Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo Văn bản pháp luật - Phần 2

Vân đê 4
SOẠN THÀO VẰN BẢN HÀNH CHÍNH
Xin chào các anh/chị học viên!
Chúng tôi rất hân hạnh được trao đổi với các anh/ chị vấn đề 4 của môn
Kỹ thuật soạn thảo Văn bản pháp luật - vấn đề soạn thảo văn bản hành chính;
vấn đề này gm ba phần:
- Phần ì. Khái niệm văn bản hành chính;
- Phần li. Thủ tục, trình tự ban hành văn bàn hành chính;
- Phần III. Soạn thảo hình thức và nội dung của văn bản hành chính.
Mục tiêu chung
Nghiên cứu vấn đề này, anh/ chị có thể hiểu được những vấn đề cơ băn đế
soạn thào hoàn chinh văn bán hành chính.
Mục tiêu cụ thể
- Nêu được khái niệm văn bản hành chính , và phân biệt được văn bản
hành chính với Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bàn áp dụng pháp luật;
- Trình bày được đặc điểm của văn bàn hành chính;
- Xác định được thẩm quyền ban hành văn bản hành chính;
- Làm rõ được các thù tục, trình tự ban hành văn bản hành chính;
- Phân tích được những yêu cầu cùa Nhà nước vê cách thức trình bày hình
thức cùa văn bản hành chinh;
- Hiêu và vận dụng được cách thức soạn thảo nội dung của văn bàn hành chính.
Chúc các anh/chị đạt kết quả tốt!
ì. KHÁI NIỆM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Khái niệm
Nhà nước ra đời xuất phát từ nhu cầu quan lý xã hội. Nhà nước là chu thề
có quyên lực to lớn trons quàn lý xã hội hiện nay, thực hiện chức năng quan lý
nhà nước đối với mọi lĩnh vực khác nhau của đời sổng xã hội. Đê thực hiện
chức nănc quan lý đôi với xã hội cùa mình. nhà nước ban hành rất nhiêu loại
146

văn bản khác nhau như Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bàn áp dụng pháp
luật và văn bản hành chính... Các loại văn bản này được gọi với tên chung là
văn bàn quàn lý nhà nước.
Văn bàn quàn lý nhả nước là phương tiện quan trọng để áp đặt ý chí Nhà
nước lên các đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý đã đề ra. Thông
qua các văn bản này, ý chí nhà nước được thể hiện, được truyền đạt tới tất cả
các cá nhân, tổ chức có liên quan và được áp đặt lên toàn xã hội.
Văn bản quản lý nhà nước có rất nhiều loại như Văn bàn quy phạm pháp
luật, Văn bản áp dụng pháp luật, văn bản hành chính (thông dụng)... Trong đỏ,
vãn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến
thực tiễn quàn lý Nhà nước. Tuy nhiên, dưới góc độ nghiên cứu khoa học cũng
như thực tiễn, hiện nay còn có nhiều quan điểm chưa thong nhất về khái niệm
văn bản hành chính, cụ thể nhu sau:
Theo quan điểm cùa các tác già đề cập trong Tập bài giảng Văn bản và
soạn thảo văn bản cùa Trường Đại học Luật Hà Nội năm 1996 [trang 143] thì
văn bản hành chính bao gm các loại sau: Hiến pháp, luật, pháp lệnh..; thông
báo, thông tư, chỉ thị, nghị quyết, quyết định... là những thông báo cùa cấp trên
xuống cấp dưới; đơn từ, báo cáo, biên bản... là những văn bản, giấy tờ giao dịch
giữa cấp trên và cấp dưới; hợp đng, hóa đơn, biên nhận... là những văn bản
giao dịch giữa các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội với nhau và giữa các cá
nhân với cơ quan nhà nước hay tổ chức xã hội; Các văn bản ngoại giao: công
hàm, hiệp định, công ước... là những văn bản giao dịch giữa quốc gia này với
quốc gia khác hay với một tổ chức quốc tế. Như vậy, theo quan điểm của các
tác giả này thì văn bản hành chính đng nghĩa với văn bàn quàn lý nhà nước.
Cách quan niệm như vậy là quá rộng đối với văn bản hành chính, bời những
văn bàn này chủ yêu là những văn bản dùng đê giao dịch giữa các cơ quan, cá
nhân, tổ chức trong quá trình quàn lý nhà nước mà ít nhiều không mang ý chí
áp đặt như một số văn bản được các tác giả này liệt kê như Hiên pháp, luật... là
những Văn bản quy phạm pháp luật hay những văn bàn là nguôn của Luật quốc
tể như công ước, hiệp định...

Trong khi đó, có quan niệm cho rằng văn bản hành chính lại bao gm:
Văn bàn pháp quy: là những văn bản dưới luật thuộc phạm trù lập quy. chứa
đụng các quy tắc xứ sự chung nhằm thực hiện và cụ thể hóa văn bàn dưới luật,
được áp dụng nhiêu làn trong thực tế cuộc sống do các cơ quan tron!; hệ thống
hành pháp và quán lý nhà nước ban hành và sứa đối theo thâm quyền của từng
cơ quan nhất định như nghị quyết, nghị định của Chính phủ; quyết định, chi thị
147


của Thủ tướng Chính phủ; quyết định, chi thị, thông tư của Bộ trưởng... (hiện
nay, theo Luật Ban hành văn bản quy pháp luật năm 2008 là nghị định của
Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phù, thông tư của Bộ trưởng...);
Văn bản áp dụng (văn bản cá biệt) là văn bản có các hình thức như văn bản
pháp quy, nhưng chi chứa đựng các quy tắc xử sự riêng thuộc thẩm quyền cùa
từng cơ quan ban hành như nghị định hoặc quyết định thành lập một cơ quan
thuộc Chính phủ, thuộc Bộ, ủy ban nhân dân; Quyết định bổ nhiệm, khen
thưởng, kỷ luật một đơn vị, một cá nhân; Quyết định giải quyết một công việc
cụ thể...; Văn bản liên quan là văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
hoặc giữa cơ quan nhà nước với các đoàn thể cấp tuông đương phôi hợp với
nhau nhằm quyết định hoặc hướng dẫn giải quyết một vấn đề nào đó như nghị
quyết liên tịch, thông tư liên bộ, công văn liên ngành...; Văn bản hành chính
thông thường (vãn bản hành chính) là những văn bản mang tính thông tin quy
phạm của Nhà nước, nhàm thực thi các văn bản pháp quy giải quyết những tác
nghiệp nghiệp vụ cụ thể của hoạt động quản lý; thông tin, báo cáo phản ánh tình
hình lên cấp trên; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra cấp dưới; trao đổi, giao
dịch, liên hệ công việc với các cơ quan, đơn vị khác; thông tin, ghi chép những
công việc thuộc nội bộ cơ quan, đơn vị. Cách quan niệm này của hai tác giả có
phần hẹp hơn so với cách quan niệm cùa các tác giả Trường Đại học Luật Hà
Nội vừa nêu. Tuy nhiên, trong cách quan niệm này các tác giả vẫn đề cập đến
các văn bàn được xếp vào loại Văn bản quy phạm pháp luật (các vãn bản được

cơ quan hành chính ban hành thuộc phạm trù lập quy) như nghị định, nghị
quyết cùa Chính phù... hay cả những Văn bàn áp dụng pháp luật (văn bàn cá
biệt) cũng được xếp vào văn bản hành chính. Nêu xem các loại văn bàn này và
vãn bản hành chính là một sẽ không hợp lý cả về mặt lý thuyết nghiên cứu cũng
như thực tiễn.
Hiện nay, quy định của pháp luật hiện hành như tại Thông tu
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trinh bày văn bản, theo quy định tại Điều 61 Nghị định
24/2009/NĐ-CP thì văn bàn hành chính bao gm văn bàn hành chính thông
dụng và Văn bàn áp dụng pháp luật (văn bản cá biệt) và trong nội dung Nghị
định 110/2004/NĐ-CP cũng đề cập đến, quyết định (cá biệt), chì thị (cá biệt)
cũng được xếp vào loại văn bản hành chính. Ngoài ra. Thõng tư
55/2005/TTLT-BNV-VPCP cũng đã xác định rõ vãn bản hành chinh do cơ
quan hành chính nhà nước, người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính Nhà
nước, các tô chức chinh trị - xã hội ban hành còn bao gm: thòng cáo. thông
báo, chương trình, ke hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bàn. tờ trình hợp
148


đng, công điện, giấy chúng nhận, giấyủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu,
giấy nghi phép, giấy đi đường, giấy biên nhận h sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển...
Như vậy có thể thấy, văn bản hành chính ở đây lại bao gm cà văn bàn hành
chính thông dụng và Văn bản áp dụng pháp luật. Trong giáo trình này quan
niệm văn bản hành chính chi là vãn bản hành chính thông dụng.
Từ những phân tích trên, có thể đưa ra khái niệm về văn bản hành chính
như sau: Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điểu hành
nhằm thực thi các Văn bàn quy phạm pháp luật hoặc dùng đế giải quyết các
công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đoi, ghi chép công việc...
cùa cơ quan nhà nước; Văn bàn hành chính bao gôm nhiêu hình thc văn bàn
khác nhau, điển hình là thông cáo, thông báo, biên bản, công văn, công điện,

giấy đi đường, giấy nghi phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi... mà không bao gồm
cả quyết định (cá biệt) và chi thị (cá biệt).
Qua nghiên cứu, xem xét, đánh giá trên đây, văn bàn hành chính có một
số đặc điểm sau:
Th nhất, về nguồn gốc ra đời, văn bản hành chính có nguồn gốc hình
thành từ thực tiễn, xuất phát từ nhu cầu thực tế cùa hoạt động quản lý nhà nước
mà không phải từ quy định của pháp luật. Đây là điểm khác biệt cơ bản với
Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản áp dụng pháp luật về ngun gốc hình
thành, bời Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản áp dụng pháp luật luôn luôn
được ban hành bời chủ thể có thẩm quyền do pháp luật quy định. Chi một số
chủ thế nhất định mà không phải tất cà chủ thể quản lý Nhà nước được pháp
luật trao quyền ban hành Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản áp dụng pháp
luật, ví dụ như Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật quy định Thủ tướng
Chính phủ có thẩm quyền ban hành Văn bàn quy phạm pháp luật dưới hình
thức quyết định; Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính năm 2002, sửa đổi, b
sung năm 2007 quy định chù tịch Uy ban nhân dân cấp xã ra quyết định xử phạt
vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm hành chính như gây rối trật tự công
cộng... Tuy nhiên, đối với văn bản hành chính, không quy định nào của pháp
luật đề cập đen việc cho phép cơ quan nhà nước hay cá nhân cụ thể có thẩm
quyền ban hành công văn, thõng báo, báo cáo - là những hình thức cơ bàn của
văn bàn hành chính - mà mới quy định về hình thức và kỹ thuật trình bày,
những nội dung cơ bản của văn bản đó; hướng dẫn về quy trình ban hành văn
bản. Chính vì vậy, hiện nay, văn bàn hành chính được ban hành bời tất cả các
chủ thế quản lý nhà nước, bao gm các cơ quan nhà nước, người đứng đầu cơ
quan nhà nước, cán bộ, công chức.
149


Th hai, nội dung của văn bản hành chinh là truyền đạt thông tin quản ụ,
ghi nhận các sự kiện thực tế để phạc vụ và đáp ng yêu cầu của quản lý nhà

nước. Do đó, văn bản hành chính không chứa đụng các quy tắc xử sự chung
như Văn bàn quy phạm pháp luật hay mệnh lệnh cụ thể (quy tắc xử sự cá biệt)
trong Văn bản áp dụng pháp luật. Chẳng hạn, trong công văn đôn đốc, cấp trên
đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ đã giao và đốc thúc cấp đuối hoàn thành
nhiệm vụ kịp tiến độ đã đề ra mà không đưa ra những chi thị cụ thể (đưa ra
mệnh lệnh, yêu càu bắt buộc cấp dưới phải thực hiện theo) như trong chi thị...
Th ba, văn bàn hành chính được sử dụng đề hỗ trợ cho việc thực hiện
Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bàn áp dụng pháp luật, mà không có cơ
chế bào đàm thực hiện các nội dung được nêu trong loại văn bàn này. Đây là
sự khác biệt rõ nét của văn bản hành chính với Văn bản quy phạm pháp luật và
Văn bản áp dụng pháp luật. Bời xuất phát từ nội dung cùa văn bản hành chính
thuần túy dùng để truyền đạt thông tin quản lý, ghi nhận các sự kiện thực tế
phục vụ cho hoạt động quàn lý mà không chứa đựng các Quy phạm pháp luật
hay các mệnh lệnh cụ thể như Văn bàn quy phạm pháp luật và Văn bàn áp dụng
pháp luật, vì vậy, về cơ bản, nội dung của văn bản hành chính sẽ không mang ý
chí áp đặt và không bắt buộc phải thực hiện, cũng nhu không có cơ chế đám
bảo thi hành nội dung cùa những văn bàn này như các biện pháp cưỡng chế thi
hành đối với nội dung Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bàn áp dụng pháp
luật. Chẳng hạn như đối với giấy mời họp thì việc đi họp hay không là quyền
cùa người được mời mà không thê có cơ chế cưỡng chế người này để họ có mặt
trong cuộc họp đó, nhưng đối với quyết định thi hành án thì nếu người phải thi
hành án mà không thực hiện việc thi hành án thì cơ quan thi hành án sẽ tiến
hành kê biên tài sản để đàm bào việc thi hành án...
Thử tư, văn bản hành chính đa dạng, phong phủ về hình thc (tên gọi).
Đối với Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bàn áp dụng pháp luật thì pháp
luật đã quy định tên gọi nhất định như Hiến pháp, luật, nghị quyết, pháp lệnh,
nghị định, quyết định, chi thị, thông tư... Tuy nhiên, đối với văn bàn hành
chính, số lượng hình thức văn bàn hành chính đa dạng hơn nhiều. Điều này
được lý giải là do nhu cầu thực tế làm phát sinh việc ban hành văn bàn hành
chính cũns như mục đích ban hành loại văn bàn này rất đa dạng và phong phú.

Cho nên, sự đa dạnc, phong phú vê hình thức vãn bản hành chính hơn so với
Vãn bàn quy phạm pháp luật và Văn ban áp dụng pháp luật cũna là điều dễ
hiêu.

150


Th năm, số lượng chú thể ban hành văn bản hành chính rất nhiều, bao
gồm tất cả các chủ thể được giao nhiệm vụ tổ chc thực hiện và thực hiện hoạt
động quản lý nhà nước đều cỏ quyền ban hành văn bản hành chính. Bởi vì, do
pháp luật không có quỵ định về thẩm quyền ban hành văn bản hành chính cũng
như việc ban hành văn bản hành chính là để hỗ trợ cho triển khai thực hiện Văn
bản quy phạm pháp luật và Văn bản áp dụng pháp luật (hỗ trợ cho việc thực
hiện quản lý nhà nước). Tuy nhiên, đối với việc ban hành Văn bàn quy phạm
pháp luật và Văn bản áp dụng pháp luật thì ngược lại, chủ thể có thẩm quyền
ban hành hai loại văn bản này bị pháp luật giới hạn (chì cho phép những chủ thể
nhất định mới được quyền ban hành Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản
áp dụng pháp luật mà không phải tất cà các chủ thể quản lý nhà nước được
quyền ban hành) bởi chúng được đàm bảo thực hiện bàng sức mạnh cưỡng chế
của Nhà nước. Chẳng hạn, đối với cấp tỉnh hiện nay thì chỉ có Hội đng nhân
dân và ủy ban nhân dân cấp tình mới có quyền ban hành Văn bản quy phạm
pháp luật dưới các hình thức nghị quyết, quyết định, chỉ thị; trong khi đó, tất cả
các cơ quan cấp tinh (Hội đng nhân dân vàủy ban nhân dân cấp tỉnh, các sờ
phòng ban chuyên môn...) đều có thể ban hành văn bản hành chính bởi các cơ
quan này thực hiện hoạt động quàn lý nhà nước nên phải sử dụng các hình thức
văn bản hành chính để hỗ trợ cho việc thực hiện nhiệm vụ này và việc ban hành
văn bản hành chính cũng không bị pháp luật giới hạn về chủ thể ban hành...
2. Phân loại văn bản hành chính
Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại văn bàn hành chính như theo
tiêu chí tính độc lập có văn bản hành chính được ban hành độc lập và văn bản

hành chính phụ thuộc; theo tiêu chí mục đích ban hành, văn bản hành chính bao
gm những loại sau:
2. ì. Văn bản hành chính dùng đê thông tin giao dịch
Nhóm văn bàn này bao gm:
- Công văn (thư công) là văn bản hành chính dùng để giao dịch chính
thức giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tô chức
đoàn thể xã hội, các tổ chức và công dàn để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cùa
cơ quan, tổ chức mình. Phạm vi sử dụng công văn rát rộng, công văn thường để
trình với cấp trên một dự thào vãn bản, đề án; đề nghị một vấn đề cụ thể đế cấp
trên giải quyết; giãi quyết, trả lời đề nghị của cấp dưới; đôn đốc, nhắc nhờ,
hướng dẫn, kiềm tra cấp dưới thực hiện một quy định của cấp trên; hoặc giữa
các cơ quan trao đôi ý kiên, phôi hợp giãi quyết công việc; dùng đế yêu cầu một
151


người nào đó có mặt để giải quyết công việc quan trọng (công vãn triệu tập
người làm chứng trong vụ án hình sự...).
- Báo cáo là hình thức vãn bản đùng để gửi cho cấp trên để tường trình
hoặc xin ý kiến về một hay một sổ vấn đề, vụ việc nhất đinh; để sơ kết, tổng kết
công tác đã qua và dự kiến công tác sắp tới của một cơ quan, một tổ chức; đề
trình bày một vấn đề, một sự việc hoặc một đề tài trước hội nghị hoặc trước một
người hay một cơ quan có trách nhiệm theo chế độ đã quy đinh.
- Tờ trình là hình thức văn bản mà nội dung chủ yếu là đề xuất với cấp
trên thông qua dự thào văn bản, phê chuẩn về một chủ trương, một phương án
công tác, một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi, bổ sung
chế độ chính sách. Trong một số trường hợp pháp luật quy định bắt buộc phải
có tờ trình trong h sơ trình như việc trình dự thảo các Văn bản quy phạm pháp
luật đều phải có tờ trình đi kèm.
- Thông báo là hình thức văn bản cơ quan, đơn vị dùng để thông tin cho
các cơ quan, đơn vị cấp dưới, ngang cấp và công dân về tình hình hoạt động, về

các quyết định hoặc các vấn đề khác để biết hoặc để thực hiện. Trong một số
trường hợp, thông báo được sử dụng để giới thiệu về chủ trương, chính sách
mới, chưa được thể chế hóa thành pháp luật. Khi đó, thông báo mang tính chất
là văn bản phổ biến chủ trương, chính sách được các cơ quan quản lý để định
hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc dùng để phối hợp hoạt động
với các cơ quan khác có liên quan.
- Thông cáo là hình thức văn bản cùa cơ quan nhà nước ờ Trung ương
dùng để công bố với nhân dân về một quyết định hoặc sự kiện quan trọng cùa
đất nước. Hiện nay, chúng ta thấy phổ biến là các thông cáo báo chí của Văn
phòng Chính phủ, Văn phòng Chù tịch nước... để thông qua các phương tiện
thông tin đại chúng thông báo với nhân dân về các thông tin quan trọng cùa
quốc gia như việc tổ chức các Hội nghị cấp cao...
- Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt một
mệnh lệnh cùa cơ quan, t chức hoặc người có thẩm quyền trong những trường
hợp khẩn cấp. Hình thức văn bản hành chính này dùng để điều hành công việc
trong những trường hợp cần thiết khi phải đối phó với những sự kiện bất ngờ,
khẩn cấp mà chưa thể sù dụng hình thức văn bản khác. về loại văn bàn này,
trên thực tế chúng ta thường gặp là các Công điện của Thủ tướng Chính phủ và
Công điện cùa ủy ban Phòng chống bão lụt Trung ương... Chính vì vậy, giá trị
pháp lý của hình thức văn bàn này cao hơn so với những văn bản hành chính khác.
152


- Chuông trình là hình thúc vãn bản dùng để bình bày toàn bộ dự kiến
những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định để
đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra.
- Kế hoạch công tác là hỉnh thức văn bản trình bày có hệ thống, dự kiến
về việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc công việc cùa một cơ quan
trong thời gian nhất định. Kế hoạch công tác có thể do cấp dưới gửi lên cấp trên
để báo cáo hoặc đề nghị xét duyệt, hoặc do cấp trên gửi xuống cho cấp dưới để

làm căn cứ đề ra phương hướng, nhiệm vụ của cơ quan mình.
- Đề án là hình thức văn bản dùng để trình bày một cách hệ thống ý kiến
về một việc nào đó cần làm, được nêu ra để thảo luận, thông qua, xin xét duyệt.
- Phương án là hình thức văn bàn dùng để trình bày dự kiến về cách thức,
trinh tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cành cụ thể.
- Giấy giới thiệu (thư giới thiệu) là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ,
nhân viên liên hệ giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết
các công việc cần thiết của bản thân cho cán bộ, nhân viên.
- Giấy mời là hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc
cá nhân tham dự một công việc nào đó như giấy mời họp...
2.2. Văn bản dùng để ghi nhận sự kiện
Các sự kiện xảy ra trên thực tế sẽ được ghi lại trong các hình thức văn bản
hành chính làm căn cứ cho các quyết định, hành vi hoặc là ghi nhận các sự kiện
pháp lý đã phát sinh trên cơ sờ quyết định hành chính, hành vi hành chính. Loại
văn bản này bao gm:
- Biên bản là hình thức văn bản ghi lại đầy đủ hoặc một phần diễn biến và
kết quả của hội nghị, một cuộc họp, có xác nhận của người chủ tọa và thư ký
hoặc văn bản ghi lại những vụ việc có xác nhận của đương sự và cùa người
hoặc những người làm chứng có liên quan tới vụ việc đó. Vì vậy, các thông tin
nêu trong biên bản là rất cần thiết cho quá trình quản lý, do đó, đặt ra yêu cầu
phải đảm bảo sự đầy đủ, chi tết, phảnảnh chân thực những gì diễn ra trên thực
tế vào biên bản mà không có quyền bình luận, thêm bớt. Trong một số trường
họp, việc sù dụng biên bản là cần thiết và bắt buộc trong quá trình quàn lý bời
biên bản có giá trị là chứng cứ, là cơ sờ để ra các quyết định pháp lý như biên
bản vi phạm hành chính tạo cơ sở cho việc ra các quyết định xử phạt hành
chính, biên bàn hỏi cung...
- Giấy ủy nhiệm là hình thức văn bản của một cơ quan trao cho một cơ
quan khác, hoặc trao cho một cá nhân được ủy nhiệm đại diện cho mình trước
153

cơ quan hoặc người thứ ba, trong đó xác nhận nội dong và phạm vi thẩm quyền
của cơ quan hoặc cá nhân đượcủy nhiệm để giải quyết một công việc nhát định.
- Giấy chúng nhận là hình thức văn bản đòng để cấp cho một cá nhân
hoặc một cơ quan để xác nhận một sự việc nào đó là có thực nhu giây chúng
nhận thời gian công tác, giấy chủng nhận đăng ký nghĩa vụ quân sự...
- Giấy nghi phép là hình thức văn bản đùng để cấp cho cán bộ, viên chức
khi được xin nghi phép xa nơi công tác thi dùng để thay giấy đi đường và làm
căn cứ để thanh toán tiền đi đường trong thời gian nghi phép.
- Giấy đi đường là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức khi được
cử đi công tác dùng để tính tiền phụ cấp trong then gian được cử đi công tác.
Giấy đi đường không có tác dụng liên hệ công tác.
- Hợp đng là hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả đã được Ihòa
thuận giữa các cơ quan hoặc cơ quan với cá nhân, tổ chức khác về một việc nào
đó; trong đó quy định cụ thể quyền lợi và nghĩa vụ các bên ký két hợp đông
phải thực hiện cũng như biện pháp xử lý khi không thực hiện đúng hợp đng.
Hợp đng phải do đại diện các bên tham gia cùng ký.
- Phiếu gửi là hình thức văn bàn kèm theo văn bàn gùi đi (công văn, tài
liệu). Người nhận văn bàn có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại
phiếu gùi cho cơ quan gùi. Phiếu gùi chi có tác dụng làm bang chứng cho việc
gửi và nhận văn bàn đó.
Theo tiêu chí chủ thể ban hành có văn bản hành chính cùa cấp trên (công
điện, công văn chi đạo...); văn bản do cơ quan, t chức, đơn vị cấp dưới ban
hành (báo cáo, tờ trình, công văn đề nghị)...
Ngoài ra, theo tiêu chí thê thức trình bày thì văn bàn hành chính được
chia thành văn bàn hành chính theo mẫu như văn bằng, chứng chi... và văn bản
hành chinh không theo mẫu như thông cáo, thông báo, công vãn...
THỰC HÀNH
Câu hói tự luận
Câu ì. Trình bày khái niệm và đặc điểm của văn bàn hành chính?

Câu ĩ. Nêu các tiêu chí đè phân loại văn bàn hành chính
Câu 3. Trình bày các loại văn bán hành chính dùng đê thông tin giao dịch?
Câu 4. Trình bày các loại văn bàn dùng đê ahi nhận sự kiện?
0

154


n. THỦ TỤC; TRÌNH Tự BAN HÀNH VẪN BẢN HÀNH CHÍNH

Bất kỳ một loại vãn bản quản lý nhà nước nào được ban hành đều được
thực hiện theo những thủ tục nhất định. Theo quỵ định tại Nghị định
110/2004/NĐ-CP, ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung và văn bàn
hành chính nói riêng được thực hiện theo những giai đoạn sau:
1. Giai đoạn chuẩn bị soạn thảo văn bản hành chính
Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình soạn thảo văn bản hành chính.
Trong giai đoạn này, các chủ thể sẽ tiến hành tuần tự theo các bước sau:
Bước nám tình tình. Đây là bước rất quan trọng trong quá trình ban hành
vân bản quản lý nhà nước. Đặc biệt, do văn bản hành chính được ban hành để
thông tin quản lý, ghi nhận các sự kiện pháp lý nên công tác nắm tình hình thực
tế là tối cần thiết khi ban hành văn bàn hành chính. Do đó, việc ban hành văn
bàn hành chính luôn căn cứ vào tình hình thực tiễn, phản ánh đúng thực tiễn.
Việc nắm rõ và phản ánh đúng, chân thục về tình hình thực tế trong nội dung
văn bản hành chính sẽ đem lại những hiệu quả thiết thực cho quản lý nhà nước.
Trái lại, sẽ có thể có những quyết định quản lý không phù họp với tình hình
thực tiễn, sẽ làm giảm hiệu quả và hiệu lực của quản lý nhà nước.
Bước lập kế hoạch ban hành văn bản hành chính. Sau khi đã nam tình
hình, tìm hiểu nhu cầu thực tiễn thì việc lập kế hoạch và giải quyết công việc cụ
thể là buớc tiếp theo càn phải tiến hành. Các chù thể phải lập ra được kế hoạch
cho việc ban hành những loại văn bản cần thiết một cách hợp lý và chủ động, từ

đó sẽ xác định được những công việc cụ thể cần phải thực hiện để đạt được hiệu quả
cao nhất cho ban hành văn bàn, kịp thời đáp ứng yêu cẩu cùa quàn lý nhà nước.
Bước lấy ý kiến, tìm phương án giải quyết. Từ tình hình thực tế khảo sát
được, chủ thể soạn thảo văn bản hành chính có thế trao đổi với một so chù thể
khác, thậm chí là xin ý kiến của chủ thể quyết định ban hành văn bản hành
chính đó. Tù đó, chủ thể soạn thào văn bản hành chính sẽ xác định cụ thể bố
cục nội dung, lập đề cương chi tiết cho vãn bản hành chính cẩn soạn thào...
2. Giai đoạn soạn thào văn bản
Trong giai đoạn này, những thông tin thu thập được, những nhận định và
những suy nghĩ về hướng giải quyết vấn đề cần phán ánh sè được thê hiện thành
nội dung của văn bản hành chinh. Không những về mặt nội dung mà cà về mặt
hỉnh thức văn bán hành chính được sử dụng, bố cục trình bày phải rõ ràn", nội
dung trình bày phải mạch lạc, dễ hiểu, phù hợp với vấn đề được phàn ánh. Sau
155


khi soạn thảo xong, phải thảo luận lại nội dung đã soạn thảo. Đặc biệt là các
nhận định thực tế, đánh giá tình hình thực tế, các đề xuất được nêu trong vãn
bản đã soạn thào (nếu có), cần phải chỉnh sửa lại nội dung văn bản hành chính
nếu cố những ý kiến đỏng góp phù hợp và cần thiết sau khi thảo luận.
3. Giai đoạn trinh văn làn (đãi VỚI những văn bản không do chính chủ
thể thấm quyên ban hành soạn thảo) và ký lan lành văn bản
Sau khi hoàn chinh dự thảo văn bản hành chính thì trình cấp có thẩm
quyền xem xét. Nêu chủ thể có thẩm quyền ký ban hành văn bản hành chính
yêu cầu chỉnh sửa lại các nội dung đã được trình bày trong dự thảo thì chủ thể
soạn thảo phải chinh sửa theo ý cùa cấp có thẩm quyền, sau đó trinh lại để xem
xét, ban hành. Nếu việc soạn thảo được tiến hành chính chủ thể ký ban hành thì
chủ thể này tiến hành ký ban hành văn bản sau khi đã soạn thảo xong. Trong
trường hợp phải thẩm định văn bàn hành chính cùng những văn bản khác thì
phải chuyến những văn bàn đó cho chù thể có thẩm quyền thẩm định như một

số tờ trình dự thảo Văn bản quy phạm pháp luật. Sau khi ký ban hành văn bản
và văn bản chính thức có hiệu lực thì văn bản sẽ được gửi đến các chù thể tiếp
nhận.
THỰC HÀNH
Câu hỏi trắc nghiệm
Hãy chọn phương án trả lời đúngừong những khẳng định sau:
Câu 1. Thủ tục, trình tự ban hành văn bản hành chính có mấy giai đoạn?
A. Một giai đoạn
B. Hai giai đoạn
c. Ba giai đoạn
Câu 2. Giai đoạn chuẩn bị soạn thào văn bàn hành chính được thục hiện
bời những bước nào sau đây?
A Bước nắm tình tình.
B. Bước lập kế hoạch ban hành văn bản hành chính.
c. Bước lấy ý kiến, tìm phương án giải quyết.
D. Cả A, B, c
Câu hỏi tự luận
Câu 5. Trình bày các bước trong giai đoạn chuẩn bị soạn thào văn bàn
hành chính?
Câu 6. Phân tích các giai đoạn của trình tự, thù tục soạn thảo văn bàn
hành chính?
156


n i . SOẠN THẢO VĂN BÀN HÀNH CHÍNH
ỉ. Soạn thào hình thc cùa văn làn hành chính
về hình thức, văn bản hành chính cũng tuân theo quy định của Thông tư
số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ hưởng dẫn về thể thức và cách thức trình bày văn bản, Thông
tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, ban hành ngày 19/01/2011 hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật hình bày văn bản hành chính, bao gm những đề mục sau:
- Quốc hiệu: được ữình bày ừên cùng, chiếm 1/2 trang giấy về phía bên
phải gm hai dòng chữ. Dòng chữ "Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam" được
viết bàng chữ in hoa, đứng, đậm nét, cỡ chữ 12 hoặc 13; dòng chữ "Độc lập Tự do - Hạnh phúc" được viết bằng chữ thường, viết hoa chữ cái đầu tiên của
mỗi từ, giữa chúng có dấu gạch nối, sử dụng cỡ chữ 13 hoặc 14 (nếu dòng trên
cỡ chữ 12 thì dòng dưới cỡ chữ 13, nếu dòng trên cỡ chữ 13 thì dòng dưới cỡ
chữ 14), đứng và đậm nét. Sau khi trình bày xong gạch chân nét liền cả dòng chữ
đó.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Tên cơ quan ban hành văn bàn: Được trình bày ngang hàng quốc hiệu,
chiếm 1/2 trang giấy bên phải. Có hai cách trình bày tên cơ quan ban hành văn
bàn hành chính thông thường.
+ Cách thứ nhất: Viết tên cơ quan ban hành văn bản hành chính thông
thường mà không viết tên cơ quan chù quàn phía trên. Cách này được sử dụng
cho văn bản hành chính thông thường ban hành bởi những cơ quan nhà nước
sau: Quốc hội,ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phù, Thủ tướng Chính phủ
Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Chú tịch nước, Tổng
Kiềm toán nhà nước, Bộ, cơ quan ngang Bộ và cơ quan thuộc Chính phủ; Hội
đng nhân dân các cấp, ủy ban nhân dân các cấp và cùa cá nhân Chủ tịch Uy
ban nhân dân các cấp. Loại chữ sử dụng trong trường hợp này là chữ in hoa,
đứng và đậm nét, cỡ chữ 12 hoặc 13. Sau khi trình bày xong gạch chân nét liền
1/3 chính giữa đề mục tên cơ quan ban hành văn bản.
VIỆN ĐẠI HỌC Mơ HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHOA ĐÀO TẠO TỪ XA
Độc lập - Tụ do - Hạnh phúc
157


+ Cách thứ hai: Viết tên hai cơ quan, tên cơ quan chủ quàn được viếtủ

trên, tên cơ quan ban hành văn bản hành chính thông thường viêt ở dưới. Sử
dụng chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 hoặc 13, riêng tên cơ quan ban hành văn bản
viết đậm nét hom tên cơ quan chủ quản. Cách này được sử dụng cho Văn bàn áp
dụng pháp luật ban hành bời những chủ thể sau:
- Cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chuyên môn ờ địa phương
(sờ, phòng, ban tham mưu cho ủy ban nhân dân).
- Viện kiểm sát nhân dân địa phương (tinh, thành phố trực thuộc Trung
ương, huyện, quận, thành phố, thị xã thuộc tinh).
- Các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước (Các trường trung học, cao đẳng,
đại học, học viện...)- Các đơn vị độc lập có con dấu riêng thuộc cơ quan nhà nước (Tng cục,
cục, viện...).
- Các đơn vị độc lập thuộc doanh nghiệp nhà nước (Tổng Công ty thuộc
Tập đoàn kinh tế; Công ty thuộc Tổng công ty...).
UY BAN NHÂN DÂN QUẬN A CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG TÀI CHÍNH
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Số và ký hiệu cùa văn bán: Được trình bày dưới tên cơ quan ban hành
văn bản. Khác với Văn bản quy phạm pháp luật, trong đề mục số và ký hiệu cùa
văn bàn hành chính người soạn thào không phải trình bày năm ban hành sau
phần số và trước phan ký hiệu của vãn bàn. Ký hiệu của văn bàn hành chính
được trình bày bằng nhiều cách như:
+ Chữ viết tắt của tên loại văn bán với chữ viết tắt tên cơ quan. tô chức
hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bàn. ví dụ: Sô... /TTr-VP (tờ trình - Văn
phònc);
+ Chữ viết tắt cùa tên văn bản với chữ viết tắt của tên loại cỏn" việc mà
văn ban giai quyèt, ví dụ: Sô... BC-TCCB (báo cáo - tô chức cán bộ);
+ Riêna công văn. ký hiệu được trình bày băne cõng thức: Chữ viét tát
tên cơ quan, đơn vị ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị trực tiếp soạn thao côna vãn
đó.
17 dụ: UBND-VP (ủy ban nhân dàn ban hành nhím" đo Văn phòniỉ soạn thao).

Phần số cùa văn bản hành chính được đánh theo năm ban hành, bắt đầu từ
ngày 01/01 đến ngày 31/12 của một năm, lần lượt văn bản được ban hành đầu
tiên là sổ OI cho đến văn bản cuối cùa năm đó.
- Địa danh, thời gian ban hành văn bản hành chinh: được trình bày dưới
phần quốc hiệu, gm hai yếu tố là địa danh và thời gian ban hành.
+ Địa danh cùa văn bản hành chính được trình bày là tên địa danh nơi
đóng trụ sờ cùa cơ quan ban hành văn bản theo phân cấp đơn vị hành chính lãnh
thổ (Văn bán hành chính cùa cơ quan nhà nước ờ Trung ương viết tên Hà Nội,
của cấp tinh viết tên tỉnh, của cấp huyện viết tên huyện, của cấp xã viết tên xã).
Cả địa danh và thời gian ban hành đều được viết bời chữ thường, tên địa danh
viết hoa, in nghiêng.
Vi dụ:
VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHOA LUẬT
Độc lập - Tụ do - Hạnh phúc
Sô:... /BC-KL

Hù Nội, ngày ... tháng... năm ...

- Tên văn ban: được trình bày chính giữa dưới đề mục quốc hiệu, tên cơ
quan ban hành. số ký hiệu, địa danh và thời gian ban hành... Tên vãn bản được
viết bang chữ in hoa. đứng. đậm nét. cữ chữ 14 kiều đứng. đậm.
- Trích yếu nội dung cùa Vãn bàn hành chính: được trình bày dưới tên
vãn bàn (nếu vãn bán có tên loại) hoặc dưới số, ký hiệu cua văn ban (nếu là bản
án), kiểu chữ thường, cỡ chữ 14 đứng và đậm nét. Đe mục này được viết dưới
tên văn bànở chính giữa, phía dưới ke nét liền có độ dài khoang 1/3 đến 1/2 độ
dài dòng chữ.

BÁO CÁO
v/v tng kết công tác năm...
- Chữ ký: được trình bày cuối văn ban bên phai. sứ dụnu kiêu chữ in hoa.
đínm đậm nét. cỡ chừ 14. Bao còm các loại chữ ký sau đày:
+ Chữ ký thay mặt (TM.): Là chữ ký cua nguôi dim" đâu cơ quan hoạt
động theo nguyên lác tập thê. biêu quyết theo đa sỏ như Quốc hội. Uy han
thường vụ Quốc hội. Chinh phu. Hội đônt; nhân dàn. Uy ban nhãn dãn.
ra. LY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
159


+ Chữ ký trực tiếp của người đứng đầu cơ qủan hoạt động theo nguyên
tắc thủ trưởng cá nhân tự quyết định không phải biểu quyết theo đa số.
B ộ TRƯỞNG
+ Chữ ký ký thay (KT.): Là chữ ký của cấp phó ký thay cấp trưởng kin
được cấp trườngủy quyền.
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
+ Chữ ký thừa lệnh (TL.): Là chữ ký của trưởng đơn vị cấp dưới trực tiếp
của chủ thể có thẩm quyền ban hành văn bản, giải quyết những công việc đom giản.
TL. CHI CỤC TRƯỞNG
ĐỘI TRƯỞNG
+ Chữ ký thừaủy quyền (TUQ.): Là chữ ký cùa trường đơn vị cấp dưới
một cấp, giải quyết công việc thay cho thù trường trong trường hợp đặc biệt.
Trường hợp này bắt buộc phải có giấyủy quyền của thủ trưởng cho trường đơn
vị cấp dưới. Trong giấy ủy quyền phải nêu rõ nội dung và thời hạn ủy quyền ,
người đượcủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.
TUQ. B ộ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG

Chữ ký quyền thủ trường (Q.) là chữ ký được sử dụng để giải quyết tình
thế tạm thời khi cơ quan đang khuyết chức danh thủ trưởng.
1

Q. TRƯỞNG PHÒNG
- Nơi nhận: được trình bày ngang hàng chữ ký về bên trát, kiểu chữ
thường, in nghiêng, đậm nét cỡ chữ 12. Địa chi nơi văn bản được gùi đến và
lưu trữ viết thường, cỡ chữ 11.
Nơi nhận:
- Cấp trên:
- Cơ quan, đơn vị ngang cấp;
- Cấp dưới (như trên);
- Lưu VT, đơn vị soạn thào.

Điều 10 Nghị định số Ì lo 2004 XĐ-CP ngày 08 4 2004 cùa Chính phủ quy định về công tác
văn thư.
160
1


2. Soạn thảo nội đung của văn tân hành chính
Nội dung của vãn băn hành chính được kết cấu bởi ba phần: cơ sờ ban
hành (mở đầu), phần triển khai (nội dung chính) và phần kết thúc. Bổ cục nội
dung của văn bản hành chính được trình bày bởi văn phong nghị luận, từng nội
dung cụ thể được chia thành các phần và mục mà không chia thành chương,
điều, khoản như quyết định, nghị định...
- Mờ đầu của văn bản hành chính thông thường trình bày về lý do và mục
đích ban hành văn bàn, trà lời câu hỏi: Tại sao, dựa trên cơ sở nào văn bản hành
chính được ban hành? Văn bản hành chính được ban hành để giải quyết công
việc gì? Tùy thuộc vào mỗi văn bản hành chính khác nhau mà phần cơ sờ ban

hành vãn bản hành chính được soạn thảo có nét riêng biệt. Đối với biên bản,
phần mở đầu trình bày về thời gian, địa điểm xảy ra sự kiện và thành phần tham
dự. Với báo cáo, mở đầu trình bày về điều kiện, hoàn cảnh khi triển khai công việc...
- Phần triển khai: Người soạn thảo trình bày cụ thể về công việc phát sinh
cần giải quyết; hoặc diễn biến của sự kiện pháp lýtoongbiên bản; hoặc những
thông tin về kết quả thực hiện công việc bao gm thành tựu đạt được và hạn
chế, tn tại...
- Phần kết thúc: Người soạn thào khẳng định lại nội dung chính của văn
bản; mong muốn công việc được giải quyết có hiệu quả; hoàn tất mọi thù tục
cần thiết để kết thúc công việc.
THỰC HÀNH
Câu hỏi trắc nghiệm
Hãy chọn phương án trà lời đúng trong những khẳng định sau:
Câu 3. Soạn thào hình thức cùa văn bản hành chính cẩn những đề mục
nào sau đây?
A. Quốc hiệu; Tên cơ quan ban hành văn bản; Địa danh, thời gian ban
hành văn bản hành chính; Tên văn bản; Trích yếu nội dung cùa Văn bàn áp
dụng pháp luật;
B. Quốc hiệu; Tên cơ quan ban hành văn bản; So và ký hiệu của văn bàn;
Địa danh, thời gian ban hành văn bản hành chính; Tên văn bàn; Trích yếu nội
dung cùa Văn bản áp dụng pháp luật; Chữ ký.
c. Quốc hiệu; Tên cơ quan ban hành văn bản; số và ký hiệu cùa văn bản;
Tên văn bàn; Trích yếu nội dung của Văn bàn áp dụng pháp luật; Chữ ký.
Câu 4. Két cấu nội dung của văn bản hành chính gm mấy phần sau đây?
161


A. Phần mở đầu
c. Phần kết thúc

B. Phần triển khai
D. Cả A, B, c.

Câu hòi tự luận
Câu 7. Trình bày cách soạn thảo hình thức của văn bản hành chính?
Câu 8. Trình bày kết cấu nội dung của văn bản hành chính?
IV. SOẠN THÀO MỘT số VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Công văn
LI. Khái niệm
Công văn là loại văn bản hành chính được sử dụng khá phổ biến trong các
cơ quan, tổ chức. Công văn trờ thành phương tiện giao dịch chính thức giữa các
cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức nhằm thực hiện
chức năng quàn lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất.
1.2. Phạm vi sử dụng công văn
Công văn được các cơ quan nhà nước, các tổ chức sử dụng để giải quyết
những công việc sau:
- Trình cấp trên đề án, chương trình, kế hoạch công tác;
- Chi đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ cho cấp dưới;
- Hướng dẫn thực hiện nội dung Văn bản quy phạm pháp luật do cấp trên
ban hành hoặc hướng dẫn một công việc cụ thể nào đó;
- Cấp dưới đề nghị cấp trên giải quyết công việc hoặc vấn đề mà cấp dưới
còn vướng mắc;
- Cấp trênừả lời công văn đề nghị cùa cấp dưới;
- Đê thông báo chính sách, chế độ công tác cùa cơ quan;
- Để trao đi thông tin nhằm thực hiện thống nhất quy định pháp luật về
lĩnh vực hoạt động của cơ quan;
- Đê thăm hỏi, cám ơn các cơ quan, t chức khác...
1.3. Phân loại công văn
Dựa vào nội dung, mục đích sù dụng và mối quan hệ giữa các chủ thề ban
hành, công văn được phân chia thành các loại sau:

- Công văn do cấp trên ban hành:
+ Công văn chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhờ;
162


+ Công văn hướng dẫn thực hiện văn bản hoặc công việc;
+ Công văn giải thích;
+ Công văn trà lời đề nghị của cấp dưới;
+ Công văn thăm hỏi.
- Công văn do cấp dưới ban hành:
+ Công văn trình cấp trên đề án, kế hoạch;
+ Công văn đề nghị giải quyết công việc (xin ý kiến chi đạo của cấp trên);
+ Công văn tiếp thu, phê bình;
+ Công văn cảm ơn.
- Công văn do các chù thê ngang cáp ban hành:
+ Công văn trao đổi ý kiến;
+ Công văn đề nghị phối hợp, giải quyết công việc;
+ Công văn từ chối.
Như vậy, có thể thấy công văn được sử dụng để giải quyết rất nhiều công
việc khác nhau cho nên số loại công văn cũng phong phú và đa dạng. Sự khác
biệt rõ rệt nhất giữa các Văn bản pháp luật với công văn thể hiện, Văn bản pháp
luật chi do cấp trên ban hành áp đặt mệnh lệnh xuống cấp dưới mà không có
chiều ngược lại, còn công văn do cả cấp trên, cấp dưới thậm chí các cơ quan, t
chức ngang cấp với nhau cũng ban hành công văn.
1.4. Cách thc soạn thảo công văn
1.4.1. Cách thc soạn thảo nội dung công văn
Trước hết phải khẳng định, nội dung của công văn được người soạn thảo
trình bày theo kết cấu nghị luận, bố cục nội dung không phân chia thành điều,
khoản, điểm như một số Văn bản pháp luật. Cơ cấu nội đung cùa công văn bao
gm ba phần: mở đầu, nội dung chính và phần kết luận.

Phần mờ đầu của công văn người soạn thảo trình bày rõ ràng cơ sở, lý do,
mục đích ban hành công vãn, có nghĩa nêu chủ đề, nội dung trọng tàm mà công
văn cần giải quyết. Ví dụ: nếu ban hành công văn đề triển khai thực hiện Văn
bản pháp luật của cấp trên, mờ đầu phải nêu được tên của Văn bản pháp luật đó
làm cơ sở pháp lý ra đời công văn. Ví dụ Công văn số 4209/TCHQ-GSQL ngày
12-9-2006 của Tổng cục Hải quan về triển khai quy trình thù tục hài quan đối
với phương tiện vận tải đường bộ xuất nhập cảnh, mờ đầu như sau "Ngày...
tháng... năm..., Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số... /2011/QĐ-BTC, ban
163


hành tờ khai hải quan đùng cho phương tiện vận tải xuất nhập cành qua của
khẩu biên giới đường bộ, Tổng cục Hải quan ban hành Quyết định sô... /QĐTCHQ ngày... tháng... năm... về việc ban hành Quy trình thủ tục hài quan đối
vói phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cành qua của khẩu biên giới
đường bộ. Để triển khai thực hiện 02 Quyết định trên, Tổng cục có ý kiến chi
đạo như sau...". Nếu cần ban hành công văn để đề nghị cấp trên cho ý kiến chi
đạo về nhân sự, thì mở đầu phải nêu mục đích nhằm kiện toàn tổ chức cùa cơ
quan, đơn vị; Nếu là công văn trao đổi công việc giữa các cơ quan liên quan,
mờ đầu phải nêu được những vướng mắc hiện nay khi triển khai công việc đó.
Nấu là công văn trả lời thì mở đầu phải nêu được lý do ban hành công văn là vì
nhận được công văn đề nghị cùa cấp dưới...
Nội dung chính của công văn là phần quan trọng nhất, có vai trò triển
khai cụ thể chủ đề phần mờ đầu đã đề cập. Tùy theo công việc cần giải quyết
mà nội dung của mỗi công văn sẽ khác nhau. Thông thường mỗi công vãn ra
đời chi có vai trò giải quyết một loại việc cụ thể, do đó nội dung chính phải giải
quyết trọn vẹn công việc đó. càn đề xuất cấpữên giải quyết công việc gì thì nội
dung chính là thể hiện cụ thể đề xuất đó; nếu cần trình cấp trên một đề án,
chương trình, kế hoạch, dự thảo văn bàn... thì nội dung chính của công văn là
toàn bộ đề án, chương trình đó. Nêu cần thông báo cho các đơn vị trực thuộc
một thông tin nào đó thì nội dung là thông tin cần thông báo. Nêu cần hướng

dẫn các cơ quan, đom vị trực thuộc thực hiện thống nhất công việc nào đó, thì
nội dung chính là chì rõ cách thức tiến hành công việc. cần trao đổi với các co
quan hữu quan để dễ dàng thực hiện công việc còn vướng mắc thì nội dung
chính là sự vuông mắc cùa công việc khi triển khai trên thực tế...
Phần kết luận của công văn có nhiệm vụ tổng kết, thâu tóm, cùng cố chù
đề chính được trình bày ờ phần trên, đng thời thể hiện sự mong muốn chủ đề
được thực hiện có hiệu quà trong thực tế. Ngoài ra, phần kết cùa công văn
không thề thiếu được một câu cuối cùng thể hiện thái độ lịch sự như "Xin trân
trọng cảm ơn" hoặc "Xin chân thành cảm ơn" hoặc "Xin cám ơn sự hợp tác cùa
Quý cơ quan"... Nêu là công văn do cấp dưới ban hành gửi cấp trên, phần kết
luôn thể hiện sự mong muốn cấp trên quan tâm, tạo điều kiện để đề xuất được
thực hiện. Nêu là công văn do cấp trên ban hành yêu cầu cấp dưới thực hiện, thì
phần kết luận thường khẳng định lại yêu cầu cấp dưới tổ chức thực hiện hoặc
triển khai thực hiện có hiệu quà và thống nhất nội dung công việc. Nếu là công
văn trao đôi đê giải quyết vuông mác khi thực hiện công việc có liên quan,
phân két thè hiện mong muôn cơ quan phối hợp. cho ý kiến giải quyết vướng
mác trên...
164


Nội dung của công văn rất phong phủ và đa dạng, tùy vào từng loại công
văn, mục đích sử đụng mà công văn sẽ có những nội dung khác nhau cụ thể:
* Công văn hướng dẫn
Công văn huống dẫn dùng để hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó như
hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, hoặc
những nội dung công việc liên quan đến ngành, lĩnh vực mà cơ quan đó đảm
nhiệm. Trong quá trình tổ chức thực hiện Văn bản quy phạm pháp luật (Quy
phạm pháp luật), nếu xét thấy còn nhũng vấn đề chưa được quy định rõ thì cơ
quan tổ chức thực hiện có thể ra công văn hướng dẫn đối với cấp dưới tạo ra
cách hiểu đúng và thống nhất nội dung văn bản đó.

Tuy nhiên theo quy định của pháp luật, ngoài công văn còn một số Văn
bản pháp luật cũng có vai trò trong việc hướng dẫn thực hiện văn bản khác,
như: Nghị quyết cùa ủy ban thường vụ Quốc hội; Nghị quyết của Hội đng
Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; thông tư liên tịch, nghị quyết liên tịch...
Do đó, để đàm bào hiệu lực pháp lý của văn bản, những cơ quan này không nên
dùng công văn mà ra nghị quyết hoặc thông tư để hướng dẫn thực hiện Văn bản
quy phạm pháp luật. Có thể dùng công văn để hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ đối với cấp dưới. Trong phạm vi chức năng của mình, các cơ quan
nhà nước có thể sử dụng công văn để hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối
với cấp dưới nhằm tạo ra sự thống nhất trong áp dụng pháp luật. Việc hướng
dẫn thường phát sinh khi có công văn của cơ quan cấp dưới hỏi về tình huống
cụ thể trong thực tiễn, nhưng cũng có thể do cấp trên chù động ban hành, khi
nhận thấy về một việc nhất định đã có Quy phạm pháp luật nhung còn có những
điểm chưa rõ, có thể tạo ra những cách hiểu khác nhau. Khi đó, nội dung công
văn có vai trò định hướng cho cấp dưới trong việc lụa chọn Văn bàn quy phạm
pháp luật để áp dụng hoặc giải thích, hướng dẫn về nhũng nội dung thiếu cụ thể
trong những văn bản có liên quan. Tuy nhiên, trong công văn chi nên đưa ra
những hướng dẫn trên cơ sở tinh thần của những Văn bàn quy phạm pháp luật
đang có hiệu lục pháp luật mà không được đặt ra các quy định mới, vì chức
năng này thuộc về Văn bản quy phạm pháp luật. Trong trường hợp chù thể vừa
có quyền ban hành công văn vừa có quyền ban hành thông báo cùng để hướng
dẫn, thông báo những chủ trương, chính sách mới thì với những chù trương,
chính sách quan trọng có thể sư dụng công văn, ngược lại với nội dung công
việc ít quan trọng hơn có thể sử dụng thông báo.
Nội dung của công văn hướng dẫn thường có kết cấu như sau:
165


- Đặt vấn đề: Trong phàn đặt vấn đề nêu tên, sổ, kỷ hiệu, ngày tháng,
năm, trích yếu của văn bản cần được hướng dẫn hoặc khái quát vấn đề cần

hướng dẫn thực hiện.
- Giải quyết vấn đề: Nêu rõ ngun gốc xuất xứ của chủ tnrơng, chính
sách, quyết định cần được hướng dẫn thực hiện. Qua phân tích mục đích, ý
nghĩa, tác dụng của các chủ trương đó về các phương diện kinh tế - xã hội... nêu
cách thức tổ chức và các biện pháp thực hiện.
+ Đối với công văn dùng để hướng dẫn cấp dưới thực hiện các Văn bản
quy phạm pháp luật, trong một chừng mực nào đó, công văn loại này có nội
dung tương tự các Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành để giải thích,
hướng dẫn một Văn bản quy phạm pháp luật. Do đó, việc trình bày, phân chia,
sắp xếp các nội dung của loại công văn này tương tựtoongcác Văn bản quy
phạm pháp luật được ban hành để giải thích, hướng dẫn thi hành văn bản Quy
phạm pháp luật khác.
+ Đối với công văn dùng để hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cấp dưới, trong trường hợp hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ được hướng dẫn
có liên quan tới nhiều Văn bản quy phạm pháp luật khác nhau thì trong quá
trình hướng dẫn đối với tùng nội dung cụ thể, có thể chiếu dẫn tới những phần
Văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, đng thời cũng nêu tinh thần căn bàn
cùa phần văn bản được dẫn chiếu mà không nên nói chung chung.
- Phần kết luận: Nêu yêu cẩu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân
hữu quan biết và t chức thực hiện đúng tinh thần của chủ trương, chính sách,
quyết định.
Ví dụ: Công văn số 240/PGD&ĐT ngày 25/02/2010 cùa Phòng Giáo dục
và đào tạo quận Hải Châu về việc "Hướng dẫn triển khai công tác bảo vệ môi
trường năm 2010". Công văn được gửi đến Hiệu trưởng các trường Tiểu học và
Trung học cơ sở trên địa bàn quận.
* Công văn giải thích
Đây là loại công văn dùng để giải thích nội dung của các vãn bàn như
nghị quyết, chi thị... về việc thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan hoặc
cá nhân nhận được chua rõ, có thể hiểu sai, thực hiện không đúng hoặc không
thông nhát. Nội dung cùa công văn giãi thích rất gần với còng văn hướng dẫn

nóiờ trên, do đó nội dung cùa công văn giải thích cũng thường có kết cấu tương
tự như công văn hướng dẫn.
Nội dung của công văn giải thích:
166


- Đặt vấn đề: Nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, bích yếu của văn bản
cần được giải thích cụ thể.
- Giải quyết vấn đề: Nêu các nội dung chưa rõ hoặc có thể hiểu sai của
văn bản kèm theo nội dong giải thích cụ thể tươngủng.
- Kết luận: Nêu các cách thức tổ chức và biện pháp thực hiện.
* Công văn chi đạo
Công văn chi đạo là văn bàn của các cơ quan cấp trên truyền đạt mệnh
lệnh cho các cơ quan cấp dưới về công việc cần phải triển khai, cần phải thực
hiện. Việc ra công văn để nhác nhở các cơ quan, đơn vị cấp dưới thực hiện
những hoạt động cụ thể là biện pháp giúp cho cơ quan nhà nước chỉ đạo, điều
hành, phối hợp, đảm bảo được tính liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng, đng bộ
giữa các đối tượng có liên quan trong những hoạt động đó. Khi đó công văn có
tác dụng đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động
chuyên môn, hoặc kịp thời chi ra những sai sót cần được khắc phục trong thực
tiễn, giúp cho hoạt động quản lý có chất lượng hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên,
nếu cần đặt ra những nhiệm vụ mới, mang tính bắt buộc thực hiện đối với cấp
dưới thì không nên sử dụng công văn mà nên ban hành Văn bản áp dụng pháp
luật (quyết định hoặc chi thị).
Nội dung cùa loại công văn này rất gàn với nội dung của chỉ thị bời chì
thị là Văn bản pháp luật cũng có vai trò chi đạo cấp dưới. Khi một chủ thể vừa
có quyền ban hành chỉ thị, vừa có quyền ban hành công vãn cùng để chi đạo,
đôn đốc giao nhiệm vụ cho cấp dưới thì người ban hành dựa trên tiêu chí tính
chất công việc quan trọng để tiến hành xây dựng văn bản. Với nội dung công
việc mang tính chất phòng chống, dự báo sự việc chưa xảy ra thì sử dụng công

văn. Ví dụ: "Công văn phòng chông dịch bệnh cho gia súc, gia câm vào mùa
đông - xuân ". Nhung khi dịch bệnh đã xảy ra, gây hậu quả nghiêm trọng thì lúc
này cần ban hành Chi thị, bời công việc lúc này không chỉ phát sinh trong nội
bộ cơ quan mà cần có sự phối họp mang tính chất liên ngành đế có biện pháp
kịp thời xử lý, khắc phục hậu quả.
Nội dung cùa công văn chỉ đạo thường có kết cấu như sau:
- Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triển khai,
cần phải thực hiện.
- Giải quyết vấn đề: Trong công văn cần xác định rõ những việc cấp dưới
phải tiếp tục thực hiện và thời gian thực hiện; nếu trên thực tiễn đã phát sinh
lệch lạc, thiếu sót thì có thê nêu rõ để uốn nắn, nhác nhở. Khi xác định những
167


việc cần nhắc nhở đối vói cấp dưới, một mặt cần bám sát chức năng, nhiệm vụ
của cấp đuôi, tránh đua ra những lua ý không phù hợp với cơ quan, đan vị nhận
công văn; mặt khác cũng xuất phát từ thực tiễn để xác định những việc cấp dưới
chua thực hiện đúng đắn hoặc chua đầy đủ so với những nhiệm vụ mà cấp trên
đã giao cho trong văn bản trước đó, tránh cách viết giáo điều, xa rời thực tế.
- Kết luận: Nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và báo cáo
kết quả cho cấp trên chì đạo.
Ví dụ: Công văn chì đạo số 20/NV ngày 21/01/2011 của Phòng Nội vụ
UBND quận Hoàn Kiếm gửi đến: Thủ trường gác Phòng chuyên môn, Đơn vị
sự nghiệp; Chủ tịch UBND 18 phường; Hiệu trường các trường THCS, Tiểu
học, Mầm non trực thuộcủy ban nhân dân quận về việc đảm bào an toàn giao
thông - phòng cháy chữa cháy tại các cơ quan, đơn vị trực thuộcủy ban nhân
dân quận.
* Công văn đôn đốc, nhác nhở
Công văn đôn đốc, nhắc nhờ là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cho
các cơ quan cấp duới nhằm nhắc nhờ, chấn chinh hoạt động hoặc thi hành các

chủ trương, biện pháp hay quyết định nào đó.
Nội dung của công văn đôn đốc, nhắc nhở thường bao gm:
- Đặt vấn đề: Nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong vãn bản đã
được chi đạo tổ chức thực hiện, hoặc nhắc lại một chù trương, kế hoạch, quyết
định đã yêu cầu cấp dưới thực hiện. Có thể nêu một số nhận xét ưu, khuyết
điểm cơ bản cùa cấp dưới trong việc thực thi nhiệm vụ được giao, đặc biệt nhấn
mạnh những khuyết điềm, lệch lạc cần phải khắc phục để hoành thành tốt
nhiệm vụ đã giao.
- Giải quyết vấn đề: Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ
được giao cho cấp dưới; đề ra các biện pháp, thời gian thực hiện các nhiệm vụ
được giao (cần chú ý các biện pháp cơ bàn nhàm đem lại hiệu quả mone muốn);
vạch ra các biện pháp sai lệch cần chấn chinh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa, giao
trách nhiệm cụ thê cho các cơ quan, t chức, cá nhân trực tiếp t chức thực hiện.
- Phần kết luận: Yêu cầu các cơ quan. tổ chức, cá nhân có trách nhiệm
triển khai thực hiện kịp thời và báo cáo kết quà thực hiện lên cơ quan cấp trên
vào thời hạn nhất định.
* Công văn đê nghị, xêu câu
Công vãn đê nghị. yêu cầu là văn bàn của các cơ quan, tô chức. đơn vị
cấp dưới cửi cho các cơ quan. to chức. đơn vị cấp trên hoặc các cơ quan nsane
168


cấp, ngang quyền giao dịch vói nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những công
việc nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan
đó. Trong quá trinh thực hiện công việc này sinh những tình huống mới, những
vướng mắc về chuyên môn, những khó khăn về điều kiện bảo đăm công tác, các
cơ quan, đơn vị chủ động đề xuất ý kiến với cấp trên hoặc cơ quan có liên quan
để mong cấp ứên chấp thuận, cho ý kiến chi đạo cũng như hướng giải quyết.
Cũng có thể là công văn của cấp dưới sù dụng để trình lên cấp trên: đề án,
phương án, chương trinh, kế hoạch, dự thảo Văn bản pháp luật. Đây là loại công

văn được sử dụng thường xuyên bời những nu điểm như tính phố biến, ban hành
đơn giản và sử dụng thuận tiện trong hoạt động quàn lý của chủ thể ban hành.
Cần phân biệt loại công văn này với tờ trình, vậy khi nào trình một công
văn, khi nào trình một tờ trình trong cùng một trường hợp? Căn cứ vào tính chất
quan trọng cùa đối tượng được trình, với nội dung công việc quan trọng thì sử
dụng tờ trinh bời đối với tờ trình cần phải giải thích một cách sâu sắc toàn diện
vấn đề, lý giải mọi phương án thực hiện, biện pháp bào đảm. Còn với nội dung
công việc ít quan trọng hơn được trình bàng công văn.
Nội dung cùa công văn đề nghị, yêu cầu thường bao gm:
- Đặt vấn đề: nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu. Có thể
căn cứ vào lý do thực tế hoặc chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước giao, hay một
văn bản nào đó có liên quan.
- Giải quyết vấn đề: nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị
hoặc yêu càu, nội dung cụ thể của việc đề nghị, yêu cầu; thời gian và cách thức
giải quyết các đề nghị, yêu cầu đó.
- Phần kết luận: thể hiện sự mong muốn được quan tâm, xem xét, các đê
nghị, yêu cẩu đó.
* Câng vãn phúc đáp (công ván trả lời)
Công văn phúc đáp là những văn bản dùng để trả lời về những vấn đề mà
các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
cùa cơ quan ban hành văn bàn.
Nội dung cùa công văn phúc đáp thường bao gm:
- Đật vấn đề: Ghi rõ trả lời (phúc đáp) công văn số, ký hiệu, ngày tháng
nào, của ai về vấn đê gì...
- Giải quyết vấn đê: Trà lời vấn đề mà nội dung văn bản gửi đèn đang yêu
cầu phải giải đáp, nếu cơ quan được phúc đáp có đầy đù thông tin chính xác đẽ
trả lời hoặc trình bày, giải thích lý do từ chối trả lời và hẹn thời gian trà lời, nếu
169

cơ quan phúc đáp không có thông tia dầy đủ. Nếu nội đung công văn hỏi bao
gm nhiều vấn đề khác nhau và đã được sắp xếp họp lý thì có thể lần lượt trả
lời đổi với từng nội dung được đề cập trong công vãn hởi. Các ý kiến trả lời cần
được đánh số riêng để tiện theo dõi. Ý kiến đổi với mỗi nội dung được hỏi phải
bao gm toàn bộ vấn đề có liên quan, đủ để cơ quan hỏi biết để thực hiện.
- Phần kết luận: Đề nghị cơ quan được phúc đáp có vấn đề gì chua rõ,
chưa thỏa đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu trà lời. Cách trình bày phải lịch
sự, xã giao, thể hiện sự quan tâm của cơ quan phúc đáp.
Ví dụ: Công vãn của ủy ban thường vụ Quốc hội trà lời đại biểu Quốc hội
tinh Lạng Sơn, ông Nguyễn Minh Thuyết về việc thành lập ủy ban lâm thời
điều tra trách nhiệm của các thành viên Chính phù trong vụ việc Tập đoàn công
nghiệp tàu thủy Việt Nam (Vinashin) sụp đổ...
* Cóng văn hỏi ý kiến
Công văn hỏi ý kiến thường được dùng để:
Cơ quan cấp trên cần có ý kiến đóng góp của các cơ quan cấp dưới, hoặc
tổ chức, cá nhân hữu quan về một vấn đề quan trọng, ví dụ như việc hỏi ý kiến
đóng góp về dự thảo các Văn bản quy phạm pháp luật quan trọng.
Cơ quan cấp dưới trong quá trình thực hiện các chủ trương, chính sách
cùa cơ quan cấp trên, nếu phát hiện những khó khăn, vướng mắc, những điểm
chưa rõ thì cần có công văn xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên.
Nội dung của công văn hỏi ý kiến thường bao gm:
- Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích hỏi ý kiến để làm gì và về vấn đề nào?
- Giải quyết vấn đề: Trình bày những vấn đề cần hòi ý kiến (có thề là chù
trương, chính sách nào đó vừa được nhà nước ban hành, nhưng còn một số vấn
đề trong văn bản ửình bày chưa rõ ràng, cụ thể, dễ gây thắc mắc ữong nhân
dân), nêu cách làm và thời gian thực hiện việc hỏi ý kiến.
- Phần kết luận: Yêu cầu trả lời bằng văn bản đúng thời gian.
* Công văn giao dịch, trao đổi thông tin
Công văn giao dịch là văn bản để các cơ quan, tổ chức dùng đề thông tin,
thông báo cho nhau biết về các vấn đề có liên quan đến yêu cầu thục hiện

nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của mình. Đây là loại công văn được sử dụng
phô biên trong hoạt động quản lý nhà nước và rất đa dạng.
Nội dung cùa công văn giao dịch thường bao gm:
- Đặt vấn đề: Nêu lý do và vấn đề cần giao dịch, thông báo.
170