CHINH SACH VA QUY TRINH AN NINH NHA MAY

Trang 1

CHÍNH SÁCH & QUI TRÌNH AN NINH
CHO TẤT CẢ CÁC BỘ PHẬN
PHẦN I

GIỚI THIỆU

PHẦN II
SỔ TAY AN NINH CỦA CB.CNV
2.1
Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho CB.CNV
2.2
Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho bảo vệ trong
công ty
2.3
An ninh trong việc lưu chuyển vật chất & thông tin
2.4
Giám sát & huấn luyện
PHẦN III QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở TẤT CẢ CÁC
PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
3.1
Qui trình hướng dẫn an ninh ở phòng hành chánh nhân sự
3.2
Qui trình hướng dẫn an ninh ở bộ phận bảo vệ
3.3
Qui trình hướng dẫn an ninh ở cổng vào công ty
3.4
Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực văn phòng
3.5
Qui trình hướng dẫn an ninh ở kho nguyên phụ liệu

3.6
Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực sản xuất
3.7
Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực đóng gói
3.8
Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực xuất hàng & kho nói
chung
3.9
Qui trình hướng dẫn an ninh ở vận chuyển hàng qua lại
giữa công ty & xưởng
3.10
Qui trình kiểm sóat quá trình xuất hàng
3.11
Qui đònh công tác an toàn quản lý mạng CNTT
3.12
Qui đònh an toàn cho khu vực đổ xe
PHẦN IV
QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH VỀ CHỨNG TỪ
SỔ SÁCH HỒ SƠ
4.1
Qui đònh hướng dẫn hồ sơ kế toán
4.2
Qui đònh hướng dẫn hồ sơ xuất nhập khẩu
4.3
Qui đònh hướng dẫn hồ sơ cán bộ công nhân
4.4
Qui đònh hướng dẫn hồ sơ nhà cung cấp
4.5
Qui đònh về đánh giá chọn đối tác
PHẦN I

GIỚI THIỆU
1/. Huấn luyện : chính sách an ninh này sẽ được huấn luyện cho
tất cả các CB.CNV trong công ty, các phòng ban, bộ phận trong


Trang 2

công ty tổ chức đònh kỳ việc tuyên truyền huấn luyện chính
sách an ninh trong bộ phận của mình.
2/. Giám sát : để đảm bảo chính sách an ninh được vận hành
hiệu quả, công ty thành lập ban an ninh ở từng khu vực, những
thành viên chòu trách nhiệm về an ninh có trách nhiệm đảm
bảo tất cả các tiêu chuẩn, yêu cầu trong chính sách này được
thực hiện.
3/. Kiểm tra : đội bảo vệ nội bộ trong công ty có trách nhiệm
tiến hành công tác kiểm tra, kiểm soát tất cả các hoạt động
của chính sách an ninh, góp phần tích cực trong việc đảm bảo an
ninh tại công ty có hiệu quả.
4/. Kiểm tra đònh kỳ : việc đònh kỳ kiểm tra lại kiến thức và thực
thi các tiêu chuẩn qui đònh trong chính sách an ninh của nhân viên
sẽ được thực hiện trên những nguyên tắc của chính sách và
khách hàng.
5/. Những yêu cầu khác :
Chính sách này sẽ luôn được sủa đổi và bổ sung để phù hợp
với yêu cầu theo từng thời gian.
6/. Những qui đònh cụ thể :
a. Thiết lập hệ thống camera tại các khu vực :
Thiết lập hệ thống camera tại các khu vực:
-Cổng chính.
-Khu vực nhận hàng (2)

-Khu vực xuất hàng
-Kho thành phẩm (2)
-Bãi đậu xe
-Tường rào (2)
Hệ thống camera họat động 24/24h & được quan sát bởi Ban
Giám Đốc. Các dữ liệu lưu trữ ít nhất trong 2 tháng.
b. Thiết lập các chốt bảo vệ cố đònh :
Bố trí các chốt bảo vệ cố đònh :
-Cổng trước công ty
-Cổng vào khu cực văn phòng
-Khu vực đóng thùng & kho thành phẩm
-Khu vực nhận hàng
-Lối ra ngòai của cửa xưởng
-Khu vực nhà ăn công nhân
-Khu vực đậu xe của CB.CNV công ty


Trang 3

Ngoài ra đội bảo vệ thường xuyên tuần tra xung quanh ngoài
vòng xưởng.
PHẦN II
SỔ TAY AN NINH CỦA CB.CNV CÔNG TY
2.1 QUI TẮC THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO CÁN BỘ
CNV TRONG CÔNG TY
1. Tất cả các cán bộ CNV phải mang thẻ tên của mình khi vào
làm việc tại công ty, đeo thẻ bên phải dễ thấy trong suốt thời
gian làm việc để bảo vệ có thể nhận biết thẻ của mỗi người
một cách dễ dàng.
2. Tất cả CBCNV không được mang bất cứ hàng hóa phi pháp

vàp trong nhà máy. Trong trường hợp phát hiện có hàng hóa
bất hợp pháp, người lạ vào nhà máy nên báo cáo cho nhân
viên an ninh hoặc quản lý nhà máy và dẫn đối tượng đến
công an xử lý.
3. Không ai được quyền sở hữu tên hay chứng minh nhân dân
của người khác (tức mượn giấy tờ của người khác để giải
quyết công việc của mình).
4. Trường hợp thẻ tên của ai đó bò hư hay mất người này phải
báo cho phòng nhân sự để ghi nhận vào hồ sơ và làm lại cái
mới ngay lập tức.
5. CBCNV công ty không nên mang những đồ dùng cá nhân vào
khu vực làm việc. Trong suốt thời gian làm việc, tất cả những
đồ dùng thuộc về cá nhân phải dược khóa ở ngăn kéo hay
hộc tủ của mỗi người.
6. Để kiểm soát thời gian làm việc, tất cả các CBCNV phải
chấm công bằng cách lấy dấu vân tay khi vào làm việc và khi
ra về.
7. Tất cả CBCNV phải ở vò trí của mình trong suốt thời gian làm
việc, không được đi đến những phòng ban khác ngoại trừ trường
hợp khẩn cấp hay do yêu cầu của người khác.
8. Tất cả CBCNV phải luôn trên tinh thần cảnh giác cao & thực
hiện tốt nghóa vụ và bổn phận của mình để đảm bảo không
có người lạ hay hàng hóa không xác đònh rõ nguồn gốc
(không hợp pháp) xâm nhập vào công ty một cách bất hợp
pháp.
9. Trong trường hợp phát hiện có những đồ bất hợp pháp hay kẻ
lạ mặt đáng khả nghi trong công ty, người lao động phải bình
tónh, kính đáo thông báo vấn đề này cho bảo vệ hay nhân viên

Trang 4

an ninh gần nhất ngay tức thì, tránh manh động mà thiệt hại đến
bản thân.
10. Trường hợp nghỉ việc, CBCNV phải gởi trả lại công ty đồng
phục, thẻ tên , dụng cụ… do công ty cấp phát trước đó.
11. Trường hợp nghỉ phép năm, nghỉ bệnh, nghỉ phép thường, …
thì người lao động phải có giấy tờ phê duyệt của chủ quản và
lãnh đạo công ty trước khi nghỉ, trình guấy tờ được phê duyệt
cho bảo vệ cổng trước khi rời khỏi nhà máy. Nếu nghỉ bệnh
phải có chứng nhận của bác só bổ sung cho phòng nhân sự sau
khi vào làm lại.
2.2 QUY TẮC THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO BẢO VỆ
TRONG CÔNG TY.
1. Tất cả các bảo vệ phải tuân thủ các điểm nói trong phần
“quy tắc thực hiện biện pháp an ninh cho CBCNV trong công ty “.
2. Trước khi công nhân vào công ty, bảo vệ phải thực hiện việc
kiểm tra an ninh và an toàn cháy nổ để đảm bảo cho môi
trường làm việc được an toàn.
3. Kiểm soát lối đi : bảo vệ phải đứng chốt ở tất cả các cửa
ra vào, 24h/ngày , 7 ngày /tuần hoặc có một hệ thống camera
giám sát thay thế. Bảo vệ phải có trách nhiệm bàn giao công
việc cho ca kế tiếp một cách rõ ràng trước khi rời công ty.
4. Thiết bò an ninh : tất cả các thiết bò an ninh (camera, khóa, …)
phải hoạt động tốt 24h/ ngày. Bảo vệ phải kiểm tra tất cả các
thiết bò này 3 tháng một lần và lưu hồ sơ kết quả kiểm tra.
Trong trường hợp có bất kỳ thiết bò an ninh nào không sử dụng
được, bảo vệ phải báo cáo cho chủ quản và sắp xếp dụng cụ
tạm thời.
- Khóa trong và ngoài cửa sổ và cửa ra vào phải được lắp đặt

nhằm ngăn chặn người lạ xâm nhập bất hợp pháp vào nơi làm
việc.
5. Hành động tuần tra : bảo vệ phải có hành động tuần tra tất
cả các nhà xưởng trong công ty theo 1 khoảng thời gian nhất
đònh (mỗi giờ) để đảm bảo không có kẻ lạ mặt xâm nhập
vào công ty 1 cách bất hợp pháp.
- Nhân viên bảo vệ phải thực hiện kiểm tra an ninh tất cả các
xưởng đònh kỳ mỗi tháng để kòp thời bảo trì và sửa chữa
những hư hại bao gồm tất cả cửa sổ và cửa ra vào, tường rào,
đèn chiếu sáng bên trong và bên ngoài, ổ khóa, …
6. Việc đăng ký khi có khách vào công ty : tất cả khách hàng
phải đưa cho bảo vệ cổng CMND gốc, giấy giới thiệu trước khi
vào bên trong công ty, bảo vệ sẽ đăng ký vào sổ theo dõi ( lưu
ý phải ghi rõ tên công ty, số điện thoại, ngày và giờ vào/ra
khỏi công ty …).


Trang 5

7. Xác đinh thẻ ID của công nhân viên : bảo vệ phải kiểm tra
tất cả các thẻ ID của CNV để xác đònh vào/ra khỏi công ty
của những người này. Trường hợp công nhân bò mất thẻ thì bảo
vệ phải thông báo cho phòng nhân sự để giải quyết và ghi
nhận vào hồ sơ trường hợp này, trước khi cho phép đối tượng
này vào công ty.
8. Kiểm tra đồ vật không rõ nguồn gốc (bất hợp pháp) : bảo
vệ phải có trách nhiệm kiểm tra những vật dụng cá nhân của
công nhân được mang vào hay mang ra khỏi công ty. Nếu phát
hiện bất kỳ vật dụng gì khả nghi thì phải báo cho chủ quản và
công an ngay tức thì.

9. Trong trường hợp phát hiện quy trình làm việc của bất kỳ bộ
phận nào có thể gây rủi ro an ninh cao, bảo vệ phải đề nghò
hành động khắc phục có liên quan đến bộ phận đó và báo
cáo tổ trưởng để lưu vào hồ sơ. Tất cả hồ sơ về tai nạn phải
được lưu trữ 2 năm.
10. Bảo vệ được đào tạo đònh kỳ củng cố và bồi dưỡng kiến
thức nghiệp vụ, nhằm tăng thêm hiệu quả trong công việc (6
tháng/lần).
2.3 AN NINH TRONG VIỆC LƯU CHUYỂN THÔNG TIN & HÀNG
HÓA, THIẾT BỊ MÁY MÓC,…
1. Tất cả các CBCNV công ty & bảo vệ phải tuân thủ các qui
đònh của nhà máy để đảm bảo hệ thống an ninh được thực thi
hiệu quả.
2. Khi tất cả các hàng hoá, nguyên phụ liệu, thiết bò máy móc,
hóa chất, thực phẩm, văn phòng phẩm, … đều phải được bảo
vệ kiểm tra & xác minh trước khi được vận chuyển vào nhà máy.
Tất cả các giấy tờ liên quan phải được lưu giữ làm bằng chứng
bởi bộ phận liên quan.
3. Tất cả người lao động phải thực hiện tốt nghóa vụ của mình
để đảm bảo không có người/vật bất hợp pháp xâm phạm vào
bên trong nhà máy.
4. Trong trường hợp phát hiện những gói đồ, vật đáng khả
nghi/bất hợp pháp, người lao động phải báo cho chủ quản, bảo
vệ ở gần đó, tổ trưởng bảo vệ hay người phụ trách an ninh ở
khu vực ngay tức thì.
5. Bởi vì tất cả các phòng ban đều có những thứ cần thiết để
phục vụ cho chính phòng ban của mình, vì thế để có danh mục
hàng tồn rõ ràng, tổ trưởng hay chủ quản phải xem lại hồ sơ
phần danh mục hàng tồn chi tiết & phê duyệt trước khi loại bỏ
hay gạch bỏ trong sổ theo dõi.

6. Không được tiết lộ thông tin, giấy tờ cho bên ngoài (bên thú
3) nếu không có sự chấp thuận của lãnh đạo nhà máy. Bất kỳ


Trang 6

người lạ mặt/ bất hợp pháp không được phép yêu cầu bất cứ
hồ sơ giấy tờ nào từ nhà máy.
2.4 GIÁM SÁT VÀ HUẤN LUYỆN.
1. Để việc kiểm soát an ninh hiệu quả, tất cả các cử chính,
các lối đi, khu vực làm việc, kho được gắn các hệ thống camera.
2. Để đảm bảo mọi CBCNV công ty đều hiểu những chính sách &
qui trình an ninh, công ty tổ chức các khóa huấn luyện cho người
lao động hàng năm, ngoài ra các chính sách & qui trình an ninh
cũng sẽ được tuyên truyền thông qua hình thức phát thanh hàng
tuần, dán các qui trình & chính sách an ninh bên trong & bên ngoài
xưởng, các hướng dẫn cụ thể xử lýù các tình huống phát hiện
người lạ/ hàng hóa khả nghi ở khu vực làm việc của mình nhằm
đảm bảo an toàn cho người lao động. Ngoài ra, nhà máy cũng
khuyến khích khen thưởng bằng vật chất cụ thể trong trường hợp
trên.
3. Các công nhân viên làm công tác thống kê, giao nhận kho ở
các bộ phận phải được hướng dẫn làm thế nào để phát hiện
tình trạng thiếu /thừa hàng hóa & báo cáo cho chủ quản của
mình (nếu xảy ra).
4. Giống như tập huấn PCCC, các buổi đánh giá/tập huấn về an
ninh cũng phải được tổ chức 2 lần trong năm. Tất cả người lao
động (bao gồm luôn chủ quản, tổ trưởng) phải tham gia vào
các chương trình đánh giá/tập huấn, hồ sơ về các buổi đánh
giá, tập huấn phải được lưu ít nhất 1 năm.

5. Ban lãnh đạo nhà máy khuyến khích bằng vật chất cho các
CB-CNV công ty nêu ý kiến đóng góp về các vấn đề liên quan
đến an ninh, các anh/chò cứ mạnh dạn trình bày quan điểm của
mình với ban lãnh đạo nhà máy/chủ quản của mình/chủ quản
bảo vệ, … bằng nhiều cách.
PHẦN III
QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH
Ở TẤT CẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
3.1 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở PHÒNG HÀNH
CHÁNH NHÂN SỰ
1. Tất cả các ứng viên xin việc phải điền vào mẫu xin việc
những thông tin cá nhân, qui trình làm việc, chứng nhận lý lòch,
tư cách của ứng viên, … tất cả các hồ sơ đều phải đúng và
đủ.
2. Tất cả các ứng viên phải được phỏng vấn để làm rõ thông
tin về quá trình công tác, những chứng nhận lý lòch, tư cách
của ứng viên.


Trang 7

3. Phải điều tra lý lòch nhân thân ứng viên trước khi ký hợp
đồng chính thức.
4. Đònh kỳ kiểm tra & điều tra lại lai lòch của những người làm ở
các vò trí quan trọng trong nhà máy như bộ phận đóng gói, kho
thành phẩm, bảo vệ, nhân viên lái xe, nhân viên xuất nhâp
khẩu.
5. Trường hợp có người nghỉ việc, phải thu hồi thẻ ID, đồng
phục, chìa khóa, dụng cụ, thiết bò khác được cấp phát trước đó.
6. Cần phải đònh kỳ đánh giá, kiểm tra nội bộ công tác tuyển

dụng nhân sự để đảm bảo qui trình tuyển dụng được áp dụng &
đạt yêu cầu.
7. Kiểm tra đònh kỳ các hồ sơ cá nhân của những nhân viên
nấu ăn nhằm có thông tin đúng cho các cơ quan chức năng khi
có sự ngộ độc hàng loạt để tìm nguyên nhân là vô tình hay cố
ý.
8. Tất cả các hồ sơ cá nhân phải kiểm tra tuyệt đối đúng để
đảm bảo cung cấp đủ thông tin cho cơ quan chức năng khi có
yêu cầu.
3.2 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở BỘ PHẬN BẢO VỆ
1. Tất cả bảo vệ phải có nghóa vụ mặc đồng phục, mang bảng
tên, đội mũ và tất cả các phương tiện làm việc mà công ty
trang bò.
2. Tất cả qui trình chuyển giao những công việc giữa các ca phải
được sắp xếp & giám sát bởi chủ quản cấp cao của bảo vệ.
Tất cả các thành viên của 2 ca trực phải ký đủ hết vào biên
bản bàn giao và ghi chi tiết họ và tên của từng bảo vệ của ca
bàn giao và ca nhận bàn giao.
3. Sau khi những qui trình công việc được hoàn tất, việc kiểm tra
an ninh phải được thực hiện.Ví dụ : kiểm tra xem liệu hệ thống
camera, thiết bò thông tin & hệ thống ánh sáng có hoạt động
hiệu quả không.
4. Phụ trách ca ngày phải biết rõ những hoạt động của tất cả
các phòng ban để chỉ đạo việc thực hiện an ninh các khu vực cho
phù hợp.
5. Phụ trách ca đêm phải được thông tin nếu có phòng ban nào
đó làm việc ngoài giờ.
6. Tất cả các bảo vệ phải được trang bò những thiết bò phù hợp
để có thểå duy trì việc thông tin liên lạc với nhau mọi lúc.
7. Nghiêm túc thực hiện công tác tuần tra xung quanh các khu

vực được phân công, ghi nhận báo cáo vào các tủ lưu báo cáo
gắn ở các chốt xung quanh công ty. Nếu pháty hiện bất kỳ
trường hợp nghi vấn nào phải báo ngay cho trưởng ca/ chủ quản
BV để xử lý kòp thời.


Trang 8

8. Tất cả những thư từ, bưu phẩm … từ bên ngoài gởi vào phải
được kiểm tra & ghi nhận vào sổ trước khi chuyển giao các bộ
phận liên quan. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện bất kỳ
những dấu hiệu khác thừờng nào (tên, đòa chỉ người gởi
không có, bao thư nặng khác thường …) thì phải báo ngay cho
nhân viên an ninh/ đội trưởng BV để xin ý kiến xử lý.
9. Bảo vệ phải có tác phong nghiêm túc trong công việc.
Nghiêm cấm tất cả các bảo vệ tập trung tại 1 nơi để nói
chuyện cá nhân.
10. Bảo vệ phải niềm nở với khách từ cách hỏi chuyện đến
cách nghe chuyện cũng như nghiêm khắc với tất cả các trường
hợp sai phạm.
11. Bảo vệ phải thường xuyên tuần tra và kiểm tra tất cả các
thiết bò an ninh cũng như an toàn của công ty.
12. Bảo vệ phải biết sử dụng thành thạo các thiết bò an ninh
cũng như phương tiện an toàn PCCC.
3.3 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở CỔNG VÀO CÔNG TY
A. ĐỐI VỚI KHÁCH VÀ CÔNG NHÂN VIÊN CÔNG TY :
1. Tất cả khách vào công ty nên đăng ký tên, CMND gốc /hay
số passport, tên công ty và mục đích của chuyến thăm quan.
2. Khách hàng nên được phát thẻ ID dành cho khách sau khi việc
nhận dạng đã được xác minh bởi bộ phận liên quan trong công

ty. Trước khi khách rời khỏi công ty, thẻ ID của khách phải được
thu hồi lại và thời gian ra khỏi công ty phải được cập nhật vào
hồ sơ.
3. Tất cả công nhân viên phải đeo thẻ tên khi vào/ra công ty.
Lưu ý, thẻ tên phải được đeo ở vò trí mà bảo vệ có thể dễ
dàng nhận dạng. Ở những “khu vực cấm” thì chỉ những người
nào có phận sự mới được tiếp cận.
4. Đối với công nhân viên khi đi công tác bên ngoài phải xuất
trình “phiếu công tác” đã được cấp quản lý duyệt cho cổng
bảo vệ trước khi ra khỏi công ty.
5. Bất kỳ tình huống không hợp tác nào cũng phải được bảo
vệ cổng báo cáo cho chủ quản hay các phòng ban có liên quan
ngay lập tức để được giúp đỡ hổ trợ.
B. ĐỐI VỚI XE CỘ :
1. Tất cả xe cộ (xe tải, xe hơi, xe motô,…) vào công ty phải đăng
ký ngày và thời gian, tên công ty, số ĐT, biển số xe và mục
đích vào công ty. Những xe tải khi vào phải được kiểm tra bên
trong và bên ngoài để phát hiện & ngăn chặn sự xâm nhập
của những đồ bất hợp pháp vào công ty, nếu không tìm thấy
thì xe tải đó mới được cho vào bên trong công ty.


Trang 9

2. Tất cả xe cộ nên đăng ký thời gian ra khỏi công ty và số
niêm chì (khi cần thiết) khi rời công ty.
C. ĐỐI VỚI VIỆC GỞI THƯ TỪ :
1. Việc xác đònh thẻ ID hay hình ảnh đúng của các đối tác phải
được trình bày thông qua những giấy tờ ghi rõ mục đích đến
công ty của các đối tác.

2. Những gói hàng và thư vận chuyển tới phải được “kiểm tra”
trước khi chuyển giao cho các bộ phận liên quan.
3. Những biểu hiện của những thư từ, bưu phẩm đáng khả nghi :
- Không có đòa chỉ người gởi.
- Có dấu vết loang ngoài bìa thư hay thùng carton bò bạc màu hay
có những tinh thể nhỏ dính bên ngoài.
- Băng keo dán hay dây bện bò thừa.
- Chỗ gấp cứng & bò lồi ra.
- Nếp gấp bò thay đổi, bò nhăn nhó và không bằng phẳng.
- Thông tin người nhận bò sai, chữ bò biến dạng, thiếu tư.ø
- Có thể được gởi từ nước ngoài, thừa bưu phí.
4. Cách xử lý nếu bạn nhận dạng được 1 lá thư hay 1 bưu phẩm
không rõ ràng, khả nghi :
- Cầm cẩn thận, không lắc hay làm va chạm mạnh.
- Cách ly ngay lập tức.
- Không mở, không ngửi hay chạm vào.
- Xử lý nó cẩn thận, báo chính quyền hay đòa phương có chức
năng.
5. Nếu 1 bưu kiện được mở ra & phát hiện có mối đe dọa :
* Trường hợp 1 quả bom :
- Nhanh chóng sơ tán.
- Báo cho cảnh sát
- Báo thanh tra bưu điện
- Báo cảnh sát PCCC
* Trường hợp máy dò:
- Hạn chế sự tiếp cận, không chạm vào
- Nhanh chóng sơ tán
- Tự bảo vệ mình trước vật lạ
- Gọi cảnh sát, thanh tra bưu điện
- Báo cảnh sát PCCC.

+ Trường hợp sinh học hay hóa chất :
- Cô lập, không chạm vào
- Sơ tán khẩn cấp, rửa tay bằng xà phòng & nước ấm
- Gọi công an, thanh tra bưu điện
- Báo cảnh sát PCCC


Trang 10

3.4 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC VĂN
PHÒNG
1. Tất cả cán bộ CNV phải đeo bảng tên và phải đeo bảng tên
sao cho dễ thấy để bảo vệ có thể xác đònh được một cách dễ
dàng.
2. Chủ quản của các phòng ban có trách nhiệm mở cửa phòng
làm việc trước giờ làm việc & khóa cửa sau giờ làm việc.
3. Tất cả các hồ sơ, giấy tờ phải được lưu giữ một cách hợp
lý, khoa học để sau này khi cần tìm lại dễ dàng.
4. Những công nhân hay khách bên ngoài không có phận sự thì
không được tiếp cận khu vực văn phòng. Nếu muốn vào thì phải
được sự chấp thuận của chủ quản phòng ban đó và chủ quản
bảo vệ.
5. Khu vực văn phòng phải được đảm bảo an ninh trong suốt thời
gian nghỉ ăn cơm trưa để tránh những người không phận sự
xâm nhập vào.
6. Nếu bất kì người lạ nào vào hỏi thăm những thông tin về
công ty bằng điện thọai hay thư điện tử … thì không được tiết lộ
bất kỳ thông tin nào về công ty, sau đó phải báo cáo chủ
quản đơn vò và phụ trách bảo vệ ngay tức thì.
7. Những trường hợp sử dụng máy tính để lên mạng thì phải

được sự đồng ý của Ban Giám Đốc.
8. Trong giờ làm hạn chế tối đa các cuộc điện thoại mang tính
chất cá nhân.
9. Trong giờ làm việc phải sử dụng những âm thanh chuông điện
thoại không ảnh hưởng đến không gian làm việc của tập thể.
10. Các số liệu của phòng ban mình khi cung cấp cho phòng ban
khác hay đối tác bên ngoài phải được sự đồng thuận của
trưởng phòng đó.
11. Trang phục của cán bộ CNV phải chỉnh tề.
3.5 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHO NGUYÊN PHỤ
LIỆU :
1. Bảo vệ/quản lý phải mở khóa cửa và thực hiện công tác
kiểm tra an ninh & an toàn PCCC mỗi buổi sáng.
2. Trước khi bắt đầu làm việc, chủ quản/tổ trưởng kho phải đi
kiểmt ra xung quanh khu vực của mình để đảm bảo tất cả hồ sơ
giấy tờ, hàng hóa trong kho ở tình trạng bình thường, không có
những bất thường.
3. Trong thời gian làm việc, thủ kho phải luôn luôn ở trong kho
để kiểm soát hàng xuất nhập.
4. Tất cả hồ sơ phải đúng và được cập nhật, tất cả hàng ravào đều phải đăng ký & phải được ghi nhận rõ ràng số phiếu
xuất/nhập của công ty.


Trang 11

5. Tất cả các số liệu phải được điền đùng chỗ, đúng loại
chứng từ & phải làm xong trước khi rời khỏi công ty.
6. Hồ sơ & những chứng từ liên quan phải được lưu giữ ít nhất 2
năm.
7. Trước khi đóng kho, chủ quản/tổ trưởng phải đảm bảo không

có bất kỳ thùng carton đựng hàng đang được làm dở dang để ở
bên ngoài kho. Nếu có, phải nhanh chóng di chuyển vào bên
trong kho trước khi khóa cửa kho.
8. Tất cả cửa sổ. cửa chính phải được đóng, khóa và những
yêu cầu an ninh cần thiết phải được làm xong trước khi đóng
cửa kho.
9. Bảo vệ sẽ thực hiện tuần tra khu vực kho để kiểm tra lần
cuối trước khi khóa cửa, ổ khóa phải được niêm phong & ghi
nhận ngày giờ, chữ kí bảo vệ.
10. Trường hợp có container hay xe tải hàng nhập, chủ quản kho
phải sắp xếp nhân viên phụ trách theo dõi xuống hàng & báo
bộ phận bảo vệ biết đểû cử người giám sát quá trình nhập
hàng. Trường hợp đang xuống hàng dở dang, phải tạm ngưng thì
bảo vệ & người được giao nhiệm vụ theo dõi xuống hàng phải
kiểm tra bên trong container/xe tải xem có người hay vật lạ ở
bên trong hay không trước khi khóa cửa container hay xe tải.
Trường hợp lưu container qua đêm thì chủ quản kho phải báo cho
bộ phận bảo vệ tình trạng này để sắp xếp tuần tra giám sát
khu vực lưu container.
3.6 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC SẢN XUẤT
1. Bảo vệ phải mở khóa cửa và thực hiện công tác kiểm tra
an ninh & an toàn PCCC mỗi buổi sáng.
2. Tất cả công nhân viên phải đeo thẻ tên khi làm việc bên
trong công ty và thẻ phải được đeo sao cho bảo vệ có thể thấy
và xác đònh dễ dàng khi làm việc.
3. Công nhân viên có trách nhiệm cảnh giác & thông báo bất
kỳ những vật dụng không xác đònh rõ có trong khu vực sản
xuất của mình. Nếu phát hiện phải báo cáo chủ quản của
mình ngay tức thì.
4. Tất cả hàng thành phẩm, bán thành phẩm, phụ liệu … được

chuyển giao từ bộ phận này sang bộ phận khác đều phải được
liệt kê rõ ràng trong phiếu giao –nhận.
5. Trong trường hợp phát hiện có người lạ xuất hiện ở khu vực
sản xuất và người này không đi cùng với người của công ty
hay gói hàng lạ ở khu vực làm việc của mình thì các công nhân
viên phải có trách nhiệm báo cáo cho chủ quản của mình &
bảo vệ biết, tránh manh động làm thiệt hại đến bản thân.


Trang 12

6. CB-CNV có trách nhiệm bảo quản & cất giữ những dụng cụ
của mình theo đúng qui đònh. Nếu có bất kì dụng cụ nào bò mất
hay thất lạc, nhười này phải có trách nhiệm báo cáo cho chủ
quản của mình ngay lập tức.
7. Cuối ngày làm việc, chủ quản của mỗi bộ phận và bảo vệ
nên thực hiện việc kiểm tra ở khu vực làm việc để đảm bảo
rằng không có bất kỳ những đốt tượng hay đồ vật bất hợp
pháp ở bên trong xưởng, sau đó bảo ve/quản lý mới đóng &
khóa tất cả các cửa sổ, cửa cái lại.
3.7 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC ĐÓNG
GÓI :
1. Bảo vệ phải mở khóa cửa và thực hiện công tác kiểm tra
an ninh & an toàn PCCC mỗi buổi sáng.
2. Tất cả hàng hóa ra - vào phải được đăng ký rõ ràng để
đảm bảo không có những hàng hóa giả mạo lẫn lộn vào
hàng đóng gói để sản xuất.
3. Không được để tình trạng có những thùng carton đang đóng dở
dang & chưa được dán miệng thùng lại để qua đêm, nhằm tránh
những đồ vật phi pháp bò đặt vào trong những thùng đang đóng

gói dở dang này.
4. Tất cả chứng từ, hồ sơ phải được cất giữ vào trong tủ có
khóa cẩn thận nhằm tránh việc những đối tượng không có
trách nhiệm tiếp cận những hồ sơ, giấy tờ này.
3.8 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC XUẤT
HÀNG & KHO NÓI CHUNG
3.8.1
Ở KHU VỰC XUẤT HÀNG:
1. Mỗi buổi sáng bảo vệ nên mở cửa và tiến hành việc kiểm
tra về an ninh & an toàn PCCC.
2. Khu vực xuất hàng là nơi hạn chế sự tiếp cận của các đối
tượng không liên quan (“không phận sự miễn vào”). Chỉ có
những người được chủ quản giao trách nhiệm & có thẻ C-TPAT
mới được vào làm việc trong khu vực này.
3. Trường hợp có container xuất hàng lưu qua đêm ở công ty thì
bảo vệ ghi nhận vào sổ bảo vệ, kết hợp kiểm tra contaier mỗi
khi làm công tác tuần tra xung quanh công ty, ghi nhận tình hình
tổng thể trước khi bàn giao ca trực sau.
3.8.2
Ở KHO :
1. Bảo vệ phải mở cửa và thực hiện công tác kiểm tra an ninh
& an tòan PCCC.


Trang 13

2. Khu vực kho thành phẩm là khu vực “không phận sự miễm
vào”, chỉ có những công nhân viên thuộc khu vực kho hay
những người có thẻ C-TPAT mới được vào khu vực này.
3. Nhân sự trực thuộc kho phải kiểmt ra kho để đảm bảo rằng

tất cả các hồ sơ giấy tờ & hàng hóa không có dấu hiệu khác
thường.
4. Khu vực kho & văn phòng phải luôn được được đảm bảo an ninh
& được giám sát tốt.
5. Tất cả thẻ kho (hay những chứng từ theo dõi về tình hình
nguyên phụ liệu) phải luôn được cập nhật, tất cả việc nhập
và xuất nguyên phụ liệu đều phải được đăng ký rõ ràng.
6. Thẻ kho phải được rõ ràng và chính xác với các con số được
ghi chép trong đó. Những hồ sơ có liên quan cũng phải được lưu
giữ ít nhất 2 năm.
7. Tất cả các chứng từ và thẻ kho phải được sắp xếp và bỏ
vào các file hồ sơ tương ứng trước khi kết thúc ca làm việc.
8. Khi kết thúc ca làm việc, bảo vệ phải đảm bảo rằng không
có những thùng carton đựng NPL nào ở bên ngoài kho. Nếu có
thì những thùng carton phải được chuyển vô kho và phải được
kiểm tra cẩn thận.
9. Tất cả cửa ra, vào, cửa sổ phải được khóa và qui trình kiểm
tra phải được hoàn tất trước khi kho đóng cửa.
10. Bảo vệ phải thực hiện việc kiểm tra một lượt cuối trước khi
khóa cửa. Sau khi khóa cửa, thời gian khóa cửa phải được ghi
nhận cùng với chữ ký của chủ quản bảo vệ.
11. Trường hợp có contaier nhập hàng lưu qua đêm, chủ quản kho
phải kiểm tra bên trong contaier trước khi khóa contaier để đảm
bảo không có người nào còn lại bên trong hay không có những
vật lạgì được bỏ vào bên trong contaier trước khi niêm phong
khóa container. Bảo vệ phải ghi nhận vào sổ những trường hợp
này và kết hợp kiểm tra contaier mỗi khi làm công tác tuần tra
xung quanh công ty,ghi nhận tình hình tổng thể khi bàn giao ca trực
sau.
3.9. QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG

QUA LẠI GIỮA CÔNG TY VÀ CÁC XƯỞNG.
3.9.1 QUI ĐỊNH CHUNG :
- Công ty có hợp đồng với một hãng vận tải chuyên nghiệp,
có các thông tin về hãng vận chuyển khi có sự cố trên đường
vận chuyển để kòp thời giải quyết.
- Qui đònh ttrách nhiệm kiểm soát vận chuyển hàng cho bộ
phận bảo vệ nội bộ.


Trang 14

- Tất cả các qúa trình vận chuyển qua lại giữa công ty & các
xưởng đều phải được ghi nhận bằng văn bản và có chữ ký
xác nhận của các bên có liên quan.
- Khu vực xuống hàng, lên hàng đếu phải có bảo vệ giám sát
& có camera quay.
- Tuyến đường vận chuyển hàng từ công ty -> các xưởng &
ngược lại phải thực hiện theo đúng lộ trình qui đònh.
- Thời gian vận chuyển hàng từ công ty <-> các xưởng phải ghi
nhận cụ thể.
- Bảo vệ ở cổng lượt đi sẽ ghi nhận giờ xe tải bắt đầu rời
khỏi nhà máy & bảo vệ ở các cổng xưởng đến sẽ ghi nhận
giờ xe tải bắt đầu vào, nhằm kiểm soátt thời gian vận chuyển
hàng qua lại giữa các xưởng xem có nằm trong khu thời gian
chuẩn hay không.
- Đội trưởng/đội phó bảo vệ sẽ chòu trách nhiệm kiểm tra thời
gian vận chuyển hàng từ công ty sang các xưởng xem có hợp ký
không, có nằm trong khung thời gian qui đònh không.ghi nhận báo
cáo và trình chủ quản bảo vệ cuối mỗi ngày. Nếu có bất kỳ
sự vượt mức thời gian qui đònh, bảo vệ sẽ báo cho chủ quản

bảo vệ ngay lập tức để tìm hiểu lý do & xử lý tùy theo từng
trường hợp.
3.9.2 QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN HÀNG :
1. Trường hợp bình thường :
- Tổ trưởng đóng gói sẽ dựa vào packing list xuất hàng để
chuẩn bò hàng giao.
- Tại khu vực lên hàng sang các xưởng :
+ Hàng phải được kiểm tra cẩn thận về mã hàng, po #, màu,
size, số lượng … bởi đại diện của các bên đóng gói & bảo vệ
áp tải hàng, bảo vệ công ty ở chốt này sẽ giám sát quá
trình xếp hàng lên xe.
+ Bảo vệ sẽ ghi chi tiết vào phiếu mang hàng ra cổng, trình chủ
quản bảo vệ & trưởng xưởng phê duyệt.
+ Sau khi được phê duyệt : hàng sẽ được đem lên xe tải, khóa và
niêm seal cẩn thận.
- Tại cổng bảo vệ ở công ty : làm thủ tục đăng ký xuất như qui
trình hướng dẫn an ninh tại cổng.
- Tại cổng bảo vệ ở xưởng : làm thủ tục đăng kí nhập như qui
trình hướng dẫn an ninh tại cổng.
- Tại khu vực nhập hàng ở các xưởng :
+ Hàng sẽ được bốc dở xuống bởi công nhân.
+ Đại diện bảo vệ áp tải hàng sẽ kiểm tra lại hàng hóa theo
mã hàng, po#, màu, size… theo list hàng (giấy mang hàng ra
cổng).


Trang 15

+ Bảo vệ sẽ giám sát quá trình nhận hàng tại điểm dở hàng
tại các xưởng.

+ Trường hợp có sự cố (hàng bò thiếu số lượng, không đúng
po#, không đúng size, màu …) bảo vệ áp tải cùng chủ quản
đóng gói, công nhân được giao nhiệm vụ kiểm đếm hàng nhập,
bảo vệ (giám sát quá trình dở hàng) sẽ cùng nhau tìm hiểu lý
do & giải quyết vấn đề cụ thể, rõ ràng bởi các bên có liên
quan. Bảo vệ giám sát sẽ ghi nhận tình hình và báo cáo tổ
trưởng/chủ quản bảo vệ.
2.Trường hợp vét hàng :
- Chủ quản đóng gói sẽ dựa vào tình hình đóng hàng, xuất
hàng… để biết được hiện tại bộ phận mình cần thêm những
loại hàng nào, số lượng, màu, size … bao nhiêu. Sau đó sẽ ghi ra
một danh sách cụ thể và gởi sớm cho bộ phận đóng gói theo
yêu cầu bổ sung.
- Bộ phận đóng gói sẽ căn cứ vào danh sách này và chuẩn bò
hàng theo danh sách yêu cầu.
- Các qui trình còn lại sẽ thực hiện giống như trường hợp bình
thường ở trên.
- Trường hợp vận chuyển hàng từ các xưởng sang công ty cũng
thực hiện đúng như những qui đònh an ninh nêu trên.
3.10. QUI TRÌNH KIỂM SÓAT QUÁ TRÌNH XUẤT HÀNG
* ĐĂNG KÍ TẠI CỔNG BẢO VỆ :
Bất kỳ xe vận chuyển hàng xuất nào cũng phải đăng ký tại
cổng bảo vệ trước khi vào bên trong công ty, thủ tục đăng ký
như sau :
1. Tài xế xuất trình giấy CMND gốc, bằng lái.
2. Phụ xế (nếu có) cũng xuất trình CMND gốc và giấy giới
thiệu. Phụ xế sẽ đi cùng với bảo vệ nhà máy vào khu vực
xuất - nhập hàng để giúp tài xế xe điều khiển xe đậu đúng nơi
qui đònh, sau đó người này sẽ ra ngoài phòng bảo vệ ngồi sau
khi làm xong nhiệm vụ của mình.

3. Giấy giới thiệu hoặc giấy xác nhận của hãng vận tải mà
công ty đã ký kết hợp đồng.
4. Nếu là contaier thì tài xế sẽ giao seal & giấy tờ của hãng tàu
cho bộ phận XNK công ty, hai bên sẽ xác nhận bằng văn bản
việc giao nhận chứng từ và niêm chì (seal).
5. Công ty sẽ chỉ hợp đồng với hãng vận tải uy tín, có đào tạo
và kiểm tra nhân viên (tài xế, phụ xế) kỹ kưỡng. tài xế và
phụ xế phải được đào tạo hướng dẫn cách xử lý các tình
huống bất ngờ, khẩn cấp (kẹt xe, đánh lộn, bánh xe bò xẹp …)
xảy ra ttrong quá trình vận chuyển hàng.


Trang 16

* KIỂM SOÁT AN NINH Ở KHU VỰC ĐÓNG THÙNG, KHO
THÀNH PHẨM & KHU VỰC XUẤT HÀNG :
1. Khu vực này được bố trí ở một khu vực riêng biệt, tách rời
hẳn với các bộ phận khác. Xung quanh có dán hình & danh sách
những CB.CNV làm việc ở khu vực này và những cảnh báo “
kkông phận sự miễn vào”nhằm hạn chế sự tiếp cận của các
đối tượng khác, dễ nhận biết những đối tượng lạ mặt xâm
nhập với lý do không rõ ràng.
2. Công ty thiết lập hệ thống bảo vệ thường xuyên tuần tra
kiểm soát xung quanh, bảo vệ công ty phải được huấn luyện về
chính sách & qui trình an ninh cần thiết.
3. Công ty phát hành thẻ C-TPAT cho những đốt tượng làm việc
trong khu vực này, chỉ có những công nhân có thẻ C-TPAT mới
được vào khu vực này. Do đó, những công nhân đóng gói và
công nhân kho sẽ được phát hành mỗi người một thẻ C-TPAT có
hình; những đối tượng khác nếu vì công việc phải tiếp cận khu

vực này thường xuyên cũng sẽ được phát hành 1 thẻ tương tự
(chủ quản của bộ phận này đề xuất); riêng những đối tượng
thuộc khu vực khác ít khi tiếp cận khu vực này sẽ phải đăng ký
tại bảo vệ & được phát 1 thẻ C-TPAT không có hình trước khi vào
khu vực này, sau khi kết thúc công việc thì đối tượng này gởi
trả lại thẻ cho bảo vệ trước khi rời khỏi khu vực này.
4. Quản lý nhà máy theo dõi giám sát các nhân viên trong
quá trình làm việc về thái độ, tinh thần, sự hợp tác … nếu
phát hiện những biểu hiện khả nghi, bất thường sẽ phối hợp
với phòng nhân sự & Complaince để tìm hiểu. Điều tra nhằm hạn
chế những tình huống xấu xảy ra, ảnh hưởng đến sự an tòan
của con người, hàng hóa…
* KIỂM TRA XE TẢI/CONTAINER RỖNG/TRAILER :
1. Bộ phận bảo vệ hoặc nhân viên quản lý sẽ tiến hành
kiểm tra xe tải/container/trailer theo các mẫu hướng dẫn. Kiểm
đối chiếu số xe, số cont., số seal, kiểm cont./xe rỗng theo tiêu
chuẩn 9 điểm : vách trước, bên trái, bên phải, sàn, trần, cửa
bên trong & bên ngoài, bên trong và bên dưới cabin, …. Kiểm tra
trailer theo tiêu chuẩn 5 điểm : mặt trước, đèn xe, 2 cửa trái và
phải, móc giữa trailer và container, gầm và bánh trailer. Sau đó,
bảo vệ hoặc nhân viên quản lý kiểm tra phải ký tên vào
biên bản và lưu giữ trong 1 năm.
2. Trong trường hợp bảo vệ nhân viên quản lý phát hiện bất
kỳ khác thường thì phải báo cáo cho phòng xuất nhập khẩu
ngay lập tức, phòng xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với hãng tàu
để yêu cầu giải thích & đưa ra hướng giải quyết cụ thể.


Trang 17

3. Lưu ý quá trình kiểm cont./xe tải rỗng phải được chụp hình ghi
nhận lại theo các bước thực hiện.
* KIỂM TRA VẬN CHUYỂN HÀNG LÊN CONTAINER :
1. Thùng hàng thành phẩm phải được kiển tra đối chiếu với
trọng lượng chuẩn trên packing list , nhằm đảm bảo không có
bất kỳ vật lạ ở bên trong thùng carton xuất khẩu.
2. Hàng xuất được bố trí trong kho & được phân theo khi vực hàng
“OK” (kiểm Final đạt), hàng chờ kiểm, hàng tồn, … những khu vực
này được ghi nhận vào bảng & sổ theo dõi nhằm tránh trường
hợp xếp lộn style, lộn po#, …
3. Trước khi chất hàng lên container /thùng xe tải, bảo vệ và
chủ quản hay tổ trưởng kho sẽ kiểm tra đối chiếu số lượng
hàng thực xuất với packing list & ghi nhận vào form kiểm soát số
thùng được đưa lên container/xe tải. Trường hợp phát hiện bất kỳ
sự khác biệt, sai về mã hàng, số lượng thừa hay thiếu, quá trình
xuất hàng phài ngừng ngay lập tức, tất cả những bộ phận
liên quan như bảo vệ, kho thành phẩm, xuất nhập khẩu sẽ thảo
luận làm rõ & xác đònh với nhau trước khi tiếp tục lên hàng để
đảm bảo đúng hàng, đúng số lượng được lên đúng container.
Sau đó báo cáo lại toàn bộ sự việc và được lưu ít nhất 1 năm.
4. Quá trình lên hàng phải được giám sát chặt chẽ bởi những
người có trách nhiệm (chủ quản/ tổ trưởng kho, bảo vệ) nhằm
tránh hàng hóa & người lạ/bất hợp pháp lẫn lộn vào bên trong.
5. Quá trình xuất hàng phải được chụp hình ghi nhận theo công
đoạn : lúc cont./xe tải rỗng (chưa lên hàng), lúc hàng lên được
phân nửa, lúc hàng lên xong, lúc đóng cửa cont., lúc niêm chì
xong.
* KIỂM TRA ĐÓNG CONTAINER & ĐÓNG SEAL :
1. Sau khi nhận niêm chì (seal) từ hãng tàu, nhân viên phòng
xuất nhập khẩu phải kiểm tra bên ngoài niêm chì (để xem nó

mới hay cũ-đã qua sử dụng ), số seal, so sánh số seal với số
container, … và điền vào biên bản kiểm soát seal, sau đó bảo
quản seal trong một cái hộp khóa cẩn thận và để trong phòng
xuất nhập khẩu.
2. Sau khi hàng hóa được chất lên container xong, bảo vệ/quản lý
sẽ tiến hành niêm chì (đóng seal), khóa container /thùng xe,
nhằm đảm bảo không có bất cứ vật lạ lọt vào bên trong
container/thùng xe tải hàng xuất.
3. Quá trình này phải được chụp hình và ghi nhận lại.
4. Bảo vệ phải tuần tra xung quanh khu vực để cont./ xe tải để
đảm bảo an ninh.


Trang 18

5. Phòng xuất nhập khẩu phải mở sổ ghi chép và quản lý tất
cả các số seal và số container của cả hàng xuất và hàng
nhập để xuất trình khi cơ quan chức năng yêu cầu.
6. Ban Giám Đốc quyết đònh bổ nhiệm Lê Thò Phương Huỳnh, bộ
phận xuất khẩu chòu trách nhiệm giữ và cấp phát seal.
* KIỂM SÓAT CONTAINER LƯU QUA ĐÊM TẠI CÔNG TY:
1. Trường hợp container hay xe tải đã lên hàng một phần, phần
hàng còn lại chưa chuẩn bò xong phải chờ đáp ứng, thì chủ
quản kho thành phẩm và bảo vệ phải sắp xếp kiểm tra bên
trong cont.,/xe tải để xem có vật gì lạ hay người ở bên trong hay
không trước khi khóa và niêm phong cửa cont.,/xe. Mục đích tránh
những tình huống xấu xảy ra, sau đó thông báo bộ phận bảo
vệ tình hình này.
2. Trường hợp cont.,/xe tải đã lên hàng xong, chủ quản kho thành
phẩm cũng phải sắp xếp kiểm tra bên trong xem có vật gì lạ

nhét vào kẽ giữa của cont., hay thùng carton không? Sau đó cho
khóa & niêm chì cẩn thận và báo cho bộ phận bảo vệ biết
cont,./xe này sẽ được lưu qua đêm ở trong công ty
3. Bộ phận bảo vệ phải sắp xếp người tuần tra xung quanh
những khu vực có đậu xe cont.,/ xe tải.
4. Ngoài ra, xe cont.,/xe tải phải được đậu trong một khu vực an ninh
và không ai được vào khu vực này nếu không có sự cho phép.
Bảo vệ phải giám sát khu vực này 24/24 cho đến khi hàng được
vận chuyển ra cảng/ sân bay.
* ÁP TẢI HÀNG ĐẾN CẢNG:
1. Bảo vệ & tài xế xe tải hay container sẽ ký xác nhận trách
nhiệm vận chuyển hàng của mỗi chuyến xuất hàng.
2. Kiểm soát thời gian.
● Từ nhà máy đến cảng Cát Lái
: 170 minutes
● Từ nhà máy đến Tân Cảng
: 140 minutes
● Từ nhà máy đến Tân Sơn nhất
: 70 minutes
3. Bảo vệ sẽ cùng với nhân viên xuất nhập khẩu, tài xế
container chuyển giao hàng vào đến kho hải quan an toàn đồng
thời phải báo cáo thời gian đến vào sổ ghi chép tại bảo vệ thì
mới xong trách nhiệm.
4. Trong quá trình vận chuyển hàng, nếu có bất kỳ khó khăn,
trở ngại gì (kẹt xe, xe bò xẹp bánh, …) nhân viên áp tải phải gọi
điện báo cho cho chủ quản/tổ trưởng bảo vệ để xin hướng
dẫn.
5. Nhân viên áp tải phải báo cho chủ quản/tổ trưởng bảo vệ
ngay khi hàng vừ đến cảng và sau khi trở về công ty.
3.11. QUI ĐỊNH CÔNG TÁC AN TOÀN QUẢN LÝ MẠNG CNTT

Trang 19

1. Công ty qui đònh IT phải có mật khẩu (password) để kiểm tra
việc nhân viên có thể truy cập vào hệ thống mạng nội bộ &
những dữ liệu bảo mật, mật khẩu bảo vệ mạng nội bộ sẽ do
nhân viên IT cung cấp. Việc khai thác thông tin theo qui đònh như
sau : chủ quản các phòng ban được quyền xem xét dữ liệu của
phòng ban mình, khi cần khai thác thông tin từ các phòng ban
khác phải được sự chấp thuận của Giám Đốc nhà máy.
2. Công ty đònh kỳ kiểm tra hệ thống mạng nội bộ 1 tháng / lần.
3. Mật khẩu (password) phải thay đổi theo đònh kỳ 2 tháng/lần.
4. Không được tiết lộ mật khẩu cho bất kì người nào khi không
có lệnh của chủ quản.
5. Nhân viên sử dụng internet phải được sự đồng ý của chủ
quản và Ban Giám Đốc.
6. Tuyệt đối không được sử dụng đòa chỉ Email của công ty cho
cá nhân.
7. Không được tiết lộ hay cung cấp bất cứ một thông tin nào
của công ty cho các đơn vò hoặc cá nhân bên ngoài công ty khi
chưa có lệnh của Giám Đốc.
8. Không được tự ý sao chép các thông tin dữ liệu bên ngoài
vào máy tính của công ty, nhân viên sử dụng chương trình ngoài
chương trình của công ty để giải quyết công việc nghiệp vụ
phải được sự chấp thuận của Giám Đốc.
10. Các qui đònh trên phải được quán triệt đến tất cả các nhân
viên sử dụng máy vi tính, bộ phận IT có trách nhiệm quản lý
toàn bộ hệ thống máy tính của công ty. Nếu phát hiện cá
nhân nào có vi phạm thì nhắc nhở hoặc lập biên bản, nếu

nghiêm trọng thì niêm phong máy tính & trình Giám Đốc.
11. IT có nhiệm vụ kiểm tra đònh kỳ hệ thống điện thoại nội bộ.
Tình trạng nghe, tình trạng nói, tình trạng gọi đi trong công ty, tình
trạng gọi đi ra bên ngoài.
12. Việc kiểm tra tình hình sử dụng máy vi tính và tình hình sử
dụng điện thoại phải được ghi chép cụ thể và ký vào sổ kiểm
tra.
13. Huấn luyện cho nhân viên mới cách sử dụng máy vi tính về
chính sách an ninh đối với hệ thống IT. Huấn luyện đònh kỳ mỗi
năm 1 lần cho tất cả người sử dụng máy vi tính.
14. Khi có nhân viên thôi việc, ngay lập tức kiểm tra tất cả các
dữ liệu nội bộ và thay đổi mật khẩu đế tránh tổn thất.
15. Tất cả nhân viên sử dụng máy vi tính phải hiểu và tuân
theo chính sách an ninh về IT.
16. Máy tính sẽ ở chế độ màn hình chờ nếu không sử dụng sau
15 phút.
17. Tất cả dữ liệu phải được lưu lại trong ổ đóa cứng và cất giữ
ở nơi an toàn.


Trang 20

1.12 QUI ĐỊNH AN TOÀNCHO KHU VỰC ĐỖ XE :
1. Tất cả những khu vực đổ xe phải được tách riêng biệt : khu
vực để xe cho CB.CNV, khu vực để xe cho khách, khu vực xe tải, khu
vực xe cont, mỗi khu vực phải có biển báo để dễ theo dõi giám
sát.
2. Tất cả xe cá nhân phải được đỗå cách xa khu vực bốc và dở
hàng.
3. Bảo vệ thường xuyên tuần tra xung quanh khu vực này.

PHẦN IV
QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH
VỀ CHỨNG TỪ SỔ SÁCH HỒ SƠ
4.1 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở PHÒNG KẾ TOÁN
1. Tất cả các hồ sơ chứng từ kế tóan phải cụ thể và chi tiết
không tẩy xóa cạo sửa bất kỳ nội dung nào trên chứng từ
đãõ được kí duyệt.
2. Chứng từ thanh toán phải được đúng theo qui đònh của pháp
luật.
3. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh phải có chứng từ hóa đơn
đúng theo qui đònh.
4. Số liệu tài chính kế toán phải được bảo mật và tuyệt đối
không cung cấp cho bất cứ cá nhân hay tổ chức nào khi chưa
có sự đồng ý của Ban Giám Đốc.
5. Mọi nghiệp vụ, hàng hóa phát sinh phải có nguồn gốc cung
cấp hàng hóa hay dòch vụ đó.
6. Nghiêm cấm mọi hành vi hàng hóa dòch vụ của đơn vò này
những chứng từ thanh toán hàng hóa dòch vụ của đơn vò khác
làm sai lệch nguồn gốc hàng hóa dòch vụ khi cơ quan chức năng
có nhu cầu kiểm tra.
7. Nghiêm cấm mọi hành vi chia nhỏ nghiệp vụ hay giá trò hàng
hóa để không xuất hóa đơn tài chính nhằm tiếp tay cho những
đơn vò khác trốn thuế và làm sai lệch nguồn gốc hàng hóa
dòch vụ khi cơ quan chức năng có nhu cầu kiểm tra.
8. Không duyệt chi những nghiệp vụ nhỏ không có hóa đơn tài
chính đúng nơi cung cấp hàng hóa dòch vụ làm ảnh hưởng đến
công tác điều tra của cơ quan chức năng.
9. Không duyệt chi những nghiệp vụ tiếp tay cho tham nhũng làm
ảnh hưởng đến tình hình xuất nhập khẩu của quốc gia cũng như
tình hình an ninh về an toàn hàng hóa xuất khẩu,nhập khẩu.

10. Tất cả hồ sơ chứng từ kế toán phải lưu trữ và bảo quản
cẩn thận phải cung cấp kòp thời cho cơ quan chức năng khi có
yêu cầu.


Trang 21

4.2 QUI ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ XUẤT NHẬP KHẨU:
1. Tất cả các hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hóa phải được lưu
trữ bảo quản cẩn thận đồng thời phải cung cấp kòp thời cho cơ
quan chức năng khi có nhu cầu.
2. Các hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu phải tuyệt đối đúng
thực tế.
3. Nghiêm cấm mọi hành vi tẩy sửa hồ sơ chứng từ xuất nhập
khẩu hàng hóa làm sai lệch thông tin gây ảnh hưởng đến công
ty và quốc gia.
4. Sổ sách ghi chép sồ container, số seal phải đảm bảo ghi đúng
và ghi đủ để cung cấp kòp thời và chính xác cho cơ quan chức
năng.
5. Các hồ sơ chứng từ nhà cung cấp container và xe vận tải
phải ghi chép đúng và đủ để cung cấp cho cơ quan chức năng
khi có yêu cầu.
4.3 QUI ĐỊNH QUẢN LÝ VỀ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG NHÂN
VIÊN
Tất cả mọi người vào làm việc tại công ty đều phải có hồ sơ
cá nhân (CMND, lý lòch, …) theo quy đònh của luật lao động.
1. Hồ sơ cá nhân của tất cả mọi người phải lưu trữ theo thứ tự
để dễ truy tìm khi cơ quan chức năng có yêu cầu.
2. Hồ sơ cá nhân phải tuyệt đối đúng người đúng hồ sơ bảo
đảm truy tìm đúng người khi cơ quan chức năng có yêu cầu.

3. Hình ảnh phải thường xuyên cập nhật mới cho từng cá nhân
để đảm bảo bằng cách thông thường có thể nhận dạng được
người đó.
4.4 QUI ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁC NHÀ CUNG CẤP
1. Người thực hiện mua hàng hóa dòch vụ phải có hồ sơ ghi chép
các thông tin về nhà cung cấp hàng hóa dòch vụ đó (nhu đòa
chỉ, điện thoại, người cung cấp dòch vụ hàng hóa …) để cung
cấp kòp thời cho cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
2. Hồ sơ quản lý cung cấp hàng hóa dòch vụ phải đảm bảo lưu
trữ và để truy tìm.
4.5 QUY ĐỊNH VỀ ĐÁNH GIÁ VÀ CHỌN ĐỐI TÁC :
Khi chúng tôi chọn đối tác, chúng tôi kiểm tra những điểm sau
đây cho mục đích an ninh :
- Xem xét loại hình sản xuất kinh doanh.
- Kiểm tra về tính pháp lý như giấy chứng nhận kinh doanh, mã
số thuế, đòa điểm kinh doanh và văn phòng, …


Trang 22

- Đến nơi làm làm việc của đối tác tiềm năng để thu thập
thông tin.
- Thu thập thông tin liên quan thông qua báo chí, đài phát thanh,
truyền hình và mạng khác.
- Dựa vào những thông tin, nhà thầu sẽ được đánh giá và cung
cấp khả năng đánh giá.
- Từ những thông tin thu thập, nhân viên đánh giá sẽ phân tích
những điểm mạnh và yếu của mỗi nhà thầu.
- Lập danh sách và xếp hạng những nhà thầu được đánh giá.
- Nhân viên đánh giá trình Ban Giám Đốc danh sách các nhà

thầu được chọn.
- Ban Giám Đốc xem xét đưa ra quyết đònh
- Nhà thầu cam kết ký vào hợp đồng.
Tây Ninh, ngày 02 tháng 05
năm 2015
TỔNG GIÁM ĐỐC