Bài thuyết trình nhóm: Quản trị văn phòng, thư ký văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC
TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
THƯ KÝ VĂN PHÒNG

GVHD: Th.S Võ Thị Trương Tâm
Nhóm: Em thân yêu


THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Định nghĩa

Thư ký văn 
phòng

Chức năng, nhiệm vụ
Đặc điểm
Tiêu chuẩn


THƯ KÝ


Thư ký là một người chuyên thực hiện các công 
việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, 
điều  hành  trong  văn  phòng,  thực  hiện  các  công 
việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ 
hành  chính,  sắp  xếp  hồ  sơ,  soạn  thảo  văn  bản, 
tiếp  khách,  lên  lịch  trình,  tổ  chức  cuộc  họp,  hội 
nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.

Theo  IPS  (International  Professional  Scretaries): 
Thư  ký  là  người  trợ  lý  của  cấp  quản  trị,  nắm 
vững  nghiệp  vụ  hành  chính  văn  phòng,  có  khả 
năng  nhận  lãnh  trách  nhiệm,  hành  động  độc  lập 
mà  không  cần  sự  kiểm  tra  trực  tiếp,  có  óc  phán 
đoán,  óc  sáng  kiến  và  có  thể  đưa  ra  các  quyết 
định trong phạm vi quyền hạn của mình.


THƯ KÝ
VĂN PHÒNG


“TKVP là những người được giao đảm nhận
một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan
đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng 
như: quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; đảm bảo các 
yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, 
sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ 
cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo 
của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp”


Chức năng
Tổ chức  Xử lý văn bản đi ­ đến (đăng ký các văn bản, giúp 
lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết 
thông tin định của thủ trưởng...)
Quản lý  Tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện 

công  thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác,...
việc


Nhiệm vụ
1
2
3

Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về 
các lĩnh vực mà mình được giao, phụ 
trách. 
Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản 
lý văn bản, hồ sơ tài liệu
Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm 
bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của đơn 
vị.

4

Đóng vai trò trung tâm tin tức.

5

Tổ chức những công việc hàng 
ngày.

6

Đảm bảo thông tin cho đơn vị và các cơ 

quan liên hệ.


Chuyên môn
Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về 
nhiệm vụ mà mình được giao.
Thao tác thành thạo các nghiệp vụ
chuyên môn đúng yêu cầu.
Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các 
nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ
bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn
phòng.
Sử  dụng  tốt  các  trang  thiết  bị  văn  phòng 
hiện đại.


Kỹ năng 
1 Kỹ năng quản lý, tổ chức tốt công việc
2

Kỹ năng giao tiếp, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi
âm

3 Kỹ năng vi tính, tin học không thể thiếu của TKVP
4 Trí nhớ tốt
5 Có tính độc lập, kiên định và chính kiến 
6 Am hiểu nhiều mảng kiến thức
7 Nhạy bén trong công việc

TIÊU CHUẨN


TIÊU CHUẨN
2

Yêu nghề và có ý thức vươn 
lên
Có ý thức kỷ luật,tự giác

3

Cẩn thận và chu đáo

4

Cởi mở và biết tự kiềm chế

5

Năng động và linh hoạt

6

Tương trợ và đoàn kết

7

Ngoại hình “vừa mắt”

8

Kín đáo (Secretary)

9

Có chính kiến

10

Có tính độc lập 

1