SKKN một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp báo cáo tại phòng giáo dục và đào tạo huyện như xuân

1. MỞ ĐẦU
1.1. Lí do chọn đề tài
Công tác tổng hợp, xây dựng các báo cáo theo quy định của phòng
GD&ĐT như: tuần, tháng, sơ kết, tổng kết, báo cáo thi đua…; Kế hoạch, chương
trình công tác năm, quý, tháng…. Với khối lượng công việc lớn, khi tham mưu,
xây dựng báo cáo phải tổng hợp nhiều thông tin, kết quả công tác của tất cả các
bộ phận nghiệp vụ, tổ chuyên môn trong đơn vị, nguồn thông tin, báo cáo từ các
đơn vị, trường học trong huyện đòi hỏi vị trí tổng hợp phải thường xuyên nghiên
cứu, nắm vững những quy định, yêu cầu về công tác thông tin, chế độ báo cáo.
Do vậy, để hoàn thành tốt công tác tham mưu tổng hợp, giúp cho công tác
quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo đạt hiệu quả cao thì rất cần có phương
pháp tổng hợp đảm bảo các yếu tố nhanh, chính xác, đầy đủ. Đó là lí do nghiên
cứu và thực hiện giải pháp hữu ích của đề tài: “Một số giải pháp nâng cao chất
lượng công tác tham mưu tổng hợp, báo cáo tại Phòng Giáo dục và Đào tạo
huyện Như Xuân.”
1.2. Mục đích nghiên cứu:
- Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn
chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng
GD&ĐT Như Xuân.
- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác
tham mưu, tổng hợp; phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo quản lý ngành Giáo dục đáp
ứng yêu cầu đổi mới toàn diện hiện nay.
1.3. Đối tượng nghiên cứu:
- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu tổng hợp, báo cáo của
phòng GD&ĐT.
- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Bộ phận tổng hợp phòng GD&ĐT
từ năm học 2015-2016 đến nay.
1.4. Phương pháp nghiên cứu:
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xã
hội; ứng dụng Công nghệ thông tin, mà chủ yếu là:
+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin; tài liệu lưu trữ tại phòng

GD&ĐT.
+ Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của Sở GD&ĐT
1


Thanh Hóa; các phòng, ban, ngành cấp huyện và các đơn vị trường học; chọn
lọc phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết.

2


2. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
2.1. Cơ sở lí luận
Ở mỗi giai đoạn khác nhau, chức năng tham mưu - tổng hợp cũng có
những thay đổi nhất định. Chức năng tham mưu thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ
thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh
đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp
phục vụ lãnh đạo… Ngoài ra, vị trí tham mưu – tổng hợp còn là nhiệm vụ trực
tiếp phục vụ các hoạt động hằng ngày khi được lãnh đạo gioao nhiệm vụ phát
sinh. Chức năng tham mưu - tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật
thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu.
Tổng hợp tốt mà tham mưu không tốt thì không làm được việc gì. Theo
tôi tham mưu không chỉ là đề xuất chủ trương chính sách cho lãnh đạo, quản lý
mà còn phải hướng dẫn và thực hiện lĩnh vực mình đảm trách. Do vậy, người
làm nhiệm vụ tham mưu không đơn thuần chỉ là giúp việc, bảo sao làm vậy mà
phải là người có bản lĩnh, trung thực, thẳng thắng, có thái độ nghiêm túc trong
công việc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng, có tính nguyên tắc cao; là người phải có tư
duy biện chứng, không định kiến, hẹp hòi, không bảo thủ; không cảm tính, vụ
lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ cái đúng, không
sợ cấp trên trù dập.

Với việc xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu tổng hợp, những năm qua bản thân luôn coi trọng và không ngừng nỗ lực, cố
gắng làm tốt chức năng tham mưu - tổng hợp, giúp lãnh đạo Phòng, trực tiếp là
đồng chí Trưởng phòng trong tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp
hoạt động của cơ quan cũng như các bộ phận chuyên môn. Với phương
châm“Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Bản thân đã thực hiện nhiều
biện pháp nhằm đổi mới và nâng cao chất lượng công tác. Trong đó tập trung đổi
mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng chương trình công tác, chế độ thông tin
báo cáo; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý nhiệm vụ.
2.2. Thực trạng vấn đề
Trong những năm qua, mặc dù còn có nhiều khó khăn nhưng phòng
GD&ĐT đã tích cực, chủ động triển khai thực hiện các nhiệm vụ đạt được
những kết quả quan trọng, góp phần hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ phát
triển kinh tế xã hội của huyện nhà, từng bước khẳng định được vai trò, vị trí của
mình trong hệ thống các cơ quan hành chính của huyện; đã tham mưu cho
Huyện ủy, UBND huyện những chủ trương, giải pháp xây dựng quản lý ngành
3


đáp ứng yêu cầu đổi mới...Trong những kết quả đó có phần đóng góp không nhỏ
của bộ phận tổng hợp.
Tuy nhiên, công tác tham mưu- tổng hợp từ phòng GD&ĐT đến các đơn
vị, trường học thời gian quan vẫn còn những hạn chế, chưa được coi trọng, thể
hiện: Công tác báo cáo, tổng hợp còn chậm tiến độ, vẫn còn tình trạng báo cáo
còn chung chung, phản ảnh chưa thật sự sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất,
có lúc mang tính đối phó; một số văn bản, báo cáo chất lượng chưa đảm bảo
(năm học 2014-2015 có 45 trường hợp báo cáo chậm muộn bị nhắc nhở; năm
học 2015-2016 có 32 trường hợp báo cáo kém chất lượng); xử lý tình huống còn
thiếu linh hoạt, làm việc theo kiểm rập khuôn, phương thức gửi và nhận báo cáo
còn lạc hậu, phụ thuộc nhiều vào giấy tờ hành chính, chưa ứng dụng mạnh me
CNTT gây thất thoát lãng phí.

Những tồn tại hạn chế trên có nhiều nguyên nhân, nhưng chủ yếu là: Áp
lực đối với thời gian xử lý nhiệm vụ; CBQL, CBGV phụ trách công tác tổng
hợp, báo cáo tại các trường chưa thật chuyên tâm, chuyên sâu, thiếu kinh
nghiệm, khả năng phân tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt; chưa thật sự nỗ lực
trong học tập, tìm tòi nghiên cứu, chưa thật sự trăn trở, “dấn thân” vì tổ chức, vì
nhiệm vụ được giao.
2.3. Giải pháp tháo gỡ tình trạng
Từ những thực trạng như trên, qua thực tiễn làm công tác tổng hợp, xây
dựng báo cáo đã có một số giải pháp áp dụng nhờ vậy, tất cả công việc được
giao đều hoàn thành tốt, các báo cáo đều đảm bảo chất lượng, kịp thời, chính xác
và đầy đủ các nội dung yêu cầu, trong đó nổi bật như:
2.3.1. Xây dựng hệ thống tổng hợp thông tin
- Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc. Từng tổ chuyên môn
tại phòng GD&ĐT, BGH các trường học phải xây dựng kế hoạch, chương trình
làm việc cụ thể hàng tuần, hàng tháng; làm việc theo quy chế, quy trình cụ thể;
phải bám sát thực tiễn, phát hiện các vấn đề mới nảy sinh đề xuất các biện pháp
giải quyết kịp thời, đúng quy định của pháp luật. Cuối mỗi tuần, tháng phải có
đánh giá việc làm được, việc còn chậm tiến độ, việc tồn đọng… từ đó cung cấp
nguồn thông tin tổng hợp có chất lượng cho bộ phận tham mưu.
- Làm tốt công tác phối hợp trong nội bộ cơ quan phòng; giữa phòng với
các phòng, ban, ngành và các tổ chức đoàn thể trực thuộc UBND huyện trong
công tác tổng hợp tổng hợp thông tin.

4


- Sử dụng hệ thống đăng nhập, chia sẻ trực tuyến (online- phần mềm
Google Driver) trên mạng để thống kê, tổng hợp số liệu giúp rút ngắn thời gian
cập nhật thông tin, đảm bảo thông tin tổng hợp được cập nhật nhanh nhất, tránh
gây mất thời gian, lãng phí nhân lực, tiền bạc.

2.3.2. Đổi mới công tác xây dựng báo cáo:
- Yếu tố đầu tiên là vị trí tham mưu tổng hợp phải tận tâm với công việc,
chịu khó nghiên cứu nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau; thường xuyên tiếp
thu, học tập những kinh nghiệm; tinh thần trách nhiệm với công việc phải thật sự
cao, tham mưu cho lãnh đạo xây dựng báo cáo phải trung thực, đúng nội dung,
số liệu theo yêu cầu; sắp xếp công việc phải khoa học, hợp lí…
- Khi xây dựng một loại báo cáo thì không chỉ nghiên cứu những tài liệu
quy định về báo cáo đó mà cần phải nghiên cứu tất cả các loại văn bản, tài liệu
liên quan của nhiều lĩnh vực, tập hợp những vấn đề liên quan, có ảnh hưởng đến
nội dung báo cáo để xây dựng báo cáo được hoàn chỉnh, đảm bảo đầy đủ nội
dung và có chiều sâu.
- Tất cả các loại báo cáo đã xây dựng đều lưu trữ trên máy vi tính của bộ
phận tổng hợp, các báo cáo được lưu trữ theo năm, theo loại, theo thứ tự thời
gian thành từng file riêng. Điều nay, giúp cho việc tìm kiếm những nội dung hay
việc tổng hợp những số liệu liên quan các báo cáo sau dễ dàng và khoa học;
tránh việc cùng một nội dung, một dữ liệu mà phải đầu tư nhiều lần làm mất thời
gian không cần thiết. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi cán bộ làm phải tập trung với
tinh thần trách nhiệm cao nếu không dễ dẫn đến tình trạng copy sai nội dung, dữ
liệu.
- Xây dựng bản ghi các công việc cụ thể hàng ngày, thời gian thực hiện,
thời gian hoàn thành đối với từng loại báo cáo để sắp xếp thời gian thực hiện có
tuần tự, khoa học, hợp lí. Tránh tình trạng công việc bị tồn, bị sót, không thực
hiện kịp dẫn đến không đảm bảo về chất lượng, thời hạn.
2.3.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để hiện đại hóa công sở; ứng
dụng CNTT vào trong công tác quản lý điều hành.
- Đẩy mạnh công tác bồi dưỡng, tự bồi dưỡng khả năng ứng dụng CNTT
đối với CBQL, CBGV, CNV trong toàn Ngành.
- Tham mưu phối hợp cùng Trung tâm viễn thông Quân Đội Viettel chi
nhánh Như Xuân triển khai lắp đặt mạng cáp quang, ứng dụng phần mềm quản
lý trường học đến tất cả 51 đơn vị trực thuộc.

5


- Định hướng cho CBGV luôn có ý thức sưu tầm tài liệu hướng dẫn ứng
dụng CNTT hiệu quả, bằng cách làm này Phòng GD&ĐT đã có nhiều tài liệu
hay, dễ thực hành cho giáo viên sử dụng như: tài liệu hướng dẫn soạn giáo án
Power Point, hướng dẫn sử dụng máy chiếu (projieter), hướng dẫn thiết kế bài
giảng điện tử E-Learning, E Mind Maps, Lecture Maker, Photo Story... hướng
tới xây dựng kho tài liệu phục vụ công tác chuyên môn trong năm học 20182019 và những năm tiếp theo.
- Động viên CBGV tích cực tham gia các cuộc thi ứng dụng CNTT do
trường, ngành tổ chức.
- Sử dụng hệ thống SCAN để sao chụp văn bản, hệ thống đăng nhập, chia
sẻ trực tuyến (online) trên mạng để thống kê, tổng hợp số liệu giúp rút ngắn thời
gian cập nhật thông tin từ đó giảm đáng kể chi phí in ấn, phát hành văn bản so
với cách làm truyền thống mà vẫn giữ được tính Pháp quy và hiệu lực của các
văn bản đã ban hành.
- Thiết lập kho hồ sơ dữ liệu online giúp công tác lưu trữ hồ sơ, văn bản
mang tính hệ thống, khoa học và không lãng phí. Các hồ sơ sổ sách chuyên môn,
các loại biểu bảng liên quan công tác chuyên môn hiện nay được hệ thống hóa
theo từng loại tài liệu và lưu trữ đảm bảo theo từng năm học.
- Trong công tác Kế hoạch, thống kê, tổng hợp, kiểm định chất lương và
phổ cập giáo dục. Toàn ngành đã sử dụng phần mềm chuyên biệt trên nền
Microsoft Excel để thống kê số liệu hằng năm. Chính vì làm được điều này nên
trong thời gian từ tháng 10/2015 đến nay các số liệu thống kê từ trường đến
phòng GD&ĐT luôn đảm bảo tính hệ thống, chính xác mà không gây lãng phí
tiền của...
2.4. Hiệu quả khi ứng dụng
- Trong năm học 2017-2018, toàn ngành GD&ĐT Như Xuân chỉ xảy ra 02
trường hợp xử lý văn bản quá hạn, bị nhắc nhở, so với năm học 2015-2016 khi
mới áp dụng các giải pháp tháo gỡ thực trạng đã giảm 30 trường hợp. Các báo

cáo ngành, báo cáo định kỳ về UBND huyện hàng tuần (thứ 6 hàng tuần), hàng
tháng (16 hàng tháng); báo cáo theo quý (ngày 05 của các tháng đầu quý) báo
cáo năm (ngày 05/11 hàng năm); báo cáo sơ kết, tổng kết năm học; báo cáo theo
chuyên đề như: Công tác Kế hoạch, tuyển sinh, xây dựng trường chuẩn, kiểm
định chất lượng giáo dục, thi vụ… được thực hiện đầy đủ, khoa học, chi tiết và
chính xác.
6


Thống kê số lượng văn bản chậm được cập nhật hoặc được xử lý nhưng
vượt quá khung thời gian quy định:
Năm học

2015-2016

2016-2017

2017-2018

Số lượng văn bản

32

8

2

- Hiệu quả xử lý báo cáo đột xuất tăng lên đáng kể, cụ thể:
+ Năm học 2016-2017, UBND huyện, Sở GD&ĐT gửi 92 yêu cầu báo
cáo đột xuất cần số liệu chính xác, bộ phận tổng hợp xử lý thành công, kịp thời

75trường hợp, đạt tỷ lệ đảm bảo 81,5%.
+ Năm học 2017-2018, Phòng GD&ĐT nhận được 113 yêu cầu báo cáo
đột xuất cần truy xuất số liệu chính xác có kèm theo bảng biểu tổng hợp từ các
trường, bộ phận tổng hợp xử lý thành công, kịp thời 111 trường hợp, đạt tỷ lệ
đảm bảo 98,2%.
- Toàn huyện đã có 51 trường trực thuộc đưa vào khai thác, sử dụng phần
mềm Quản lý nhà trường E-MIS và ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự PMIS; Công việc liên quan đến thông tin, biểu mẫu được sử dụng qua kênh điều
hành trực tuyến (Online); công việc cần số liệu nhanh và chính xác khi làm việc
của các bộ phận tại Phòng GD&ĐT được SCAN và thực hiện qua Email.
- Ứng dụng CNTT trong ngành giáo dục và đào tạo tiếp tục được tăng
cường, tỷ lệ các đơn vị, trường học đã được nối mạng Internet đạt 100%; Tỷ lệ
trao đổi văn bản hướng dẫn, thông tin, báo cáo (không thuộc diện văn bản mật)
bằng hình thức điện tử ngành giáo dục đạt trên 99%; Trong công tác quản lí hồ
sơ sổ sách, văn bản đi – đến tại các Nhà trường được lưu trữ đảm bảo theo từng
năm học. Công tác tông tin, báo cáo giữa nhà trường và Phòng GD&ĐT được
kịp thời và chính xác hơn. Cụ thể:
- Chi phí chi trả cho việc in ấn, chuyển phát văn bản, cập nhật thông tin từ
hàng năm tiết kiệm được từ 20-30 triệu đồng.

7


3. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT
3.1. Kết luận
Trên đây là một số giải pháp hữu ích áp dụng trong công tác tổng hợp,
xây dựng báo cáo. Qua thực tiễn công tác, thực hiện nhiệm vụ nhận thấy những
biện pháp này có hiệu quả rất tích cực, giúp công việc được hoàn thành nhanh
hơn, chính xác hơn, đồng thời làm giảm sức lao động phải bỏ ra đối với cùng
một công việc.
Từ việc nghiên cứu, phân tích và đánh giá lại những loại báo cáo, việc

tham mưu cho lãnh đạo và hiệu quả thực hiện những giải pháp này, đã rút ra
được những kinh nghiệm tốt hơn để tiếp tục phát huy những kết quả đạt được,
đồng thời có hướng khắc phục nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả trong công tác
tham mưu, đảm bảo mọi nhiệm vụ được giao hoàn thành một cách tốt nhất, có
hiệu quả cao nhất góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học 2017-2018 và
những năm tiếp theo.
3.2. Một số đề xuất.
- Đối với các bộ phận làm việc tại Phòng GD&ĐT cũng như CBQL tại
các trường cần thường xuyên chủ động bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ; đảm bảo tính khoa học, hệ thống và hiệu quả công việc trong
việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Đối với các đơn vị, trường học cần chủ động tìm mọi nguồn lực tại chỗ
nhằm tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất, máy tính và mạng internet tại đơn
vị để phục vụ tốt cho quản lý và dạy học; hỗ trợ tích cực các hoạt động tại nhà
trường.
- Đối với UBND huyện, Sở GD&ĐT Thanh Hóa khi ban hành các văn
bản yêu cầu báo cáo cần lượng đủ thời gian quy định để phòng GD&ĐT, các
trường học có đủ khung thời gian tổng hợp thông tin, xây dựng báo cáo chất
lượng.
Trên đây là kinh nghiệm của bản thân tôi, rất mong được sự đóng sự đóng
góp ý kiến của các bạn đồng nghiệp để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.
Xác nhận của Thủ trưởng

Như Xuân, ngày 02 tháng 5 năm 2018
Tôi xin cam đoan đây là sáng kiến kinh
nghiệm do mình viết, không sao chép của
người khác.
Người viết SKKN.

Trịnh Thanh Tùng
8


TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Nghị quyết số 29-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XI).
[2]. Phạm Trường Thọ, Nghiên cứu thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao chất
lượng công tác tham mưu, phục vụ cấp ủy trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện
đại hóa, Đề tài: 11/2011/HĐ-ĐTKHXH
[3]. Ngô Văn Thắng, Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trong công
tác tổng hợp, báo cáo, thống kê,
[4]. Nguyễn Văn Công, Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng số liệu
thống kê, đổi mới công tác kế hoạch cấp huyện, thị xã trong giai đoạn hiện nay,

[5]. Lê Nhân Trí, “Hiệu quả của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong công
tác quản lý ở phòng GD&ĐT huyện Như Xuân”, Đề tài SKKN đạt giải A cấp
huyện ngành GD Như Xuân năm 2015.

9