Bài giảng Microsoft excel - Khoa Công nghệ thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

MICROSOFT EXCEL




Tổng quan về MS Excel

1
Nội dung phần này:
Làm quen với Excel
Thao tác với workbook
Thao tác với worksheet
Thao tác với ô và vùng
Sử dụng các phím tắt

“Làm quen với Excel 2010” tôi giới thiệu tới
các bạn về Excel 2010 với những đặc trưng
mới. Giới thiệu cách khởi động và vận hành
Excel 2010 trong môi trường Windows 7.
Kèm theo đó là chi tiết về màn hình làm việc
chính, hệ thống phím tắt, các Menu chính.

Microsoft Excel

2


1. Làm quen với Excel

Thanh công cụ Ribbon
Home: Chứa các nút lệnh: cắt, dán, sao
chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có
sẵn,..
Insert: Chứa các công cụ dùng để chèn
bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, v.v…,
vào bảng tính.
Page Layout: Chứa các lệnh sử dụng
trong việc hiển thị bảng tính và thiết lập
in ấn.
Formulas: Cung cấp công cụ cho công
việc chèn công thức, đặt tên vùng
(range), theo dõi công thức, điều khiển
cách tính toán của Excel.
Data: Các nút lệnh trao đổi với dữ liệu
Review: Chứa các lệnh kiểm tra lỗi
chính tả, thêm chú thích,...
View: Chứa các lệnh thiết lập chế độ
hiển thị của bảng tính (phóng to, thu
nhỏ, chia màn hình,…).


1. Làm quen với Excel
Làm việc với nhiều bảng tính
Bạn tạo ra nhiều bảng tính với các chủ đề khác nhau để phù hợp với nhu cầu riêng, thỉnh
thoảng bạn cần tìm kiếm dữ liệu từ nhiều hơn một bảng tính bằng cách chọn Swith
Windows trong Menu View. Bạn cũng có thể sắp xếp các bảng tính theo cách khác nhau.
Chuyển đổi giữa các bảng tính
1 Click Menu View.
2 Click Switch Windows.

3 Chọn bảng tính muốn hiển thị.

Sắp xếp các bảng tính
1 Click Menu View.
2 Click Arrange All.
3 Chọn kiểu sắp xếp tương ứng.
4 Click OK.


1. Làm quen với Excel
Phóng to, thu nhỏ bảng tính
Phóng to, thu nhỏ
1 Click Zoom In để tăng 10% kích thước cửa sổ.
2 Điều chỉnh Zoom Slider để đạt kích thước phù hợp.
3 Click Zoom Out để thu nhỏ 10% kích thước cửa sổ.

Phóng to, thu nhỏ theo kích thước định sẵn
4 Click Menu View.
5 Click Zoom.
6 Chọn kích thước phù hợp.
7 Click OK.

Thuật ngữ cần nhớ
Workbook:
Một workbook có thể chứa nhiều sheet, do vậy có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với
nhau chỉ trong một tập tin.
Mỗi workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.

Worksheet:
Có khi được gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu.

2. Thao tác với Workbook
Mở file Excel đã có sẵn
Mở file Excel

Tạo file Excel 2010
1 Click File

1 Click File

2 Click New

2 Click Open.

3 Xem các mẫu dựng sẵn

3 Tìm đường dẫn đến thư mục chứa file

4 Chọn mẫu dựng sẵn

4 Chọn file muốn mở

5 Click nút Create

5 Click nút Open

Sử dụng phím tắt: Ctrl + N

2. Thao tác với Workbook
Lưu trữ bảng tính Excel
Lưu bảng tính

Đóng bảng tính và thoát khỏi chương trình Excel
Đóng bảng tính

1 Click trên thanh Quick Access.

1 Click Office Button

2 Click Office Button

2 Click Close

3 Click Save.

Lưu bảng tính với tên mới

Thoát khỏi Excel:
3 Click nút Close.

2 Click Office Button
4 Click Save As.
5 Chọn nơi lưu trữ file
6 Đặt tên cho file mới
7 Click Save để lưu file

Nếu file của bạn chưa được lưu trữ trước khi thoát hoặc
có cập nhật chưa lưu, Excel sẽ hỏi bạn có muốn lưu trữ

những thay đổi này không?
A: Đồng ý lưu trữ cập nhật sau cùng
B: Không đồng ý (giữ nguyên như lần lưu trữ trước)
C: Tiếp tục làm việc với bảng tính hiên thời


3. Thao tác với Worksheet
Sao chép, thêm mới, xóa Worksheet
Sao chép Worksheet
1 Click chuột phải vào Worksheet muốn sao chép.
2 Chọn nhãn Move or Copy..
3 Chọn vị trí muốn đặt Worksheet
4 Tick vào ô Create a copy.
5 Click OK.

Xóa Worksheet
1 Click chuột phải vào Worksheet muốn xóa
6 Chọn Delete.

Tạo Worksheet mới
1 Double Click vào tiêu đề một Worksheet bất kỳ
2 Chọn Insert…
3 Chọn Worksheet.
4 Click OK.

Microsoft Excel


3. Thao tác với Worksheet
Ẩn/Hiện Worksheet

Ẩn Worksheet
1 Double Click vào tiêu đề một Worksheet
muốn ẩn.
2 Chọn Hide.

Hiển thị lại Worksheet đã bị ẩn
1 Double Click vào tiêu đề một Worksheet
bất kỳ.
2 Chọn Unhide.
3 Chọn Worksheet muốn hiển thị lại.
4 Click OK.

Microsoft Excel


3. Thao tác với Worksheet
Các thao tác với Worksheet
Trong phần này, chúng tôi giới thiệu tới các bạn cách quản lý các trang bảng tính (sheet)
của mình. Các thao tác cơ bản như: tạo mới, di chuyển, đổi tên, chọn bảng tính sẽ được
giới thiệu bên dưới.
Xem và lựa chọn các Worksheet
1 Click vào tên của sheet muốn hiển thị

Đổi tên Worksheet
1 Double Click vào sheet muốn đổi tên và
gõ tên mới

Di chuyển vị trí các sheet
1 Double Click vào sheet muốn di chuyển
và kéo sang phải hoặc sang trái

2 Dừng lại theo vị trí chỉ dẫn như mong
muốn

Microsoft Excel


4. Thao tác với ô và vùng
Lựa chọn vùng dữ liệu
Việc lựa chọn một nhóm các ô dữ liệu – vùng dữ liệu, được thực hiện khi bạn cần thiết
phải copy, định dạng, thay đổi cỡ chữ …v.v. của vùng dữ liệu đó.

1

Chọn vùng dữ liệu liên tục
1 Đưa trỏ chuột đến ô đầu tiên trên cùng của vùng lựa
chọn.
2 Click và kéo đến ô dưới cùng bên phải của vùng lựa
chọn.

Chọn vùng dữ liệu không liên tục

2

1 Đưa trỏ chuột đến ô đầu tiên trên cùng của vùng lựa
chọn.
2 Click và kéo đến ô dưới cùng bên phải của vùng lựa
chọn giữ phím Ctrl.

1

2

3 Đưa trỏ chuột đến ô đầu tiên trên cùng của vùng tiếp
theo.
4 Click và kéo đến ô dưới cùng bên phải của vùng này.

Chọn vùng dung bàn phím: Shift + các mũi
tên, Ctrl+A

3
Microsoft Excel

4


4. Thao tác với ô và vùng
Chọn nhiều dòng/cột liên tục

1 Đưa trỏ chuột đến tiêu đề của dòng/cột đầu tiên. Tiêu đề cột
2 Click và kéo đến tiêu đề của dòng/cột cuối cùng.

Bạn có thể giữ phím Shift, rồi click vào tiêu đề
dòng/cột đầu tiên và tiêu đề dòng/cột cuối cùng để
chọn nhiều dòng/cột liên tục.
Chọn nhiều dòng/cột không liên tục

Tiêu đề dòng

Giữ phím Ctrl
Click chuột vào tiêu đề của dòng/cột đầu tiên kéo đến tiêu đề của dòng/cột cuối cùng của vùng đầu tiên, Nhả

chuột
Click vào tiêu đề dòng/cột đầu tiên của vùng tiếp theo kéo đến tiêu đề của dòng/cột cuối cùng của vùng tiếp
theo.


4. Thao tác với ô và vùng
Cắt, sao chép, dán dữ liệu
Trong quá trình làm việc với Excel, những chức năng được chúng ta sử dụng nhiều là:
cắt, sao chép, dán dữ liệu.
v

v

v

Cắt dữ liệu
ü

1 Lựa chọn vùng dữ liệu cần cắt.

ü

2 Click menu Home.

ü

3 Click nút Cut (hoặc Ctrl + X).

Sao chép dữ liệu
ü

1 Lựa chọn vùng dữ liệu cần sao chép.

ü

2 Click menu Home.

ü

4 Click nút Copy (hoặc Ctrl + C).

Dán dữ liệu dữ liệu
ü

1 Lựa chọn vùng dữ liệu cần sao chép.

ü

2 Click menu Home.

ü

5 Chọn vùng dữ liệu cần dán dữ liệu.

ü

6 Click nút Paste để dán dữ liệu (hoặc Ctrl + V).


4. Thao tác với ô và vùng

Thao tác với ô dữ liệu, hàng, cột
Phần này chúng tôi sẽ giới thiệu tới các bạn các thao tác với ô dữ liệu, hàng, cột: Thêm,
sửa, xóa một ô dữ liệu; thêm, bớt hàng/cột.
Thêm một ô dữ liệu vào Worksheet
1 Click chuột tại vị trí cần thêm.
2 Click Office Button.
3 Chọn nút Insert
4 Chọn Insert Cell
5 Chọn cách chuyển vị chí ô dữ liệu hiện thời
6 Click OK
Di chuyển vùng dữ liệu
1 Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển.
2 Đưa trỏ chuột ra bên rìa của vùng dữ liệu đã
chọn.
3 Kéo vùng dữ liệu được chọn đến vị trí mới
Xóa ô dữ liệu
1 Chọn vùng dữ liệu cần xóa.

ü

4 Chọn Delete Cell.

2 Click Office Button.

ü

5 Chọn cách dồn dữ liệu sau khi xóa ô hiện

3 Chọn nút Delete

Microsoft Excel

thời.
ü

6 Click OK.


5. Sử dụng phím tắt
Các phím tắt thông dụng
1. Một số phím tắt ngầm định của Excel, để thực thi bạn cần ấn đồng thời tổ hợp 2 phím
(để copy ấn Ctrl+C).
2. Các phím tắt thời gian thực, bắt đầu bằng cách ấn phím Alt trên bàn phím (bấm xong
nhả).
Các phím tắt tương ứng sẽ hiện lên trên Robbin, bạn ấn các phím tương ứng để thực hiện các chức năng
tương ứng .
VD: để copy: chọn Home > click ; sử dụng phím tắt: ấn Alt nhả > ấn H nhả > ấn C.
Để quay trở lại ấn phím ESC.


Bài tập thực hành 1: Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel
Tạo một file đặt tên là Baitap_Excel_1
Soạn thảo 3 sheet: TT_Chung, TT_Nhansu, TT_Hocsinh. Các ô nhập liệu (Tên trường,
Mã trường,..) đặt màu nền xanh nhạt. Sau khi soạn thảo xong hãy bỏ chế độ hiển thị lưới
(Gridlines). Nội dung các sheet được mô tả như sau:
Sheet "TT_chung


Bài tập thực hành 1: Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel
Sheet "TT_Nhansu"

Bài tập thực hành 1: Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel
Sheet "TT_Hocsinh": Đổi màu nền các khu vực để dễ nhìn


Làm việc với dữ liệu trong Excel

2
Nội dung phần này:
Nhập liệu và hiệu chỉnh
Định dạng
Tìm kiếm và thay thế dữ liệu
Sắp xếp và lọc dữ liệu

Trong bài học này, bạn sẽ học cách nhập và
sửa đổi dữ liệu Excel, di chuyển dữ liệu trong
một bảng tính, tìm và thay thế dữ liệu hiện
có, sắp xếp và lọc dữ liệu.

Microsoft Excel

19


1. Nhập liệu
Nhập dữ liệu
1 Click vào ô muốn nhập dữ liệu.
2 Gõ nội dung, kết thúc bằng ấn phím Enter.

2

1

Nhập dữ liệu với ngắt dòng
1 Click vào ô muốn nhập dữ liệu.
2 Gõ nội dung muốn hiển thị trên dòng đầu tiên, ấn Alt + Enter để
thêm dòng mới
3 Gõ nội dung dòng tiếp theo, kết thúc bằng ấn phím Enter.

Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn
cách phần thập phân.

1

2

Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu
’ trước dữ liệu đó.

3


1. Nhập liệu
Chèn ký hiệu đặc biệt
1 Chọn Menu Insert.

3

2

1

2 Click ký hiệu Symbol.
3 Chọn tab Symbols.
4 Chọn Font chữ.

5

5 Chọn ký tự đặc biệt cần chèn.
6 Click Insert
7 Kết thúc bấm Cancel.

4
6

7


1. Nhập liệu
Điền dữ liệu tự động
Khi bạn cần lập danh sách mặt hàng gồm hàng trăm mặt hàng khác nhau với cột số
thứ tự tăng dần từ 1 đến hết. Nếu chúng ta nhập từng số thứ tự, quả thật tốn rất nhiều
thời gian.
v

1

Điền dữ liệu tự động
ü

1 Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên muốn điền vào các dòng.

ü

2 Đưa trỏ chuột vào phía dưới cùng bên phải ô đầu
tiên, sau đó kéo xuống ô dưới cùng của vùng muốn
điền.

v

2

Điền dữ liệu tự động một chuỗi giá trị
ü

1 Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên.

ü

2 Nhập dữ liệu vào ô thứ 2.

ü

3 Chọn vùng dữ liệu gồm ô thứ nhất và ô thứ 2.

ü

4 Đưa trỏ chuột vào phía dưới cùng bên phải của vùng

3

1
2

dữ liệu, sau đó kéo xuống ô dưới cùng của vùng muốn
điền.

4


1. Nhập liệu
Các kiểu dữ liệu
Khi nhập dữ liệu cho các ô trong bảng tính, chúng ta cần chú ý đến kiểu dữ liệu để việc
tính toán sau này được chính xác. Các kiểu dữ liệu chính mà Excel hỗ trợ: Dữ liệu văn
bản, kiểu số, ngày tháng, thời gian,… v.v.
Dữ liệu văn bản

Dữ liệu số

Dữ liệu ngày tháng


2. Định dạng
Định dạng chung: Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy
cập trong nhóm Home của thanh Ribbon

Cỡ chữ

Kẻ khung

Khi cần các định dạng phức tạp hơn ta sử dụng hộp thoại Format Cells được trình bày ở
tiếp theo


2. Định dạng
Chọn Home / nhóm Cells /
Format / Format Cells…
Tab Number: định cách hiển
thị số

Kiểu 
hiển thị 
số

Khung 
xem 
trước

Tab Alignment: định cách
chỉnh vị trí dữ liệu

Số chữ 
số thập 
phân

Tab Font: định font chữ

Sử dụng ký 
hiệu ngăn 

cách hàng 
nghìn

Tab Border: định đường kẻ
viền các ô
Tab Fill: Đặt màu nền
Protection: Bảo mật dữ liệu
Cách hiển thị 
số âm