Bài giảng Microsoft Excel 2003 - Nguyễn Trung Kiên

MICROSOFT EXCEL 2003
Lecturer: Nguyễn Trung Kiên
Email:


 I. CÁC HÀM THÔNG DỤNG

Nguyễn Trung Kiên ­  

2


Các hàm cơ bản trong Excel
 Hàm : là công cụ để thực hiện các phép tính từ 
đơn giản đến phức tạp trên bảng tính
Các hàm thông dụng :
 Hàm tham chiếu
 Hàm thống kê
 Hàm logic
 Hàm toán học
 Hàm kí tự
 Hàm ngày tháng

 = <tên hàm>(<Các đối số>)
Nguyễn Trung Kiên ­  

3


1.Các nhóm hàm thống kê
1.Hàm tính tổng (SUM)

 Chức năng: Tính tổng các giá trị nằm trong đoạn ô 
n1 đến n2
 Cú pháp :      SUM(n1:n2)  SUM(A1:A10). 
    2.Hàm tính giá trị TB (AVERGE) 
 Chức năng: tính trung bình cộng các giá trị
 Cú pháp =AVERAGE(n1:n2)  tính TB cộng các 
giá trị từ ô n1 đến ô n2
Nguyễn Trung Kiên ­  

4


Các nhóm hàm thống kê
3. COUNT 
 Chức năng : đếm các giá trị số trong vùng
 Cú pháp : 
= COUNT(địa chỉ vùng)
4. Tìm giá trị lớn nhất (MAX)
Cú pháp = MAX(n1:n2)
5. Tìm giá trị nhỏ nhất (MIN)
Cú pháp :
= MIN(n1:n2)
Nguyễn Trung Kiên ­  

5


2. Nhóm hàm số học
a. Hàm ABS :

Chức năng : lấy giá trị tuyệt đối
Cú pháp : ABS(<BT số>)
b. Hàm SQRT : lấy căn bậc 2
c. Hàm INT : lấy phần nguyên của biểu thức số
d.Hàm Round : làm tròn số
Cú pháp : Round(<BT số>, số các chữ số cần làm tròn) 
Ví dụ : ROUND(9.765,1) kết quả là 9.8
e. Hàm Mod (số chia, số bị chia) lấy giá trị dư của phép 
chia

Nguyễn Trung Kiên ­  

6


e. Hàm RANK(a,b,c)
 Chức năng : Xếp vị thứ theo độ lớn
 Cú pháp : RANK(a,b,c)
 a: Giá trị số cần xếp hạng
 B : địa chỉ danh sách các giá trị cần xếp hạng
 C =0 hoặc bỏ qua xếp tăng dần
 C khác 0 xếp giảm dần
 Chú ý : Địa chỉ vùng danh sách giá trị là địa chỉ 
tuyệt đối

Nguyễn Trung Kiên ­  

7

3. Nhóm hàm kí tự văn bản
  Hàm LEN
 Chức năng : Lấy độ dài của chuỗi
 Cú pháp : =LEN(chuỗi hoặc địa chỉ ô)
 Ví dụ : LEN(“TIN HOC”)  kết quả là 7
 Hàm LEFT
 Chức năng : lấy n kí tự bên trái chuỗi
 Cú pháp : =LEFT(<chuoi>,n)
 Ví dụ : =LEFT(“TIN HOC”,3) kết quả là TIN
Nguyễn Trung Kiên ­  

8


Nhóm hàm kí tự văn bản
 Hàm RIGHT
 Chức năng : lấy n kí tự bên phải chuỗi
 Cú pháp : =RIGHT(<chuoi>,n)
 Ví dụ : =R IGHT(“TIN HOC”,3) kết quả là HOC
 Hàm LOWER
 Chức năng : chuyển các kí tự thành chữ thường
 Cú pháp : =LOWER(chuỗi)
 Hàm UPPER
 Chức năng : chuyển các kí tự thành chữ HOA
 Cú pháp : =UPPER (chuỗi)
Nguyễn Trung Kiên ­  

9

Nhóm hàm kí tự văn bản
 Hàm MID:  
Chức năng: Dùng để tách chuỗi, MID(chuỗi nguồn, vị trí 
bắt đầu tách, vị trí kết thúc tách)
 Cú pháp: MID(“Cong nghe thong tin”,1,6)
 Hàm trim:  
Chức năng: Dùng để cắt các ký tự trắng
Cú pháp : Trim(“trung tam   cntt ”)
 Hàm Concatenate 
 Chức năng: Dùng để cộng chuỗi ký tự
Cú pháp: (“nguyen”, “”, “Trung”,””,”Kien”) 
Nguyễn Trung Kiên ­  

10


4. Nhóm hàm điều kiện
Hàm IF


Chức năng 

     Lấy một giá trị thoả mãn điều kiện trong biểu thức có 
nhiều giá trị để lựa chọn tham gia vào việc ghi chép 
hoặc tính toán trong ô kết quả.


Cú pháp :
=IF(btlogic, giatri1,giatri2)
Btlogic đúng hàm trả lại giá trị 1

Btlogic sai hàm trả lại giá trị 2

Nguyễn Trung Kiên ­  

11


Nhóm hàm điều kiện
Hàm SUMIF 
 Chức năng : tính tổng giá trị các ô trong vùng 2 tương ứng với 
vùng 1 thoả mãn điều kiện
 Cú pháp : SUMIF(vùng1, điều kiện,vùng2)
 Vùng 1: chứa điều kiện mà ta xét
 Vùng 2 : vùng cần tính
 Điều kiện : biểu thức đặt trong dấu “”
Hàm COUNTIF 
 Chức năng : Đếm các giá trị trong vùng thoả mãn điều kiện
 Cú pháp :    =COUNTIF(vùng cần xét, điều kiện)

Nguyễn Trung Kiên ­  

12


5. Nhóm hàm logic
  Hàm AND
Chức  năng  :  hội  các  biểu  thức  Logic  cho  kết 
quả True khi tất cả các biểu thức Logic đề bằng 
True.
Ví dụ : AND(2<3,5<9) kết quả TRUE

 Hàm OR
Chức  năng  tuyển  các  biểu  thức  Logic  cho  kết 
quả  TRUE  khi  một  trong  các  biểu  thức  Logic 
bằng TRUE

Nguyễn Trung Kiên ­  

13


6. Nhóm hàm ngày tháng
 Hàm TODAY() : trả về ngày tháng hiện tại
 Các hàm lấy thành phần của ngày tháng
• YEAR(bt Date)  lấy ra năm
• Month(bt Date)  lấy ra tháng
• Day(bt Date)  lấy ra ngày

Nguyễn Trung Kiên ­  

14


7.Nhóm hàm tìm kiếm
a.
Hàm VLOOKUP (tìm theo cột)
Chức năng : thực hiện tìm giá trị cần tìm ở cột đầu tiên trong vùng đối 
chiếu và lấy ra giá trị tương ứng ở cột chỉ định tham gia vào việc 
ghi chép và tính toán.
Cú pháp: = VLOOKUP(a,b,c,d)
a : giá trị cần tìm tại cột đầu của bảng tham chiếu

b : bảng tham chiếu
c: số thứ tự cột mà ta cần lấy giá trị
d : cách tìm có 2 giá trị 

D=0 tìm kiếm chính xác

D khác 0 hoặc bỏ qua : cách tìm tương đối, trong trường hợp
này cột đầu tiên trong vùng dữ liệu tham chiếu phải sắp xếp
tăng dần
 Chú ý : dữ liệu trong vùng tham chiếu phải dùng địa chỉ tuyêt đối

Nguyễn Trung Kiên ­  

15


b. Hàm HLOOKUP(tương tự)
 Chức năng: Thực hiện tìm giá trị cần tìm ở dòng 
đầu  tiên  trong  vùng  đối  chiếu  và  lấy  ra  giá  trị 
tương ứng ở dòng chỉ định tham gia vào việc ghi 
chép hoặc tính toán
 Cú pháp:
       =HLOOKUP(<Giá trị tìm>,chiếu>,<Cột cần lấy>)

Nguyễn Trung Kiên ­  

16

Định dạng dữ liệu
a. Lớp Number
 Định dạng các ô chứa số ngày tháng
 Category : các kiểu dữ liệu khác nhau : số,
ngày tháng, %...
 Sample : quan sát

Nguyễn Trung Kiên ­  

17


Định dạng dữ liệu
b.Lớp Alignment 
 Định dạng căn chỉnh, dóng ô chứa số và ngày tháng
 Horizonal : căn lề theo chiều ngang của ô (phải, trái, 
giữa) 
 Vertical : căn lề theo chiều dọc ô
 Wrap text ngắt dòng khi văn bản tới lề ô
 Merge cells : nhập các ô thành một ô
 Shink to fit : co kí tự cho vừa kích thước ô
 Orientation : hướng của dữ liệu

Nguyễn Trung Kiên ­  

18


Định dạng dữ liệu
C. Lớp FONT

 Định dạng kiểu Font, cỡ chữ
D. Lớp Border
 Tạo đường viền và kẻ lưới
 Style : chọn kiểu đường
 Color : Màu đường
 Outline : Đường viền ngoài
 Inside : Đường kẻ lưới
 Chú ý : có thể sử dụng biểu tượng Border trên thanh công cụ
e. Lớp Patterns 
 Tạo mầu nền của ô

Nguyễn Trung Kiên ­  

19


Vẽ biểu đồ
 Chọn  vùng  dữ  liệu  cần  tạo  bảng  :  vào  menu  Insert  / 
Chat hiển thị hộp thoại  Chart Wizard­ Step 1 of 4­ Chat 
type imục này chứa các mẫu cần về biểu đồ.
 Nhấn Next : hiện Step 2 of 4 : trong hộp thoại này cho 
dạng đồ thị ban đầu và đồ thị gồm 2 lớp.
 Lớp Range : chứa dữ liệu vẽ biểu đồ
 Lớp  Seres  :  chọn  tên  biểu  đồ  chuỗi  số,  các  nhãn  cho 
trục X
 Nhấn Next ra bước 3 : 
 Chart title : tiêu đề biểu đồ
 Thuyết minh trục X
 Thuyết minh truc Y
Nguyễn Trung Kiên ­  

20


Hiệu chỉnh biểu đồ
 Nháy chuột vào biểu đồ cần hiệu chỉnh
 Di chuyển biểu đồ : nháy chuột giữ tay đến khi 
con  trỏ  chuột  biến  thành  dấu  chữ  thập  thì  kéo 
chuột di chuyển biểu đồ đến vị trí mong muốn
 Nháy chuột phải lên biểu đồ : chọn Chart Option 
 xuất hiện hộp thoại Chart Option cho ta hi ệu 
chỉnh

Nguyễn Trung Kiên ­  

21


Sắp xếp danh sách
 Nhằm sắp xếp danh sách theo một tiêu chuẩn nào đó : 
ví dụ như họ tên, thu nhập..
 Cách làm :
 Chọn danh sách : vào Menu : Data / Sort xuất hiện cửa 
sổ Sort
 Sort by : chọn tiêu chuẩn sắp xếp
 Then by : sắp xếp dữ liệu sau khi dữ liệu đã sắp xếp 
theo tiêu chuẩn Sort by
 Ascending : sắp xếp tăng dần
 Descending : sắp xếp giảm dần
Nguyễn Trung Kiên ­  

22


Tìm kiếm lọc dữ liệu
 Menu Data/Filter

 Mục đích: Lấy ra những bản ghi, thông tin thoả 
mãn điều kiện nhất định.
 Có thể lọc theo 2 cách:
 AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc
 Advanced Filter…: người sử dụng tự định
điều kiện lọc.

Nguyễn Trung Kiên ­  

23


Lọc dữ liệu dùng AutoFilter
 Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường
 Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên 
thả xuống của hộp danh sách
 Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:
 All: để hiện lại mọi bản ghi
 Top 10…: các giá trị lớn nhất
 Custom…: tự định điều kiện lọc
 Các giá trị của cột

Nguyễn Trung Kiên ­  

24


Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)
 Nếu  chọn  Custom…  sẽ  hiện  hộp  thoại  Custom 
AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
VD:  Lọc  những  bản 
ghi  thoả  mãn  số 
lượng  SP  bán  ra 
trong  tháng  1  nằm 
trong 
khoảng 
(120,400]

Nguyễn Trung Kiên ­  

25