Field trip report: The procedure of receiving imported goods to bonded warehoused in green logistics centre

VIETNAM MARITIME UNIVERSITY
INTERNATIONAL SCHOOL OF EDUCATION
__________________________

FIELD TRIP REPORT

Name of student: 

Nguyen Thi Thuy Duong

ID: 

49874

Class: 

GMA03­03

Place: 

GREEN LOSGISTICS CENTRE 

INSTRUCTOR: Vu Thi Thu Hang
09/2015

                            


CONTENT
PREFACE
CHAPTER 1. INTRODUCTION OF THE COMPANY

1.1 Introduction of Vietnam Container Shipping Corporation (VICONSHIP)
1.1.1 History........................................................................................................................3
1.1.2 Functions....................................................................................................................4
1.1.3 Organization
1.2 Introduction of Green Logistics Centre ( GLC)
1.2.1 General introduction................................................................................................6
1.2.2 History........................................................................................................................7
 1.2.3 Functions...................................................................................................................9
1.2.4 Organization..............................................................................................................9
1.2.5 Facilities...................................................................................................................10 
1.2.6 Orientation production operations........................................................................11
CHAPTER 2. THE PROCEDURE OF RECEIVING IMPORTED GOODS TO BONDED 
WAREHOUSED IN GREEN LOGISTICS CENTRE (GLC)
2.1 Bonded warehoused
2.1.1 Definition .........................................................................................................13
2.1.2 Characteristics of goods in bonded warehoused ...............................................14
2.2 Responsibilities of the parties involved in the operation of bonded warehouse


2.2.1 Responsibilities of bonded warehoused owners................................................ 14
2.2.2 Responsibilities of customs bonded warehoused .............................................. 14
2.2.3 Responsibilities of goods owners (or forwarder) ...............................................14
2.3 The procedure of receiving imported goods to bonded warehoused in Green 
Logistics Centre (GLC)
2.3.1 Diagram of process ...............................................................................................15
2.3.2 Describe the process .............................................................................................17
CHAPTER III. STRENGTHS AND WEAKNESSES OF THE PROCESS
3.1. Strengths. ................................................................................................................27
3.2. Weaknesses. ............................................................................................................27
3.3. Suggestions to advance the effect of the process ..................................................27

CONCLUSION


LIST OF FIGURES
Figure 1.1: The organization map of Viconship
Figure 1.2: the instruction of finding GLC on the maps
Figure 1.3: The organization map of Green Logistics Centre (GLC)
Figure 2.1: Bonded warehouse in Green Logistics Centre (GLC)
Figure 2.2:  Diagram of  the procedure of receiving imported goods to bonded warehoused in 
Green Logistics Centre (GLC)
Figure 2.3: The customs procedure

Figure 2.4: applications for transfer gate
 Figure 2.5: VAT invoice


PREFACE

Logistics is a tool to link the activities in Global Value Chain and is seen as a tool, 
a means to link many different areas of business strategy. Logistics is very important for 
economic   development   in   Vietnam.   Logistics   services   contribute   to   improving 
management   efficiency   and   reduce   costs   in   the   production   process,   enhance   the 
competitiveness  of  enterprises.  Logistics  services  contributed to increase  the  business 
value of the transport companies.
Acknowledging the importance of logistics in economics development in Vietnam, 
I decide to take my field trip in Green Logistics Centre, a developing logistics company 
in Haiphong. I hope this field trip will provide me practical knowledge, enhances my 
understanding of theories studied at the Vietnam Maritime University. 
In   this   report,   I   discuss  about   the   procedure   of   receiving   imported   goods   to   bonded 
warehoused. By observation and practice, I expect to present clearly and accurately this 

procedure at Green Logistics Centre 
My   report   presents   in   detail  the   procedure   of   receiving   imported   goods   to   bonded 
warehoused in Green Logistics Centre before analyzing and comparing it with the procedure in 
fact. By unbiased evaluation, I give some comments about the strengthes, weaknesses as well as 
proposing suggestions to improve this procedure more efficiently and advanced.

In general, this report includes 3 chapters: 
Chapter 1: The introduction about company 
In this chapter, I present history and development of Vietnam Container Shipping 
Corporation   and   Green   Logistics   Centre,   business   functions   of   the   company, 
organizational structure, evaluating generally business situation of the company in two 
recent years. 
Chapter 2:  the procedure of receiving imported goods to bonded warehoused   in 
Green Logistics Centre
This chapter is about the main topic of this report. The full procedure is presented 
specifically   following   each   step.   The   role   of   each   position   in   the   company   is   also 
highlighted through each period in the procedure. 
Chapter 3: Strengths and the weaknesses of the process
5


This chapter is about the strengths and the weaknesses of the process.  Depending on 
strengths, weaknesses and the risks affecting the procedure, some  suggestions  to improve the 
activities at Green Logistics Centre

THE PROCEDURE OF RECEIVING IMPORTED GOODS TO BONDED 
WAREHOUSED IN GREEN LOGISTICS CENTRE
CHAPTER 1. INTRODUCTION OF THE COMPANY
1.1 Introduction of Vietnam Container Shipping Corporation (VICONSHIP)

6


1.1.1 History
VIETNAM CONTAINER SHIPPING CORPORATION (VICONSHIP) is one of leading 
Freight   Forwarders   and   Shipping   Agency   Companies   in   Vietnam   and   has   been   actively 
providing its services since 1985. Founded in 1985, Vietnam Container Company (VICONSHIP) 
is a state­owned enterprise specializing in providing services to shipping agents, warehousing, 
loading, unloading and transporting container 
During   the   establishment   and   development,   VICONSHIP   has   undergone   significant 
stage. In April 2002,Haiphong VICONSHIP equitized and became a corporation under the name 
"Vietnam Container Shipping Joint Stock Company”
         VICONSHIP network operations in both the North ­ Central­South with four 100 % owned 
subsidiaries, one branch  and one joint venture.  Business  Scope  extended  terminal  operators, 
shipping, gradually forming a closed chain logistics services. VICONSHIP Green Port is a major 
port   of   Haiphong   and   plays   a   key   role   in   business   operations.   With   initial   charter   capital 
equalization than 25 billion VICONSHIP continuous increases of charter capital in the form of 
shares issued internal issue for existing shareholders. To date the Company's charter capital is 
80.3 billion. Corporation Vietnam Maritime VINALINES is the largest shareholder with 28.16 % 
stake   and   an   important   contribution   to   support   the   business   activities   of   the   Company. 
VICONSHIP was Ho Chi Minh City Stock Exchange listing approval and will be up in the first 
quarter of 2008 HOSE
1.1.2 Functions
a.  Shipping agent
VICONSHIP is the only shipping agency's of two largest shipping company in the world 
in Vietnam. They are MSC and TSLines.
As ship's and shipping agent, on behalf of shipping company and operators, VICONSHIP 
follow  the governmental procedure when vessel enter and leave the port, undertake loading, 
unloading and delivery of cargo of those vessels, providing port, cargo and general protective 
agent's services, cargo handling service, stevedoring facilities, bunkering, bonded stores, fresh 

water, medical services and supplies, preparing shipping documents, general transportation and 
accommodation of crewmen, marine surveyors, vessel chartering, dry­docking... Vessel repair 
services.

7


b.  CFS ­ Warehousing
With its  own warehouse of 5,000m2  which is located next to container main port of 
Haiphong,   VICONSHIP  is   ready   to   meet   customer's   need   for   storage,   transportation,   and 
distribution   processing   of   goods   through   the   established   nationwide   transportation   network. 
Warehousing & export packing provide full range of services to meet all requirements for ocean 
and   domestic   shipments.   Service   includes   the   consolidation   and   stuffing   of   equipment   and 
supplies   into   container,   flat   rack   and   platform   as   well   as   securing   and   blocking   materials. 
Products handled by us are of numerous different types. to guarantee the safety of merchandize is 
our responsibility
c.  Multimodal Transport
Container Inland Haulage & Logistics: VICONSHIP offers a complete range of container 
logistic   custody,   dispositioning,   inland   transportation,   maintenance,   and   repairs,   leasing 
arrangement.
As a pioneer in container transport with its own trucking fleet, the company has a full­
scale system, which uses specialized tractors, and trailers, trucking services are available to all 
part of Vietnam for any type of cargo, no matter how large in scales or small in lot. Use of 
specially equipped vehicles operated by special licensed drivers has given the company a solid 
reputation. rapid, safe and precise work is demanded for linking the vital land & marine routes
1.1.3 Organization
a. Function of departments

8

Figure 1.1 : The organization of VICONSHIP
­ Shareholders

9


Shareholder is the top power group in company. It includes the shareholder who 
have right to vote and decide the issues related to laws and regulation of company. Group 
examines the annual financial report and determine annual budget. Besides, shareholder 
can dismiss member of supervisory board and board of management.
­ Supervisory board
Shareholder elects member of supervisory board and they function independently 
with   board   of   management.   This   group   represents   the   shareholder   and   supervises   all 
aspect of business operation. There are three members in group and their incumbency is 
five years.
­ The Board of Management
The   Board   of   Management   is   the   governing   body   of   the   Company,   has   full 
authority   to   decide   on   behalf   of   the   Company   the   implementation   of   the   rights   and 
obligations   of   the   Company   are   not   under   the   jurisdiction   of   General   Meeting   of 
Shareholders. The Company's Board of Management has 09 members; each term of each 
member is 05 years.  Chairperson elected by Board of Management.
­ Board of director
Board of director includes four members: general director and three vice general director. 
General Director is person who manages and takes responsibility for every aspect of economic 
activity. General Director also is legal representative of company
b. Subsidiaries
Infacon   company:  business  warehouse;   sales   of  gasoline,   oil,  supplies   and  accessories; 
shipping agent and ship broker 
Da Nang Viconship: Agent container services, shipping agency; shipbroker; transportation 

of imports and exports, goods in transit; Multimodal Transport International;
T.S   Lines:   As   agents   of   container;   Freight   forwarding   and   import   and   export   inland 
container transport; Brokerage and import goods; Business Warehouse and storage buildings; 
Marine terminal operators, shipping business, shipping business multimodal.
10


Global Blue transport company: As agents of container; Freight forwarding and import and 
export inland container transport; Brokerage and import goods; Business Warehouse and storage 
buildings; Entrusted import and export of goods; other services related to serving the needs of 
customers.
1.2 Introduction of Green Logistics Centre ( GLC)
1.2.1 Establishment and Devolopment
­ Name: Subsidiary of Vietnam Container Shipping Corporation, Green Logistic Centre 
One Member Limited Company

­   Address:   CN3.2G   Dinh   Vu   Industrial   Zone,   Dong   Hai   II   Precinct,   Hai   An 
District, Haiphong. 
­ Tel: (84­31). 3797766

Figure 1.2: the instruction of finding GLC on the maps

­  Director: Nghiem Tuan Anh 
­ Authorized operations: Vietnam Container Shipping Corporation

11


In May 2012, Green DMC Corporation was found that total charter capital is 75 billion 
based on equity of Vietnam Container Shipping Corporation­ VICONSHIP and DMC company 

under Petro Vietnam had been the investment certification of Management Board of Dinh Vu IZ 
with   74.900   m2  in   lot   3.2G,   Dinh   Vu   Industrial   Zone,   Dong   Hai   2   Ward,   Hai   An   District, 
Haiphong City.
In October 2012, VICONSHIP paid back entire shares of DMC Company to convert 
Green   DMC   Corporation   into   Green   Logistic   Centre   One   Member   Limited   Company­ 
transaction name was Green Logistic Centre; and company raised the charter capital from 75 
billion to 90 billion with 100% investment of the VICONSHIP.
On 1 November 2012, Green Logistic Centre One Member Limited Company officially 
opened and put into operation a new container yard Phase 1 was completed with a total area of 
over 24.000m2.
In December 2012, VICONSHIP bought 10.120m2 of the adjacent land to increase total 
used land area of GLC to 85.020 m 2. Besides, The Company signed lease for Joint Venture 
future green star (Green Future Star ­ GFS) with 30,000m2 parks to provide services to the 
shipping company MSC.
In January 2013, GLC started business yards on the remaining area.
In February 2013, Project Board of VICONSHIP Group started work bonded +  CFS 
warehouses in phase 1 with a total area of 7.525 m2. 
In   September   2013,   GLC   completed   warehouse   construction   in   phase   1,   they   were 
received license and started exploit CFS­ Bond warehouses with total area of 7.525 m 2. Then, 
Company continued starting warehouse construction in phase 2 with 7.525 m2 of total land.
In   February   2014,   GLC   completed   warehouse   construction   and   started   exploit 
warehouses in phase 2 rising total used warehouse areas to 15.050m 2. In addition, Company was 
received the licenses for the establishment of checkpoints concentrated in GLC depot. GLC 
completed all the procedures to become an island port (Inland Container Depot – ICD) that is 
only   in   Hai   Phong   with   operating   licenses   within   three   main   fields:   CFS   warehouse,   Bond 
warehouse, Place of customs clearance outside of the ports. 
By   the   end   of   2014,   GLC   officially   operated   at   full   capacity.   The   production   of 
warehouse goods in monthly gained 40.000 m 3. The production of full containers and empty 

12

containers in yards is about 12,000 TEUs. Furthermore, GLC took back 10,000 m2  area yards 
from GFS to up the container handling capacity for GLC yard area.
 1.2.3 Functions
­ Transport of goods by road
­ Transport of goods by coastal and ocean
­ Warehousing and storage of goods
­ Loading and unloading of goods
 ­ Activity support services related to the exploitation of transport
­ Repairing fabricated metal products
­ Repairing machinery and equipment
­ Maintenance and repair of automobiles and other motor vehicles
­Sales of spare parts and accessories of car and other motor vehicles
1.2.4 Organization
Director:  Directors   govern   companies   on   behalf   of   the   shareholder   who   elect   them. 
Directors must comply with basic legal requirements under the Corporations, which specify main 
duties for directors with a number of other areas of key responsibility. Directs, supervises, and 
coordinates the works of the staff. Perform other duties as Director, ES and higher headquarter 
may direct.
Deputy Director: Keeping the Director and staff informed on information affecting the 
unit. Represents the Director when authorized and acts in the absence of the Director. They see 
to   it   that   all   plans,   instructions,   and   directions   of   the   Director   are   properly   observed, 
disseminated,   and   faithfully   implemented.   They   prescribe   the   staff   operating   policies   and 
procedures.
Synthesis   financial   department:  the   department   that   manages   and   keep   records   of 
personnel, social insurance books; monitoring the social insurance, employee health insurance of 

13

property. Besides, it tracks the salaries and allowances paid to employee monthly by regulations 
of Directors and the Board of Management.

Figure 1.3: The organization map of Green Logistics Centre (GLC)
Operating department:  the department that manages and controls the warehouse­yard 
system operations. Besides, this department builds up the operating cargo plans and arranges 
employees to handle goods arrived to the company.
1.2.5 Facilities 
With the goal of becoming a center of international large logistics, GLC business many 
warehouse­ yard services and the after­port service with the all land area of 85.020m2, including:
­ Container yard of GFS rented in 3 years is 30.000m2.
­ Container yard exploited by GLC is 25.000m2.
­ 17 electric forklifts in the warehouse operators.
­ 05 diesel forklift in the yard operators.
­ 30 handle forklift in warehouse operators.
­ 02 reach stackers 45 tons in the yard operators.
­ 01 side­lift forklifts 10 tons in yard operators.
­ 06 container trucks and 16 trailers of 40fts
­ Bonded and CFS warehouse was built on modern international standards of Singapore 
with a total area of 15.050m2. Warehouse was installed the lights, natural oxygen, heat­proofing 
and firefighting system, security cameras reached CT­PAT standards, anti­theft alarm system, 
intrusion prevention, hydraulic dock system automatically adjusts the height at all cargo door, 
Four­stages racking system with over 8 meters height and exploit entire plastic pallets lined up to 
standards against moths, mildew. Storage Foundation designed lying on the concrete pile from 
36m­42m long stretched every 3m / collateral against subsidence, cracking and bearing 5T / m2
1.2.6 Orientation production operations
14

­ Orientation production operations: 
­ Following the competition increased, GLC leaders require continue enhancing to 10% the 
marketing  and 5% the  customers  by 2018. Besides, they search  and find out  the reasonable 
incentives such as reducing documents, reducing the cost when have large quantity of stored 
goods to take more customers for company.
­ The Research and plan establishment of a representative office of GLC in Hanoi purposing 
take care of FWD, customers and representative factories in Hanoi, Bac Ninh, Bac Giang operate 
in the hard competition context when Yusen, SITC, Nippon ... prepare to put into operation.
­ Company continues adding refrigerated containers, temporarily imported re­exported goods 
through bonded warehouses to increase 12% profits in 2020.
­ Seriously follow reducing costs plans which was submitted the CEO in 2010 about: costs of 
customs procedures, costs of pulling the outside shell through Yard, transport rental costs, which 
are decreased from 5% to 2%; utility costs, supply materials, repair vehicles costs, the costs of 
VPP, meeting costs went to 3% in 2020.
­ Company will train the second job for staff to increase the effect of job rotation between 
departments.   Besides,   they   disseminate   awareness   of   executing   discipline   and   maintaining 
equipment for employees of company in third quarter in 2015.

15


CHAPTER 2. THE PROCEDURE OF RECEIVING IMPORTED GOODS TO BONDED 
WAREHOUSED IN GREEN LOGISTICS CENTRE (GLC)
2.1 Bonded warehoused
2.1.1 Definition

16


Figure 2.1: Bonded warehouse in Green Logistics Centre (GLC)

Bonded warehouse are store or site areas set up on the territory of Vietnam separated 
with   the   adjacent   area   for   temporary   storing,   keeping   or   carrying   out   a   number   of   services 
concerning goods brought in from abroad or from the country under bonded warehouse leasing 
contracts signed between store owners and goods owners under the inspection and supervision of 
the Customs.
Goods temporarily stored or preserved in bonded warehouses, if destined for export, are 
those for which the customs procedures have been cleared for export: if brought from abroad, 
they are goods awaiting further transport to other country(ies) or the clearance of procedures for 
import into Vietnam, and not yet liable to import duty.
Bonded warehouse and all goods and vehicles entered, left or stored and preserved in 
bonded   warehouses   shall   be   subjected   to   inspection,   supervision,   and   management   of   the 
customs authorities.
2.1.2 Characteristics of goods in bonded warehoused
Goods temporarily stored or preserved in bonded warehouses, if destined for export, are 
those for which the customs procedures have been cleared for export: if brought from abroad, 
17


they are goods awaiting further transport to other country(ies) or the clearance of procedures for 
import   into   Vietnam,   and   not   yet   liable   to   import   duty.   Goods   owners   shall   be   assured   of 
ownership over their goods left in bonded warehouses.
2.2 Responsibilities of the parties involved in the operation of bonded warehouse
2.2.1 Responsibilities of bonded warehoused owners

Any shifting of goods within a warehouse or from one warehouse to another shall 
be   notified   to   Bonded   Warehouse   Customs.   Warehouse   owners   shall   inform   Bonded 
Warehouse   Customs   before   the   performance   thereof   and   be   subject   to   Bonded 
Warehouse Customs' supervision throughout the course of such performance.
Bonded warehouse owners shall open books for following up the taking out and 
delivery   of   goods   from   warehouses   according   to   the   forms   and   the   reporting   and 

recording regimes prescribed by the General Department of Customs.
Every   year,   warehouse   owners   shall   make   inventory   of   stocks   outstanding   in 
bonded warehouses under Bonded Warehouse Customs' supervision. Every 06 months 
and 1 year, bonded warehouse owners shall report to Bonded Warehouse Customs on the 
operation of warehouses.
2.2.2 Responsibilities of bonded warehoused customs
Bonded   warehouse  customs   is  always   present   at   the   inspection,   supervision   and 
management of goods brought into or out and retention of stored according to regulations of the 
General Department of Customs. Bonded warehouse customs opens books to monitor and record 
full import goods warehouse to ensure the goods brought into the warehouse and properly stored 
product goods, the amount under the lease warehouse.  They regular contact  customs gate to 
monitor the situation in the domestic transit for goods, warehoused. Every day, when the time of 
work the end, Customs Bonded warehouse owners proceed with sealing all doors warehouse.
2.2.3 Responsibilities of goods owners (or forwarder)
Goods owners or forwarder must comply with all the provisions relating to all activities 
of   the   bonded   warehouse,   provide   sufficient   information   necessary   for   the   shipment   to   the 
warehouse owner and the customs authorities to collate, check and supervision. Goods brought 
into bonded warehouses must correct the warehouse leases.

18


2.3 The procedure of receiving imported goods to bonded warehoused in Green Logistics 
Centre (GLC)
2.3.1 Diagram of process
*Note: 
(1):  Forwarders received documents related to goods from customers
(2a),   (2b):   Documentation   Department   conducts   customs   procedures   of   imported   goods   to 
bonded warehouses. Then, forwarder will bring these records to the port to get goods in, also 
report to Warehouse Management Department to plan for goods imported to bonded warehouse

(3a), (4a): Forwarder goes to the seaport to complete customs procedures for bringing goods in 
bonded warehouses
(3b):   Warehouse   management   Department   plan   prepared   for   goods   imported   to   bonded 
warehouse
(4b): Forwarder and Storekeeper delivery goods to bonded warehouse

19


Figure 2.2:  Diagram of  the procedure of receiving imported goods to bonded warehoused in 
Green Logistics Centre (GLC)
  (5): Documentation Department completed customs procedures for goods imported to bonded 
warehouse
 (6): Report to customers that goods imported to bonded warehouse and invoice settlement with 
them
2.3.2 Describe the process
a. Step 1
Forwarders   received   documents   related   to   goods   from   customers   (usually   the   customer   will 
inform Documentation Department send forwarder to obtain documents in their office)
­ B / L ( Bill of Lading) or SBL (Sea Way Bill) (Surrendered / original);
­ Invoice (original + copy);
­ Packing list;

20


­ Certificate of Origin (C/O if available);
­ Other documents.
b. Step 2
When the goods arrive at the port, the carrier shall give notice and arrival to Documentation 

Department or customer
­ Documentation Department gives B / L to Forwarding Department
­ Forwarding Department go to carrier to receive delivery orders
c. Step 3
 Documentation Department based on these documents to do all of steps:
*Step 1:Making bonded warehouse lease between goods owners and bonded warehouse owners 
=> Customs Branch signed (3 sets: goods owners, bonded warehouse owners and customs).
*Step 2: Making customs declaration of bonded warehouses => Registration opens declaration at 
Customs Department.
The   customs   procedure   staffs   for   imported   goods   have   to   produce   Notice   arrival, 
manifest, B/L the letter of authorization when they go to ship authorities to get Delivery Order. 
During  this   process,  Staffs  represent  Forwarders   pay  fees:  D/O,  cleaning  container  fees  and 
accrued fees in case that Forwarder Company does not transfer the cost into account of shipping 
office.
Staff   needs   to   refer   the   delivery   orders   and   official   document   of   transporting   the 
container   to   private   warehouse   included   customs   declaration   (01  original),   bill   of   lading  01 
(copy), 01 manifest

21


Figure 2.3: The customs procedure
The customs staff checks the detail between report and documents. Three are 3 types of 
cargos classified:
­ Green line: Customs Staff confirms customs clearance based on information of customs 
declaration 
­  Yellow   line:   Customs   Staff   will   check   documents   before   he/she   confirms   customs 
clearance
­  Red line: Customs Staff will check the documents and actual situation before he/she 
confirms customs clearance

*When the declaration are streamed in Red line, Documentation Department must do 2 steps:
Step 1: Give all documents related to goods to customs checks. After that, customs forward 
documents to the goods inspection team
Step 2: Prepare merchandise available to customs officers check reality

22


The customs staff confirms customs clearance and returns the customs procedure staffs
In Port, the tasks of staff are paying the loading­unloading fees. Then, port staff has to 
check and compare the container number, seal number, gross weight… especially on description 
of goods. In case, IMO (International Maritime Organization) was written in the description 
meaning the container storages dangerous goods, staff must to pay 50% dangerous goods fee. 
* Step 3: Making  applications for transfer gate (transport­imported goods  from  gate to 
bonded   warehouse)   =>   Customs   Department   signed   (two   copies).

Figure 2.4: applications for transfer gate
d. Step 4
(4a) Documentation Department delivered customs documents to Forwarding Department

23


­ 01 application for transfer gate;
­ 01 declaration bonded warehouses.
(4b) Documentation Department noticed and delivered to Warehouse Management Departement 
customs documents (declarations, B / L, Invoice) all information about goods.
e. Step 5 : Forwarding Department do all steps:
­ Notification to transport department to prepare container trucks.
­ Making customs procedure at the gate

­  Delivery goods to container trucks (during reception, if detected disrepair, container 
punctured,   dented,   must   notify   shippers,take  photographs   and  make   a   report  with  the   port 
department to report to customer).
­ Send documents of goods to container truck driver or forwarder, and they bring them to 
bonded warehouse  (bonded warehouse declaration, goods delivery records of border customs, 
other documents if available)
f. Step 6: Transporting goods to bonded warehouse
­ Driver or forwarder report to the guard
­   The   Guard   write   container   truck  number,   container   number,   time  arrive   at   bonded 
warehouse to monitor book
­ Driver or forwarder give documents of goods to warehouse management department
g. Step 7: Warehouse Management Department
The  bonded  warehouse manager checks again the unloading plan (preparing number of 
workers operating container) to set the reasonable plan when customs procedure staff announce. 
Besides, he/she notifies the forwarders the plans and invites inspectors and customs monitor. 
Then, he/she has to show the detailed information of plan for employees included time, number 
of stevedores, number of forklifts…
Warehouse­keeper   receives   the   manifest   from   customs   Procedure   staffs.   Storekeeper, 
inspectors, and customs monitor check number of seal, container situation with information in 

24


the bill of lading, manifest cargos before opening the container to operate. Next, storekeeper 
takes photographs the situation of container and cargos during unloading containers. 
Following the manifest and actual situation, warehouse­keeper leads warehouse handlers 
unloading   and   arranging.   The   goods   are   folded   in   plots,   owners,   types,   loading­unloading 
instruments.
The task of warehouse keeper counts and checks the shipping marks, volumes, number of 
packages. In addition, he/she defines the cargo situation and confirms the case of losing cargo (if 

available). After that, warehouse keeper builds up the operation records that are correct with 
information of deed. Storekeeper and customs sign together.
In   case   of   goods   damaged,   storekeeper   musts   stop   immediately   and   promptly   take 
photographs to forwarders to coordinate handle. 
Inspectors   confirm   the   actual   condition   of   the   goods   before   and   while   drawn   from 
containers. When finish, they make the assessment report certified by storekeepers, customs 
supervision, inspectors. Next, storekeeper receives the report to set up the imported cargo file.
Bonded warehouse workers have task about loading cargos on Pallets on the principles: 
the heavy cargos under the light cargos. The cargos are neatly lined and cautiously bound to 
avoid bad case.
The tasks of Forklift drivers are delivering cargo to correct place in warehouse schedule 
through instrument of warehouse­keeper. Drivers have to update the location of pallets on the 
racking   system.   The   location   updating   is   recorded   on   pallet   sheet   attached,   then   sent   to 
Storekeepers to form a receiving cargo document. Keepers submit the statistics department when 
finished
Especially on the process of operating goods into the warehouse, forklift drivers update 
location and inform incurrent ... for storekeepers with VHF 
Staffs of the statistics department receive entire documents from storekeepers after the 
end   of   operating   container   to   build   up   the   report   which   is   sent   for   Forwarders,   warehouse 
managers included information of imported goods in warehouse... Besides, they coordinate with 
storekeepers   inform   cargo   situation   detected   during   the   unloading   process.   Finally,   statistics 
staffs must update the goods location on monitoring notebook.

25