Bài giảng Tài liệu hướng dẫn sử dụng Powerpoint - ThS. Nguyễn Đăng Tỵ

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
SỬ DỤNG

POWERPOINT

TRUNG TÂM TIN HỌC ĐẠI HỌC KHXH & NV
Giảng viên chính: ThS. NGUYỄN ĐĂNG TỴ 


NỘI DUNG
I. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ỨNG DỤNG
II. TẠO MỘT TRANG BÁO CÁO (SLIDE)
III. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO SLIDE
IV. TẠO LIÊN KẾT ĐỘNG GIỮA CÁC SLIDE
V. IN CÁC SLIDE RA MÁY IN


I. KHỞI ĐỘNG & THOÁT
Có nhiều cách khởi động một ứng dụng trong môi 
trường Windows:
1. Từ Shortcut Bar, chọn ứng dụng Microsoft 
PowerPoint.
2. Từ Menu Start, chọn Run, gõ lệnh Powerpnt [ [­s] 
<tên file .ppt>] rồi Enter.
3. Từ Menu Start, chọn Program Files\Microsoft 
Office\Power point .
4. Tạo Icon trên Desktop liên kết với chương trình 

“c:\Program Files\Microsoft Office\ Office\Powerpnt.exe”.

1.1. GIAO DIỆN I
Khi mới khởi động, màn hình PowerPoint có d
ạng:
PowerPoint

Chọn “Blank Presentation” để tạo mới, hoặc “Open 
An Existing Presentation” để mở file đã có.


1.2. GIAO DIỆN II

Khi chọn “Blank Presentation”, một màn hình 
với 1 trang trắng xuất hiện:


1.3. CÁC THÀNH PHẦN MÀN HÌNH SLIDE
Công cụ định dạng (Formatting)

Cửa sổ mục lục

Hệ thống chức năng (Menu)

Cửa sổ nội dung Slide

Công cụ vẽ hình (Drawing)


1.3.1. CÁCH SỬ DỤNG CÁC THANH CÔNG CỤ
Hầu  hết  các  công  cụ  văn  phòng  của  Microsoft  đều  có  4 
thanh công cụ thông dụng nhất:  Menu, Standard, Formatting 

và Drawing, trong đó thanh Menu luôn luôn được hiển thị.
1.Thanh chức năng hệ thống (Menu):
Thanh Menu bao gồm các chức năng chính nhau:
File: Các chức năng cơ bản về file (tập tin) như: Tạo mới 
1 file ­ New; Mở file đã có ­ Open; Lưu file lên đĩa ­ Save; Lưu 
file với tên khác –  Save As;  Đóng file đang làm việc ­  Close; 
Thiết lập kích thước trang –  Page Setup;  In file ra máy in – 
Print; Thoát khỏi ứng dụng – Exit.
Edit: Các chức năng cơ bản trong soạn thảo / hiệu chỉnh 
như: Chép vào bộ  đệm –  Copy; Dán và văn bản –  Paste; Xóa 
bỏ –  Cut; Hủy bỏ thao tác –  Undo; Lặp lại thao tác –  Redo; 
Tìm kiếm – Find; Thay thế chuỗi – Replace; 


(Tiếp theo)
View:  Cách  hiển  thị  file  như:  Normal  ­  Xem  từng  trang; 
Slide  Sorter  ­  Sắp  xếp  các  trang;  Slide  Show  ­  Trình  chiếu; 
Ruler  ­  Thước  đo...  Quan  trọng  nhất  là  chức  năng  con 
Toolbars ­ Hiển thị để chọn/bỏ thanh công cụ.
Insert:  Chèn  thêm  trang,  hay  các  đối  tượng  khác  như  ký 
hiệu­Symbol  ;  Số  trang­Slide  number;  Tranh  ảnh­ClipArt; 
Chữ  nghệ  thuật­WordArt;  Phim  ảnh­Movies;  Bảng­Table; 
Biểu đồ­Chart; ...
Format:  Định  dạng  Slide,  bao  gồm  đặt  Font  chữ­Font; 
Khoảng cách  đoạn/dòng­Line Spacing; Gióng le à­ Alignment; 
Đổi  chữ  hoa/thường  ­  Change  case;  Chọn  màu  nền­
Background; Mẫu nền Slide­Template; Màu sắc ­Color...


(Tiếp theo)

Tools: Các công cụ hỗ trợ như: Sửa tự  động­AutoCorrect; 
Phát hiện và sửa lỗi chính tả/văn phạm­Spelling & Grammar, 
... Và các tùy chọn khác­Options.
Slide Show: Bao gồm các chức năng cơ bản về việc thiết 
lập hiệu  ứng­Animation; Cách chuyển dịch  Slide­Transition; 
Thao  tác  khi  chiếu­Slide  Action;  Tạo  nút  chức  năng­Action 
Buttons; ...
Window: Các chức năng về cách sắp xếp các cửa sổ hiển 
thị file.
Help: Hướng dẫn sử dụng và công cụ tự  động phát hiện 
và hiệu chỉnh văn bản – Detect & Repair. 


(Tiếp theo)
2. Thanh chuẩn  (Standard): Bao gồm các nút chức năng thay 
thế  cho  một  số  thao  tác  chọn  và  thực  hiện  các  chức  năng 
con  của  Menu.  Hình  dạng  của  thanh  công  cụ  chuẩn  như 
dưới đây:
Lần lượt các nút chức năng từ trái qua: Tạo mới file ppt; 
Mở  file ppt đã có; Lưu file lên đĩa; Gửi  Slide qua E­Mail; In 
Slide ra máy in; Kiểm tra lỗi chính tả­Spelling; Cắt/xóa văn 
bản;  Sao  chép  vào  bộ  đệm­Copy  to  Clipboard;  Dán  từ  bộ 
đệm  vào  Slide­Paste;  Sao  chép  định  dạng­Format  Painter; 
Hủy  bỏ  các  thao  tác  đã  làm­Undo;  Làm  lại  thao  tác  đã  hủy 
bỏ­Redo;  Tạo  liên  kết­Hyperlink;  Đường  viền­Borders; 
Thêm  bảng­Insert  Table;  Vẽ  biểu  đồ­Chart;  Thêm  trang 
trắng  mới­New  Slide;  Mở  rộng  văn  bản  cửa  sổ  trái;  Hiển 
thị  của  sổ  mục  lục  theo  Font  của  Slide;  Phóng  to/thu  nhỏ­
Zoom.

(Tiếp theo)
3. Thanh định dạng văn bản  (Formatting): Bao gồm các nút 
chức  năng  định  dạng  dữ  liệu  trên  Slide.  Hình  dạng  của 
thanh công cụ chuẩn như dưới đây:
Các  chức  năng  lần  lượt  từ  trái  qua  là:  Đặt  Font;  Đặt  kích 
thước­Size;  Đặt  kiểu  dáng­Style  (Bold­Đậm,  Italic­Nghiêng, 
Underline­Gạch  chân,  Shadow­Có  bóng  mờ);  Căn  trái­Left 
Alignment;  Căn  giữa­Center;  Căn  phải­Right;  Đánh  số/ký 
hiệu đề mục­Bullets & Numbering; 
4.  Thanh  vẽ  hình  (Drawing):  Bao  gồm  công  cụ  để  vẽ  đoạn 
thẳng, hình chữ nhật, hình Ellipse, ...
5. Các Thanh công cụ khác có thể được chọn bởi chức năng:
\View\Toolbars như trong Slide sau: 
\View\Toolbars


(Tiếp theo)


1.3.2. MỘT SỐ LƯU Ý

 Các  Slide  bài  giảng  nên  được  viết  chữ  đen 
trên  nền  trắng,  hoặc  chữ  trắng  trên  nền  xanh 
đậm  để  tạo  màu  tương  phản  –  màu  này  rất 
thích hợp cho các báo cáo khoa học.
 Tiêu đề chính (Title) nên có kích thước chữ  
(size) từ 30 đến 44.
 Tiêu đề phụ (Subtitle) nên có kích thước chữ 
nhỏ hơn, khoảng 24 đến 32.

 Chữ trong trang chi tiết (Text) có kích thước 
từ 16 đến 28 (tùy theo font chữ).


1.4. TRÌNH CHIẾU THỬ MỘT BÁO CÁO
TRONG QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO

Cách 1: Vào Menu View, chọn chức năng Slide Show, 
hoặc nhấn phím F5.(luôn luôn chiếu từ Slide đầu)


(Tiếp theo)
Cách  2:  (chiếu  từ  Slide  hiện  tại).  Bấm  trỏ  Mouse 
vào nút chức năng có hình như chiếc ly ở góc trái 
dưới của màn hình soạn thảo – phía dưới có ghi 
chú “Slide Show” (như hình dưới đây).

Trong  khi  trình  chiếu  có  thể  sử  dụng  các  phím  điều 
khiển sau đây:
. Home: Về Slide đầu tiên     . End: Về Slide cuối cùng
.   : Lên Slide trước.
    .   : Xuống Slide sau.
. Esc: Thoát, trở về soạn thảo Slide đang chiếu


1.5. MỘT VÍ DỤ VỀ BÁO CÁO KHOA HỌC

HIỆU QUẢ SỬ DỤNG MẠNG
MÁY TÍNH TRONG CƠ
QUAN VÀ DOANH NGHIỆP

&
MỘT SỐ VÍ DỤ


1.6. KẾT THÚC
  Nếu  đang  trình  chiếu,  hãy  nhấn  phím  Esc  để  trở  về 
cửa sổ soạn thảo.
  Đóng cửa sổ thiết kế / trình chiếu thông qua nút chức 
năng  “Close”  ở góc  phải  trên của cửa  sổ, hoặc  nhấn tổ 
hợp phím Alt­F4.
 Cách khác: Vào Menu File, chọn Exit.
Lưu  ý:  Nếu  đang  hiệu  chỉnh  Slide  (Edit  Slide),  thì  trước 
khi  kết  thúc,  máy  sẽ  hỏi  có  cần  ghi  lại  những  thay  đổi 
hay không. Chọn “Yes” nếu muốn ghi lại.


II. TẠO MỘT SLIDE
2.1 CHỌN BỐ CỤC (LAYOUT) CỦA SLIDE.


(Tiếp theo)
Có 12 dạng bố cục (Layout) cho một trang  Slide. Mỗi 
bố  cục  có  một  ý  nghĩa  riêng,  do  đó  nó  có  cách  sử  dụng 
riêng. Tùy từng ngữ cảnh của bài viết mà chọn loại bố 
cục cho phù hợp.
Để chọn một trong số 12 bố cục của  PowerPoint chỉ 
cần  bấm  trỏ  Mouse  vào  hình  vẽ  tương  ứng  rồi  nhấn 
phím Enter, hoặc bấm trỏ Mouse vào nút OK.
Trang  dưới  đây  sẽ  trình  bày  chi  tiết  ý  nghĩa  và  cách 
sử dụng từng loại Layout đã cho.

Ý NGHĨA, CÁCH DÙNG MỖI DẠNG LAYOUT
Dạng 1: (Title Slide): Dùng cho báo cáo có các 
tiêu  đề  (tít)  lớn  với  các  mục  tiêu  đề  con.  Phù 
hợp  với  trang  mục  lục  của  chương,  hoặc  giới 
thiệu tóm tắt một vấn đề.
Dạng  2:  (Bulleted  List):  Dùng  cho  trang  báo 
cáo  có  nhiều  đề  mục  con.  Phù  hợp  với  trang 
mục  lục  của  chương,  hoặc  giới  thiệu  tóm  tắt 
một vấn đề.
Dạng  3:  (2  column  text):  Dùng  cho  trang  báo 
cáo  cần  chia  văn  bản  thành  2  cột  để  đối  sánh, 
hoặc  để  tận  dụng  khoảng  trống  của  trang 
Slide.


(Tiếp theo)
Dạng  4:  (Table):  Dùng  cho  trang  báo  cáo  có 
dạng bảng, như báo cáo thống kê, chẳng hạn.
Dạng  5:  (Text  &  Chart):  Dùng  cho  trang  báo 
cáo có minh họa với một biểu đồ (hoặc đồ thị).
Dạng 6: (Chart & Text): Tương tự như dạng 
5, tuy nhiên, vị trí của biểu  đồ  được  đặt ngược 
lại.Dạng  7:  (Organization  Chart):  Dùng  để  trình 
bày trang sơ đồ tổ chức, hay chức năng quản lý 
của một đơn vị.
Dạng 8: (Chart): trình bày một  đồ thị, phản 
ảnh  tiến  độ,  cơ  cấu,  hoặc  tỷ  trọng  các  thành 
phần so với tổng thể v.v….

(Tiếp theo)
Dạng  9:  (Text  &  ClipArt):  Trang  báo  cáo  có 
hình ảnh minh họa ở bên phải.
Dạng  10:  (ClipArt  &  Text):  Trang  báo  cáo  có 
hình ảnh minh họa ở bên trái.
Dạng 11: (Title Only): Dùng trang này cho tiêu 
đề của báo cáo.
Dạng 12: (Blank): Một trang trắng, không có 
tiêu  đề,  người  sử  dụng  có  thể  thiết  kế  trang 
Slide một cách tùy ý.


(Tiếp theo)
Khi mới tạo một  Slide bằng tiếng Việt Bạn thường 
thấy  xuất  hiện  đường  răng  cưa  màu  hồng  dưới  chân 
các  từ.  Điều  này  cũng  dễ  hiểu,  bởi  vì  Bạn  đang  viết 
tiếng Việt, không phải tiếng Anh nên bộ phận kiểm tra 
phát  âm  (từ  vựng)  của  Power  Point  cho  rằng  đó  là  lỗi 
chính tả,  như trong ví dụ sau:


(Tiếp theo)

Hãy tắt bộ kiểm tra chính tả bằng cách:
\Tools\Options\Spelling  and  Style\xóa  bỏ  dấu  ở  ô  vuông 
Check Spelling as you type.

Xóa bỏ dấu 

Check này


(Tiếp theo)
Có thể Bạn lại thấy không đọc được tiếng Việt bên 
cửa  sổ  mục  lục.  Hãy  bấm  vào  nút  chức  năng  “Show 
Formatting” trên thanh công cụ chuẩn (Standard):

Hãy bấm vào nút có 
chữ A/A này