Noi dung Kỹ năng làm việc nhóm

Thông tin về nhóm:
TÊN NHÓM:
Vô cực (Dự kiến) (lý do: Nhóm em là nhóm 8 nên khi cả nhóm cùng lên 1 chiếc
thuyền thì cũng như số tám đổ ra đồng thời cũng thể hiện một sức mạnh không có giới hạn khi
mọi người tập hợp lại thành 1 nhóm)
MỤC TIÊU:

Cùng nhau hoàn thiện kỹ năng để không ai tụt lại phía sau

KHẨU HIỆU:

Một người vì mọi người
Mọi người vì một người

QUY TẮC NHÓM
- Luôn đặt lợi ích của nhóm nên hàng đầu
- Hăng hái tham gia đóng góp ý kiến, công sức góp phần xây dựng nhóm lớn mạnh

1. Những lợi ích mà làm việc nhóm đem lại.
-

-

-

-

Các thành viên trong nhóm được cùng nhau thảo luận, đưa ra các phương án,
chọn lựa phương án tốt nhất để hoàn thành được mục tiêu chung mà Nhóm đề
ra.
Khi các thành viên trong nhóm cùng nhau hợp tác làm việc, họ sẽ có cơ hội học

hỏi lẫn nhau, cùng nhau chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm. Họ học hỏi được cách
xử lý tình huống xảy ra, học hỏi từ những thành viên khác và cả lãnh đạo.
Hoạt động theo nhóm giúp mỗi thành viên được thể hiện bản thân, nói ra ý kiến
của cá nhân mình mà không bị gò bó hay dập khuôn. Giúp thành viên dễ được
công nhận hơn qua ý kiến của thành viên khác trong nhóm và qua cách thể hiện
bản thân mình trong nhóm mà người lãnh đạo có thể nhìn nhận thấy. Hoạt động
và quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân
thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo. Giúp mọi người hiểu nhau và hoà
đồng hơn, tạo ra môi trường năng động và hiệu quả.
Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để
đưa các quyết định đúng đắn. Mỗi cá nhân trong nhóm sẽ được đưa ra quyết
định, ý kiến của cá nhân mà họ cho thấy ý kiến, phương án của họ là tốt và khả
thi. Từ những ý kiến mà họ đưa ra sẽ được cả nhóm thảo luận và xem xét và chọn
ra phương án tốt nhất.

2. Các bước để họp nhóm
a. THIẾT LẬP MỤC TIÊU RÕ RÀNG
•

Một cuộc họp phải có một mục đích cụ thể và rõ ràng. Trước khi bạn gửi lời mời lịch họp,
hãy tự hỏi mình:
o

Tôi muốn đạt được điều gì?


o
•

Có phải bạn đang muốn đưa ra một quyết định về một vấn đề cụ thể nào đó không?

Các cuộc họp thường trực với các mục đích mơ hồ, chẳng hạn như "cập nhật tình hình" sẽ
hiếm khi được tận dụng tốt thời gian.
b. XEM XÉT THÀNH PHẦN THAM DỰ
o
o
o

o

Khi bạn kêu gọi một cuộc họp, hãy dành thời gian để suy nghĩ về những người thực sự
cần có mặt.
Nếu bạn muốn thông báo một sự đổi mới trong công ty, hãy mời những người có thể
ảnh hưởng tới thông báo này.
Nếu bạn đang cố gắng giải quyết một vấn đề, hãy mời những người có thể đưa ra nhiều
ý tưởng cho một giải pháp tốt.

Khi mọi người cảm thấy rằng những gì đang thảo luận không liên quan đến họ, hoặc họ
thiếu kỹ năng chuyên môn để hỗ trợ, họ sẽ xem việc tham dự cuộc họp như một sự lãng
phí thời gian.

c. THEO SÁT KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH CUỘC HỌP
•

Phân chia các khoảng thời gian hợp lý cho từng hạng mục của cuộc hop, cho mọi thứ
bạn dự định trình bày trong cuộc họp.

•

Khi bạn đang ở trong cuộc họp, hãy đưa mục tiêu và kế hoạch cuộc họp lên màn hình để

mọi người cùng quan sát. Điều này giúp mọi người tập trung hơn

d. KHÔNG KHOAN NHƯỢNG
•

Không có gì hủy hoại một cuộc họp nhanh hơn là một người nói chuyện nhiều hơn cả
những chia sẻ có ích của anh ta.

•

Nếu bạn thấy một người chỉ toàn nói chuyện riêng và ảnh hưởng tới mọi người, hãy gọi
anh ta ra ngoài. Nói với anh ta rằng, "Tôi đánh giá cao sự đóng góp của bạn, nhưng bây
giờ tôi cần đóng góp từ những người khác trước khi đưa ra quyết định." Hãy công khai
về điều đó.

•

Việc sớm thiết lập các quy tắc cơ bản sẽ tăng hiệu quả làm việc cho nhóm của bạn.

e. BẮT ĐẦU ĐÚNG GIỜ, KẾT THÚC ĐÚNG GIỜ
•

Nếu bạn có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp thường xuyên, bạn nổi tiếng là người bắt
đầu và kết thúc nhanh chóng thì hầu hết mọi người sẽ cố gắng tham dự các cuộc họp
của bạn.

•

Các thành viên sẽ đánh giá cao một cuộc họp khi bạn hiểu thời gian của mọi người đều
là vàng bạc.

•

Một lưu ý khác về thời gian: Đừng lên lịch bất kỳ cuộc họp nào kéo dài hơn một giờ đồng
hồ. Nói chung sáu mươi phút là thời gian dài nhất mà mọi người có thể thực sự tham gia
vào một cuộc họp.

f.

KHÔNG SỬ DỤNG SẢN PHẨM CÔNG NGHỆ

•

Thực tế là nếu mọi người được phép mang iPads hoặc BlackBerries vào phòng, họ sẽ
không tập trung và đóng góp trong cuộc họp.

•

Thay vào đó, họ sẽ gửi email, lướt web hoặc giải trí. “Làm ơn hãy hướng mắt lên màn
hình”.

g. FOLLOW UP
•

Điều này rất phổ biến khi mọi người bước ra khỏi cùng một cuộc họp nhưng lại có rất
nhiều hướng suy nghĩ khác nhau về những gì vừa diễn ra.

•

Để giảm nguy cơ này, hãy gửi mail một bản ghi nhớ nêu những gì nổi bật đã được thực
hiện cho tất cả những người tham dự trong vòng 24 giờ sau cuộc họp.

•

Hãy ghi lại các công việc được giao, các nhiệm vụ được uỷ thác và các deadline.

3. Kỹ năng điều hành cuộc họp nhóm
Chuẩn bị những thứ cần thiết
-

Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc họp
diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản.
Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi
vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục
đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể.

-

Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó.
Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy
trước hết bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông
thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy,
khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin.

-

Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ yếu dựa
vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp
lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các

thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.

Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả


Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc
họp.
-

Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian.

-

Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để
tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn.

-

Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp.

-

Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã
giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây
gổ trong cuộc họp căng thẳng.

Tổng hợp cuộc họp
Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng.
-

Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải
quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên.

-

Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp.

-

Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp mà bạn
tổ chức. Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm và làm tốt hơn những lần sau. Hãy cố
gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc.

4. VAI TRÒ CỦA TỪNG THÀNH VIÊN TRONG NHÓM
Có 3 vai trò chính:
Vai trò thúc đẩy công việc:
 Thành viên nỗ lực hoàn thành công việc có thể đóng vai trò là người khởi xướng,

người thực hiện, người làm thông tin, người làm sang tỏ người hỗ trợ...
Vai trò gắn kết mối quan hệ:
 Các thành viên giữ gìn, củng cố và gắn kết mối quan hệ đồng chí, đồng đội nhằm

tạo điều kiện thuận lợi để nhóm làm việc hiệu quả
Vai trò gây cản trở nhóm:


 Đây là nhóm người tiêu cực thường đóng các vai trò như: người phụ thuộc, người

lười biếng, người áp đặt, người chỉ tay năm ngón,...
Tóm lại:

-

Một nhóm muốn phát triển cần phải khích lệ, động viên các thành viên giữ các vai
trò tích cực trong nhóm như vai trò thứ nhất và thứ hai, hạn chế và loại bỏ những
người thuộc nhóm ba.

-

Đặt ra những quy tắc, quy định chung để các thành viên nhóm tuân theo.

-

Trong trường hợp thành viên nào đó cứ khư khư giữ vai trò tiêu cực, không chịu
thay đổi và tuân thủ quy tắc thì nhóm không nên tiếp tục dung nạp thành viên đó.