Tóm tắt luận văn Thạc sĩ: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương

1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập khẩu Đối tác xuyên
Thái Bình Dương là công ty kinh doanh quy mô lớn, có mạng lưới
tiêu thụ rộng khắp cả nước. Hoạt động sản xuất kinh doanh trên lĩnh
vực: nhập khẩu và phân phối các loại bánh kẹo nước giải khát từ
Nhật Bản.... Ở công ty, tình hình bán hàng và thu tiền diễn ra thường
xuyên, liên tục mỗi ngày nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro. Việc kiểm
soát tốt được các hoạt động này là điều kiện quan trọng để giúp Công
ty TPP duy trì, mở rộng hoạt động kinh doanh cũng như đạt được
mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, công tác KSNB chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công ty TPP hiện nay đang còn tồn tại một số bất cập đòi hỏi
phải tăng cường kiểm tra để đảm bảo doanh thu được tính đúng, tính
đủ; Tiền thu vào từ hoạt động bán hàng cũng như hàng hoá của công
ty không bị thất thoát. Bán hàng – Thu tiền là khâu vô cùng quan
trọng đối với sự sống còn của bất kỳ doanh nghiệp nào, hơn hết việc
này cũng cần có sự phối hợp của rất nhiều bộ phận. Điều đó cho thấy
Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương cần hoàn
thiện hơn nữa KSNB chu trình bán hàng và thu tiền để phục vụ cho
việc quản lý các hoạt động kinh doanh của mình.
Dưới vai trò là một kế toán tại đơn vị, với mục đích xây dựng
trong Công ty TPP một hệ thống quản lý khoa học, chặt chẽ và hiệu
quả nên bản thân đã chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình
Dương” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu.
Luận văn trình bày những vấn đề lý luận cơ sở lý thuyết chung về
nội dung của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại

2
doanh nghiệp. Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng thu tiền tại công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình
Dương trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm kiểm soát tốt hoạt
động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công
ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình
Dương.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên
Thái Bình Dương
4. Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống và phương pháp
thu thập thông tin bằng việc khảo sát thực trạng của Công ty thông
qua việc phỏng vấn trực tiếp và thu thập các thông tin từ các tài liệu
có sẵn của công ty.
5. Bố cục đề tài
Chương I: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu
tiền trong doanh nghiệp.
Chương II: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền
tại Công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương
Chương III: Giải pháp tăng cường KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Hiện nay các doanh nghiệp không những cạnh tranh với các
đối thủ bên ngoài, mà bản thân doanh nghiệp cũng là một cuộc canh
tranh không ngừng để nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp thông
qua việc kiểm soát tốt các hoạt động trong doanh nghiệp, trong đó

3
việc tạo ra doanh thu và kiểm soát tốt các hoạt động trong chu trình
bán hàng – thu tiền là nền tảng để doanh nghiệp tạo ra được lợi thế
cạnh tranh riêng trên thương trường. Cũng chính vì vậy mà đề tài “
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền” được rất nhiều tác giả
khác nhau nghiên cứu. Bài viết này tác giả đã tham khảo, tìm hiểu
các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền. Cụ thể:
Đề tài của tác giả Vũ Ngọc Nam (2007), luận văn Thạc sĩ kinh
tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát
nội bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại công ty thông tin di
động (VMS)”, luận văn sử dụng các phương pháp thu thập thông tin
từ số liệu thực tế sau đó phân tích, đối chiếu, so sánh.. để làm rõ vấn
đề nghiên cứu. Luận văn tập trung vào việc nghiên cứu tình hình
thực tế của doanh nghiệp, chỉ ra được các dịch vụ như: viễn thông,
thông tin di động có các đặc điểm làm ảnh hưởng đến việc kiểm soát
nội bộ của doanh nghiệp và đặc biệt là chu trình bán hàng- thu tiền;
nhằm tìm ra những hạn chế còn tồn tại. Từ đó luận văn đưa ra được
những giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình
bán hàng thu tiền tại Công ty thông tin di động.
Đề tài của tác giả Thái Như Quỳnh (2008), luận văn Thạc sĩ
kinh doanh, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với
doanh thu và tiền thu bán điện tại công ty TNHH MTV Điện lực Đà
Nẵng”, luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp
các phương pháp phân tích, so sánh đối chiếu, chứng minh để đi sâu
vào tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền
thu bán hàng tại doanh nghiệp qua đó đánh giá những kết quả đạt
được và những hạn chế cần khắc phục. Tuy nhiên, luận văn này tác
giả mới chỉ đưa ra được những giải pháp tổng quát, chưa đi vào cụ

4
thể.
Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010), luận văn
Thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng
cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại viễn thông
quãng Ngãi”, trong luận văn tác giả tập trung nghiên cứu kiểm soát
nội bộ trong hoạt động cung cấp dịch vụ viễn thông và thu cước viễn
thông, nêu ra được các đặc điểm khác biệt trong hoạt động sản xuất
kinh doanh viễn thông ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp viễn thông. Tác giả sử dụng
phương pháp luận duy vật biện chứng và kết hợp phương pháp phân
tích, so sánh đối chiếu chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu và
đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và
thu tiền tại đơn vị.
Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Điệp (2010) luận văn Thạc sĩ
kinh doanh, đại học Đà Nẵng “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
và thu tiền tại công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng”.
Luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử
và các phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, tổng hợp, phân tích
so sánh để đi sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế về KSNB chu
trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực sách và thiết bị trường học
tại văn phòng công ty và 6 nhà sách tại TP Đà Nẵng của công ty Cổ
phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng. Qua đó đánh giá được
những kết quả đạt được và các hạn chế còn tồn đọng cần phải được
khắc phục đối với kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
công ty. Và đưa ra được các giải pháp để hoàn thiện các thủ tục kiểm
soát chu trình bán hàng và thu tiền.
Đề tài của tác giả Đỗ Thị Thanh Lan (2012), luận văn thạc sĩ

kinh tế, chuyên ngành kế toán Đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm


5
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần
Pymepharco”, Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ
cấp phương pháp phỏng vấn và phương pháp đôi chiếu để làm rõ vấn
đề nghiên cứu, chỉ rõ thực trạng của doanh nghiệp và đưa ra giải
pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn
vị. Cụ thể là tác giả đã chỉ ra được những đặc thù riêng về KSNB
trong hoạt động kinh doanh các sản phẩm như thuốc, trang thiết bị,
dụng cụ y tế…Tác giả cũng đưa ra được các giải pháp để tăng cường
KSNB có tính thực tiễn rất cao nhưng lại chưa đưa ra được cơ sở làm
nền tảng cho việc kiểm tra kiểm soát.
Đề tài của tác giả Dương Thị Thuý Liễu (2012) luận văn thạc
sĩ kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, đại học Đà Nẵng “Kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần cao su Đà
Nẵng” tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu về kiểm soát
và phỏng vấn kế toán trưởng, kế toán viên, nhân viên kinh doanh có
liên quan đến chu trình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn
vị. Tác giả đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác quản lí kiểm soát
chu trình bán hàng thu tiền tại công ty để từ đó chỉ ra những yếu kém
còn tồn đọng và cuối cùng là đi vào hoàn thiện đưa ra các giải pháp
nhằm nâng cao năng lực quản lí hoạt động KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền tại công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng.
Đề tài của tác giả Trần Thị Thu Phường (2013), luận văn thạc
sĩ kinh tế chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Sữa Đậu nành
Việt Nam – Vinasoy”. Luận văn sử dụng phương pháp phân tích so
sánh, đối chiếu, chứng minh… để làm rõ vấn đề nghiên cứu, chỉ rõ

được thực trạng của doanh nghiệp trong công tác KSNB đối với chu
trình bán hàng và thu tiền, cũng như đưa ra được những giải pháp để


6
hoàn thiện KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
Sữa Đậu Nành Việt Nam- Vinasoy.
Đề tài của tác giả Khương Thị Lan Anh (2013) luận văn thạc sĩ
kinh tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “ Tăng cường kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần xi
măng Hải Vân”. Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ
cấp, phương pháp phỏng vấn, và phương pháp đối chiếu để làm rõ
vấn đề nghiên cứu, nêu lên được thực trạng cụ thể mà doanh nghiệp
đang gặp phải trong vấn đề kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền.
Luận văn cũng đưa ra được các biện pháp tương đôi hữu hiệu nhằm
hoàn thiện các thủ tục kiểm soát. Các giải pháp đưa ra giúp đơn vị
tham khảo và có tính ứng dụng cao trong thực tiễn. Công ty Cổ phần
xi măng Hải Vân có thể vận dụng một cách linh hoạt nhằm tăng
cường hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại ngay đơn
vị mình.
Đã có nhiều Đề tài nghiên cứu về KSNB chu trình doanh thu
và thu tiền trong các doanh nghiệp đặc thù như: Viễn thông, điện lực,
xăng dầu, xi măng… Tuy nhiên vẫn chưa có Đề tài nào nghiên cứu
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong các công ty kinh doanh
các mặt hàng bánh kẹo, nước giải khát nhập khẩu.


7
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT

NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của ủy ban COSO (2013) (Committed Of
Sponsoring Organization) – là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia
Hoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài chính –kiểm soát nội bộ được
định nghĩa như sau: “KSNB là một tiến trình được thiết lập và vận
hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được
thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các
mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và
quy định liên quan”.
b. Các khía cạnh của kiểm soát nội bộ
Tính hướng đến mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Có thể chia mục tiêu của một tổ chức thành 3 loại chính như
sau: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ
Kiểm soát nội bộ là một tiến trình
Đây được xem là phương tiện để đạt được mục đích hơn là
mục đích cuối cùng.
Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người
Khi có các chính sách, thủ tục cho hoạt động kiểm soát rồi thì
việc thực hiện được việc kiểm soát đó hay không lại tuỳ thuộc vào
con người trong tổ chức.
Kiểm soát nội bộ cung cấp sự bảo đảm ở mức độ hợp lý
Tổ chức nào cũng sẽ bị giới hạn về mặt nguồn lực đặc biệt là


8
yếu tố con người, đa phần các tổ chức sẽ ưu tiên phân bổ nguồn lực

cho các hoạt dộng chính, trực tiếp tạo ra giá trị lợi nhuận cho tổ
chức.
Tính thích ứng của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ có thể được áp dụng cho các cơ cấu tổ chức khác
nhau cũng như các bộ phận khác nhau trong cùng một tổ chức. Vậy nên,
dù tổ chức được cấu trúc theo hình thức nào đi chăng nữa thì kiểm soát
nội bộ cũng đều có thể được thiết lập một cách phù hợp với cách thức vận
hành của tổ chức đó.
1.1.2. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Môi trường kiểm soát.
Theo TS. Đường Nguyễn Hưng (2016) “Môi trường kiểm soát
là tập hợp các chuẩn mực, các quy trinh, và các cấu trúc thiết lập cơ
sở cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ trong tổ chức”
b. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc tìm ra và phân tích khả năng rủi ro có
thể xảy ra đối với việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Đây là việc
làm liên tục, được lặp đi lặp lại để nhằm thích ứng với sự thay đổi
bên trong cũng như bên ngoài của tổ chức.
c. Hoạt động kiểm soát: Là thủ tục, chính sách được thiết lập bởi Ban
lãnh đạo đơn vị nhằm thực hiện việc kiểm soát để đạt mục tiêu quản
lý cụ thể. Dựa trên 3 nguyên tắc sau:
-

Thiết lập các mức rủi ro có thể chấp nhận được trong việc thực hiện
các mục tiêu

-

Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức để thực hiện các hoạt
động kiểm soát

-

Việc kiểm soát dựa trên các chính sách và các thủ tục thực thi chính
sách


9
d. Thông tin và trao đổi thông tin
Trao đổi thông tin được diễn ra bên trong và bên ngoài tổ chức
nhằm cung cấp thông tin cho việc thực hiện các trách nhiệm của
kiểm soát nội bộ
Hoạt động giám sát.
Đây là hoạt đông diễn ra thường xuyên hoặc nhằm thực hiện
việc đánh giá thường xuyên hoặc đánh giá chuyên biệt nhằm xem xét
các bộ phận trong tổ chức có đang thực hiện các hoạt động kiểm soát
hay không, trong thực tế nhiều tổ chức kết hợp cả 2 hình thức đánh
giá cùng một lúc để nhằm đưa ra được kết quả đánh giá chính xác,
khách quan nhất.
1.1.3. Hạn chế của HTKSNB
Về chủ quan: Khả năng vượt tầm kiểm soát của HTKSNB
Về khách quan: Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác
động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU
TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
a. Nội dung và đặc điểm bán hàng và thu tiền
Nội dung: Để sản phẩm tiêu thụ được cần phải trải qua các
quá trình sau: Tìm kiếm thị trường và khách hàng; Quảng cáo và
khuyến mãi; Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng; Ký kết hợp đồng với

khách hàng; Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng; Nhận
tiền thanh toán khách hàng
Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền:
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu
hàng hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp
với khách hàng của doanh nghiệp.


10
Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán
- Phương thức tiêu thụ: Gồm phương thức bán buôn, Phương thức bán lẻ.
+ Đối với bán buôn: Công ty sẽ cung cấp hàng đến các chuỗi
siêu thị như: AEON, Big C, Letee Mart, SeVen Eleven, Family
Mart…, các nhà phân phối lớn như: Trí Châu Thanh, Khánh Minh,
Huy Hằng Anh, Nhật Hoàng, Thạnh Hưng…. Đa số các khách hàng
này được ràng buộc chặt chẽ với công ty thông qua hợp đồng mà 2
bên đã ký kết.
Phương thức thanh toán: Mua hàng thanh toán ngay; công
nợ theo hợp đồng
Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu
tiền
- Rủi ro về bán hàng: Xuất hàng bán khi không được phép; Xuất hoá
đơn bán hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu;...
- Rủi ro về thu tiền: Người được giao nhiệm vụ thu tiền của khách
hàng bằng tiền mặt nhưng không nộp về Công ty.
- Rủi ro về ghi sổ kế toán: Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi
chép đầy đủ, phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu.
1.2.2. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
a. Nội dung kiểm soát nội bộ khâu bán hàng

•

Mục tiêu
Mục tiêu chính trong khâu bán hàng là đảm bảo bán đúng giá
cho khách hàng, bảo đảm khả năng thu tiền hàng và thực hiện nghiệp
vụ bán hàng một cách hiệu quả.
Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng
Khi tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng có thể gửi đơn đặt
hàng qua nhiều hình thức khác nhau, vì vậy rất dễ xảy ra sai sót
Quy trình giao hàng cho khách hàng: Khi thực hiện việc


11
giao hàng cho khách hàng có thể xảy ra sai sót như: thừa, thiếu, sai
quy cách, chủng loại, hạn sử dụng của hàng hoá…
Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng
có thể không được giao lại đầy đủ kịp thời cho các bên liên quan, có
thể hỏng hoặc mất.
Thủ tục kiểm soát
Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng
- Khi tiếp nhận đơn hàng
- Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng
- Khi áp giá bán cho các đơn hàng
- Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng
- Việc phê chuẩn bán hàng và thông báo về đơn hàng đã được chấp
nhận kho khách hàng
- Lên lịch giao hàng cho khách hàng
Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
Khi ghi nhận nghiệp vụ bán hàng bộ phận kế toán phải thực
hiện các hoạt động kiểm soát khác nhau để đảm bảo tránh được sự

sai sót
b. Nội dung kiểm soát nội bộ khâu thu tiền

•

Mục tiêu
Đảm bảo công nợ phải thu khách hàng được thu kịp thời,
không có sai phạm xảy ra trong quá trình thu tiền khách hàng. Rủi ro
Thu tiền khách hàng:
Trong trường hợp thu tiền ngay tại công ty hoặc thu tiền qua
tài khoản ngân hàng
Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ
Việc lập báo cáo công nợ phải thu khách hàng không được lập
một cách chính xác, đầy dủ, kịp thời


12
Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
Các khiếu nại của khách hàng không được tiếp cận một cách
đầy đủ, kịp thời.

•

Thủ tục kiểm soát
Thu tiền khách hàng:
Khi thu tiền mặt thì công ty nên thực hiện việc bất kiêm nhiệm
giữa kế toán công nợ, thủ quỹ, nhân viên kinh doanh.
Khi thu tiền qua tài khoản ngân hàng: cung cấp thông tin
chuyển khoản cho KH phải bằng văn bản
Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ:

Khi đối chiếu công nợ với KH: phải có biên bản đối chiếu,
biên bản phải được lập đúng đắn (căn cứ trên số liệu theo dõi ở hệ
thống, các đơn hàng phát sinh thực tế, phiếu đặt hàng…).
Báo cáo công nợ phải thu với khách hàng: Sau khi đối chiếu
công nợ 3 bên, giữa khách hàng, nhân viên kinh doanh, bộ phận kế
toán bán hàng thì người thực hiện đối chiếu công nợ phải lập báo cáo
tổng hợp công nợ phải thu khách hàng.
Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
Khi tiếp nhận các khiếu nại của khách hàng về việc giảm giá
hàng bán hoặc trả hàng thì NVKD có trách nhiệm tiếp nhận và báo
cáo kịp thời đến bộ phận kế toán và ban quản lí.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đã tổng hợp các vấn đề về lý luận cơ bản trong hệ
thống KSNB đối với việc bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
Đồng thời, tạo cơ sở cho việc nghiên cứu và phân tích tình hình thực
tế KSNB tại doanh nghiệp giúp cho việc quản lý doanh nghiệp ngày
một tốt và khoa học hơn.


13
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC
XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG

2.1 TỔNG QUAN VỀ SỰ

HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA

CÔNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN THÁI BÌNH

DƯƠNG

2.1.1.

Quá trình hình thành phát triển Công ty
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Đối Tác Xuyên Thái Bình
Dương - TPP là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân
phối các dòng sản phẩm cao cấp được sản xuất từ Nhật Bản, Châu
Âu và Mỹ… được thành lập vào ngày 21/05/2015 tại 60 Kỳ Đồng,
Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam

2.1.2.

Chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Nhập khẩu và phân phối hàng hóa Nhật Bản, Châu Âu, Mỹ..:
bánh, kẹo, sữa, thực phẩm dinh dưỡng, thực phẩm chức năng, đồ gia
dùng, hàng điện tử…

2.1.3.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Đặc điểm hoạt động của chu trình bán hàng và thu tiền ở
Công ty

a. Đặc điểm ngành hàng kinh doanh
Kinh doanh bánh kẹo, nước giải khát: Với thế mạnh bán buôn,
bán lẻ các loại bánh kẹo, nước giải khát, Công ty có 2 chi nhánh, tại
Đà Nẵng và Hồ Chí Minh với danh sách khách hàng lên đến hàng
trăm các chuỗi siêu thị, đại lý, nhà bán lẻ như: AEON, Big C, Loly
Mart…

b. Phương thức tiêu thụ tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái
Bình Dương


14
Hệ thống phân phối hàng bánh kẹo, nước giải khát: Hiện nay
công ty cung cấp sản phẩm bánh kẹo, nước giải khát cho các chuỗi
siêu thị lớn, các đại lý bán kẻ trên toàn quốc… thông qua 2 chi nhánh
tại Đà Nẵng và Hồ Chí Minh.
Phương thức tiêu thụ là bán buôn và bán lẻ.
c. Phương thức thanh toán
Bán hàng thanh toán bằng tiền mặt và bán hàng thanh toán
qua ngân hàng

2.2.

GIỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT VÀ HỆ THỐNG
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN
THÁI BÌNH DƯƠNG
- Môi trường kiểm soát
- Đặc điểm công tác kế toán
Công tác kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Hình
thức sổ kế toán Công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ và
được xử lý trên chương trình phần mềm kế toán Fast được Công ty
sử dụng theo mô hình kinh doanh của mình.
Các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong hoạt động bán hàng tại
Công ty: Đơn đặt hàng của khách hàng; Phiếu xuất kho; Hợp đồng
kinh tế; Biên bản giao nhận hàng hóa; Hoá đơn bán hàng; Phiếu thu;
Phiếu chi; Giấy báo có của Ngân hàng; Bảng đối chiếu công nợ với
khách hàng; Bảng theo dõi công nợ; Báo cáo công nợ chi tiết Báo

cáo công nợ tổng hợp, Biên bản cấn trừ công nợ….

2.3 THỰC

TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY
2.3.1.

Phương pháp khảo sát
Tác giả thực hiện việc khảo sát thực trạng hoạt động kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty thông qua việc


15
phỏng vấn trực tiếp những đối tượng có liên quan như bộ phận kho,
bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh về công việc thực tế mà các bộ
phận đó đã làm. Sau đó liên kết đối chiếu với các tài liệu có sẵn của
doanh nghiệp xem các bộ phận đó đã làm đúng chức năng nhiệm vụ
của mình hay chưa.
2.3.2.

Công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu bán hàng.

1. Mục tiêu kiểm soát của khâu bán hàng
- Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng là đảm bảo bán đúng giá cho
khách hàng.
- Quy trình giao hàng cho khách hàng là đảm bảo việc giao hàng đầy
đủ kịp thời, không có sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho
các bên có liên quan.

- Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng là việc bảo đảm doanh thu và
công nợ phải thu khách hàng được ghi nhận kịp thời, chính xác.
2. Rủi ro trong khâu bán hàng.
- Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng
- Quy trình giao hàng cho khách hàng
- Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
3. Công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu bán hàng tại công ty
TNHH XNK Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương.
3a. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng:
Đối với khâu tiếp nhận và xử lý đơn hàng, các công việc ở
khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh
và bộ phận kho.
Việc tiếp nhận đơn hàng như vậy có thể đa dạng trong cách tiếp nhận
các đơn đặt hàng của khách.
Việc xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng của nhân viên kinh
doanh thiếu đi sự chính xác do không có sự phối hợp của các bộ


16
phận, chỉ dựa vào ý kiến chủ quan, nên xảy ra tình trạng phát hiện
hết hàng để giao sau khi đã nhận đơn hàng.
Hạn chế của việc xét duyệt khả năng thanh toán của khách
hàng là không được cụ thể hoá bằng những con số, chỉ dựa trên khả
năng phán đoán cá nhân của nhân viên kinh doanh(đối với các đơn
hàng nhỏ) và ban giám đốc ( đôi với các đơn hàng lớn).
3b. Giao hàng cho khách hàng
Đối với khâu giao hàng cho khách hàng, các công việc ở khâu
này có liên quan trực tiếp đến 3 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ
phận kho và bộ phận giao nhận.
Công ty áp dụng nhiều phương thức giao hàng khác nhau đến

khách hàng nên rất thuận lợi trong việc giao hàng kịp thời cho khách
hàng nhưng khi chuẩn bị đơn hàng cho nhiều khách trong cùng một
thời điểm, thường hay xảy ra tình trạng giao thiếu 1 vài mặt hàng hoá
trong đơn hàng. Vì việc kiểm hàng trước khi xuất ra khỏi kho do
nhân viên kinh doanh phụ trách đơn hàng đó kiểm, không có sự phối
hợp của bộ phận kho. Từ đó việc phát hành hoá đơn cũng bị sai sót,
vì hàng không đủ nên khách hàng không chịu nhận hàng, kế toán
buộc phải xuất lại hoá đơn mới theo đúng số lượng hàng giao thực tế
để khách hàng nhận hàng.
3c. Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng:
Đối với khâu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, các công việc ở
khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh,
bộ phận kế toán.
Hiện tại, công ty đang áp dụng hoá đơn điện tử, việc phát hành
và gửi hoá đơn đến khách hàng thông qua Email, việc này giải quyết
được tình trạng thất lạc hoá đơn. Về phía công ty, việc lưu trữ hoá
đơn trên hệ thống cũng giúp công ty quản lý các hoá đơn đã xuất dễ


17
dàng hơn. Bên cạnh đó, việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng chưa được
thể chế hoá, các chứng từ từ phòng kinh doanh chuyển sang bộ phận
kế toán (cụ thể là đơn hàng, phiếu xuất kho..vv) không được đầy đủ,
việc xuất hoá đơn thỉnh thoảng dựa vào việc trao đổi miệng giữa
nhân viên kinh doanh và kế toán bán hàng mà không dựa trên chứng
từ nào.
2.3.3.

Công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu thu tiền

1. Mục tiêu kiểm soát của khâu thu tiền
- Quy trình thu tiền khách hàng: Đảm bảo công nợ phải thu khách
hàng được thu kịp thời
- Quy trình đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ: đảm bảo công nợ
được theo dõi chính xác
- Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán: Đảm bảo
việc xử lý các trường hợp hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán phải
được thực hiện một cách đúng đắn.
2. Rủi ro trong khâu thu tiền
- Quy trình thu tiền khách hàng:
- Quy trình đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ
- Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
3. Công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu thu tiền tại công ty TNHH
XNK Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương.
3a . Thu tiền khách hàng:
Đối với khâu thu tiền khách hàng, các công việc ở khâu này có
liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kế
toán
Đối với việc thu tiền mặt trực tiếp tại đơn vị của khách hàng
thường là do nhân viên kho hoặc các cá nhân là người quen vận
chuyển hàng cho công ty thu về nộp lại cho thủ quỹ, thỉnh thoảng 2


18
đối tượng này thường báo mất tiền, nhưng thủ quỹ lại không báo lên
cấp trên để xử lý mà cuối tháng trừ vào phần tiền lương để bù lại,
khả năng trong trường hợp này số tiền thu được của công ty đã bị
lạm dụng trong một thời gian nhất định.
Công ty có 1 tài khoản chính và 2 tài khoản cá nhân của chủ
doanh nghiệp nên rất thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán

công nợ.
3b. Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ:
Đối với khâu đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ, các công
việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh
doanh, bộ phận kế toán.
Công nợ với khách hàng được nhân viên phụ trách của khách
hàng đó đối chiếu, thu hồi. Việc này đã gây ra sai phạm trong quá
trình thu tiền. Và nhân viên kinh doanh khi thực hiện đối chiếu công
nợ không báo cáo sai phạm đó, mà vẫn treo phần công nợ bị sai
phạm (theo khách hàng là không còn nợ nhưng công ty vẫn treo công
nợ). Đây là hành động thao túng quá trình đối chiếu số liệu công nợ
với khách để che dấu sai phạm.
Báo cáo công nợ không được lập theo định kỳ, chỉ được lập
theo ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc theo thời điểm.
3c. Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán:
Đối với khâu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, các công việc ở
khâu này có liên quan trực tiếp đến 3 bộ phận: bộ phận kinh doanh,
bộ phận kế toán, bộ phận kho.
Đối với hàng bán bị trả lại, công ty đã có chính sách rõ ràng
với từng khách hàng khi mới bắt đầu ký kết hợp đồng mua bán nên
rất hiếm khi công ty bị khách trả hàng về một cách bất ngờ.
Việc quản lý hàng bị trả lại để nhập vào kho còn nhiều bất cập,


19
thiếu đi sự phối hợp của bộ phận kho, bộ phận kinh doanh và bộ
phận kế toán. Dẫn đến tình trạng, bộ phận kho không biết đây là
hàng trả về từ khách hàng nào, và trả về số lượng bao nhiêu để kiểm
soát. Kế toán không có thông tin để xử lý với các hoá đơn đã xuất
hàng cho khách trước đó.

20
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Tóm lại, KSNB có vai trò rất quan trọng đối với hệ thống quản
lý của các doanh nghiệp kinh doanh nói chung và của Công ty
TNHH XNK Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương nói riêng.
Trong chương 2. tác giả đã phân tích và đánh giá những thực
trạng còn tồn tại cũng như những rủi ro cần hoàn thiện, khắc phục
đối với hệ thống KSNB của chu trình bán hàng và thu tiền tại Công
ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương như sau:
● Đối với khâu bán hàng
Vấn đề xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng chưa được chính
xác. Việc xem xét khả năng thanh toán của khách hàng không được
soát xét kỹ, mang tính chất chủ quan của người quản lý và nhân viên
kinh doanh. Quá trình giao hàng cho khách hàng còn phát sinh nhiều
sai sót và cuối cùng việc phát hành hoá đơn bán hàng còn tuỳ tiện,
chưa nhất quán
● Đối với khâu thu tiền
Việc quản lý các khoản tiền mặt phải thu của khách hàng chưa
được quy định rõ và chưa có cơ chế kiểm soát chặt chẽ. Về vấn đề
quản lý công nợ thiếu đi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kinh
doanh và kế toán. Ngoài ra việc lập báo cáo công nợ mang tính tức
thời, nên không có cơ sở để so sánh, phân tích. Cuối cùng khâu quản
lý hàng bán bị trả lại chưa được phân công phân nhiệm rõ ràng, các
bộ phận thiếu thông tin để xử lý.
Xuất phát từ những hạn chế đó tác giả đã đưa ra các giải pháp
nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở chương 3.

21
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG
TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY THÁI BÌNH DƯƠNG
Hệ thống các quy chế kiểm soát của Công ty còn kém hiệu lực
và chưa đồng bộ. Hệ thống thông tin chưa được tổ chức một cách
khoa học, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kế
toán bán hàng thu tiền chưa phát huy được hiệu quả cao, ảnh hưởng
đến việc quyết định quản lý của các cấp lãnh đạo.

3.2.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN THÁI BÌNH
DƯƠNG.

3.2.1.
a.

Đối với khâu bán hàng:
Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng:
Công ty cần phải xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giữa
các phòng ban và quy chuẩn hoá các loại chứng từ khi có phát sinh
đơn hàng ( Phiếu đặt hàng, giấy đề nghị bán hàng….)

b.

Xét duyệt khả năng thanh toán của khách hàng
Thứ nhất; Thiết lập các tiêu chí để phân loại khách hàng và
hạn mức tín dụng cho từng nhóm khách hàng khác nhau
Cụ thể: Công ty có thể chia thành các nhóm khách hàng sau:

-

Nhóm 1: Siêu thị, chuỗi siêu thị
Nhóm 2: Nhà phân phối lớn
Nhóm 3: Nhà phân phối vừa và nhỏ


22

-

Nhóm 4: Các khách sỉ, cửa hàng bán lẻ
Nhóm 5: Khách hàng cá nhân
Dựa vào nhóm khách hàng trên, công ty sẽ có hạn mức tín
dụng cũng như thời gian công nợ cho từng khách khác nhau:

c.

Giao hàng cho khách hàng:
Xây dựng quy trình giao hàng chuẩn, phân công phân nhiệm
rõ ràng đối với các phòng ban có liên quan

d.

Phát hành hoá đơn bán hàng:
Xây dựng hệ thống chứng từ hoàn chỉnh: đơn đặt hàng, lệnh
bán hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn, biên bản trả hàng, báo cáo công
nợ….

3.2.2.
a.

Đối với khâu thu tiền.
Quản lý việc thu tiền mặt:
Hoàn thiện bảng mô tả công việc cho các phòng ban theo đúng
chức năng, nhiệm vụ dựu trên nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

b.

Đối chiếu công nợ phải thu:
Xây dựng, thống nhất về các tuyến thực hiện việc đối chiếu
công nợ chéo giữa nhân viên kinh doanh, bộ phận quản lý công nợ,
khách hàng.

c.

Báo cáo công nợ:
Xây dựng các quy chuẩn về cách thức, nội dung, thời gian cho
báo cáo công nợ.

d.

Quản lý hàng bán bị trả lại:

Xây dựng hệ thống chứng từ và quy trình xử lý đối với hàng bán bị
trả lại

3.2.3.

Hoàn thiện môi trường kiểm soát phục vụ cho việc kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH XNK Đối tác
xuyên Thái Bình Dương


23
a. Tăng cường chức năng kiểm soát.
Công ty cần tăng cường chức năng, quyền hạn của BKS, chú
trọng đến công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
b. Bố trí nhân sự thực hiện các hoạt động kiểm soát
Công ty cần tuyển dụng và xây dựng đội ngũ nhân viên có
chất lượng, phù hợp với chuyên môn và nghiệp vụ để họ có thể phát
huy hết khả năng trong công việc. Đồng thời xây dựng bộ phận Ban
kiểm soát riêng biệt, tách biệt với các chức năng trong công ty để
thường xuyên thực hiện việc giám sát kiểm tra các bộ phận khác và
báo cáo trực tiếp lên ban giám đốc.
c. Triển khai công tác lập kế hoạch
Các bộ phận phải có kế hoạch làm việc theo năm, quý, tháng
và trình lên Ban giám đốc xét duyệt. Ban giám đốc cần giám sát,
đánh giá việc thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng, ban, đơn để xem
xét các bộ phận có thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, có đạt
được các mục tiêu đề ra hay không; nhằm đưa ra các chính sách
thưởng phạt kịp thời.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Từ những thực trạng phân tích của chương 2, trong chương 3

tác giả đã đưa ra một số giải pháp cụ thể về KSNB chu trình bán
hàng – thu tiền mà Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình
Dương còn hạn chế trong thời gian qua, hiện tại công ty đã áp dụng
một số giải pháp này và đang cải thiện được tình hình kiểm soát chu
trình này của công ty một cách rõ rệt


24
KẾT LUẬN
KSNB là một trong những công tác quản lý mà Công ty cần phải
hoàn thiện để có thể quản lý tốt hơn và giảm thiểu thất thoát về tài chính
cho Công ty.
Việc nâng cao hiệu quả kinh doanh từ chính sách bán hàng đến
việc quản lý công nợ, thu hồi công nợ đều rất quan trọng đối với
Công ty. Mong rằng, kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ được áp
dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý về hệ thống KSNB
chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty trong thời gian tới.