Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 8 - Theo dõi dữ liệu và giám sát dự án

Quản trị dự án 
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT ­ Đại học Kinh doanh và 
Công nghệ Hà Nội


Lộ trình môn học
 Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án
 Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)
 Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án
 Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc
 Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch
 Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực
 Bài 7: Quản lý chi phí dự án

 Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án


Bài 9: Ôn tập và kiểm tra


BÀI 8
THEO DÕI DỮ LIỆU VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN


Nội dung chính
















Khái niệm và quy trình giám sát dự án
Khái niệm Baseline
Thiết lập Baseline
Khái niệm Status Date
Thiết lập Status Date
Cập nhật trạng thái Task trên toolbar
Cập nhật trạng thái Task đúng tiến độ
Cập nhật task bằng Form 
Cập nhật dữ liệu dự án bằng Table \ 
Tracking
Sử dụng Baseline
Tổng hợp các tính năng lọc
Kết hợp lọc+nhóm+đánh dấu
Lọc tự động và sắp xếp
Các cấp hiển thị








Phương pháp giám sát Earned Value
Bài toán ví dụ
Tính BCWS, BCWP, ACWP trong MSP
Tính SPI, CPI trong MSP
Báo cáo Earn Value


Giám sát và điều chỉnh dự án






Giám sát dự án là công tác thu 
thập, đo lường các dữ liệu dự án 
nhằm đánh giá tình trạng hoàn 
thành công việc, nhân công và chi 
phí tiêu hao.
Mục tiêu của giám sát dự án là tìm 
ra các sai lệch (variance) về năng 
suất, chất lượng, kết quả so với kế 
hoạch.
Các sai lệch sẽ là cơ sở để xác 
định các vấn đề cần giải quyết 
nhằm điều chỉnh cho dự án đạt 
được các mục tiêu đã đề ra

Quy trình giám sát dự án


Giám sát dự án với MSP
Lập kế hoạch
Cân đối nguồn lực và chi phí
Thiết lập Baseline
Thiết lập Status Date
Cập nhật số liệu thực tế dự án

1.
2.
3.
4.
5.






1.
2.

Baseline

% Hoàn thành công việc
Ngày công thực tế

Thời gian bắt đầu kết thúc thực tế
% sản phẩm hoàn thành
Chi phí thực tế

Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch
Báo cáo tình hình dự án
Status Date


Khái niệm Baseline


Baseline là một bản ghi (ảnh chụp) các 
công việc, phân công, nguồn lực, lịch 
trình của dự án tại một thời điểm



Dữ liệu trong Baseline sẽ được dùng 
để so sánh các biến động hiện tại của 
dự án so với kế hoạch tại thời điểm 
trước đây



Baseline là công cụ cơ sở để giám sát 
và đánh giá các thay đổi trong dự án so 
với một thời điểm trong quá khứ (thời 
điểm chốt baseline)



Người ta thường thực hiện chốt 
baseline kế hoạch dự án sau khi bản 
kế hoạch được trao đổi và thống nhất 
với các bên.


Thiết lập Baseline
Thiết lập Baseline vào một 
trong 11 “ô” sẵn có của MSP

“Chụp” / ghi dữ 
liệu toàn dự án 
hoặc chỉ ghi các 
công việc được 
chọn

Xóa bỏ Baseline


Khái niệm Status Date


Status Date là ngày theo dõi trạng thái dự 
án



Được thiết lập để theo dõi tiến độ dự án, 

cho hệ thống biết thời điểm giám sát dự án 
là ngày nào



Các số liệu thực tế nhập vào sẽ được tính 
là số liệu đến ngày Status Date



Status Date ảnh hưởng đến các tính toán 
tự động của MSP và được đặt mặc định là 
ngày hiện tại

Tab Project \ Status Date


Thiết lập Status Date
1

4

5
2

3

7

6

8

9


Cập nhật trạng thái công việc




Cập nhật bằng nút bấm trên Ribbon
Cập nhật bằng Form
Cập nhật trạng thái task đúng tiến 
độ theo Status Date

Cập nhật tình trạng hoàn 
thành

Tạm hủy công việc 
% hoàn thành

Cập nhật việc 
có phát sinh
Ngày công thực tế

Mọi việc đúng hạn 
đến ngày 22/5
Cập nhật đúng hạn mọi 
công việc đến một thời 

điểm

Việc đúng lịch

Ngày công 
còn lại
Ngày bắt đầu/kết 
thúc thực tế


Cập nhật dữ liệu thực tế dự án bằng 
Table \ Tracking 
Thời gian bắt đầu 
thực tế

% hoàn thành 
công việc (tính 
theo giờ làm)

Ngày 
công 
thực tế

Chi phí 
thực tế

Giờ 
công 
thực tế
Thời gian KẾT 

THÚC thực tế

% hoàn thành công việc 
tính theo sản phẩm

Ngày 
công 
Còn lại


Sử dụng Baseline


Baseline có thể sử dụng với 
Tracking Gantt để xem xét các sai 
lệch trực quan



Baseline cũng được sử dụng trong 
các Variance Table hoặc Form cập 
nhật cho biết nội dung kế hoạch 
chốt lần cuối 



Các số liệu đã chốt trong Basline 
cũng được thể hiện trong các báo 
cáo và là cơ sở để tính sai lệch

Kế hoạch ban đầu lưu 
trong Baseline

Kế hoạch hiện tại

View \ Tables \ Variance


Các tính năng View hỗ trợ giám sát 


Highlight




Filter




Đánh dấu các công việc cần chú ý giải 
quyết trên bảng danh sách côngviệc

Đánh dấu các công việc cần chú ý

Lọc 
công việc, 
nguồn lực

Lọc các công việc và nguồn lực, chỉ hiển 
thị các công việc, nguồn lực theo tiêu chí 
đã định

Group by


Hiển thị toàn bộ các công việc, nguồn 
lực nhưng nhóm theo các tiêu chí đã định 
giúp quản lý và giám sát dễ dàng

Nhóm các công việc, nguồn lực


Các tiêu chí Lọc và Đánh dấu


















Active Tasks

Lọc các công việc đang có hiệu lực thực hiện
Completed Tasks

Lọc các công việc đã hoàn thành
Critical

Các công việc trọng yếu trên đường Găng
Date Range…

Các công việc trong khoảng thời gian
Incompleted Tasks

Lọc các công việc chưa hoàn thành
Late tasks

Các công việc bị muộn
Milestones

Lọc riêng các điểm mốc của dự án
Task With Estimated Duration

Lọc công việc có thời gian ước lượng…
Using Resource 

Lọc các công việc theo một nguồn lực

Tạo Lọc và Đánh dấu tùy biến
Xóa lọc
Tạo lọc

Danh sách lọc
Hiển thị lọc tự động

Xóa đánh dấu
Tạo đánh dấu
Danh sách đánh dấu


Các tiêu chí Nhóm


Active v. Inactive








Nhóm theo các điểm mốc dự án

Priority




Nhóm theo số ngày công và mức ưu tiên

Milestones




Nhóm theo số ngày công

Duration and Priority




Nhóm riêng việc trọng yếu và không trọng yếu (Găng, không găng)

Duration




Nhóm riêng việc theo kiểu ràng buộc

Critical




Nhóm riêng việc đã xong, chưa xong

Constraint Type




Nhóm riêng việc đặt lịch tự động / bằng tay

Complete and Incomplete Tasks




Nhóm riêng công việc hiện tại và việc tạm hủy

Auto Schedule v. Manually Scheduled

Nhóm theo mức ưu tiên

Resource


Nhóm theo nguồn lực sử dụng


Bài tập kết hợp lọc + nhóm + đánh dấu
TT

Bài tập

1

Hãy lọc ra các công việc chưa hoàn thành

2

Đánh dấu các công việc gần xong (> 70% complete)

3

Lọc các công việc sử dụng “Bàn xoay”, “Thợ nặn”, “Thợ vẽ”

4

Đánh dấu các công việc có chi phí > 3 triệu

5

Lọc các công việc bắt đầu trong tuần đầu tháng 5

6

Nhóm các công việc theo ngày thực hiện

7

Nhóm các công việc theo % hoàn thành & chi phí (cao ­> thấp)

Đáp án


Sắp xếp các công việc


by Start Date




by Finish Date




Xếp theo giá trị ưu tiên

by Cost




Xếp theo ngày kết thúc

by Priority




Xếp theo ngày bắt đầu

Xếp theo chi phí

by ID


Xếp theo mã


Lọc, nhóm và sắp xếp tự động
1
Sắp xếp TĂNG DẦN theo các 
giá trị trên cột hiện tại
Sắp xếp GiẢM DẦN theo các giá 
trị trên cột hiện tại

Xóa LỌC tự động đang áp 
dụng theo cột hiện tại

NHÓM theo các giá trị trên cột 
hiện tại
2
3

Gỡ bỏ NHÓM theo các 
giá trị trên cột hiện tại


Các cấp hiển thị



+/­ 
Ẩn hiện các công việc chi tiết
All Subtasks
 Hiện tất các các cấp công việc
Outline Level X
 Hiển thị các công việc đến cấp X







Phương pháp giám sát Earned Value
Baseline


Earned Value là phương pháp giám sát dự 
án bằng định lượng dựa trên chi phí



Hoạt động của dự án thực hiện nhiều/ít  
chi phí phát sinh nhiều/ít => thông qua 
giám sát chi phí kế hoạch, chi phí theo sản 
phẩm hoàn thành và chi phí thực tế sẽ 
giám sát được tiến độ dự án



Dự án được coi là đạt tiến độ nếu lịch trình 
và chi phí đạt các mục tiêu ban đầu đặt ra

Status Date


Dự án X1000 ­ may áo gửi Trường Sa


May gia công 1000 áo lính



Thời gian thực hiện: 10 ngày



Chi phí dự án: 100.000 / 1 thợ / 1 
ngày & sử dụng 10 thợ. 


Chi phí: 1 triệu/ngày



Tổng chi phí: 10 triệu

Lộ trình dự án X1000
Sản lượng dự kiến

Chi phí theo lịch trình dự kiến – PV – BCWS
Chi phí thu được theo sản phẩm dự kiến: 10.000 / áo EV – BCWP
Giám sát dự án vào
cuối ngày thứ 3

PV – BCWS = 3 triệu
EV – BCWP = 2 triệu (200 áo x 10.000 đ)
AC – ACWP = 2.3 triệu (bảng theo dõi)

Hết ngày thứ 3 số sản phẩm làm ra 200/300 = 67% so với dự định
Chỉ số đánh giá lịch – SPI = BCWP/BCWS = 0.67
Làm ra 200 cái áo, tiêu 2.3 tr, chi phí thực tiêu lớn hơn dự kiến
Chỉ số đánh giá chi phí – CPI = BCWP/ACWP = 0.87