Báo cáo Chu trình doanh thu của Công ty dịch vụ quảng cáo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
                KHOA KẾ TOÁN­KIỂM TOÁN
   

                   
                     

BÁO CÁO NHÓM
Môn: Hệ thống thông tin kế toán
Chủ đề: 
Báo cáo chu trình doanh thu của công ty VELA


Thành phố Hồ Chí Minh ­ 2018
Giới thiệu công ty

I.
1.

Giới thiệu sơ lược

-

Công ty trách nhiệm hữu hạn quảng cáo VELA được thành lập 
năm 2010 với một phạm vi hoạt động rất rộng trong lĩnh vực 
BTL ( Below the line) bao gồm tiếp thị, khảo sát thị trường, bán 
hàng, quản lý nhân sự,  phát triển và quản lý sự kiện.

-

Vela sở hữu một đội ngũ tiếp thị trẻ và năng động trên khắp 

Việt Nam với khả năng tiếp cận tất cả các kênh phân phối như 
MT( modern trade), GT (general trade) và các kênh khác trên toàn 
quốc.

2.

Mục tiêu, sứ mệnh và tầm nhìn

-

Công ty cung cấp chủ yếu dịch vụ tiếp thị nên VELA cam kết 
với khách hàng  có thể làm cho thương hiệu sản phẩm của họ 
trở nên hấp dẫn và thân thiện nhất với các khách hàng mục tiêu.

-

VELA nhìn rõ được  tầm quan trọng thương hiệu của khách hàng 
và  quan trọng hơn của việc đưa thương hiệu đến các thị trường 
tiềm năng.

-

 VELA hiểu được khách hàng quan tâm đến hình ảnh và thương 
hiệu của mình – họ cũng muốn đo lường và tính toán kết quả 
trong cùng thời điểm.

-

VELA đặt bản thân vào tình hình của khách hàng để đưa ra 
những quyết định tốt nhất cho lợi ích của thương hiệu.

-

Mang đến giá trị chất lượng dịch vụ thực sự cho khách hàng.

-

Hệ thống cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đến từ mạng lưới tổ 
chức toàn diện, kĩ năng đào tạo nhân viên giỏi, kết hợp linh hoạt 
trong công việc và giao tiếp.

-

Tính minh bạch và chính xác trong việc cung cấp bảng báo giá 
với mức giá cạnh tranh, cam kết trung thực theo các nguyên tắc 
cơ bản.


3.

Các dịch vụ chính

-

Phát triển các hoạt động BTL

-

Tiếp thị nhãn hiệu

-

Bán hàng hóa

-

Tư vấn bán hàng (quản lý và phát triển nhân sự)

-

Khảo sát thị trường 

-

Roadshow (tiếp thị lưu động bằng xe đạp, xe máy, xe buýt,..)

-

Tiếp thị mẫu thử 

-

Sản xuất và tiếp thị bằng POSM (Point of Sales Material)

-

Quản lý và tổ chức sự kiện

4.

Kinh nghiệm

-

Đủ năng lực và chuyên môn trong việc hiểu rõ các nhu cầu và 
cung cấp dịch vụ trọn vẹn theo sở thích của khách hàng.

-

Hiểu rõ cách vận hành doanh nghiệp ở Việt Nam

-

VELA đã  cung cấp rất nhiều các dự án hoạt động trong khảo sát 
thị trương, thiết kế băng rôn, mẫu thử quảng cáo, POSM (Point 
of Sales Material) , tiếp thị, tổ chức sự kiện,...

5.

Con người

-

Đội ngũ nhân viên trẻ, sáng tạo và năng động

-

VELA chọn ra những thành viên được đào tạo tốt nhất và có 
hiệu quả làm việc cao.

-

Chiến lược của team được tích hợp chặt chẽ với thương hiệu 
của khách hàng.

-

Tập chung nguồn nhân lực bằng đào tạo thường xuyên.

6.

Phân phối

Với văn phòng chính ở TPHCM và các chi nhánh ở HN, Hải Phòng, Đà 
Nẵng, Cần Thơ, VELA đảm bảo khả năng thực hiện hiệu quả các 
hoạt động trên toàn quốc.


7.

Những dự án nổi bật của VELA

Tổ chức Sự kiện hội nghị nhà phân phối cho khách hàng BEL VN
Dự án thiết kế sản phẩm POSM cho khách hàng Bibica 
Kiểm định mẫu thử Aquarius cho khách hàng COCA COLA
...
Mô t ả  quy trình doanh thu th ự c t ế  c ủ a công ty tr ắ c 
nghi ệ m h ữ u h ạ n VELA

II.

1.

Mô t ả  chu trình doanh thu
­

Khách hàng đặt hàng công ty thông qua bộ phận tiếp nhận khách 
hàng.

­

Từ đó bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ ghi nhận, kiểm tra thông 
tin khách hàng và tiến hành làm hợp đồng.

­

Bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ chuyền lệnh thực hiện dịch vụ 
theo yêu cầu của khách hàng đến bộ phận tổ chức sự kiện. 

­

Bộ phận sự kiện sẽ cử người đi họp trực tiếp với khách hàng, 
đưa ra các phương án tổ chức, cũng như dự trù các khoản chi phí 
dựa vào đó lập bảng dự trù chi phí.

­

Sau khi thống nhất phương hướng tổ chức sự kiện với khách 
hàng, các team sẽ lên timeline, viết kịch bản, thiết kế, trang trí, 
hậu cần,..

­

Trong quá trình tổ chức mọi hoá đơn mua hàng cho dịch vụ tổ 
chức sự kiện sẽ được chuyển về cho kế toán, kế toán dựa trên 
những hóa đơn này để đối chiếu với bảng dự trù chi phí từ bộ 
phận sự kiện chuyển qua để ghi nhận chi phí, lập phụ lục hợp 
đồng(nếu có). Những hóa đơn này sẽ được lưu giữ ở phòng kế 
toán. 

­

Kết thúc chương trình, kế toán sẽ lập hoá đơn cho khách hàng, 
chi tiết các hạng mục và gửi kèm phụ lục hợp đồng (nếu có) cho 
khách hàng, đồng thời ghi sổ tăng doanh thu, ghi giấy báo nợ cho 
khách hàng trả sau.


­

Khách hàng có thể thanh toán ngay về cho thủ quỹ thì thủ quỹ 
lập ngay phiếu thanh toán 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 
lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp 
tiền kèm tiền cho ngân hàng, liên 3 gửi về cho kế toán, kế toán 
nhận phiếu thanh toán kiểm tra và ghi giảm nợ phải thu,lưu 
chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng; khách 
hàng chuyển tiền qua ngân hàng phải có giấy nộp tiền từ khách 
hàng hoặc thông báo từ ngân hàng

­

Khách hàng thu sau thì kế toán lập phiếu báo nợ ghi rõ số tiền 
hạn nộp cho khách hàng đồng thời ghi sổ theo dõi công nợ của 
khách hàng. Khi khách hàng đến nộp tiền kèm giấy báo nợ, thủ 
quỹ nhận tiền và giấy báo nợ sau đó thủ quỹ lập ngay phiếu 
thanh toán 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu cuối tháng 
ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp tiền kèm tiền 
cho ngân hàng liên 3 kèm giấy báo nợ gửi về cho kế toán. Kế 
toán nhận giấy báo nợ kèm phiếu thanh toán tiến hành đối chiếu 
kiểm tra ghi giảm nợ phải thu lưu chứng từ, cuối tháng lập báo 
cáo phải thu khách hàng.
TH1: Nếu khách hàng trả tiền mặt cho thủ quỹ thì thủ quỹ sẽ 
ghi phiếu thanh toán 2 liên, 1 cho khách hàng và 1 cho kế toán để 
ghi sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo.
TH2: Khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sẽ có giấy nộp 
tiền (cash deposit). Khách hàng chuyển giấy nộp tiền cho thủ 
quỹ và thủ quỹ chuyển giấy nộp tiền này cho kế toán để ghi sổ 
giảm nợ phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo cuối kì.
TH3: Khách hàng gặp vấn đề tài chính sẽ lập khoản dự phòng 
hoặc Khách hàng quá hạn trả nợ quá lâu, kế toán sẽ ghi nhận 
xóa bỏ (write­off) khoản phải thu và ghi tăng chi phí.

Đi ể m   gi ố ng   và   khác   gi ữ a   chu   trình   doanh   thu   c ủ a   công 
ty VELA và chu trình chu ẩ n
2.

­

 Giống:  Về cơ bản chu trình doanh thu của công ty VELA đều 
có 4 bước của quy trình doanh thu chuẩn:

(1) nh ậ n đ ặ t hàng,  nh ậ n làm d ị ch v ụ (2) Xu ấ t kho, cung 
c ấ p hàng hóa, d ị ch v ụ , (3) l ậ p hóa đ ơ n, theo dõi công nợ, (4) 
thu tiền. 


­

 Khác:  Tuy nhiên có những điểm khác đó là công ty VELA là 
công ty dịch vụ nên chu trình doanh thu có khác với chu trình 
chuẩn. Thay vì kiểm tra hàng tồn kho Bộ phận sự kiện sẽ cử 
người đi họp trực tiếp với khách hàng, đưa ra các phương án tổ 
chức, cũng như dự trù các khoản chi phí để báo giá cho khách 
hàng. Cũng như thay vì phiếu giao hàng ở đây sẽ là phiếu biên 
nhận, bàn giao hoàn thành công việc. Ngoài ra,thực tế thì quá 
trình doanh thu có nhiều phức tạp hơn như việc không thể hoàn 
thành bước 4 của chu trình là thu tiền vì khách hàng không có 
khả năng trả nợ. Hoặc trong khi thực hiện dịch vụ thì có vấn đề 
xảy ra nên không tiếp tục ghi nhận doanh thu như hóa đơn bị 
trộm cắp hay bị hủy,... trong quá trình xử lí chứng từ có gian lận, 
sai sót,..

Lý do: Thực tế có những điểm khác chuẩn này là vì yếu tố con 
người như khách không trả tiền hay nhân viên nội bộ gian lận trong 
xử lý giấy tờ, ngoài ra còn có các yêu tố ngoại cảnh khách như thiên 
tai, lũ lụt cháy nổ,.. làm ảnh hướng đến quy trình doanh thu. Ngoài 
ra còn vì quy mô và cách thức hoạt động của công ty nên mỗi công 
ty sẽ đưa ra chu trình doanh thu phù hợp nhất để đảm bảo công ty 
hoạt động liên tục và hiệu quả.
III.

Lưu đồ mô tả chu trình doanh thu của công ty VELA




IV.

Kiểm soát rủi ro nội bộ

Hoạt động nhận thực hiện dịch vụ, thực hiện dịch vụ  và ghi  
nhận doanh thu

Bộ phận tổ chức sự kiện


Hoạt động

Yếu kém

Rủi ro

Thủ   tục   kiểm 
soát

Hoạt   động   lập  Không   xác  ­   Khách   hàng 
hợp   đồng   cho  nhận thông tin  không   có   khả 
khách hàng
khách hàng
năng thanh toán 
(khách   hàng 

mới)

­Thu   thập   thông 
tin khách hàng từ 
các công ty khác

Không   xét  ­ Không đủ khả 
duyệt   nội  năng   đáp   ứng 
dung   hợp  nhu   cầu   của 
đồng 
khách hàng

Xét   duyệt   nội 
dung   kĩ   càng   và 
đưa  ra nhưng  lý 
do   hợp   lý   đến 
khách hàng

­   theo   dõi   công 
nợ thường xuyên 
­ Khách hàng có  của   các   khách 
tiền sử  nợ  xấu  hàng cũ
tại   công   ty 
(khách hàng cũ)

­   Có   những 
thỏa   thuận 
không   không 
công   bằng   cho 
công ty

­   thực   hiện 
nhầm một dịch 
vụ   của   khách 
hàng   này   cho 
khách   hàng 
khác
Hoạt   động   lập  Không   đủ 
bảng dự trù
thông   tin   để 
đưa   ra   giá 
chính xác.

­ Gây thâm hụt 
tài   chính   cho 
công ty nếu dự 
trù quá thấp

Tìm   hiểu   thu 
thập   thông   tin 
giá   cả   thị 
trường,   mời   các 
chuyên   gia   tài 
chính


Không   phân 
chia nhiệm vụ 
trong việc lập 
dự trù 

­   Dự   trù   cao 
hơn   thực   tế 
nhân   viên   có 
thể gian lận

Phân chia nhiệm 
vụ  giữa thủ  quỹ 
và nhân viên lập 
dự phòng

Không   lưu  Rủi   ro   trong  Kiểm   tra   lưu 
chứng từ
kiểm   tra   đối  chứng   từ   theo 
chiếu
thứ tự, tên, ngày

Phòng kế toán

Hoạt   động  Nhận   thiếu  Thiếu chứng từ  Kiểm   tra   xác 
nhận hóa đơn
hóa   đơn   từ  đối   chiếu   ghi  nhận   nhận   đủ 
nhà cung cấp nhận chi phí
hóa đơn

Không   kiểm  ­   Không   phải  Kiểm tra kĩ càng 
tra hóa đơn
hóa   đơn   của  nội   dung   ghi   sổ 
công ty 
và hóa đơn 
­   Không   đúng 

số tiền phải trả
­   Số   đúng   nội 
dung, số   lượng 
đã yêu cầu
Không   lưu  Không có bằng  Kiểm   tra   lưu 
chứng từ
chứng   để   đối  chứng   từ   theo 
chiếu
thứ tự, tên, ngày


Hoạt   động   lập  Lập   không 
phụ   lục   hợp  kiểm   tra   kĩ 
đồng
hóa   đơn   và 
thông   tin 
khách hàng

­   nhầm   khách  Kiểm   tra   kĩ 
hàng   này   với  thông   tin   khách 
khách   hàng  hàng và hóa đơn
khách
­ nhầm hóa đơn 
của khách hàng 
này   với   khách 
hàng khác

Không   lưu  Không có bằng  Kiểm   tra   lưu 
chứng từ
chứng   để   đối  chứng   từ   theo 

chiếu
thứ tự, tên, ngày

Hoạt   động   lập  Thiếu   chứng  Lập   hóa   đơn  Kiểm   tra   xác 
hóa đơn chi tiết  từ đầu vào 
không   đầy   đủ  nhận   nhận   đủ 
cho khách hàng
khoản mục 
chứng từ

Không   xác  Lập   hóa   đơn  Thu   thập   tìm 
nhận thông tin  cho   sai   khách  hiểu về thông tin 
khách hàng
hàng
khách hàng

Hoạt   động   ghi  Thiếu   chứng  Ghi nhận thiếu  Kiểm   tra   xác 
nhận doanh thu từ đầu vào 
doanh thu
nhận   nhận   đủ 
chứng từ

Không   xác  Ghi nhận doanh  Thu   thập   tìm 
nhận thông tin  thu   cho   sai  hiểu về thông tin 
khách hàng
khách hàng
khách hàng


Không   phân  Gian lận ghi sai  Phân   chia   người 

chia nhiệm vụ số   tiền,   sai  xác   nhận   và 
khách hàng, ghi  người lập
sai niên độ, ghi 
trung   nhau   các 
nghiệp vụ,..
Hoạt   động   lập  Thiếu   chứng  Ghi   sai   số   tiền  Kiểm   tra   xác 
giấy báo nợ
từ đầu vào
phải   nhận,   ghi  nhận   nhận   đủ 
sai ngày trả
chứng từ

Không   xác  Gửi   giấy   báo  Thu   thập   tìm 
nhận thông tin  nợ   cho   sai  hiểu về thông tin 
khách hàng
khách hàng
khách hàng

Hoạt động thu tiền sau từ khách hàng

Thủ quỹ

Hoạt động

Yếu kém

Hoạt   động   thu  Không   đối 
tiền và hóa đơn  chiếu kiểm tra 
chi tiết 
số   tiền   trong 

hóa   đơn   chi 
tiết và số  tiền 
thực   nhận 
được 

Rủi ro

Thủ   tục   kiểm 
soát

Thu không đúng 
số   tiền   cần 
nhận   từ   việc 
cung   cấp   dịch 
vụ

Đếm   thủ   công 
hay   dùng   máy 
kiểm tra số  tiền 
nhận   được   và 
đối   chiếu   với 
hóa đơn đã được 
xác nhận


Không   phân  Tiền   thu   được  Phân   chia   trách 
chia nhiệm vụ  bị  thủ  quỹ  biển  nhiệm   giữa 
thủ
nhận   tiền  và 
nhận hoá đơn

Lập   hoá   đơn  Thiếu   chứng  Rủi ro hóa đơn  Kiểm tra thu đủ 
thanh toán 
từ đầu vào
ghi  sai  số  tiền,  chứng   từ   đầu 
sai   số   lượng,  vào
sai   khách 
hàng,...
Không   đối 
chiếu kỹ  giữa 
thông   tin 
khách   hàng 
hóa đơn

Kiểm   tra   đối 
chiếu kĩ hóa đơn 
và   thông   tin 
khách hàng

Không   lưu  Không có bằng  Kiểm   tra   lưu 
chứng từ
chứng   đối  chứng   từ   theo 
chiếu
thứ tự, tên, ngày

Kế toán

Kiểm   tra,   đối  ­ Thiếu chứng 
chiếu, ghi giảm  từ đầu vào
nợ phải thu
­   Không   kiểm 

tra   thông   tin 
khách hàng

Kiểm   tra   xác 
nhận   thu   đủ 
chứng   từ,   thu 
thập   thông   tin 
chi tiết từ  khách 
hàng,   theo   dõi 
công   nợ   thường 
xuyên
Lâp   báo   cáo  Thiếu   chứng  Báo cáo ghi sai  Kiểm   soát   nhập 
phải   thu   khách  từ đầu vào  
số   liệu   và   nội  liệu
hàng
dung
Kiểm   tra   tính 
đầy đủ
Kiểm   tra   cập 
nhật đồng thời
Sai   sót   trong 
quá   trình   ghi 
nhận:   sai   số 
tiền,   sai   số 
lượng,   sai 
khách hàng


Gửi báo cáo đến 
khách hàng

Hoạt động thu tiền ngày từ khách hàng

Hoạt   động   thu  ­   Không   phân 
tiền và hóa đơn  chia nhiệm vụ
chi tiết
­   Không   soát 
xét   thông   tin 
khách   hàng, 
hóa   đơn   và 
tiền   nhận 
được

Thủ  quỹ  có thể 
thu   sai   số   tiền 
so   với   dịch   vụ 
đã   thực   hiện 
bởi   việc   vừa 
thủ quỹ vừa thu 
tiền   vừa   lập 
hóa   đơn   thanh 
toán là vi phạm 
nguyên tắc độc 
lập dẫn đến họ 
có   thể   thu   bao 
nhiêu   tùy   ý.
Ngoài   ra   hóa 
đơn chi tiết của 
khách   hàng 
mang   tới   chưa 

chắc   đúng,   có 
thể bị làm giả. 
Hoạt   động   ghi  Không   phân  Xóa sổ  nợ  phải 
giảm phải thu
chia nhiệm vụ thu   để   chiếm 
dụng tiền

 
V.

Chứng từ liên quan 

Cần phải có chữ 
ký của giám đốc 
hoặc   kế   toán 
trưởng,   thủ   quỹ 
trên   phiếu   thanh 
toán   trước   khi 
đưa   cho   khách 
hàng   ,   lưu   bộ 
phận   kế   toán, 
lưu   tại   tại   thủ 
quỹ.   Thủ   quỹ 
không   được   thu 
tiền khi chưa có 
chữ ký


CHỨNG 
TỪ 

NƠI LẬP  

NƠI 
DUYỆT 

SỬ   DỤNG  MỤC ĐÍCH
Ở   HOẠT 
ĐỘNG 

Đơn  
hàng 

đặt  Bộ  phận bán  Bộ   phận  ­   Hoạt   động 
hàng
kinh doanh 
nhận   đơn 
đặt hàng
( Hợp đồng)
­   Gửi   yêu 
cầu   thực 
hiện dịch vụ 

­   Ghi   nhận 
đơn đặt hàng 
của khách
­   Xem   xét 
khả   năng 
thanh toán.
­ Làm căn cứ 

để  thực hiện 
các   hoạt 
động   của 
bảng dự trù.

Hoá đơn mua  Bộ   phận   tổ  Bộ   phận   kế  ­   Ghi   nhận 
hàng 
chức sự kiện  toán 
chi   phí,   lập 
phụ   lục   hợp 
đồng 

­   Kiểm   soát 
các chi phí so 
với   bảng   dự 
trù.
­ Làm căn cứ 
để   lập   hoá 
đơn bán hàng 
cho khách.

Hoá đơn bán  Bộ   phận   kế  Bộ   phận   kế  ­   Thực   hiện  ­   Để   khách 
hàng 
toán   (nhân  toán   (   KT  dịch vụ
hàng làm căn 
viên) 
trưởng) 
cứ thanh toán 
­ Ghi sổ 
công   nợ   cho 

công ty.
­ Làm chứng 
từ để kê khai 
và nộp thuế.
­ Làm căn cứ 


để   ghi   nhận 
doanh thu.

Phiếu thu 

Bộ   phận   kế 
toán 

Thu tiền 

­   Ghi   nhận 
số   tiền   thực 
thu từ KH.
­ Làm căn cứ 
ghi   sổ   quỹ, 
sổ   chi   tiết 
liên quan.