HDSD eyebeam details XFer

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG EYEBEAM

1. Các tính năng trên eyebeam
a. Sơ đồ tính năng

b. Giải thích một số tính năng


XFER: Dùng để chuyển cuộc gọi khi cần thiết
Ví dụ: khi có khách hàng gọi đến mà không thuộc lĩnh vực mình trả lời thì có
thể chuyển sang người khác thuộc lĩnh vực khách hàng hỏi



Hold: Giữ cuộc gọi
Khi có cuộc gọi đến mà muốn khách đợi để làm việc gì đó hoặc chuyển máy
cho người khác, nhân viên có thể nhấn Hold để khách đợi



Record: Dùng để ghi âm một cuộc điện thoại


Khi muốn ghi âm một cuộc gọi nào đó thì ta có thể nhấn Record, cuộc gọi sẽ
được ghi âm trên chính máy tính của người sử dụng. Tính năng này thường
không sử dụng vì thường việc ghi âm đã được thực hiện trên tổng đài


AA (Auto Answer): Tính năng này dùng để tự động trả lời khi có khách hàng
gọi vào



AC (Audio Conference): Thiết lập một cuộc họp nhóm qua Audio



DND (Do Not Disturb) : Dùng để từ chối các cuộc thoại gọi vào. Được sử
dụng khi nhân viên bận hoặc vì lý do nào đó mà không muốn nghe cuộc thoại
gọi đến



CONF (Conference): Dùng để thiết lập một cuộc họp nhóm nhưng có thể sử
dụng qua nhiều line . AC khác CONF ở chỗ : AC chỉ thực hiện họp nhóm
trên một line tại một thời điểm , CONF có thể thực hiện 6 cuộc họp nhóm
đồng thời trên 6 line



Flash: Khi có cuộc gọi đến nếu nhấn Flash thì chức năng như nút nhận cuộc
gọi. Khi có cuộc gọi đến mà nhấn Hold sau đó nhấn Flash thì eyebeam sẽ kích
hoạt line 2



Redial: Dùng để gọi lại số đã gọi gần nhất nhắm tiết kiệm thời gian nhập số



Mute: Dùng để tắt mic, nếu dùng tính năng này thì người nghe sẽ không nghe

thấy gì



Speaker Phone: Dùng để bật loa ngoài



Clear: Dùng để xóa màn hình eyeabeam

2. Hướng dẫn chi tiết một số tính năng
a. Hướng dẫn chuyển cuộc gọi (XFER)


Basic Call Transfer: Chuyển cuộc gọi mà không cần thông báo cho người thứ
2
Ví dụ về Basic Call Transfer, giả sử có 2 số máy lẻ 230 và 261 và khách hàng
gọi vào số 230 sau đó số 230 nghe và chuyển luôn cho số 261 mà không cần
thông báo cho 261 biết.




Bước 1 : Khi khách hàng gọi vào số máy lẻ 230, số máy lẻ 230 sẽ nhận cuộc
gọi đến




Bước 2: Nhấn XFER



Bước 3: Sau khi nhấn XFER, thì nút XFER và line số 1 có màu xanh (nước
biển)




Bước 4: Nhập số cần chuyển và nhấn XFER



Bước 5: Nếu Transfer thành công thì màn hình eyebeam của số máy lẻ 261 sẽ
hiện lên “Transfer Succeeded” và cuộc gọi đã được chuyển sang số 261




Supervised Call Transfer: Chuyển cuộc gọi có thông báo với người thứ 3 (
Người được chuyển cuộc gọi)
Ví dụ về Supervised Call Transfer : Giả sử có 2 số máy lẻ 230 và 261, khách
hàng gọi vào số 230, số 230 sẽ giữ cuộc gọi của khách hàng vào gọi cho số
261 là có khách hàng cần gặp, nếu số 261 muốn nghe thì số 230 sẽ transfer
cuộc gọi cho số 261, nếu không muốn nghe thì sẽ báo lại cho số 230 trả lời
khách



Bước 1: Khi có khách hàng gọi đến số 230 muốn gặp số 261, số 230 nhận

cuộc gọi bảo khách chờ và nhấn sang line 2. Khi đó trạng thái line 1 có màu
đỏ và line 2 có màu xanh (lá cây)




Bước 2: Sau khi nhấn sang line 2 , chúng ta sẽ nhập số máy lẻ 261 và nhấn nút
call để thông báo cho số 261 biết là có khách cần gặp



Bước 3: Sau khi số 261 báo là sẵn sàng nghe cuộc gọi của khách hàng thì số
230 sẽ nhấn XFER sau đó nhấn vào line số 1 để chuyển cuộc gọi


 Bước 4: Khi Transfer thành công thì trên màn hình eyebeam của số 230 có hiện
“Transfer succeeded”.

b. Hướng dẫn dùng phím giữ cuộc gọi Hold
Phím Hold thường được dùng khi có khách hàng gọi đến mà nhân viên trực tổng đài
cần check thông tin của ai đó hoặc đang bận làm việc gì đó và muốn khách đợi.


Bước 1: Khi có cuộc gọi đến nhân viên sẽ nghe máy


 Bước 2 : Nhân viên sẽ báo khách đợi và nhấn phím Hold, khi nào xong việc sẽ
nhấn lại phím Hold để trả lời khách hàng

c. Ghi âm cuộc gọi

 Bước 1: Khi có cuộc gọi đến nhân viên sẽ nghe máy


 Bước 2 : Nếu muốn ghi âm cuộc gọi chúng ra sẽ nhấn nút RECORD để ghi lại
cuộc thoại và nút RECORD lúc này sẽ có màu đỏ