Cách in trộn văn bản trong Office 2003

In trộn văn bản trong office_XP
=================
Bớc 1: (giống trong Office 97 - 2000)
- Tạo bảng dữ liệu (danh sách những ngời đợc mời).
- Dòng tiêu đề không đợc đánh chữ Tiếng Việt. Ví dụ:
TT Ho va ten Dia chi Ghi chu
1.
Nguyễn Lan Anh Thôn 1 Cái gì cũng đợc
2. Trần Thị Bích Thôn 2 Cái gì cũng đợc
3. Nguyễn Mạnh Cờng Thôn 3 Cái gì cũng đợc
4. Nguyễn Lan Hơng Thôn 4 Cái gì cũng đợc
5. Đồng Xuân Nam Thôn 5 Cái gì cũng đợc
- Lu lại: ví dụ tên file DANHSACH
Bớc 2: (giống trong Office 97_2000)
- Tạo tài liệu chính nh giấy mời, thông báo nhập học ...
- Ví dụ:
Giấy mời
Trân trọng kính mời phụ huynh em: ...
Địa chỉ: ...
Tới dự buổi lễ khai giảng năm học mới.
Thời gian: vào hồi 8 h ngày 5 tháng 9 năm 2002
Tại trờng THCS Mỹ Đồng huyện Thủy Nguyên Hải Phòng.
Ghi chú: ...
Ban giám hiệu trờng THCS...
Hiệu trởng:
- Lu lại : ví dụ với tên file GIAYMOI.
* Chú ý: Các dòng trống trong tệp GIAYMOI phải tơng ứng với các cột mục
trong tệp DANHSACH.
- Để trống các dòng nh phụ huynh em..., địa chỉ... (Theo mẫu)
- Để tài liệu GIAYMOI hiện hành trên màn hình.
Bớc 3:

- Kích hoạt menu TOOLS -> chọn mục Letter and Mailings chọn tiếp mục Show
Mail Merge Toolbar (bật thanh công cụ trộn văn bản lên màn hình).
1
Insert merge
fileds (nút 6)
Merge to new
Document (nút 4
phải)
Main document
setup
 Bíc 4:
- §Ó néi dung tÖp tin GIAYMOI.DOC hiÖn lªn mµn h×nh.
- BÊm vµo nót Main document setup (h×nh l¸ th) -> Chän môc Normal ...
- Chän OK.
 Bíc 5:
- BÊm chuét t¹i nót Open Data source.
 Bíc 6:
- Chän ®êng dÉn cho tÖp tin DANHSACH.DOC ( bÊm vµo nót mòi tªn quay xuèng
cña môc My Data Sources -> chän môc: tªn...’s Documents ).
2
Bớc 7:
- Sau khi chọn đờng dẫn xong, ta để con trỏ nháy tại chỗ trống của dòng
Ho_va_ten, ta bấm chuột tại nút thứ 6 (từ trái sang phải) (Insert Merge Fields)
-> hiện ra bảng chọn nh sau:
Giấy mời
Trân trọng kính mời phụ huynh em: ôHo_va_tenằ
Địa chỉ: ôDia_chiằ
Tới dự buổi lễ khai giảng năm học mới.
Thời gian: vào hồi 8 h ngày 5 tháng 9 năm 2002
Tại trờng THCS Mỹ Đồng huyện Thủy Nguyên Hải Phòng.

Ghi chú: ôGhi_chuằ.
3
- Đánh dấu (.) vào mục Database Fields ->
bấm chọn mục Ho_va_ten -> bấm chọn
nút Insert -> bấm nút Close (tự khắc sẽ
hiện ra thay thế nút Cancel).
- Để con trỏ nháy tại chỗ trống của dòng
Ngay_sinh, ta bấm chuột tại nút thứ 6 (nh
trên).
- Các thao tác tơng tự cho đến hết các đề
mục cần điền (lấy từ tệp tin
DANHSACH.DOC chuyển sang nội dung
tệp tin GIAYMOI.DOC).
* Mỗi một lần chèn chỉ đợc một tiêu đề
đợc chọn. Nên các thao tác bắt buộc
phải làm nhiều lần.
- Khi đó tài liệu Giấy mời sẽ có dạng:
Bớc 8:
- Kích chuột tại nút số 4: MERGE TO NEW
DOCUMENT (từ phải sang trái). Đánh dấu (.) vào
mục All -> OK.
- Hiện ra một tệp mới với tên danh sách đã đợc
chèn.
- Tệp này có tên FORM LETTERS 1.
- Số trang phụ thuộc vào số ngời trong danh sách.
Mỗi trang tơng ứng một trang giấy mời.
Bớc 9:
- Ghi tệp đó lại. (số trang phụ thuộc vào số ngời trong danh sách)
- Ví dụ với tên HOAN_THANH.DOC.
- Kích OK.