Allowances

HR DEPARTMENT

REVISION

00

ALLOWANCES

DATE EFFECTIVE
05 July
WRITTEN BY

PROCEDURE No.
HR-006
APPROVED BY

I- OBJECTIVE :

I- MỤC ĐÍCH :

To
accommodate
ABC
staff
to
successfully
carry
out
their
assignment or responsibility in difficult
events that may not be possible to

delay, or may cause damage to the
Company.

Để phụ cấp cho nhân viên ABC
thực hiện thành công phần việc
hoặc trách nhiệm của mình trong
những điều kiện không thể trì
hoãn, có thể gây tổn thất cho
công ty.

II- POLICY :

II- CHÍNH SÁCH :

FOOD ALLOWANCE

PHỤ CẤP THỰC PHẨM

•

In the circumstance that staff is
required to work, in additional to
normal working hours, at the
factory in Binh Duong Province at
the
minimum
of
four
(4)
continuous

hours,
and
the
Company is not able to provide
food to staff, Food Allowance will
be paid.

•

Phụ cấp thực phẩm sẽ được
thanh toán trong những trường
hợp yêu cầu nhân viên làm
việc ngoài
những giờ làm
việc bình thường tại nhà máy
tại Bình Dương tối thiểu 4
tiếng liên tục mà công ty
không thể cung cấp thực
phẩm cho nhân viên được.

•

All staff including casual labour is
eligible for the Food Allowance,
and excluding Sales personnel who
is under Sales Allowance policy.

•

•

The amount of Food Allowance is
VND10,000 (VND Ten Thousand
only). This amount may be revised
according to the cost of Company’s
provided meal.

Tất cả nhân viên bao gồm
nhân viên thời vụ đều được
nhận phụ cấp thực phẩm,
ngoại trừ nhân viên bán
hàng đã có chính sách phụ
cấp của bộ phận bán hàng.

•

Số tiền phụ cấp thực phẩm
là VND 10,000 (Mười ngàn
đồng ) . Số tiền này sẽ được
thay đổi tùy theo chi phí cung
cấp thực phẩm của công ty.

•

Phụ cấp thực phẩm được thanh
toán khi có sự chấp thuận
của các trưởng bộ phận.

•

Department Head’s approval is
required
for
Food
Allowance
payment.
TRANSPORTATION ALLOWANCE





In
the
circumstance
that
transportation, other than to and
from work on normal working
days, is required to fulfil the job,
the
Company
shall
provide
business related transportation
services to staff.

PHỤ CẤP VẬN CHUYỂN
•

Công ty phải cung cấp phương

tiện vận chuyển cho nhân
viên để hoàn thành công
việc trong hoặc ngoài những
ngày làm việc bình thường.

In case the Company is not able to
provide
such
services,
Transportation Allowance will be
paid as following;

•

Trong trường hợp công ty
không thể cung cấp phương
tiện vận chuyển được thì phụ
cấp vận chuyển sẽ được thanh
toán như sau :

(a)

Actual taxi or motorbike
expense will be reimbursed to

(a)

Page 1 of 4

Chi phí thực trả cho taxi

1


HR DEPARTMENT

REVISION

00

ALLOWANCES

(b)



the staff upon receipt or
expense
reports,
with
business details, and must be
approved
by
Department
Head.
Gasoline allowance will be
paid when the staff uses
his/her own motorcycle for
the business purpose. The
allowance will be calculated

on the actual distance from
and to the source of origin at
the rate of VND 1,500 (VND
One Thousand Five Hundred
only) per kilometer. This
allowance covers gasoline,
lubricant,
machinery
depreciation
and
maintenance
cost.
The
minimum allowance to be
reimbursed is VND 12,000
(Twelve thousand only) .

This allowance will be paid only
when the Company cannot provide
transportation
and
must
be
concurred by Administration on the
unavailability of the Company
vehicle.



This Allowance will be paid upon

expense report, and must be
approved by Department Head.



All ABC permanent staff who is
eligible
to
use
company
transportation, excluding Sales
personnel who is under Sales
Allowance policy, is eligible for this
allowance.

ON-DUTY ALLOWANCE


In the circumstance that a staff is
required to continuously work at
the factory in Binh Duong Province
at 12 hours a day for a continuous
period of not less than 15 calendar
days, On-Duty Allowance will be
paid.



Only up to the supervisory level
staff who is not eligible for

overtime payment will be eligible
for the On-Duty Allowance.

DATE EFFECTIVE
05 July
WRITTEN BY

PROCEDURE No.
HR-006
APPROVED BY

hoặc xe gắn máy sẽ
thanh toán lại cho nhân
viên ngay khi nhận được
biên nhận hoặc báo cáo
chi phí với chi tiết công
tác và phải được trưởng
phòng chấp thuận.
(b)

Tiền phụ cấp xăng/
nhớt sẽ thanh toán cho
nhân viên khi họ sử dụng
xe gắn máy của mình cho
việc kinh doanh của công
ty. Phụ cấp sẽ được tính
theo khoảng cách thực thụ
từ và đến nơi xuất phát
với mức VND 1,500 (Một
ngàn năm trăm đồng) /

km .
Phụ cấp này bao
gồm tiền xăng, nhớt ,
khấu hao máy và chi phí
bảo dưỡng. Múc phụ cấp
tối thiểu được thanh toán
lại là VND 12,000 ( Mười
Hai ngàn đồng )

•

Phụ cấp này chỉ được thanh
toán nếu như công ty không
thể cung cấp được phương tiện
vận chuyển và phải được bộ
phận hành chánh xác nhận
không thể sắp xếp được xe.

•

Phụ cấp này sẽ được thanh
toán ngay khi nhận được báo
cáo chi phí và phải được
trưởng bộ phận chấp thuận.

•

Tất cả nhân viên chính thức
được phép sử
dụng phương

tiện vận chuyển của công ty
đều có thể nhận được phụ
cấp này, ngoại trừ nhân viên
bán hàng đã hưởng chính
sách
của
bộ
phận
bán
hàng,.

PHỤ CẤP TRÁCH NHIỆM
•

Trong những trường hợp nhân
viên được yêu cầu làm việc
liên tục tại nhà mày tại Bình

Page 2 of 4

2


HR DEPARTMENT

REVISION

00

ALLOWANCES



The On-Duty Allowance will be paid
at 25% of base net salary and will
be calculated on the actual
number of days performing the onduty job.



A document from Department
Head requesting a staff to perform
on-duty assignment, with details of
job, start and end time/date of the
assignment, and staff agreement,
must be sent to HR department for
payment.







In the circumstance that a staff is
requested to come, during off
working hours or on holiday, to the
factory in Binh Duong Province to
perform professional job which
may not be delay, or may damage
the Company property, or may

cause production interruption, a
Call-In Allowance will be paid.
Only up to supervisory level staff
who is not eligible for additional
overtime payment will be eligible
for this allowance.



The Call-In Allowance will be paid
at VND100,000 (VND One Hundred
Thousand only) per case which
covers
unlimited
time
to
successfully perform the job.



The Food and Transportation
Allowance may be paid in addition
to this allowance if applicable.



An
allowance
request
with

Department Head approval must
be submitted to HR Department for
payment.

III – PROCEDURE :
1. The approved allowance requests
must be submitted to HR

PROCEDURE No.
HR-006
APPROVED BY

Dương 12 tiếng / ngày trong
khoảng thời gian liên tục
không ít hơn 15 ngày lòch thì
sẽ nhận được khoản phụ cấp
trách nhiệm.
•

Phụ cấp trách nhiệm sẽ thanh
toán cho tất cả nhân viên
không được nhận tiền ngoài
giờ và chức danh lên tới cấp
giám sát.

•

Phụ cấp trách nhiệm sẽ được
thanh toán với mức là 25%
lương căn bản thực lãnh và

tính trên số ngày làm việc
thực thụ để hoàn thành công
việc.

•

Để thanh toán phụ cấp trách
nhiệm, yêu cầu nhân viên
gởi bản yêu cầu thực hiện
công việc do Trưởng bộ phận
yêu cầu với đầy đủ chi tiết
về công việc phải thực hiên,
thời gian/ngày bắt đầu & kết
thúc và sự đồng ý của nhân
viên về phòng nhân sự.

•

Phụ cấp trách nhiệm sẽ được
thanh toán cùng với kỳ lương
hàng thàng.

The On-Duty Allowance payment
will be made and paid together
with the monthly salary and within
the current pay administration
cycle.

CALL-IN ALLOWANCE

DATE EFFECTIVE
05 July
WRITTEN BY

PHỤ CẤP GỌI ĐẾN
•

Phụ cấp này sẽ được thanh
toán trong những trường hợp
nhân viên được yêu cầu gọi
đến nhà máy tại Bình dương
trong thời gian nghỉ làm việc
hoặc ngày lể để thực hiện
công việc chuyên môn mà
không thể trì hoãn, có thể
gây tổn thất cho công ty
hoặc có thể gây đình trệ sản
xuất

•

Chỉ có nhân viên lên tới
cấp giám sát mà không
hưởng chế độ ngoài giờ sẽ
được nhận phụ cấp này .

Page 3 of 4

3

HR DEPARTMENT

REVISION

00

ALLOWANCES
Department for payment
according to each allowance
procedure before 20th. monthly.

4. A staff, who submits fault
document or not reporting the real
expenses, may be disciplined
according to the Company’s Rules
and Regulations.
IV - DOCUMENTATION

PROCEDURE No.
HR-006
APPROVED BY

•

Phụ cấp này sẽ được thanh
toán với mức VND 100,000
( Một trăm ngàn đồng) cho
mỗi trường hợp để hoàn
thành công việc, không giới

hạn thời gian.

•

Phụ cấp thực phẩm và vận
chuyển có thể cộng thêm
vào phụ cấp này nếu cần.

•

Phụ cấp này phải được sự
chấp thuận của Trưởng bộ
phận và gởi đến phòøng
nhân sự để thanh toán.

2. All allowance must be approved by
Department Head.
3. HR Department is responsible to
interpret and monitor the
implementation of this policy and
will advise the Management
Committee when the revision of
the policy is required.

DATE EFFECTIVE
05 July
WRITTEN BY

III – THỦ TỤC
1.

Tất cả những khoản yêu
cầu phụ cấp phải gởi đến
phòng nhân sự để thanh
toán tùy theo mổi thủ tục
phụ cấp trước ngày 20 mỗi
tháng.

2.

Tất cả các phụ cấp phải có
sự chấp thuận của Trưởng
bộ phận.

3.

Bộ phận nhân sự có nhiệm
vụ giải thích và giám sát
việc thực hiện chính sách
này và sẽ tư vấn cho Ban
Giám Đốc khi cần thay đổi .

4.

Nhân viên nào gởi hồ sơ sai
hoặc báo cáo chi phí không
trung thực sẽ bò kỷ luật theo
nội qui của công ty.

- Allowance request (form

attach)

IV CHỨNG TỪ
-

Page 4 of 4

Yêu cầu thanh toán phụ
cấp
(mẩu đính kèm )

4