Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học tập tại khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh
trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội và thời gian thực tập tại Công ty TNHH
đầu tư phát triển Vân Long, tôi đã được học tập và trang bị rất nhiều kiến thức.
Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất đến tập thể và cá nhân đã giúp đỡ
tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, Ban chủ nhiệm
khoa và các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh đã truyền
đạt cho tôi những kiến thức quý báu nhất trong suốt thời gian tôi học tập và rèn
luyện tại trường.
Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến cô giáo - Th.S Bùi Thị Phúc đã
hướng dẫn, chỉ bảo tận tình cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực tập tốt
nghiệp.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ nhân viên
Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long đã nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn
tạo điều kiện để tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Do thời gian và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế nên chắc chắn
khóa luận không thể tránh khỏi những sai sót. Kính mong được sự góp ý quý
báu của thầy cô và các cô chú, anh chị trong Công ty và các bạn để bài luận văn
của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 27 tháng 05 năm 2011
Sinh viên
Lê Thị Thủy
i
MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền Error:
Reference source not found
Bảng 3.1: Kết quả sản xuất kinh doanh 3 năm 2008 – 2010 Error: Reference
source not found

Bảng 3.2: Các sai phạm xảy ra do quá trình đặt hàng quý IV năm 2010 Error:
Reference source not found
Bảng 3.3: Cơ cấu các sai phạm xảy ra do quá trình đặt hàng trong 3 thángError:
Reference source not found
Bảng 3.4: Tổng hợp tình hình bán chịu tại công ty quý I năm 2011 Error:
Reference source not found
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền Error:
Reference source not found
Sơ đồ 3.1: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Error: Reference source not
found
Sơ đồ 3.2: Cơ cấu bộ máy kế toán văn phòng công ty Error: Reference source
not found
Sơ đồ 3.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính Error:
Reference source not found
Sơ đồ 3.3: Tổ chức phòng kiểm toán nội bộ Error: Reference source not found
ii
DANH MỤC LƯU ĐỒ
iii
DANH MỤC MẪU BIỂU
Mẫu 3.1: Đơn đặt hàng Error: Reference source not found
Mẫu 3.2: Hóa đơn giá trị gia tăng Error: Reference source not found
Mẫu 3.3: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng Error: Reference source not
found
Mẫu 3.4: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng Error: Reference source not
found
Mẫu 3.5: Quy định chế độ bán hàng năm 2010 Error: Reference source not
found
Mẫu 3.6: Giấy thanh toán chế độ bán hàng Error: Reference source not found

Mẫu 3.7: Sổ theo dõi công nợ khách hàng Error: Reference source not found
Mẫu 3.8: Bảng tổng hợp công nợ khách hàng Error: Reference source not found
Mẫu 3.9: Biên bản đối chiếu công nợ Error: Reference source not found
Mẫu 3.10: Yêu cầu mua hàng Error: Reference source not found
Mẫu 3.11: Bảng theo dõi hóa đơn hàng đổi bù Error: Reference source not
found
Mẫu 3.12: Bảng tổng hợp dư nợ cuối kỳ của khách hàng Error: Reference
source not found
Mẫu 3.13: Giấy đề nghị thanh toán Error: Reference source not found
iv
DANH MỤC CÁC KÝ TỰ VIẾT TẮT
BCTC : Báo cáo tài chính
BHXH : Bảo hiểm xã hội
CSTD : Chính sách tín dụng
ĐT : Đầu tư
GTGT : Giá trị gia tăng
HĐKT : Hợp đồng kinh tế
KCN : Khu công nghiệp
L : Lưu
NPP : Nhà phân phối
NVL : Nguyên vật liệu
PXK : Phiếu xuất kho
SXKD : Sản xuất kinh doanh
TK : Tài khoản
TM : Thương mại
TNDN : Thu nhập doanh nghiệp
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
v
Phần I
MỞ ĐẦU

1.1. Tính cấp thiết của đề tài
“Tôi có thể đổi một tá những người cộng sản tồi lấy một chuyên gia tư
sản thành thạo và nghiêm túc nghiên cứu nghiệp vụ của mình”.
(V.I.Lênin toàn tập, tập 45, NXBCTQG, H.2006, tr.110 )
Lênin khẳng định: để phát triển, đặc biệt là phát triển kinh tế phải có
tính kế thừa và học hỏi - học hỏi cách quản lý, cách làm kinh tế ở các nước tư
bản. Câu nói ấy có sức cảnh báo to lớn, bởi chúng ta đã thắng họ trên chiến
trường, nhưng rất có thể chúng ta sẽ bị bóp nghẹt trên thương trường, hơn nữa
nền kinh tế của họ đã phát triển trước ta cả thập kỷ.
Bước ra từ vũng bùn nô lệ, Việt Nam - trong xu thế toàn cầu hóa các nền
kinh tế thế giới, cũng không ngừng đẩy mạnh quá trình hội nhập, xóa bỏ cơ chế
tập trung quan liêu bao cấp để chuyển sang nền kinh tế mở cửa vận hành theo
cơ chế thị trường, thúc đẩy công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.
Thế nhưng, trên thực tế kinh tế thị trường chỉ tạo cơ hội cao nhất cho
những tế bào của nền kinh tế - các doanh nghiệp phát triển, chứ không phát triển
hộ các doanh nghiệp. Cho nên, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với vô vàn khó
khăn, phải chấp nhận những quy luật đào thải của thị trường, những biến động to
lớn mà điển hình là cuộc khủng hoảng trong thập niên qua vẫn còn đang tác
động không nhỏ. Năm 2007 Việt Nam chính thức gia nhập WTO mang lại nhiều
cơ hội nhưng đồng thời các doanh nghiệp cũng đứng trước không ít những thử
thách. Đó là sự cạnh tranh rất khốc liệt giữa một bên là doanh nghiệp trong nước
vốn ít, kinh nghiệm quản lý còn non yếu với một bên là những tập đoàn kinh tế
vững mạnh của quốc tế. Vậy làm thế nào để thắng trong cạnh tranh?
Để thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp không những phải tự lực
vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi còn phải hoàn thiện
tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý để hạn chế những
1
sai sót gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng cao
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm

tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt dựa vào
kiểm soát nội bộ, các nhà quản trị có thể quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các
nguồn lực kinh tế góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá
trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một
nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên
của doanh nghiệp.
Nằm trong hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát chu trình bán hàng - thu
tiền là nội dung quan trọng. Bởi hoạt động bán hàng - thu tiền ảnh hưởng trực
tiếp đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Đây là quá trình tạo ra thu nhập, tạo
điều kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh và thu về lợi nhuận. Tuy nhiên,
chu trình này cũng là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai
sót. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán
hàng sẽ bảo đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản
phẩm có chất lượng tốt từ đó nâng cao uy tín, hình ảnh và nâng cao sức cạnh
tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long cũng nằm trong khuôn khổ
đó. Bởi sức ép của nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh
nghiệp trong và ngoài nước, Vân Long đã gặp không ít khó khăn. Nhưng bằng
những chính sách linh hoạt hợp lý, đặc biệt với sự đẩy mạnh hoạt động của hệ
thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền, Vân Long vẫn khẳng định
được uy tín cũng như chỗ đứng của mình trên thị trường.
Nhận biết được vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng - thu tiền như đã nói trên đây, và qua thời gian thực tập tại công
ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long, chúng tôi lựa chọn đề tài:
“Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại
công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long”.
2
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1. Mục tiêu chung
Tìm hiểu thực trạng xây dựng và hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long,
từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ
và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền.
- Phản ánh thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH đầu tư và phát triển Vân Long.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ
thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty.
1.3.Câu hỏi nghiên cứu
- Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty có tồn tại không?
- Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền (nếu tồn tại)
hoạt động như thế nào?
- Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền có hoạt động
liên tục không, và tính hiệu lực như thế nào?
1.4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
1.4.1. Đối tượng nghiên cứu
- Cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và
hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty
TNHH đầu tư và phát triển Vân Long.
3
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
1.4.2.1. Phạm vi không gian:
Đề tài được tập trung nghiên cứu tại công ty TNHH đầu tư và phát triển
Vân Long.
1.4.2.2. Phạm vi nội dung:
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại
công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long

1.4.2.3. Phạm vi thời gian
- Số liệu được sử dụng từ năm 2007 đến năm 2010 của công ty TNHH
đầu tư và phát triển Vân Long
- Đề tài được thực hiện từ ngày 27/12/2010 đến ngày 27/05/2011
4
Phần II
TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng - thu tiền
2.1.1. Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
2.1.1.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ
Hiện nay kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu với
nhiều quan điểm khác nhau, sau đây là một số quan điểm được biết đến một
cách phổ biến:
• Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO
Theo định nghĩa của COSO (Commettee of Sponsoring Organization):
Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị, các
nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp
một sự bảo đảm hợp lý trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu sau:
- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.
- Tính chất đáng tin cậy của BCTC.
- Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành.
Tuy nhiên theo Chuẩn mực thực hành của Viện Kiểm toán viên nội bộ
quốc tế (IIA), các mục tiêu kiểm soát nội bộ được diễn tả theo một cách khác:
“Các mục tiêu hàng đầu của kiểm soát nội bộ nhằm:
- Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin.
- Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và qui định.
- Bảo vệ tài sản.
- Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực.

- Việc hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc
chương trình.” (webketoan.com, 2010)
5
Đây chỉ là sự khác biệt trong việc sắp xếp các mục tiêu của kiểm soát
nội bộ, còn về bản chất thì các mục tiêu trong khái niệm của Viện Kiểm toán
viên nội bộ quốc tế (IIA) và trong báo cáo của COSO là một.
• Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của Liên Đoàn kế toán quốc tế
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các chính sách, tiêu
chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lí
trong công ty việc thực hiện các mục tiêu sau:
+ Đảm bảo độ tin cậy và sự trung thực của thông tin.
+ Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp
và các qui định.
+ Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản.
+ Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lí.
Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của
các đơn vị, tổ chức, và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu
công việc để tìm ra biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các
mục tiêu đặt ra của đơn vị. (webketoan.com, 2010)
b. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức được thiết lập để đảm bảo
thực hiện các mục tiêu sau:
• Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản của đơn vị:
Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao gồm tài
sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình) và cả các tài sản phi vật chất
như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị
lạm dụng vào những mục đích khác nhau.
• Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:
Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn
cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý vì vậy các

thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ
tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung
kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động.
6
• Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo
các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần:
- Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan tới các hoạt
động của doanh nghiệp.
- Ngăn chặn phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm và gian lận.
- Ghi chép kế toán đầy đủ chính xác lập BCTC trung thực khách quan.
• Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa
sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và
sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực.
Như vậy, bốn mục tiêu nói trên của hệ thống kiểm soát nội bộ tuy nằm
trong một thể thống nhất tuy nhiên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như
giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc
cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Cụ thể như nếu chúng ta muốn tăng
cường việc bảo vệ tài sản thì sẽ làm tăng thêm chi phí như vậy sẽ không đảm
bảo được mục tiêu nâng cao tính hiệu quả của hoạt động. Vậy nhiệm vụ của
các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp
hài hòa bốn mục tiêu nói trên.
2.1.1.2. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên
tắc xây dựng
a. Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có chung một mục tiêu là lợi nhuận và sự
phát triển ngày càng lớn mạnh về qui mô. Các nhà quản trị trong doanh nghiệp
mong muốn doanh nghiệp mình luôn đạt được lợi nhuận tối ưu, tất yếu mọi bộ

phận hoạt động phải có hiệu quả trong quá trình sử dụng nguồn lực của mình.
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lí luôn đưa ra các
chiến lược, kế hoạch, mục tiêu, và biện pháp thực hiện nhằm đạt được kết quả
mong muốn. Để đạt được các mục tiêu đề ra doanh nghiệp cần có một hệ thống
kiểm soát hữu hiệu, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch.
7
Và nhờ vào hoạt động kiểm soát giúp nhà quản lí kiểm tra xem xét, đánh
giá quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần quản lí
các nguồn lực (con người, tài sản ) có hiệu quả. Một thực trạng khá phổ biến
hiện nay ở nước ta là phương pháp quản lý của nhiều doanh nghiệp còn lỏng
lẻo, khi các doanh nghiệp nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những
doanh nghiệp lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra
đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những
quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát
mà ở đó nhà quản trị không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ
ràng. (kienthuctaichinh.com, 2009)
Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp Việt
Nam chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận
hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Cho nên, hệ thống này chưa có
được một quy chế tổ chức và hoạt động hiệu quả, thường xuyên; chưa tách ra
thành một hệ thống độc lập. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan
tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các
hành vi gian lận. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc
phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.
Hơn nữa, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng
của người sử dụng lao động với người lao động trong một tổ chức luôn tồn tại
song hành. Vậy làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của
mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của
người sử dụng lao động? Quản lý được các rủi ro bằng cách nào? Làm thế nào

có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa
học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Hệ thống kiểm soát nội
bộ được đặt ra để giải quyết những vấn đề nêu trên, và đảm bảo cho doanh
nghiệp, tổ chức hoạt động ổn định, cân bằng. (Phạm Anh Tuấn, 2009)
Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng
tiết kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ một doanh
nghiệp nào dù quy mô có ra sao. Những đòi hỏi đó chỉ có thể được đáp ứng,
8
được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu. Từ đó
việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết
trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp.
b. Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:
- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực
tế của mỗi đơn vị hoạt động. Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục
kiểm soát mới có thể phát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó.
- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ
biến như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và
nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả
hoạt động cho đơn vị, vì thế giữa chi phí để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ
phải nhỏ hơn lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại. (kiemtoan.com)
2.1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ
sau:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có
hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng
thể thức và giám sát mức hiệu quả của chế độ và quyết định đó.
- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh như: phát hiện kịp thời

những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các
bộ phận của doanh nghiệp.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ
và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu
pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
9
2.1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
* Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp
mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau. Nhưng thông thường,
hệ thống này được chia làm 4 bộ phận như sau:
- Môi trường kiểm soát
- Hệ thống kế toán
- Các thủ tục kiểm soát
- Hệ thống kiểm toán nội bộ.
Các bộ phận được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý
là đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát. Yếu tố cấu thành hệ
thống kiểm soát nội bộ được thể hiện qua sơ đồ 2.1:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Nguyên tắc uỷ quyền- phê chuẩn
HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT
1.Tính có thật 6.Tính đúng kỳ
2.Sự phê chuẩn 7.Tính phân loại
3.Tính đầy đủ 8.Chuyển sổ và
4.Quyền và nghĩa vụ tổng hợp chính xác
5.Sự tuân thủ

Chứng từ kế
toán
Sổ sách kế
toán
Báo cáo kế
toán
Môi trường
kiểm soát
Hệ thống kế
toán
Thủ tục kiểm
soát
Bộ phận kiểm
toán nội bộ
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Đặc thù quản lý
Cơ cấu tổ chức
Chính sách
nhân sự
Công tác kế
hoạch
Các nhân tố
bên ngoài
Uỷ ban kiểm
soát
10
(Phạm Tuấn Anh, 2009)
2.1.1.5. Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trên thực tế, một hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến

đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là
những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ, theo chuẩn mực quốc tế
ISA 400, những hạn chế đó được xác định như sau:
- Ban Giám đốc thường yêu cầu giá phí của một thủ tục kiểm tra không
vượt quá những lợi ích mà thủ tục đó mang lại.
- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường đều tập trung vào các sai
phạm dự kiến, thường xuyên, những nghiệp vụ lặp đi lặp lại, vì thế thường bỏ
qua các sai phạm đột xuất hay bất thường.
- Không loại trừ được rủi ro, sai sót của con người, xuất phát từ sự thiếu
chú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu các chỉ thị.
- Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự
thông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với những
người khác ở trong hay ngoài đơn vị.
- Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm
dụng đặc quyền của mình.
- Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng không
còn thích hợp và do đó không được áp dụng. (kienthuctaichinh.com, 2009)
b. Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Những dấu hiệu bất ổn là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nó cho thấy hệ
thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đang gặp vấn đề, cần phải chấn
chỉnh. Dấu hiệu này như những triệu chứng đầu tiên của một căn bệnh mà nếu
không chữa trị kịp thời nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động và xa hơn là
sự tồn tại của tổ chức. Những dấu hiệu đó có thể là:
- Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được
điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi.
11
- Khi nhân viên chấp nhận làm việc “không công”. Có thể họ đang lợi
dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp để kiếm lợi
cho mình.
- Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin,

khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
- Không yên tâm về tài chính công ty. Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại
nhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ đang có trục trặc. Phải xem xét ngay
lập tức hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu nhà quản lý cảm thấy không an tâm
trong thu chi tài chính của công ty. Thậm chí có khi nhà quản lý không biết
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp
đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
2.1.2. Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền
2.1.2.1. Mục tiêu của chu trình bán hàng - thu tiền
Bán hàng - thu tiền là một trong các chu trình chủ yếu trong hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ
nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Tức là để chuyển
hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ. Cho nên,
bán hàng - thu tiền là chu trình quan trọng để đạt được mục tiêu cuối cùng của
doanh nghiệp là lợi nhuận. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu cuối cùng đó, chu
trình này cũng có những mục tiêu riêng của nó.
Đối với bán hàng (tiêu) mục tiêu chủ yếu là: Bán đúng, bán đủ, bán kịp
thời. Bán đúng nghĩa là: chuyển giao đúng khách hàng; bán đúng giá và đúng
chủng loại, phẩm chất hàng hóa, dịch vụ. Bán đủ nghĩa là bán đủ số lượng hàng
hóa, dịch vụ đã thỏa thuận. Bán kịp thời là chuyển giao hàng hóa, thực hiện
dịch vụ đúng thời hạn đã cam kết.
Đối với thu tiền (thụ) mục tiêu chủ yếu là: Thu đúng, thu đủ, thu kịp
thời. Thu đúng nghĩa là xác định đúng khoản phải thu và thu đúng đối tượng
khách hàng; thu đúng hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng. Thu đủ là
thu đủ số tiền cần phải thu. Thu kịp thời là thu đúng hạn, không để nợ quá hạn.
12
Mục tiêu chủ yếu của việc ghi nhận và báo cáo là đúng, đủ, kịp thời,
ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
2.1.2.2. Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền
Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua

quá trình trao đổi hàng - tiền. Với ý nghĩa như vậy, chu trình này bắt đầu từ yêu
cầu mua của khách hàng, cụ thể là: hợp đồng thông qua đơn đặt hàng, hợp
đồng mua hàng… và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá, dịch vụ thành
một khoản phải thu và cuối cùng là thành tiền.
Chu trình bán hàng - thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó không những đánh giá hiệu quả của
các chu trình trước đó như chu trình tiền, mua hàng - thanh toán, tiếp nhận - hoàn
trả vốn… mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Đồng thời, nó cũng phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí và
tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền rất phức tạp vì nó liên quan đến nhiều
chỉ tiêu như: số lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản
giảm trừ… và cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban. Do tính chất
phức tạp như vậy nên khả năng tồn tại các rủi ro là rất lớn. Vì vậy, cần phải
thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng -
thu tiền. (Lưu Đức Tuyên, 2010)
* Trong mỗi doanh nghiệp, mục tiêu cuối cùng của mọi hoạt động sản
xuất kinh doanh là lợi nhuận. Một trong các chỉ tiêu làm nên lợi nhuận là doanh
thu bán hàng. Muốn tăng được lợi nhuận cần thiết phải tăng doanh thu. Và để
tăng doanh thu tiêu thụ các doanh nghiệp thường áp dụng nhiều phương thức
bán hàng khác nhau. Với mỗi phương thức bán hàng, có trình tự diễn ra khác
nhau. Tuy nhiên, việc ghi nhận doanh thu của mỗi phương thức đều phải tuân
theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam về doanh thu (Chuẩn mực 14 -
Doanh thu và thu nhập khác), doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi nghiệp
vụ bán hàng thỏa mãn những điều kiện sau đây:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với
13
quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở
hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch
bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
* Trường hợp khác doanh thu được ghi nhận theo nguyên tắc sau:
Doanh thu tiêu thụ được xác định tùy thuộc vào phương pháp tiêu thụ,
đối với những phương pháp tiêu thụ khác nhau thì cách xác định doanh thu tiêu
thụ cũng khác nhau. Có thể phân thành các phương pháp xác định doanh thu
như sau:
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả một lần: doanh
thu bán hàng là tổng số lượng hàng hoá đã tiêu thụ nhân với giá bán chưa thuế
nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đơn giá đã
có thuế nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả góp: doanh thu
bán hàng được xác định theo giá bán trả một lần, không bao gồm lãi trả chậm.
Số lãi trả chậm được tính vào doanh thu hoạt động tài chính.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng đại lý: doanh thu
bán hàng được xác định bằng tổng của đơn giá doanh nghiệp giao cho đại lý
nhân với số lượng sản phẩm đại lý đã bán được.
2.1.2.3. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng - thu tiền
Trong chu trình bán hàng - thu tiền ở mỗi doanh nghiệp, mỗi bước công
việc bao gồm nhiều nghiệp vụ với các chứng từ minh chứng tương ứng. Việc
kiểm soát từng khâu, từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai
phạm, rủi ro xảy ra là việc hết sức quan trọng. Nếu đơn vị không xây dựng
được hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với nghiệp vụ bán hàng và nợ
phải thu khách hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng
là điều khó tránh khỏi. Trong nghiệp vụ bán hàng, đối với những phương thức
giao dịch khác nhau, phương thức thanh toán khác nhau cũng như các điều kiện
14
trong hợp đồng khác nhau thì quy trình xử lý công việc cũng khác nhau. Song

chung nhất, chu trình bán hàng - thu tiền có thể được cụ thể hóa thành các khâu
xử lý công việc và các thủ tục kiểm soát tương ứng như:
• Xử lý đơn đặt hàng của người mua
Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua
hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn
sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định. Do đó, có thể xem đây là
điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình.
Xử lý đơn đặt hàng là việc xem xét lời đề nghị của người mua và cân
đối với khả năng đáp ứng của bên bán để chấp nhận (phê duyệt) đối với đơn đặt
hàng đó, cụ thể về chủng loại, phẩm cấp, số lượng hàng bán… qua phiếu tiêu
thụ và lập hóa đơn bán hàng.
• Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn bán chịu
Đồng thời với việc xét duyệt nhu cầu mua hàng, bên bán còn cân nhắc
khả năng thanh toán một phần hay toàn bộ lô hàng. Khi xem xét để phê chuẩn
bán chịu cần cân nhắc đến lợi ích của cả hai bên và thường khuyến khích việc
thanh toán nhanh bằng các hình thức chiết khấu thích hợp. Nội dung của phê
chuẩn bán chịu thường bao gồm: phương thức trả chậm, thời hạn và mức tín
dụng trả chậm…
Kết thúc việc xử lý đơn đặt hàng và phê chuẩn bán chịu thường là giữa
hai bên (bán và mua) cùng nhau ký kết một hợp đồng thương mại (hợp đồng
bán hàng), ghi nhận những thỏa thuận về mua bán hàng hóa và trách nhiệm,
quyền hạn, nghĩa vụ của từng bên. Hợp đồng thương mại là căn cứ để thực hiện
việc mua bán và xử lý các tranh chấp phát sinh (nếu có).
Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ
khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố
tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu này.
• Chuyển giao hàng, cung cấp dịch vụ
Trong hoạt động trao đổi hàng và tiền thì chuyển giao hàng được xem là
điểm bắt đầu (trao). Bước công việc này là thực hiện việc gửi hàng đi hoặc chuyển
giao cho người mua. Trong trường hợp bên bán đảm nhận việc vận chuyển, còn

15
phải tổ chức công việc vận chuyển hàng đến địa điểm giao cho khách hàng. Khi
chuyển giao hàng cho người mua phải thực hiện các thủ tục giao nhận. Đối với
trường hợp cung cấp dịch vụ (sửa chữa, xây lắp…) thì công việc này chính là thực
hiện cung cấp dịch vụ cho người mua. Các chứng từ sổ sách ghi nhận và theo dõi
việc chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ thường là chứng từ xuất kho, chứng
từ vận chuyển, sổ theo dõi xuất kho, theo dõi vận chuyển…
• Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng
Khi thực hiện giao nhận hàng hóa hay cung cấp dịch vụ hoàn thành, bên
bán lập và chuyển hóa đơn tính tiền cho người mua. Hóa đơn bán hàng là
chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốc
hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế
GTGT. Hóa đơn được lập làm 3 liên: liên 2 được gửi cho khách hàng, liên 1 và
liên 2 sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy hóa đơn vừa là
phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng
thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
Nhật ký bán hàng là số ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu
gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp.
• Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàng
Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các
nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền. Kể cả những trường
hợp thanh toán phức tạp cũng cần được xử lý và phê chuẩn như khấu trừ hay
chuyển tiền thu để trả cho một bên khác. Mọi trường hợp thu tiền thông thường
khác (thu tiền trực tiếp hay qua ngân hàng) hoặc thu tiền không thông thường
đều phải đảm bảo việc ghi sổ kịp thời, đầy đủ. Cần đặc biệt chú ý khả năng dấu
giếm hoặc bỏ sót các khoản thu tiền, đặc biệt là đối với thu tiền mặt trực tiếp.
• Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu
Các trường hợp phát sinh về chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán
sau khi đã viết hóa đơn và hàng đã bán bị trả lại vì lỗi thuộc về bên bán đều
phải được xử lý và ghi sổ đầy đủ, đúng đắn và kịp thời.

Đối với trường hợp chiết khấu thương mại: trên cơ sở chính sách bán
hàng đã công bố và thực tế diễn ra nghiệp vụ bán hàng phù hợp với điều kiện
16
áp dụng chiết khấu thương mại; tiến hành làm thủ tục tính toán chiết khấu
thương mại cho người mua và ghi nhận khoản chiết khấu này theo đúng quy
định, làm cơ sở cho việc theo dõi và chi trả hay giảm bớt tiền hàng thanh toán.
Đối với trường hợp giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại: Hàng bán
không đảm bảo quy cách, chất lượng bị khách hàng từ chối nhận hoặc khách hàng
chỉ chấp nhận khi bên bán giảm giá; việc xử lý trường hợp này phải được thực
hiện thông qua các thủ tục kiểm tra, xác nhận (kiểm kê, đánh giá) và lập biên bản
giảm giá hay nhận lại hàng. Khi xử lý và theo dõi, ghi nhận các trường hợp phát
sinh nói trên còn bao gồm cả xử lý và theo dõi, ghi nhận những thông tin có liên
quan, như doanh thu bán hàng, thuế GTGT, giá vốn hàng bán…
• Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song
không có khả năng thu được cả trong tương lai. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dự
phòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý về giảm giá đối với các
khoản không thu được tiền.
• Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được
Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc
không có khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là
“bất khả kháng”, cần xem xét xóa sổ khoản phải thu đó. (Lưu Đức Tuyên, 2010)
2.1.2.4. Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
a. Phương thức tiêu thụ
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc lựa chọn áp dụng
các phương thức bán hàng và các chính sách khuyến khích tiêu thụ góp phần
quan trọng vào việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hóa, đồng thời giúp cho
doanh nghiệp có cơ sở mở rộng, chiểm lĩnh thị trường. Phương thức bán hàng có
ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất
kho hàng hóa. Đồng thời nó có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán

hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi
nhuận. Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các phương thức bán hàng sau:
• Phương thức bán buôn
* Hình thức bán buôn qua kho
17
Đây là hình thức bán hàng bán buôn hàng hóa mà ở đó hàng bán được xuất ra
từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Trong hình thức này có hai dạng chủ yếu sau:
- Giao hàng trực tiếp:
Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến doanh nghiệp để nhận
hàng. Doanh nghiệp xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện bên mua, sau
khi đại diện bên mua nhận đủ hàng hóa, bên mua ký vào chứng từ bán hàng,
hàng hoá được xác định tiêu thụ. Vì vậy, mọi tổn thất hàng hoá trong quá trình
vận chuyển hàng người mua phải chịu.
Hình thức này được áp dụng khá hiệu quả với các doanh nghiệp có kho
bán buôn nhưng không chủ động về mặt phương tiện vận tải.
- Chuyển hàng
Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt
hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hóa, bằng phương tiện vận tải của mình
hoặc thuê ngoài, chuyển hàng giao cho bên mua tại một nơi đã thỏa thuận.
Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao xong hàng cho người
mua và người mua ký vào chứng từ giao hàng. Chi phí vận chuyển do hai bên
thỏa thuận. Phương thức này được áp dụng đối với những khách hàng có quan
hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp.
* Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng
Theo hình thức này doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua,
không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Có thể thực hiện
theo các hình thức sau đây:
- Giao hàng tay ba
Theo hình thức trực tiếp này doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng
mua từ bên bán sẽ giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho bên bán. Sau

khi giao nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền
hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ và kế toán ghi nhận
doanh thu. Hình thức này rất phổ biến ở các doanh nghiệp thương mại không
có kho bán buôn nhưng lại nắm trong tay những thông tin khá tốt về nguồn
hàng và khách hàng.
18
- Vận chuyển hàng
Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, bằng
phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên
mua một địa điểm đã được thỏa thuận. Hàng hóa chuyển bán trong trường hợp
này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi bên mua đã nhận được
hàng và ký vào chứng từ giao hàng thì hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ. Với
điều kiện này doanh nghiệp không có điều kiện về kho bãi nhưng lại khá thuận
lợi về phương tiện vận chuyển nên áp dụng.
• Phương thức bán hàng đại lý
* Đại lý hưởng hoa hồng: Là hình thức đại lý mà đại lý bên mua thực
hiện việc mua, bán hàng theo giá mua, giá bán do bên giao đại lý ấn định để
được hưởng hoa hồng. Mức hoa hồng được tính theo tỷ lệ phần trăm do các
bên thỏa thuận trên giá mua, giá bán hàng hóa.
* Đại lý bao tiêu sản phẩm (hay còn gọi là đại lý mua đứt bán đoạn): Là
hình thức đại lý phổ biến mà bên đại lý thực hiện mua, bán trọn vẹn một khối
lượng hàng theo giá do bên giao đại lý ấn định để được hưởng thù lao theo quy
định của công ty mở đại lý. Mức thù lao mà đại lý được hưởng là mức chênh
lệch giữa giá mua, giá bán thực tế so với giá do bên giao hàng cho đại lý ấn
định hoặc thỏa thuận.
* Đại lý độc quyền: Là hình thức đại lý mà tại một khu vực nhất định,
có thể là trên quy mô toàn quốc hay quy mô khu vực, bên giao đại lý chỉ giao
cho một đại lý độc quyền việc mua, bán một số mặt hàng.
* Tổng đại lý mua bán hàng hóa: Là hình thức đại lý mà bên mua đại lý
tổ chức một hệ thống đại lý trực thuộc để thực hiện việc mua bán hàng hóa cho

bên giao đại lý. Tổng đại lý đại diện cho hệ thống đại lý trực thuộc. Các đại lý trực
thuộc hoạt động dưới sự quản lý của tổng đại lý với danh nghĩa của tổng đại lý.
• Phương thức bán lẻ
Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu
dùng hoặc các đơn vị kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Đặc
điểm của phương thức này là hàng hóa ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào
lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng đã được thực hiện. Hàng hóa được
19
bán với số lượng nhỏ, giá bán ổn định. Tuy nhiên đối với doanh nghiệp sản
xuất quy mô lớn thì hình thức này xảy ra không thường xuyên. Phương thức
bán lẻ được thực hiện theo các hình thức sau:
- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung
- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp
- Hình thức bán hàng tự phục vụ
- Hình thức bán hàng tự động
• Các phương thức khác
* Bán hàng trả góp, trả chậm:
Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì số hàng đó
được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về số hàng đó. Người
mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua, số tiền còn lại người mua
chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định.
* Phương thức bán hàng trao đổi hàng:
Đây là hình thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem hàng hóa của mình
để đổi lấy hàng hóa của người mua. Giá trao đổi là giá thoả thuận hoặc giá bán
của hàng hóa đó trên thị trường. Doanh thu chỉ được ghi nhận đối với hàng hóa
hoặc dịch vụ được trao đổi không tương đương. Đối với dịch vụ hàng hóa
tương đương doanh thu không được ghi nhận.
b. Phương thức thanh toán
Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng. Tùy theo từng chính sách bán
hàng hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà

doanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàng
theo các hình thức khác nhau.
- Mua hàng thanh toán ngay: Đối với những khách hàng mới, không
thường xuyên hoặc có lịch sử thanh toán nợ không tốt với doanh nghiệp thì
doanh nghiệp buộc khách hàng của mình phải thanh toán ngay khi mua hàng có
thể bằng tiền mặt hoặc thanh toán không dùng tiền mặt (séc, ủy nhiệm chi, ủy
nhiệm thu, thư tín dụng, thẻ thanh toán, thanh toán bù trừ).
- Ứng tiền trước khi mua hàng: Do tình hình tài chính của công ty không
được tốt hoặc do tính độc quyền của hàng hoá mà doanh nghiệp có thể yêu cầu
20