Tài liệu tập huấn theo dõi và giám sát dự án: Thúc đẩy mô hình cộng đồng quản lý tại Việt Nam - PCMM

Cơ quan tài trợ : SDC
Dự án: Thúc đẩy mô hình cộng đồng quản lý
tại Việt Nam - PCMM

TÀI LIỆU TẬP HUẤN

THEO DÕI VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN

Biên soạn: Bùi Thị Kim
Giám đốc DWC

- 2008 -


MỤC TIÊU CỦA KHÓA TẬP HUẤN

 Phân tích các nguyên nhân thành công và thất bại của một dự án;
 Hiểu sâu sắc khái niệm theo dõi và giám sát dự án phát triển;
 Thiết kế các biểu mẫu theo dõi giám sát cho dự án PCMM, đóng
góp vào sự thành công của dự án

2


CÁC YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN


Sứ mệnh của dự án: rõ ràng, mục tiêu dự án được hiểu một
cách thấu đáo;



Có sự cam kết của các bên liên quan;



Vai trò các bên liên quan rõ ràng, có sự phối hợp chặt chẽ;



Có sự tham gia của đối tượng hưởng lợi;



Có sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao nhất;



Các thành viên tham gia quản lý dự án có sự cam kết và
đòan kết, hỗ trợ lẫn nhau (đối tác, cán bộ dự án);



Có đủ nguồn lực;



Các kênh thông tin đầy đủ: nắm bắt kịp thời các thay đổi...



Kế họach và thời gian biểu rõ ràng;



Theo dõi giám sát thường xuyên và can thiệp kịp thời;



Bổ sung thêm ý kiến của các bạn....

CÁC NGUYÊN NHÂN THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN
 Không tôn trọng giá trị văn hóa xã hội của những bên tham gia
 Không có sự tham gia của các bên liên quan
 Mục tiêu không được xác định rõ ràng
 Mục tiêu xác định không phù hợp với thực tiễn
 Không chỉ rõ các phương thức để đạt từng mục tiêu
 Năng lực quản lý không phù hợp
 Không lường trước được rủi ro
 Thiếu thông tin đầy đủ, do đó công tác chỉ đạo kém hiệu quả
 Quá nhiều người quản lý và thiếu sự nhất quán
 Phân công nhiệm vụ không rõ ràng
 Bổ sung thêm ý kiến của các bạn . . .
3


CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
DỰ ÁN LÀ GÌ?


Tập hợp các mục tiêu và mục đích



Sự kết hợp của các họat động để đạt mục tiêu: Các nhiệm
vụ liên quan với nhau, ra khỏi phạm vi của một đơn vị



Thời gian bị giới hạn



Nguồn lực bị giới hạn: Nhân lực, vật tư, thiết bị, tài chính

Dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể với những
nguồn lực có hạn và được tồn tại trong một thế giới luôn biến
động, không ổn định, đầy mâu thuẫn và phụ thuộc lẫn nhau.

QUẢN LÝ LÀ GÌ?
Là một quá trình ra quyết định để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực
nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Nguồn lực bao gồm: con người, vật tư, tài chính, thời gian

CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ


Xác định các mục tiêu cụ thể, tập trung các họat động để đạt
các mục tiêu đó

4




Học hỏi từ kinh nghiệm một cách thường xuyên và ra các
quyết định dựa vào các kết quả theo dõi giám sát



Mô tả công việc, phân công nhiệm vụ cho các thành viên



Điều phối các họat động theo các mục tiêu



Bố trí các nguồn lực một cách hợp lý



Trao quyền cho các bên liên quan



Thu thập thông tin phục vụ việc ra quyết định



Đảm bảo có giao tiếp liên tục và có sự tham gia của các bên
liên quan

CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẾN DỰ ÁN
 Những người hoặc nhóm người có lợi ích trực tiếp hoặc gián
tiếp trong sự thành công hay thất bại của dự án.
 Những người có ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại
của dự án.

5


QUẢN LÝ DỰ ÁN CÓ SỰ THAM GIA

1. LẬP KẾ HỌACH

2. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
3. PHỐI HỢP, PHÂN BỔ THỜI GIAN
4. THEO DÕI, GIÁM SÁT, BÁO CÁO
5. ĐIỀU HÀNH, CHỈ HUY (THAY ĐỔI)

6


SƠ ĐỒ QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO MỤC TIÊU

Các mục tiêu

Đầu vào
Các hoạt động

Theo
dõi và
giám sát
Đầu ra

Các kết quả

7

Đánh
giá


CHỨC NĂNG CỦA
VÒNG ĐỜI DỰ ÁN

KHUNG

LÔ

GÍC

TRONG

 Ngày càng có nhiều tổ chức phát triển sử dụng khung lô gíc
làm xương sống hay cốt lõi cho các đề xuất dự án mới được
hình thành.
 Nhiều kinh nghiệm cho thấy rằng, việc sử dụng khung lô gíc
thực sự mang lại kết quả tốt hơn cho dự thảo dự án.

 Khung lô gíc cũng giúp việc thẩm định dự án dễ dàng hơn.
 Khung lô gíc được coi là công cụ chính của phương thức
quản lý dự án. Nó vừa là một công cụ, vừa là một khung trí
tuệ, thúc đẩy cách tư duy một các lô gíc hơn, nhất quán hơn
và mang tính tổng hợp hơn.
 Tóm lại, khung lô gíc giúp chúng ta:

8



Hiểu biết sâu sắc hơn về dự án



Dự án được xây dựng tốt hơn



Việc đánh giá dự án dễ dàng hơn



Việc ra quyết định sẽ đúng đắn hơn



Việc giao tiếp dễ dàng hơn



Dễ cải tiến khâu giám sát.


Cấu trúc cơ bản của Khung lô gíc được mô tả trong sơ đồ sau:
KHUNG LÔ GÍC
Tóm tắt các mục tiêu

Các chỉ số
đo/chỉ báo

Nguồn thẩm
định

Các giả
định

Mục đích phát
triển/Mục tiêu tổng
quát:
Các mục tiêu cụ thể
của dự án:
1.
2.
Đầu ra (kết quả của
dự án)
Các hoạt động

Phân bổ nguồn lực cho việc thực hiện các họat
động cụ thể của dự án: phương tiện, chí phí . .

.

Mục đích phát triển/Mục tiêu tổng quát: khẳng định việc cải thiện
hiện trạng mà nhóm đối tượng (ở cấp cơ sở hoặc cấp thể chế)
muốn đạt được.

Các mục tiêu cụ thể của dự án: khẳng định các thay đổi hành
động cần thiết của một nhóm người (nhóm đối tượng ở cấp cơ sở
hoặc thành viên của các tổ chức) để góp phần đạt được mục đích
phát triển.

Đầu ra (kết quả của dự án): các đóng góp cần thiết để đạt được các
mục tiêu của dự án. Nó là các kết quả của các hoạt động do các
cán bộ dự án thực hiện với nguồn lực cho phép của dự án.

9


Các hoạt động: là các hành động nhằm đạt được các kết quả của
dự án. Quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo việc thực hiện đúng
đắn các hoạt động này.

Các chỉ số/chỉ báo: để đo đạc các kết quả thu được. Một chỉ số phải
thể hiện rõ người liên quan/hưởng lợi, số lượng, chất lượng, thời
gian và địa điểm.

SMART: Chỉ số phải


Cụ thể (Specific)



Đo đạc được với kỹ thuật sẵn có (Measureable)



Có thể đạt được, có tính khả thi (Achieveable)



Có tính thực tiễn, phù hợp với nhu cầu (Realistic)



Có giới hạn thời gian (Time bound)

Nguồn thẩm định: chỉ rõ số liệu có thể lấy ở đâu để kiểm tra xem
mục tiêu đã đạt được ở mức nào? Ví dụ: các báo cáo, số liệu thống
kê, số liệu tập huấn...

Các giả định: mô tả các điều kiện cần có để dự án có thể thành
công, kể cả các hoàn cảnh có thể xảy ra ngoài sự kiểm soát của dự
án. Nếu các giả định tốt không được thỏa mãn, có thể có các rủi ro
ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Vì vậy các điều kiện giả
định này phải được giám sát chặt chẽ khi thực hiện dự án.

10

Khung lô gíc thể hiện:
 Các hoạt động cần tiến hành là để sản sinh "đầu ra" nhằm đạt
được các kết quả dự án đã đưa ra.
 Các đầu ra, các kết quả, kết hợp với các gỉa định là để đạt các
mục tiêu cụ thể của dự án.
 Các mục tiêu cụ thể của dự án đạt được sẽ góp phần tiên tới đạt
mục đích phát triển.

MỤC ĐÍCH PHÁT
TRIỂN

Mục tiêu
dự án

Đẩu ra/
Kết quả

Các hoạt động

Mục tiêu
dự án

Mục tiêu
dự án

Đẩu ra/
Kết quả

Đẩu ra/
Kết quả

Các hoạt động

Các hoạt
động

 Hình thành dự án
Khung lô
gíc

 Theo dõi giám sát dự án
 Đánh giá dự án
 Thông tin vắn tắt về dự án

11


Sơ đồ Gannt: Phân bố thời gian thực hiện các họat động
Ví dụ về bảng phân bố thời gian cho các họat động dự án
Sáu tháng đầu (2008)
Các họat động

7

8

9

10

11

12

Lựa chọn 05 tổ tham gia dự án
Họp các tổ dân phố và thành
lập Ban quản lý cộng đồng, lựa
chọn thúc đẩy viên (5-10
người/tổ)
10 cuộc tập huấn về mô hình
cộng đồng quản lý
03 Tập huấn PLDC
08 tập huấn về Khung lô gíc
.....

Bài tập: Thảo luận về khung lô gíc của dự án PCMM


Mỗi địa phương thảo luận về các đầu ra phải đạt
được trong 6 tháng đầu (Tháng 7-tháng 12)



Xác định các họat động để đạt các đầu ra



Lập bảng phân bố thời gian cho các họat động của
từng đầu ra

12


THEO DÕI, GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ
 Theo dõi, giám sát, đánh giá là các chức năng cơ bản trong
quản lý dự án.
 Trong công tác quản lý dự án, việc phân biệt sự khác nhau
giữa giám sát, theo dõi và đánh giá là hết sức cần thiết.

Họat động
Giám sát

Thời gian
Thường xuyên

Đối tượng

Phương pháp

Con người và chất Trực tiếp
lượng công việc

Theo dõi

Đánh giá

Khá thường

Các họat động

Báo cáo

xuyên

Các số liệu

Số liệu thống kê

Không thường

Con người

Trực tiếp và

xuyên

Kế họach

thông qua báo

(theo định kỳ)

Hiệu quả của các

cáo, số liệu

họat động

13

GIÁM SÁT
Là quá trình nghiên cứu trực tiếp để thu thập các thông tin nhằm
tăng cường kỹ năng công tác của các cán bộ nhân viên hoặc chất
lượng của công việc.
Ví dụ:


Giám sát kỹ năng và phương pháp họp dân của cán bộ dự án



Giám sát việc phổ biến mục tiêu và quy trình của cộng đồng
quản lý



Giám sát các cuộc họp để lực chọn các tiêu chí....



Giám sát nhóm thúc đẩy viên, ban quản lý cộng đồng lập dự
án...

THEO DÕI
Là phương pháp thu thập các số liệu thông tin để đảm bảo rằng các
họat động được thực hiện theo đúng kế họach đã đề ra và để phân
tích xem có cần thiết điều chỉnh kế họach để thu được kết quả tốt
hơn hay không.
Ví dụ:



Theo dõi việc thực hiện các họat động của dự án trong Quý
1, rút ra các kinh nghiệm và bài học, từ đó đi đến quyết định
xem Quý 2 có cần điều chỉnh Kế họach hay không.



14

Theo dõi tiến độ của các họat động truyền thông, chia sẻ?


ĐÁNH GIÁ
Là phương pháp thu thập dữ liệu, thông tin để trả lời các câu hỏi:
 Dự án có đạt được các mục tiêu đã đề ra hay không? Vì sao?
 Chiến lược thực thi dự án có phù hợp hay không? Vì sao?
 Chi phí có hợp lý hay không?
 Cần rút ra các bài học gì?
 Có các khuyến nghị gì?

GIÁM SÁT DỰ ÁN PCMM
Nhiệm vụ của người giám sát là giúp những người bị giám sát
làm tốt nhiệm vụ của mình. Bởi vậy, chúng ta cần phân tích kỹ
lưỡng, ai có những nhiệm vụ gì?

Bài tập thảo luận: Các bên liên quan vào dự án PCMM, nhiệm
vụ của từng bên liên quan.

Các bên liên quan?

1.
2.

15

Nhiệm vụ của từng bên liên quan?


Thảo luận:
 Nêu các lọai họat động của dự án PCMM?
 Đề xuất người giám sát và chu kỳ giám sát cho từng lọai
họat động?

Các nhóm họat động

Ai phải giám sát

Bao lâu một lần?

của PCMM
1.
2.

Tại sao chúng ta phải giám sát? Bởi vì các thành phần liên quan
có thể có một số khó khăn, do:


Thiếu kỹ năng



Thiếu kinh nghiệm



Sự khác nhau giữa lý thuyết và thực tế



Tuy được tập huấn nhưng không phải ai cũng thực hành
tốt ngay được



Thực tế có thể phát sinh những tình huống không được
tập huấn . . .

16


Quy trình giám sát:
1. Thu thập số liệu
Các phương pháp cơ bản: phỏng vấn, quan sát, thảo
luận nhóm, đọc báo cáo

2. Phân tích số liệu thu thập được

3. Xác định các kết quả và các điểm yếu
Các kỹ năng mà người bị giám sát làm tốt và chưa tốt

4. Phân tích nguyên nhân các điểm yếu
Thảo luận để tìm nguyên nhân và các cản trở, ví dụ như
thiếu kiến thức, thiếu tài liệu, thất bại khi áp dụng, các cản
trở do cơ chế, cản trở do cuộc sống riêng tư. . .

5. Tìm giải pháp khắc phục
Quyết định sẽ làm gì để cải thiện tình trạng trên sau khi đã
thảo luận với người bị giám sát: ví dụ như cung cấp tài liệu,
mở thêm các lớp tập huấn, làm giảm các yếu tố cản trở. . .

6. Đề xuất và viết báo cáo
Phản hồi

17


Vòng giám sát:

1. Trước khi giám sát






Kế hoạch giám sát
Thông báo thời gian
Xem lại các kết quả
giám sát lần trước
Kiểm tra các cam

kết từ lần giám sát
trước
Xác định các vấn đề
cần ưu tiên cho đợt
giám sát lần này
2. Trong khi giám sát







Thảo luận về tác động của những giải pháp của lần
giám sát trước
Thu thập số liệu
Phân tích các điểm mạnh, yếu của người bị giám
sát
Khuyến khích người bị giám sát bằng các điểm
mạnh
Thảo luận các nguyên nhân và cản trở của các điểm
yếu
Cam kết về các việc sẽ làm bằng văn bản
3. Sau khi gi¸m s¸t






18

Ghi chú các thông tin cần thiết
Phản hồi thông tin cho các bên liên quan
Thực hiện các giải pháp đã đề ra
Chuẩn bị cho lần giám sát tiếp theo


Thiết kế mẫu giám sát: gồm 3 phần

1. Trước khi thu thập số liệu
2. Kết quả kiểm tra
3. Sau khi thu thập số liệu

Ví dụ:
MẪU GIÁM SÁT BAN QUẢN LÝ CỘNG ĐỒNG
Ngày 25 Tháng 10 Năm 2008

Họ và tên người giám sát:
Vai trò trong dự án:
Tên/nhóm bị giám sát: Ban quản lý cộng đồng Tổ.... Phường....

Phần 1: Trước khi giám sát:

-

Ngày 30/10/08: Thông báo cho người bị giám sát biết các nội
dung sẽ giám sát là sổ sách của Ban quản lý và Kỹ năng tổ
chức họp với nhóm cộng đồng

-

Liệt kê các công việc mà người giám sát đã thực hiện theo
thỏa thuận từ lần giám sát trước:

-



Cung cấp sổ sách cho Ban quản lý



Đã được tập huấn về cách tổ chức họp dân



Đã được hướng dẫn cách ghi chép sổ sách



.....

Liệt kê các công việc mà người bị giám sát phải làm theo thỏa
thuận từ lần giám sát trước:

19




Hướng dẫn bao nhiêu nhóm cộng đồng về mô
hình CĐQL trong thời gian từ.... đến ....?



Ghi chép biên bản các cuộc họp nhóm cộng đồng

Phần 2: Kết quả giám sát:
-

Sổ sách ghi chép còn chưa rõ, thiếu nhiều thông tin như không
ghi rõ số người tham dự cuộc họp, không ghi được các nhận
xét và kiến nghị của các thành viên

-

Dự một cuộc họp thấy: còn áp đặt, thiếu kỹ năng huy động
tham gia, chưa hiểu thực sự về bản chất mô hình CĐQL, thiếu
văn phòng phẩm để minh họa trực quan….

Phần 3: Sau khi giám sát, có nhận xét
Các nhiệm vụ đã hòan thành tốt :


Nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc



Đã tổ chức họp đủ các thành phần theo yêu cầu…

Các nhiệm vụ chưa hòan thành tốt:


Các nhóm cộng đồng chưa hiểu rõ ý nghĩa và quy trình của
mô hình CĐQL



Thiếu kỹ năng tổ chức cuộc họp huy động sự tham gia



Chưa hiểu hết các nội dung cần ghi chép trong sổ sách/ biểu
mẫu

Giải pháp để cải thiện:


Hướng dẫn lại về ý nghĩa và quy trình của mô hình cộng
đồng quản lý – vào ngày … do ai hướng dẫn?

20




Tập huấn lại cách ghi chép sổ sách – vào ngày....., do ai
thực hiện?

Người giám sát

Người bị giám sát

-------------------------

------------------------

Ký tên

Ký tên

Bài tập: Sau khi tòan lớp đã phân tích mẫu giám sát, mỗi nhóm
xây dựng một mẫu giám sát cho một lọai họat động của PCMM.

21


Theo dõi
Theo dõi là quá trình thu thập các thông tin số liệu để kiểm tra xem các
họat động có được thực hiện đúng theo kế họach đề ra hay không. Mục
đích của theo dõi là để đề ra các biện pháp cải tiến phù hợp và đảm bảo
tiến độ công việc.

Theo dõi là quá trình kiểm tra định lượng. Theo dõi khác giám sát vì nó
không tập trung vào yếu tố con người mà nhận mạnh yếu tố công việc.
Ví dụ:


Theo dõi xem các khóa tập huấn có được tiến hành đúng theo

kế họach hay không?



Theo dõi xem việc cấp kinh phí có đúng hạn hay không?



Theo dõi xem số nhóm cộng đồng được nhận vốn triển khai
các tiểu dự án đến đâu?

Thu thập số liệu theo dõi:

22



Số liệu theo dõi cần cho người quản lý dự án



Cần cân nhắc nên thu thập các số liệu nào?



Ai có đủ khả năng để thu thập chính xác các số liệu đó?



Nguồn thu thập số liệu từ đâu sẽ chính xác hơn?

Theo dõi các họat động nào?
Thực ra tòan bộ các họat động đã lập kế họach đều cần phải được theo
dõi. Nên bạn có thể tự quyết định cần phải theo dõi các họat động nào,
cần chú ý rằng:


Có những họat động hòan tòan độc lập, nhưng có những họat
động lại phụ thuộc vào nhau



Có những họat động cần theo dõi thường xuyên hơn các họat
động khác



Kế họach theo dõi thường dựa trên lịch thời gian theo kế
họach họat động: tuần, tháng, quý



Chọn lựa thời gian theo dõi thích hợp

Một mẫu theo dõi (có thể nhóm tự thiết kế cho PCMM)
STT Các họat động

Thời hạn theo

Đã thực hiện

kế họach

1

05 khóa PLDC Tháng 8-11

Người thực

Ngân

Ngân

hiện

sách KH

sách TH

Khóa 1: …
Khóa 2:…..
…..

2

Bài tập:
Liệt kê các lọai họat động cần theo dõi của dự án PCMM Phân
Ai phải theo dõi các lọai họat động nào?
Ai báo cáo kết quả theo dõi cho ai? Theo định kỳ như thế nào?

23


CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN
CÓ SỰ THAM GIA



Xác định chính xác các mục tiêu và tập trung vào các họat
động để đạt được các mục tiêu



Thường xuyên phản hồi, rút kinh nghiệm và điều chỉnh các
quyết định họat động thông qua giám sát và theo dõi



Lựa chọn các thông tin phù hợp để ra các quyết định đúng
đắn



Phân chia công việc rõ ràng và phù hợp



Chú trọng đến nâng cao năng lực cho các bên liên quan
(trong phạm vi ngân sách cho phép)



Phối kết hợp các họat động để đạt được các mục tiêu đề ra



Linh họat và thay đổi khi cần thiết



Liên kết giữa các thành viên và quản lý theo hệ thống



Luôn có sự tham gia của các bên liên quan một cách phù
hợp

Xin cám ơn và chúc các bạn thành công!

Bùi Thị Kim
Giám đốc DWC

24