Bài giảng Đại cương xây dựng kế hoạch chương trình - TS. BS Dương Đình Công

Đại cương xây dựng kế
hoạch chương trình
TS. BS. Dương Đình Công

MỤC TIÊU:
-

Trên thế giới, việc quản lý theo chương trình (hay theo mục tiêu) đã được Cty
General Motors của Mỹ nghiên cứu từ năm 1924 và sau đó được phát triển rất
nhanh trong thế chiến thứ II tại Mỹ và Canada và được đònh danh là phương pháp
“Hệ thống xây dựng kế hoạch, chương trình và ngân sách” (PPBS – Planning
Programming Budgeting System), trong đó chú ý việc gắn liền nhu cầu tài nguyên
vào mục tiêu. Sau này, ngày càng có kỹ thuật hỗ trợ cho quá trình sản xuất như
Vận trù học (Operational research), Kỹ thuật giám sát lượng giá chương trình
(Program Evaluation Review Technique – PERT)…
Quản lý theo chương trình không phải là quan điểm mới đối với ngành y tế
thành phố, vì trong những năm 80 vấn đề này được bắt đầu được áp dụng rộng rãi;
các từ ngữ như chương trình, mục tiêu, quản lý theo chương trình, theo mục tiêu
hay chương trình có mục tiêu ngày càng được sử dụng rộng rãi như là một sự đổi
mới.
Trách nhiệm hay nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý là phải biết xây
dựng kế hoạch, phối hợp, tổ chức thực hiện và lượng giá chương trình. Xây dựng
kế hoạch, nói chung, có thể diễn tả như chức năng chọn lựa mục tiêu, xây dựng
chính sách chiến lược, xác đònh các hành động, nguồn lực và kế hoạch thời gian để
đặt được mục tiêu nêu trên.
Xây dựng kế hoạch cần chú ý đến khâng gian và thời gian, hoàn cảnh cụ thể để
có thể xác đònh chuỗi các hành động phù hợp với môi trường trong tương lai. Nếu
xét thấy có những khó khăn trở ngại, người xây dụng kế hoạch phải thiết kế những
biện pháp thay thế, như vậy xây dựng kế hoạch chính là ra quyết đònh, do đó nó
còn đòi hỏi khả năng suy xét vấn đề phức tạp với nhiều yếu tố tương tác bên trong.

1

ĐẠI CƯƠNG:

Page

I.

Trình bày được các khái niệm và đònh nghóa về kế hoạch hóa.
Phân biệt được chương trình và dự án.
Phân tích được các loại kế hoạch.
Trình bày được các bước cụ thể của một kế hoạch.


Nhìn chung, khi một chương trình được triển khai mà có quá trình hoạch đònh
không tốt thường đưa đến những hậu quả sau đây:
- Có sự tham gia nhiệt tình nhưng hỗn loạn.
- Làm thất vọng vì bò vỡ kế hoạch nguồn lực, thời gian, không đạt mục tiêu.
- Gây sự hỗn loạn, rối rắm cho toàn bộ chương trình.
- Tìm cách quy trách nhiệm cho nhiều người.
- Phạt những người vô tội hay khen thưởng những người không tham gia.
- …

MỘT SỐ KHÁI NIỆM VÀ ĐỊNH NGHĨA:
1. Quản lý hay Quản trò (Management, gestion):
a. Đònh nghóa:
Là một khoa học nhằm tổ chức cho các công việc được thực hiện một cách trôi
chảy, để đạt được mục tiêu đề ra, trong một thời gian quy đònh.
Nói một cách đơn giản, quản lý là làm cho các hoạt động được thực hiện. Là
phối hợp hiệu quả các hoạt động, các nổ lực của cá nhân.

b. Các chức năng quản lý:
 Xây dựng kế hoạch
 Tổ chức nguồn lục
 Tiển khai thực hiện
 Chỉ đạo, quản trò
 Giám sát, kiểm tra và lượng giá.
c. Các chức năng quản lý:
 Phân tích tình hình
 Xác đònh mục tiêu
 Lựa chọn chiến lược, giải pháp
 Xây dựng kế hoạch hành động
 Tổ chức triển khai thực hiện
 Kiểm tra, giám sát

2. Lập kế hoạch hay hoạch đònh (Planning, Planification):

a. Đònh nghóa:

2

Là nhiệm vụ cơ bản của nhà quản lý, có mục đích cuối cùng (hay sản phẩm) là
thực hiện một hồ sơ văn bản tổng thể, với sự sắp xếp hợp lý, xác đònh những
phương thức hành động hay chiến lược, những quy đònh, những chương trình hành
động một cách phù hợp, hài hòa, nhằm đạt được một mục tiêu, trong một thời gian
tương đối dài.
Page

II.

 Lập kế hoạch là xác đònh một kế hoạch hành động, là phân bố nguồn lực,
cũng là xác đònh tương lai mong đợi gì (công việc của Ủy ban Kế hoạch).
VD: Kế hoạch phát triển Y tế Quốc gia đến năm 2010.
 Hoạch đònh là đề ra những nhóm công việc lớn (có thể là những chương
trình) sẽ được thực hiện trong tương lai, theo một cách thức, trình tự, tiến
độ đònh sẵn, nhằm đạt mục tiêu đã đònh (công việc của Sở Y tế). VD: Kế
hoạch hoạt động 5 năm của ngành y tế thành phố.
 Lập kế hoạch là xây dựng một chương trình tiến độ tối ưu cho việc thực
hiện các mục tiêu dựa trên cơ sở tính toán một cách đầy đủ và tối ưu về
nguồn lực hiện có và sẽ có trong tương lai (công việc của Trung Tâm Y tế
Quận/Huyện). VD: Kế hoạch thực hiện các chương trình y tế trên đòa bàn
huyện.
b. Tính chất:
 Là một thiết kế cơ bản của “ngày hôm nay” cho hoạt động “ngày mai”;
 Kế hoạch mang tính tương lai nghóa là phải gắn bó với đònh hướng, các dự
báo tương lai;
 Là một quá trình liên tục và sống động để có thể phù hợp với những thay
đổi trong thực tế.

3. Viết chương trình, thảo chương (Programming – Programmation):
- Là một bước của xây dựng kế hoạch. Một tiểu hệ thống hay hệ thống thứ
cấp, là chiến lược của kế hoạch.
- Là quá trình soạn thảo trước mục tiêu, những hành động dự kiến sẽ phải thực
hiện với những giải thích và hạn đònh thời gian thực hiện, thường từ 5 đến 10
năm.
- VD: Chương trình Truyền thông Giáo dục phòng chống HIV/AIDS, Chương
trình muối Iod, Chương trình Sức khỏe trẻ em…

Page

- Theo ngữ nguyên thì đó là một dự án, một “đơn vò” chuyên biệt mới, độc lập
nhằm thử nghiệm một sáng kiến, hay chứng minh tính hiệu quả của một biện
pháp can thiệp nào đó.
- Nhưng đề án có thể là một phần và nằm trong chương trình, có một mục tiêu
rất cụ thể, thường tương đương với mục tiêu trung gian hay chuyện biệt của
một chương trình; đề án có một thời hạn thực hiện tương đối ngắn (vài tháng
đến 1 hoặc 5 năm).
- Một chương trình có thể cần một tổ chức chính thức, như chương trình lương
thực bổ sung (PAM), còn đề án thì thường có tính hợp đồng trong một giai
đoạn. VD: Đề án bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ y tế cơ sở của
Sở Y tế.

3

4. Lập dự án, đề án, đồ án (Projecting):


- Đề án được đònh nghóa là tổng hợp một số hành động hay nhiệm vụ (tasks)
nhằm hoành thành được mục tiêu đã đề ra, có xác đònh rõ ràng thời gian bắt
đầu và kết thúc, có một kinh phí và nguồn lực giới hạn.
- VD: Đề án phá triện mạng Internet của Sở Y tế, Đề án lượng giá chương
trình CSSKBĐ Thành phố Hồ Chí Minh, Đề án mở lớp Nghiên cứu khoa học
cho cán bộ Quận Huyện, Đề án xây dựng SSSKBĐ tại Bình Phước.

Bảng: Sự khác biệt giữa chương trình và dự án
TÍNH CHẤT

CHƯƠNG TRÌNH

DỰ ÁN

Tính chất các hoạt động
Gặp sai lầm, điều chỉnh
Tiến trình huy động
Ê-kíp làm việc
Cam kết lao động
Quy trình lao động
Khó khăn, thử thách
Vòng đời có thể

Được duy trì liên tục

Có thời hạn nhất đònh

Không trả giá đắt

Phải trả giá đắt

T/t bình thường

T/t nhanh hơn

Ổn đònh

Mới, phải đào tạo

Cam kết dài hạn

Cam kết ngắn hạn

Quen thuộc

Mới lạ, chưa quen thuộc

Chỉ có ở giai đoạn đầu

Suốt quá trình dự án

Tiếp tục vô hạn đònh

Kết thúc sớm

5. Vai trò (Role) (có thể hiểu như là vò trí, đòa vò):
Là một mô hình thái độ, hành vi, động cơ và các mục tiêu, lòng tin, giá trò mà
một người nào đó phải thực hiện hay các chức năng phải thực hiện.
VD: Vai trò Giám đốc, Thầy giáo, Tu só…

6. Chức năng (Function):
Là tập hợp các hoạt động có thể mong đợi hay đòi hỏi ở một người nào đó do
vai trò hay đòa vò của họ.
VD: Chức năng quản lý, chức năng khám chữa bệnh, chức năng giảng dạy.

7. Hoạt động (activity):

Page

4

Là kết hợp các hành động hay các nhiệm vụ phải thực hiện nhằm hoàn thành
một chức năng hay để thực hiện một mục tiêu trung gian hay chuyên biệt.

VD: Chức năng quản lý, chức năng khám chữa bệnh, chức năng giảng dạy.
Như vậy một hoạt động bao gồm nhiều hành động hay nhiệm vụ. Chú ý hoạt
động là một công việc kéo dài suốt quá trình thực hiện chương trình.
VD:
- Hoạt động khám chữa bệnh, hoạt động truyền thông giáo dục sức khỏe.
- Hoạt động dự phòng, hoạt động kế hoạch hóa gia đình.


8. Nhiệm vụ (task):
Là một phần việc cụ thể nào đó phải làm, phải kết thúc trong một thời gian nhất
đònh. Tập hợp các nhiệm vụ được thực hiện là nhằm hoàn thành một hoạt động.
Nhiệm vụ có liên quan cụ thể đến một công việc phải thực hiện, thường đó là
hợp đồng giữa nhà quản lý và bên thực hiện. Nhiệm vụ được phát biểu hay diễn tả
bằng câu viết (rõ ràng, chi tiế, cụ thể) và có thể xác đònh sản phẩm cuối cùng
(output).
VD: Nhiệm vụ:
- Thông tin, tuyên truyền về KHHGĐ (trong tháng 9/2002)
- Lên dự trù, tiếp nhận trang thiết bò cho đề án X.
- Khám nội khoa trong đợt khám nghóa vụ quân sự năm 2000.
- Làm báo cáo cho đề án Y…

9. Hành động:
Là một quá trình làm, quá trình có lao động. VD: gởi thư, nhận kinh phí, khám
bệnh, phát thuốc…

CÁC LOẠI KẾ HOẠCH:
Tùy thuộc vào tiêu thức, kế hoạch có thể phân thành nhiều loại khác nhau:

1. Theo thời hạn:
- Kế hoạch dài hạn: thường được xây dựng cho 5-10 năm.

- Kế hoạch trung hạn: thường là 5 năm.
- Kế hoạch ngắn hạn: thường là 3 năm.

2. Theo phương pháp xây dựng:
- Kế hoạch cuốn chiếu, tức là lập kế hoạch cho mỗi năm đồng thời xác đònh
kế hoạch cho cả thời kỳ dài. VD: Kế hoạch 2001-2005, 2002-2006, 20032007…
- Kế hoạch “kỳ đoạn”: là xây dựng kế hoạch cho một thời kỳ, sau đó lập kế
hoạch cho thời kỳ tiếp theo. VD: Kế hoạch 2000-2005, 2006-2010.

3. Theo mức độ:

5

- Kế hoạch chiến lược: cho thời kỳ dài, mang tính tập trung cao, do cấp Lãnh
đạo lập.
- Kế hoạch chiến thuật: là kế hoạch triển khai Kế hoạch chiến lược.
- Kế hoạch tác nghiệp: là kế hoạch của nhà nước quản lý điều hành.

Page

III.


IV.

QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH:
Các bước xây dựng kế hoạch thường được mô tả là một chu trình liên tục, bắt
đầu bằng sự phân tích tình hình hiện tại của vấn đề cần giải quyết. Tất các phương
án hành động được liệt kê và được đánh giá về tính khả thi và khả năng đạt được
mục tiêu đề ra. Cuối cùng quyết đònh một giải pháp phù hợp, xây dựng chương

trình thành hoạt động. Sau đó chương trình được triển khai và bước cuối cùng là
lượng giá.

1. Kết cấu nội dung:
a. Mục tiêu:
 Trình bày các mục tiêu tổng thể, trung gian, chuyên biệt.
b. Xác đònh chiến lược, giải pháp:
Hoạch đònh chiến lược là quá trình lập kế hoạch dài hạn, thường để xác đònh
việc thực hiện các mục tiêu:
 Lựa chọn mục đích của tổ chức.
 Đònh ra chính sách và các chương trình cần thiết để đạt mục tiêu.
 Đònh ra các phương pháp thực hiện, phương thức tổ chức cần thiết để đảm
bảo các chính sách chương trình được thực hiện thành công.
c. Xây dựng các chương trình cho hành động:
Là các hoạt động cụ thể để tiến đến mục tiêu, là phương tiện hiện thực hóa các
chiến lược:
 Vạch tiến độ thực hiện mục tiêu dưới dạng chương trình, dự án cụ thể.
 Thiết lập cơ chế hoạt động trong nội bộ, bằng những chính sách, thủ tục,
nguyên tắc, quy chế…
d. Phân bố nguồn lực, dự tính hiệu quả của kế hoạch:
Tính toán các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện các chương trình và dự án.

V. QUY TRÌNH CỤ THỂ VỀ QUẢN LÝ Y TẾ:
Sau đây là quy trình của việc bảo vệ nâng cao sức khỏe của một cộng đồng, quy
trình này được bắt đầu bằng việc phân tích tình hình để tiến tới xác đònh vấn đề sức
khỏe ưu tiên cần giải quyết, có nghóa là so với quy trình lý thuyết nêu trên thì mục
tiêu tổng quát là giải quyết vấn đề sức khỏe ưu tiên của một cộng đồng nhất đònh.

Page

a. Nhận thức vấn đề qua phân tích tình hình (Conceptualization):
 Điều tra, khảo sát, phân tích tình hình.
 Xác đònh các vấn đề sức khỏe
 Xác đònh vấn đề sức khỏe ưu tiên.

6

1. Quy trình cụ thể:


1. Phân tích tình hình
Chúng ta đang ở đâu? Có VĐSK gì?

1'. Phân tích tình hình lại
Tình hình mới ra sao?

5. Lượng giá

2. Xác đònh Ưu tiên

Đến dích chưa?

4. Triển khai thực hiện

Phải giải quyết vấn đề gì?

3. Xây dựng chương trình
Chúng ta muốn gì?
làm bằng cách nào?

b. Xây dựng chương trình:
 Xác đònh hệ thống mục tiêu
 Phân tích nguyên nhân
 Chiến lược, giải pháp và hành động (Kế hoạch hành động)
 Xác lập nguồn lực: (Kế hoạch kinh phí…)
 Lòch thực hiện: (Kế hoạch thời gian)
 Giám sát lượng giá (Kế hoạch lượng giá)
c. Triển khai thực hiện: điều động nguồn lực:
 Tổ chức thực hiện.
 Chỉ đạo giám sát thực hiện.
d. Lượng giá:
 Lượng giá toàn bộ chương trình.
 Ra quyết đònh ngưng, sửa đổi, tiếp tục chương trình

Bước 1-2-3
Bước 4-5-6
Bước 1-2-3-4-5-6
Tất cả 8 bước

Page

Chẩn đoán cộng đồng (Community Diagnosis)
Soạn thảo chương trình (Progamming)
Xây dựng kế hoạch (Planning)
Quy trình quản lý kế hoạch, chương trình (Prog. Management

7

2. Tên gọi:

Xác đònh các vấn đề sức khỏe

Dự kiến tiến độ và lòch thực hiện

Tổ chức triển khai thực hiện

Quy trình quản lý kế hoạch, chương trình

Xác đònh hành động, nguồn lực

Soạn thảo chương trình

Xác đònh hệ thống mục tiêu

Xây dựng kế hoạch

Chọn VĐSK ưu tiên

Chẩn đoán cộng đồng

Phân tích tình hình

Lượng giá

PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO CHƯƠNG
TRÌNH HAY ĐỀ ÁN:
Phần chẩn đoán cộng đồng sẽ được đề cập riêng, do đó ở đây chỉ tập trung vào
việc soạn thảo chương trình hay đề án vì đó là cộng việc thường xuyên và cụ thể.
Công việc này đòi hỏi thành lập một nhóm ít nhất 4-5 người với thời gian 2 tháng

nếu là chương trình; 2-3 người với thời gian 1 tháng nếu là dự án.
Chương trình đề án có thể phát xuất từ yêu cầu của các cấp trên như Sở Y tế,
các trung tâm chuyên khoa, các chương trình của Bộ Y tế, cũng có thể do đề nghò
của Ủy ban Nhân dân Quận/Huyện, hay do chính các Trung tâm Y tế đề ra theo
yêu cầu bảo vệ, nâng cao sức khỏe của đóa phương.

Khi bắt đầu xây dựng chương trình, đề án thông thường người quản lý phải thu
thập càng nhiều càng tốt các tài liệu, số liệu cần thiết liên quan đến mục đích, mục
tiêu, dân số, tài nguyên… của chương trình.

8

1. Thu thập tài liệu về chương trình:

Page

VI.


Tài liệu pháp lý về chương trình như văn bản xác đònh nội dung yêu cầu công
việc phải thực hiện (SOW – Statement of Work) hay có thể là một Hợp đồng
(CSW), hay đơn giản hơn là những hành động yêu cầu thực hiện (WBS – Work
Breakdown Structure) cùng với những thông tin ban đầu như mục tiêu mong muốn,
thời hạn (thời gian bắt đầu và kết thúc) cũng như một số mốc thời gian quan trọng,
một số chi tiết kỹ thuật, khả năng kinh phí có thể có. Tóm lại đây là những thông
tin đặt hàng.
Đây là giai đoạn quan trọng, vì vậy người quản lý phải chắc chắn rằng các từ
ngữ được hiểu rõ ràng, đúng như cấp đặt hàng mong muốn.

2. Xác đònh lại mục tiêu:

Với mục tiêu tiếp nhận được, người quản lý phải soạn và viết lại hệ thống các
mục tiêu cho thật rõ ràng, phù hợp với tình hình cụ thể, để có thể thông báo cho tất
cả những người tham gia, và để có thể từ đó xác đònh các hành động hay nhiệm vụ.

3. Xác đònh chiến lược, giải pháp và các hành động hay nhiệm vụ:
Đây là giai đoạn quan trọng, vì nó giúp cho:
- Toàn bộ chương trình được diễn tả bằng tổng những hoạt động.
- Xây dựng kế hoạch thời gian.
- Xác đònh chi phí, ngân sách.
- Kế hoạch quản lý, theo dõi giám sát chương trình.

4. Xác đònh nguồn lực (Kế hoạch kinh phí...):
Theo danh sách các nhiệm vụ, thực hiện các bảng nhu cầu về nhân sự, trang bò,
vật chất và kinh phí. Cụ thể như: Nhu cầu và tổ chức nhân sự; danh sách trang thiết
bò…

5. Lòch thực hiện (Kế hoạch thời gian...):
Để giúp cho việc quản lý các hành động hay nhiệm vụ được đưa vào sơ đồ
mạng lưới hay kỹ thuật PERT, tính tổng thời gian, xác đònh đường tới hạn… Và sử
dụng biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ thực hiện các nhóm hành động.

6. Giám sát lượng giá (Kế hoạch lượng giá):
Xây dựng kế hoạch giám sát, xác đònh những chỉ số lượng giá, tổ chức phân
công và triển khai thực hiện ngay từ đầu chương trình.

Harold Kerzner, Project Management, John Wiley and sons, New York, 1997: 1180.
Bộ Y tế, Tổ chức Y tế Thế giới, Quản lý Y tế, NXB Y học, Hà Nội 2001: 225.
Remigio D. Mercado, Tài liệu về Quan lý hệ thống Y tế, NXB Y học, 1994: 340.
Michael C. Thomsett, Cẩm nang về quản lý dự án, Trung tâm Thông tin KHKT hóa chất, Hà Nội
1997: 252.

Page

1)
2)
3)
4)

9

TÀI LIỆU THAM KHẢO: (hiện có tại khối bộ môn SKCĐ)


Page

10

5) Maurice Hamon, Quản lý theo dự án, Viện nghiên cứu quản lý Kinh tế trung ương, Hà Nội, 1996:
188.
6) Vũ Công Tuấn, Quản trò dự án. NXB Tp. HCM 1999: 230.
7) Andrew Green, An Introduction to Healthe Planning in Developing Countries, Oxford 1995: 303.
8) Raynald Pineault – Carole Daveluy, La planification de la sante, editions Nouvelles 1995: 477.
9) Rosemary McMahon, Cho cán bộ đương nhiệm, NXB Y học, 1992: 478.
10) Dương Huy Liệu, Trương Việt Dũng, Nâng cao năng lực điều hành, NXB Y học 2000:25.
11) Nguyễn Ngọc Lâm, Kỹ năng quản lý dự án, Khoa phụ nữ học, Đại học mở bán công 1998: 154.
12) Nguyễn Thò Liên Điệp, Quản trò học, Khoa Quản trò kinh doanh, Đại học Kinh tế 1993: 273.