CHUYEN DE 12 quản lý hồ sơ

Chuyên đề 12:
QUẢN LÝ HỒ SƠ


Kết cấu bài giảng
I. TỔNG QUAN VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ

www.themegallery.com


I. TỔNG QUAN VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ

1. Một số khái niệm cơ bản
* Hồ sơ là 1 tập tài liệu có liên quan với nhau
về 1 vấn đề, 1 sự việc, 1 đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
CQ, TC, cá nhân.
(K.10, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011)


Là hồ sơ được hình thành trong quá trình giải
quyết công việc, hoặc được hình thành từ các
hoạt động tại các CQ, TC.

Hồ sơ công việc
HỒ SƠ

Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nhân sự

Gồm 4 loại

Hồ sơ trình ký


Hồ sơ
Hồ sơ công việc
Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ trình ký

Là tập tài
liệu theo
dõi, xử lý
một việc
nào đó


PHÂN BIỆT:
Hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc


PHÂN BIỆT
Nội
Hồ sơ nguyên tắc
dung
Văn - QPPL (Luật, pháp lệnh,
bản nghị định, quyết định, chỉ
thị, thông tư) hoặc 1 số văn

bản hướng dẫn (công văn
hướng dẫn)
- Bản sao,bản chính (nếu có)
Thời - Tập hợp nhiều năm
gian
Nộp - Không nộp lưu
lưu

Hồ sơ công việc
- Nhiều loại văn bản
(QPPL + HC)
- Bản chính (bản sao có
giá trị pháp lý như bản
chính)
-Thông thường một năm
(hoặc 2 , 3 năm); Hoặc
từ khi bắt đầu đến khi
kết thúc công việc
- Phải nộp lưu theo quy
định


- Hồ sơ công việc được giữ lại,
xác định giá trị và chuyển vào lưu
trữ cơ quan, nếu có giá trị lịch sử
sẽ nộp về lưu trữ lịch sử;
- Hồ sơ nguyên tắc
chỉ giữ lại để làm cơ
sở giải quyết các
công việc hàng ngày

của CB, CC, VC

- Hồ sơ nhân sự sẽ
được lưu giữ tại bộ
phận QL nhân sự phục
vụ cho việc QL con
người trong CQ, TC…

- Hồ sơ trình ký sẽ được dùng làm căn
cứ để CQ, người có thẩm quyền xem xét
ký phê duyệt và ban hành văn bản.


* Khái niệm lập hồ sơ
Là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc của CQ, tổ chức,
cá nhân theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định.
(Theo khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011)


Mỗi hồ sơ có thể là 1 hoặc nhiều
đơn vị bảo quản:
- Là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu
trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài
liệu.
- Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không
quá 03cm.
- Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì

lập 1 đơn vị bảo quản. Nếu 1 hồ sơ có
nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành
nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là 1
đơn vị bảo quản.


Phân chia tài liệu trong đơn vị bảo quản
Nếu quyết định nhân sự trong 1 năm nhiều thì
nên dựa vào nội dung để phân chia thành các
đơn vị bảo quản.
Nếu công văn trong 1 năm nhiều thì nên dựa
vào nội dung để phân chia thành 2 đơn vị bảo
quản.
Hồ sơ hội nghị, hội thảo nếu nhiều tài liệu thì
nên dựa vào giá trị để phân chia thành các đơn
vị bảo quản.


HỒ SƠ
TÀI LIỆU

(được quản lý tại
đơn vị, cá nhân giải
quyết công việc)

LƯU TRỮ CƠ
QUAN (khi kết thúc
công việc)

SAU 10 NĂM

LƯU TRỮ LỊCH SỬ (Đối
với những hồ sơ có giá trị
lịch sử)


2. Vai trò của lập và quản lý hồ sơ

* Đối
với
hoạt
động
quản
lý

Giúp việc tra tìm nhanh chóng, làm căn
cứ chính xác để giải quyết công việc ..
Giúp cho việc QL tài liệu được chặt
chẽ, giữ gìn bí mật TT của Đảng, Nhà
nước, CQ, đơn vị.
Giúp theo dõi và quản lý công việc;
điều hành công việc thuận lợi và ban
hành , tổ chức thực hiện các quyết
định có hiệu lực, hiệu quả
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác
nghiên cứu trước mắt và lâu dài


2. Vai trò của lập hồ sơ

Là một trong những
nguồn tài liệu quan
trọng, có độ tin cậy và
chính xác cao để nghiên
cứu về lịch sử của mọi
lĩnh vực đời sống xã hội,
con người
- Là căn cứ pháp lý, là
bằng chứng để giải
quyết các yêu cầu chính
đáng của xã hội, tổ chức
và công dân
-

* Đối
với đời
sống xã
hội


Tình huống
• Năm 2006, Hội đồng Thẩm phán TAND Tối cao có quyết
định giám đốc thẩm một vụ tranh chấp dân sự về lấn
chiếm quyền sử dụng đất và không gian giữa ông T. với
bà K. Khi bà K. xây nhà, bà đã làm kiềng trên móng nhà
của ông T. nhưng ông T. không phản đối trong suốt thời
gian từ khi khởi công cho đến lúc hoàn thành (bốn
tháng). Do nhà bà K. là nhà cao tầng, đã xây dựng hoàn
thiện, giờ nếu buộc bà phải dỡ bỏ và thu hẹp lại công
trình thì sẽ gây thiệt hại rất lớn cho bà. Xử vụ này, tòa

cấp phúc thẩm đã không buộc bà K. phải tháo dỡ phần
tường nhà đè lên phía trên móng nhà ông T. mà chỉ
buộc bà bồi thường bằng tiền. …
• Sau này các thẩm phán đều lấy đây là khuôn mẫu và cơ
sở để đưa ra phán quyết cho những vụ việc hoặc trường
hợp có tình tiết hay vấn đề tương tự


3. Yêu cầu của việc lập và quản
lý hồ sơ

Phù hợp
Thuận lợi Đảm bảo
với quy
giá trị
cho việc
định của
quản lý và toàn vẹn
pháp
của tài
sử dụng
luật
liệu

Phản ánh
đúng
chức
năng,
nhiệm vụ

Người đứng đầu
CQ, TC
Trách nhiệm của
Lưu trữ cơ quan
Trách nhiệm
của văn thư
đơn vị
Trách nhiệm của
văn thư cơ quan
(văn thư chuyên
trách)

4. Trách nhiệm
đối với việc lập và
quản lý hồ sơ

Chánh văn phòng
(Trưởng phòng
HC-TC) hoặc
người được người
đứng đầu CQ giao
có trách nhiệm
CB,CC,VC
trong CQ, TC

Người đứng đầu đơn vị
trực thuộc các CQ, TC có
trách nhiệm

Đối với tỉnh Yên Bái trách nhiệm lập
và quản lý hồ sơ được quy định tại
điều 27 quy định về công tác văn
thư, lưu trữ tỉnh Yên Bái (ban hành
kèm theo quyết định số 23/2013/QĐUBND ngày 03 tháng 10 năm 2013
của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)


Trách
nhiệm của
người
đứng đầu
cơ quan, tổ
chức

(1) Hàng năm chỉ đạo xây
dựng Danh mục hồ sơ của
cơ quan, tổ chức

(2) Chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan


Trách nhiệm của Chánh văn phòng
(trưởng phòng hành chính) hoặc người
được người đứng đầu cơ quan giao
(1) Tổ chức thực hiện việc lập hồ

sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu; xây dựng
và trình người đứng đầu ban hành
DMHS; hướng dẫn kiểm tra việc lập
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
(2) Tham mưu giúp người đứng đầu trong chỉ
đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập, nộp lưu hồ
sơ, tài liệu đối với các đơn vị trực thuộc.


Trách nhiệm của người đứng đầu
đơn vị trực thuộc
(1) Phân công cho CC, VC trong đơn vị lập hồ sơ
về những việc mà đơn vị chủ trì giải quyết
(2) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi
công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của
đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu
(3) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định


(1) Lập hồ sơ công việc để theo dõi
và giải quyết công việc, lập hồ sơ
nguyên tắc làm căn cứ giải quyết
công việc

Trách
nhiệm
của CB,
CC, VC

(2) Nếu có nhu cầu giữ lại hồ sơ đã
đến hạn nộp lưu để phục vụ
chuyên môn thì phải được người
đứng đầu đồng ý và phải lập danh
mục hồ sơ, tài liệu giữ lại
(3) Nếu nghỉ hưu, thôi việc hay
chuyển công tác thì phải bàn giao
hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người
kế nhiệm tiếp cận


Trách nhiệm của văn thư (phòng, ban)
trực thuộc các cơ quan, tổ chức
Cuối năm kiểm tra
tình hình lập hồ
sơ của từng cá
nhân trong đơn vị
xác định hồ sơ đã
kết thúc, hướng
dẫn hoàn chỉnh
hồ sơ để nộp lưu

Thống kê hồ
sơ, tài liệu
giao nộp vào
Mục lục hồ
sơ, tài liệu
nộp lưu

Bàn giao hồ

sơ, tài liệu
cho lưu trữ
cơ quan


Trách nhiệm của văn thư cơ quan
• Xây dựng Danh mục hồ sơ của CQ, TC;
• Đầu năm, Văn thư cơ quan sao gửi Danh
mục hồ sơ cho các đơn vị trực thuộc, CC,
VC làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh
mục hồ sơ, Văn thư cơ quan chuẩn bị bìa
hồ sơ giao cho các đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm lập hồ sơ
• Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn
nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ
trong cơ quan.


Hướng dẫn việc lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Trách
nhiệm
của Lưu
trữ cơ
quan

Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp
xếp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân
và lập biên bản giao nhận hồ

sơ, tài liệu
Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá
trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu
trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài
liệu hết giá trị