CV-1715 v/v HD thực hiện HSSS trong trườngTHCS và THPT

UBND TNH QUNG NINH
S GIO DC V O TO
S: 1715 /SGD&T-GDTrH
V/v: Hng dn thc hin h thng
h s, s sỏch trong trng trung hc c s
v trng trung hc ph thụng
t nm hc 2007-2008
CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc

H long, ngy 29 thỏng 8 nm 2007
Kớnh gi: - Cỏc phũng Giỏo dc v o to;
- Cỏc trng Trung hc ph thụng.
- Cỏc Trung tõm Hng nghip v Giỏo dc thng xuyờn.
thng nht vic xõy dng, s dng v qun lý h thng h s, s sỏch theo dừi
hot ng giỏo dc trong trng trung hc c s (THCS), trng trung hc ph thụng
(THPT) v trng ph thụng cú nhiu cp hc (sau õy gi chung l trng Trung
hc), cn c iu l trng trung hc c s, trng trung hc ph thụng v trung ph
thụng cú nhiu cp hc, ban hành kèm theo Quyết định số: 07/2007/QĐ-BGDĐT ngày
02/4/2007 của Bộ trởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, S Giỏo dc v o to (GD&T)
Qung Ninh quy nh v hng dn cỏc trng trung hc thc hin mt s ni dung
nh sau:
A. QUY NH V H THNG H S, S SCH
THEO DếI HOT NG CA NH TRNG
Cỏc trng Trung hc phi cú cỏc loi h s, s sỏch sau:
I. Đối với nhà trờng:
1. Sổ đăng bộ;
2. Sổ gọi tên và ghi điểm;
3. Sổ ghi đầu bài;
4. Học bạ học sinh;
5. Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ;

6. Sổ theo dõi phổ cập giáo dục;
7. Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến;
8. Sổ nghị quyết của nhà trờng và nghị quyết của hội đồng trờng;
9. Hồ sơ thi đua của nhà trờng;
10. Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên và nhân viên;
11. Hồ sơ khen thởng, kỷ luật học sinh;
12. Sổ quản lý và hồ sơ lu trữ các văn bản, công văn;
13. Sổ quản lý tài sản;
14. Sổ quản lý tài chính;
1
15. Hồ sơ quản lý thiết bị dạy học và thực hành thí nghiệm;
16. Hồ sơ quản lý th viện;
17. Hồ sơ theo dõi sức khoẻ học sinh.
II. i vi t chuyờn mụn:
1. S k hoch t chuyờn mụn;
2. S ghi chộp sinh hot t chuyờn mụn.
III. Đối với giáo viên:
1. Giỏo ỏn (Bi son);
2. Kế hoạch dạy học bộ môn;
3. Sổ kế hoạch giảng dạy theo tuần (Sổ báo giảng);
4. Sổ dự giờ thăm lớp;
5. Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
Những loại hồ sơ, sổ sách trên bắt buộc các nhà trờng v giỏo viờn phải có đầy đủ
để theo dõi và quản lý toàn diện mọi hoạt động của nhà trờng. Việc sử dụng, bảo quản
và ghi chép thông tin vào các loại hồ sơ, sổ sách nêu trên đợc thực hiện theo quy định
hiện hành.
6. Ngoi 5 loi h s, s sỏch nờu trờn i vi giỏo viờn, S quy nh mi giỏo
viờn phi cú thờm s im b mụn ca cỏ nhõn (theo mu S ó thng nht vi Cụng
ty c phn sỏch v thit b trng hc phỏt hnh). S im b mụn ca cỏ nhõn dựng
giỳp giỏo viờn ch ng theo dừi thng xuyờn kt qu hc tp ca hc sinh, ng

thi l phng tin giỳp giỏo viờn v nh trng thc hin vic qun lý im ó cho.
7. Khuyn khớch giỏo viờn cỏc b mụn, c bit l giỏo viờn mụn Ng vn lp v
s dng s chm bi.
* Chỳ ý:
- Cỏc trng phi dựng s gi tờn v ghi im ca B GD&T ban hnh v s
im b mụn ca cỏ nhõn theo mu hng dn trờn. Vic dựng mỏy vi tớnh ghi im
ch h tr vic tớnh toỏn, ghi nh, khụng thay th hai loi s im ny.
- T nm hc 2008-2009, k hoch dy hc b mụn v s bỏo ging cú th gp
thnh mt quyn, phn u l k hoch dy hc b mụn, phn sau l phn bỏo ging
hng tun v ly tờn l: K hoch dy hc b mụn.
- i vi cỏc Trung tõm Hng nghip v Giỏo dc thng xuyờn
(TTHN&GDTX), phi lp v s dng cỏc loi h s, s sỏch cú liờn quan n vic
qun lý v t chc thc hin nhim v giỏo dc hng nghip v dy ngh ph thụng
ca n v.
B. T CHC VIC LP LI CC LOI H S, S SCH B H HNG, THT LC.
I. Quy nh chung.
1. Nh trng ch c t chc lp li cỏc loi h s, s sỏch b h hng, tht lc,
dp nỏt do b ha hon, thiờn tai, chin tranh,
2
2. Việc tổ chức lập lại hồ sơ, sổ sách phải thực hiện đúng quy trình quy định và
được sự chuẩn y của cơ quan quản lý cấp trên: Sở GD&ĐT (đối với cấp THPT),
phòng GD&ĐT (đối với cấp THCS).
3. Để lập lại hồ sơ, sổ sách, trường phải thành lập Ban tổ chức lập lại hồ sơ, sổ
sách gồm:
- Trưởng Ban: Hiệu trưởng nhà trường.
- Phó trưởng ban: các Phó Hiệu trưởng nhà trường.
- Thư kí: thư kí Hội đồng trường.
- Ủy viên: Đại diện hội đồng trường; Bí thư Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí
Minh (nếu có), Tổng phụ trách Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh (nếu có), giáo
viên chủ nhiệm, nhân viên văn phòng,…có liên quan đến hồ sơ, sổ sách cần lập lại.

4. Các hồ sơ, sổ sách lập lại của trường phải được đóng dấu theo quy định.
5. Việc lập lại hồ sơ, sổ sách phải đảm bảo nghiêm túc, chính xác, không được tùy
tiện, hình thức, gian lận,…
6. Những loại giấy tờ, sổ sách được làm căn cứ pháp lý để lập lại hồ sơ, sổ sách
của nhà trường.
- Sổ sách, hồ sơ gốc còn lại.
- Sổ gọi tên và ghi điểm.
- Sổ điểm bộ môn của năm lập lại hồ sơ.
- Bảng ghi tên ghi điểm thi tốt nghiệp, thi tuyển sinh, hồ sơ xét tốt nghiệp.
II. Những quy định cụ thể việc lập lại từng loại hồ sơ, sổ sách theo dõi hoạt động
giáo dục trong trường trung học.
1. Lập lại sổ đăng bộ:
Thành lập Ban lập lại Hồ sơ, họp và ra biên bản báo cáo cơ quan quản lý cấp
trên. Khi được phép lập lại thì thực hiện như sau:
a. Nếu sổ gốc bị mất, không còn căn cứ sao lại thì Hiệu trưởng nhà trường cho
lập sổ mới để ghi tên học sinh đang theo học ở trường, không phải sưu tầm danh sách
học sinh đã ra trường để ghi vào sổ mới.
b. Nếu sổ gốc còn có thể sao lại được thì Hiệu trưởng chỉ đạo tổ chức sao lại
những thông tin còn chính xác và ghi tên học sinh đang học vào sổ mới.
2. Sổ gọi tên và ghi điểm năm đang dạy và học:
2.1. Thành lập Ban lập lại Hồ sơ, họp và ra biên bản báo cáo cơ quan quản lý cấp
trên. Khi được phép lập lại thì thực hiện như sau:
a. Nếu sổ gốc bị mất:
- Dựa vào sổ điểm bộ môn để lập lại điểm bộ môn vào sổ ghi tên ghi điểm.
- Nếu bộ môn nào sổ điểm bộ môn bị mất thì Hiệu trưởng chỉ đạo và tổ chức
kiểm tra lại tất cả các loại điểm theo quy định hiện hành.
- Những thông tin khác được sao lại từ các giấy tờ hợp pháp có liên quan.
b. Nếu sổ gốc bị dập nát, ướt, bẩn, cháy,..thì sao lại những phần còn có căn cứ
chính xác trong sổ gốc vào sổ mới, phần đã bị cháy, bẩn,.. không thể sao chính xác
3

c thỡ thc hin theo hng dn ti mc a núi trờn. Khụng dựng giy dỏn lờn phn
thụng tin khụng c c hoc b bn ghi li thụng tin lờn giy mi dỏn ú v
khụng c ch thay mt trang ca s gi tờn ghi im.
2.2. Trỡnh kt qu vic lp li s mi cựng cỏc cn c khi thc hin c quan qun
lý cp trờn kim tra, úng du giỏp lai theo quy nh.
3. Hc b hc sinh:
3.1. Thnh lp Ban lp li H s, hp v ra biờn bn bỏo cỏo c quan qun lý cp
trờn. Khi c phộp lp li thỡ thc hin nh sau:
a. Nu hc b gc b mt:
- Cn c vo s im gc (nu cũn) lp li thụng tin cỏc nm hc ca hc
sinh. Khụng dựng s im b mụn ca cỏ nhõn lp li im trong hc b cho hc
sinh (nu nh trng khụng lu gi v qun lý s im ny).
- Phn im, phn kớ v phn nhn xột ca giỏo viờn b mụn, giỏo viờn ch
nhim hc k, nm hc no khụng cú cn c chớnh xỏc lp li hc b thỡ trng,
Hiu trng ghi lý do vo phn phờ duyt ca Hiu trng trong hc b.
b. Trng hp hc b gc vn cũn nhng b dp nỏt, bn, m, rỏch, thỡ lp li
hc b mi theo tinh thn nờu trờn. Lu hc b gc lm cn c.
3.2. Trỡnh kt qu vic lp li hc b mi cựng cỏc cn c khi thc hin c
quan qun lý cp trờn kim tra v úng du theo quy nh.
4. S ghi u bi: Nu s ghi u bi b mt, tht lc thỡ Hiu trng cho lp biờn bn
v lm li s mi, khụng cn khụi phc li s c.
5. Cỏc trng hp khỏc v nhng h s, s sỏch cũn li: khi cn lp li thỡ Hiu
trng nh trng thnh lp Ban t chc lp li h s, s sỏch hp v ra biờn bn
ngh vi c quan qun lý cp trờn gii quyt c th cho tng trng hp.
C. HNG DN GHI CHẫP V QUY NH MU MT S LOI H S, S SCH.
I. Sổ đăng bộ:
Ngay sau khi hoàn thành công tác tuyển sinh đầu năm, các trờng phải khẩn trơng
tổ chức ghi đầy đủ các cột, mục trong sổ đăng bộ của trờng theo đúng cách ghi đã hỡng
dẫn trong sổ và chậm nhất đến hết tháng 10 hàng năm phải hoàn thành. Các trờng hợp
học sinh chuyển đi, chuyển đến, thôi học trong năm học đều phải đợc ghi chép điều

chỉnh ngay trong sổ đăng bộ.
II. Sổ gọi tên và ghi điểm:
Thực hiện nghiêm túc việc sử dụng, ghi chép theo hớng dẫn trong sổ gọi tên và
ghi điểm. Đây là loại sổ đợc sử dụng thờng xuyên bởi nhiều ngời nên dễ bị h hỏng và
thất lạc, vì vậy Hiệu trởng các trờng phải có biện pháp để quản lý thật chặt chẽ. Sổ
gọi tên và ghi điểm phải đợc đóng dấu giáp lai của Sở GD&ĐT (i vi cp THPT)
và của phòng GD&ĐT (i vi cp THCS).
4
III. Học bạ học sinh.
Chậm nhất đến hết tháng 10 hàng năm, học bạ của học sinh lớp 10 và lớp 6 phải đợc
lập xong và hoàn thành việc đóng dấu của Sở GD&ĐT, ghi mã số trờng (i vi hc b lp
10); đóng dấu của Phòng GD&ĐT, ghi mã số trờng (i vi hc b lp 6).
Việc sử dụng, ghi chép học bạ học sinh thực hiện theo hớng dẫn trong sổ này.
Trong đó đặc biệt chú ý phải ghi chép đầy đủ thông tin ở các cột, mục có trong học bạ.
Những cột, mục nào không có thông tin phải đợc ghi là không . Ví dụ: mục khen th-
ởng, học sinh không có khen thởng gì thì ghi là không ; hay mục số lỗi sửa chữa, nếu
không có sửa chữa thì ghi là không ;
* Chỳ ý: S thng nht vic sa cha cỏc thụng tin (im s, kt qu xp loi,)
trong hc b hc sinh, s gi tờn v ghi im nh sau:
- Vic sa cha (nu cú) cỏc thụng tin trong hc b hc sinh, s gi tờn v ghi
im c thc hin theo hng dn trong hai loi s ny.
- Khi sa cha (nu cú), khụng cn úng du trựm lờn phn thụng tin ó sa
cha, ch cn thng kờ cỏc li sa cha vo cỏc mc c quy nh trong s v cú xỏc
nhn ca lónh o nh trng.
IV. Sổ ghi đầu bài :
Thực hiện việc ghi sổ đầu bài đều đặn theo hớng dẫn trong sổ ghi đầu bài. Nhà trờng
tổ chức huấn luyện cho các học sinh đợc giao nhiệm vụ quản lý sổ này cách ghi chép, giữ
gìn sổ trong các buổi lên lớp. Hết buổi học, sổ ghi đầu bài phải đợc bàn giao để nhà trờng
quản lý (tuyệt đối không để học sinh mang s u bi ra khi trng hc ).
V. Giỏo ỏn.

a. V giỏo ỏn, S GD&T quy nh nh sau:
- Tt c giỏo viờn lờn lp dy hc u phi cú giỏo ỏn. Khõu son giỏo ỏn úng
vai trũ quan trng trong vic quyt nh cht lng v hiu qu ca gi dy, do vy
giỏo viờn phi sp xp thi gian v u t cụng sc thớch ỏng cho khõu son bi.
- Vic s dng li giỏo ỏn ó son t nm hc trc (gi tt l giỏo ỏn c) ch
c phộp ỏp dng cho i tng giỏo viờn v giỏo ỏn t cỏc tiờu chun sau:
+ Giỏo viờn c cụng nhn l giỏo viờn dy gii cp tnh nm hc trc lin k.
+ Giỏo ỏn c c s dng li phi l giỏo ỏn ca bi dy theo chng trỡnh mi
ó c s dng ging dy ớt nht trong 3 nm hc, k t nm hc lin k tr v
trc, ng thi phi cú s b sung, iu chnh v kin thc v phng phỏp cho phự
hp vi i tng hc sinh nm hc hin ti
- Giỏo viờn cú kh nng son tho vn bn trờn mỏy vi tớnh c phộp (khụng
bt buc) son bi trờn mỏy vi tớnh. Bài soạn trên máy vi tính ngoài việc lu trữ trên các
loại ổ đĩa, giáo viên vẫn phải in ra giấy và đóng thành quyển để đáp ứng yêu cầu công
tác quản lý, kiểm tra.
5