Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 5 - GV. Nguyễn Mạnh Tuấn

Chương 5: Các HT ứng dụng tích hợp
trong doanh nghiệp (Enterprise
Applications)

/>

Nội Dung
u  Các

HTTT tích hợp các chức năng được
ứng dụng phổ biến trong DN
u  Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp (ERP)
u  Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM)
u  Hệ

thống quản lý quan hệ khách hàng
(CRM)


Khái niệm hệ thống tích hợp trong
doanh nghiệp


Các HTTT tích hợp các chức năng
được ứng dụng phổ biến trong DN
u  Hệ

thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP)
u  Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM)

u  Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
u  Chuyển đổi dữ liệu điện tử (EDI)
u  Truyền

dữ liệu kinh doanh giữa các hệ thống thông
tin máy tính của hai doanh nghiệp


Giới thiệu ERP
u 

ERP là phần mềm ứng dụng gồm nhiều mô đun,
nhằm giúp công ty quản lý các phần quan trọng
trong công việc kinh doanh.

u 

ERP xuất hiện trên thị trường vào những năm 1980.

u 

ERP có thể diễn tả khác nhau tùy theo những người
khác nhau.

u 

ERP không chỉ là phần mềm, mà là phong cách
quản lý mới.

u 

VD: SAP:
/>
5


Quá trình phát triển ERP
u  1996s

MRP (Material
Requirements Planning)

u  MRP có

chu trình đóng
(Closed-Loop MRP)

u  MRP II

(Manufacturing
Resource Planning)

ERP
MRP II
MRP coù
chu trình ñoùng
MRP

u  ERP

(Enterprise Resource
Planning)

6


Các lý do tại sao ERP phổ biến
u 

Giải quyết vấn đề Y2K

u 

Tích hợp thông tin tài chính

u 

Tích hợp thông tin đặt hàng từ khách hàng

u 

Chuẩn hóa và tăng tốc các quá trình sản xuất

u 

Giảm mức tồn kho

u 

Chuẩn hóa thông tin nhân sự

7


Mục đích của ERP
u 

Tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả
các bộ phận trong 1 phần mềm máy tính duy nhất,
mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ
phận khác nhau.

u 

Kết hợp tất cả các HT trong 1 phần mềm tích hợp
duy nhất sử dụng 1 CSDL duy nhất, để các bộ phận
khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối
hợp công việc với nhau.

8


Hệ thống theo cách nhìn truyền
thống


Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp (ERP)

Cấu trúc của ERP
u  Kế

toán tài chính

u  Hậu

cần

u  Sản

xuất

u  Quản

lý dự án

u  Dịch

vụ

u  Dự

đoán và lập kế hoạch

u  Công

cụ lập báo cáo

11

Ví dụ
u  Nhân

viên bán hàng A nhập đơn đặt hàng gồm 15 thùng
kẹo vào phân hệ “Bán hàng”

u  Đơn

đặt hàng này sẽ kích hoạt chức năng kiểm tra kho
trong phân hệ “Kho”, nếu thấy trong kho còn loại hàng
đó thì phân hệ “Kho” sẽ tạo ra một ‘Phiếu xuất kho’ chờ
sẵn đồng thời đánh dấu giữ 15 thùng kẹo lại (để không bị
xuất cho đơn đặt hàng khác).


Ví dụ
u  Khi

thủ kho in ‘Phiếu xuất kho’ và thực xuất ra 15 thùng
kẹo, hệ thống lại tiếp tục kích hoạt phân hệ “Kế toán tài
chính” và tạo ra hoá đơn cho khách hàng đó.

u  Khi

nhân viên kế toán in hoá đơn, phân hệ “Kế toán tài
chính” sẽ tiếp tục tạo ra bút toán ghi nợ vào tài khoản
phải thu của khách hàng (hoặc vào tiền mặt nếu khách
hàng trả tiền ngay) và ghi có vào doanh thu.

=> Như vậy cả thủ kho lẫn nhân viên kế toán đều có dữ liệu
và tạo ra các chứng từ cần thiết mà không ai phải gõ lại đơn
đặt hàng đó, điều này mang rất nhiều ý nghĩa


Ví dụ
u  Lợi

ích

u  Loại

bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập
một dữ liệu
u  Tăng tốc độ dòng công việc. Không cần phải nói nhiều
u  Tập trung dữ liệu: thay vì duy trì nhiều CSDL cục bộ với dữ
liệu nhiều khi “cãi nhau”, doanh nghiệp sẽ có một CSDL thống
nhất và tập trung
u  Dễ dàng kiểm soát: Chức năng “tìm vết” (audit track) của hệ
thống ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút
toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến
đường đi của bút toán đó


Triển khai ERP
u 

u 

Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai
đoạn, có 3 giai đoạn chính:
u 

Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán
tài chính.

u 

Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu
cần: QL kho, QL việc giao nhận hàng, …

u 

Giai đoạn 3: Triển khai các phân hệ liên quan đến QL sản
xuất và giá thành sản phẩm.

Giai đoạn 1 và 2 triển khai cho mọi DN. Giai đoạn
3 chỉ triển khai cho DN có quy trình sản xuất tương
đối hiện đại (doanh nghiệp đầu đàn).

15


Thời gian triển khai ERP
u 

Người bán phần mềm ERP cho thời gian thực hiện
ERP trung bình là 3-6 tháng, đối với công ty có
phạm vi nhỏ.

u 

Thực tế, để thực hiện ERP đúng nghĩa, cần

u 

u 

Thay đổi cách thức kinh doanh

u 

Thay đổi cách thức thực hiện các công việc

Do đó, thời gian trung bình để thực hiện dự án
ERP thành công khoảng 1-3 năm.

16


Các tiêu chuẩn chọn ERP
u 

Có tất cả các chức năng kinh doanh không?

u 

Tất cả các quá trình và chức năng kinh doanh có
tích hợp được không?

u 

Có tất cả các xu hướng IT gần đây nhất không?

u 

Người bán phần mềm ERP có làm theo đơn đặt
hàng và thực hiện tất cả các khả năng không?

u 

Tính sẵn sàng các lựa chọn dịch vụ

u 

Ví tiền và tính ROI (Return on investment)

17


Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP)
Lợi ích
u  Tăng hơn về doanh thu kho
(Giảm chi phí kho, vận chuyển, lưu trữ, và chi phí vận hành kho)
u 

Cải tiến dịch vụ khách hàng
(Cải tiến tỷ lệ đáp ứng đơn đặt hàng từ khách hàng, sự thỏa mãn của

khách hàng)

u 

Làm tốt hơn độ chính xác kho
(Tăng độ chính xác, và giảm nhu cầu kiểm toán kho thường xuyên)

u 

Nâng cao hơn chất lượng, ít làm lại
(Nhận dạng các vấn đề trước khi sản phẩm được sản xuất, định vị chính
xác các vấn đề chất lượng)

u 

Thu thập lợi nhuận hàng năm chính xác, cải tiến dòng tiền mặt
(Cho các nhà sản xuất sức mạnh để khảo sát các tài khoản phải thu trước
khi các vấn đề lớn xảy ra)

u 

Lợi ích từ ERP
(Giảm các tài liệu giấy, đáp ứng nhanh hơn và theo dõi khách hàng, cung
cấp CSDL khách hàng đồng nhất cho tất cả các ứng dụng, …)


Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp (ERP)
Thách thức
u 

Nhiều chi phí cao khi thiết lập HT ERP
(Thời gian và tiền bạc)

u 

Thực hiện ERP rất khó
(Phải thay đổi cách thức kinh doanh)

u 

Mức độ riêng tư trong HT ERP

u 

Tốn thời gian để nhận ra các lợi ích của ERP
(Khoảng 8 tháng sau khi thực hiện)
Đào tạo tốn rất nhiều chi phí

u 
u 

Vấn đề kiểm soát nhân viên
(Chia sẽ thông tin, RQĐ, chống đối, dư thừa, lỗi)

u 

Khoảng 1/2 HT ERP thực hiện đều thất bại

Tình hình triển khai ERP tại một số
công ty

u  DigiNet

Corporation có sản phẩm LEMON3®

u  LEMON3®

là HT quản trị doanh nghiệp (ERP) hiện
đại, đã ứng dụng thành công trong nhiều doanh
nghiệp hàng đầu Việt Nam.
u  LEMON3® giúp doanh nghiệp quản lý:
u  Ngân

sách, doanh thu, chi phí, lợi nhuận
u  Kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ
tồn kho
u  Vốn,

nhân lực, tài sản, công nợ (Các nguồn lực của
doanh nghiệp được quản lý một cách thông minh và linh
hoạt)

u  LEMON3®

còn kèm theo dịch vụ tư vấn chuyển
giao, đào tạo và chăm sóc hậu mãi chuyên nghiệp -->
Hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm hiệu quả.
20

Tình hình triển khai ERP
tại một số cơng ty (tt 1)
u 

Effect có sản phẩm EFFECT-ERP (Tin học hóa tổng
thể doanh nghiệp)
u 

EFFECT-ERP có các đặc điểm

§  Quản lý khách hàng

§  Quản trò dòch vụ

§  Quản lý đơn đặt hàng

§  Kiểm tra nhân viên

§  Quản lý nhân sự

§  Visual Effect SQL 3.0

§  Quản lý trang thiết bò

§  Cơ sở dữ liệu báo
cáo
§  Quản lý công văn
giấy tờ

§  Quản lý bảo hành
§  Quản lý sản xuất

21


Tình hình triển khai ERP
tại một số cơng ty (tt 2)
u 

Fast có sản phẩm ERP Fast Business 2005.Net (Hệ thống quản
lý tổng thể doanh nghiệp) (đã hồn thành tháng 06-2004)

u 

Fast Business cho phép tự động hóa điều hành và quản lý doanh
nghiệp từ

u 

§  Q u a û n l y ù m u a §  Tính giá thành sản
hàng
phẩm
§  Q u a û n l y ù b a ù n §  Quản lý tài chính kế
hàng
toán
Hiện nay,
Fast Business
Fast Financial
chính

kế sản
§  Quản
lý gồm:
hàng
§  Phân(QL
tíchtài
kết
quả
tốn) và Fast Distribution (QL phân phối). Đầu năm 2005, Fast
tồn kho
xuất kinh doanh
Business thêm: Fast HRM (QL nhân sự) và Fast CRM (QL quan hệ
khách hàng).

22


Tình hình triển khai ERP
tại một số công ty (tt 3)
u 

LAC VIET Computing Corp có sản phẩm
Intuitive ERP
Intuitive ERP (Quản trị nguồn lực doanh nghiệp): QL
toàn diện và tích hợp các quy trình nghiệp vụ tài chính, QL
vật tư, QL sản xuất, lập kế hoạch giúp giảm giá thành, tăng
năng suất, chất lượng và kiểm soát tốt hơn trong điều hành
doanh nghiệp.
u  Intuitive ERP có các đặc điểm:
u 

u 

Hoạch định

u 

Quản lý kho và vật tư

u 

Quản lý mua hàng

u 

Quản lý bán hàng

u 

Quản lý sản xuất

u 

Kế toán tài chính
23


Kết luận và các lời khuyên
u 

Thực hiện ERP có lợi ích cho tổ chức, bằng cách
cung cấp tích hợp môi trường làm việc tốt hơn, tự
động hơn, và uyển chuyển hơn trong việc truy xuất
thông tin và vận hành.

u 

Tuy nhiên, thực hiện ERP cần nhiều vốn, nhân sự và
nguồn lực kỹ thuật.

u 

Đào tạo là nhân tố quan trọng để thực hiện HT ERP
thành công (Đào tạo từ quản lý cấp cao đến cấp
trung rồi đến cấp thấp).

24


CRM - Giá trị của khách hàng trung
thành
Có được khách hàng
trung thành, DN
thường có những lợi
điểm
• Chi phí tiếp cận thấp
• Nhạy bén với nhu cầu
của khách hàng, khả
năng giới thiệu sản
phẩmmới thành công cao

hơn
• Khai thác được những
mối quan hệ tiềm năng