tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu ở công ty thủy sản và thương mại thuận phước

Chun âãư thỉûc táûp
PHÁƯN I : L LÛN CHUNG VÃƯ TÄØ CHỈÏC THÄNG TIN KÃÚ
TOẠN PHỦC VỦ CÄNG TẠC KIÃØM SOẠT NÄÜI BÄÜ TRONG CHU
TRÇNH DOANH THU ÅÍ DOANH NGHIÃÛP.
I. KHẠI QUẠT CHUNG VÃƯ HÃÛ THÄÚNG THÄNG TIN KÃÚ TOẠN TRONG
DOANH NGHIÃÛP.
1. Khại quạt chung vãư hãû thäúng thäng tin kãú toạn.
1.1. Khại niãûm vãư hãû thäúng v hãû thäúng thäng tin kãú toạn.
 Khại niãûm vãư hãû thäúng: hãû thäúng l mäüt táûp håüp cạc thnh pháưn phäúi håüp nhau
âãø hon thnh mäüt loảt cạc mủc tiãu. Mäüt hãû thäúng báút k âãưu cọ ba âàûc âiãøm sau:
- Cọ cạc thnh pháưn bäü pháûn (hồûc cạc âàûc âiãøm hỉỵu hçnh)
- Cọ tiãún trçnh (hay phỉång phạp) xỉí l âãø phäúi håüp cạc thnh pháưn theo cạch â âënh.
- Cọ mủc tiãu hồûc âäúi tỉåüng ca hãû thäúng.
 Khại niãûm vãư hãû thäúng thäng tin kãú toạn: hãû thäúng thäng tin kãú toạn l hãû
thäúng cọ cạc chỉïc nàng lỉûa chn, âo lỉåìng, ghi chẹp, phán loải, täøng håüp v truưn âảt
thäng tin ti chênh vãư thỉûc thãø kinh tãú giụp cho ngỉåìi sỉí dủng thäng tin cọ thãø âạnh giạ v
ra quút âënh.
Hãû thäúng thäng tin kãú toạn l sỉû liãn kãút giỉỵa hoảt âäüng kinh doanh v nh qun trë.
Hãû thäúng kãú toạn ghi chẹp lải cạc dỉỵ liãûu, lỉu trỉỵ v xỉí l âãø tråí thnh cạc thäng tin hỉỵu
êch, sau âọ âỉåüc thãø hiãûn dỉåïi cạc bạo ti chênh gỉíi cạc nh qun trë.
1.2. Cáúu trục ca hãû thäúng thäng tin kãú toạn.
Hãû thäúng thäng tin kãú toạn l mäüt kiãøu hãû thäúng ỉïng dủng, bao gäưm hng loảt cạc
th tủc v chỉång trçnh kãú toạn mạy cho phẹp thỉûc hiãûn tỉìng mủc tiãu kãú toạn chun biãût.
Hãû thäúng thäng tin kãú toạn cng âỉåüc xem l mäüt táûp håüp cạc chu trçnh nghiãûp vủ vç
l do sau: vãư cå bn cạc hoảt âäüng ca doanh nghiãûp âãưu cọ : mua hng, sn sút, bạn
hng, . . . Mäùi hoảt âäüng ny lải phạt sinh nhiãưu nghiãûp vủ kinh tãú cáưn âỉåüc xỉí l bàòng hãû
thäúng kãú toạn : ghi chẹp täøng håüp cạc nghiãûp vủ kinh tãú v láûp bạo cạo ti chênh. Vç váûy,
khi nghiãn cỉïu quạ trçnh xỉí l kãú toạn âäúi våïi cạc hoảt âäüng ca doanh nghiãûp ngỉåìi ta
thỉåìng phán chia chụng thnh cạc chu trçnh nghiãûp vủ, mäùi chu trçnh nghiãûp vủ bao gäưm
quạ trçnh ghi chẹp, phán loải v täøng håüp mäüt hoảt âäüng cå bn ca doanh nghiãûp.
Mäùi chu trçnh nghiãûp vủ lải bao gäưm nhiãưu hãû thäúng phủ gi l hãû thäúng ỉïng dủng.

Cọ nhiãưu kiãún chia thnh cạc chu trçnh nghiãûp vủ nhỉ sau:
 Chu trçnh doanh thu: bao gäưm quạ trçnh xỉí l cạc hoảt âäüng bạn hng, giao
hng, theo di nåü phi thu v thu tiãưn ca khạch hng. Chu trçnh gäưm bäún hãû thäúng ỉïng
dủng:
 Chu trçnh chi phê: bao gäưm quạ trçnh xỉí l cạc hoảt âäüng âàût hng, nháûn hng,
theo di nåü phi tr v thanh toạn cho ngỉåìi bạn. Chu trçnh ny gäưm 4 hãû thäúng ỉïng dủng:
 Chu trçnh sn xút: bao gäưm quạ trçnh xỉí l cạc hoảt âäüng sn xút, chãú biãún tỉì
ngun váût liãûu thnh thnh pháøm. Chu trçnh ny âỉåüc täø chỉïc thnh 3hãû thäúng ỉïng dủng:
Trang 1
Hoảt
âäüng
kinh
doanh
Nh qun trë
Ghi nháûn dỉỵ
liãûu
Xỉí l v lỉu trỉỵ
dỉỵ liãûu
Bạo cạo
Ra quút âënh
Nháûp dỉỵ liãûu
Hãû thäúng thäng tin kãú toạn
Nhu
cáưu
thäng
tin
Thäng
tin
Hãû thäúng mua hng
Hãû thäúng nháûn hng

Hãû thäúng thanh toạn
Hãû thäúng chi tiãưn
Hãû thäúng ghi nháûn âàût hng
Hãû thäúng giao hng
Hãû thäúng láûp họa âån
Hãû thäúng thu qu
Hãû thäúng lỉång
Hãû thäúng hng täưn kho
Hãû thäúng chi phê
Chun âãư thỉûc táûp
2. Vai tr ca hãû thäúng thäng tin kãú toạn trong cäng tạc kiãøm soạt näüi
bäü.
Thäng qua viãûc ghi nháûn, tênh toạn, phán loải, kãút chuøn dỉỵ liãûu vo säø cại,
täøng håüp v láûp bạo cạo, hãû thäúng thäng tin kãú toạn khäng chè cung cáúp nhỉỵng thäng tin
cáưn thiãút cho quạ trçnh qun l m cn âọng vai tr quan trng trong viãûc kiãøm soạt cạc
màût hoảt âäüng ca âån vë. Vç thãú hãû thäúng thäng tin kãú toạn l mäüt bäü pháûn quan trng
trong kiãøm soạt näüi bäü.
Vai tr ca hãû thäúng thäng tin kãú toạn âỉåüc thãø hiãûn dỉåïi dảng vai tr ca cạc
chỉïng tỉì, säø sạch kãú toạn v bạo cạo kãú toạn.
 Vai tr ca chỉïng tỉì : chỉïng tỉì cọ âáưy â, håüp lãû, håüp phạp v phn ạnh trung
thỉûc mi nghiãûp vủ phạt sinh thç thäng tin kãú toạn måïi chênh xạc v âạng tin cáûy. Bn thán
viãûc láûp cạc chỉïng tỉì â thỉûc hiãûn âỉåüc chỉïc nàng tiãưn kiãøm trãn nhiãưu âiãøm quan trng
nhàòm bo vãû v sỉí dủng cọ hiãûu qu mi ngưn lỉûc ca doanh nghiãûp.
 Vai tr ca säø sạch kãú toạn : cạc dỉỵ liãûu trãn chỉïng tỉì gäúc âỉåüc phán loải, tênh
toạn, täøng håüp, . v ghi chẹp vo säø sạch kãú toạn âãø chøn bë cung cáúp cạc thäng tin täøng
håüp trãn bạo cạo kãú toạn. Trong kiãøm soạt näüi bäü säø sạch cọ vai tr quan trng, vê dủ nhỉ
cạc säø chi tiãút vãư váût tỉ, hng họa, cäng nåü s giụp bo vãû ti sn, giụp cạc nh qun l thu
tháûp âỉåüc cạc thäng tin âạng tin cáûy âãø âiãưu hnh cạc hoảt âäüng tạc nghiãûp. Ngoi ra, nọ
giụp täøng håüp, lỉu trỉỵ cạc thäng tin mäüt cạch hãû thäúng, khoa hc v âọng vai tr trung gian
giỉỵa chỉïng tỉì v bạo cạo kãú toạn nãn chụng l cå såí âãø kiãøm tra, truy cáûp chỉïng tỉì.

 Vai tr ca bạo cạo ti chênh : cạc säú liãûu trãn säø sạch âỉåüc täøng håüp thnh
nhỉỵng chè tiãu trãn bạo cạo kãú toạn. Cạc thäng tin trãn bạo cạo kãú toạn thãø hiãûn âỉåüc thỉûc
trảng tçnh hçnh hoảt âäüng v kãút qu hoảt âäüng kinh doanh ca doanh nghiãûp, gọp pháưn
quan trng trong viãûc kiãøm tra âạnh giạ hoảt âäüng ca âån vë.
II. HÃÛ THÄÚNG THÄNG TIN KÃÚ TOẠN TRONG CHU TRÇNH DOANH THU ÅÍ
DOANH NGHIÃÛP.
1. Giåïi thiãûu vãư chu trçnh doanh thu trong doanh nghiãûp.
a) Khại quạt vãư chu trçnh doanh thu.
Chu trçnh doanh thu gäưm cạc nghiãûp vủ kãú toạn ghi chẹp nhỉỵng sỉû kiãûn phạt
sinh liãn quan âãún viãûc tảo doanh thu. Chu trçnh ny bao gäưm bäún sỉû kiãûn kinh tãú: nháûn âàût
hng ca khạch hng, giao nháûn hng họa hay dëch vủ cho khạch hng, u cáưu khạch
hng thanh toạn tiãưn, nháûn tiãưn thanh toạn.
Trong trỉåìng håüp bạn hng nháûn tiãưn ngay, bäún sỉû kiãûn trãn xy ra cng mäüt lục
nãn hãû thäúng kãú toạn ghi chẹp bäún sỉû kiãûn trong cng mäüt nghiãûp vủ kãú toạn. Nhỉng trong
trỉåìng håüp bạn hng hồûc dëch vủ chëu, mäùi sỉû kiãûn kinh tãú lải tảo ra mäüt nghiãûp vủ kãú
toạn tải mäùi thåìi âiãøm khạc nhau. Lục ny chu trçnh doanh thu gäưm bäún hãû thäúng ỉïng
dủng:
- Hãû thäúng ghi nháûn âàût hng. - Hãû thäúng láûp họa âån.
- Hãû thäúng giao hng. - Hãû thäúng thu tiãưn.
Mä hçnh mä t mäúi quan hãû ca bäún hãû thäúng ỉïng dủng trong chu trçnh doanh thu
Trang 2
Chun âãư thỉûc táûp
b) Cạc hãû thäúng ỉïng dủng trong chu trçnh doanh thu.
 Hãû thäúng ghi nháûn âàût hng: cọ chỉïc nàng ghi lải cạc u cáưu ca khạch hng,
kiãøm tra kh nàng thanh toạn ca khạch hng, cháúp nháûn hay khäng cháúp nháûn bạn chëu
cho khạch hng.
 Hãû thäúng giao hng: cọ chỉïc nàng gỉíi hng họa tåïi khạch hng âụng våïi säú lỉåüng
v thåìi âiãøm giao hng.
 Hãû thäúng láûp họa âån: cọ chỉïc nàng láûp họa âån bạn hng cho nhỉỵng hng họa â
âỉåüc bạn v ghi nháûn cạc nghiãûp vủ bạn hng vo nhỉỵng ti khon thêch håüp.

 Hãû thäúng thu tiãưn: cọ chỉïc nàng ghi nháûn viãûc khạch hng thanh toạn tiãưn cho
doanh nghiãûp.
2. Hãû thäúng thäng tin kãú toạn trong chu trçnh doanh thu åí doanh
nghiãûp.
2.1. Chỉïng tỉì, säø sạch, bạo cạo âỉåüc sỉí dủng trong chu trçnh
doanh thu.
2.1.1. Dỉỵ liãûu âáưu vo.
Nhỉỵng chỉïng tỉì thỉåìng âỉåüc sỉí dủng trong chu trçnh doanh thu:
NGHIÃÛP VỦ CHỈÏNG TỈÌ
Củ thãø cạc chỉïng tỉì âỉåüc sỉí dủng trong cạc nghiãûp vủ nhỉ sau:
Trang 3
HT
nháûn
hng
HT ghi
âàût
hng
HT chi
tiãưn
HTláûp
chỉïng tỉì
t.toạn
Ngỉåìi
bạn
Phiãúu
nháûp kho
Âån âàût
hng
Chỉïng tỉì
thanh toạn

TK ti sn & TK chi phê
TK phi tr ngỉåìi bạn
TK hng täưn kho
TK tiãưn
Âån âàût hng (håüp âäưng bạn hng)
Phiãúu xút kho
Phiãúu giao hng
Họa âån bạn hng
Nháûn qua ngán hng: giáúy bạo Cọ ca ngán hng
Nháûn tiãưn liãưn : phiãúu thu
Giáúy ghi nháûn hng bạn bë tr lải
Giáúy (họa âån) gim giạ hng bạn
Bng phán têch nåü theo thåìi gian
Chỉïng tỉì ghi säø
Bạn chëu
& Bạn hng thu tiãưn liãưn
Nháûn tiãưn
Hng bạn bë tr lải
& Gim giạ hng bạn
Xọa nåü khọ âi
Chun âãư thỉûc táûp
1 Âån âàût hng (håüp âäưng mua bạn hng) : l mäüt chỉïng tỉì gäưm cạc thäng tin
liãn quan âãún cạc bãn tham gia giao dëch (tãn, âëa chè,. . .); âàûc âiãøm vãư hng họa, dëch vủ;
quy âënh vãư giạ c, thåìi gian v nhỉỵng váún âãư âỉåüc cháúp thûn v cạch gii quút nhỉỵng
váún âãư khäng âỉåüc cháúp thûn â âỉåüc hai bãn tha thûn.
2 Phiãúu xút kho : do bäü pháûn bạn hng láûp trãn cå såí âån âàût hng (håüp âäưng
mua bạn hng) gäưm cạc thäng tin mä t hng họa, säú lỉåüng, cháút lỉåüng hng họa v cạc
thäng tin liãn quan khạc nhỉ xút tỉì kho no,. .
3 Phiãúu gỉíi hng : âỉåüc láûp båíi bäü pháûn giao hng âãø ghi nháûn cạc thäng tin liãn
quan âãún viãûc gỉíi hng cho ngỉåìi mua nhỉ chng loải hng họa, säú lỉåüng thỉûc xút v cạc

thäng tin liãn quan khạc. Mäüt dảng ca chỉïng tỉì ny l váûn âån.
4 Họa âån bạn hng : chỉïng tỉì ny do bäü pháûn láûp họa âån (kãú toạn bạn hng) láûp
trãn cå såí phiãúu xút kho v phiãúu gỉíi hng bao gäưm säú lỉåüng hng họa, giạ bạn v cạc
thäng tin liãn quan. Họa âån âỉåüc láûp theo máùu ca Nh Nỉåïc ban hnh.
5 Giáúy bạo Cọ ca ngán hng : Âáy l chỉïng tỉì do ngán hng láûp gỉíi vãư cho
doanh nghiãûp âãø thäng bạo tiãưn â nháûp vo ti khon ca doanh nghiãûp tải ngán hng.
6 Phiãúu thu : Âỉåüc dng trong trỉåìng håüp khạch hng âãún tr tiãưn tải âån vë. Khi
näüp tiãưn, khạch hng mang họa âån âãún bäü phán thanh toạn âãø bäü pháûn ny viãút phiãúu thu.
Phiãúu thu bao gäưm cạc näüi dung vãư säú tiãưn thu vo, tãn v âëa chè ngỉåìi näüp,. . .
7. Giáúy bạo tr tiãưn: Âỉåüc dng trong trỉåìng håüp khạch hng thanh toạn tiãưn
qua bỉu âiãûn. Ngỉåìi mua s gỉíi km tiãưn (sec ) thanh toạn mäüt giáúy bạo tr tiãưn xạc âënh
säú tiãưn ny thanh toạn cho khon nåü gç. Giáúy bạo tr tiãưn cọ thãø cọ nhiãưu hçnh thỉïc khạc
nhau. Nọ cọ thãø l bn sao ca họa âån, hồûc pháưn “cúng” ca bng kã âënh k thäng bạo
vãư tçnh hçnh nåü m ngỉåìi bạn gỉíi cho khạch hng, hồûc pháưn “cúng” trãn sec do ngỉåìi
mua phạt hnh âãø thanh toạn.
8. Ghi nháûn hng bạn bë tr lải. Chỉïng tỉì ny do bäü pháûn láûp họa âån láûp âãø
ghi nháûn cạc thäng tin vãư hng bạn bë tr lải hồûc gim giạ hng bạn nhỉ tiãưn, säú ti khon
khạch hng, màût hng bë tr lải hồûc gim giạ,. . .
 Âäúi våïi trỉåìng håüp hng bạn bë tr lải : giáúy ghi nháûn ny âỉåüc láûp càn cỉï vo bạo
cạo nháûn hng ca bäü pháûn nháûn hng ghi chẹp vãư säú hng bë tr lải.
 Âäúi våïi trỉåìng håüp gim giạ hng bạn: bäü pháûn bạn hng láûp mäüt bn ghi nhåï gii
thêch viãûc gim giạ hng bạn ny. Càn cỉï vo bn ghi nhåï â âỉåüc cháúp thûn ny, bäü
pháûn láûp họa âån láûp giáúy ghi nháûn gim giạ hng bạn.
9. Bng phán têch nåü theo thåìi gian v chỉïng tỉì ghi säø : âäi khi váùn xy
ra trỉåìng håüp mäüt vi khon nåü khäng thãø thu häưi âỉåüc v chụng âỉåüc xem nhỉ l mäüt
khon chi phê ca doanh nghiãûp, vç váûy cáưn phi âỉåüc ỉåïc tênh trỉåïc âãø láûp dỉû phng.
Cäng viãûc ny do bäü pháûn kãú toạn thanh toạn âm nhiãûm v âỉåüc tiãún hnh qua cạc bỉåïc
sau:
Âáưu tiãn kãú toạn thanh toạn láûp bng phán têch nåü theo thåìi gian âãø phán têch nåü
khäng thu häưi âỉåüc theo thåìi hản quạ nåü ca khạch hng. Càn cỉï vo bng phán têch nåü

ny v càn cỉï vo kinh nghiãûm thu häưi nåü ca doanh nghiãûp, âënh k bäü pháûn bạn chëu s
láûp bng ghi nhåï v ỉåïc tênh t lãû nåü khäng thu häưi âỉåüc cho tỉìng thåìi hản nåü v täøng nåü
phi thu âỉåüc xọa säø do khäng cọ kh nàng thu häưi.
2.1.2. Säø sạch.
2.1.2.1 Ghi chẹp th cäng.
Hiãûn nay bãn cảnh viãûc sỉí dủng räüng ri hãû thäúng kãú toạn mạy, cạc doanh nghiãûp
váùn ghi chẹp v lỉu trỉỵ th cäng âãø âãư phng nhỉỵng sai sọt ca chỉång trçnh ỉïng dủng,
virut v sỉû thám nháûp báút håüp phạp vo cạc táûp tin mang lải. Cọ ba hçnh thỉïc kãú toạn â v
âang âỉåüc ạp dủng trong cạc doanh nghiãûp l: hçnh thỉïc nháût k chung, hçnh thỉïc nháût k
säø cại ,hçnh thỉïc chỉïng tỉì ghi säø, hçnh thỉïc nháût k chỉïng tỉì. Âäúi våïi mäùi hçnh thỉïc kãú
toạn thç cọ mäüt hãû thäúng säø sạch tỉång ỉïng. Åí âáy xin âỉåüc trçnh by hãû thäúng säø sạch ca
hai hçnh thỉïc kãú toạn âang âỉåüc ạp dủng phäø biãún l: hçnh thỉïc nháût k chung & hçnh thỉïc
chỉïng tỉì ghi säø.
a) Âäúi våïi hçnh thỉïc nháût k chung.
Trong chu trçnh doanh thu, thäng thỉåìng viãûc ghi chẹp âỉåüc tiãún hnh trãn ba säø
nháût k âàûc biãût, säø chi tiãút phi thu khạch hng v cạc säø cại liãn quan.
Trang 4
Chun âãư thỉûc táûp
Cạc säø nháût k âàûc biãût bao gäưm nháût k bạn hng, nháût k gim giạ hng bạn v
nháût k hng bạn bë tr lải v nháût k thu tiãưn. Cn mäüt säø chi tiãút l säø chi tiãút phi thu
khạch hng dng âãø theo di chi tiãút theo tỉìng khạch hng bao gäưm theo di säú dỉ âáưu k,
säú phạt sinh Nåü/Cọ v säú dỉ cúi k.
Càn cỉï vo cạc chỉïng tỉì, hng ngy kãú toạn ghi cạc nghiãûp vủ phạt sinh vo cạc säø
nháût k, âënh k s chuøn vo säø cại.
b) Âäúi våïi hçnh thỉïc chỉïng tỉì ghi säø:
Âäúi våïi chu trçnh doanh thu, trong hçnh thỉïc ny cäng viãûc ghi chẹp âỉåüc tiãún hnh
trãn cạc chỉïng tỉì ghi säø, säø âàng k chỉïng tỉì ghi säø, cạc säø chi tiãút (säø thnh pháøm, säø
cäng nåü, säø tiãu thủ, säø tiãưn màût, säø tiãưn gỉíi ngán hng) v säø cại.
Càn cỉï vo cạc chỉïng tỉì gäúc hay bng täøng håüp chỉïng tỉì gäúc, hng ngy hồûc âënh
k kãú toạn láûp chỉïng tỉì ghi säø v ghi vo cạc säø chi tiãút liãn quan. Cạc chỉïng tỉì ghi säø sau

khi âỉåüc âàng k vo säø âàng k chỉïng tỉì ghi säø s âỉåüc dng âãø ghi vo säø cại.
2.1.2.2 Ghi chẹp bàòng mạy tênh.
Ghi chẹp kãú toạn bàòng mạy tênh âỉåüc tiãún hnh trong cạc táûp tin v cå såí dỉỵ liãûu.
Trong hãû thäúng thäng tin dỉỵ liãûu , thäng thỉåìng chu trçnh doanh thu sỉí dủng 2 táûp tin chênh
v 6 táûp tin nghiãûp vủ. Táûp tin nghiãûp vủ s phn ạnh hoảt âäüng xỉí l dỉỵ liãûu trong mäüt
khong thåìi gian, thäng thỉåìng l mäüt ngy. Táûp tin nghiãûp vủ âỉåüc coi nhỉ säø “ghi chẹp
ban âáưu” , ghi chẹp táút c cạc nghiãûp vủ phạt sinh giäúng nhỉ säø nháût k chung, nháût k âàûc
biãût trong ghi chẹp th cäng. Táûp tin chênh l cạc táûp tin lỉu trỉỵ cạc dỉỵ liãûu liãn quan cọ
tênh cháút láu di, êt biãún âäüng, âỉåüc duy trç v sỉí dủng cho nhiãưu k, nhiãưu khong thåìi
gian.
a)
Táûp tin chênh
.
 Táûp tên chênh khạch hng: âáy l táûp tin m mäùi máøu tin dng âãø ghi chẹp mäüt
khạch hng mua chëu. Táûp tin ny thỉåìng âỉåüc sàõp xãúp lải theo m khạch hng.
Táûp tin ny cọ cáúu trục nhỉ sau:
1. Säú khạch hng 6. Âiãưu kiãûn nåü
2. Tãn khạch hng 7. Ngy bạo cạo
3. Âëa chè khạch hng 8. Säú dỉ bạo cạo
4. Âëa chè giao hng 9. Säú dỉ hiãûn hnh
5. Giåïi hản nåü
Trong âọ vng säú khạch hng l vng khọa chênh
 Táûp tin chênh hng täưn kho: táûp tin ny bao gäưm nhiãưu máøu tin, mäùi máøu tin
ghi chẹp vãư mäüt loải hng täưn kho lỉu trỉỵ trong kho hng hồûc âỉåüc mua thỉåìng xun tỉì
ngỉåìi cung cáúp khi hng âỉåüc xút bạn, hãû thäúng láûp họa âån s trỉì säú lỉåüng xút khi säú
lỉåüng tçm trãn táûp tin chênh hng täưn kho.
b)
Táûp tin nghiãûp vủ:
bao gäưm 6 táûp tin. Tuy nhiãn ty thüc vo mỉïc âäü sỉí
dủng mạy tênh trong mäùi doanh nghiãûp, hãû thäúng xỉí l cọ thãø cọ nhiãưu táûp tin nghiãûp vủ

hån. Vê dủ nhỉ cọ thãø cọ thãm cạc táûp tin: táûp tin lëch sỉí bạn hng, táûp tin chøn bë in,. . .
 Táûp tin chi tiãút họa âån: táûp tin ny gäưm nhiãưu máøu tin, mäùi máøu tin ghi chẹp
cho mäüt họa âån bạn hng. Khi họa âån âỉåüc phạt hnh gỉíi cho khạch hng v chỉa âỉåüc
thanh toạn thç hãû thäúng s thãm mäüt máøu tin vo táûp tin ny. Cạc máøu tin ny s täưn tải trãn
táûp tin cho tåïi khi họa âån âỉåüc thanh toạn.
Cáúu trục ca táûp tin ny gäưm cạc vng:
Trong âọ : M nghiãûp vủ: xạc âënh ghi Nåü/Cọ ti khon no
M trạch nhiãûm: ghi nháûn m ca ngỉåìi â bạn säú hng ny.
Trong cạc vng trãn thç säú họa âån, m nghiãûp vủ l vng khọa chênh. Säú khạch
hng l vng khọa phủ.
Trang 5
Säú họa âån
M nghiãûp vủ
Säú khạch hng
Ngy nghiãûp vủ
Säú ca phiãúu xút kho (säú
ca lãûnh bạn hng)
Säú phiãúu giao hng
Âiãưu kiãûn bạn hng
M trạch nhiãûm
M sn pháøm
Âån giạ sn pháøm
Säú lỉåüng sn pháøm
Chun âãư thỉûc táûp
 Táûp tin chi tiãút phiãúu xút kho (lãûnh bạn hng): táûp tin gäưm cạc vng
giäúng näüi dung ca phiãúu xút kho. Mäùi táûp tin ghi chẹp näüi dung ca mäüt âån âàût hng
ca khạch hng â âỉåüc cháúp thûn. Táûp tin ny âỉåüc xỉí l bàòng hãû thäúng ghi âàût hng v
cung cáúp âáưu vo cho hãû thäúng gỉíi hng.
 Táûp tin gỉíi hng: táûp tin ny cng bao gäưm nhiãưu máøu tin, mäùi máøu tin ghi chẹp
cạc dỉỵ liãûu trong phiãúu gỉíi hng v láưn gỉíi hng. Táûp tin ny do hãû thäúng gỉíi hng tảo láûp

v l âáưu vo ca hãû thäúng láûp họa âån.
 Táûp tin nháûn tiãưn: táûp tin ny ghi chẹp chi tiãút vãư mäùi láưn nháûn tiãưn thanh toạn.
Táûp tin gäưm nhiãưu máøu tin, mäùi máøu tin ghi chẹp tçnh hçnh thanh toạn cho mäüt họa âån bạn
hng. Táûp tin âỉåüc xỉí l bàòng hãû thäúng nháûn tiãưn. Sau khi nhán viãn nháûp liãûu nháûp dỉỵ liãûu
vo, hãû thäúng nháûn tiãưn xạc âënh nghiãûp vủ thanh toạn ny thanh toạn cho họa âån chỉa
thanh toạn no trãn táûp tin chi tiãút họa âån, xọa máøu tin họa âån âọ trãn táûp tin chi tiãút họa
âån v ghi säú tiãưn nháûn âỉåüc trãn táûp tin chênh ca khạch hng.
Cáúu trục ca táûp tin ny nhỉ sau:
1. Säú họa âån 5. Säú ti khon ca khạch hng
2. M nghiãûp vủ 6. Ngy nháûn
3. Säú khạch hng 7. Säú tiãưn
4. Ngy nghiãûp vủ
Trong âọ säú họa âån, m nghiãûp vủ l vng khọa chênh. Säú khạch hng l vng
khọa phủ
 Táûp tin thay âäøi ti khon phi thu khạch hng: táûp tin ny gäưm nhiãưu
máøu tin, mäùi máøu tin s âỉåüc ghi chẹp khi cọ sỉû thay âäøi trong säú dỉ phi thu ca mäùi
khạch hng kãø tỉì ngy bạo cạo cúi cng. Säú liãûu âỉåüc cáûp nháût tỉì máøu tin chi tiãút họa âån
v máøu tin chi tiãút nháûn tiãưn. Táûp tin ny cung cáúp dáúu vãút kiãøm toạn v âỉåüc sỉí dủng âãø in
bạo cạo hng thạng.
Cáúu trục ca táûp tin gäưm cạc vng:
Trong âọ säú khạch hng, ngy l vng khọa chênh.
 Táûp tin täøng håüp ghi säø cại: säú liãûu sau khi âỉåüc ghi vo cạc táûp tin ỉïng dủng,
cạc hãû thäúng ỉïng dủng s chuøn nhỉỵng säú liãûu täøng håüp ca mäùi hãû thäúng vo táûp tin täøng
håüp ghi säø cại. Khi khọa säø, cạc nghiãûp vủ åí táûp tin ny s âỉåüc chuøn vo säø cại.
2.1.3. Bạo cạo.
Trong chu trçnh doanh thu thỉåìng láûp ba loải bạo cạo kiãøm soạt: bạo cạo kiãøm
soạt, bạo cạo ghi chẹp v bạo cạo âàûc biãût
a) Bạo cạo kiãøm soạt.
Bạo cạo kiãøm soạt âỉåüc láûp mäùi khi cọ sỉû thay âäøi näüi dung ca mäüt táûp tin.
Bạo cạo kiãøm soạt trçnh by nhỉỵng nghiãûp vủ v säú tiãưn â ghi vo säø cại v liãût kã nhỉỵng

thay âäøi trong quạ trçnh bo dỉåỵng táûp tin.
b) Bạo cạo ghi chẹp.
Bạo cạo ghi chẹp liãût kã táút c cạc nghiãûp vủ â âỉåüc xỉí l trong mäüt k : mäüt
ngy, mäüt vi ngy, mäüt thạng,. . . Cạc loải bạo cạo ghi chẹp trong chu trçnh doanh thu l:
bạo cạo ghi chẹp thu qu, bạo cạo ghi chẹp họa âån, bạo cạo ghi chẹp ghi nháûn hng bạn
bë tr lải hồûc gim giạ hng bạn. Trong hãû thäúng kãú toạn th cäng, bạo cạo ghi chẹp
chênh l nhỉỵng trang säø nháût k.
c) Bạo cạo âàûc biãût.
Trong chu trçnh doanh thu cọ 3 bạo cạo âàûc biãût : bạo cạo khạch hng, bạo cạo
phán têch nåü theo thåìi gian, bạo cạo nháûn tiãưn. Ngoi ra cn cọ bạo cạo phán têch bạn hng
cho nh qun trë.

Bạo cạo bạn hng
: liãût kã táút c cạc nghiãûp vủ phạt sinh tỉìng khạch hng trong cạc
khong thåìi gian bao gäưm: säú tiãưn khạch hng cn nåü thạng trỉåïc chuøn sang, säú phạt
sinh tàng gim trong thạng v säú tiãưn khạch hng cn nåü cho âãún thåìi âiãøm láûp bạo cạo.
Trang 6
Säú khạch hng
Ngy
M nghiãûp vủ
Säú tiãưn
Säú họa âån bạn hng hồûc säú giáúy
tåì ghi nháûn gim giạ hng bạn
hồûc hng bạn bë tr lải.
Chun âãư thỉûc táûp

Bạo cạo phán têch nåü theo thåìi gian
: Âáy l bn phán têch nåü ca tỉìng khạch hng
theo säú ngy nåü våïi nhỉỵng giåïi hản nåü 30 ngy, 60ngy, 90 ngy.


Bạo cạo nháûn tiãưn
: bạo cạo ny liãût kã ton bäü tiãưn (sec thanh toạn) nháûn âỉåüc qua
bỉu âiãûn v cạc giáúy bạo nåü ca ngán hng trong ngy v thỉåìng do nhán viãn nháûn thỉ
láûp.
2.2. Tiãún trçnh kãú toạn âäúi våïi chu trçnh doanh thu.
D âäúi våïi báút k hçnh thỉïc kãú toạn no thç tiãún trçnh kãú toạn cng qua cạc bỉåïc cå
bn sau:
2.2.1.
Ghi chỉïng tỉì gäúc:
khi cạc nghiãûp vủ trong chu trçnh doanh thu (bạn
chëu, chiãút kháúu, hng bạn bë tr lải, thu tiãưn,. . . ) thç âãưu phi cọ cạc chỉïng tỉì chỉïng minh
nghiãûp vủ â phạt sinh. Cạc chỉïng tỉì ny phi â cạc úu täú vãư màût phạp l. Nãúu nghiãûp
vủ phạt sinh nhiãưu trong mäüt ngy thç tỉì cạc chỉïng tỉì gäúc s láûp mäüt bng täøng håüp cạc
chỉïng tỉì gäúc âãø täøng håüp cạc nghiãûp vủ cng loải.
2.2.2.
Ghi säø sạch
: tỉì cạc chỉïng tỉì gäúc â âáưy â vãư màût phạp l, kãú toạn
tiãún hnh ghi chẹp vo cạc säø sạch tỉång ỉïng våïi mäùi hçnh thỉïc.
2.2.3.
Thỉûc hiãûn cạc bụt toạn âiãưu chènh cúi k:
âãø âm bo säú liãûu âỉåüc
chênh xạc v âạng tin cáûy chøn bë cho viãûc láûp cạc bạo cạo cúi k, kãú toạn cáưn thiãút phi
thỉûc hiãûn cạc bụt toạn âiãưu chènh (chãnh lãûch t giạ, . . .). Cạc bụt toạn ny cng âỉåüc ghi
vo cạc säø sạch tỉång ỉïng v vo säø cại.
2.2.4.
Khọa säø:
l viãûc tênh toạn säú dỉ cúi k cạc ti khon täøng håüp v
chi tiãút. Sau âọ thỉûc hiãûn âäúi chiãúu kiãøm tra giỉỵa cạc säø. Nãúu säú liãûu â håüp l thç láûp cạc
bạo cạo ti chênh: bng cán âäúi ti khon, bng cán âäúi kãú toạn,. . .
III. CÄNG TẠC KIÃØM SOẠT NÄÜI BÄÜ ÂÄÚI VÅÏI CHU TRÇNH DOANH THU ÅÍ

DOANH NGHIÃÛP THÄNG QUA HÃÛ THÄÚNG THÄNG TIN KÃÚ TOẠN.
1. Khại quạt vãư hãû thäúng kiãøm soạt näüi bäü trong doanh nghiãûp.
1.1. Khại niãûm vãư kiãøm soạt näüi bäü
Hiãûn nay cọ nhiãưu khại niãûm vãư kiãøm soạt näüi bäü, ÅÍ âáy xin âỉåüc giåïi thiãûu khại
niãûm vãư kiãøm soạt näüi bäü trong chøn mỉûc kiãøm toạn qúc tãú.
Theo chøn mỉûc kãú toạn qúc tãú, kiãøm soạt näüi bäü l ton bäü nhỉỵng chênh sạch v
th tủc do ban giạm âäúc ca âån vë thiãút láûp nhàòm âm bo viãûc thỉûc hiãûn cạc mủc tiãu:
- Bo vãû ti sn âån vë
- Cung cáúp dỉỵ liãu kãú toạn chênh xạc v âạng tin cáûy
- Thục âáøy v âạnh giạ sỉû cháúp hnh cạc chênh sạch ca âån vë
- Âạnh giạ hiãûu qu hoảt âäüng ca âån vë
1.2. Chỉïc nàng v nhiãûm vủ ca hãû thäúng kiãøm soạt näüi bäü.
Mäüt hãû thäúng kiãøm soạt näüi bäü phi bo âm thỉûc hiãûn âỉåüc cạc chỉïc nàng v
nhiãûm vủ sau:
 Giụp cho viãûc âiãưu khiãøn v qun l kinh doanh mäüt cạch cọ hiãûu qu.
 Mang lải sỉû bo âm chàõc chàõn l cạc quút âënh, cạc chãú âäü qun l âỉåüc thỉûc hiãûn
âụng thãø thỉïc v giạm sạt hiãûu qu ca cạc chãú âäü v cạc quút âënh âọ.
 Phạt hiãûn këp thåìi ràõc räúi trong kinh doanh âãø hoảch âënh v thỉûc hiãûn cạc biãûn phạp
âäúi phọ
 Phạt hiãûn v ngàn chàûn cạc sai phảm v gian láûn trong kinh doanh
 Ghi chẹp kãú toạn âáưy â, chênh xạc v âụng thãø thỉïc vãư cạc nghiãûp vủ v cạc hoảt âäüng
kinh doanh
 Bo âm viãûc láûp cạc bạo cạo ti chênh këp thåìi, håüp lãû v tn theo cạc u cáưu phạp
âënh cọ liãn quan
 Bo vãû ti sn v thäng tin khäng bë lảm dủng v sỉí dủng sai mủc âêch
1.3. Cạc úu täú ca hãû thäúng kiãøm soạt näüi bäü.
Hãû thäúng kiãøm soạt näüi bäü bao gäưm ba úu täú:
- Mäi trỉåìng kiãøm soạt
- Hãû thäúng thäng tin kãú toạn
Trang 7

Chun âãư thỉûc táûp
- Cạc th tủc kiãøm soạt
1.3.1.
Mäi trỉåìng kiãøm soạt:
Bao gäưm ton bäü cạc nhán täú cọ tênh cháút
mäi trỉåìng tạc âäüng âãún viãûc thiãút kãú, hoảt âäüng v sỉû hỉỵu hiãûu ca cạc chênh sạch, th tủc
ca âån vë. Cạc nhán täú ny ch úu liãn quan âãún thại âäü nháûn thỉïc v hnh âäüng ca
ngỉåìi qun l.
a) Âàûc th vãư qun l.
 Âàûc th vãư qun l chè quan âiãøm khạc nhau ca ngỉåìi qun l âån vë âäúi våïi
bạo cạo ti chênh cng nhỉ âäúi våïi hoảt âäüng kinh doanh. Nãúu ban qun l tän trng nhỉỵng
ngun tàõc âảo âỉïc trong kinh doanh, kinh doanh trung thỉûc, cảnh tranh lnh mảnh, coi
trng tênh trung thỉûc ca cạc bạo cạo ti chênh thç mäi trỉåìng kiãøm soạt lnh mảnh v
ngỉåüc lải.
 Sỉû phán bäø quưn lỉûc trong âån vë: Táûp trung vo mäüt nhọm ngỉåìi hay phán bäø
quưn lỉûc cho nhiãưu ngỉåìi
Mäüt mäi trỉåìng kiãøm soạt täút tảo âiãưu kiãûn thûn låüi cho kiãøm soạt näüi bäü hoảt âäüng cọ
hiãûu qu.
b) Cå cáúu täø chỉïc:thỉûc cháút l sỉû phán chia quưn hản, trạch nhiãûm giỉỵa nhỉỵng
thnh viãn trong âån vë. Mäüt cå cáúu täø chỉïc täút phi âm bo cạc ngun tàõc sau:
- Thiãút láûp sỉû âiãưu hnh v kiãøm soạt trãn ton bäü hãû thäúng ca âån vë, khäng b
sọt viãûc no, âäưng thåìi khäng cọ sỉû chäưng chẹo, giáùm chán lãn nhau giỉỵa cạc bäü pháûn.
- Bo âm sỉû phủ thüc tỉång âäúi giỉỵa cạc bäü pháûn
c) Chênh sạch nhán sỉû: bao gäưm ton bäü cạc phỉång phạp qun l nhán sỉû v cạc
chãú âäü ca âån vë âäúi våïi viãûc tuøn dủng, hún luûn, âạnh giạ, âãư bảt, khen thỉåíng v k
lût cạc nhán viãn.
d) Cäng tạc kãú hoảch v dỉû toạn: nãúu cäng tạc kãú hoảch âỉåüc tiãún hnh mäüt cạch
nghiãm tục s tråí thnh mäüt cäng củ kiãøm soạt hỉỵu hiãûu vç âån vë s tiãún hnh so sạnh thỉûc
tãú våïi kãú hoảch, nhỉỵng khạc biãût låïn s âỉåüc âiãưu tra, xỉí l këp thåìi.
e) Bäü pháûn kiãøm soạt näüi bäü: do bäü pháûn kiãøm toạn näüi bäü cọ nghéa vủ giạm sạt v

âạnh giạ thỉåìng xun vãư ton bäü hoảt âäüng ca âån vë cho nãn kiãøm toạn näüi bäü l nhán
täú quan trng trong mäi trỉåìng kiãøm soạt.
Åí nhỉỵng cäng ty cäø pháưn cọ quy mä låïn cọ thnh láûp thãm y ban kiãøm toạn gäưm
tỉì 3-5 thnh viãn trỉûc thüc häüi âäưng qun trë chun:
- Giạm sạt sỉû cháúp hnh lût phạp ca cäng ty
- Kiãøm tra v giạm sạt cạc cäng viãûc ca kiãøm toạn viãn näüi bäü
- Giạm sạt tiãún trçnh láûp bạo cạo ti chênh
- Âải diãûn cäng ty måìi kiãøm toạn viãn âäüc láûp v lm viãûc våïi h
f) Cạc nhán täú bãn ngoi: ngoi cạc nhán täú thüc vãư näüi bäü cạc doanh nghiãûp nọi
trãn, mäi trỉåìng kiãøm soạt cn bao hm nhiãưu nhán täú bãn ngoi. Nhỉỵng nhán täú ny vỉåüt
ra ngoi sỉû kiãøm soạt ca cạc nh qun l nhỉng nọ cọ nh hỉåíng ráút låïn âãún thại âäü ca
cạc nh qun l v nhiãưu th tủc kiãøm soạt củ thãø. Vê dủ: cạc cå quan chỉïc nàng nhỉ (cå
quan thú, cå quan ti chênh, . . ); cạc ch nåü (ngán hng, . . .);. . . .
1.3.2. Hãû thäúng thäng tin kãú toạn.
Hãû thäúng thäng tin kãú toạn khäng chè cung cáúp nhỉỵng thäng tin cho qun l m cn
âọng vai tr quan trng trong viãûc kiãøm soạt cạc hoảt âäüng ca âån vë, nãn nọ l bäü pháûn
quan trng ca kiãøm soạt näüi bäü. Chỉïc nàng kiãøm soạt ca hãû thäúng thäng tin kãú toạn thãø
hiãûn thäng qua ba giai âoản ca mäüt tiãún trçnh kãú toạn, âọ l:
 Láûp chỉïng tỉì: âáy l giai âoản âáưu tiãn v ráút quan trng vç säú liãûu kãú toạn chè chênh
xạc nãúu chỉïng tỉì âỉåüc láûp âáưy â, håüp lãû, håüp phạp, v phn ạnh trung thỉûc mi nghiãûp vủ
phạt sinh. Viãûc láûp chỉïng tỉì giụp thỉûc hiãûn chỉïc nàng tiãưn kiãøm nhàòm bo vãû hỉỵu hiãûu v
sỉí dủng hiãûu qu mi ngưn lỉûc ca âån vë.
 Ghi chẹp säø sạch kãú toạn: âáy l giai âoản chênh trong tiãún trçnh xỉí l säú liãûu âãø
cung cáúp thäng tin cho viãûc láûp bạo cạo ti chênh. Tạc dủng kiãøm toạn ca viãûc ghi chẹp säø
sạch kãú toạn chênh xạc, âụng quy âënh nhỉ sau:
- Bn thán cạc säø chi tiãút váût tỉ, hng họa, thnh pháøm â l cäng củ âãø kiãøm soạt
bo vãû ti sn.
Trang 8
Chun âãư thỉûc táûp
- Säø sạch kãú toạn l cå såí âãø kiãøm tra, truy cáûp lải chỉïng tỉì khi cáưn thiãút.

 Láûp bạo cạo ti chênh: l giai âoản cúi cng ca quạ trçnh xỉí l, nhàòm täøng håüp säú
liãûu trãn säø sạch thnh nhỉỵng chè tiãu trãn bạo cạo ti chênh. Dỉûa vo bạo cạo ti chênh,
ngỉåìi sỉí dủng cọ thãø âạnh giạ âỉåüc tçnh hçnh ti chênh v kãút qu kinh doanh ca âån vë.
Bạo cạo ti chênh phi âỉåüc láûp këp thåìi v âụng theo chøn mỉûc kãú toạn hiãûn hnh.
1.3.3. Cạc th tủc kiãøm soạt.
Cạc th tủc kiãøm soạt âỉåüc thiãút kãú ty thüc vo nhỉỵng nẹt củ thãø ca cå cáúu täø
chỉïc, ca hoảt âäüng kinh doanh,. . . Chụng thỉåìng âỉåüc xáy dỉûng trãn ba ngun tàõc l:
phán cäng phán nhiãûm, ngun tàõc báút kiãm nhiãûm, ngun tàõc y quưn v phã chøn, củ
thãø nhỉ sau:
 Ngun tàõc phán cäng phán nhiãûm: trong ngun tàõc ny, cäng viãûc v trạch nhiãûm
cáưn âỉåüc phán chia cho nhiãưu ngỉåìi trong mäüt bäü pháûn, hồûc nhiãưu bäü pháûn trong mäüt täø
chỉïc. Mủc âêch ca nọ l khäng mäüt cạ nhán hay bäü pháûn no âỉåüc thỉûc hiãûn mi màût ca
mäüt nghiãûp vủ tỉì kháu âáưu âãún kháu cúi. Cå såí ca ngun tàõc ny l trong chãú âäü nhiãưu
ngỉåìi lm viãûc, cạc sai sọt dãù phạt hiãûn hån, cạc gian láûn khọ xy ra hån.
 Ngun tàõc kiãm nghiãûm: ngun tàõc ny âi hi phi cọ mäüt säú tạch biãût âäúi våïi
mäüt säú cäng viãûc:
- Chỉïc nàng bo vãû v chỉïc nàng ghi chẹp säø sạch
- Chỉïc nàng thỉûc hiãûn v chỉïc nàng ghi chẹp säø sạch
- Chỉïc nàng xẹt duût v chỉïc nàng ghi chẹp säø sạch
- Chỉïc nàng kãú toạn v chỉïc nàng ti chênh
- Chỉïc nàng thỉûc hiãûn v chỉïc nàng kiãøm soạt (hiãûn tải âa säú tải cạc doanh nghiãûp
Viãût Nam, hai chỉïc nàng ny thỉåìng bë gäüp lải cho cng mäüt ngỉåìi).
- Ngỉåìi nghiãn cỉïu, phạt triãøn hãû thäng, thiãút kãú cạc chỉång trçnh kãú toạn mạy
phi tạch biãût våïi qun l v ngỉåìi sỉí dủng chỉång trçnh
 Ngun tàõc y quưn v phã chøn.
- y quưn: cạc cáúp trãn cọ thãø y quøn cho cáúp dỉåïi quút âënh v gii quút
mäüt säú cäng viãûc trong phảm vi nháút âënh âãø bo âm tênh linh hoảt, nhỉïng cáúp trãn váùn
phi duy trç mäüt sỉû kiãøm tra nháút âënh.
- Phã chøn: l biãøu hiãûn củ thãø ca viãûc quút âënh v gii quút mäüt cäng viãûc
trong phảm vi quưn hản âỉåüc giao.

u cáưu ca ngun tàõc: cạc nghiãûp vủ phạt sinh âãưu phi âỉåüc y quưn cho cạc
cạn bäü phã chøn mäüt cạch thêch håüp.
1.4. Phán loải kiãøm soạt näüi bäü.
1.4.1. Phán loải kiãøm soạt theo âäúi tỉåüng:
Bäü phán kiãøm soạt näüi bäü thỉûc hiãûn kiãøm soạt nhàòm mủc âêch ngàn chàûn, phạt hiãûn
sai sọt v gian láûn. Theo tiãu thỉïc phán loải ny, kiãøm soạt âỉåüc phán thnh:
 Kiãøm soạt ngàn chàûn: nhàòm âãø âãư phng sai sọt v gian láûn.
 Kiãøm soạt phạt hiãûn: mủc tiãu ca loải kiãøm soạt ny l nhàòm nháûn ra sai sọt hay
gian láûn sau khi xy ra.
 Kiãøm soạt sỉía sai: l viãûc kiãøm soạt qụa trçnh sỉía chỉỵa cạc sai sọt v gian láûn.
1.4.2. Phán loải kiãøm soạt theo phảm vi (thỉåìng ạp dủng âäúi våïi trỉåìng
håüp ạp dủng chỉång trçnh tỉû âäüng ca mạy tênh): bao gäưm :
 Kiãøm soạt ton bäü: l loải kiãøm soạt m theo âọ cạc chênh sạch v biãûn phạp âỉåüc
thỉûc hiãûn nhàòm ngàn chàûn v phạt hiãûn nhỉỵng sai sọt, gian láûn trong hãû thäúng kãú toạn. Loải
kiãøm soạt ny nh hỉåíng âãún táút c cạc chu k nghiãûp vủ v táút c cạc hãû thäúng ỉïng dủng
trong mäùi chu k. Bao gäưm cạc bỉåïc:
- Täø chỉïc hãû thäúng qun trë bäü mạy thäng tin.
- Kiãøm soạt pháưn cỉïng
- Kiãøm soạt quưn thám nháûp vo chỉång trçnh
Trang 9
Chun âãư thỉûc táûp
 Kiãøm soạt ỉïng dủng: l loải kiãøm soạt m cạc chênh sạch v th tủc khi âỉåüc thỉûc
hiãûn chè nh hỉåíng âãún mäüt hãû thäúng ỉïng dủng củ thãø (hãû thäúng thu tiãưn, hãû thäúng hng täưn
kho). Bao gäưm cạc bỉåïc:
- Kiãøm soạt dỉỵ liãûu nháûp
- Kiãøm soạt quạ trçnh xỉí l
- Kiãøm soạt kãút qu
2. Täø chỉïc hãû thäúng thäng tin kãú toạn phủc vủ cäng tạc kiãøm soạt näüi
bäü trong doanh nghiãûp.
2.1. Täø chỉïc chỉïng tỉì, säø sạch, bạo cạo trong chu trçnh doanh thu.

L cäng viãûc thiãút kãú, täø chỉïc cạc chỉïng tỉì, säø sạch cho håüp l âãø ghi chẹp cạc
nghiãûp vủ phạt sinh trong chu trçnh doanh thu sao cho âảt âỉåüc mäüt sỉû täúi ỉu. Cạc bạo cạo
cng phi âỉåüc thiãút kãú sao cho dãù láûp, dãù theo di nhỉng váùn phủc vủ cao nháút cäng tạc
kiãøm soạt.
2.2. Thiãút láûp th tủc xỉí l trong cạc nghiãûp vủ trong chu trçnh
doanh thu.
2.2.1. Xỉí l th cäng:
cạc thäng tin trong cạc chỉïng tỉì gäúc âỉåüc xẹt
duût, sau âọ âỉåüc xỉí l v ghi chẹp vo cạc säø sạch liãn quan, cúi cng l láûp cạc bạo
cạo âãưu âỉåüc thỉûc hiãûn ch úu båíi con ngỉåìi.
2.2.2. Xỉí l bàòng mạy
: cạc nhán viãn nháûp dỉỵ liãûu s nháûp cạc thäng tin
vo mạy, mäüt chỉång trçnh mạy tênh s thỉûc hiãûn cạc bỉåïc xỉí l tiãúp theo cạc nghiãûp vủ
trong chu trçnh doanh thu.
2.3. Thiãút láûp cạc th tủc kiãøm soạt trong âäúi våïi chu trçnh doanh
thu.
L viãûc thiãút láûp cạc bỉåïc kiãøm tra ton bäü quạ trçnh xỉí l nhàòm bo vãû ti sn v
âm bo thäng tin kãú toạn chênh xạc v âạng tin cáûy
2.3.1. Âäúi våïi trỉåìng håüp xỉí l cạc nghiãûp vủ bàòng phỉång phạp th
cäng
: thiãút láûp cạc th tủc kiãøm soạt l viãûc phán chia trạch nhiãûm v kiãøm soạt láùn nhau
ca cạc cäng viãûc trong hãû thäúng kãú toạn nhàòm âm bo mäüt hãû thäúng kiãøm soạt täút v cọ
hiãûu qu. Th tủc kiãøm soạt u cáưu phán chia riãng biãût ba chỉïc nàng: bo qun ti sn,
ghi chẹp vãư ti sn, cạc nghiãûp vủ y quưn trong ti sn.
2.3.2. Âäúi våïi trỉåìng håüp xỉí l cạc nghiãûp vủ bàòng mạy:
vç cạc th tủc
xỉí l ch úu âãưu âỉåüc thỉûc hiãûn båíi mäüt chỉång trçnh mạy tênh tỉû âäüng. Do âọ th tủc
kiãøm soạt trong trỉåìng håüp ny âỉåüc thiãút láûp trãn cå såí kiãøm soạt dỉỵ liãûu âáưu vo, kiãøm
soạt quạ trçnh xỉí l, kiãøm soạt kãút qu.
PHÁƯN II : THỈÛC TÃÚ CÄNG TẠC TÄØ CHỈÏC HÃÛ THÄÚNG THÄNG

TIN KÃÚ TOẠN PHỦC VỦ KIÃØM SOẠT NÄÜI BÄÜ TRONG CHU TRÇNH
DOANH THU ÅÍ CÄNG TY THY SN V THỈÅNG MẢI THÛN
PHỈÅÏC.
A GIÅÏI THIÃÛU KHẠI QUẠT VÃƯ CÄNG TY THY SN V THỈÅNG
MẢI THÛN PHỈÅÏC.
I. ÂÀÛC ÂIÃØM CHUNG VÃƯ TÇNH SN XÚT KINH DOANH V TÄØ CHỈÏC
QUN L CÄNG TY.
1. Quạ trçnh hçnh thnh v phạt triãøn.
Tiãưn thán ca cäng ty thy sn v thỉång mải Thûn Phỉåïc l håüp tạc x chãú
biãún Thy Sn âỉåüc thnh láûp sau gii phọng nàm 1975 do mäüt säú thnh viãn tỉû nguûn
gọp pháưn.
Ngy 10/05/1982, håüp tạc x liãn doanh cäng ty chãú biãún Thy Sn xút kháøu
 Nàơng sn xút cạc màût hng: täm âäng lảnh, mỉûc âäng lảnh,. . . v mäüt säú màût hng
phủc vủ tiãu dng näüi âëa. Ngy 07/07/1986, håüp tạc x âỉåüc xạc láûp tråí thnh mäüt bäü
pháûn ch úu ca xê nghiãûp âäng lảnh thüc y ban nhán âán tènh QNÂN (c).
Theo quút âënh säú 1728 QD-UB ngy 18/06/1988 ca UBND tènh QNÂN(c)
xê nghiãûp âäng lảnh 32 ra âåìi trãn cå såí tiãúp nháûn bäü pháûn sn xút xê nghiãûp 14
QNÂN(c) chuøn sang. Âiãưu kiãûn ban âáưu vä cng khọ khàn, väún l nhỉỵng ti sn c k,
lảc háûu (xê nghiãûp khäng â tiãu chøn vãư k thût v an ton vãû sinh thỉûc pháøm). Giai
Trang 10
Chun âãư thỉûc táûp
âoản 90-92, xê nghiãûp phi âỉång âáưu våïi nhỉỵng khọ khàn vãư väún. Trỉåïc tçnh hçnh âọ, xê
nghiãûp â váûn dủng cå chãú ỉïng trỉåïc hng ca Seaprodex v váûn âäüng ngỉ dán bạn ngun
liãûu tỉìng bỉåïc tảo väún phủc häưi sn xút. Âãø cọ thãm väún hoảt âäüng, xê nghiãûp quút âënh
bạn mäüt säú ti sn c, màût khạc thỉûc hiãûn viãûc kinh doanh täøng håüp mua bạn vng, ngoải tãû
âãø láúy ngàõn ni di, âäưng thåìi tranh th sỉû häù tråü ca cạc ngnh, cạc täø chỉïc. Nhåì váûy xê
nghiãûp â tỉìng bỉåïc vỉåüt qua khọ khàn, tảo ra väún v duy trç âỉåüc sn xút. Nãúu nàm 88-
89, giạ trë ngoải tãû chè âảt khong 800.000 USD thç âãún nàm 90-92 giạ trë ngoải tãû âảt âỉåüc
bçnh qn 1,5 triãûu USD/nàm, näüp nghéa vủ cho Nh Nỉåïc mäùi nàm trãn 1 t âäưng v âàûc
biãût â têch ly tỉì näüi bäü gáưn 3 t âäưng.

Nàm 92 trong khi nhiãưu âån vë do lm àn thua läù â phi gii thãø, thç xê nghiãûp
â mảnh dản âáưu tỉ 4,7 t âäưng trong âọ 1,2 t âäưng tỉû cọ, 3,5 t âäưng vay thãm tỉì ngán
hng Âáưu Tỉ tènh QNÂN (c) âãø xáy dỉûng phán xỉåíng måïi. Phán xỉåíng ny âỉåüc trang bë
mạy cáúp âäng hiãûn âải ca Nháût ph håüp våïi tiãu chøn qúc tãú vãư vãû sinh thỉûc pháøm. Kãø
tỉì khi âỉa nh mạy måïi vo hoảt âäüng, xê nghiãûp khäng ngỉìng phạt triãøn v l mäüt âån vë
lm àn cọ hiãûu qu. Vç váûy nàm 1994 UBND tènh QNÂN(c) ra quút âënh chuøn giao 4
âån vë thüc cäng ty Thy Sn  Nàơng gäưm xê nghiãûp 348 Tráưn Cao Ván, xê nghiãûp T81,
trảm Nam Th v trảm Thûn Phỉåïc sang xê nghiãûp âäng lảnh 32 âãø hçnh thnh cäng ty
thy sn v thỉång mải Thûn Phỉåïc theo quút âênh säú 21123/QÂUB ngy 15/11/1994.
Nàm 1995 cäng ty âáưu tỉ thãm 2 t âäưng âãø xáy dỉûng v náng cáúp cå såí sn
xút kinh doanh nhàòm âạp ỉïng u cáưu vãư vãû sinh an ton thỉûc pháøm. Hiãûn nay mäùi nàm
cäng ty sn xút trãn 3.000 táún thy sn âãø phủc vủ cho xút kháøu v phủc vủ tiãu dng
trong nỉåïc. Ngoi nghéa vủ âäúi våïi Nh Nỉåïc, cäng ty cn têch ly âãø phạt triãøn väún. Täøng
säú lao âäüng hiãûn nay ca cäng ty trãn 800 ngỉåìi.Cäng ty cng âang âáưu tỉ xáy dỉûng mäüt
nh xỉåíng måïi dỉû kiãún nàm 2005 s âỉa vo hoảt âäüng.
Qua 10 nàm hoảt âäüng, cäng ty â khàóng âënh chäù âỉïng ca mçnh trãn thë trỉåìng, trỉûc tiãúp
lm tàng giạ trë ngoải tãû cho âëa phỉång, âem lải ngưn thu låïn cho ngán sạch Nh Nỉåïc,
âåìi säúng váût cháút tinh tháưn ca cạn bäü cäng nhán viãn trong cäng ty khäng ngỉìng âỉåüc
náng cao.
2. Âàûc âiãøm vãư täø chỉïc sn xút v täø chỉïc qun l.
a) Så âäư biãøu thë cå cáúu täø chỉïc qun l:
b) Nhiãûm vủ quưn hản ca giạm âäúc v cạc phng ban chỉïc nàng:
 Nhiãûm vủ v quưn hản ca giạm âäúc: Giạm âäúc l ngỉåìi chëu trạch nhiãûm
chênh âäúi våïi ton bäü hãû thäúng sn xút kinh doanh ca cäng ty theo âụng ch trỉång,
phạp lût ca Nh Nỉåïc. Cọ quưn v trạch nhiãûm trong viãûc xáy dỉûng, thỉûc hiãûn phỉång
Trang 11
Täø
sỉía
chỉỵa
GIẠM ÂÄÚC

PHỌ GIẠM ÂÄÚC
P.KH
P.TC-HC
P.KT-TV
XN ÂÄNG LẢNH 32 XN THY SN-THỈÛC PHÁØM
XÊ NGHIÃÛP TH QUANG
PX.CÅ ÂIÃÛN PX.CBIÃÚN KCS
CẠC TÄØ SN XÚT
Täø
váûn
hnh
Täø
thu
mua
Täø
chãú
biãún
01
Täø
chãú
biãún
30
Täø cáúp
âäng 01
Täø
phủc
vủ
Täø cáúp
âäng 03
Chun âãư thỉûc táûp

hỉåïng phạt triãøn di hản v hng nàm ca cäng ty. Ngoi ra giạm âäúc cọ quưn tuøn
chn, âãư bảt, khen thỉåíng hồûc k lût cạc bäü cäng nhán viãn v täø chỉïc bäü mạy cạc
phng ban.
 Nhiãûm vủ v quưn hản ca phọ giạm âäúc: Thay màût giạm âäúc phủ trạch cạc
pháưn hnh âỉåüc phán cäng v chëu trạch nhiãûm trỉåïc giạm âäúc. Tham gia âọng gọp vo
näüi dung hoảt âäüng sn xút kinh doanh ca cäng ty.
 Nhiãûm vủ v quưn hản ca phng täø chỉïc hnh chênh: Nghiãn cỉïu xạc âënh cå
cáúu täø chỉïc cho ph håüp,sỉí dủng, âo tảo lao âäüng ph håüp våïi âàûc âiãøm tçnh hçnh kinh tãú,
k thût trỉåïc màõt cng nhỉ láu di. Âäưng thåìi täø chỉïc cäng tạc váût tỉ âåìi säúng cho ngỉåìi
lao âäüng, bo vãû täút ti sn XHCN, lm täút cäng tạc phng chạy chỉỵa chạy.
 Nhiãûm vủ v quưn hản ca kãú toạn ti vủ: Täø chỉïc qun l chàût ch ton bäü ti
sn ca cäng ty, thỉûc hiãûn täút chãú âäü kiãøm kã âạnh giạ âënh k. Cọ trạch nhiãûm thỉåìng
xun bạo cạo cho giạm âäúc vãư tçnh hçnh v kãút qu hoảt âäüng ti chênh ca doanh nghiãûp.
 Nhiãûm vủ v quưn hản ca phng kãú hoảch: Täøng håüp cạc u cáưu vãư váût tỉ, k
thût, ngun liãûu âãø lãn kãú hoảch ton diãûn cho cäng ty. Täø chỉïc thu mua ngun liãûu,
tçm thë trỉåìng âãø tiãu thủ sn pháøm våïi hiãûu qu co nháút. Bạo cạo këp thåìi, chênh xạc tçnh
hçnh hoảt âäüng sn xút kinh doanh våïi giạm âäúc, âãư xút nhỉỵng biãûn phạp nhàòm hon
thnh täút kãú hoảch sn xút kinh doanh.
 Nhiãûm vủ v quưn hản ca cạc phán xỉåíng: Xáy dỉûng v täø chỉïc täút kãú hoảch
sn xút.Âäưng thåìi láûp bng theo di viãûc thỉûc hiãûn vãư näüi quy giåì giáúc, k lût lao âäüng,
bo vãû ti sn, näüi dung váûn hnh mạy mọc, kiãøm tra an ton v vãû sinh cäng nghiãûp.
3. Âàûc âiãøm vãư sn pháøm v thë trỉåìng tiãu thủ sn pháøm.
Cå cáúu tiãu thủ ca cäng ty hiãûn nay bao gäưm xút kháøu v tiãu thủ näüi âëa.
Trong âọ, xút kháøu chiãúm khong trãn 90% täøng doanh thu ca xê nghiãûp. Sn pháøm xút
kháøu ca xê nghiãûp bao gäưm täm, cạ, mỉûc cạc loải âỉåüc xút kháøu åí cạc dảng sau:
 Sn pháøm âäng block: háưu hãút sn pháøm ca cäng ty âỉåüc xút kháøu åí dảng ny,
nọ lm täún kẹm âiãûn nàng, tàng chi phê. Âáy l dảng thä, nọ l ngun liãûu ca cạc nh
mạy chãú biãún åí nỉåïc ngoi, do âọ cäng ty bë máút giạ trë gia tàng tỉì viãûc chãú biãún thãm âãø
thnh sn pháøm cao cáúp.
 Sn pháøm âäng råìi IQF v sn pháøm àn liãưn: âáy l loải sn pháøm måïi phạt triãøn

gáưn âáy, viãûc chãú biãún cao hån dảng âäng block nhỉng chỉa thãø l sn pháøm cao cáúp âỉåüc.
Loải sn pháøm ny váùn cn chiãúm t trng quạ nh.
Màûc d sn pháøm ca cäng cäng ty ch úu l âãø xút kháøu, nhỉng cäng ty váùn
cọ cạc màût hng âãø tiãu thủ näüi âëa. Âọ l nhỉỵng màût hng khäng xút kháøu, khäng â tiãu
chøn vãư xút kháøu.
Thë trỉåìng xút kháøu ca cäng ty l mäüt säú nỉåïc åí cháu Áu, cháu Ạ, nỉåïc M
T trng xút kháøu åí cạc thë trỉåìng qua cạc nàm
Nà
m
Ttrỉåìng
2001 2002 2003
s.lg
(táún)
%
s.lg
t.giạ
(n.usd
)
%
t.g
s.lg
(táún)
%
s.lg
t.giạ
(n.usd
)
%
t.g
s.lg

(táún)
%
s.lg
t.giạ
(n.usd
)
%
t.g
NHÁÛT
USA
EU
KHẠC
1.162
890
830
217
37
29
27
7
6.044
7.216
2.395
960
36
43
14
6
1.048
904

696
358
35
30
23
12
5.542
7.197
1.875
1.055
35
46
12
7
1.229
1.004
1.190
357
33
27
31
9
6.575
7.984
4.294
1.284
33
40
21
6

TÄØNG 3.099 16.61
5
3.00
6
15.66
9
3.78
0
20.13
7
II. ÂÀÛC ÂIÃØM VÃƯ TÄØ CHỈÏC HẢCH TOẠN KÃÚ TOẠN CA CÄNG TY.
1. Mä hçnh täø chỉïc bäü mạy kãú toạn.
1.1. Så âäư biãøu thë.
Trang 12
Kãú toạn trỉåíng
Kãú toạn täøng håüp
Kãú
toạn
nvl
Kãú
toạn
thú
K.toạn
tiãưn
lỉång
K.toạn
thnh
pháøm
K.toạn
thanh

toạn
Th
qu
Thäúng
kã phán
xỉåíng
Chun âãư thỉûc táûp
1.2. Nhiãûm vủ ca tỉìng pháưn hnh.
 Kãú toạn trỉåíng: âäưng thåìi l trỉåíng phng ti vủ. Nhiãûm vủ ca kãú tọan trỉåíng l täø
chỉïc, âiãưu hnh cäng tạc kãú toạn ca cäng ty, kiãøm tra hçnh hçnh hảch toạn, kiãøm tra chỉïng
tỉì thanh toạn, theo di tçnh hçnh cháúp hnh thu chi ti chênh, âän âäúc, chè âảo hoảt âäüng
ca cạc nhán viãn kãú toạn, tham gia k kãút cạc håüp âäưng kinh tãú, xáy dỉûng kãú hoảch ti
chênh, bạo cạo këp thåìi cho giạm âäúc vãư tçnh hçnh sỉí dủng väún, kãút qu li läù ca cäng ty.
Màût khạc kãú toạn trỉåíng cn phi theo di sỉû biãún âäüng tàng gim vãư ti sn cäú âënh, phn
ạnh chênh xạc sỉû hao mn vãư ti sn cäú âënh, tênh kháúu hao v kiãm ln viãûc theo di
cäng nåü.
 Kãú toạn täøng håüp: âäưng thåìi l phọ phng ti vủ, cọ nhiãûm vủ täøng håüp chỉïng tỉì ghi
säø tỉì cạc kãú toạn pháưn hnh, ghi säø cại, càn cỉï vo säú liãûu tỉì cạc bäü pháûn khạc chuøn
sang, táûp håüp chi phê sn xút âãø tênh giạ thnh sn pháøm, láûp bạo cạo giạ thnh cng nhỉ
cạc bạo cạo ti chênh khạc vo cúi qu. Kãú toạn täøng håüp cn cọ nhiãûm vủ thay màût kãú
toạn trỉåíng lnh âảo cäng tạc kãú toạn v qun l khi kãú toạn trỉåíng âi vàõng.
 Kãú toạn ngun váût liãûu: theo di tçnh hçnh biãún âäüng nháûp, xút, täưn kho ngun
váût liãûu phủ, phủ tng, cäng củ lao âäüng nh. Cúi qu láûp bạo cạo täưn kho váût tỉ, cung
cáúp säú liãûu cho kãú toạn gêa thnh âãø tênh giạ thnh sn pháøm.
 Kãú toạn thú: theo di viãûc thỉûc hiãûn nghéa vủ âäúi våïi Nh Nỉåïc. Âäưng thåìi theo
di ln ngun váût liãûu chênh .
 Kãú toạn tiãưn lỉång: theo di, láûp bng lỉång v cạc khon trêch theo lỉång
 Kãú toạn thnh pháøm: theo di tçnh hçnh nháûp, xút, täưn kho thnh pháøm.
 Kãú toạn thanh toạn: theo di, phn ạnh säú hiãûn cọ v tçnh hçnh tàng gim qu tiãưn
màût, tiãưn gỉíi ngán hng, cạc khon vay tỉì mi âäúi tỉåüng.

 Th qu: cọ nhiãûm vủ thu, chi bo qun tiãưn màût, ghi chẹp säø qu v bạo cạo qu.
 Thäúng kã phán xỉåíng: thỉûc hiãûn viãûc ghi chẹp, täøng håüp tçnh hçnh nháûn ngun váût
liãûu, giao thnh pháøm. Cúi qu tiãún hnh âäúi chiãúu säú liãu våïi phng kãú toạn.
Mi nhán viãn kãú toạn âãưu âỉåüc âiãưu hnh trỉûc tiãúp tỉì kãú toạn trỉåíng m khäng qua báút k
kháu trung gian no. Kãú toạn trỉåíng l ngỉåìi chëu trạch nhiãûm trỉûc tiãúp vãư mi hoảt âäüng
ca cạc nhán viãn dỉåïi quưn, cạc kãú toạn viãn chè nháûn lãûnh trỉûc tiãúp tỉì kãú toạn trỉåíng âãø
thỉûc hiãûn cạc chỉïc nàng qun l ti chênh.
2. Hçnh thỉïc kãú toạn.
Cäng ty sỉí dủng hçnh thỉïc chỉïng tỉì ghi säø.
Trçnh tỉû ghi säø:
Hng ngy hồûc âënh k, càn cỉï vo chỉïng tỉì gäúc, cạc kãú toạn pháưn hnh láûp chỉïng
tỉì ghi säø v vo cạc säø chi tiãút. Âäúi våïi cạc ti khon m nghiãûp vủ phạt sinh nhiãưu (TK
Trang 13
Chỉïng tỉì gäúc
Bng kã chi tiãút
Chỉïng tỉì ghi säø
Säø cại
Bng cán âäúi ti khon
Bng cán âäúi kãú toạn v
cạc bạo cạo ti chênh khạc
Cạc säø chi tiãút
Bng täøng håüp chi tiãút
Säø qu
Ghi hng ngy hồûc âënh k
Ghi cúi qu
Quan hãû âäúi chiãúu
Chun âãư thỉûc táûp
111, TK 112, TK 155,. . . ) kãú toạn âỉa vo bng kã chi tiãút trỉåïc khi vo chỉïng tỉì ghi säø.
Riãng âäúi våïi tiãưn màût âỉåüc th qu ghi vo säø qy.
Chỉïng tỉì ghi säø sau khi láûp xong s âỉåüc chuøn lãn kãú toạn trỉåíng duût, sau âọ

chuøn cho kãú toạn täøng håüp âãø ghi vo säø cại.
Cúi k, täøng håüp säú liãûu tỉì cạc säø chi tiãút âãø láûp bng täøng håüp chi tiãút. Sau âọ âäúi
chiãúu säú liãûu giỉỵa bng täøng håüp chi tiãút v säø qu våïi säø cại. u cáưu phi trng khåïp.
Nãúu cạc säú liãûu âỉåüc âäúi chiãúu â trng khåïp, càn cỉï vo säø cại láûp bng cán âäúi ti
khon. Sau âọ láûp bng cán âäúi kãú toạn v cạc bạo cạo ti chênh khạc.
B THỈÛC TÃÚ CÄNG TẠC TÄØ CHỈÏC HÃÛ THÄÚNG THÄNG TIN KÃÚ
TOẠN PHỦC VỦ KIÃØM SOẠT NÄÜI BÄÜ ÅÍ CÄNG TY THY SN V
THỈÅNG MẢI THÛN PHỈÅÏC.
I. TÄØ CHỈÏC DỈỴ LIÃÛU ÂÁƯU VO.
Cạc chỉïng tỉì âỉåüc sỉí dủng trong chu trçnh doanh thu åí cäng ty thy sn v thỉång
mải Thûn Phỉåïc :
 Âäúi våïi trỉåìng håüp bạn hng xút kháøu.
 Âäúi våïi trỉåìng håüp bạn hng näüi âëa
Củ thãø cạc chỉïng tỉì âỉåüc sỉí dủng trong cạc nghiãûp vủ nhỉ sau:
1. Håüp âäưng: Do phng kãú hoảch láûp. Bao gäưm cạc thäng tin liãn quan âãún cạc
bãn tham gia giao dëch (tãn, âëa chè,. . .), âàûc âiãøm vãư hng họa; quy âënh vãư giạ c, thåìi
gian, nhỉỵng váún âãư âỉåüc cháúp thûn v cạch gii quút cạc váún âãư khäng âỉåüc cháúp thûn
â âỉåüc hai bãn cháúp thûn. Håüp âäưng ny âỉåüc âạnh säú trỉåïc v ln âỉåüc âênh km våïi
cạc chỉïng tỉì khạc. Phng kãú hoảch càn cỉï vo cạc thäng tin säú lỉåüng hng, thåìi gian giao
hng âãø láûp kãú hoảch bạn hng (nhỉ th tu váûn chuøn,. . .). Håüp âäưng cng l càn cỉï âãø
bäü pháûn kho xút hng.
Trang 14
NGHIÃÛP VỦ
Bạn hng
Nháûn tiãưn
Hng bạn bë tr lải
Gim giạ hng bạn
CHỈÏNG TỈÌ
Håüp âäưng
Bng kã hng

Invoice
Packing list
Phiãúu giao hng
L/C, C/O, heal certificate
Họa âån giạ trë gia tàng
Nháûn qua ngán hng: giáúy bạo cọ ca ngán hng
Thỉ tr hng hồûc gim giạ hng bạn + bäü chỉïng
tỉì hng bạn
NGHIÃÛP VỦ
Bạn chëu
Bạn hng
thu tiãưn liãưn
Nháûn tiãưn
Hng bạn bë tr lải
Gim giạ hng bạn
CHỈÏNG TỈÌ
Håüp âäưng
Giáúy âãư nghë
Họa âån bạn l
Bng kã hng
Họa âån giạ trë gia tàng
Nháûn tiãưn liãưn: phiãúu thu
Thỉ tr hng hồûc gim giạ hng bạn + bäü chỉïng
tỉì hng bạn
Chuyón õóử thổỷc tỏỷp
2. Giỏỳy õóử nghở: laỡ mọỹt daỷng ruùt goỹn cuớa hồỹp õọửng, duỡng trong trổồỡng hồỹp baùn
baùn haỡng nọỹi õởa vồùi sọỳ lổồỹng ờt khọng laỡm hồỹp õọửng. Noù cuợng bao gọửm caùc thọng tin vóử
haỡng baùn vaỡ giaù caớ haỡng baùn.
3. Baớng kó haỡng: do phoỡng kóỳ hoaỷch lỏỷp. Khi xuỏỳt haỡng, bọỹ phỏỷn kho seợ ghi caùc
thọng tin vóử sọỳ lổồỹng, kờch cồợ, chỏỳt lổồỹng haỡng baùn thổỷc xuỏỳt vaỡo baớng kó.

BANG K HAèNG NG LANH XNK
Khaùch haỡng: Nguyóựn Tuỏỳn Vióỷt thuớy saớn Haỡ Nọỹi oùng goùi (12 kg/kióỷn)
Hồỹp õọửng sọỳ:. . .

Cồợ
Tón haỡng
1 2 5 8 13 21 41 61
Tọứng
cọỹng
ỏửu nang XK
ỏửu nang N
Nang Filó
1 2 2 1 7 3
1
40 42
1
82kióỷn
16kióỷn
2kióỷn
Tọứng cọỹng 100 k
Tọứng cọỹng (bũng chổợ): mọỹt trm kióỷn y
Sọỳ container/ sọỳ xe : 29H7364
Sọỳ sea container :
Ngổồỡi nhỏỷn Ngổồỡi giao Giaùm õọỳc
Baớng kó naỡy õổồỹc lỏỷp thaỡnh 2 lión, mọỹt lión phoỡng kóỳ hoaỷch giổợ õóứ chuỏứn bở bọỹ
chổùng tổỡ xuỏỳt haỡng, mọỹt lión gổới cho thuớ kho laỡm cn cổù xuỏỳt haỡng, sau khi vaỡo theớ kho,
thuớ kho seợ gổới lón phoỡng kóỳ toaùn õóứ laỡm cn cổù ghi vaỡo sọứ saùch.
4. Invioce (chố lỏỷp trong trổồỡng hồỹp xuỏỳt khỏứu): Cn cổù vaỡo baớng kó haỡng xuỏỳt vaỡ
hồỹp õọửng, phoỡng kóỳ hoaỷch lỏỷp invoice. Chổùng tổỡ naỡy bao gọửm caùc thọng tin vóử caùc bón
giao dởch (tón, õởa chố); õởa õióứm, ngaỡy giồỡ bọỳc, dồợ haỡng; phổồng thổùc thanh toaùn vaỡ caùc

thọng tin lión quan õóỳn haỡng hoùa (sọỳ lổồỹng, quy caùch, phỏứm chỏỳt, õồn giaù).
Trang 15
Cọng ty thuớy saớn vaỡ thổồng maỷi
Thuỏỷn Phổồùc
GIY ệ NGHậ
Tọi tón : Nguyóựn Tuỏỳn Vióỷt
Bọỹ phỏỷn :Thuớy Saớn Haỡ Nọỹi
Kờnh õóử nghở ban giaùm õọỳc : Duyóỷt baùn
1. ỏửu mổỷc nang XK :41/60 giaù 18.000õ/kg
61 giaù 16.000õ/kg
2. ỏửu mổỷc N : 1/2 + 2/4 + 5/7 giaù 26.000õ/kg
8/12 + 13/20 + 21/30 giaù 20.000õ/kg
3. Mổỷc Filó N : theo giaù cuợ
Kờnh mong sổỷ giuùp õồợ cuớa quyù cọng ty
Ngaỡy . . . thaùng . . . nm
Giaùm õọỳc õồn vở Ngổồỡi õóử nghở
Chuyón õóử thổỷc tỏỷp
COMMERCIAL INVOICE
The contract No SP - 391
No : 261/03 TYO
Date : 19 Dec, 2003Benificiary
Thuan Phuoc seafoods and tranding corporation
20 Thanh Bo St, Danang City,S.R Vietnam
Applicant (buyer)
Toyota Tsusho (Singapore) Pte Ltd
77 Robinson Road Hex 22-01 Sia Buiding,
Singapore 068896
Count No SP-391
Account no : 0041370012098
Bank : Vietcombank Danang Branch

M/V name : YM Ha Noi V01N
Port of loading : Hochiminh, Vietnam
Port of discharge : Tokyo, Japan
Date of loading : 19 Dec, 2003
B/L No : I490038647
Payment : L/C at sight
No : 682/212/15836
DD : 031106
Description of Goods Quantity
(ctns)
Net weight
(kgs)
Unit price
(USD/kg)
Amount
(USD)
Vietnamese Frozen Black Tiger Shrimps Headless
Without Tripoly Phosphate Treatment, No Muddly
Smell
Packing: 1,8 kg in inner box x6
Sire (Pcs/Lbs)
31-40
Total
Say: Sixty Eight Thousand And Forty Us Dollars
1,050
1,050
11,340.00
11,340.00
6.00 68,040.00
68,040.00

Thọng thổồỡng invoice õổồỹc lỏỷp thaỡnh 4 baớn. Mọỹt baớn coppy õổồỹc fax trổồùc cho
khaùch haỡng. Mọỹt baớn gọỳc gổới cho ngỏn haỡng õóứ ngỏn haỡng laỡm bọỹ chổùng tổỡ nhỏỷn haỡng cho
khaùch haỡng. Mọỹt baớn coppy gổới cho phoỡng kóỳ toaùn. Mọỹt baớn coppy lổu taỷi phoỡng kóỳ hoaỷch.
5. Packing list (chố lỏỷp trong trổồỡng hồỹp xuỏỳt khỏứu): chổùng tổỡ naỡy do phoỡng kóỳ
hoaỷch lỏỷp theo yóu cỏửu cuớa haỡng haới. Bao gọửm caùc thọng tin vóử caùc bón tham gia giao dởch
(tón, õởa chố); õởa õióứm, thồỡi gian bọỳc dồợ haỡng; caùc mọ taớ vóử haỡng hoùa cn cổù vaỡo baớng kó
haỡng. Sọỳ lổồỹng chổùng tổỡ theo yóu cỏửu cuớa L/C, thọng thổồỡng laỡ mọỹt baớn gọỳc vaỡ mọỹt baớn
coppy, mọỹt baớn lổu taỷi phoỡng kóỳ hoaỷch.
Trang 16
Chuyón õóử thổỷc tỏỷp
PACKING LIST
Quantity and desciption of goods Net weight
(kgs)
Gross weight
(kgs)
Vietnamese Frozen Blank Tiger Shrinps Headliss
Without Tripoly Phosphate Treatment, No Muddy Smell
Packing : 1.8 kg in inner box x6
Sire (Pcs/ Lbs) Ctns
31-40 1,050

Total 1,050
Say : one thousand and fifty contains
11,340.00
11,340.00
13,650.00
13,650.00
6. Phióỳu giao haỡng: ổồỹc lỏỷp bồới phoỡng kóỳ hoaỷch. Cuợng coù thóứ do õồn vở vỏỷn
chuyóứn cung cỏỳp. Chổùng tổỡ naỡy ghi nhỏỷn caùc thọng tin lión quan õóỳn vióỷc gổới haỡng cho
ngổồỡi mua nhổ chuớng loaỷi haỡng hoùa, sọỳ lổồỹng thổỷc xuỏỳt vaỡ caùc thọng tin lión quan khaùc.

Daỷng thổồỡng duỡng cuớa chổùng tổỡ naỡy ồớ cọng ty laỡ vỏỷn õồn (B/L: bill of lading). ỏy laỡ mọỹt
hồỹp õọửng giổợa ngổồỡi baùn haỡng vaỡ ngổồỡi vỏỷn chuyóứn bao gọửm caùc thọng tin vóử caùc bón tham
gia giao dởch (tón, õởa chố cuớa bón thuó vỏỷn chuyóứn, bón õồn vở vỏỷn chuyóứn); õởa õióứm,
ngaỡy giồỡ bọỳc dồợ haỡng; caùc mọ taớ vóử haỡng hoùa vỏỷn chuyóứn;. . . .
7. L/C, C/O, heal certificate
L/C (letter credit: thổ tờn duỷng) (cọng ty sổớ duỷng loaỷi L/C at sight (L/C traớ
tióửn ngay)): Chổùng tổỡ naỡy do ngỏn haỡng lỏỷp, bao gọửm caùc thọng tin: sọỳ hióỷu L/C,ngaỡy
thaùng mồớ L/C, õởa õióứm mồớ L/C; tón vaỡ õởa chố cuớa caùc bón coù lión quan(ngỏn haỡng mồớ
L/C, ngỏn haỡng thọng baùo, ngổồỡi mồớ L/C, ngổồỡi hổồớng lồỹi); loaỷi L/C; quy õởnh vóử sọỳ tióửn
L/C; thồỡi haỷn hióỷu lổỷc (thồỡi haỷn giao haỡng, traớ tióửn); haỡng hoùa (quy caùch, phỏứm chỏỳt, bao
bỗ, sọỳ lổồỹng); vỏỷn taới vaỡ giao nhỏỷn haỡng (taỡu, caùch vỏỷn chuyóứn, caùch giao haỡng); nhổợng
chổùng tổỡ phaới xuỏỳt trỗnh khi thanh toaùn,. . .
Trang 17
Chuyón õóử thổỷc tỏỷp
L/C
(by letlex) : 030401050005
Assage type : MT202
American express bank Ltd . New Yourk, NY
Name: Viet Combank Danang
Time date : 10:33:13 05/01/04
Currency : 05/01/04 670995.00 USD
Status : 918486 tes ok
: 04SI 0501.004
General financial in stittution transfer
:20: transaction reference number 040102005162
:21: relanted reference 027040403ELC334
:32A : Value date, currency code, amount 040102 USD 67995.00
:52D : Odering instittution : yourselves
:72 : Sender to receiver [information]
/ INS / WACHOWVIA BANK NAN.Y

/ BNF / LESS OUR VABLE CHGS USD 15.00
// 10,00 FE DEDUCTED
// RCVD VIA CHIPS
C/O (certificate of origion : giỏỳy chổùng nhỏỷn xuỏỳt sổù) : chổùng tổỡ naỡy do
phoỡng thổồng maỷi cỏỳp, chổùng nhỏỷn xuỏỳt sổù cuớa haỡng hoùa. Chổùng tổỡ naỡy nũm trong bọỹ
chổùng tổỡ thanh toaùn theo yóu cỏửu cuớa L/C
Heal of certificate : giỏỳy chổùng nhỏỷn chỏỳt lổồỹng haỡng hoùa. Chổùng tổỡ naỡy do
Nafigacent cỏỳp, chổùng nhỏỷn vóử chỏỳt lổồỹng cuớa haỡng hoùa coù õaớm baớo yóu cỏửu vóử vóỷ sinh hay
khọng. Giỏỳy chổùng nhỏỷn naỡy nũm trong bọỹ chổùng tổỡ thanh toaùn.
8. Hoùa õồn GTGT: Do phoỡng kóỳ toaùn lỏỷp cn cổù vaỡo baớng kó haỡng xuỏỳt vaỡ hồỹp
õọửng (nóỳu xuỏỳt khỏứu thỗ cn cổù vaỡo invoice, nóỳu baùn leớ thỗ cn cổù vaỡo giỏỳy õóử nghở õaợ õổồỹc
duyóỷt hoỷc hoùa õồn baùn leớ). Hoùa õồn bao gọửm caùc thọng tin vóử sọỳ lổồỹng haỡng hoùa, giaù baùn,
thuóỳ vaỡ caùc thọng tin lión quan khaùc. Hoùa õồn õổồỹc lỏỷp theo mỏựu cuớa nhaỡ nổồùc ban haỡnh.
Hoùa õồn õổồỹc lỏỷp thaỡnh 3 lión. Mọỹt lión lổu tai bọỹ phỏỷn lỏỷp hoùa õồn. Mọỹt lión gổới
cho khaùch haỡng. Mọỹt lión gổới cho bọỹ phỏỷn thanh toaùn. Chổùng tổỡ naỡy laỡ cồ sồớ õóứ ghi vaỡo
chổùng tổỡ ghi sọứ vaỡ caùc sọứ chi tióỳt theo doợi nồỹ phaới thu khaùch haỡng, keỡm vồùi caùc chổùng tổỡ
khaùc (phióỳu thu, giỏỳy baùo Coù cuớa ngỏn haỡng) õóứ ghi vaỡo sọứ chi tióỳt tióửn mỷt, hay sọứ tióửn gổới
ngỏn haỡng, vaỡ noù õổồỹc õaùnh sọỳ trổồùc.
Trang 18
Chun âãư thỉûc táûp
9. Giáúy bạo Cọ ca ngán hng: Do ngán hng láûp gỉíi vãư cho cäng ty âãø thäng
bạo tiãưn â nháûp vo ti khon ca cäng ty tải ngán hng. Âáy l càn cỉï âãø ghi chẹp nghiãûp
vủ thu tiãưn ca khạch hng qua ngán hng v säø theo di tiãưn gỉíi ngán hng. Giáúy bạo cọ
ca ngán hng cng âỉåüc âạnh säú seri.
10. Phiãúu thu: Âỉåüc dng trong trỉåìng håüp khạch hng âãún tr tiãưn tải âån vë.
Khi tr tiãưn, khạch hng mang họa âån âãún bäü pháûn thanh toạn (kãú toạn thanh toạn) âãø bäü
pháûn ny viãút phiãúu thu
Phiãúu thu âỉåüc láûp thnh 02 liãn. Sau khi th qy thu tiãưn v âọng dáúu thç mäüt liãn
gỉíi cho bäü pháûn thanh toạn âãø theo di cäng nåü; mäüt liãn lỉu. Phiãúu thu l càn cỉï âãø ghi
vo chỉïng tỉì ghi säø v cạc säø chi tiãút tiãưn màût åí phng kãú toạn, säø qy ca th qy.

11. Họa âån bạn l : Chè sỉí dủng trong trỉåìng håüp bạn phãú liãûu, bäü pháûn bạn
hng s viãút họa âån bạn l thnh 03 liãn bao gäưm cạc thäng tin vãư säú lỉång, sn pháøm, giạ
c,. Mäüt liãn bäü pháûn bạn hng lỉu, 02 liãn âỉa cho khạch hng âãø lãn phng kãú toạn
näüp tiãưn v âọng dáúu. Sau khi âọng dáúu, 1 liãn âỉåüc lỉu åí phng kãú toạn, 1 liãn âỉåüc gỉíi
Trang 19
PHIÃÚU THU Säú :
2622
Ngy 07 thạng 04 nàm2004
Nåü :
H tãn : Nguùn Tún Viãût
Âëa chè : Cäng ty thy sn H Näüi
Näüi dung : bạn âáưu mỉûc nang (XK & NÂ), nang Filã
Säú tiãưn : 21.384.000
â
Viãút bàòng chỉỵ :hai mỉåi mäút triãûu ba tràm tạm mỉåi tỉ nghçn âäưng y
Km theo : chỉïng tỉì gäúc
Th trỉåíng âån vë Kãú toạn trỉåíng Ngỉåìi láûp phiãúu Th qu
HỌA ÂÅN máùu säú :
01 GTKT - 3LL
GIẠ TRË GIA TÀNG
Liãn:
Ngy 03 thạng 04 nàm 2004
Âån vë bạn hng : Cäng ty thy sn v thỉång mải Thûn Phỉåïc
Âëa chè : 20 Thanh Bäư Â Nàơng
Säú âiãûn thoải : 84.511.828.118_822 654 MS
H tãn ngỉåìi mua hng : Nguùn Tún Viãût
Tãn âån vë : Thy Sn H Näüi
Säú ti khon :
Hçnh thỉïc thanh toạn : MS
Stt

Tãn hng họa, dëch
vủ
Âån vë
tênh
Säú lỉåüng Âån giạ
Thnh
tiãưn
A B C 1 2 3=1x2
Âáưu mỉûc nang 41/60
61
Âáưu nang (NÂ) 1 -> 5
8 -> 21
Nang Filã (NÂ) 21 -> 61
Cäüng
Kiãûn
40
42
5
11
2
100 kiãûn
Kg
480
504
60
132
24
1.200 kg
Â/kg
17.143

15.238
24.762
19.048
19.048
Âäưng
8.228.571
7.680.000
1.485.714
2.514.286
457.143
Cäüng tiãưn hng
20.365.714
â
Thú sút GTGT : 5% Tiãưn thú GTGT
1.018.286
â
Täøng cäüng tiãưn thanh toạn
21.384.000
â
Säú tiãưn viãút bàòng chỉỵ :. . . . . . . . .
Ngỉåìi mua hng Ngỉåìi bạn hng Th trỉåíng âån vë
0052737
Chun âãư thỉûc táûp
cho phng bo vãû. Chè sau khi bo vãû càn cỉï vo họa âån ny âãø kiãøm tra hng họa thç
khạch hng måïi âỉåüc mang hng ra khi cäøng.
12. Thỉ tr hng hồûc âãư nghë gim giạ hng bạn
 Âäúi våïi trỉåìng håüp hng bạn bë tr lải : khạch hng s viãút mäüt bỉïc thỉ gỉií
bàòng fax hồûc bàòng mail âãún phng kãú hoảch ca cäng ty. Sau khi âỉåüc täøng giạm âäúc
duût, chỉïng tỉì ny km våïi bäü chỉïng tỉì ca lä hng âọ âỉåüc gỉíi tåïi phng kãú toạn âãø
lm càn cỉï ghi vo chỉïng tỉì ghi säø nghiãûp vủ hng bạn bë tr lải.

 Âäúi våïi trỉåìng håüp gim giạ hng bạn do cháút lỉåüng hng khäng täút: khạch
hng cng s gỉíi thỉ bàòng fax hồûc bàòng mail. Sau khi âỉåüc ban giạm âäúc cháúp thûn thç
thỉ ny km våïi bäü chỉïng tỉì ca lä hng âọ âỉåüc chuøn âãún cho phng kãú toạn l càn cỉï
âãø ghi vo chỉïng tỉì ghi säø.
II. SÄØ KÃÚ TOẠN V TRÇNH TỈÛ GHI SÄØ TRONG CHU TRÇNH DOANH THU
ÅÍ CÄNG TY.
1. Cạc ti khon sỉí dủng trong chu trçnh doanh thu åí cäng ty.
Våïi hçnh thỉïc kãú toạn chỉïng tỉì ghi säø, cäng ty â sỉí dủng cạc ti khon kãú toạn
âãø ghi chẹp cạc nghiãûp vủ trong chu trçnh doanh thu nhỉ sau:
TK 111 :”tiãưn màût”
TK 112 :”tiãưn gỉíi ngán hng”
TK 1121 :”tiãưn gỉíi ngán hng bàòng VN”
TK 1122 :”tiãưn gỉíi ngán hng bàòng ngoải tãû”
TK 131 :”phi thu khạch hng”
TK 511 :”doanh thu hng bạn v cung cáúp dëch vủ”
TK 5112 :”doanh thu hng bạn hi sn”
TK 5112NÂ :”doanh thu hng bạn näüi âëa”
TK 5112XK :”doanh thu hng bạn xút kháøu”
TK 531 :”hng bạn bë tr lải”
TK 532 :”gim giạ hng bạn”
TK 155 :”thnh pháøm”
TK 632 :”giạ väún hng bạn”

2. Cạch ghi chẹp säø sạch.
3. Cạc säø kãú toạn âỉåüc sỉí dủng.
Cạc säø âỉåüc kãú toạn sỉí dủng trong quạ trçnh xỉí l th cäng l cạc säø chi tiãút, säø cại,
th. Cn trong qụa trçnh xỉí l bàòng mạy, hãû thäúng kãú toạn sỉí dủng cạc táûp tin, cạc cå såí dỉỵ
liãûu âãø ghi chẹp. Hiãûn nay Cäng ty Thy sn v thỉång mải Thûn Phỉåïc váùn xỉí l th
Trang 20
Ghi hng ngy hồûc âënh k

Ghi cúi qu
Quan hãû âäúi chiãúu
Chỉïng tỉì gäúc
Bng kã chi tiãút Cọ TK 155,
Nåü TK 111,112,131,. . .
Chỉïng tỉì ghi säø
Säø cại TK155, TK511,
TK 111, TK112,
TK131,. . . .
Cạc bạo cạo ti chênh
Cạc säø thnh pháøm, tiãu thủ,
cäng nåü, säø qu, säø ngán hng
Bng cán âäúi N-X-T,bng
täøng håüp tiãu thủ,. . .
Chun âãư thỉûc táûp
cäng l ch úu, cn mạy âỉåüc sỉí dủng nhỉ cäng củ âãø giụp cho viãûc tênh toạn âỉåüc nhanh
hån v lỉu trỉỵ mäüt säú säø chi tiãút.
3.1.Ghi chẹp th cäng.
Âáy l cạch ghi chẹp ch úu ca cäng ty. Trong chu trçnh doanh thu, cäng viãûc
ghi chẹp âỉåüc tiãún hnh trãn cạc chỉïng tỉì ghi säø, cạc säø chi tiãút v säø cại.
3.1.1Chỉïng tỉì ghi säø.
Trong chu trçnh doanh thu, tỉì cạc chỉïng tỉì gäúc nhỉ â nãu trãn, kãú toạn ghi vo
chỉïng tỉì ghi säø trỉåïc khi ghi vo säø cại. Trong trỉåìng håüp nghiãûp vủ thỉåìng xun phạt
sinh nhiãưu trong ngy thç tỉì cạc chỉïng tỉì gäúc, kãú toạn lãn bng kã chi tiãút cạc ti khon
trỉåïc khi vo chỉïng tỉì ghi säø. Củ thãø âỉåüc minh ha nhỉ sau:
Âäúi våïi nghiãûp vủ bạn l (thu tiãưn liãưn), tỉì cạc phiãúu thu, kãú toạn lãn bng kã chi tiãút
nåü TK111 (TK 1111).
BNG KÃ CHI TIÃÚT NÅÜ TK 111 (1111), CỌ CẠC TK (trêch
thạng 11/2003)
SCT Ngy DG Täøng tiãưn TK 3331 TK 5112

2722
2732
2740
2751


10/11/03
13/11
15/11
18/11


Dthu bạn l
Dthu bạn l
Dthu bạn l
Dthu bạn l

Cäüng

537.600
140.700
528.150
256.200


25.600
6.700
25.150
12.200

908.300

512.000
134.000
503.000
244.000

18.166.00
0


Càn cỉï vo bng kã ny, kãú toạn ghi vo chỉïng tỉì ghi säø
CHỈÏNG TỈÌ GHI SÄØ Säú : 125
Trêch úu
SHTK
Säú tiãưn
N C
Thu bạn l 1111
1111
5112
3331
18.166.000
908.300
Âáy l càn cỉï ghi vo säø cại TK 511 (5112)
3.1.2 Säø chi tiãút.
Cạc säø chi tiãút âỉåüc sỉí dủng trong chu trçnh doanh thu cå cäng ty l säø
thnh pháøm, säø tiãu thủ, säø cäng nåü, säø qu, säø ngán hng
a).Säø thnh pháøm:
l säø theo di tçnh hçnh biãún âäüng thnh pháøm do kãú toạn

thnh pháøm ghi chẹp càn cỉï vo cạc phiãúu nháûp, xút kho (máùu åí phủ lủc 1)
b).Säø tiãu thủ
: âỉåüc thiãút kãú dng âãø theo di doanh thu ca cäng ty, säø âỉåüc måí
riãng cho hoảt âäüng tiãu thủ näüi âëa v tiãu thủ xút kháøu. Tỉì cạc chỉïng tỉì gäúc (phiãúu thu,
họa âån, )kãú toạn theo di tiãu thủ thnh pháøm s ghi vo säø tiãu thủ (máùu åí phủ lủc 2, 3).
c).Säø cäng nåü:
l säø âỉåüc thiãút kãú âãø theo di tçnh hçnh thanh toạn ca khạch
hng do kãú toạn cäng nåü ghi chẹp càn cỉï vo cạc chỉïng tỉì gäúc (họa âån, )
SÄØ CÄNG NÅÜ (trêch qu
IV nàm 2003)
Âån vë tênh : USD
S äú
C
T
Ngy
CT
Tãn khạch hng
nåü
Nåü Cọ

091/03
095/03
110/03
111/03


15/10/03
17/10/03
21/10/03
28/10/03

Amanda Foods
Toyata tshuho
Itochu corparation
Mistsubishi


35.744
22.292
37.334
30.712



d).Säø qu:
säø dng âãø theo di tiãưn màût. Säø ny cọ 2 quøn, 1 cún do kãú toạn
thanh toạn ghi chẹp. Mäüt quøn do th qu ghi chẹp. Trong thỉûc tãú kãú toạn thanh toạn v
th qu âäúi chiãúu våïi nhau hng ngy.
Trang 21
Chun âãư thỉûc táûp
SÄØ QU (trêch qụy IV
nàm 2003)
Âvt : VNÂ
NCT SCT DIÃÙN GII
SÄÚ TIÃƯN
THU CHI

09/10/03
13/10/03

17/10/03
21/10/03


3722
3730
3740
3751

SD

Thu bạn l ca b Ván
Thu bạn l ca äng H
Thu bạn l ca äng Dng
Thu bạn l ca b Ván

Cäüng

1.512.000
4.434.465
504.000
2.444.715

xxxxx


xxxxx
e).Säø ngán hng:
l säø dng âãø theo di tiãưn gỉíi åí ngán hng theo tỉìng ngán
hng. Säø ny do kãú toạn thanh toạn ghi chẹp. Säø ny âỉåüc chia lm 2 säø : säø tiãưn Viãût v säø

ngoải tãû. C hai säø ny âãưu cọ kãút cáúu giäúng säø qu, tuy nhiãn âäúi våïi säø ngoải tãû thç âån vë
tênh l USD
3.1.3Säø cại:
l säø kãú toạn täøng håüp ghi theo näüi dung kinh tãú. Càn cỉï âã ghi säø ny
l chỉïng tỉì ghi säø. Âäúi våïi nghiãûp vủ phạt sinh nhiãưu thç ghi hng ngy, cn âäúi våïi nghiãûp
vủ phạt sinh êt thç âënh k (thỉåìng l 1thạng) måïi vo säø cại mäüt láưn v do kãú toạn täøng
håüp ghi. Säø cại sỉí dủng trong chu trçnh doanh thu l säø cại cạc TK 155, TK 632, TK 511,
TK532, TK531, TK 131, TK 111, TK112 (cäng ty khäng sỉí dủng chiãút kháúu thỉång mải).
Cạc Säø Cại âãưu âỉåüc thiãút kãú tỉång tỉû nhỉ sau:
SÄØ CẠI TK 511 (5112) (trêch Qu IV nàm
2003)
CHỈÏNG TỈÌ
DG TKÂỈ
SÄÚ TIÃƯN
NGY SH NÅÜ CỌ
20/11/03
29/11/03
29/11/03

125
130
135

Dthu tiãu thủ NÂ
Dthu tiãu thủ XK
Chãnh lãûch t giạ do âäøi usd

Cäüng
Kãút chuøn sang TK
911

111
131
1121

77.026.993.3
82
13.166.800
10.723.433.000
275.886.800

77.026.993.3
82
3.2.Ghi chẹp bàòng mạy. (mạy âỉåüc cäng ty ạp dủng åí mỉïc âäü th
cäng)
Ghi chẹp kãú toạn bàòng mạy âỉåüc tiãún hnh trãn cạc táûp tin v cå såí dỉỵ liãûu. Hiãûn
nay, cäng ty måïi chè bàõt âáưu âỉa mạy vi tênh vo ạp dủng, mỉïc âäü sỉí dủng måïi dỉìng lải åí
mỉïc âäü th cäng chỉï cäng ty chỉa cọ chỉång trçnh kãú toạn riãng. Mạy vi tênh âỉåüc dng
lm cäng củ giụp cho viãûc tênh toạn, ghi chẹp, v lỉu trỉỵ mäüt säú ti liãûu (m ch úu l cạc
säø chi tiãút) v láûp cạc bạo cạo ti chênh trong mäi trỉåìng Excel. Củ thãø cạch ghi chẹp v
lỉu trỉỵ kãú toạn trong chu trçnh doanh thu åí cäng ty trãn mạy tênh âỉåüc täø chỉïc nhỉ sau :
Phng kãú toạn cọ 2 mạy âỉåüc näúi våïi nhau. Chè cọ cạc pháưn hnh nhỉ thnh
pháøm, ngun váût liãûu, váût tỉ, th,ú tiãưn lỉång, cạc khon trêch theo lỉång l ghi chẹp v
lỉu trỉỵ trãn mạy. Nhỉ váûy trong chu trçnh doanh thu, chè cọ thnh pháøm l ghi chẹp v lỉu
trỉỵ bàòng mạy.Mäùi pháưn hnh do mäüt kãú toạn viãn âm nhiãûm. Cạc kãú toạn viãn tảo cho
mçnh mäüt thỉ mủc âãø lm viãûc. Mäùi thỉ mủc chè ghi chẹp v lỉu trỉỵ pháưn hnh m ngỉåìi
m kãú toạn viãn âọ tảo ra. Cạc . . . . . . . . . . âỉåüc thiãút kãú nhỉ cạc säø chi tiãút, theo di sỉû
biãún âäüng mäüt cạch chi tiãút âäúi våïi tỉìng âäúi tỉåüng củ thãø.
III. BẠO CẠO
Cạc bạo cạo ti chênh nhỉ bng cán âäúi ti khon, bng cán âäúi kãú toạn, bng lỉu
chuøn tiãưn tãû, thuút minh bạo cạo ti chênh âỉåüc láûp vo cúi mäùi qụy. Phng kãú hoảch

cọ láûp thãm bạo cạo vãư thë trỉåìng, khạch hng vo cúi mäùi nàm ti chênh. Trong pháưn ny
chè xin âỉåüc nãu ra cạc bạo cạo phủc vủ trỉûc tiãúp cho cäng tạc kiãøm soạt näüi bäü trong chu
trçnh doanh thu åí cäng ty. Củ thãø nhỉ sau:
1. Bng cán âäúi nháûp xút täưn kho thnh pháøm.
Trang 22
Chun âãư thỉûc táûp
Cúi k, càn cỉï vo säø chi tiãút thnh pháøm, kãú toạn láûp bng cán âäúi Nháûp -
Xút - Täưn thnh pháøm (máùu âỉåüc mä t åí phủ lủc 4).
Dỉûa vo bng cán âäúi ny s biãút âỉåüc täøng quạt tçnh hçnh nháûp, xút, täưn kho
ca cạc thnh pháøm trong qu. Säú liãûu trãn bng cán âäúi ny âỉåüc âäúi chiãúu våïi säú liãûu trãn
säø cại ca kãú toạn täøng håüp.
2. Bạo cạo doanh thu theo thë trỉåìng: cúi nàm, phng kãú hoach s láûp mäüt
bạo cạo vãư doanh thu theo tỉìng thë trỉåìng. Bạo cạo ny khäng nhỉỵng giụp xạc âënh âỉåüc
thë trỉåìng trng úu m cn giụp kiãøm soạt âỉåüc doanh thu ca tỉìng thë trỉåìng.
Nàm
T.trỉåìng
2001 2002 2003
s.lg
(táún
)
%
s.lg
t.giạ
(n.usd
)
%
t.g
s.lg
(táún)
%

s.lg
t.giạ
(n.usd
)
%
t.g
s.lg
(táún
)
%
s.lg
t.giạ
(n.usd
)
%
t.g
NHÁÛT
USA
EU
KHẠC
1.162
890
830
217
37
29
27
7
6.044
7.216

2.395
960
36
43
14
6
1.048
904
696
358
35
30
23
12
5.542
7.197
1.875
1.055
35
46
12
7
1.229
1.004
1.190
357
33
27
31
9

6.575
7.984
4.294
1.284
33
40
21
6
TÄØNG 3.09
9
16.61
5
3.006 15.66
9
3.78
0
20.13
7
3. Bạo cạo doanh thu theo khạch hng: bạo cạo ny cng do phng kãú hoảch
láûp vo cúi nàm. Bạo cạo ny ráút hỉỵu êch vç nọ khäng chè giụp cho xạc âënh âỉåüc khạch
hng trng úu m cn giụp kiãøm soạt âỉåüc doanh thu theo tỉìng khạch hng.
ST
T
KHẠCH HNG
GIẠ TRË
(n.usd)
T TRNG
(%)
1
2

3
4

Mitsubishi
Marubeni
Itochu
Amanda

5.034,25
5.034,25
4.027,40
1.006,85

25
25
20
5

IV. XỈÍ L CẠC NGHIÃÛP VỦ TRONG CHU TRÇNH DOANH THU
1. Xỉí l th cäng.
1.1. Th tủc xỉí l.
Cạc nghiãûp vủ trong chu trçnh doanh thu åí cäng ty thy sn v thỉång mải Thûn
Phỉåïc âãø thûn tiãûn cho viãûc trçnh by, ngỉåìi viãút chia thnh cạc nhọm nghiãûp vủ nhỉ sau:
cạc nghiãûp vủ bạn chëu; cạc nghiãûp vủ bạn l; cạc nghiãûp vủ hng bạn bë tr lải, gim giạ
hng bạn,(åí cäng ty khäng cọ nghiãûp vủ xọa nåü khọ âi); cạc nghiãûp vủ nháûn tiãưn.
Th tủc xỉí l cạc nghiãûp vủ s âỉåüc mä t qua cạc lỉu âäư.
Cạc k hiãûu sỉí dủng trong lỉu âäư:
1.1.1. Th tủc xỉí l cạc nghiãûp vủ bạn hng xút kháøu v bạn hng näüi
âëa låïn.
Th tủc xỉí l cạc nghiãûp vủ trãn âỉåüc mä t qua lỉu âäư trang :

Bäü pháûn bạn hng (phng kãú hoảch) khåíi âáưu nghiãûp vủ bàòng viãûc ghi nháûn âån âàût
hng ca khạch hng. Täøng giạm âäúc cäng ty l ngỉåìi quút âënh cúi cng viãûc cháúp
nháûn mua chëu ca khạch hng v k kãút håüp âäưng, xỉåíng càn cỉï vo håüp âäưng åí phng kãú
Trang 23
Cạc chỉïng tỉì, ti liãûu: cạc
loải chỉïng tỉì hay bạo cạo
Váûn hnh th cäng
Säø sạch xỉí l
Häư så lỉu trỉỵ
Chuyón õóử thổỷc tỏỷp
hoaỷch gổới xuọỳng õóứ chuỏứn bở haỡng. Bọ phỏỷn giao haỡng (phoỡng kóỳ hoỹach) chuỏứn bở bọỹ
chổùng tổỡ nhỏỷn haỡng (L/C,packing list, C/O, heal of certificate, invoice,. . .). Thuớ kho cn cổù
vaỡo hồỹp õọửng do phoỡng kóỳ hoaỷch gổới xuọỳng õóứ xuỏỳt haỡng. Phoỡng kóỳ hoaỷch gổới invoice, coỡn
thuớ kho thỗ gổới baớng kó haỡng, phióỳu xuỏỳt haỡng cho bọỹ phỏỷn lỏỷp hoùa õồn (phoỡng kóỳ toaùn),
nồi maỡ seợ chuỏứn bở lỏỷp hoùa õồn baùn haỡng vaỡ theo doợi chi tióỳt khaùch haỡng.
Trang 24
Chun âãư thỉûc táûp
BÄÜ PHÁÛN
BẠN HNG
(phng KH)
TÄØNG
GIẠM ÂÄÚC
BÄÜ PHÁÛN
KHO
BÄÜ PHÁÛN
GIAO HNG
BÄÜ PHÁÛN
LÁÛP HỌA
ÂÅN
(phng KT)

THEO DI
CHI TIÃÚT
KHẠCH
HNG(p.KT)
Tỉì k.hng
KT



NH
KH

KH
1.1.2. Th tủc xỉí l cạc nghiãûp vủ bạn hng näüi âëa nh.
Th tủc xỉí l cạc nghiãûp vủ bạn hng näüi âëa nh åí cäng ty âỉåüc mä t qua lỉu âäư sau:
Trang 25
Chi
tiãút
khạc
h
hng
Bàõt âáưu
Ghi nháûn
âàût hng
Cháú
p
thû
n
bạn
chëu

Xút
hng
Håüp âäưng
Bng kã
hng
Håüp
âäưng
Láûp
bäü
chỉïn
g tỉì
gỉíi
hng
Bäü
chỉïng
tỉì gỉíi
hng
(4l)
Gỉíi
hng
Bäü chỉïng
tỉì gỉíi
hng
Bng kã hng
Láûp
họa
âån
BH
Họa âån
BH(3liãn

)
Ghi
chỉïng
tỉì ghi
säø
G
hi
v
o
säø
ch
i
tiãú
t
Kãút thục
Håüp
âäưng
(4l)
Bng kã
hng (2l)
Bäü chỉïng
tỉì gỉíi
hng
(invoice)
Säø
cại
KH