIỀU KIỆN THỰC
HIỆN CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT
3.3.1

Đối với các nhà quản trị

3.3.2

Đối với nhân viên Công ty


23
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Trên cơ sở việc đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí
tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi và kết hợp với cơ sở lý luận về
kiểm soát nội bộ chi phí thấy đƣợc rằng hoàn thiện công tác kiểm
soát nội bộ chi phí là yêu cầu hết sức cần thiết của Công ty.
Trong chƣơng 3 của luận văn đã đƣa ra những giải pháp cụ thể

gồm: giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí, giải pháp hoàn
thiện môi trƣờng kiểm soát và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông
tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí của Công ty.
Những giải pháp này nhằm hạn chế việc phát sinh chi phí tại
Công ty, tiết kiệm chi phí và tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chi phí tại
Công ty.