CHU NANG NHIEM VU PHONG KIEM SOAT NOI BO
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (132.74 KB, 17 trang )
CÔNG TY CP THỦY SẢN
–
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––
Số:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
––––––––––––––––––––––––
/2019/QĐ - TGĐ
, ngày
tháng
năm 2019
QUYẾT ĐỊNH
V/v ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ
của Phòng Kiểm Soát Nội Bộ
––––––––
BAN KIỂM SOÁT
CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN –
-
Căn cứ vào Điều lệ Công ty Công ty Cổ phần Thủy sản – ;
Căn cứ Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty CP Thủy sản – ban hành kèm theo Quyết định số
16/2018/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị ngày 17/5/2018.
-
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định về Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Kiểm
Soát Nội Bộ Công ty Cổ Phần Thủy Sản – ”.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3.
Giám đốc, các Trưởng phó Phòng, Văn phòng đại diện và các đơn vị, cá nhân liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Thành viên BTGĐ (để biết),
-
Lưu VT, .
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
BẢNG KIỂM SOÁT
BIÊN SOẠN
KIỂM SOÁT VĂN BẢN
ĐƠN VỊ BIÊN SOẠN
KIỂM SOÁT RỦI RO
PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Ngày
Chữ ký
Họ và tên
CHỈ ĐẠO VÀ KIỂM SOÁT
................................................................................................
Ngày
Chữ ký
Họ và tên
PHÊ DUYỆT
TỔNG GIÁM ĐỐC
Ngày
Chữ ký
Họ và tên
LỊCH SỬ THAY ĐỔI
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
2
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
Lần ban
hành/sửa đổi
/
/QĐ-TGĐ
Ngày
Ngày hiệu lực: / /
Sửa đổi điều
khoản/mục
Nội dung (ghi
tên điều mục)
Lần ban hành/sửa đổi:
Trang số
Lý do sửa đổi
(Vắn tắt)
MỤC LỤC
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG ..........................................................................................................3
Điều 1. Mục đích, đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản: ..............................................................3
1.
Mục đích ban hành văn bản: ...........................................................................................................3
2.
Đối tượng áp dụng của văn bản: ....................................................................................................3
3.
Phạm vi áp dụng: ............................................................................................................................3
Điều 2. Định nghĩa các từ ngữ, thuật ngữ được đề cập đến trong Quy định ...........................................3
Điều 3. Phạm vi công việc của Phòng Kiểm soát Nội bộ trong hệ thống ...............................................4
1. Các công việc P. KSNB trực tiếp thực hiện .........................................................................................4
2. Các mảng công việc P. KSNB phối hợp thực hiện. .............................................................................4
CHƯƠNG II: QUY ĐỊNH CỤ THỂ ........................................................................................................4
Điều 4. Chức năng của P. KSNB trong hệ thống seafood ........................................................................4
Điều 5. Nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ trong hệ thống seafood ................................................5
5.1. Kiểm soát hoạt động sản xuất ..........................................................................................................5
5.2. Kiểm soát công tác mua hàng (cung ứng) ........................................................................................6
5.3. Vùng nuôi ..........................................................................................................................................6
5.4. Kinh doanh ........................................................................................................................................6
5.5. Kiểm soát công tác nhân sự hành chính ............................................................................................7
a. Công tác nhân sự: .....................................................................................................................7
b. Công tác Hành chính ................................................................................................................7
c. Xây dựng cơ bản .......................................................................................................................7
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
3
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
5.6. Kiểm soát công tác Kế toán – Tài chính ...........................................................................................8
a. Kế toán ......................................................................................................................................8
b. Tài chính ...................................................................................................................................8
5.7. Kiểm soát Ban điều hành ..................................................................................................................8
Điều 6. Trách nhiệm và quyền hạn của Phòng KSNB trong hệ thống ....................................................9
6.1. Trách nhiệm của Phòng KSNB ........................................................................................................9
6.2. Quyền hạn của Phòng KSNB:...........................................................................................................9
Điều 7. Tổ chức bộ máy và hệ thống chức danh của Phòng KSNB: .....................................................10
Điều 8. Mối quan hệ của Phòng KSNB trong hệ thống seafood: ..........................................................10
8.1. Mối quan hệ của Phòng KSNB với cấp lãnh đạo: ..........................................................................10
8.2. Mối quan hệ nội bộ trong Phòng KSNB: ........................................................................................10
8.3. Mối quan hệ giữa Phòng KSNB với các Phòng, Ban trong Công ty: .............................................10
CHƯƠNG III: TỔ CHỨC THỰC HIỆN ..............................................................................................11
Điều 9. Điều khoản thi hành. .................................................................................................................11
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
4
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ
CỦA PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ SEAFOOD
(Ban hành theo Quyết định số
/2019/QĐ-TGĐ ngày
của TGĐ Công ty Cổ Phần Thủy Sản – )
/
/2019
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Mục đích, đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản:
1. Mục đích ban hành văn bản:
- Đảm bảo cho các cá nhân trong phòng Kiểm soát Nội bộ thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ
của từng cá nhân, đạt hiệu quả trong công việc.
- Đảm bảo cho các phòng, ban, đơn vị khác trong hệ thống công ty thực hiện đúng nhiệm vụ công
việc, tránh chồng chéo.
- Đảm bảo phát triển đội ngũ Cán bộ nhân viên theo yêu cầu và chiến lược phát triển của công ty.
2.
Đối tượng áp dụng của văn bản: Quy định này quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, cơ
cấu tổ chức và các vấn đề khác liên quan đến Phòng Kiểm soát Nội bộ thuộc Công ty Cổ Phần
Thủy Sản – .
3.
Phạm vi áp dụng: Quy định này được áp dụng trên toàn hệ thống Công ty Cổ Phần Thủy Sản – .
Điều 2. Định nghĩa các từ ngữ, thuật ngữ được đề cập đến trong Quy định
- Công ty/seafood: Công ty Cổ phần thủy sản – .
- HĐQT
: Hội Đồng Quản Trị
- TGĐ
: Tổng Giám Đốc
- P.TGĐ
: Phó Tổng Giám Đốc
- BTGĐ
: Ban Tổng Giám Đốc
- P. KSNB: Phòng Kiểm soát Nội bộ
- CB CNV
: Cán bộ công nhân viên
- TTNCN
: Thuế Thu nhập cá nhân
- HĐLĐ
: Hợp đồng lao động
- MMTB
: Máy móc thiết bị
- BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm y tế,
Bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp.
Điều 3. Phạm vi công việc của Phòng Kiểm soát Nội bộ trong hệ thống
1. Các công việc P. KSNB trực tiếp thực hiện
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
5
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
- Lên kế hoạch kiểm soát nội bộ trong toàn công ty đối với tất cả các công việc của các phòng ban
đang thực hiện.
- Thực hiện trực tiếp kiểm tra đánh giá báo cáo và kiến nghị lên Ban Điều hành, Ban Kiểm soát và
Hội đồng Quản trị.
- Rà soát lại các thủ tục pháp lý, quy chế, quy định, tiêu chuẩn, định mức và chức năng nhiệm vụ
các các đơn vị phòng ban đóng góp ý kiến xây dựng để ngày càng hoàn thiện hơn.
- Theo dõi kiểm tra đánh giá và cảnh báo sớm các rủi ro có thể sải ra trong quá trình hoạt động của
công ty để có những hướng khắc phục tránh thất thoát tài sản và làm ảnh hưởng tới hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty.
- Tham gia các cuộc họp chiến lược của Ban điều hành để đánh giá và phân tích đưa ra các kiến
nghị và để hoàn thiện cũng như các cảnh báo cần thiết cho Ban điều hành và báo cáo Ban kiểm
soát.
- Trực tiếp kiểm tra xem xét một các thường xuyên, đột xuất và định kỳ các hoạt động của công ty.
- Kiểm tra đánh giá tình hình kinh doanh, tình hình đầu tư xây dựng sửa chữa của toàn công ty.
Kiểm tra đánh giá tất cả các hoạt động tài chính kế toán thu chi và sử dụng ngồn vốn của công ty.
2. Các mảng công việc P. KSNB phối hợp thực hiện.
- Xây dựng đóng góp ý kiến cho các phòng ban trong công tác soạn thảo điều chỉnh chức năng
nhiệm vụ, tiêu chuẩn, định mức, quy định, quy trình, quy chế hoạt động.
- Kết hợp các phòng ban kiểm tra phân tích đánh giá việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của các
phòng phù hợp tránh chồng chéo.
CHƯƠNG II: QUY ĐỊNH CỤ THỂ
-
Điều 4. Chức năng của P. KSNB trong hệ thống seafood
Kiểm tra sự tuân thủ theo các quy trình phối hợp trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Phát hiện những thiếu sót, yếu kém, sai phạm, gian lận trong quản lý và trong bảo vệ tài sản của Công
ty; đề xuất những giải pháp nhằm cải tiến lên TGĐ xem xét.
Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
Kiểm tra và xác nhận việc tuân thủ quy định pháp luật về thuế, tài chính, kế toán, lao động, đầu tư, xây
dựng, thương mại, sản xuất, nuôi trồng và các hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty;
Kiểm tra tính tuân thủ mô tả công việc, thủ tục hướng dẫn quy trình chuyên môn các hoạt động tại Công
ty;
Kiểm tra việc sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực: nhân sự, vật tư, hàng hóa, tài
sản, vốn, lợi thế kinh doanh của Công ty;
Khuyến nghị, giám sát thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc phục sai phạm, rủi ro trong đơn vị
thành viên và toàn bộ hoạt động Công ty.
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
6
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
Điều 5. Nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ trong hệ thống seafood
5.1. Kiểm soát hoạt động sản xuất
Kiểm tra việc tuân thủ các quy định của nhà máy căn cứ theo các tiêu chuẩn, quy trình của công
ty.
Kiểm tra thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong nhà máy thực hiện đúng quy
trình, quy định trong hoạt động sản xuất.
Kiểm tra công tác chỉ đạo của ban điều hành nhà máy khi thực hiện các đơn hàng, xuất hàng,
đóng hàng, lưu kho hàng hóa.
Kiểm tra nguyên liệu nhập vào nhà máy, chất lượng, số lượng cá nguyên liệu so với bản kiểm và
đối chiếu với tiêu chuẩn của nhà máy đánh giá hiệu quả của bộ phận thu mua tiếp nhận nguyên liệu.
Kiểm tra công tác phối hợp các bộ phận nhận nguyên liệu theo quy định tiếp nhận, lập hồ sơ
chứng từ đúng đủ, tuân thủ quy trình.
Kiểm tra tất cả các bộ phận thực hiện theo các quy định hiện hành trong sản xuất như:
- Định mức thu hồi theo tiêu chuẩn quy định.
- Định mức sử dụng phụ gia
- Định mức sử dụng nước trong sản xuất
- Hao phí nhân công trong sản xuất
- Hao phí điện năng.
- Các chỉ tiêu thông số trong sản xuất
Kiểm tra việc thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của phòng chất lượng, QC làm việc đúng chức
năng nhiệm vụ kiểm soát sản phẩm chặc chẽ đúng quy trình.
Kiểm tra khâu thành phẩm đóng hàng theo đúng hợp đồng, đúng theo chỉ đạo của điều hành sản
xuất chất lượng sản phẩm theo đúng đơn hàng. Xem xét các chỉ đạo có phù hợp tránh thất thoát tài sản
công ty, QC có chốt chặn kiểm tra đúng nhiệm vụ đã quy định.
Kiểm tra việc đóng hàng đúng cách (hàng xuất, hàng tạm, …) tránh hư hao thiệt hại hàng hóa
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
7
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
Kiểm tra khâu nhập xuất kho theo quy định xuất nhập kho đã ban hành như:
+ Đóng hàng nhập kho đúng quy định
+ Công tác theo dõi hàng tồn kho xuất nhập, ghi vị trí, bảo quản đúng cách.
+ Ghi nhận tồn kho đúng thực tế
+ Kiểm kê hàng tồn kho thực tế khớp với chứng từ sổ sách kế toán vào các dịp
kiểm kê chung của công ty.
Kiểm tra công tác vệ sinh nhà xưởng, kiểm soát vi sinh của nhà máy theo tiêu chuẩn và quy định
của công ty
Kiểm soát sự tuân thủ theo các tiêu chuẩn chất lượng của ngành nghề và các quy định của nhà
nước.
5.2. Kiểm soát công tác mua hàng (cung ứng)
Kiểm tra việc tuân thủ quy trình mua hàng, thời gian mua hàng, đáp ứng kịp tiến độ công việc
của các bộ phận liên quang.
Kiểm tra công tác lựa chọn giá, so sánh chất lượng giữa các nhà cung cấp thông qua đánh giá lựa
chọn nhà cung cấp.
Kiểm tra thời hạn mua hàng, giao hàng có phù hợp cho các bộ phận khác theo quy định của công
ty.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa so với các thỏa thuận trên hợp đồng ngẫu nhiên, kiểm tra số lượng
hàng hóa mua vào, nhập kho.
Kiểm tra công tác mua hàng đúng các quy trình, quy định của Công ty và của pháp luật hiện
hành.
Kiểm tra giá thu mua cá nguyên liệu dựa trên thông tin giá trên thị trường và giá phê duyệt của
TGĐ, cùng với giá thành vận chuyển cá nguyên liệu về nhà máy.
Kiểm tra công tác lựa chọn giá nhân công thu mua hoạch các tại các vùng nuôi.
Kiểm tra các chứng từ trong bộ hồ sơ mua hàng, hợp đồng, đầy đủ thông tin để các bộ phận khác
có đủ thông tin để phối hợp thực hiện.
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
8
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
Kiểm tra việc luân chuyển chứng từ và tuân thủ các thủ tục văn bản khi lập bộ chứng từ thanh
toán và lưu trử hồ sơ mua hàng thanh toán
5.3. Vùng nuôi
Kiểm tra công tác nuôi trồng theo các quy định, quy trình đã ban hành của công ty.
Kiểm tra công tác chăm sóc cá, kiểm soát bệnh và bảo vệ vùng nuôi tránh thất thoát tài sản
Kiểm tra công tác xuất nhập kho thức ăn, thuốc. Kiểm tồn kho thuốc thức ăn so với sổ sách theo
dõi.
Kiểm tra công tác thu hoạch cá, xuất cá nguyên liệu, thả cá giống theo đúng quy trình tiêu chuẩn
của công ty và nhà nước.
Kiểm tra công tác cho ăn, quản lý, đánh giá tình hình nuôi thả.
Kiểm tra các chứng từ theo dõi công tác nuôi trồng hàng ngày có phù hợp thực tế, đối chiếu kết
quả thu hoạch để xác định hiệu quả.
Kiểm tra công tác quản lý chung của vùng nuôi, chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân tại vùng
nuôi.
5.4. Kinh doanh
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của phòng kinh doanh và sự tuân thủ pháp luật hiện hành cũng
như các quy định trong nội bộ của công ty.
Kiểm tra giá bán hàng hóa phù hợp theo từng thời kỳ và có phê duyệt giá của Ban TGĐ
Kiểm tra công tác marketing lấy mẫu, chào giá, công tác cho khách hàng tham quan nhà máy
đúng quy định của công ty.
Kiểm tra công tác phối hợp thực hiện đơn hàng giữa kinh doanh và nhà máy cùng các bộ phận
liên quan.
Kiểm tra việc tuân thủ hợp đồng khi đã ký kết với khách hàng nhằm kiểm soát rủi ro phát sinh.
Kiểm tra công tác theo dõi đôn đốc các nhân sự phòng kinh doanh trong công tác đàm phán hợp
đồng, theo dõi công nợ và giữ hình ảnh của công ty trong lòng khách hàng.
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
9
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
Kiểm tra tính hợp lý về giá bán hàng của kinh doanh, cũng như những đề xuất giảm giá cho
khách hàng hạn chế thất thoát tài sàn và rủi ro cho công ty.
Kiểm tra các mức giá bán của phòng kinh doanh khi trình ban Tổng Giám đốc phê duyệt phải
phù hợp thị trường và phải mạng lại lợi ích cho công ty.
Kiểm tra sự tuân thủ các quy định của nhân viên bán hàng.
Kiểm tra công việc thiết kế thương hiệu, bao bì theo tiêu chuẩn và quy định của công ty.
Kiểm tra công tác lập các chứng từ bán hàng, xuất nhập khẩu theo đúng quy định của công ty và
của pháp luật hiện hành
Kiểm tra công tác lưu trữ chứng từ xuất hàng hóa, thanh toán, công nợ và các thủ tục khác cho
đơn hàng
5.5. Kiểm soát công tác nhân sự hành chính
a. Công tác nhân sự:
Kiểm tra công tác tuyển dụng đào nhân sự, đánh giá nhân sự hàng tháng quý năm.
Kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách và các chế độ khác kịp thời và chính xác cho
người lao động.
Kiểm tra ký kết Hợp đồng lao động đúng luật, giải quyết chế độ đúng, kịp thời.
Kiểm tra công tác xác định lương, tính lương cho các cán bộ công nhân viên.
Kiểm tra công tác luân chuyển, bổ nhiệm, bãi nhiệm, kỷ luật, đề suất nhân sự và công tác lưu trử
hồ sơ chứng từ trong công tác nhân sự
Kiểm tra tính tuân thủ các quy định của pháp luật trong công tác nhân sự.
b. Công tác Hành chính
Kiểm tra bộ phận hành chính thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ kiểm soát sự tuân thủ các nội
quy, quy định củ công ty.
Kiểm tra lưu trử các công văn đi đến đúng quy định, kịp thời, lưu đầy đủ hồ sơ, dể truy suất.
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
10
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
Kiểm tra việc lưu các văn bản được ban hành nội bộ trong công ty đúng quy định cùng với việc
tổ chức triển khai và kiểm tra thực hiện.
Kiểm tra công tác theo dõi, luân chuyển các văn bản đúng đối tượng.
Kiểm tra công tác duy trì kỹ cương trong công ty, nôi quy, quy định và tổ chức giao việc cho các
bộ phận trực thuộc hợp lý có giám sát và kiểm tra.
Kiểm tra công tác điều động tài sản, phương tiện của công ty hợp lý, đúng quy định, tiết kiệm chi
phí văn phòng.
Kiểm soát ngẫu nhiên các phần công việc của bộ phận hành chánh nhân sự đánh giá mức độ chấp
hành và sâu sát trong công việc.
c. Xây dựng cơ bản
Kiểm tra công tác đầu tư xây dựng cơ bản: Lập dự toán, mục đích mua sắm xây dựng, hiệu quả
đầu tư, chọn giá, lựa chọn nhà cung cấp, giám sát thực hiện và nghiệm thu thanh toán đưa vào sử dụng,
bảo hành bảo trì bảo dưởng.
Kiểm tra công tác sửa chữa mua sắm công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
Kiểm tra toàn diện các công việc thuộc nghiệp vụ xây dựng cơ bản có tuân thủ các quy trình, quy
định của công ty và của pháp luật.
5.6. Kiểm soát công tác Kế toán – Tài chính
a. Kế toán
Kiểm tra việc tuân thủ các quy định kế toán của công ty, quy định về hạn mức phê duyệt chứng
từ của công ty quy định về chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán và pháp luật hiện hành.
Kiểm tra thành phần cấu thành bộ hồ sơ thu chi của kế toán cũng như việc lưu trữ chứng từ theo
quy định ngành kế toán và pháp luật.
Kiểm tra việc tham mưu kiểm soát tài chính của phòng kế toán tuân theo chức năng và nhiệm vụ
chính của phòng.
Kiểm tra các chứng từ kế toán, hạch toán, tính giá thành của sản phẩm phù hợp với các quy định.
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
11
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
Kiểm tra việc tính giá sản phẩm đúng quy định và số liệu thực tế của công ty nhằm tham mưu
cho Ban TGĐ căn cứ xác định giá bán hàng cho phòng Kinh doanh.
Kiểm tra việc tuân thủ các chuẩn mực kế toán và pháp luật hiện hành.
Kiểm tra việc đóng chứng từ thu chi và lưu trữ, tiêu hũy đúng quy định của pháp luật.
Kiểm tra tính chính xác trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng
Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp, trung thực của báo cáo hình kinh doanh tháng, quý, 6 tháng và
năm của công ty.
Kiểm tra tính nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
b. Tài chính
Kiểm tra công tác thu chi tài chính, sổ sách theo dõi tài chính và tài chính thực tế tại quỹ của
công ty thường xuyên và đột xuất.
Kiểm tra việc tham mưu cho Ban TGĐ về việc sử dụng vốn, vòng quay vốn, hiệu quả của nguồn
vốn và theo dõi các dòng tiền, dự thu dự chi.
Kiểm tra báo cáo lưu chuyển tiền tệ của công ty.
Kiểm tra các giấy nhận nợ, giải ngân chi trả cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kiểm tra công tác theo dõi tài sản, định giá tài sản thế chấp của công ty.
Kiểm tra sổ sách theo dõi công nợ bán hàng, sổ sách theo dõi chi tạm ứng, hoàn ứng đúng theo
quy định của công ty.
Kiểm tra công tác chi tài chính đúng đối tượng, công tác theo dõi các khoản phải thu phải trả của
kế toán.
Điều 6. Trách nhiệm và quyền hạn của Phòng KSNB trong hệ thống
6.3. Trách nhiệm của Phòng KSNB
Bảo mật tài liệu, thông tin KSNB theo quy định của nội bộ Công ty và pháp luật;
Chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc về những đánh giá, kêt luận, kiến nghị, đề xuất
trong báo cáo kiểm soát nội bộ;
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
12
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
Tổng hợp, rà soát đề xuất hoàn thiện lại hệ thống các Quy chế, Quy định, Quy trình nghiệp vụ
trong quản lý của Công ty đang áp dụng hiện hành;
Đầu mối triển khai, phối hợp với các Trưởng phòng, Ban, đơn vị trong toàn Công ty tiến hành rà
soát, xây dựng, sửa đổi, biên soạn và hoàn thiện hệ thống Quy chế, Quy định, Quy trình nghiệp vụ trong
công tác quản lý nhằm phù hợp với yêu cầu thực tiễn trong từng giai đoạn trình Ban Tổng Giám đốc ban
hành;
Thường xuyên, đột xuất và định kỳ tổ chức kiểm tra, kiểm soát nội bộ tình hình thực hiện và tuân
thủ các Quy chế, Quy định, Quy trình nghiệp vụ đã ban hành và kết quả thực hiện chỉ đạo của Ban Tổng
Giám đốc trong hoạt động của các Phòng, Ban, đơn vị trong toàn Công ty;
Báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội và đề xuất các giải pháp cần thiết với Ban Tổng
Giám đốc nhằm xử lý kịp thời các phát sinh trong hoạt động quản trị điều hành Công ty được an toàn,
đúng pháp luât;
Tiếp nhận, thẩm định tính xác thực, độ tin cậy của các thông tin trong công tác quản lý, điều
hành hoạt động;
Giám sát tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ;
Xem xét, quản lý các sai phạm, rủi ro, đề ra biện pháp đảm bảo an toàn tài sản và nguồn vốn.
6.4. Quyền hạn của Phòng KSNB:
Được Công ty trang bị đầy đủ các nguồn lực phù hợp (nhân lực, tài chính và các phương tiện
khác) khi cần thiết phục vụ cho công việc chuyên môn;
Được cài đặt phần mềm kế toán của Công ty chức năng xem báo cáo;
Được cung cấp đầy đủ, kịp thời các quy chế, quy định, quy trình, quyết định, thông báo,... phát
sinh liên quan đến hoạt động hàng ngày tại Công ty, chi nhánh và các Công ty con mà không cần phải có
bất kỳ yêu cầu nào từ P. KSNB;
Yêu cầu đơn vị được kiểm soát cung cấp đầy đủ, kịp thời toàn bộ các thông tin cần thiết có nội
dung liên quan đến công tác kiểm tra, kiểm soát;
Tiếp cận phỏng vấn các cá nhân, đơn vị thành viên có liên quan đến hoạt động kiểm soát; các cá
nhân, đơn vị liên quan và Công ty con khi cung cấp thông tin phải chịu trách nhiệm về sự đúng đắn,
trung thực, chính xác và hợp pháp của những thông tin, tài liệu cung cấp;
Được tham dự và tiếp nhận biên bản làm việc giữa Công ty và đơn vị kiểm toán độc lập; được
tiếp nhận các bút toán điều chỉnh, thư quản lý của kiểm toán độc lập;
Yêu cầu và giám sát các hoạt động khắc phục, hoàn thiện đối với các các vấn đề mà P. KSNB đã
ghi nhận và có khuyến nghị;
Từ chối thực hiện các công việc không thuộc phạm vi nghiệp vụ của P. KSNB.
Điều 7. Tổ chức bộ máy và hệ thống chức danh của Phòng KSNB:
7.1 Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính Nhân Sự (Phụ lục 1)
7.1 Hệ thống chức danh Phòng Hành chính nhân sự (Phụ lục 2)
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
13
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
Điều 8. Mối quan hệ của Phòng KSNB trong hệ thống seafood:
8.1. Mối quan hệ của Phòng KSNB với cấp lãnh đạo:
- Đối với cấp Ban Tổng Giám đốc trở lên: Là quan hệ cấp trên – cấp dưới, chịu sự chỉ đạo trực tiếp
từ Ban Tổng Giám đốc.
- Chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc trong việc triển khai, thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của Phòng KSNB.
- Đảm bảo đúng tiến độ và hiệu quả; tuân thủ chủ trương, chỉ đạo của BTGĐ, các văn bản quản lý
nội bộ và pháp luật
- Đối với các phòng ban là quan hệ ngành đọc tham mưu kiểm soát việc tuân thủ nội quy công ty và
trực tiếp quản lý con người.
8.2. Mối quan hệ nội bộ trong Phòng KSNB:
- Trưởng Phòng KSNB chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của Phòng;
- Trực tiếp phân công giao việc và giám sát kết quả thực hiện cho các nhân viên nghiệp vụ.
- Các nhân viên nghiệp vụ thực hiện nhiệm vụ chuyên môn công việc được giao dưới sự điều hành
trực tiếp của Trưởng Phòng.
8.3. Mối quan hệ giữa Phòng KSNB với các Phòng, Ban trong Công ty;
- Là quan hệ phối hợp, hỗ trợ, cung cấp thông tin về nghiệp vụ, chuyên môn;
- Hỗ trợ, cung cấp thông tin và tư vấn khi có yêu cầu
CHƯƠNG III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 9. Điều khoản thi hành.
Quy định này có hiệu lực từ ngày ký.
Những vấn đề chưa được đề cập đến trong Quy định này thì được thực hiện theo các quy định có
liên quan của pháp luật, Điều lệ và các quy định nội bộ của seafood.
Mọi sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế chức năng, nhiệm vụ Phòng Hành chính Nhân sự do Tổng
Giám Đốc quyết định.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
14
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
Lần ban hành/sửa đổi:
15
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
Phụ lục: 1
CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRƯỞNG PHÒNG
CHUYÊN VIÊN
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
16
QUY ĐỊNH ….
Mã hiệu: QĐ
/
/QĐ-TGĐ
Ngày hiệu lực: / /
Lần ban hành/sửa đổi:
Phụ lục 2.
HỆ THỐNG CHỨC DANH PHÒNG KSNB
TRƯỞNG PHÒNG
CHUYÊN VIÊN
CHUYÊN VIÊN
CHUYÊN VIÊN
PHÁP LÝ
SẢN XUẤT - NUÔI TRỒNG
TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood
17
