slide quản trị văn phòng

Quản trị văn phịng

Số tín chỉ: 2
Giảng viên: Nguyễn Thị Kim Tuyến

1


Chương 1: Cơng tác tổ chức văn phịng
I. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1. Khái niệm văn phòng
 Nghĩa

rộng: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và

trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo
một cơ quan, đơn vị.
 Nghĩa

hẹp: văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ

quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại
của cơ quan đơn vị đó.
2


Đặc điểm:


Văn phịng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc
điểm cụ thể của từng cơ quan.

 Văn

phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ

sở vật chất nhất định.
Bản chất của văn phòng là hoạt động thông tin
Điều kiện để thực hiện hoạt động văn phịng là phải có
cơng cụ, cơ sở vật chất phục vụ cho việc truyền dẫn và xử
lý thông tin, đội ngũ nhân viên văn phòng.

3


2. Chức năng của văn phòng

4


3. Nhiệm vụ của văn phòng
 Tổng hợp kế hoạch, đôn đốc thực hiện.
 Xây dựng kế hoạch công tác của ban lãnh đạo.
 Thu thập, xử lý và quản lý sử dụng thông tin.
 Truyền đạt các quyết định của lãnh đạo, theo dõi việc
triển khai thực hiện.

5


 Thực

hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu.
 Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng.
 Tổ chức công tác lễ tân
 Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo
 Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ
quan
 Tổ chức công tác bảo vệ trật tự cho cơ quan.

6


II. Tổ chức văn phòng
1. Cơ cấu tổ chức văn phòng
 Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận
khác nhau của văn phịng được bố trí để đảm nhận
những nhiệm vụ của cơng tác văn phịng (hay sự phân
chia thành số lượng phòng ban, bộ phận với nhiệm vụ
quyền hạn nhất định trong văn phòng).

7


8


9


2. Bố trí văn phịng

2.1. Các u cầu của bố trí văn phịng
 Đảm bảo sự tiện dụng
 Đảm bảo tiết kiệm được chi phí tiền bạc, vật chất và
thời gian.
 Tận dụng tối đa mặt bằng và sử dụng tối đa diện tích
văn phịng
 Đảm bảo sức khỏe: ánh sáng, mơi trường, khơng khí, an
tồn lao động.
 Tiết kiệm chi phí lắp đặt
 Tuân thủ các quy tắc về an toàn lao động.

10


2.2. Các phương pháp bố trí văn phịng
2.2.1. Bố trí, sắp xếp theo mức độ tập trung
* Văn phòng tập trung
 Ưu điểm:
 Dễ quản lý
 Giảm chi phí đầu tư
 Chun mơn hóa của nhân viên văn phịng cao
 Tận dụng tối đa cơng suất của máy móc, thiết bị.
 Hạn chế:
 Công việc bị ùn tắc, xử lý khơng kịp
 Làm cho nhân viên ở các phịng ban, bộ phận khác bị phụ
thuộc.

11

* Văn phòng phân tán
 Ưu điểm:
 Các bộ phận chủ động trong công việc, bảo đảm phục vụ
kịp thời
 Tiết kiệm thời gian.
 Hạn chế:
 Chi phí đầu tư lớn, khơng cần thiết
 Khó quản lý
 Khơng sử dụng hết công suất của thiết bị.

12


2.2.2. Bố trí căn cứ vào sự liên kết về khơng gian giữa
các bộ phận
* Văn phịng kín
 Ưu điểm:
 Đảm bảo cho nhân viên không gian làm việc yên tĩnh,
độc lập
 Tính bảo mật của thơng tin cao.
 Nhược điểm:
 Hạn chế sự trao đổi thông tin, giao tiếp giữa mọi người.
 Tốn diện tích, chi phí đầu tư
 Khó quản lý

13


* Văn phòng mở
 Ưu điểm:

 Tận dụng được tối đa diện tích
 Tính cơ động cao, dễ bố trí lại văn phòng
 Giảm thời gian di chuyển giữa các bộ phận.
 Tăng cường giao tiếp giữa các nhân viên.
 Nhược điểm:
 Gây ồn ào, giảm sự tập trung cho cơng việc
 Khó bảo đảm bí mật thơng tin

14


3. Trang thiết bị văn phòng
3.1. Các đồ dùng văn phòng


Bàn ghế



Tủ đựng hồ sơ



Giá đựng tài liệu

 Tủ


hoặc mắc áo

Các đồ vật khác

15


3.2. Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý thơng
tin
 Máy vi tính
 Máy photocopy
 Máy in
 Điện thoại
 Thiết bị hội nghị: máy trình chiếu, máy điều hòa…
 Máy ghi âm
 Máy fax

16


4. Hiện đại hóa cơng tác văn phịng
III. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của văn
phòng

17


18


Chương 2: Tổ chức lao động văn phòng
Thư ký văn phòng

1. Chức năng, nhiệm vụ của người thư ký
 Xử lý thư tín: quản lý văn bản đến, văn bản đi
 Quản lý lưu trữ hồ sơ.
 Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách.
 Thực hiện các công tác hành chính hậu cần.
I.

19




Xin thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật.

 Chuẩn
 Tham

bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo.

dự và viết biên bản cho các cuộc họp



Quan hệ tốt với mọi người



Biết giữ bí mật các thông tin của doanh nghiệp

20