Bài giảng Kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo

Kỹ năng Tổ chức
Hội nghị – Hội thảo
Tâm Việt Group
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

1


Nội dung
1. Tổng quan
2. Quy trình tổ chức
3. Lập kế hoạch
4. Chuẩn bị
5. Điều khiển
6. Tổng kết
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

2


Nội dung
1. Tổng quan
2. Quy trình tổ chức
3. Lập kế hoạch
4. Chuẩn bị
5. Điều khiển
6. Tổng kết
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

3

Cuộc họp là gì?
 Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người:
 trực tiếp gặp mặt nhau;
 thông qua phương tiện điện tử;
 thông qua điện thoại

 để:
 chia sẻ thông tin;
 ra quyết định, kế hoạch hay hành động.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

4


Phân loại
Theo cấp độ:
 Cấp tỉnh/ thành phố/ địa phương.
 Cấp bộ.
 Cấp chính phủ.
 Cấp quốc gia.
 Cấp quốc tế.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

5


Phân loại
Theo mục đích
 Cung cấp thông tin.

 Trao đổi thông tin.
 Đào tạo.
 Thu nhận ý kiến.
 Ra quyết định.
 Yêu cầu trợ giúp.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

6


Phân loại
Theo cách thức:
 Gặp mặt trực tiếp.
 Tele-conference.
 Video conference.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

7


Khâu tổ chức quan trọng?
 Tạo khả năng truyền tải nội dung hiệu quả.
 Tạo khả năng lĩnh hội nội dung hiệu quả.
 Tạo ấn tượng và thiện cảm.

Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

8

Thách thức khi tổ chức?
Phối hợp.
Xử lý tình huống bất thường.

Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

9


Nội dung
1. Tổng quan
2. Quy trình tổ chức
3. Lập kế hoạch
4. Chuẩn bị
5. Điều khiển
6. Tổng kết
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

10


Quy trình tổ chức
Bước 1. Lập kế hoạch.
Bước 2. Chuẩn bị.
Bước 3. Điều khiển.
Bước 4. Tổng kết.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

11

Nội dung
1. Tổng quan
2. Quy trình tổ chức
3. Lập kế hoạch
4. Chuẩn bị
5. Điều khiển
6. Tổng kết
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

12


Lập kế hoạch
1. Mục tiêu.
2. Thành phần.
3. Thời gian.
4. Chương trình.
5. Địa điểm.
6. Trang bị & tài liệu.
7. Nguồn lực.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

13


Lập kế hoạch
1. Mục tiêu.
2. Thành phần.
3. Thời gian.

4. Chương trình.
5. Địa điểm.
6. Trang bị & tài liệu.
7. Nguồn lực.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

14


Mục tiêu
 Xác định mục tiêu là gì?
 Điều cần đạt được sau hội nghị – hội thảo

 Tại sao phải xác định mục tiêu?
 Định hướng cho tất cả các hoạt động khác.

Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

15


Mục tiêu
Các loại mục tiêu:
 Cung cấp thông tin.
 Trao đổi thông tin.
 Đào tạo.
 Thu nhận ý kiến.
 Ra quyết định.
 Yêu cầu trợ giúp.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

16


Mục tiêu
 Cách đặt mục tiêu:
 Rõ ràng.
 Ngắn gọn, súc tích.
 Trọng tâm.

 Ví dụ:
 Thông báo tiến độ giải ngân vốn XDCB
 Tập huấn kỹ năng phòng chống sốt rét
 Thông qua luật đất đai sửa đổi
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

17


Lập kế hoạch
1. Mục tiêu.
2. Thành phần.
3. Thời gian.
4. Chương trình.
5. Địa điểm.
6. Trang bị & tài liệu.
7. Nguồn lực.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

18

Thành phần
Xác định thành phần là gì?
 Những cá nhân, tổ chức được mời
tham gia vào hội nghị – hội thảo

Tại sao phải xác định thành phần?
 Giúp đạt mục tiêu đề ra.
 Truyền tải nội dung.
 Tiếp nhận nội dung.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

19


Thành phần
 Các thành phần chủ yếu:
 Tham dự.
 Thuyết trình.
 Điều khiển/ dẫn chương trình.
 Ban tổ chức.
 Thư ký.
 Hỗ trợ.
 Truyền thông báo chí.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

20

Thành phần
 Cách xác định thành phần – gắn với mục tiêu:
 Nội dung thông tin cần truyền đạt và thu nhận.
 Khả năng đề xuất ý kiến.
 Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc ra quyết định.
 Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc trợ giúp.
 Quyền hạn và ảnh hưởng đến cung cấp nguồn
lực cho việc tổ chức hội nghị – hội thảo.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

21


Lập kế hoạch
1. Mục tiêu.
2. Thành phần.
3. Thời gian.
4. Chương trình.
5. Địa điểm.
6. Trang bị & tài liệu.
7. Nguồn lực.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

22


Thời gian
 Xác định thời gian là gì?
 Xác định thời điểm tổ chức
 Xác định khoảng thời gian phù hợp

 Tại sao phải xác định thời gian?
 Truyền tải thông tin.
 Thu nhận và xử lý thông tin.
 Ra quyết định.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

23


Thời gian
Các phân loại thời gian:
 Ban ngày.
 Buổi tối.
 Ngày làm việc.
 Ngày nghỉ.
Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

24


Thời gian
 Xác định thời gian gắn với mục tiêu, thành phần:
 Tạo thuận lợi cho truyền tải thông tin.
 Tạo thuận lợi cho thu nhận thông tin/ quyết định.
 Tối đa không quá 6 tiếng/ ngày, chia làm 4 phần.
 Đạt mục tiêu, phù hợp với thành phần tham dự.

 Lưu ý phương án dự phòng cho thời gian.
 Sử dụng kinh nghiệm quá khứ.

Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

25